BAB I PENDAHULUAN
4.3 Analisis Sistem
4.3.1 Analisis Masalah
Sistem Informasi Manajemen Pondok Pesantren (SIMPONTREN) merupakan sistem pengolahan data pondok pesantren yang berjalan saat ini sudah menggunakan sistem terkomputerisasi, yaitu dengan menggunakan program aplikasi Visual FoxPro 6.0. Tetapi sistem tersebut belum terintegrasi sehingga mengalami kendala dalam proses penginputan dan proses pengolahan data lainnya. Proses pendataan pondok pesantren yang dilakukan subbagian Data dan Informasi Direktorat Pendidikan Islam dimulai dari proses penyebaran formulir ke semua pondok pesantren yang berada di bawah naungan Kementerian Agama.
Setelah formulir diisi oleh pihak pondok pesantren maka formulir selanjutnya dikirm kembali ke kantor wilayah Kementerian Agama baik itu tingkat kabupaten/ kota maupun tingkat propinsi. Di kantor wilayah data formulir pondok pesantren diinput ke aplikasi SIMPONTREN, karena sistem yang stand alone maka penginputan data memerlukan waktu yang cukup lama. Setelah proses penginputan dilakukan maka selanjutnya data dikirim ke kantor pusat untuk dilakukan proses validasi. Pengiriman data dilakukan dengan berbagai cara, diantaranya pengiriman data melalui email atau pengiriman data yang sudah berbentuk CD (Compact Disk) yang dikirim melalui jasa pengiriman barang. Ini juga dapat menghambat waktu pengolahan data dan kurang terjaminnya keselamatan dan keamanan data hingga sampai ke subbagian Data dan Informasi.
Proses validasi pada aplikasi SIMPONTREN dilakukan untuk memeriksa keakuratan dan kelengkapan data dan proses ini akan menunjukkan kesalahan atau ketidaklengkapan penginputan data. Ada juga beberapa kendala pada saat validasi dilakukan oleh subbagian Data dan Informasi di kantor pusat Kementerian Agama, yaitu ketika terjadi kesalahan yang terekam pada saat proses validasi maka admin atau subbagian Data dan Informasi tidak dapat mengecek kebenaran dan memperbaikinya, karena formulir sebagai bukti kebenaran data dan proses penginputan yang berada dan dilakukan di kantor wilayah di tiap propinsi atau kabupaten/ kota. Sehingga ini sangat menyulitkan dalam proses perbaikan data pondok pesantren. Hal ini dapat menyebabkan rendahnya tingkat kebenaran dan keakuratan data tersebut.
Data yang sudah valid selanjutnya akan dilakukan proses report atau pelaporan. Laporan yang diproses dalam aplikasi SIMPONTREN ditampilkan dalam bentuk standart yaitu berupa tabel yang berisikan data yang diminta. Selama ini pada sistem berjalan proses pembuatan laporan yang dilakukan pada aplikasi SIMPONTREN hanya bisa dijalankan oleh subbagian Data dan Informasi. Sedangkan direktorat atau bagian yang terkait lainnya hanya menerima laporan dalam bentuk booklet sebagai publikasi data yang menyajikan statistik perkembangan pondok pesantren setiap tahunnya dan bisa juga laporan dalam bentuk kertas untuk menyajikan data lebih rinci atau sesuai dengan permintaan data apa yang dibutuhkan.
Setelah proses pelaporan data pondok pesantren, selanjutnya dilakukan pengolahan data secara statistik yang dapat mengetahui perkembangan pondok pesantren tiap tahunnya. Data pondok pesantren akan diolah dan ditampilkan dalam bentuk diagram dan grafik. Tetapi proses pengolahan secara statistik ini tidak dapat dilakukan di aplikasi SIMPONTREN yang dirancang dengan menggunakan Visual FoxPro 6.0. Dalam proses pengolahan data statistik saat ini diperlukan aplikasi perangkat lunak lainnya yaitu Microsoft Excel.
Setelah dijelaskan dengan rinci permasalahan, maka pada bagian ini dibahas mengenai analisis terhadap problems (masalah-masalah) yang dihadapi dan opportunities (peluang-peluang) yang bisa diambil dari keadaan sistem saat ini. Analisis terhadap problem dan opportunities akan diperlihatkan dengan menggunakan 2 (dua) metode yaitu Rich Picture dan Matriks Masalah, Kesempatan, Tujuan dan Batasan.
a. Rich Picture
Analisis masalah dari sistem berjalan divisualisasikan dalam pemodelan rich picture Gambar 4.2.
b. Problems, Opportunities, ObjectivesandConstraints Matrix
Selanjutnya hasil analisis permasalahan dan peluang disebutkan secara lengkap pada Matriks Masalah, Kesempatan, Tujuan dan Batasan (Problems, Opportunities, Objectives, and Constraints Matrix). Matriks ini dijabarkan dalam dua tabel yaitu Analisis Sebab dan Akibat (Cause and Effect Analysis) dan tabel Tujuan-tujuan Perbaikan Sistem (System Improvement Objectives). Cause and Effect Analysis merupakan sebuah tehnik tempat masalah-masalah dipelajari untuk menentukan penyebab-penyebab dan akibat-akibatnya, sampai penyebab dan akibat tersebut tidak kembali menghasilkan gejala-gejala masalah yang lainnya.
System Improvement Objectives memiliki tujuan yaitu untuk menentukan kriteria di mana semua perbaikan pada sistem akan diukur dan untuk mengidentifikasi semua batasan yang membatasi fleksibilitas semua perbaikan tersebut. Berikut adalah tabel Cause and Effect Analysis dan System Improvement Objectives pada sistem berjalan SIMPONTREN.
Tabel 4.1 Cause and Effect Analysis (Analisis Sebab Akibat)
Problem
(Masalah)
Cause and Effects
(Sebab dan Akibat) 1. Hubungan antara kantor pusat
Kementerian Agama dengan kantor wilayah secara offline
Cause: Sistem informasi saat ini yang ada di
kantor pusat dengan kantor wilayah tidak terhubung dalam suatu jaringan tertentu, misal: jaringan LAN ataupun internet.
Effect: Penyampaian informasi dari kantor
wilayah ke kantor pusat maupun sebaliknya dilakukan secara manual, baik melalui telepon, fax ataupun surat yang disampaikan pegawai Depag. Sehingga penyampaian informasi membutuhkan waktu yang relatif lama.
2. Tingkat keakuratan dan kebenaran data masih minim
Cause: data yang diinputkan oleh kantor
wilayah masih banyak yang belum lengkap dan sangat sering mengalami kesalahan, proses validasi yang dilakukan pegawai di kantor pusat pun tidak dapat memberikan solusi untuk memperbaiki karena formulir data pesantren berada di kantor wilayah masing-masing
Effect: penyajian informasi tidak bernilai
akurat, karena data yang tidak lengkap dan kebenaran masih belum bisa dipastikan. Dan proses validasi yang tidak efektif dan efisien karena data harus dianalisis kembali.
3. Penggunaan sistem manual yang tidak feasible lagi
Cause: Data dari kantor wilayah yang akan
dikirim ke pusat, disimpan dalam bentuk CD dan diantar oleh pegawai Depag ataupun lewat jasa pengiriman barang. Selain itu jika fasilitas memadai data dapat juga dikirm melalui email
Effect: Rentan akan kehilangan, pencurian
maupun redundancy data (data disimpan pada database kantor cabang dan pusat) serta mengakibatkan lambatnya proses
pengolahan di kantor pusat. 4. Laporan yang kurang akurat
dan tidak terupdate
Cause: keterlambatan proses pengumpulan
data hingga ke kantor pusat dan kesalahan atau ketidaklengkapan pada saat
penginputan data
Effect: data banyak yang berubah tidak lagi
sesuai dengan data awal yang dikumpulkan, data menjadi tidak relevan.
5. Pengolahan data pada aplikasi sangat rumit untuk
menghasilkan data statistik, yaitu berupa grafik dan diagram
Cause: menggunakan aplikasi lain yaitu
Ms.Excel dalam menghasilkan data berupa grafik dan diagram
Effect: proses menjadi lebih rumit dan tidak
efisien waktu.
Opportunities
(Kesempatan)
Cause-Effect
(Sebab-Akibat) 1. Penggunaan database terpusat
yang berada di kantor pusat bukan database yang
terdistribusi di masing-masing kantor wilayah.
Cause: Adanya redundancy data (data
disimpan di kantor wilayah dan kantor pusat). Selain itu adanya masalah keamanan dan kecepatan dalam pentransferan data (data di kantor cabang yang ditransfer ke kantor pusat disimpan di CD dan dikirim oleh pegawai Depag atau lewat jasa pengiriman).
Effect: Mengatasi adanya redundancy data,
masalah keamanan (jika CD tersebut hilang atau disalahgunakan oleh karyawan) serta mempercepat pentransferan data dari kantor wilayah ke kantor pusat sehingga mempercepat pengolahan di kantor pusat. 2. Desain form dan
pengorganisasian data yang rapih dalam aplikasi
Cause: penyusunan dilakukan berdasarkan
kebutuhan dan jenis data
Effect: melanjutkan desain form data yang
Tabel 4.2 System Improvement Objectives (Tujuan-Tujuan Perbaikan Sistem) System Objective (Tujuan sistem) System Constraint (Batasan sistem) 1.Menghubungkan secara online
kantor pusat dengan kantor wilayah
1.1 Keterbatasan infrastruktur baik dari segi PC yang ada sekarang maupun jaringan yang tersedia. 1.2 Besarnya biaya awal
pengimplementasian sistem online dan biaya operasionalnya
kemudian, baik untuk maintenance maupun upgrade sistem.
2. Memudahkan proses penginputan dan mengotomasikan proses validasi dan pengiriman data dari kantor wilayah ke kantor pusat
2.1. Belum adanya jaringan yang menghubungkan kantor pusat dengan kantor cabang secara online.
3. Mencegah kehilangan atau kesalahan data baik pada saat penginputan hingga pelaporan.
3.1. Jumlah data yang semakin
bertambah dan SDM hanya sedikit yang mengerti dalam
menggunakan sistem terutama pegawai di tinggat wilayah 4. Mempercepat dan mempermudah
proses pengolahan data sampai menghasilkan data statistik
4.1. Jumlah data yang banyak dan masih ada yang tidak lengkap
Kebutuhan sistem yang dijelaskan pada tabel System Improvement Objectives juga merupakan sebagian besar hasil dari permintaan para pengguna yang sebelumnya telah dilakukan pendekatan terhadap mereka. Sehingga diharapkan tidak ada lagi error dan kelalaian dalam pengembangan sistem informasi manajemen pondok pesantren. Untuk itu diperlukan sistem usulan yang
usulan ini setidaknya dapat memperbaiki kekuarangan dari sistem sebelumnya dan mengurangi tingkat kesulitan dalam menjalankan proses pada sistem berjalan.