BAB 5 ANALISIS
5.4. Analisis Peningkatan Pencapaian Kemapanan Keselarasan
Berdasarkan hasil perhitungan yang telah dilakukan, rata-rata nilai kemapanan keselarasan keseluruhan adalah 3,26 yang berarti tingkat kemapanan keselarasannya berada di tingkat 3. Hal ini menunjukkan sebenarnya BkkbN telah berada di tingkat yang setara dengan rata-rata nilai kemapanan organisasi di dunia saat ini (Luftman & Kempaiah, An Update On Business-IT Alignment: "A Line" Has Been Drawn, 2007). Tingkat kemapanan organisasi berada di tingkat 3, berarti ada 7 atribut dari 4 kriteria yang memiliki nilai di bawah tingkat kemapanan keselerasan. Atribut-atribut ini yang menjadi fokus peningkatan
tingkat kemapanan di BkkbN agar mencapai tingkat kemapanan 3. Adapun ringkasan terkait atribut, kondisi saat ini dan kondisi yang ingin dicapai dapat dilihat di tabel 5.9.
Tabel 5.9 Atribut Fokus Peningkatan Pencapaian Kemapanan Keselarasan No Kriteria Atribut Nilai
Kemapanan Kondisi Saat Ini
Kondisi yang Ingin Dicapai 1 Komunikasi Peran Penghubung 2.95 BkkbN secara rutin menggunakan penghubung sebagai titik utama untuk mentransfer pengetahuan TI ke bisnis dan sebaliknya BkkbN secara rutin menggunakan penghubung untuk mentransfer pengetahuan TI ke bisnis dan sebaliknya dan terkadang memfasilitasi pengembangan hubungan antara unit TI dan unit bisnis
2 Tata Kelola Struktur Organisasi 2.90 Bersifat sentralisasi dimana unit TI pusat memiliki otoritas keputusan perancangan SI/TI, standar dan pengelolaan aplikasi Bersifat sentralisasi, desentralisasi, dan beberapa federasi dimana adanya pembagian tanggung jawab dalam pengambilan keputusan perancangan SI/TI, pembangunan standard an pengelolaan aplikasi 3 Pengelolaan Anggaran 2.52 TI dianggap sebagai pusat biaya, pengelolaan anggaran dilakukan oleh unit fungsional organisasi TI masih dianggap sebagai pusat biaya namun ada beberapa proyek yang dianggap sebagai investasi
4 Tata Kelola Komite
Pengarah 2.57 BkkbN memiliki komite pengarah formal yang bertemu secara informal ketika dibutuhkan BkkbN memiliki komite pengarah formal yang bertemu secara rutin dan baru mulai berlangsung efektif 5 Ruang Lingkup dan Arsitektur Integrasi Ruang Lingkup Arsitektur 2.81 Infrastruktur SI/TI terintegrasi pada unit fungsional, serta mulai nampak adanya integrasi lintas unit Infrastruktur SI/TI terintegrasi di seluruh/lintas unit fungsional 6 Keahlian Gaya Manajemen 2.86 Menggunakan gaya manajemen Menggunakan gaya manajemen berbasis
No Kriteria Atribut Nilai
Kemapanan Kondisi Saat Ini
Kondisi yang Ingin Dicapai berbasis
kesepakatan (consensus
based)
hasil (results based)
7 Keahlian Persilangan Karir 2.86 Transfer pekerjaan kadang terjadi dalam unit fungsional Transfer pekerjaan terjadi secara teratur untuk posisi
manajemen dalam unit fungsional 5.4.1. Atribut Peran Penghubung
Saat ini BkkbN telah sampai di tingkat 2 dengan nilai kemapanan sebesar 2,95 untuk atribut peran penghubung. Selama ini peran penghubung TI dan bisnis sudah digunakan oleh BkkbN, namun belum sampai kepada pengembangan hubungan antara keduanya dan masih terbatas pada fungsi yang berhubungan dengan teknologi saja. Untuk naik ke tingkat 3, BkkbN harus mengadakan pertemuan-pertemuan rutin antara TI dan bisnis, dan bersifat formal.
Strategi yang dapat dilakukan oleh BkkbN antara lain dengan mendefinisikan secara jelas siapakah yang bertanggung jawab sebagai penghubung dari sisi teknis maupun bisnis. Saat ini, unit teknis yang berperan sebagai penghubung memiliki pengetahuan bisnis yang terbatas, begitu juga dengan unit bisnis yang berperan sebagai penghubung, pengetahuan teknis yang terbatas dapat menghambat laju komunikasi antara TI dan bisnis. Sebaiknya siapapun peran penghubung di sisi teknis telah mengerti bisnis dan di sisi bisnis telah mengerti teknis. Agar komunikasi yang terbentuk antara keduanya lebih padu. Selain menjamin komunikasi dari sisi strategi dan rencana kerja antara TI dan bisnis, penghubung juga seharusnya memegang kendali penuh terkait jadwal pelaksanaan strategi TI yang telah dirancang. Tujuannya adalah agar agenda yang ada tepat waktu dan memuaskan semua stakeholder.
5.4.2. Atribut Struktur Organisasi
Nilai kemapanan atribut struktur organisasi telah mencapai nilai 2,90 dengan tingkat kemapanan 2. Saat ini fungsi TI dalam struktur organisasi yang ada di BkkbN bersifat sentralisasi atau desentralisasi, di mana unit TI melapor kepada manajemen keuangan dan melakukan pengalihan kekuasaan untuk beberapa otoritas TI. Untuk naik ke tingkat 3, fungsi TI dalam struktur organisasi
di BkkbN harus bersifat sentralisasi, desentralisasi dan mulai bersifat federasi dan pelaporan dari unit TI diajukan kepada manajemen operasional.
Strategi yang dapat dilakukan oleh BkkbN antara lain mulai melakukan pembagian tugas, terutama untuk pemecahan tanggung jawab dalam perancangan, sistem dan standar TI. Untuk otoritas pengelolaan aplikasi, mulai diserahkan ke masing-masing unit fungsional yang bersangkutan.
5.4.3. Atribut Pengelolaan Anggaran
Nilai kemapanan atribut pengelolaan anggaran saat ini adalah 2,52 dengan tingkat kemapanan 2. Saat ini TI dipandang oleh bisnis sebagai pusat biaya dan pengadaan TI dilakukan di unit fungsional organisasi. Untuk naik ke tingkat 3, BkkbN mulai harus memandang TI selain sebagai pusat biaya, namun juga dengan mulai mengedepankan proyek yang dapat dianggap sebagai investasi masa depan.
Strategi yang dapat digunakan oleh BkkbN adalah dengan mulai melakukan pengukuran nilai investasi pada proyek TI yang dimiliki dengan tujuan mengukur kinerjanya. Selain itu penggunaan metode finansial yang efektif dalam melakukan penilaian investasi proyek TI juga dapat dilakukan. Cost-Benefit Analysis juga dapat dilakukan demi memperbaiki nilai kemapanan di atribut pengelolaan anggaran ini.
5.4.4. Atribut Komite Pengarah
Nilai kemapanan atribut komite pengarah saat ini adalah 2,57 dengan tingkat kemapanan 2. Saat ini BkkbN telah memiliki komite pengarah formal yang bertemu secara informal dan hanya saat dibutuhkan. Untuk mencapai tingkat kemapanan 3, BkkbN seharusnya memiliki komite pengarah formal yang memiliki jadwal pertemuan rutin demi menjaga komitmen dan integritas para pelaku TI di organisasi.
Strategi yang dapat dilakukan oleh BkkbN adalah dengan mulai mengatur jadwal pertemuan rutin untuk komite pengarah formal yang saat ini telah ada. Dengan kehadiran komite pengarah formal ditambah dengan kehadiran manajemen tingkat senior di unit TI dan bisnis, diharapkan tingkat kemapanan keselarasan strategi TI dan strategi bisnis di BkkbN dapat meningkat.
5.4.5. Atribut Integrasi Ruang Lingkup dan Arsitektur
Nilai kemapanan atribut integrasi ruang lingkup dan arsitektur saat ini adalah 2,81 dengan tingkat kemapanan 2. Saat ini integrasi yang terjadi hanya terjadi di unit fungsional saja. Integrasi yang bersifat lintas unit hanya sedikit dan baru muncul. Untuk tingkat kemapanan 3 di atribut integrasi ruang lingkup dan arsitektur, setidaknya BkkbN harus mengintegrasikan ruang lingkup dan arsitektur yang dimiliki pada seluruh unit fungsional dan dapat saling berkomunikasi dengan baik.
Strategi yang dapat dilakukan oleh BkkbN adalah dengan mulai membangun konsep dasar yang kuat terkait ruang lingkup dan arsitektur terintegrasi. Dengan konsep dasar yang kuat, diharapkan hal ini dapat dengan mudah dibangun pada keseluruhan unit fungsional. BkkbN merupakan badan pemerintahan yang membawahi 33 kantor BkkbN perwakilan di provinsi. Integrasi ruang lingkup dan arsitektur yang berlaku di seluruh/lintas unit fungsional sangat berguna bagi 33 kantor BkkbN tersebut.
5.4.6. Atribut Gaya Manajemen
Nilai kemapanan atribut gaya manajemen saat ini adalah 2,86 dengan tingkat kemapanan 2. Saat ini gaya manajemen di BkkbN berbasis kesepakatan. Untuk mencapai tingkat kemapanan 3 di atribut gaya manajemen, BkkbN harus menganut gaya manajemen yang berbasis hasil.
Strategi yang dapat dilakukan oleh BkkbN antara lain dengan mulai memberi informasi dan pelatihan terkait efektifitas waktu dan penyelesaian pekerjaan. Dengan menggunakan waktu seefektif mungkin, pegawai diharuskan menyelesaikan tugas yang mereka miliki. Selain itu dengan menetapkan sasaran yang jelas terhadap setiap inisiatif TI dan bisnis dan dibantu dengan penerapan manajemen proyek yang baik juga dapat membantu meningkatkan tingkat kemapanan atribut gaya manajemen. Apabila dilihat secara umum, sudah sepantasnya sebuah badan pemerintahan memberikan hasil yang terbaik untuk masyarakat umum. Pemberian angka kredit maupun penghargaan juga dapat menjadi salah satu jalan agar gaya manajemen yang berbasis hasil ini dapat dicapai.
5.4.7. Atribut Persilangan Karir
Nilai kemapanan atribut persilangan karir saat ini adalah 2,86 dengan tingkat kemapanan 2. Saat ini persilangan karir antara personil TI dan bisnis terjadi hanya di unit fungsional saja. Untuk mencapai tingkat kemapanan 3 di atribut persilangan karir ini, setidaknya persilangan karir terjadi secara teratur untuk posisi manajemen dalam unit fungsional.
Strategi yang dapat dilakukan oleh BkkbN agar persilangan karir yang dilakukan untuk posisi manajemen dalam unit fungsional dapat berjalan mulus dengan melakukan penyebaran informasi dan pengetahuan terkait unit bisnis dan unit TI yang bersilangan personilnya. Pengetahuan tentang lingkup tugas pokok dan fungsi di posisi barunya yang cukup dapat membuat personil yang pindah tidak memiliki kesenjangan informasi sehingga tingkat kemapanan keselarasan strategi TI dan strategi bisnis dapat meningkat.