UNIVERSITAS INDONESIA
PENGUKURAN TINGKAT KEMAPANAN KESELARASAN
STRATEGI TEKNOLOGI INFORMASI
DENGAN STRATEGI ORGANISASI:
STUDI KASUS BADAN KEPENDUDUKAN DAN
KELUARGA BERENCANA NASIONAL
KARYA AKHIR
ADITYA ZAINIR PUTRA 1106041760
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI
JAKARTA
UNIVERSITAS INDONESIA
PENGUKURAN TINGKAT KEMAPANAN KESELARASAN
STRATEGI TEKNOLOGI INFORMASI
DENGAN STRATEGI ORGANISASI:
STUDI KASUS BADAN KEPENDUDUKAN DAN
KELUARGA BERENCANA NASIONAL
KARYA AKHIR
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi
ADITYA ZAINIR PUTRA 1106041760
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI JAKARTA
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT. Atas rahmat dan karunianya, saya dapat menyelesaikan Karya Akhir ini. Penulisan karya akhir ini dilakukan untuk memenuhi salah satu syarat untuk mendapatkan gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer – Universitas Indonesa. Saya menyadari bahwa, tanpa bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, dari masa perkuliahan sampai pada penyusunan karya akhir ini, sangatlah sulit bagi saya untuk menyelesaikannya. Oleh karena itu, saya mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Dr. Indra Budi selaku dosen pembimbing yang telah menyediakan waktu, tenaga dan pikiran untuk membantu dan mengarahkan saya dalam penyusunan karya akhir ini.
2. Bapak Dana Indra Sensuse, Ph.D. dan Bapak Yudho Giri Sucahyo, Ph.D. selaku dosen penguji yang telah memberikan masukan dalam memperbaiki karya akhir ini.
3. Pihak Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (BkkbN), khususnya kepada Direktorat Informasi Teknologi dan Dokumentasi (DITTIFDOK), Direktorat Pelaporan dan Statistik (DITLAPTIK), Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kependudukan dan Keluarga Berencana (PULAP), Biro Kepegawaian (BIPEG), dan Biro Perencanaan (BIREN) yang telah banyak membantu dalam usaha memperoleh data yang saya perlukan.
4. Tim Dosen MTI UI yang telah memberikan ilmu yang berharga kepada saya selama 4 semester masa kuliah.
5. Bapak Darlis Darwis, S.E., M.M. selaku Direktur Teknologi Informasi dan Dokumentasi dan Pelaksana Tugas Direktur Pelaporan dan Statistik yang telah memberikan dukungan moril agar karya akhir ini dapat diselesaikan.
6. Bapak Muhamad Arfan, S.T., M.P.H., selaku Kepala Seksi Pengembangan Sistem Aplikasi yang telah merelakan waktu dan tenaga untuk membantu dan memberi saran agar karya akhir ini dapat diselesaikan.
7. Ayahanda Zain Indra Nur dan Ibunda Yul Sepnir yang tidak pernah bosan menasihati dan memberi saya semangat untuk menyelesaikan studi saya. 8. Istri tersayang Dwi Lintang Lestari yang selalu mendukung saya siang malam
tanpa kenal lelah dan bosan, selalu menemani di saat susah maupun senang, dan selalu memberi saya semangat untuk menyelesaikan studi saya.
9. Adik-adik tercinta. Izzati Zata Lini, Ghina Qurrotu Aini, dan Shabrina Zata Yumni yang selalu memberikan dukungan moril dan selalu mendoakan saya agar dapat menyelesaikan karya akhir ini.
10.Rekan-rekan kuliah selama di MTI UI, dan rekan rekan kelas 2011SB yang selalu memberi semangat saat menjalani masa kuliah.
11.Keluarga Besar PT. Altrovis Tekno Global yang telah mendukung saya untuk menyelesaikan karya akhir ini.
Akhir kata, saya berharap Allah SWT berkenan membalas segala kebaikan semua pihak yang telah membantu saya menyelesaikan karya akhir ini. Semoga hasil dari karya akhir ini membawa manfaat bagi pengembangan ilmu.
Depok, 7 Juli 2013 Penulis
ABSTRAK
Nama : Aditya Zainir Putra
Program Studi : Magister Teknologi Informasi
Judul : Pengukuran Tingkat Kemapanan Keselarasan Strategi Teknologi Informasi dengan Strategi Organisasi Studi Kasus Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional
Saat ini Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (BkkbN) sedang mengembangkan sistem pemerintahan elektronisnya. Hal ini ditandai dengan adanya penerapan beberapa sistem aplikasi dan jaringan untuk mendukung strategi organisasi yang dimiliki. Pembangunan infrastruktur TI di BkkbN telah berdasarkan Dokumen Cetak Biru STIK BkkbN 2012-2014. Namun disayangkan, ada indikasi bahwa investasi TI yang telah dilakukan BkkbN tidak optimal dikarenakan adanya sistem aplikasi yang tidak dipakai setelah selesai dibangun. Oleh karena itu, penelitian ini membantu BkkbN untuk menilai apakah strategi TI yang ada telah selaras dengan strategi organisasi dan seberapa jauh tingkat kemapanannya. Strategic Alignment Model (SAM) Venkatraman dan Strategic Alignment Maturity Model (SAMM) Luftman digunakan sebagai dasar teori untuk penelitian ini. Berdasarkan SAM Venkatraman didapatkan bahwa perspektif keselarasan di BkkbN adalah Strategy Execution dimana strategi TI muncul untuk mendukung strategi organisasi. Berdasarkan SAMM Luftman didapatkan bahwa BkkbN telah berada di tingkat kemapanan 3 (Established Focused Process), namun tidak semua atribut yang dinilai telah mencapai tingkat kemapanan 3. Analisis terhadap kedua teori tersebut terhadap kondisi BkkbN saat ini dilakukan sehingga didapatkan rekomendasi peningkatan tingkat kemapanan keselarasan untuk atribut-atribut yang nilainya masih berada di bawah tingkat kemapanan keselarasan strategi TI dan strategi organisasi.
Kata Kunci: Tingkat Kemapanan Keselarasan Strategi, Strategic Alignment Model, Strategic Alignment Maturity Model
ABSTRACT
Name : Aditya Zainir Putra
Study Program : Magister Teknologi Informasi
Title : Assessing IT Strategy – Organizational Strategy Alignment Maturity Level Case Study: National Population and Family Planning Board
Nowadays, National Population and Family Planning Board (BkkbN) is developing their e-government system. Implementation of application system and network infrastructure are the indicator to support their organization's strategies. Based on IT Blueprint, they build IT Infrastructure. However, there are an indication that IT Investation in BkkbN is not optimal because of unused application system. This research helps BkkbN to assess how the alignment is and how far the alignment maturity level of IT Strategies and Organizational Strategies that they have. Strategic Alignment Model (SAM) Venkatraman anda Strategic Alignment Maturity Model (SAMM) Luftman used as base theory for this research. Based on SAM Venkatraman, BkkbN have Strategy Execution as their perspective. Based on SAMM Luftman, BkkbN in general already on the 3rd level (Established Focoused Process) but not in all attribute. Based on those theories, this research gives recommendation for those attribute which are still below the 3rd strategic alignment maturity level.
Keywords: Strategic Alignment Maturity Level, Strategic Alignment Model, Strategic Alignment Maturity Model
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS .. Error! Bookmark not defined. HALAMAN PENGESAHAN ... Error! Bookmark not defined. KATA PENGANTAR ... iv
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASIError! Bookmark not defined. ABSTRAK ... vii
ABSTRACT ... viii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR TABEL ... xii
DAFTAR GAMBAR ... xiii
DAFTAR LAMPIRAN ... xiv
BAB 1 PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang... 1
1.2. Rumusan Masalah ... 4
1.3. Ruang Lingkup Penelitian ... 5
1.4. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 6
1.5. Sistematika Penulisan ... 6
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ... 8
2.1. Strategi ... 8
2.1.1. Kemapanan Strategi... 9
2.1.2. Keselarasan Strategi ... 9
2.2. Strategic Alignment Model (SAM) ... 10
2.2.1. Komponen Pengukuran Keselarasan Strategi TI – Strategi Organisasi ... 11
2.2.2. Perspektif Keselarasan... 13
2.3. Strategic Alignment Maturity Model (SAMM) ... 16
2.3.1. Konsep dari SAMM ... 16
2.3.2. Enam Kriteria dan Karakteristik Alignment Maturity ... 17
2.3.3. Lima Tingkatan Strategic Alignment Maturity ... 19
2.4. Karakteristik Atribut Keselarasan pada Masing-Masing Kriteria ... 21
2.5. Penelitian Terdahulu ... 27
2.6. Kerangka Konseptual ... 30
BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN ... 32
3.1. Metode Pengumpulan Data ... 32
3.1.1. Data Primer ... 32
3.1.2. Data Sekunder ... 32
3.2. Tahapan Penelitian ... 32
3.2.1. Perencanaan dan Pengumpulan Data... 33
3.2.2. Pembangunan Pertanyaan Wawancara ... 33
3.2.3. Pelaksanaan Wawancara ... 33
3.2.4. Analisis Perspektif Keselarasan Strategis ... 33
3.2.5. Pembangunan Pertanyaan Kuesioner ... 33
3.2.6. Penyebaran Kuesioner ... 34
3.2.7. Pengukuran Tingkat Kemapanan Keselerasan ... 34
BAB 4 PROFIL ORGANISASI ... 39
4.1. Profil Organisasi ... 39
4.1.1. Visi dan Misi ... 41
4.1.2. Tujuan ... 41
4.1.3. Sasaran Strategis ... 42
4.1.4. Arah Kebijakan Nasional ... 43
4.1.5. Arah Kebijakan dan Strategi BkkbN ... 44
4.1.6. Potensi dan Permasalahan ... 45
4.1.7. Proses Bisnis Utama BkkbN ... 47
4.2. Program dan Kegiatan BkkbN ... 47
4.3. Struktur Organisasi ... 50
4.4. Sumber Daya Manusia ... 51
4.5. Kondisi Organisasi Saat Ini Dalam Mengelola Teknologi Informasi ... 52
4.5.1. Struktur Organisasi Direktorat Teknologi Informasi dan Dokumentasi .. 52
4.5.2. Pemikiran Dasar Sistem Informasi Kependudukan dan Keluarga ... 53
4.5.3. Infrastruktur Jaringan ... 53
4.5.4. IT Blueprint ... 54
4.5.5. Pengembangan dan Optimalisasi Infastruktur dan Aplikasi ... 55
BAB 5 ANALISIS ... 57
5.1. Hasil Pengumpulan Data ... 57
5.1.1. Data Wawancara ... 57
5.1.2. Data Kuesioner ... 61
5.2. Uji Reliabilitas dan Uji Pencilan Terhadap Hasil Kuesioner ... 62
5.2.1. Uji Reliabilitas Cronbach’s Alpha... 62
5.2.2. Uji Pencilan Boxplot ... 62
5.3. Hasil Perhitungan Tingkat Kemapanan Keselarasan ... 63
5.3.1. Tingkat Kemapanan Kriteria Komunikasi... 63
5.3.2. Tingkat Kemapanan Kriteria Kompetensi/Nilai Manfaat ... 64
5.3.3. Tingkat Kemapanan Kriteria Tata Kelola ... 65
5.3.4. Tingkat Kemapanan Kriteria Kemitraan ... 67
5.3.5. Tingkat Kemapanan Kriteria Ruang Lingkup dan Arsitektur ... 68
5.3.6. Tingkat Kemapanan Kriteria Keahlian ... 68
5.3.7. Tingkat Kemapanan Keselarasan Keseluruhan ... 70
5.3.8. Perbandingan Tingkat Kemapanan Kriteria dan Organisasi ... 71
5.4. Analisis Peningkatan Pencapaian Kemapanan Keselarasan ... 71
5.4.1. Atribut Peran Penghubung ... 73
5.4.2. Atribut Struktur Organisasi ... 73
5.4.3. Atribut Pengelolaan Anggaran ... 74
5.4.4. Atribut Komite Pengarah ... 74
5.4.5. Atribut Integrasi Ruang Lingkup dan Arsitektur... 75
5.4.6. Atribut Gaya Manajemen ... 75
5.4.7. Atribut Persilangan Karir ... 76
5.5. Analisis Perspektif Keselarasan Strategi ... 76
5.5.1. Domain Strategi Bisnis Organisasi ... 76
5.5.2. Domain Strategi Proses dan Infrastruktur Organisasi ... 77
5.5.3. Domain Strategi Teknologi Informasi ... 78
5.6. Rekomendasi ... 79 BAB 6 PENUTUP ... 83 6.1. Kesimpulan ... 83 6.2. Saran ... 84 DAFTAR PUSTAKA ... 86 LAMPIRAN ... 88
DAFTAR TABEL
Tabel 2.1 Enablers dan Inhibitors dari Keselarasan Strategi...10
Tabel 2.2 Sifat dari Strategy Execution Perspective ...14
Tabel 2.3 Sifat dari Technology Transformation Perspective ...15
Tabel 2.4 Sifat dari Competitive Potential Perspective ...15
Tabel 2.5 Sifat dari Service Level Perspective ...16
Tabel 2.6 Karakteristik Atribut Keselarasan ...21
Tabel 2.7 Penelitian Terdahulu ...27
Tabel 3.1 Pasangan Pertanyaan dan Atribut Luftman...34
Tabel 3.2 Pemetaan Nilai Cronbach’s Alpha ...37
Tabel 5.1 Hasil Uji Pencilan Boxplot ...62
Tabel 5.2 Kondisi Saat Ini Untuk Kriteria Komunikasi ...63
Tabel 5.3 Kondisi Saat Ini Untuk Kriteria Kompetensi/Nilai Manfaat ...64
Tabel 5.4 Kondisi Saat Ini Untuk Kriteria Tata Kelola ...65
Tabel 5.5 Kondisi Saat Ini Untuk Kriteria Kemitraan ...67
Tabel 5.6 Kondisi Saat Ini Untuk Kriteria Ruang Lingkup dan Arsitektur ...68
Tabel 5.7 Kondisi Saat Ini Untuk Kriteria Keahlian ...69
Tabel 5.8 Kondisi Saat Ini Secara Keseluruhan ...70
Tabel 5.9 Atribut Fokus Peningkatan Pencapaian Kemapanan Keselarasan ...72
Tabel 5.10 Sifat Perspektif Keselarasan Strategis BkkbN ...79
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Fishbone Diagram: Identifikasi Permasalahan ...4
Gambar 2.1 Strategic Alignment Model Venkatraman ...11
Gambar 2.2 Strategy Execution Perspective ...14
Gambar 2.3 Technology Transformation Perspective ...14
Gambar 2.4 Competitive Potential ...15
Gambar 2.5 Service Level Perspective ...16
Gambar 2.6 Strategic Alignment Maturity Model Luftman ...17
Gambar 2.7 Strategic Alignment Maturity Level ...19
Gambar 2.8 Kerangka Konseptual ...30
Gambar 3.1 Tahapan Penelitian ...32
Gambar 4.1 Gambaran Umum Proses Bisnis Utama BkkbN ...47
Gambar 4.2 Struktur Organisasi BkkbN ...50
Gambar 4.3 Struktur Organisasi DITTIFDOK ...52
Gambar 4.4 Infrastruktur Jaringan Halim 1 ...53
Gambar 4.5 Infrastruktur Jaringan Halim 2 ...54
Gambar 4.6 Infrastruktur Jaringan DRC ...54
Gambar 4.7 Tujuh Lapis Kerangka Keselarasan TI dan Organisasi ...55 Gambar 5.1 Grafik Radar Tingkat Kemapanan Keselarasan Strategi TI - Bisnis .71
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran Transkrip Wawancara ... 88
Lampiran Kuesioner ... 97
Lampiran Tabulasi Kuesioner ... 109
BAB 1
PENDAHULUAN
Bab ini membahas latar belakang penelitian, perumusan masalah yang ada, ruang lingkup dari penelitian, tujuan serta manfaat penelitian dan sistematika penulisan.
1.1. Latar Belakang
Gaya hidup yang ada saat ini sudah mulai bergeser dari segala sesuatu yang bersifat analog ke dijital. Semua aspek kehidupan pun mulai bergerak ke arah dijital juga. Dimulai dari aspek pendidikan, kesehatan, perekonomian, sampai ke pergaulan (kehidupan sosial). Semua itu didukung oleh semakin mudahnya akses informasi data yang dapat dijangkau oleh semua lapisan masyarakat saat ini. Seiring dengan mudahnya pertukaran data, badan pemerintahan pun sudah mulai mengubah cara kerja organisasinya. Cara kerja yang selama ini berbasis kertas dan dokumen cetak sudah mulai diubah secara perlahan dengan data yang berbentuk softcopy. Selain untuk menegakkan gerakan
paperless demi mendukung salah satu gerakan dari MDGs yaitu Go Green, keefektifitasan dari pekerjaan pun dirasa akan meningkat apabila dilakukan secara elektronis.
Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (BkkbN) sebagai salah satu badan pemerintahan yang bertanggung jawab atas penyediaan informasi data tentang kependudukan dan keluarga di Indonesia sudah mulai membangun sistem pemerintahan elektronisnya sendiri. Sejalan dengan dinamika pembangunan kependudukan dan program keluarga berencana nasional yang diusung oleh BkkbN, teknologi informasi menjadi bagian yang tidak dapat dipisahkan dalam pengembangan organisasi, manajemen, dan bisnis proses BkkbN itu sendiri. Penguasaan pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi menjadi hal yang mutlak bagi para pelaku organisasi dalam ruang lingkup BkkbN. Hal ini akan berdampak pada berubahnya budaya kerja dan perilaku anggota organisasi, sehingga dapat memberikan kontribusi yang positif bagi kemajuan dan perkembangan kependudukan dan keluarga berencana nasional. Perkembangan teknologi informasi yang pesat menjadi salah satu faktor yang berpengaruh dalam perkembangan organisasi teknologi informasi yang ada di BkkbN saat ini.
Sebagai salah satu lembaga pemerintah non kementerian yang berkedudukan dibawah presiden yang bertanggung jawab terhadap perkembangan populasi penduduk di Indonesia, Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (BkkbN), mempunyai tugas pokok melaksanakan tugas pemerintahan dibidang kependudukan, keluarga berencana dan keluarga sejahtera sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Oleh karena itu, berdasarkan Undang-undang Republik Indonesia Nomor 52 Tahun 2009 tentang Perkembangan Kependudukan dan Pembangunan Keluarga, dalam Pasal 56 dinyatakan bahwa BkkbN bertugas melaksanakan pengendalian penduduk dan menyelenggarakan keluarga berencana. Undang- Undang ini mengamanatkan:
1. Pertumbuhan penduduk yang seimbang dan keluarga berkualitas 2. Pembentukan Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional
Dalam melaksanakan tugas tersebut, BkkbN mempunyai fungsi sebagai berikut:
1. Perumusan kebijakan nasional;
2. Penetapan norma, standar, prosedur, dan kriteria; 3. Pelaksanaan advokasi dan koordinasi;
4. Penyelenggaraan komunikasi, informasi, dan edukasi; 5. Penyelenggaraan pemantauan dan evaluasi; dan
6. Pembinaan, pembimbingan, dan fasilitasi; di bidang pengendalian penduduk dan penyelenggaraan keluarga berencana.
Berdasarkan Instruksi Presiden Nomor 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah, yang memberi tuntunan kepada semua instansi pemerintah untuk berbenah diri dalam rangka mempersiapkan semua sumber daya yang dikelola untuk menghadapi di tahun-tahun selanjutnya, maka BkkbN melakukan reformasi birokrasi.
Efisiensi dan efektifitas merupakan salah satu karakteristik reformasi birokrasi yang ditingkatkan dengan adanya keselarasan strategi teknologi informasi dan strategi organisasi yang baik. Hal ini menjadi salah satu acuan BkkbN untuk meningkatkan layanannya kepada masyarakat. Salah satu upaya
agar terciptanya tata kelola pemerintahan yang baik adalah dengan menerapkan TI yang baik dan tepat sasaran.
Salah satu langkah yang dilakukan oleh BkkbN untuk mendukung program pemerintah reformasi birokrasi adalah memanfaatkan teknologi informasi sebagai pendukung untuk mencapai Good Corporate Governance
(GCG). Investasi telah dilakukan di sektor perangkat keras maupun perangkat lunak. Peremajaan server, jaringan, sampai aplikasi dilakukan demi mencapai GCG. Rencana dana pengembangan yang akan dikeluarkan BkkbN dalam jangka waktu 2012 sampai dengan 2014 berdasarkan dokumen cetak biru STIK BkkbN berjumlah lebih dari 150 Milyar Rupiah.
Setelah melewati tahun 2012, meskipun beberapa peremajaan telah dilakukan, penggunaan teknologi informasi yang sudah semakin berkembang, namun pemanfaatannya tidak sejalan dengan penggunaannya. Investasi yang telah dilakukan sebelumnya seperti dilaksanakannya pengadaan perangkat keras, perangkat lunak dan kebijakan di lingkungan BkkbN dapat dinilai belum optimal. Hal ini dapat dilihat dari adanya perangkat keras dan perangkat lunak yang tidak digunakan walaupun sudah selesai pengembangannya, contohnya tidak digunakannya sistem aplikasi e-learning yang telah selesai dibangun. Contoh lainnya adalah penggunaan akun surat elektronis yang belum dipakai secara keseluruhan oleh semua pegawai BkkbN. Selain itu, adanya aplikasi yang belum terintegrasi secara penuh yang dapat mendukung tugas-tugas BkkbN itu sendiri. Kinerja layanan teknologi infomasi yang masih belum memuaskan penggunanya menjadi salah satu poin yang harus diperhatikan juga. Data kependudukan yang disediakan oleh BkkbN juga belum mencakup semua provinsi, hal ini terkait dengan terbatasnya tenaga yang dibutuhkan BkkbN dan ada beberapa masalah terkait kebijakan penggunaan sistem informasi di lingkungan internal. Hal tersebut merupakan contoh dari adanya ketidaksesuaian antara rencana yang telah dibangun di dokumen cetak biru dengan kondisi saat ini. Sebenarnya, pengukuran kesesuaian dan keselarasan antara strategi TI dan strategi bisnis dapat dilakukan dengan menggunakan teori Strategic Alignment Model Venkatraman dan Strategic Alignment Maturity Model Luftman.
1.2. Rumusan Masalah
Bagian ini menjabarkan permasalahan yang ada saat ini di BkkbN, yang menjadi salah satu alasan kenapa penelitian ini dilakukan. Permasalahan yang terlihat saat ini adalah belum optimalnya penggunaan sistem aplikasi yang ada di BkkbN saat ini. Bapak Muhammad Arfan selaku Kepala Seksi Pengembangan Sistem Aplikasi di Direktorat Informasi, Teknologi, dan Dokumentasi (DITTIFDOK) BkkbN sebagai salah satu narasumber dari penelitian kali ini menyatakan hal tersebut karena merasa investasi yang ada saat ini masih menunjukkan hasil yang kurang memuaskan. Adanya aplikasi yang telah dibangun namun tidak digunakan oleh beberapa komponen, lalu response time
yang dimiliki beberapa aplikasi masih dinilai terlalu besar. Berdasarkan permasalahan yang terlihat, penulis melakukan analisis untuk mendapatkan permasalahan tersembunyi berdasarkan tiga faktor dari penggunaan sebuah sistem aplikasi yaitu people, process dan technology seperti yang terlihat di gambar 1.1.
Gambar 1.1 Fishbone Diagram: Identifikasi Permasalahan
Manusia sebagai pengguna aplikasi menjadi salah satu faktor penting dari penggunaan sistem aplikasi. Pengguna sistem aplikasi di BkkbN memiliki permasalahan antara lain sulitnya menggunakan aplikasi karena masih kurang mengerti cara menggunakan aplikasi yang telah dibuat. Hal tersebut bisa jadi karena kurangnya transfer ilmu antara pengembang aplikasi, pihak DITTIFDOK sebagai penanggung jawab sistem aplikasi, dan pengguna aplikasi itu sendiri. Selain itu, pihak DITTIFDOK sebagai penanggung jawab sistem aplikasi di dalam
tubuh BkkbN itu sendiri hanya memiliki sedikit SDM yang dapat menangani masalah di saat sistem aplikasi sedang tidak dapat digunakan.
Jika dilihat dari sudut pandang teknologi, sistem aplikasi saat ini dirasa belum optimal karena adanya hambatan terkait dengan availability sistem aplikasi itu sendiri, terutama di saat masa pemasukan data untuk ruang lingkup nasional. Selain sering sulit diakses, kelistrikan di data center yang tidak stabil sering menjadi sumber masalah tersendiri karena dapat menyebabkan kerusakan server. Data aplikasi lama yang belum dipindahkan dan diintegrasikan dengan aplikasi yang baru pun menjadi salah satu faktor yang menyebabkan kurang optimalnya penggunaan beberapa sistem aplikasi yang ada saat ini.
Proses penggunaan teknologi informasi di BkkbN memiliki masalah yang sebenarnya sudah umum, tidak dipakainya sistem aplikasi karena requirement
yang tidak sesuai selalu menjadi alasan. Jika dilihat dari tata kelola teknologi informasinya, pembangunan sistem aplikasi yang seharusnya mengikuti Dokumen Cetak Biru Teknologi Informasi yang telah dirancang oleh pihak BkkbN tidak sepenuhnya berjalan dengan baik. Selama ini, pembuatan aplikasi terkadang disesuaikan dengan kondisi saat itu (current condition) dan tidak mengikuti dokumen cetak biru TI. Hal ini memicu penulis untuk menganalisis lebih jauh terkait masalah ini, karena seharusnya strategi teknologi informasi berjalan beriringan dan selaras dengan strategi organisasi yang ada. Masalah tersebut memunculkan pertanyaan penelitian sebagai berikut:
Sejauh mana tingkat kemapanan keselarasan strategi teknologi informasi dan strategi organisasi BkkbN saat ini?
1.3. Ruang Lingkup Penelitian
Ruang lingkup pada penelitian kali ini adalah:
1. Lingkup penelitian kali ini dilakukan di Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (BkkbN).
2. Penilaian kondisi keselarasan strategi teknologi informasi dan strategi organisasi menggunakan metode Strategic Alignment Model dari J.C. Henderson dan N. Venkatraman.
3. Pengukuran tingkat kemapanan keselarasan strategi teknologi informasi dan strategi organisasi menggunakan metode Strategic Alignment Maturity Model
dari Jerry Luftman.
1.4. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian kali ini adalah untuk mengetahui seberapa mapan dan selaraskah strategi teknologi informasi dan strategi organisasi di lingkungan Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (BkkbN) agar kinerjanya menjadi lebih optimal.
Manfaat yang diharapkan dari penelitian kali ini adalah adanya rekomendasi dari hasil penelitian yang berupa hasil pengukuran tingkat kemapanan keselarasan untuk mengetahui hal apa saja yang harus dilakukan agar tingkat kemapanan keselarasan strategi teknologi informasi dan strategi organisasi di lingkungan BkkbN dapat ditingkatkan.
1.5. Sistematika Penulisan
Penulisan karya akhir ini disusun dengan sistematika penulisan sebagai berikut:
BAB 1 PENDAHULUAN
Bab ini membahas latar belakang penelitian, perumusan masalah yang ada, ruang lingkup dari penelitian, tujuan serta manfaat penelitian dan sistematika penulisan.
BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini menjelaskan data kepustakaan terkait keselarasan strategi teknologi informasi dan strategi organisasi, dan teori yang digunakan sebagai landasan dari penelitian. Teori yang digunakan antara lain mengenai Strategic Alignment Model (SAM) dari Henderson dan Venkatraman, Strategic Alignment Maturity Model (SAMM) dari Luftman, dan tingkatan dari Strategic Alignment Maturity. Bab ini diakhiri oleh sebuah theoretical framework yang dibentuk dari hasil concise, criticize, compare, contrast, dan construct.
BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN
Bab ini menjelaskan metodologi yang digunakan dalam melakukan penelitian, diantaranya metode pengumpulan data dan tahapan penelitian.
BAB 4 PROFIL ORGANISASI
Bab ini berisi informasi umum yang berkaitan dengan organisasi tempat penulis melakukan penelitian yaitu Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional (BkkbN).
BAB 5 ANALISIS
Bab ini berisi penjelasan hasil pengumpulan data, analisis peningkatan pencapaian kemapanan keselerasan strategi teknologi informasi dan strategi bisnis, analisis perspektif keselarasan strategi serta rekomendasi strategi yang dapat menjadi masukan bagi BkkbN sebagai hasil dari penelitian ini.
BAB 6 PENUTUP
Bab ini berisi kesimpulan dari pertanyaan penelitian yang diajukan sebelumnya. Saran dari penulis sebagai hasil dari penelitian terdapat di bagian ini.
BAB 2
TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini menjelaskan data kepustakaan terkait keselarasan strategi teknologi informasi dan strategi organisasi, dan teori yang digunakan sebagai landasan dari penelitian. Teori yang digunakan antara lain mengenai Strategic Alignment Model (SAM) dari Henderson dan Venkatraman, Strategic Alignment Maturity Model (SAMM) dari Luftman, dan tingkatan dari Strategic Alignment Maturity. Bab ini diakhiri oleh sebuah theoretical framework yang dibentuk dari hasil concise, criticize, compare, contrast, dan construct. Pada penelitian ini, teori yang ada di SAM berfungsi sebagai dasar informasi perspektif keselarasan strategis apakah yang digunakan BkkbN selama ini. Setelah itu teori yang ada di SAMM menilai seberapa mapan dan selaraskah strategi TI dengan strategi bisnis organisasi di BkkbN. Pada dasarnya SAMM dapat memberikan masukan, bagaimana cara keselarasan strategi dapat dicapai karena SAMM menghasilkan nilai kemapanan keselarasan strategi teknologi informasi dan strategi bisnisnya, sehingga organisasi dapat mengetahui apa yang sebaiknya dilakukan.
2.1. Strategi
Strategi merupakan sebuah kata benda di Kamus Besar Bahasa Indonesia dalam jaringan (KBBI daring) dapat diartikan sebagai sebuah ilmu dan seni menggunakan semua sumber daya bangsa untuk melaksanakan kebijaksanaan tertentu dalam perang dan damai. Selain itu strategi juga diartikan sebagai ilmu dan seni memimpin bala tentara untuk menghadapi musuh dalam perang, dalam kondisi yang menguntungkan. Strategi ini juga dapat diartikan sebagai rencana yang cermat mengenai kegiatan untuk mencapai sasaran khusus. Tempat yang baik menurut siasat perang juga bisa diasosiasikan dengan kata strategi menurut KBBI daring.
Kata strategi di penelitian ini dapat diartikan sebagai sebuah urutan rencana/kegiatan yang sistematis yang bisa berjalan dalam waktu yang panjang demi mencapai sebuah tujuan. Strategi yang fleksibel dibutuhkan untuk merespon secara cepat apabila terjadi perubahan perilaku pasar. Strategi yang ada di sebuah organisasi secara umum mengatur cost-leadership, perbedaan/nilai pembeda, dan fokus dari organisasi tersebut.
2.1.1. Kemapanan Strategi
Kata kemapanan adalah sebuah kata benda yang berasal dari kata dasar mapan. Kata mapan adalah sebuah kata sifat dimana kata mapan itu sendiri di KBBI daring memiliki definisi mantap (baik, tidak goyah, stabil) kedudukannya (kehidupannya). Kemapanan itu sendiri memiliki definisi sebuah hal keadaan mantap; kepuasan dengan diri sendiri.
Frase kemapanan strategi di penelitian ini dapat diartikan sebagai sebuah kondisi yang stabil dan baik untuk sebuah rencana yang telah disusun untuk mencapai sasaran yang ada.
2.1.2. Keselarasan Strategi
Kata keselarasan merupakan sebuah kata benda yang berasal dari kata dasar laras. Laras menurut KBBI daring adalah sebuah kata sifat yang memiliki dua definisi, (1) (tinggi rendah) nada (suara, bunyi musik, dsb); (2) kesesuaian, kesamaan. Kata keselarasan itu sendiri di KBBI daring memiliki arti kesesuaian, kecocokan.
Pengertian dari keselarasan strategi itu sendiri adalah apabila ada lebih dari satu strategi yang bekerjama secara natural dan harmonis di dalam suatu organisasi untuk mendapatkan hasil akhir yang diinginkan. Tidak ada pemaksaan maupun pergesekan di antara masing-masing strategi, karena seharusnya setiap strategi saling melengkapi dan menguatkan satu sama lain. Keselarasan memiliki sifat dasar yang jika dalam keadaan selaras mudah digabungkan seolah-olah menyatu (Boar, 1994).
Untuk mencapai sebuah keselarasan, dibutuhkan sebuah proses evolusi yang membutuhkan dukungan kuat dari manajemen senior, hubungan pekerjaan yang bagus, kepemimpinan yang kuat, prioritas yang tepat, kepercayaan dan komunikasi yang efektif sebagaimana pemahaman yang menyeluruh tentang bisnis dan lingkungan teknis (Luftman, Assessing Business - IT Alignment Maturity, 2000).
Keselarasan dari strategi teknologi informasi dan strategi bisnis menjadi semakin penting karena teknologi saat ini berkembang sangat pesat. Apabila keselarasan kedua strategi tersebut dapat dicapai, kinerja yang dihasilkan oleh sebuah organisasi dapat lebih efektif dan efisien. Menurut Luftman (1999),
mencapai dan mempertahankan sebuah keselarasan strategi teknologi informasi dan strategi bisnis sebuah organisasi, mengukur kemapanan dari keselarasan, dan dampak dari ketidakselarasan yang ada dan kemungkinan terjadinya dalam sebuah perusahaan merupakan hal yang sulit dilakukan. Organisasi lebih mudah untuk mengerti dan mengembangkan strategi teknologi informasi dan strategi bisnis organisasinya dengan melakukan identifikasi keselarasan strategi TI dan bisnisnya. Adanya penelitian yang menunjukkan bahwa enam hal terpenting dalam mendukung (enablers) dan menghambat (inhibitors) keselarasan strategi dapat dilihat pada tabel 2.1.
Tabel 2.1 Enablers dan Inhibitors dari Keselarasan Strategi
No Pendukung (Enablers) Penghambat (Inhibitors)
1 Eksekutif senior mendukung teknologi informasi
Hubungan antara teknologi informasi dan bisnis kurang erat
2 Teknologi informasi terlibat dalam pengembangan strategi
Proyek teknologi informasi tidak diprioritaskan dengan baik
3 Teknologi informasi memahami bisnis Teknologi informasi gagal memenuhi komitmen
4 Hubungan yang erat antara teknologi informasi dan bisnis
Teknologi informasi tidak memahami bisnis
5 Proyek teknologi informasi diprioritaskan dengan baik
Eksekutif senior tidak mendukung teknologi informasi
6 Teknologi informasi menunjukkan kepemimpinan
Manajemen teknologi informasi kekurangan pemimpin
Sumber: (Luftman, Papp, & Brier, Enablers and Inhibitors of Business - IT Alignment, 1999)
2.2. Strategic Alignment Model (SAM)
Strategic Alignment Model (SAM) adalah sebuah model yang dikembangkan oleh J. C. Henderson dan N. Venkatraman untuk menjelaskan konsep dan arah dari manajemen strategis pada area teknologi informasi yang semakin berkembang (1999). Model ini dibangun di atas empat domain fundamental dari pilihan strategis, yaitu: strategi bisnis, strategi teknologi informasi, proses dan infrastruktur organisasi, dan proses dan infrastruktur teknologi informasi. Gambaran tentang Strategic Alignment Model Venkatraman dapat dilihat pada gambar 2.1.
Gambar 2.1 Strategic Alignment Model Venkatraman (Henderson & Venkatraman, 1993)
2.2.1. Komponen Pengukuran Keselarasan Strategi TI – Strategi Organisasi Komponen pengukuran keselarasan strategi teknologi informasi – organisasi dibagi menjadi dua belas yang masuk ke dalam empat kategori (Venkatraman, 1999).
2.2.1.1. Strategi Bisnis Organisasi 1. Ruang Lingkup Bisnis
Yang termasuk di dalamnya adalah pangsa pasar, produk, jasa, klien, dan lokasi di mana sebuah perusahaan bersaing bersama dengan kompetitor dan calon kompetitor yang mempengaruhi lingkungan bisnis. Dalam hal ini dapat diartikan BkkbN memberikan pelayanan prima dalam pengumpulan dan penyediaan data kependudukan dan segala aspek pendukung program keluarga berencana.
2. Kompetensi Pembeda
Yang termasuk di dalamanya adalah faktor pendukung kesuksesan dan kompetensi inti yang dimiliki oleh perusahaan yang menjadikannya suatu faktor kompetitif yang potensial. BkkbN merupakan satu-satunya badan organisasi pemerintahan yang bertanggung jawab terhadap program keluarga berencana.
Oleh karena itu faktor pendukung kesuksesan dan kompetensi diartikan bukan sebagai salah satu faktor pembeda dengan kompetitor, karena memang tidak ada kompetitor untuk tugas fungsi ini. Namun faktor pendukung kesuksesan ini dilihat sebagai faktor penggerak BkkbN agar lebih prima dalam melayani masyarakat. 3. Tata Kelola Bisnis
Tata kelola bisnis merupakan cara perusahaan menetapkan hubungan antara stakeholder. Selain itu, bagaimana sebuah perusahaan dipengaruhi oleh peraturan pemerintah dan bagaimana perusahaan tersebut mengelola hubungan dengan rekanan strategis yang mereka miliki. Penelitian ini dilakukan di sebuah badan organisasi pemerintahan, oleh karena itu dapat diartikan bahwa hubungan manajemen, pemegang saham dan dewan direksi tidak dapat disamakan dengan badan organisasi berbasis keuntungan. Hubungan dan tata kelola yang ada di BkkbN mengaitkan badan-badan pemerintahan, kementerian, dinas-dinas terkait, dan masyarakat sebagai penerima layanan utama dari BkkbN.
2.2.1.2. Proses dan Infrastruktur Organisasi 4. Struktur Administratif
Komponen ini berhubungan dengan bagaimana sifat organisasi mengatur proses bisnisnya. Sifat yang dimaksud antara lain sentralisasi, desentralisasi,
matrix, horizontal, vertical, geografis, federal dan fungsional. 5. Proses
Komponen ini berhubungan dengan tata cara aktivitas bisnis perusahaan beroperasi. Termasuk di dalamnya adalah Value Added Activities dan Process Improvement.
6. Keahlian
Komponen ini terkait dengan pertimbangan yang ada dalam divisi sumber daya manusia untuk merekrut/memberhentikan, pengembangan keahlian, memberi motivasi, memberi pelatihan/pendidikan, dan budaya untuk para karyawannya.
2.2.1.3. Strategi Teknologi Informasi 7. Ruang Lingkup Teknologi
Aplikasi dan teknologi informasi yang berperan penting bagi perusahaan. Penentuan dan pemilihan teknologi yang digunakan merupakan contoh dari
komponen ini. Cakupan dari teknologi tidak akan meluas dari apa yang telah ditentukan.
8. Kompetensi Sistemik
Kemampuan yang memberikan suatu perbedaan pada layanan teknologi informasi di perusahaan.
9. Tata Kelola TI
Komponen ini melihat bagaimana sumber daya, risiko, resolusi konflik, dan tanggung jawab TI dibagi antara mitra bisnis, manajemen teknologi informasi, dan penyedia layanan. Pemilihan proyek dan isu skala prioritas disertakan dalam komponen ini.
2.2.1.4. Proses dan Infrastruktur Teknologi Informasi 10.Arsitektur
Arsitektur dari Proses dan Infrastruktur TI dapat diartikan dengan adanya kebijakan, Standard Operational Procedure (SOP), maupun prinsip yang berlaku di suatu perusahaan dan adanya pilihan teknologi yang memungkinkan aplikasi, software, jaringan, hardware, dan manajemen data diintegrasikan.
11.Proses
Aktifitas yang dikerjakan untuk mengembangkan dan memelihara aplikasi dan mengelola infrastruktur TI termasuk sistem aplikasi dan jaringan.
12.Keahlian
SDM TI merupakan pokok utama komponen ini. Segala informasi seperti cara merekrut/memberhentikan, pengembangan keahlian, pemberian motivasi, pelatihan, pendidikan, dan budaya bagi karyawannya menjadi aspek utama di komponen ini.
2.2.2. Perspektif Keselarasan
Keselarasan strategi teknologi informasi dan strategi bisnis menurut
Strategic Alignment Model memiliki empat perspektif keselarasan yang dominan dimana dua perspektif pertama digerakkan oleh strategi bisnis dan dua perspektif lainnya digerakkan oleh strategi teknologi informasi. Hubungan antara strategi bisnis dan strategi teknologi informasi yang ada dalam suatu organisasi dapat dilihat perspektifnya untuk melihat secara umum bagaimanakah kondisi keselarasan strategi teknologi informasi dengan strategi bisnis saat ini.
1. Strategy Execution
Gambar 2.2 Strategy Execution Perspective
Perspektif ini dimulai dari domain strategi bisnis yang menjadi penggerak dari pilihan desain organisasi dan desain infrastruktur sistem informasi. Perspektif ini merupakan perspektif yang paling banyak dimengerti karena bersangkutan dengan pandangan klasik dimana infrastruktur TI diarahkan oleh strategi bisnis organisasi, melalu infrastruktur organisasi seperti yang digambarkan pada gambar 2.2. Adapun sifat dari perspektif ini dijabarkan pada tabel 2.2.
Tabel 2.2 Sifat dari Strategy Execution Perspective
DRIVER BUSINESS STRATEGY
Role of Top Management Strategy Formulator Role of IT Management Strategy Implementator
Performance Criteria Cost/Service Center
Sumber: (Henderson & Venkatraman, 1993)
2. Technology Transformation
Gambar 2.3 Technology Transformation Perspective
Perspektif ini meliputi penilaian pelaksanaan strategi bisnis menggunakan strategi teknologi informasi yang tepat lalu menuju ke infrastruktur teknologi informasi yang dibutuhkan oleh organisasi. Seperti yang tergambar dalam gambar
2.3, perspektif ini tidak tergantung oleh infrastruktur organisasi saat ini. Adapun sifat dari perspektif ini dijabarkan pada tabel 2.3.
Tabel 2.3 Sifat dari Technology Transformation Perspective
DRIVER BUSINESS STRATEGY
Role of Top Management Technology Visionary Role of IT Management Technology Architect
Performance Criteria Technology Leadership
Sumber: (Henderson & Venkatraman, 1993)
3. Competitive Potential
Gambar 2.4 Competitive Potential
Perspektif ini dapat diartikan sebagai eksploitasi kapabilitas teknologi informasi yang ada lalu berkembang dan berdampak pada adanya perubahan bisnis strategi sehingga dapat menghasilkan produk dan layanan baru, serta mempengaruhi atribut-atribut kunci dari strategi. Munculnya sebuah tata kelola bisnis baru juga merupakan hasil dari perspektif ini. Berbeda dengan dua perspektif sebelumnya yang menganggap strategi bisnis sudah ada dan tidak dapat diganggu, perspektif ini memungkinkan adanya adaptasi strategi bisnis melalui kapabilitas teknologi informasi yang sedang berkembang. Gambaran umum dari perspektif ini digambarkan pada gambar 2.4. Adapun sifat dari perspektif ini dijabarkan pada tabel 2.4.
Tabel 2.4 Sifat dari Competitive Potential Perspective
DRIVER BUSINESS STRATEGY
Role of Top Management Business Visionary
Role of IT Management Catalyst
Performance Criteria Business Leadership
4. Service Level
Gambar 2.5 Service Level Perspective
Perspektif ini memiliki fokus pada bagaimana cara membangun sebuah organisasi layanan sistem informasi yang sangat baik. Perspektif ini membutuhkan sebuah pemahaman dari dimensi eksternal strategi teknologi informasi dengan desain internal dari proses dan infastruktur teknologi informasi yang berkaitan. Peran dari strategi bisnis tidak langsung menyediakan arah dan mempengaruhi permintaan pelanggan. Perspektif ini sering dianggap sebagai sebuah keperluan karena digunakan untuk memastikan keefektifitasan penggunaan teknologi informasi. Gambaran umum perspektif ini digambarkan pada gambar 2.5. Adapun sifat dari perspektif ini dijabarkan pada tabel 2.5.
Tabel 2.5 Sifat dari Service Level Perspective
DRIVER BUSINESS STRATEGY
Role of Top Management Prioritizer
Role of IT Management Executive Leadership Performance Criteria Customer Satisfaction
Sumber: (Henderson & Venkatraman, 1993)
2.3. Strategic Alignment Maturity Model (SAMM)
Beberapa hal yang menjadi perhatian dalam Strategic Alignment Maturity Model (SAMM) yaitu:
2.3.1. Konsep dari SAMM
Tiga hal yang diutamakan di SAMM, antara lain: 1. Efektifitas (Effectiveness)
Efektifitas kinerja pada suatu organisasi dapat meningkat dengan masuknya teknologi informasi ke dalam proses bisnis pada organisasi tersebut,
karena pada dasarnya teknologi informasi merupakan alat untuk memudahkan pekerjaan yang sebelumnya dilakukan secara manual.
2. Efisiensi (Efficiency)
Efisiensi menjadi faktor penting untuk meningkatkan kinerja organisasi. Teknologi informasi dapat memangkas banyak pengeluaran untuk pekerjaan-pekerjaan yang selama ini dikerjakan secara manual.
3. Keterkaitan Teknologi dan Bisnis (Link Technology and Business)
Keterkaitan ini memiliki fokus utama pangsa pasar baru dan saluran hubungan kerja sama dengan pelanggan. Organisasi yang menggunakan teknologi informasi dengan baik dapat menjangkau pelanggan baru yang sebelumnya tidak terjangkau.
2.3.2. Enam Kriteria dan Karakteristik Alignment Maturity
Gambar 2.6 Strategic Alignment Maturity Model Luftman
Sumber: (Luftman, Assessing Business - IT Alignment Maturity, 2000)
Enam kriteria beserta komponen-komponennya yang dapat mempengaruhi keselarasan strategi teknologi informasi terhadap strategi bisnisnya yang digambarkan pada gambar 2.6, antara lain:
a. Komunikasi (Communications)
1. Pemahaman bisnis oleh pihak teknologi informasi 2. Pemahaman teknologi informasi oleh pihak bisnis 3. Pembelajaran organisasi
4. Model dan kemudahan untuk memperoleh informasi 5. Proses knowledge sharing
6. Hubungan personil antara penghubung pihak bisnis dengan pihak teknologi informasi
b. Pengukuran Kompetensi/Nilai (Measurement of Value) 1. Pengukuran sisi teknologi informasi
2. Pengukuran sisi bisnis
3. Hubungan antara pengukuran teknologi informasi dengan pengukuran bisnis
4. Service Level Agreement
5. Proses pembandingan (Benchmarking)
6. Penelaahan ulang investasi teknologi informasi 7. Kegiatan improvisasi teknologi informasi c. Tata Kelola (IT Governance)
1. Perencanaan strategi bisnis
2. Perencanaan strategi teknologi informasi 3. Struktur organisasi/pelaporan
4. Pola penganggaran teknologi informasi
5. Dasar pemikiran pengeluaran teknologi informasi 6. Pertemuan khusus pimpinan teknologi informasi 7. Prioritasi proyek teknologi informasi
d. Kemitraan (Partnership)
1. Persepsi pihak bisnis mengenai teknologi informasi
2. Peran teknologi informasi dalam perencanaan strategi bisnis 3. Penanganan resiko dan penghargaan
4. Pengelolaan hubungan antara teknologi informasi dengan bisnis 5. Model kerjasama atau dukungan kepercayaan
6. Bisnis sponsor dan kemitraan dengan pihak lain e. Ruang Lingkup dan Arsitektur (Scope and Architecture)
1. Sistem dan arsitektur utama yang dimiliki 2. Standar yang berlaku
4. Perhatian terhadap infrastruktur teknologi informasi berkaitan dengan antisipasi perubahan
f. Keahlian (Skills)
1. Peluang melakukan improvisasi oleh SDM
2. Pemilihan SDM teknologi informasi yang tepat dan penentu pilihan SDM 3. Kesiapan SDM menghadapi perubahan
4. Peluang pengembangan karir antar bagian 5. Pelatihan-pelatihan dan rotasi jabatan 6. Interaksi sosial yang terjadi
7. Pola perekrutan dan pengelolaan SDM yang dimiliki 2.3.3. Lima Tingkatan Strategic Alignment Maturity
Gambar 2.7 Strategic Alignment Maturity Level
Sumber: (Luftman, Papp, & Brier, Enablers and Inhibitors of Business - IT Alignment, 1999)
Luftman mendefinisikan lima tingkatan kemapanan keselarasan strategis teknologi informasi dan bisnis seperti yang ditunjukkan pada gambar 2.7, dan menerangkan keterangan tiap atribut berdasarkan tingkat kemapanannya seperti yang ditunjukkan pada tabel 2.6.
Organisasi yang memiliki karakteristik-karakteristik atribut di level ini berada pada tingkatan terendah dari tingkat kemapanan keselarasan strategis yang ada pada SAMM Luftman. Organisasi pada level ini untuk sangat sulit untuk mencapai keselarasan antara strategi teknologi informasi dan bisnis mereka. b. Level 2 – Committed Process
Organisasi yang memiliki karakteristik-karaketristik atribut di level ini telah mempunyai komitmen untuk memulai proses kemapanan keselarasan strategis. Apabila suatu organisasi telah sampai di tingkatan ini, umumnya mereka diarahkan pada situasi lokal atau fungsional dalam sebuah organisasi. Namun, karena terbatasnya kepedulian dari sisi bisnis dan TI pada penggunaannya yang berbeda-beda, keselarasan sulit untuk dicapai.
c. Level 3 – Established Focused Process
Organisasi yang memiliki karakteristik-karakteristik atribut di tingkatan ini telah memiliki kemapanan keselarasan strategis yang sudah terfokus. Organisasi yang telah sampai di tingkatan ini mengonsentrasikan kepada tata kelola, proses dan komunikasi pada sasaran bisnis tertentu. Tingkatan ini memanfaatkan aset TI dalam keseluruhan organisasi dan sistem aplikasi dimana perencanaan dan pengelolaannya telah beralih dari pengolahan transaksi secara tradisional menjadi sistem yang menggunakan informasi untuk membuat kebutuhan bisnis.
d. Level 4 – Improved/Managed Process
Organisasi yang memiliki karakteristik-karakteristik atribut di tingkatan ini telah mempunyai sebuah kemapanan keselarasan strategis yang terkelola. Organisasi yang berada di tingkatan ini menunjukkan tata kelola yang efektif dan layanan yang meneguhkan konsep TI sebagai sebuah nilai utama. Selain itu, organisasi memanfaatkan aset TI yang mereka miliki dalam basis keseluruhan organisasi yang berfokus pada peningkatan proses bisnis untuk memperoleh keuntungan kompetitif yang berkelanjutan.
e. Level 5 – Optimized Process
Organisasi yang memiliki karakteristik-karakteristik atribut di level ini telah memiliki kemapanan keselarasan strategis yang optimal. Keadaan proses tata kelola yang berlaku di organisasi bersifat berkelanjutan dan mengintegrasikan proses perencanaan teknologi informasi strategis dengan perencanaan bisnis strategis.
2.4. Karakteristik Atribut Keselarasan pada Masing-Masing Kriteria
Tabel 2.6 Karakteristik Atribut Keselarasan
Kriteria Atribut Karakteristik Level 1 Initial / Ad-hoc Level 2 Commited Process Level 3 Established Focus Process Level 4 Improved / Managed Process Level 5 Optimized Process Komunikasi (Communication)
Pemahaman bisnis oleh IT (Understanding of Business by IT)
Minim Limited IT awareness
Senior and mid management
Pushed down through organization
Pervasive
Pemahaman IT oleh bisnis (Understanding of IT by Business)
Minim Limited business awareness Emerging business awareness Business aware of potential Pervasive
Pembelajaran dalam / antar organisasi
(Inter/Intra Organizational Learning)
Casual, ad-hoc
Informal Regular, clear Unified, bonded Strong and structured
Keluwesan protokol (Protocol Rigidity)
Command and control
Limited relaxed Emerging relaxed
Relaxed, informal Informal Berbagi pengetahuan
(Knowledge Sharing)
Ad-hoc Semi structured Structured aroung key process Instituionalized Extra enterprise Efektifitas Penghubung (Liaison(s) Breadth / Effectiveness) None or ad-hoc Limited tactical technology based Formalized, regular meetings
Bonded, effective at all internal levels
Extra enterprise
Kriteria Atribut Karakteristik Level 1 Initial / Ad-hoc Level 2 Commited Process Level 3 Established Focus Process Level 4 Improved / Managed Process Level 5 Optimized Process Kompetensi / Pengukuran Nilai (Competency / Value Measurements) Satuan Ukur IT (IT Metrics) Technical; Not Related to business
Cost efficiency Traditional Financial
Cost effectiveness Extended to external partners Satuan Ukur Bisnis
(Business Metrics) Ad-hoc; not related to IT At the functional organization Traditional Financial
Customer based Extended to external partners Satuan Ukur Keseimbangan
(Balanced Metrics) Ad-hoc unlinked Business and IT metrics unlinked Emerging business and IT metrics linked Business and IT metrics linked Business, partner and IT metrics Service Level Agreements (SLA) Sporadicaly
present
Technical at the functional level
Emerging across the enterprise
Enterprise wide Extended to external partners Pembanding (Benchmarking) Not
generally practiced
Informal Emerging Routinely performed Routinely performed with partners Peninjauan Formal
(Formal Assessments / Reviews)
None Some, typically for problems
Emerging formality
Formally performed Routinely performed Peningkatan berkelanjutan
(Continuous Improvement)
None Minimum Emerging Frequently Routinely
performed Tata Kelola
(Governance)
Perencanaan Strategis Bisnis (Business Strategic Planning)
Ad-hoc Basic planning at the functional level
Some inter-organizational planning
Managed across the enterprise
Integrated across and outside the enterprise
Kriteria Atribut Karakteristik Level 1 Initial / Ad-hoc Level 2 Commited Process Level 3 Established Focus Process Level 4 Improved / Managed Process Level 5 Optimized Process Tata Kelola (Governance) Perencanaan Strategis TI (IT Strategic Planning)
Ad-hoc Functional tactical planning Focused planning, some inter-organizational
Managed across the enterprise
Integrated across and outside the enterprise Struktur Pelaporan / Organisasi
(Reporting/Organization Structure) Central / Decentral; CIO reports to CFO Central / Decentral some co-location; CIO reports to CFO Central / Decentral, some federation; CIO reports to COO
Federated; CIO reports to COO or CEO Federated; CIO reports to CEO Kontrol Anggaran (Budgetary Control) Cost center; erratic spending Cost center by functional organization Cost center; some investments
Investment center Investment center; profit center Manajemen Investasi TI
(IT Investment Management)
Cost center; erratic spending Operations and maintenance focus Traditional; process enabler Cost effectiveness; process driver Business value; extended to business partners Komite Pengarah (Steering Committee) Not formal / regular Periodic organized communication Regular clear communication Formal, effective committees Partnership
Proses Pemberian Prioritasi (Prioritization Process)
Reactive Occasional responsive
Mostly responsive
Value add, responsive Value added partner Kemitraan
(Partnership)
Persepsi Bisnis untuk Nilai TI (Business Perception of IT Value) IT Perceived as a cost of business IT emerging as an asset IT seen as an asset IT is seen as a driver / enabler IT co-adapts with the business
Kriteria Atribut Karakteristik Level 1 Initial / Ad-hoc Level 2 Commited Process Level 3 Established Focus Process Level 4 Improved / Managed Process Level 5 Optimized Process Kemitraan (Partnership)
Peran TI dalam Perencanaan Strategi Bisnis
(Role of IT in Strategic Business Planning) No Seat at the business table Business process enabler Business process enabler Business strategy enabler / driver Co-adaptive with the business Pembagian Sasaran, Risiko,
Penghargaan / Pinalti
(Shared Goals, Risk, Rewards / Penalties)
IT takes risk with little reward
IT takes most of the risk with little reward
Risk tolerant; IT some reward
Risk acceptance and rewards shared
Risk and rewards shared Manajemen program TI
(IT Program Management)
Ad-hoc Standards defined
Standards adhered
Standards evolve Continuous improvement Gaya Hubungan / Kepercayaan
(Relationship / Trust Style)
Conflict / Minimum Primarily transactional Emerging valued service provider
Value service provider Valued partnership Penanggung Jawab / Sponsor
Bisnis
(Business Sponsor / Champion)
None Limited at the functional organization
At the functional organization
At the HQ level At the CEO level
Ruang Lingkup dan Arsitektur (Scope and Architecture)
Tradisional, penggerak, eksternal
(Traditional, Enabler / Driver, External) Traditional (e.g., accounting, email) Transaction (e.g., ESS, DSS) Expanded scope (e.g., business process enabler) Redefined scope (business process driver) External scope; Business strategy driver / enabler
Kriteria Atribut Karakteristik Level 1 Initial / Ad-hoc Level 2 Commited Process Level 3 Established Focus Process Level 4 Improved / Managed Process Level 5 Optimized Process
Ruang Lingkup dan Arsitektur (Scope and Architecture) Artikulasi standar (Standard Articulation) None or ad-hoc Standards defined Emerging enterprise standards
Enterprise standards Inter-enterprise standards Integrasi arsitektur (Architectural Integration) Functional Organization No formal integration Early attempts at integration Integrated across the organization Integrated with partners Evolve with partners Enterprise No formal integration Early attempts at integration Standard enterprise architecture Integrated with partners Evolve with partners Inter Enterprise No formal integration Early attempts at integration Emerging with key partners
Integrated with key partners Evolve all with partners Transparansi arsitektur, fleksibilitas (Architectural Transparency, Flexibility)
None Limited Focused on
communications
Emerging across the organizations
Across the infrastructure
Keahlian (Skills)
Inovasi dan kewirausahaan (Innovation, Entrepreneurship)
Discouraged Dependent on functional organization
Risk tolerant Enterprise, partners, and IT managers
The norm
Pusat kekuasaan (Locus of Power) In the business Functional organization Emerging across the organization Across the organization All executives, including CIO and partners
Kriteria Atribut Karakteristik Level 1 Initial / Ad-hoc Level 2 Commited Process Level 3 Established Focus Process Level 4 Improved / Managed Process Level 5 Optimized Process Keahlian (Skills) Gaya manajemen (Management Style) Command and control
Consensus based Results based Profit/value based Relationship based Kesiapan perubahan (Change
Readiness) Resistant to change Dependent on functional organization Recognized need for change
High, focused High, focused
Persilangan karir (Career Crossover)
None Minimum Dependent on
functional organization
Across the functional organization Across the enterprise Pendidikan, persilangan pelatihan (Education, Cross-Training)
None Minimum Dependent on
functional organization At the functional organization Across the enterprise Lingkungan social, politik dan
kepercayaan
(Social, Political, Trusting Environment) Minimum Primarily transactional Emerging valued service provider Valued service provider Valued partnership
2.5. Penelitian Terdahulu
Tabel 2.7 Penelitian Terdahulu
No Parameter (Rinaldy, 2010) (Yudha, 2012) (Hijriyah, 2012) Penelitian Ini 1 Judul Penilaian Tingkat
Kematangan Keselarasan Strategi TI terhadap Strategi Organisasi: Studi Kasus Lembaga Sandi Negara
Penilaian Tingkat
Kematangan Keselarasan Strategi TI terhadap Strategi Organisasi: Studi Kasus Universitas Terbuka
Pengukuran Tingkat Kemapanan Keselarasan Strategi TI dengan Strategi Organisasi: Studi Kasus di Kementerian Agama RI
Pengukuran Tingkat Kemapanan Keselarasan Strategi TI dengan Strategi Organisasi: Studi Kasus Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional 2 Landasan Teori - Sistem Persandian
Negara
- Hubungan Strategi Bisnis dengan Strategi Ward & Peppard
- Model Keselarasan Strategi Henderson & Venkatraman
- Model Kematangan Keselarasan Strategis TI – Bisnis Luftman
- Model Keselarasan Strategi Henderson & Venkatraman - Model Kematangan Keselarasan Strategis TI – Bisnis Luftman - COBIT - Model Keselarasan Strategi Luftman - Model Kematangan Keselarasan Strategis TI – Bisnis Luftman - COBIT - Pendukung dan PenghambatKeselarasan Strategi Luftman - Model Keselarasan Strategi Henderson & Venkatraman
- Model Kematangan Keselarasan Strategis TI – Bisnis Luftman
3 Studi kasus Lembaga Sandi Negara Universitas Terbuka Kementerian Agama RI Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional
4 Industri Pemerintahan Pendidikan Pemerintahan Pemerintahan
5 Metodologi - Analisis kondisi saat ini dengan model
keselarasan strategis
- Metode penilaian tingkat kematangan keselarasan dari Jerry Luftman
- Metode pengukuran tingkat kematangan keselarasan dari Jerry
- Analisis perspektif keselarasan strategis menggunakan SAM
No Parameter (Rinaldy, 2010) (Yudha, 2012) (Hijriyah, 2012) Penelitian Ini Henderson dan
Venkatraman
- Metode penilaian tingkat kematangan keselarasan dari Jerry Luftman - Pengukuran nilai
kematangan organisasi dinilai berdasarkan rata-rata nilai kematangan kriteria - Analisis peningkatan pencapaian kematangan keselarasan strategis - Analisis perspektif keselarasan strategis Luftman - Analisis tingkat kemapanan keselarasan strategi - Analisis peningkatan kemapanan keselarasan strategi Luftman - Pemetaan model
Luftman dengan COBIT
Venkatraman - Pengukuran tingkat
kemapanan keselarasan strategi teknologi
informasi dengan strategi organisasi menggunakan SAMM Luftman - Analisis peningkatan pencapaian tingkat kemapanan keselarasan strategi menggunakan SAMM Luftman
Penulis melakukan kajian terhadap penelitian yang telah dilakukan sebelumnya oleh Rinaldy (2010), Yudha (2012), dan Hijriyah (2012) seperti yang dijabarkan pada tabel 2.7. Ketiga karya akhir tersebut memiliki topik yang sama, yaitu pengukuran tingkat kemapanan keselarasan strategi teknologi informasi dengan strategi organisasi. Terdapat satu kesamaan teori yang digunakan dari ketiga karya akhir tersebut, yakni Strategic Alignment Maturity Model Luftman. Rinaldy menggunakan teori hubungan strategi bisnis dan strategi Ward & Peppard, sedangkan Yudha dan Hijriyah menggunakan COBIT sebagai landasan teori selain SAMM Luftman untuk mengukur tingkat kemapanan keselarasan. Rinaldy dan Yudha memberikan rekomendasi berdasarkan teori yang ada pada SAMM Luftman, sedangkan Hijriyah melakukan pemetaan model Luftman dengan COBIT dahulu sebelum membuat rekomendasi.
Landasan teori yang digunakan penulis untuk melaksanakan penelitian ini ada tiga, yaitu teori pendukung dan penghambat keselarasan strategi Luftman, teori model keselarasan strategis Venkatraman dan model kemapanan keselarasan strategi Luftman. Metodologi yang digunakan untuk penelitian ini ada tiga, yaitu analisis perspektif keselarasan strategis saat ini dengan menggunakan SAM Venkatraman, pengukuran tingkat kemapanan keselarasan strategi dengan menggunakan SAMM Luftman dan analisis peningkatan pencapaian tingkat kemapanan keselarasan strategi menggunakan SAMM Luftman.
2.6. Kerangka Konseptual
Berdasarkan kajian yang telah dilakukan terhadap literatur, dokumen terkait, dan penelitian terdahulu dan melakukan concise, criticize, compare,
contrast, dan construct terhadapnya, maka terbentuklah kerangka yang digambarkan pada gambar 2.8. Kondisi perspektif keselarasan strategi teknologi informasi dan strategi organisasi dipengaruhi oleh beberapa faktor yaitu Strategi Bisnis, Infrastruktur dan Proses Organisasi, Strategi Teknologi Informasi, dan Infrastruktur dan Proses Teknologi Informasi yang didapat dari Strategic Alignment Model Henderson dan Venkatraman. Sedangkan yang mempengaruhi tingkat kemapanan keselarasannya adalah Komunikasi, Kompetensi/Pengukuran Nilai, Tata Kelola, Kerjasama Teknologi Informasi – Bisnis, Ruang Lingkup dan Arsitektur, serta Kemampuan yang didapat dari Model Kemapanan dan Keselarasan Luftman. Pemilihan kerangka konseptual ini didasarkan pada faktor atau variabel yang mungkin mempengaruhi rekomendasi peningkatan tingkat kemapanan keselarasan strategi teknologi informasi terhadap strategi organisasi khususnya di BkkbN.
BAB 3
METODOLOGI PENELITIAN
Bab ini menjelaskan metodologi yang digunakan dalam melakukan penelitian, diantaranya metode pengumpulan data dan tahapan penelitian.
3.1. Metode Pengumpulan Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini antara lain adalah data primer dan data sekunder.
3.1.1. Data Primer
Data primer merupakan data yang didapatkan dari sumber asli dengan menggunakan metode dan instrumen tertentu. Data primer diperoleh dari hasil wawancara dan observasi yang mendalam untuk mendapatkan informasi mengenai program kerja apa saja yang telah dilakukan di lingkungan BkkbN. Selain wawancara dan observasi, penyebaran kuesioner dilakukan untuk mendapatkan informasi yang relevan terkait dengan tingkat kemapanan keselarasan strategi teknologi informasi dengan strategi organisasi. Analisis data yang diperoleh dari hasil penyebaran kuesioner dilakukan dengan metode analisis statistik deskriptif.
3.1.2. Data Sekunder
Data sekunder adalah data yang sudah tersedia, dokumen IT Blueprint
BkkbN dan rencana strategis BkkbN. Selain itu juga dilakukan studi literatur berupa buku, jurnal, karya akhir, dan makalah seminar ilmiah untuk mengetahui teori dan metodologi yang dapat digunakan di penelitian kali ini.
3.2. Tahapan Penelitian
3.2.1. Perencanaan dan Pengumpulan Data
Seperti yang tergambar pada gambar 3.1. Tahap ini merupakan tahap awal dari penelitian, input yang digunakan adalah mengumpulkan dokumen yang relevan disertai dengan studi literatur yang cukup, dengan harapan output yang didapatkan berupa rumusan masalah. Tujuan tahap ini yaitu identifikasi masalah. 3.2.2. Pembangunan Pertanyaan Wawancara
Pada tahap ini, penulis membangun pertanyaan wawancara yang dapat mewakili 12 komponen pengukuran keselarasan strategi teknologi informasi – strategi bisnis organisasi. Selain itu, penulis juga menyisipkan beberapa pertanyaan mendasar terkait tugas pokok dan fungsi komponen tempat responden berada, dan penggunaan teknologi informasi di lingkungannya.
3.2.3. Pelaksanaan Wawancara
Wawancara pertama dilakukan kepada Bapak Drs. Sjafrul, M.B.A. selaku Kepala Sub Direktorat Sistem Aplikasi dan Bank Data di Direktorat Teknologi Informasi dan Dokumentasi (DITTIFDOK) pada tanggal 16 April 2013. Sampai tanggal 11 Juni 2013 telah dilakukan lima wawancara lagi dengan responden terakhir adalah Bapak Baihaqi Nur, S.IP, M.Si selaku Kepala Sub Bagian Perencanaan Program Pengendalian Penduduk, Keluarga Berencana dan Keluarga Sejahtera pada Biro Perencanaan (BIREN).
3.2.4. Analisis Perspektif Keselarasan Strategis
Pada tahap ini, input yang digunakan adalah hasil wawancara dan dokumen terkait. Output yang diharapkan yaitu data perspektif keselarasan strategi BkkbN. Tujuan dari tahap ini adalah mendapatkan data tambahan untuk mendukung tahap selanjutnya yaitu pembuatan dan penyebaran kuesioner. Metode yang digunakan adalah analisis perspektif keselarasan strategis dari Strategic Alignment Model Henderson dan Venkatraman. Ada empat domain yang dianalisa yaitu: Strategi Bisnis, Proses dan Infrastruktur Organisasi, Strategi TI, dan Proses dan Infrastruktur TI.
3.2.5. Pembangunan Pertanyaan Kuesioner
Pada tahap ini, pembuatan kuesioner mengikuti guideline yang ada berdasarkan teori Strategic Alignment Maturity Model Luftman. Berdasarkan
atribut-atribut yang ada, penulis melakukan penyesuaian dengan kondisi organisasi di BkkbN. Sebelum kuesioner disebar kepada semua responden, penulis melakukan uji coba kepada Bapak Muhammad Arfan, S.T., M.P.H. selaku Kepala Seksi Pengembangan Sistem Aplikasi. Setelah mendapatkan umpan balik dari beliau, penulis melakukan penyesuaian kembali berdasarkan masukan yang diterima.
3.2.6. Penyebaran Kuesioner
Penyebaran kuesioner dilakukan kepada 21 responden yang berasal dari lima komponen yang berada di BkkbN. Hal ini dimulai pada tanggal 27 Mei 2013. Pengembalian kuesioner terakhir didapatkan pada tanggal 10 Mei 2013.
3.2.7. Pengukuran Tingkat Kemapanan Keselerasan
Pada tahap ini, input yang digunakan adalah hasil wawancara dan hasil kuesioner. Output yang diharapkan yaitu didapatkannya tingkat kemapanan keselarasan strategi. Tujuan dari tahap ini adalah mengetahui tingkat kemapanan keselarasan strategi teknologi informasi dan strategi organisasi. Metode yang digunakan adalah Strategic Alignment Maturity Model Luftman. Pasangan nomor pertanyaan dan atribut yang ada di kuesioner dapat dilihat pada tabel 3.1.
Tabel 3.1 Pasangan Pertanyaan dan Atribut Luftman
Bagian Nomor
Pertanyaan Atribut
Komunikasi
1 Pemahaman Bisnis oleh TI 2 Pemahaman TI oleh Bisnis 3 Pembelajaran dalam Organisasi 4 Keluwesan dalam Berkomunikasi 5 Berbagi Pengetahuan
6 Peran Penghubung
Kompetensi / Nilai Manfaat
7 Satuan Ukur TI 8 Satuan Ukur Bisnis
9 Satuan Ukur Keseimbangan 10 Service Level Agreements
11 Perbandingan
12 Penilaian/Peninjauan Formal 13 Pengembangan Berkelanjutan
Tata Kelola
14 Perencanaan Strategis Bisnis 15 Perencanaan Strategis TI 16 Struktur Organisasi 17 Pengelolaan Anggaran
