BAB 6 PENUTUP
6.2. Saran
Saran yang dapat peneliti sampaikan berdasarkan hasil penelitian ini adalah sebagai berikut:
- Selesaikan persyaratan administrasi untuk pengumpulan data di organisasi tempat penelitian seawal mungkin, hal ini sangat berpengaruh terhadap agenda yang telah direncanakan sebelumnya.
- Lakukan pengumpulan data dari sumber yang memiliki tingkatan struktural tinggi di awal tahap penelitian.
- Berdasarkan pengalaman penulis, ada beberapa hal yang mempengaruhi validitas penilaian kuesioner antara lain:
1. Sudut pandang responden. Apakah responden sebagai penyedia layanan TI, responden sebagai pengguna layanan TI, atau bahkan sebagai orang umum di lingkup organisasi.
2. Hubungan personal unit TI dengan unit bisnis dan sebaliknya.
3. Keberhasilan proyek TI yang dibangun antar unit TI dan unit bisnis sebelumnya.
- Lakukan pelatihan untuk membahas tiap poin penilaian SAMM Luftman. Pemahaman terhadap masing-masing poin penilaian dapat membuat hasil kuesioner kurang tepat.
- Penelitian ini dilakukan di badan organisasi pemerintahan non kementerian. Tentunya akan ada perlakuan yang berbeda apabila dilakukan di badan
organisasi pemerintahan kementerian, atau bahkan badan organisasi berbasis keuntungan. Sebaiknya pahami benar proses bisnis yang dimiliki oleh organisasi tersebut sebelum memulai penelitian agar dapat melihat gambaran secara luas tugas pokok dan fungsi organisasi tersebut.
- Penelitian ini menggunakan Strategic Alignment Maturity Model Luftman yang telah mendefinisikan karakteristik dari tiap atribut per kriteria. Namun hal tersebut masih terlalu general apabila ingin dipetakan ke kondisi nyata di BkkbN. Sebaiknya lakukan penyesuaian dalam penyusunan rekomendasi apabila melakukan penelitian dengan topik dan model ini.
DAFTAR PUSTAKA
BkkbN. (2010). Dokumen Rencana Strategis Pembangunan Kependudukan dan Keluarga Berencana Tahun 2010-2014. Jakarta, Indonesia: Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional.
BkkbN. (2011, November). Dokumen Cetak Biru STIK BkkbN 2012-2014. Indonesia: Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional. BkkbN. (2011, September). Roadmap Rancang Bangun BkkbN.
Boar, B. H. (1994). Practical Steps for Aligning Information Technology With Business Strategy. John Wiley & Sons, Inc.
Coleman, P., & Papp, R. (2006). Strategic Alignment: Analysis of Perspectives. Proceedings of the 2006 Southern Association for Information Systems, (pp. 242-250).
Cronbach, L. J. (1951, September). Coefficient Alpha And The Internal Structure Of Tests. Psychometrika, 16, 297-334.
Gutierrez, A., Orozco, J., & Serrano, A. (2006). Using Tactical and Operational Factors To Asses Strategic Alignment: An SME Study. European and Mediterranean Conference on Information Systems (EMCIS). Costa Blanca.
Henderson, J. C., & Venkatraman, N. (1993). Strategic Alignment: Leveraging Information Technology for Transforming Organizations. IBM System Journal, Vol. 23, No. 1, 4-16.
Hijriyah, S. N. (2012). Pengukuran Tingkat Kemapanan Keselarasan Strategi Teknologi Informasi Dengan Strategi Organisasi: Studi Kasus di Kementerian Agama RI. Jakarta: Fakultas Ilmu Komputer Program Studi Magister Teknologi Informasi Universitas Indonesia.
Krisnadi, A. (2012). Penilaian Tingkat Kematangan Keselarasan TI dengan Bisnis Menggunakan Model Keselarasan Strategis Luftman : Studi Kasus Universitas XYZ. Jakarta: Fakultas Ilmu Komputer Program Studi Magister Teknologi Informasi Universitas Indonesia.
Luftman, J. (2000). Assessing Business - IT Alignment Maturity. Communication of The Association for Information Systems, Volume 4, Article 14.
Luftman, J., & Kempaiah, R. (2007, September). An Update On Business-IT Alignment: "A Line" Has Been Drawn. MIS Quarterly Executive, 6, pp. 165-177.
Luftman, J., Papp, R., & Brier, T. (1999). Enablers and Inhibitors of Business - IT Alignment. Communication of The Association for Information Systems, Volume 1, Article 1.
Rinaldy. (2010). Penilaian Tingkat Kematangan Keselarasan Strategi TI Terhadap Strategi Organisasi: Studi Kasus Lembaga Sandi Negara. Jakarta: Fakultas Ilmu Komputer Program Studi Magister Teknologi Informasi Universitas Indonesia.
Sledgianowski, D., & Luftman, J. (2005). IT - Business Strategic Alignment Maturity: A Case Study. Journal of Cases on Information Technology, Vol. 7 No. 2.
Ward, J., & Peppard, J. (2002). Strategic Planning for Information Systems (3rd ed.). John Wiley & Sons Ltd.
Yudha, T. A. (2012). Penilaian Tingkat Kematangan Keselarasan Strategis Teknologi Informasi Terhadap Strategi Organisasi: Studi Kasus Universitas Terbuka. Jakarta: Fakultas Ilmu Komputer Program Studi Magister Teknologi Informasi Universitas Indonesia.
LAMPIRAN
TRANSKRIP WAWANCARA Transkrip Wawancara 1
Nama Narasumber: Bapak Drs. Sjafrul, MBA.
Jabatan: Kepala Sub Direktorat Sistem Aplikasi dan Bank Data
Komponen: Direktorat Teknologi Informasi dan Dokumentasi (DITTIFDOK) Waktu Pelaksanaan Wawancara: 16 April 2013
1. Apa tupoksi dan peran DITTIFDOK di lingkungan BkkbN secara garis besar? Fasilitator infrastruktur TIK. Infrastruktur yang dimaksud adalah hardware dan jaringan. Selain itu DITTIFDOK juga memfasilitasi pembangunan sistem informasi beserta manajemen informasinya. Tata laksana juga diatur oleh DITTIFDOK.
2. Apakah BkkbN sudah punya IT Master Plan?
Sudah punya. IT Master Plan berupa IT Blueprint sampai dengan 2014. Dimulai tahun 2011. Roadmap pun sudah ada.
3. Bagaimana peran dan keterlibatan DITTIFDOK dalam menjalankan strategi dan proses bisnis BkkbN?
DITTIFDOK sebagai service center di BkkbN. Selama ini DITTIFDOK selalu menunjang kebutuhan TI dari komponen-komponen lain. BkkbN secara garis besar melihat TI sebagai support. DITTIFDOK sebagai backbone dari BkkbN dalam menjalankan strategi dan proses bisnisnya.
4. Apa data dan informasi yang dibutuhkan dalam menunjang proses bisnis sudah tersedia?
Sebagian sudah. Seperti contoh, data operasional lapangan. Saat ini sudah berupa data realtime. Yang masih belum optimal itu seperti data informasi dukungan, seperti data-data keuangan, perbekalan (alat kontrasepsi). 5. Layanan utama DITTIFDOK untuk BkkbN?
Mendukung pembangunan SI/TI di BkkbN. 6. Bagaimana tata kelola TI di lingkungan BkkbN?
Ada SOP dimana Eselon 2 di masing-masing komponen yang bersangkutan harus mengirimkan surat ke DITTIFDOK. Pelaksanaannya akan dilakukan di tahun depannya. Sebelum dilaksanakan, akan ada proses dari DITTIFDOK untuk menilai kapan sebaiknya permintaan itu dijalankan.
7. Bagaimana selama ini penentuan anggaran TI di BkkbN? Apa berdasarkan asumsi atau ada kajian langsung?
Terkait RPJMN, berdasarkan target sampai 2014. Ada kesepakatan bapenas dan keuangan dan BkkbN. Ada baseline untuk penentuan anggaran.
8. Apa TI hanya menghabiskan anggaran saja atau berguna sekali untuk menunjang proses bisnis organisasi?
Sejauh ini belum pernah dilakukan cost-benefit analysis. Namun apabila dilihat dari penggunaan sistem aplikasi yang ada saat ini, BkkbN level provinsi dan petugas di tingkat kabupaten merasa sangat terbantu. 9. Bagaimana TI menciptakan keunggulan bagi organisasi?
10. Apa ada manajemen resiko untuk TI?
Ada DRC yang telah diimplementasikan oleh BkkbN, namun secara keseluruhan dari manajemen resiko masih belum.
11. Apakah ada masalah mengenai TI dalam menunjang proses bisnis organisasi? Perputaran SDM BkkbN yang cukup cepat di tingkat provinsi. Sehingga pengetahuan seputar TI yang dimiliki SDM tersebut tidak ditransfer terlebih dahulu sebelum perputaran dilakukan. Selain itu, ada banyak kantor di tingkat provinsi yang mengadakan pengadaan koneksi secara mandiri dengan vendor seperti Telkom.
12. Apa pimpinan mendukung pengembangan TI?
Saat ini kursi pimpinan BkkbN sedang kosong. Namun pada masa kepemimpinan kepala BkkbN sebelumnya, beliau sangat mendukung pengembangan TI. Ada PLT yang mengganti fungsi dari pimpinan BkkbN meskipun tidak dapat mengambil kebijakan-kebijakan strategis.
13. Apa sudah ada pengukuran kinerja DITTIFDOK? Kalau sudah, bagaimana kinerja tersebut dinilai?
Sudah ada. Melalui balance score card. Sampai tingkat Eselon 4. Selain itu ada survey kepuasan pelanggan terhadap layanan TIK di website BkkbN. Jadi ada pengukuran kinerja dari internal dan eksternal secara tahunan.
14. Apakah terdapat benchmarking? Terhadap instansi apa? Proses apa saja yang dibandingkan?
Belum pernah dilakukan benchmarking dengan instansi lain yang lebih maju. 15. Proses continuous improvement seperti apa yang dilakukan dalam pengelolaan
TI?
Adanya peningkatan berdasarkan IT Blueprint yang sudah ada.
16. Pada penyusunan IT Blueprint, apa ada masukan dari unit kerja lain? Apa sudah mengacu kepada renstra BkkbN?
Ada pakar dari luar, mitra kerja dari pemerintah maupun swasta. Sudah mengacu kepada renstra BkkbN. Unit kerja lain yang waktu itu ikut ada Biro Perencanaan, Biro Keuangan, dan Bidang Pengawasan. Sekitar tahun 2008. 17. Dalam mengelola TI apakah terdapat standar yang menjadi acuan? Standar
seperti apa?
Belum ada. BkkbN secara keseluruhan pun belum.
18. Bagaimana gaya manajemen dalam pengelolaan TI? Perintah dan pengawasan atau kesepakatan bersama atau hasil yang dicapai?
Gaya manajemen itu terkait dengan RPJMN, diukur berdasarkan KPI yang telah ditentukan sebelumnya. Adanya pakta integritas yang harus dicapai. 19. Apakah pernah dilakukan penilaian terhadap investasi TI?
Transkrip Wawancara 2
Nama Narasumber: Bapak Hermansyah, M.A.
Jabatan: Kepala Sub Direktorat Infrastruktur Teknologi Informasi
Komponen: Direktorat Teknologi Informasi dan Dokumentasi (DITTIFDOK) Waktu Pelaksanaan Wawancara: 30 April 2013
1. Apakah BkkbN sudah punya TI master plan?
Sudah. Cetak biru sudah sesuai atau belum dengan resntra yang ada? Belum pernah dilakukan pengukuran kesesuaian. Namun apabila dilihat dari azas pemakaian, sudah inline. Contohnya yang dari tahun ke tahun semakin
meningkat antara lain penggunaan fasilitas video conference, dan penggunaan email di lingkungan BkkbN pusat.
2. Bagaimana selama ini penentuan anggaran TI di BkkbN? Apa berdasarkan asumsi atau ada kajian langsung?
Selama ini untuk penentuan anggaran khusus di Infrastruktur ada kajiannya, lalu membuat TOR, terkadang meminta tolong partner untuk melakukan assessment.
3. Jadi selama ini bisa dibilang kemungkinan adanya miss antara anggaran yang dibuat dan pelaksanaannya sangat kecil ya, pak?
Tidak dapat dibilang sangat kecil juga sebenarnya, namun dapat dibilang kecil. Biasanya yang miss bukan dari anggaran namun dari perencanaan untuk alokasi peralatan. Contohnya IP Telephony. Karena ada duplikasi di satu daerah, jadi terpaksa dilakukan realokasi untuk alat yang sudah dikirim sebelumnya.
4. Bagaimana infrastruktur TI yang ada di BkkbN? Sudah menunjang proses bisnis organisasi atau belum?
Belum sepenuhnya, contohnya apabila email server mati, para pegawai BkkbN masih harus memakai account email lainnya. DRC juga belum berjalan
dengan sempurna. Saat ini sedang bermasalah juga sebenarnya. 5. Bagaimana jaringan TI yang ada? Apa database sudah terpadu?
Jaringan TI yang ada di BkkbN sudah masuk satu jaringan intranet. Untuk database masih belum terpadu semua. Ada keinginan untuk membuat database terpadu, namun saat ini unit datanya masih berbeda-beda. 6. Apa TI hanya menghabiskan anggaran saja atau berguna sekali untuk
menunjang proses bisnis organisasi?
Sudah berguna. Saya pernah melakukan perhitungan sederhana pemakaian video conference. Untuk di tahun 2013 ini, BkkbN sudah mencapai Break Even Point. Perhitungannya itu berdasarkan biaya sewa per tahun dan pemakaian. Pemakaiannya itu terutama dihitung apabila adanya kebutuhan untuk mengundang para pegawai di BkkbN tingkat provinsi.
7. Apa ada manajemen resiko untuk TI?
Belum ada. Sebenarnya hal ini dibutuhkan, terutama sertifikasi ISO 27001. 8. Apakah ada masalah mengenai TI dalam menunjang proses bisnis organisasi?
9. Apa sudah ada pengukuran kinerja DITTIFDOK? Kalau sudah, bagaimana kinerja tersebut dinilai?
Pengukuran kinerja dilakukan dengan BSC (Balance Score Card).
10. Apakah terdapat benchmarking? Terhadap instansi apa? Proses apa saja yang dibandingkan?
Belum pernah dilakukan benchmarking sebelumnya.
11. Penilaian dan evaluasi seperti apa yang dilakukan terhadap investasi TI? Secara informal sudah pernah dilakukan oleh saya sendiri. Namun secara formal dengan pemanggilan pihak ketiga belum pernah.
12. Pada penyusunan IT Blueprint, apa ada masukan dari unit kerja lain? Apa sudah mengacu kepada renstra BkkbN?
Sudah ada dua IT Blueprint 2008-2011, 2012-2014. Dari unit lain dari direktorat perencanaan kependudukan, DITLAPTIK, eselon 1 yang hadir waktu itu atasannya Pak Darlis (Deputi Bidang Advokasi, Penggerakan dan Informasi). Waktu itu Biro Perencanaan dan Biro Keuangan tidak ikut. Karena waktu blueprint dibuat, rencana cakupannya hanya di lingkungan
DITTIFDOK saja. Guidelinenya dari pihak Microsoft. Blueprint sudah mengacu kepada renstra BkkbN.
13. Dalam mengelola TI apakah terdapat standar yang menjadi acuan? Standar seperti apa?
Belum ada standar tata kelola TI di BkkbN saat ini.
14. Bagaimana gaya manajemen dalam pengelolaan TI? Perintah dan pengawasan atau kesepakatan bersama atau hasil yang dicapai?
Di divisi infrastruktur yang saya pimpin, saya lebih mengedepankan hasil yang dicapai.
Transkrip Wawancara 3
Nama Narasumber: Bapak I Made Yudhistira Dwipayama, M.Psi.
Jabatan: Kepala Subbidang Evaluasi dan Pelaporan Pendidikan dan Pelatihan Komponen: Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kependudukan dan Keluarga Berencana (PULAP)
Waktu Pelaksanaan Wawancara: 2 Mei 2013 1. Apa tupoksi dan peran pulap di BkkbN?
Kepanjangannya dari pulap adalah pusat pendidikan dan pelatihan
kependudukan dan KB. Tupoksinya adalah mendidik dan melatih. Targetnya ada dua sasaran, tenaga pegawai BkkbN, dan tenaga program yaitu tenaga yang diluar pegawai BkkbN, dimana secara fungsinya bervariasi tapi sangat berkontribusi bagi program kkb. Apabila dalam pelaksanaan pendidikan dan pelatihan PULAP tidak memiliki sarana yang memadai demi mendukung kegiatannya, maka PULAP dapat meminta dukungan dari komponen lain. Contohnya, meminta dukungan DITTIFDOK sebagai penyokong TI di lingkungan BkkbN terutama untuk sarana-prasarana demi membuat aplikasi SIDIKA (Sistem Informasi Diklat) dan pengadaan Access Point.
2. Aplikasi apa saja yang digunakan di lingkungan PULAP?
Saat ini hanya aplikasi SIDIKA saja. Yang sedang dikembangkan saat ini adalah sistem learning, dan yang akan mulai dikembangkan yaitu sistem e-office (masih dalam tahap konsep).
3. Bagaimana proses pengembangan sistem baru?
Saat ini ide berasal dari internal PULAP. Khusus untuk aplikasi SIDIKA, kebetulan saya yang memiliki ide. Namun karena keterbatasan kompetensi dalam teknis computer, saya membangun versi saya terlebih dahulu. Kurang lebih yang saya miliki pada awalnya hanya berupa tampilan, input yang harus dimasukkan user, proses yang sudah matang dan gambaran output yang akan dihasilkan oleh sistem nantinya. Dengan informasi yang saya miliki, saya mencoba mencari beberapa orang yang memiliki visi yang sama dengan saya. Kebetulan di Provinsi Yogya ada seorang kawan bernama Anggoro yang sudah membuat hal ini. Ketika terjadi pembahasan dan menghasilkan sebuah konsep yang lebih matang lagi, saya menyampaikan hal ini ke DITTIFDOK. Karena apabila dilihat dari tupoksinya, DITTIFDOK lah yang bertanggung jawab untuk pengembangan aplikasi. Selain itu, apabila kami berjalan sendiri, tidak akan ada lisensi SIDIKA BkkbN. Pengembang aplikasi sepenuhnya diserahkan ke DITTIFDOK.
4. Bagaimana ketika ditemukan masalah dalam sistem yang digunakan? Apabila ada masalah minor dalam sistem, pihak PULAP akan menghubungi pengembang secara langsung. Apabila ada masalah terkait konsep, maka pihak PULAP akan berkoordinasi dengan DITTIFDOK terlebih dahulu, yang
nantinya akan diteruskan ke pengembang.
5. Bagaimana peran staf DITTIFDOK di lingkungan BkkbN?
Sejauh ini menurut saya pelayanan staf DITTIFDOK sudah excellent. 6. Bagaimana peran TI di BkkbN?
Dilihat dari historinya, salah satu yang membuat BkkbN berbeda dari badan pemerintahan non kementrian yang lain itu adalah pemimpinnya yang mengedepankan TI, entah itu sebagai support ataupun implementator, saya kurang bisa menilai hal tersebut. Berdasarkan pengalaman saya saat pertama kali masuk di tahun 2005, untuk membuka internet masih susah. Sejak tahun 2006, Pak Sugiri (Kepala BkkbN waktu itu) di masa kepemimpinannya menegaskan bahwa para pegawai BkkbN harus membudayakan kerja dengan menggunakan komputer.
7. Bagaimana penggunaan sumber daya TI di lingkungan BkkbN? Sebagai contoh, apabila dilihat dari penggunaan email, sudah terjadi peningkatan yang signifikan. Namun penggunaannya hanya sebatas yang diajarkan saja. Apabila dilihat secara pemanfaatannya saat ini, tingkatnya masih rendah. Jadi meskipun sarana yang diberikan oleh DITTIFDOK sudah canggih dan bisa dibilang lengkap, namun pemanfaatannya belum maksimal. 8. Bagaimana anda menilai support TI?
Apabila dinilai dengan skala 1-5, saya akan memberikan nilai 4 untuk support TI di BkkbN. Sudah baik.
Saya termasuk orang yang sangat jarang membuka website BkkbN. Alasannya saya tidak tertarik membuka website. Satu-satunya alasan saya membuka website BkkbN adalah karena saya ingin membuka email saya. Sebenarnya ada yang mengganjal, tapi saya juga masih mencari alasannya kenapa saya belum tertarik membuka website BkkbN. Selain itu, belum adanya keinginan untuk menyebarkan alamat email BkkbN saya kepada orang-orang luar BkkbN terkait pekerjaan juga saya rasakan. Kemungkinan besar, salah satu alasan kenapa saya belum tertarik membuka website BkkbN karena informasi yang ada di sana, saya tidak membutuhkannya.
Transkrip Wawancara 4
Nama Narasumber: Bapak Ir. Yosrizal
Jabatan: Kepala Sub Direktorat Pengumpulan dan Pengolahan Data Komponen: Direktorat Pelaporan dan Statistik (DITLAPTIK) Waktu Pelaksanaan Wawancara: 27 Mei 2013
1. Apa tupoksi dan peran DITLAPTIK?
Tupoksi: penyediaan data dan informasi tentang program KKB, termasuk dengan kependudukan.
Peran: Pengumpulan, pengolahan, penyajian dan analisis. Terdapat tiga subdit, subdit pengembangan sistem, subdit pengumpulan dan pengolahan, subdit analisis dan evaluasi.
2. Aplikasi apa saja yang digunakan?
Terdapat tiga subsistem, yaitu sistem pencatatan pelaporan pendataan keluarga (MDK), sistem pelayanan kontrasepsi, dan sistem pengendalian lapangan (SR). Adapun aplikasi pendukung digunakan pada data wilayah dan manajemen user yang dipakai untuk ketiga aplikasi sebelumnya. 3. Bagaimana performa aplikasi SR dan MDK saat ini?
- Belum cukup baik karena masih banyak kendala yang ditemui, berupa akses yang lambat bahkan ketika di kantor. Selain itu, sering ada kesalahan output, yang berdampak dari perilaku yang seharusnya tidak boleh
dilakukan seperti penghapusan klinik, penghapusan user, dan perubahan wilayah yang dilakukan tanpa aturan yang jelas dan belum diketahui solusi yang harus dilakukan.
- Tidak terdapat informasi yang jelas dari programmer. Setiap bulan selalu ditemukan tabulasi yang tidak seusai antara tabel satu dengan tabel yang lain.
- Tidak ada dokumen dasar untuk digunakan sebagai panduan pengguna serta acuan bersama. Saat ini, pencatatan sistem hanya bersifat
konvensional sehingga dapat menimbulkan perbedaan persepsi antar operator/programmer yang mengerjakan. Pergantian petugas juga menyebabkan adanya perbedaan informasi.
Secara struktural tidak ada, karena strukturalnya langsung kepada jenis pekerjaan bukan pada jenis aplikasi yang dipakai. Tidak ada batasan yang jelas antar pengguna aplikasi.
5. Bagaimana prosedur yang dilakukan untuk kebutuhan update system? Berdasarkan pada kenyamanan dan keamanan yang dirasakan oleh user di tingkat propinsi dan kabupaten. Sudah terdapat juga SOP yang mengatur prosedur tersebut, tetapi perbaikan yang diminta tersebut tidak dapat langsung diperbaiki karena tidak adanya perhitungan biaya perawatan untuk mengatasi kendala tersebut sehingga tidak dapat cepat teratasi
6. Adakah formalitas yang dilakukan ketika melakukan pertukaran data? Data yang dikelola ada yang diterbitkan bulanan dan tahunan. Selama data tersebut sudah dipublish, maka SOP tidak lagi berlaku. Ketika data sedang entry/diinput data tersebut tidak boleh diakses oleh user lainnya.
7. Apakah proses audit juga dilakukan di lingkungan?
Belum dilakukan audit untuk data, karena sudah dilakukan oleh inspektorat terkait. Akan tetapi, sudah dilakukan upaya untuk meningkatan cakupan (penambahan user) dan intensitas data.
8. Pada saat pembangunan IT Blueprint, apa ditlaptik terlibat di dalamnya? Seluruh komponen dilibatkan saat pembuatan blueprint di tahun 2006, tetapi IT blueprint di tahun 2011 tidak dilibatkan.
9. Apa sistemnya sudah satu platform? Saat ini masih belum.
Transkrip Wawancara 5
Nama Narasumber: Ibu Hartatik Sulistyoningsih
Jabatan: Pranata Komputer di Lingkungan Biro Kepegawaian Komponen: Biro Kepegawaian (BIPEG)
Waktu Pelaksanaan Wawancara: 7 Juni 2013 1. Apa tupoksi dan peran BIPEG?
Tupoksi: memberikan pelayanan prima terhadap ketersediaan data pegawai, diantaranya daftar riwayat hidup. Update kepegawaian harus update dalam data kepegawaian
Peran: memperbaharui data kepegawaian dalam simpeg aplikasi kepegawaian untuk nantinya dipertimbangkan dalam Baperjakat (badan pertimbangan jabatan dan pangkat), demi kemajuan karier dari setiap pegawai.
2. Bagaimana struktur administrasi di BkkbN?
Struktur organisasi: kepala (eselon1) membawahi eselon 2 (ada 29 eselon2). Eselon 2 membawahi eselon 3 dan 4, kemudian baru staf. Setiap eselon 2, harus membawahi 2 staf/analis, yang fungsinya untuk mendukung kinerja dari eselon 4. Selain itu ada pejabat fungsional khusus, yaitu widyaiswara (ada di daerah dan di pusat/PULAP), peneliti di PUSDU dan PUSNA, auditor di IRTAMA, analis kepegawaian di BIPEG, pranata kepegawaian di
DITTIFDOK, arsiparis, dan pustakawan di DITTIFDOK, di statisisi serta pranata humas.
3. Aplikasi apa saja yang digunakan?
Untuk absensi, simpeg, dan untuk link ke BKN, yaitu SAPK (Sistem Aplikasi Layanan Kepegawaian) untuk kenaikan pangkat dan pesiun. Selain itu ada rekruitment dan MRF (moderator feedback)
4. Bagaimanakah pengambilan kebijakan berjalan?
Untuk pengambilan kebijakan sudah terdapat SOP. Untuk kebijakan tertulis, bisa dilihat dari data terlampir.
5. Bagaimana pemanfaatan TIK di lingkungan BIPEG?
Saat ini menggunakan integrasi sistem dari seluruh direktorat, tapi
penggunaan TIK baru mulai digunakan. Aplikasi kepegawaian yang terbaru belum digunakan oleh setiap orang, tetapi untuk MRF sudah digunakan oleh setiap orang.
6. Bagaimana status tenaga kerja TI?
Di DITTIFDOK masih ada yang outsourcing (terutama untuk jaringan, aplikasi data)
7. Penerapan standar apa saja yang dilakukan? Belum ada standar/ISO yang diterapkan. 8. Bagaimana manajemen sdm di BkkbN?
Terdapat pelatihan kompetensi, untuk persiapan kenaikan jabatan yang dilakukan oleh pihak ketiga
9. Apa ada tenaga ahli TI yang berada di lingkungan BIPEG? Terdapat pranata komputer 2 orang.
10. Bagaimana sistem mutasi yang dilakukan pada pegawai?
Dilakukan tergantung pada kebutuhan, misalnya saat ada yang pensiun dan itu harus melalui sistem yang telah diatur pada baperjakat.
11. Apakah perekrutan tenaga TI memiliki persyaratan harus memiliki latar