BAB 5 ANALISIS
5.1. Hasil Pengumpulan Data
Peneliti mendapatkan dua tipe data, yaitu data hasil wawancara dan data hasil kuesioner.
5.1.1. Data Wawancara
Wawancara yang dilakukan peneliti berfungsi sebagai bahan tambahan untuk analisis kondisi yang saat ini terjadi di BkkbN. Pertanyaan yang diajukan saat wawancara mewakili secara umum empat domain fundamental dari Strategic Alignment Model Venkatraman dan juga enam kriteria dari Strategic Alignment Maturity Model Luftman. Hal tersebut dilakukan agar dapat melihat bagaimanakah konsep dan arah manajemen strategis yang dimiliki oleh BkkbN. Peneliti menjabarkan hal tersebut menjadi 58 buah pertanyaan yang ditanyakan kepada enam orang responden. Responden ini dipilih setelah peneliti melakukan observasi langsung selama kurang lebih dua tahun, dan responden juga dipilih berdasarkan kapabilitas yang mereka miliki terkait tugas pokok fungsinya masing-masing. Berikut ini adalah rangkuman dari wawancara tersebut. Keenam responden ini berasal dari Direktorat Teknologi Informasi dan Dokumentasi (DITTIFDOK), Direktorat Pelaporan dan Statistik (DITLAPTIK), Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kependudukan dan Keluarga Berencana (PULAP), Biro Perencanaan (BIREN), dan Biro Kepegawaian (BIPEG).
5.1.1.1. Wawancara dengan Bapak Sjafrul – DITTIFDOK
Bapak Sjafrul adalah Kepala Sub Direktorat Pengembangan Sistem Aplikasi dan Bank Data di Direktorat Teknologi Informasi dan Dokumentasi. Beliau bertanggung jawab terhadap pengembangan sistem aplikasi di lingkungan BkkbN. DITTIFDOK selama ini dipandang sebagai service center di BkkbN. Karena secara umum, BkkbN telah memandang TI sebagai support untuk proses
bisnis organisasinya. Data primer sebagai bahan olahan yang digunakan BkkbN sehingga dapat menghasilkan informasi yang disebar ke masyarakat sebagian besar bersifat realtime dan reliable. Namun, data informasi dukungan seperti data keuangan, perbekalan, dan data alat kontrasepsi saat ini masih belum sebaik data primer yang tersebut sebelumnya. Sudah adanya standard operational procedure (SOP) apabila ada suatu komponen ingin meminta DITTIFDOK membantu komponen tersebut. Saat ini basis data yang dimiliki BkkbN belum terpadu secara keseluruhan, namun rencana untuk memadukan basis data tersebut telah ada. Masalah yang sering muncul terkait TI dalam menunjang proses bisnis organisasi adalah adanya perputaran SDM BkkbN yang cukup cepat di tingkat provinsi, dimana sumber data yang dibutuhkan berada di tingkat provinsi. Kurangnya pelaksanaan transfer knowledge dinilai sebagai salah satu alasan hal ini terjadi. Pimpinan BkkbN mendukung pengembangan TI secara penuh. Pengukuran kinerja DITTIFDOK sudah sering dilakukan dengan adanya balance score card. Selain itu dengan adanya survey kepuasan pelanggan terhadap layanan TIK juga menjadi salah satu cara mengukur kinerja DITTIFDOK, baik dari internal BkkbN maupu eksternal. Sayangnya pengukuran investasi TI belum pernah dilakukan di BkkbN.
5.1.1.2. Wawancara dengan Bapak Hermansyah – DITTIFDOK
Bapak Hermansyah adalah Kepala Sub Direktorat Infrastruktur Teknologi Informasi di Direktorat Teknologi Informasi dan Dokumentasi. Seluruh kegiatan terkait peremajaan, pengaturan, dan pengembangan infrastruktur merupakan tanggung jawab beliau. BkkbN saat ini sudah memiliki TI Master Plan berupa Dokumen Cetak Biru Teknologi Informasi. Namun belum pernah dilakukan pengukuran kesesuaian terhadap Renstra yang dimiliki BkkbN. Sejauh ini apabila dilihat dari azas pemakaian, menurut beliau sudah inline dengan apa yang ingin dicapai, contohnya dari penggunaan fasilitas video conference. Penganggaran TI di BkkbN selama ini berasal dari kajian yang dilakukan oleh pihak internal DITTIFDOK, namun dengan bantuan partner untuk melakukan assessment sebelumnya. Menurut beliau, kemungkinan terjadinya ketidaksesuaian antara perencanaan anggaran dengan pelaksanaannya kecil. Saat ini infrastruktur TI yang ada di BkkbN masih belum sepenuhnya menunjang proses bisnis organisasi,
sebagai contoh adalah belum berjalannya disaster recovery plan (DRP). Pengadaan manajemen resiko juga diharapkan beliau akan segera diberlakukan di BkkbN. Belum adanya standar tata kelola di BkkbN saat ini terutama tata kelola TI menjadi salah satu kendala di BkkbN.
5.1.1.3. Wawancara dengan Bapak Yosrizal – DITLAPTIK
Bapak Yosrizal adalah Kepala Sub Direktorat Pengumpulan dan Pengolahan Data di Direktorat Pelaporan dan Statistik. Beliau merupakan salah satu user yang banyak menggunakan jasa DITTIFDOK secara umum, terutama untuk pembangunan sistem aplikasi dan bank data. Berdasarkan struktur organisasi, DITLAPTIK memiliki tiga sub direktorat, yaitu: subdit pengembangan sistem; subdit pengumpulan dan pengolahan; subdit analisis dan evaluasi. DITLAPTIK merupakan pengguna jasa terbesar untuk DITTIFDOK, karena aplikasi-aplikasi yang digunakan di lingkungan DITLAPTIK merupakan aplikasi yang merupakan komoditas utama dari BkkbN yang terkait dengan data keluarga, data pengguna KB, dan data-data pendukungnya. Aplikasi Stastik Rutin (SR) dan Aplikasi Pemutakhiran Data Keluarga (MDK) merupakan beberapa aplikasi yang dibangun DITLAPTIK dan DITTIFDOK bersama-sama. Secara umum, dengan adanya dua aplikasi ini sudah meningkatkan persentase masuknya data dari tingkat kabupaten di seluruh Indonesia yang sebelumnya berada di nilai <30% menjadi 70%. Namun kinerja kedua aplikasi ini dinilai masih belum cukup baik karena banyaknya kendala yang ditemui. Hal ini kemungkinan terjadi karena kurangnya dokumentasi teknis yang ada. Selain itu juga adanya perbedaan persepsi antara operator dan pengembang saat membangun aplikasi ini. Tidak seperti BIPEG yang memiliki pranata komputer, DITLAPTIK tidak memiliki staf TI sendiri untuk mendukung lingkungannya. Sehingga apabila ada suatu masalah yang muncul, harus dikomunikasikan langsung ke DITTIFDDOK sebagai penanggung jawab pengembangan aplikasi dengan mengikuti SOP yang telah ditetapkan sebelumnya.
5.1.1.4. Wawancara dengan Bapak Made – PULAP
Bapak Made adalah Kepala Sub Bidang Evaluasi dan Pelaporan di Pusat Pendidikan dan Pelatihan Kependudukan dan Keluarga Berencana. Beliau merupakan salah satu pencetus adanya Sistem aplikasi diklat (SIDIKA). SIDIKA
itu sendiri merupakan satu-satunya aplikasi yang berjalan dengan baik di lingkungan PULAP saat ini. Selain SIDIKA, ada sistem e-learning yang sedang dikembangkan lagi oleh PULAP dan dibantu oleh DITTIFDOK. Selain itu PULAP juga sedang dalam tahap konsep untuk pembangunan sistem e-office. Selama ini, apabila PULAP ingin mengembangkan sebuah sistem, PULAP mematangkan konsep dan proses yang akan dibangun di sistem itu beserta gambaran input dan output yang akan dihasilkan. Dengan berkoordinasi bersama DITTIFDOK, PULAP sudah mengerti posisi dari DITTIFDOK sebagai penanggung jawab dan pelaksana pengembangan teknologi informasi di lingkungan BkkbN. Peran TI di BkkbN sudah memasuki tahap baru sejak tahun 2006. Kepala BkkbN saat itu menggalakkan bahwa para pegawai BkkbN harus membudayakan kerja dengan menggunakan komputer. Penggunaan sumber daya TI di lingkungan BkkbN pun sudah terjadi peningkatan yang signifikan. Sarana yang disediakan DITTIFDOK tergolong sudah canggih dan lengkap, namun apabila dilihat tingkat pemanfaatannya masih belum maksimal. Support TI di BkkbN menurut beliau sudah cukup baik karena pelayanan DITTIFDOK dari tingkat eselon 2 sampai tingkat staff sudah baik. Namun ada satu hal yang dirasa oleh Bapak Made kurang nyaman. Beliau masih belum tertarik membuka website BkkbN. Satu-satunya alasan untuk membuka website BkkbN hanya untuk mengakses email BkkbN yang bahkan jarang disebar oleh beliau kepada orang lain.
5.1.1.5. Wawancara dengan Bapak Baihaqi – BIREN
Bapak Baihaqi adalah Kepala Sub Bagian Perencanaan Program Pengendalian Penduduk, Keluarga Berencana dan Keluarga Sejahtera pada BIREN. Sebelum pindah ke Biro Perencanaan, beliau adalah salah seorang staff di DITTIFDOK, sehingga beliau telah mengetahui permasalahan nyata yang ada di BkkbN terkait teknologi informasi. BkkbN memiliki struktur organisasi yang besar, ada 29 komponen di BkkbN Pusat dan perwakilan di setiap provinsinya. Peran TI di lingkungan BIREN sebenarnya tinggi, namun sampai saat ini data basis yang dimiliki BkkbN masih belum terpadu, sehingga masih adanya kekhawatiran apabila menggunakan sistem informasi yang ada. Pola perencanaan pelatihan staf TI di BkkbN sejauh ini masih belum ada, jadi setiap staf TI lebih
banyak belajar secara swadaya demi menopang fungsi kerja mereka masing-masing. Manajemen proyek yang ada saat ini di BkkbN sudah cukup baik, terutama dari segi anggaran. Proses perencanaan di BkkbN pada dasarnya merujuk ke RPJMN yang berlaku lima tahunan. Setelah perencanaan di tingkat BkkbN sudah rampung, untuk pengajuan anggaran akan ditujukan kepada KEMENKEU. Masalah yang ada saat ini adalah saat pembangunan IT Blueprint, anggota yang ikut serta dalam perancangannya bukanlah manajemen tingkat atas sehingga pada saat pelaksanaan masih banyak kekurangan yang harus dihadapi. 5.1.1.6. Wawancara dengan Ibu Ning – BIPEG
Ibu Ning adalah seorang Pranata Komputer di lingkungan Biro Kepegawaian. Penanganan masalah terkait teknologi informasi di lingkungan Biro Kepegawaian merupakan tanggung jawab beliau. Tupoksi BIPEG adalah memberikan pelayanan prima terhadap ketersediaan data pegawai, antara lain daftar riwayat hidup. Secara struktural, Kepala BkkbN membawahi 29 Eselon 2. Setiap Eselon 2 setidaknya harus memiliki 2 staf/analis yang fungsinya untuk mendukung kinerja dari Eselon 4. Selain itu ada juga pejabat fungsional khusus seperti Widya Iswara, Peneliti, Auditor, Analis Kepegawaian, Pranata Kepegawaian, Arsiparis, Pustakawan, Statisisi, Pranata Humas, serta Pranata Komputer. Adanya Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG), Sistem Aplikasi Layanan Kepegawaian (SAPK) yang tersambung dengan BKN untuk mengakses informasi terkait kenaikan pangkat dan pensiun, dan Multi Rater Feedback (MRF) sejauh ini sudah membantu BIPEG menjalankan tupoksinya terhadap BkkbN. Menurut data yang ada di BIPEG, saat ini DITTIFDOK menggunakan tenaga outsourcing, terutama untuk bagian infrastruktur. Tingkat mutasi yang umumnya tinggi di badan pemerintahan juga berlaku di BkkbN. Khusus untuk perekrutan tenaga TI, persyaratan khusus minimal S1 di bidang Ilmu Komputer/Teknik Informatikan berlaku di BkkbN, karena saat ini pranata komputer masih sedikit. 5.1.2. Data Kuesioner
Kuesioner dibangun berdasarkan 37 atribut kemapanan keselarasan pada SAMM Luftman. Setelah kuesioner dibuat dan disesuaikan dengan kondisi organisasi BkkbN oleh peneliti, kuesioner diujicoba oleh satu orang calon responden sehingga peneliti mendapatkan umpan balik terkait tingkat pemahaman
calon responden tersebut agar calon responden lainnya tidak terlalu sulit memahami esensi dari pertanyaan yang diberikan.
Kuesioner yang telah diperbaiki dibagikan kepada 21 responden dari beberapa pihak yang telah diwawancarai sebelumnya ditambah beberapa orang yang dinilai DITTIFDOK sebagai user dari DITTIFDOK di BkkbN. Tingkatan struktural yang dimiliki responden kuesioner juga beragam. Mulai dari tingkat Eselon 2, sampai tenaga fungsional seperti pranata komputer. Para responden berasal dari 5 komponen vital yang berada di BkkbN, antara lain: DITTIFDOK, DITLAPTIK, BIPEG, PULAP, dan BIREN. Pertanyaan dan tabulasi hasil kuesioner secara lengkap dapat dilihat pada bagian lampiran.