AMANAH SUMPIUH
4.2. Analisis Sistem
Dari proses identifikasi masalah tersebut ditemukan mengenai bagaimana keadaan rumah sakit yang sebenarnya, kemudian penyebab terjadinya masalah dan potensi akan adanya masalah baru jika sistem yang digunakan tidak diperbaiki. Dalam tahap analisis sistem ini, penulis ingin memperbaiki sistem yang merupakan integrasi prosedur yang dapat mengatasi masalah-masalah yang terjadi dan menghilangkan potensi masalah-masalah yang diakibatkan oleh sistem lama.
4.2.1. Kurang adanya pengendalian dalam prosedur penerimaan kas. Masalah ini diakibatkan oleh dua hal utama, yaitu masalah teknis pencatatan penerimaan dan masalah fungsi yang menjalankan transaksi penerimaan kas.
133 Untuk penyebab pertama dapat diselesaikan dengan penggunaan nomor identitas pasien yang dibuatkan oleh pihak rumah sakit untuk digunakan secara paten bagi tiap pasien yang datang. Hal itu dapat dilakukan pada awal pendaftaran pasien rumah sakit. Prosedurnya adalah sebagai berikut:
Calon pasien diminta untuk melakukan pendaftaran di bagian pendaftaran. Bagian pendaftaran akan mencatat data pasien dalam database pasien, yang kemudian akan dibuatkan kartu pasien RS. KIA AMANAH. Pada kartu pasien tersebut tertera nomor rekam medik (No. RM), nama pasien, umur pasien, nama suami/ ayah, pekerjaan dan alamat. Kartu pasien tersebut dapat digunakan oleh pasien untuk berobat dan penggunaan fasilitas kesehatan yang disediakan oleh pihak RS. KIA AMANAH. Dengan adanya kartu pasien, maka diharapkan tidak lagi terjadi pencatatan berulang dan kesalahan pencatatan bagi setiap pasien, karena tiap pasien memiliki nomor rekam medik masing-masing. Setelah petugas bagian pendaftaran mencatat identitas pasien dengan memasukkan dalam database pasien, bagian pendaftaran juga akan mencetak dokumen rekam medik (Dok. RM). Dokumen rekam medik ini akan didistribusikan ke poli yang menjadi tujuan pasien, baik itu poli yang menangani pasien rawat jalan atau poli untuk pasien rawat inap.
135 Penyebab kedua adalah prosedur penerimaan kas yang hanya dilakukan oleh satu bagian saja, yaitu bagian administrasi, sehingga tidak ada pengendalian. Penyebab ini dapat diatasi dengan adanya pemisahan tugas dalam penerimaan pendaftaran dan penerimaan kas. Prosedur penerimaan pendaftaran dilakukan oleh bagian pendaftaran. Bila dianalogikan dengan penerimaan kas tunai pada penjualan barang, bagian pendaftaran dianalogikan sebagai bagian penjualan. Tugas bagian pendaftaran ini adalah menerima pendaftaran pasien baik pasien rawat jalan (pasien poli) dan pasien rawat inap (pasien UGD). Pasien baru akan melakukan pendaftaran untuk mendapatkan kartu pasien dan dokumen Rekam Medik (RM), sedangkan pasien lama menyerahkan kartu pasien untuk mendapatkan dokumen RM yang diarsip pihak rumah sakit. Bagian pendaftaran akan mendistribusikan dokumen RM ke poli yang dituju oleh pasien. Untuk pasien rawat inap, akan didistribusikan pula dokumen pendukung rawat inap berupa Surat Penyataan Persetujuaan Tindakan Operasi/ Perawatan/ Pengobatan/ Tindakan Medik Lain (Informed Consent), Pernyataan Persetujuan Tindakan Medik (Rawat Inap) (PPTM), Persetujuan Pertanggungjawaban Administrasi (PPA), dan Perjalanan Penyakit Perintah Dokter dan Pengobatan (PPPDP). Setelah dokter menginput tindakan dan resep, oleh bagian administrasi dihitung jumlah biaya perawatan dan pasien dapat melakukan pembayaran
136 dibagian kasir dengan menunjukkan kartu pasien. Dari sini diketahui proses pendaftaran pasien ini dilakukan oleh dua fungsi yang dapat saling mengendalikan. Selain itu, bagian administrasi berfungsi sebagai kontrol terhadap transaksi yang terjadi di bagian pendaftaran dan bagian kasir. Fungsi kontrol itu terjadi ketika bagian administrasi memproses daftar pasien yang datang dengan rincian tindakan dan resep yang dilakukan oleh dokter/ bidan.
4.2.2. Pencatatan dan pelaporan keuangan tidak memperhatikan nomor urut yang telah dibuat dan ditulis pada buku administrasi selaku catatan penerimaan kas. Nomor urut tersebut didapat dari kartu pasien maupun dari buku pendaftaran.
Pencatatan dan pelaporan keuangan yang dilaporkan oleh satu fungsi saja mengakibatkan tidak adanya pengendalian terhadap
137 transaksi-transaksi yang terjadi. Sehingga fungsi akuntansi tidak dapat melakukan cek ulang terhadap transaksi yang dilaporkan. Jika fungsi pendaftaran dan fungsi kas memberikan laporan masing-masing ke fungsi akuntansi, maka fungsi akuntansi dapat melakukan pemeriksaan adakah kesalahan pencatatan atau kesalahan lain yang diakibatkan oleh transaksi-transaksi pendaftaran.
4.2.3. Dapat terjadi kecurangan dan kesalahan oleh bagian administrasi yang disini bertindak pula sebagai bagian pendaftaran, bagian kasir dan bagian keuangan, pada catatan dan laporan keuangan harian yang diserahkan ke pemilik yayasan selaku pimpinan dan fungsi akuntansi dalam organisasi di Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH.
Dengan adanya dua buah fungsi yang dilalui oleh sebuah transaksi, maka kecurangan dan kesalahan dapat diredam. Seperti dibentuknya fungsi penerimaan, fungsi penagihan dan pengarsipan, fungsi kas dan fungsi akuntansi yang masing-masing terpisah untuk menjalankan tugas dan fungsinya sendiri-sendiri.
4.2.4. Peningkatan jumlah pasien tentunya berdampak pada peningkatan jumlah penerimaan kas yang terjadi. Peningkatan jumlah pasien akan sulit dinilai karena database yang ada tidak mendukung adanya penilaian kenaikan pasien. Begitu juga peningkatan jumlah
138 transaksi penerimaan kas akan sulit dinilai karena cara yang ada tidak mendukung adanya penilaian kenaikan transaksi yang terjadi. Pada dasarnya pengelolaan data tidak selamanya harus dengan menggunakan komputer, bisa saja secara manual atau gabungan dari kedua cara tersebut, yaitu manual dan komputerisasi (semi terkomputerisasi). Dengan menggunakan sistem terkomputerisasi ini bertujuan meringankan beban administrasi, baik dari banyaknya tumpukan kertas, lamanya proses dan sulitnya perhitungan. Belum lagi bila kita dapat memanfaatkan nomor identitas pasien, akan memudahkan dalam melakukan perhitungan secara periodik peningkatan jumlah pasien sekaligus peningkatan jumlah transaksi, sehingga dapat membantu dalam proses evaluasi tingkat kinerja sistem akuntansi penerimaan kas tiap periodenya. Yang tentunya akan menjadi sebuah proses efisiensi dan efektifitas pelaksanaan yang berhubungan dengan pencatatan, perhitungan dan pelaporan.
139