AMANAH SUMPIUH
4.1. Identifikasi Masalah
4.1.1. Investigasi Awal
4.1.1.2. Pencatatan dan pelaporan penerimaan kas tidak memperhatikan nomor register yang telah dibuat di buku memperhatikan nomor register yang telah dibuat di buku
register dan nomor identitas pasien yang ditulis pada kartu pasien dan buku pendaftaran. Sistem pencatatan penerimaan kas di RS. KIA AMANAH sebenarnya menyediakan sebuah cara sederhana yaitu membuat sebuah pencatatan dalam bentuk kolom – kolom yang membentuk suatu tabel. Di salah satu kolom tersebut disediakan sebuah kolom khusus, disebut kolom nomor, yang seharusnya dapat digunakan sebagai sarana untuk memaksimalkan fungsi nomor register dan nomor identitas pasien (No. ID pasien) dalam buku penerimaan kas sebagai alat pengendalian yang sah.
Namun hal tersebut tidak dipergunakan secara maksimal dalam sistem pencatatan penerimaan kas. Dari kejadian ini ada beberapa penyebab terjadinya kesalahan tersebut, yaitu:
a. Pencatatan data administrasi pasien dan penerimaan kas masih bersifat manual, namun tidak rapi dalam
123 proses pelaksanaannya. Catatan mengenai rincian biaya yang harus dibayar oleh pasien terkadang tidak dicatat langsung pada buku penerimaan kas, tetapi di catat pada kertas-kertas kecil dan bahkan tanpa otorisasi. Apalagi saat ini nominal transaksi penerimaan kas yang terjadi di RS. KIA AMANAH cukup besar. Sungguh besar kemungkinan untuk bisa terjadi kesalahan apabila tidak berhati-hati saat penginputan data transaksi penerimaan kas. Karena pencatatan yang tidak memperhatikan no.register atau no. urut tercetak pada kartu pasien dan buku pendaftaran, hanya menggunakan data nama pasien, akan sangat besar kemungkinan terjadi pencatatan ganda.
b. Pencatatan dan pelaporan penerimaan kas dilakukan oleh seorang asisten dokter (perawat), yang sebenarnya dapat dikatakan tidak memiliki pengetahuan yang memadai mengenai bidang akuntansi khususnya dalam hal sistem akuntansi penerimaan kas. Bagian administrasi seharusnya dikerjakan oleh karyawan yang memiliki kemampuan yang memadai dan mengenal betul
124 bagaimana manajemen keuangan rumah sakit berjalan. Pasien 1.0 Mencatat Identitas Pasien 2.0 Membuat KP, KSP & Formulir Adm. 3.0 Membuat Rincian Biaya 4.0 Menagih Biaya Rumah Sakit 5.0 Membuat Kuitansi 6.0 Menerima & Mencatat Pembayaran 7.0 Menyetorkan Uang Pemilik Pendaftaran/ Registrasi Data Pasien KSP & Formulir Adm. Kartu Pasien Uang & Rincian Biaya Rincian Biaya Kuitansi & Rincian Biaya Uang & Buku Administrasi Uang Uang & Buku Administrasi BAGIAN ADMINISTRASI Keterangan: KP : Kartu Pasien KSP : Kartu Status Pasien Formulir Administrasi dapat berupa:
Informed Consent : Surat Pernyataan Persetujuan Tindakan Operasi/ Perawatan/ Pengobatan/ Tindakan Medik Lain
PPTM : Pernyataan Persetujuan Tindakan Medik (Rawat Inap) PPA : Persetujuan Pertanggungjawaban Administrasi PPPDP : Perjalanan Penyakit Perintah Dokter dan Pengobatan RBP : Rincian Biaya Persalinan
SKO : Surat Keterangan Opname
RB : Rincian Biaya Pemakaian Obat-obatan dan Material
Buku Administrasi
Gambar 4-1. Diagram Sistem Penerimaan Kas Pada Rumah Sakit Khusus Ibu dan Anak AMANAH
126 4.1.2. Potensi Masalah
Tujuan utama adanya observasi sistem lama adalah untuk mengetahui kondisi di dalam rumah sakit saat ini, sehingga dapat dilakukan evaluasi dan menentukan masalah yang dihadapi, dalam hal ini sistem penerimaan kas di RSKIA AMANAH. Prosedur administrasi yang sederhana mudah dan cepat merupakan salah satu peningkatan pelayanan kepada pasien. Pelayanan pada proses pendaftaran pasien sangat perlu diperhatikan, semakin cepat dalam mencari data pasien lama maupun pendaftaran bagi pasien baru akan berpengaruh besar terhadap cepatnya layanan medis yang diinginkan oleh pasien hingga pasien melakukan pembayaran pada bagian kasir. Bagi pihak rumah sakit, pembuatan laporan administrasi pada shift-shift yang ada memerlukan waktu yang lama pula. Hal ini dikarenakan proses pencatatan pembayaran yang dilakukan oleh pasien dicatat dalam buku.
Rumah sakit tersebut memiliki banyak pasien namun dalam sistem manajemen penerimaan kas masih menggunakan sistem pencatatan manual, dimana seluruh data-data mengenai pasien dicatat dan disimpan dalam buku-buku catatan rumah sakit dan proses pembayaran masih dicatat secara manual sehingga membutuhkan waktu lama untuk pencarian data pasien dan perekapan administrasi pembayaran. Pada mulanya hal itu bukanlah suatu masalah bagi pihak rumah sakit, namun disaat jumlah pasien per
127 harinya semakin banyak maka pihak rumah sakit saat ini mulai merasa kewalahan dalam mengatur data-data mengenai pasien dan administrasi keuangannya.
Potensi-potensi masalah lain yang dapat timbul, antara lain:
1. Jumlah piutang jasa yang tidak tertagih karena minimalnya kontrol atas saldo kas yang kurang baik, sehingga sering terjadi kekurangan uang kas pada saat dibutuhkan. Penanganan piutang yang tidak efektif dapat menyebabkan banyak terjadi piutang tak tertagih.
2. Potensi dalam terjadinya kehilangan penerimaan kas cukup tinggi karena tingkat kesalahan dalam pembuatan catatan dan laporan keuangan secara manual cukup tinggi. Akibatnya catatan maupun laporan yang dibuat dapat menyesatkan pengambilan keputusan. Belum lagi lamanya laporan dibuat atau terlambat, sehingga memperlambat pengambilan keputusan oleh pihak manajemen.
3. Tidak tertatanya fungsi penerimaan kas karena susunan organisasi tidak teratur akan menyebabkan bagian keuangan kesulitan dalam mendeteksi pasien mana yang melakukan pembayaran dan penyajian laporan kepada direktur tidak tepat waktu. Belum lagi apabila ada kecurangan-kecurangan disengaja dapat menyebabkan tidak amannya harta kekayaan yang dimiliki rumah sakit dan kebenaran data
128 menjadi kurang terjamin. Kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja pun dapat menyebabkan kebenaran dari data penerimaan kas kurang terjamin.
Berdasarkan permasalahan tersebut, maka RSKIA AMANAH membutuhkan suatu sistem informasi akuntansi penerimaan kas yang tepat. Agar dalam sistem penerimaan kasnya tidak terjadi peristiwa-peristiwa seperti adanya keluhan dari pasien, laporan yang tidak tepat waktu, isi laporan yang sering salah, ketidakberesan kas, waktu kerja yang berlebihan karena harus dua kali kerja dalam mencatat dan kegiatan yang tumpang tindih, serta file-file yang kurang teratur.
4.1.3. Analisis Kelemahan pada Sistem Lama di RSKIA AMANAH