BAB VII APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN
7.1 Aplikasi Siklus Pendapatan
Menurut Bodnar (2006) siklus pendapatan adalah suatu kejadian yang berkaitan dengan distribusi barang dan jasa kepada entitas lainnya dan mengumpulkan atau berkaitan dengan pembayaran. Dan menurut Romney dan Steinbart (2003) siklus pendapatan diartikan sebagai proses mengulang satu kesatuan aktivitas bisnis dan berkaitan dengan pemrosesan informasi operasi yang dihubungkan dengan penyediaan barang dan jasa kepada pelanggan dan mengumpulkan kas dalam pembayaran dari penjualan tersebut. Sedangkan menurut Hall (2006) siklus pendapatan siklus yang menukarkan langsung dari produk akhir dan jasa menjadi kas dalam satu kali transaksi penjual dengan pembeli.
Dari definisi tersebut dapat dijelaskan siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi yang terkait dan berulang-ulang dalam menyediakan barang dan jasa kepada para pelanggan, serta menagih kembali kepada para pelanggan dari penjualan-penjualan tersebut sebagai kas. Tujuan utama siklus ini adalah menyediakan barang tepat pada waktu dan tepat tempat, serta dengan harga yang sesuai. Siklus Pendapatan dijelaskan berupa Diagram Konteks dari Diagram Arus Data-DAD.
PEMBAHASAN MATERI
108
Gambar 16 Diagram Konteks Siklus Pendapatan Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan :
Terdapat empat aktivitas dasar dalam Siklus Pendapatan; entri pesanan penjualan, pengiriman, penagihan, dan penagihan kas.
1. Entri Pesanan Penjualan (Aktivitas 1)
Menurut Mulyadi (2002), sistem aplikasi pemrosesan order penjualan adalah kegiatan yang dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan. Dan tujuan sistem aplikasi pemrosesn order penjualan adalah untuk menarik pelanggan memberikan bantuan kepada pelanggan untuk memilih barang dan jasa yang dibutuhkan, menyerahkan barang secara optimal dan menagih dengan tingkat akurasi dan kecepatan yang tinggi (Nugroho Wijayanto, 2001), sedangkan menurut James A. Hall (2001) tujuan sistem aplikasi pemrosesan order penjualan adalah untuk mengungkapkan informasi – informasi penting seperti nama, alamat pelanggan, rekening pelanggan, nama, nomor dan keterangan barang yang dijual.
109
Bagian pesanan penjualan bertanggung jawab atas proses entri pesanan penjualan. Fungsi entri pesanan penjualan mencakup tiga aktivitas utama, yaitu :
• Mengambil pesanan dari pelanggan
• Memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan
• Memeriksa ketersediaan persediaan
Pesanan pelanggan dapat diterima dengan berbagai cara, misalnya di toko, melalui surat, melalui telepon, melalui web site, atau melalui tenaga penjualan di lapangan. Bagaimanapun data pesanan pelanggan diterima pada awalnya, merupakan hal yang penting bahwa semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan tersebut dikumpulkan dan dicatat secara akurat.
Oleh sebab itu, pemeriksaan edit berikut ini harus dilakukan untuk memastikan akurasi yang menyeluruh:
- Pemeriksaan validitas, Uji kelengkapan - Uji kewajaran
- Persetujuan kredit
- Otorisasi umum, Batas kredit - Otorisasi khusus:Pemeriksaan batas
Langkah berikutnya adalah, menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut. Selanjutnya Internally generated documents produced by sales order entry:
- Pesanan penjualan - Slip pengepakan
- Kartu pengambilan barang
Memeriksa ketersediaan persediaaan dilakukan agar dapat menginformasikan kepada pelanggan mengenai perkiraan tanggal pengiriman. Apabila tersedia cukup banyak persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, maka pesanan penjualan tersebut dilengkapi kemudian dilakukan pemberitahuan kepada pelanggan dan bagian pengiriman, pengawasan persediaan, dan bagian penagihan.
2. Pengiriman (Aktivitas 2)
110
a. Warehouse workers are responsible for filling customer orders by removing items from inventory.
b. Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan informasi:
Menentukan metode pengiriman.
in-house
outsource
c. Dokumen, catatan, dan prosedur:
Kartu pengambilan printed by the sales order entry triggers the shipping process and is used to identify which products to remove from inventory.
Jumlah phisik dibandingkan dengan kuantitas pada kartu pengambilan dan slip pengepakan.
Beberapa tempat pemeriksaan dibuat dan dokumen pengiriman dipersiapkan.
3. Penagihan dan Piutang Usaha (Aktivitas 3)
Aktivitas penagihan adalah aktivitas pemrosesan informasi dari entri pesanan penjualan dan aktivitas pengiriman. Hal ini
membutuhkan informasi identifikasi dan jumlah barang yang dikirim dari bagian pengiriman dan informasi mengenai harga dan syarat khusus penjualan lainnya dari bagian penjualan.
a. Dua aktivitas yang dilakukan pada stage siklus pendapatan ini adalah:
Invoicing customers
Maintaining customer accounts b. Jenis sistem penagihan:
Dalam sistem setelah penagihan, faktur dipersiapkan setelah confirmasi bahwa barang-barang dikirim.
Dalam sistem pra penagihan, faktur dipersiapkan (tetapi tidak dikirim) sesegera pesanan disetujui.
c. Persediaan, piutang dagang, dan file buku besar diperbaharui pada waktu ini.
d. Metode-metode pengurusan piutang dagang:
1. Metode faktur terbuka
2. Metode pembayaran gabungan
111
e. Untuk memperoleh aliran penerimaan kas yang lebih seragam, banyak perusahaan menggunakan proses yang disebut Penagihan berdaur.
4. Penagihan Kas (Aktivitas 4)
Penagihan kas merupakan aktivitas terkhir pada pada siklus pendapatan.
Petugas bagian penagihan mempersiapkan daftar pengiriman uang (remittance list), yaitu dokumen yang yang mengidentifikasikan nama dan jumlah semua kiriman uang pelanggan dan mengirimkan salinannya ke bagian piutang usaha.
1. Dua bagian yang terlibat dalam aktivitas ini adalah:
1. Kasir
2. Fungsi piutang dagang
2. Keputusan-keputusan penting dan Kebutuhan Informasi:
1. Pentingnya pengurangn pencurian kas.
2. Fungsi penagihan piutang dagang seharusnya tidak mempunyai akses phisik ke kas atau cek.
3. Fungsi piutang dagang harus mampu mengidentifikasi sumber suatu pengiriman uang dan vaktur aplikasi harus dikredit.
3. Dokumen, catatan, dan prosedur:
1. Cek diterima dan dikirim (disimpan).
2. Daftar pengiriman uang dipersiapkan dan dimasukkan secara on-line pelanggan, nomor faktur, dan jumlah setiap pembayaran.
3. The system performs a number of on-line edit checks to verify the accuracy of data entry.
7.2 APLIKASI SIKLUS PENGELUARAN
Menurut Hall (2006) definisi siklus pengeluaran adalah siklus yang merubah kas perusahaan menjadi bahan baku fisik serta sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis. Sedangkan menurut Romney dan Steinbart (2003) siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa, tujuan utamanya untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan dan
112
berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi. Dan siklus pengeluaran adalah peristiwa yang berkaitan dengan akuisisi barang dan jasa dari entitas lainnya dan penyelesaian terkait dengan hutang obligasi yang meliputi perolehan, logistik keluar dan mendukung hubungan keuangan dan akuntansi (Bodnar, 2006)
Dari penjelasan tersebut siklus pengeluaran ini merupakan rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama Siklus Pengeluaran adalah meminimasi biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi.
Dalam siklus ini, pertukaran informasi utama adalah dengan para pemasok barang (vendor). Selain itu informasi juga mengalir dari Siklus Pendapatan, Siklus Produksi, pengendalian persediaan dan berbagai bagian tentang kebutuhan untuk pembelihan barang dan bahan baku. Perhatikan pada gambar berikut:
Gambar 17. Diagram Konteks Siklus Pengeluaran
Aktivitas dasar bisnis dalam Siklus Pengeluaran ada tiga, yang sebagian merupakan kebalikan dari aktivitas yang ada pada Siklus Pendapatan, dan berbeda entitinya, kalau Siklus Pendapatan terkait dengan para pelanggan, sedangkan aktivitas pengeluaran terkait antara hubungan organisasi dengan para pemasok. Aktivitas Siklus Pengeluaran adalah; satu, memesan barang
113
(perlengkapan dan pelayanan), kedua, menerima dan menyimpan barang (perlengkapan dan pelayanan), dan ketiga adalah membayar barang (perlengkapan dan pelayanan). Aktivitas pemesanan barang merupakan kebalikan dari aktivitas entri pemesanan barang,
aktivitas penerimaan kebalikan dari fungsi pengiriman pemasok, aktivitas pembayaran barang kebalikan dari aktivitas penagihan kas.
Keputusan-keputusan penting Siklus Pengeluaran :
Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang akan ditanggung?
Pemasok manakah yang memberikan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik ?
Dimanakah persediaan dan perlengkapan akan disimpan ?
Bagaimana cara organisasi mengkonsolidasi pembelian di lintas unit untuk mendapatkan harga yang optimal ?
Bagaimana TI dapat digunakan untuk meningkgatkan baik efisiensi maupun keakuratan fungsi logistik inbound ?
Apakah tersedia cukup kas untuk memanfaatkan diskon yang diberikan oleh pemasok ?
Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas ?
Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran :
1. Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Aktivitas utama pertama dalm SiklusPengeluaran adalah memesan persediaan barang, perlengkapan, maupun pelayanan. Keputusan penting dalam aktivias awal ini adalah pengidentifikasi apa (what), kapan (where) dan berapa banyak (how much) yang akan dibeli, dan juga mengidentifikasi dari pemasok mana akan dibeli. Aktivitas ini membutuhkan pendekatan yang digunakan untuk mengelolah persediaan agar produksi berjalan lancar tanpa ada ganguan karena kekurangan persediaan Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]). Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.
114
Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :
o MRP (material requirement planning). Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan. Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan, sehingga menghasilkan persediaan barang jadi.
o JIT (just in time). Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan. Sistem JIT menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga secara nyata meniadakan persediaan barang jadi.
Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang mengidentifikasikan berikut ini :
– Peminta dan mengidentifikasi nomor barang
– Menspesifikasikan lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan – Deskripsi, jumlah barang, dan harga setiap barang yang diminta – Dan dapat berisi pemasok yang dianjurkan
– Menetukan pemasok (vendor)
Faktor-faktor apakah yang harus dipertimbangkan dalam membuat keputusan adalah
Harga, kualitas bahan baku
Dapat diandalkan dalam melakukan pengiriman
Pesanan pembelian adalah sebuah dokumen atau formulir elektronis yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk yang disebutkan dengan harga yang telah ditentukan. Pesanan pembelian juga merupakan janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak begitu pemasok menyetujuinya.
2. Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan) :
Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan.
115
Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi:
Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:
– Memutuskan apakah menerima pengiriman – Memeriksa jumlah dan kualitas barang
Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:
Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian. Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.
3. Membayar barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembayaran.
– Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar – Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran
Tujuan utang usaha adalah untuk mensahkan pembayaran hanya untuk barang dan jasa yang dipesan dan benar-benar diterima. Ada dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor :
– Sistem tanpa voucher – Sistem Voucher
Model Data Siklus Pengeluaran : Kunci arus data
1) Permohonan 2) Pemberitahuan 3) Order Pembelian 4) Nota Pembelian 5) Nota Penerimaan 6) Pengiriman 7) Nota Penerimaan 8) Laporan Penerimaan 9) Pemberitahuan Penerimaan 10) Faktur
116 11) Faktur Disahkan
12) Paket Tanda Bukti 13) Pembayaran
Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi yang terkait dan berulang-ulang dalam menyediakan barang dan jasa kepada para pelanggan, serta menagih kembali kepada para pelanggan dari penjualan-penjualan tersebut sebagai kas. Tujuan utama siklus ini adalah menyediakan barang tepat pada waktu dan tepat tempat, serta dengan harga yang sesuai.
Siklus pengeluaran ini merupakan rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama Siklus Pengeluaran adalah meminimasi biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi.
1. Jelaskan mengenai siklus pendapatan
2. Sebutkan dan jelaskan bagian – bagian yang berhubungan dengan siklus pendapatan
3. Jelaskan mengenai siklus pengeluaran
4. Sebutkan dan jelaskan bagian – bagian yang berhubungan dengan siklus pengeluaran
5. Sebutkan tiga faktor yang harus dipertimbangkan ketika memilih pemasok
6. Sebutkan 4 pengendalian terhadap ancaman pencurian persediaan
RANGKUMAN
SOAL - SOAL
117
Bodnar, H. George dan Hopwood, S. William, 2006, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kesembilan, Andi:Yogyakarta
James A. Hall, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Keempat, Salemba Empat:Jakarta
James A. Hall, 2006, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Keempat, Salemba Empat:Jakarta
Marshall B. Romney, and Paul John Steinbart, ³$FFRXQWLQJ_
,QIRUPDWLRQ_ 6\VWHPV´__ _th ed, Prentice Hall., Inc., 2003.
Mulyadi, 2002, Sistem Akuntansi, Penerbit Salemba Empat, Jakarta
Nugroho Widjajanto, 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Penerbit Erlangga, Jakarta