BAB IV PENGENDALIAN INTERNAL
4.1 Klasifikasi pengendalian
Hall dan Singleton (2007), menjelaskan bahwa aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang digunakan untuk memastikan bahwa tindakan yang tepat telah dilakukan untuk menangani berbagai risiko yang telah diidentifikasi perusahaan.
Suatu sistem pengendalian intern yang baik menurut Mulyadi (2001) harus meliputi: organisasi, sistem otorisasi dan prosedur serta praktik yang sehat.
1. Organisasi,
Fungsi pencatat biaya harus terpisah dari fungsi produksi; fungsi pencatat biaya harus terpisah dari fungsi yang menganggarkan biaya;
fungsi gudang harus terpisah dari fungsi produksi; fungsi gudang harus terpisah dari fungsi akuntansi.
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan.
Surat order produksi diotorisasi oleh kepala fungsi produksi; bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang diotorisasi oleh kepala fungsi produksi yang bersangkutan; bukti kas keluar diotorisasi oleh kepala fungsi akuntansi keuangan; daftar kebutuhan bahan dibuat oleh fungsi perencanaan dan pengawasan produksi dan diotorisasi oleh kepala fungsi produksi; daftar kegiatan produksi dibuat oleh fungsi perencanaan dan pengawasan produksi dan diotorisasi oleh kepala fungsi produksi; kartu jam kerja diotorisasi oleh kepala fungsi produksi yang bersangkutan.
3. Praktik yang Sehat
Surat order produksi, bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, bukti kas keluar, bukti memorial, bernomor urut tercetak dan penggunaannya dipertanggungjawabkan; secara periodik dilakukan rekonsiliasi kartu biaya dengan rekening kontrol biaya dalam buku besar; secara periodik dilakukan penghitungan persediaan yang ada di gudang untuk dicocokan dengan kartu persediaan.
4. Hubungan Pengendalian Intern dengan Sistem Akuntansi.
67
Prosedur pengendalian adalah kebijakan dan prosedur yang ditetapkan oleh manajer untuk mencapai tujuannya, selain dari unsur-unsur lingkungan pengendalian dan segi-segi sistem akuntansi.
STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN ADA 5 UNSUR:
1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan Pengendalian dari suatu organisasi menekankan pada berbagai macam faktor yang secara bersamaan mempengaruhi kebijakan dan prosedur pengendalian yaitu nilai – nilai etika dan integritas, komitmen terhadap kompetensi, dewan komisaris, dan komite audit, philosofy manajemen dan gaya operasional, struktur organisasi, pelimpahan wewenang dan tanggung jawab, kebijakan da praktek SDM.
2. Prosedur Pengendalian
Prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan aturan mengenai kelakuan karyawan yang dibuat untuk menjamin bahwa tujuan pengendali-an manajemen dapat tercapai.
Secara umum prosedur pengendalian yang baik terdiri dari:
a. Penggunaan wewenang secara tepat untuk melakukan suatu kegiatan atau transaksi.
Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Dengan adanya pembagian wewenang ini akan mempermudah jika akan dilakukan audit trail, karena otorisasi membatasi aktivitas transaksi hanya pada orang-orang yang terpilih. Otorisasi mencegah terjadinya penyelewengan transaksi kepada orang lain.
b. Pembagian tugas.
Pembagian tugas memisahkan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi (pencatatan). Dan suatu fungsi tidak boleh melaksanakan semua tahap suatu transaksi. Dengan pemisahan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi pencatatan, catatan akuntansi yang disiapkan dapat mencerminkan transaksi yang
68
sesungguhnya terjadi pada fungsi operasi dan fungsi penyimpanan.
Jika semua fungsi disatukan, akan membuka kemungkinan terjadinya pencatatan transaksi yang sebenarnya tidak terjadi, sehingga informasi akuntansi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya, dan sebagai akibatnya kekayaan organisasi tidak terjamin keamanannya.
c. Pembuatan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai.
Prosedur harus mencakup perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu meyakinkan adanya pencatatan transaksi dan kejadian secara memadai. Selanjutnya dokumen dan catatan yang memadai akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi.(biasanya dilakukan berdampingan dengan penggunaan wewenang secara tepat)
d. Keamanan yang memadai terhadap aset dan catatan.
Keamanan yang memadai meliputi pembatasan akses ke tempat penyimpanan aset dan catatan perusahaan untuk menghindari terjadi-nya pencurian aset dan data/informasi perusahaan.
e. Pengecekan independen terhadap kinerja.
Semua catatan mengenai aktiva yang ada harus dibandingkan (dicek) secara periodik dengan aktiva yang ada secara fisik. Pengecekkan inni harus dilakukan oleh suatu unit organisasi yang independen (selain unit fungsi penyimpanan, unit fungsi operasi dan unit fungsi pencatatan) untuk menjaga objektivitas pemeriksaan.
3. Penilaian Resiko (Risk Assesment)
Semua organisasi memiliki risiko, dalam kondisi apapun yang namanya risiko pasti ada dalam suatu aktivitas, baik aktivitas yang berkaitan dengan bisnis (profit dan non profit) maupun non bisnis. Suatu risiko yang telah di identifikasi dapat di analisis dan evaluasi sehingga dapat di perkirakan intensitas dan tindakan yang dapat meminimalkannya. Resiko perusahaan yang menerapkan sistem EDI harus mengidentifikasi ancaman – ancaman yang akan dihadapi oleh sistem tersebut yaitu:
a. Pemilihan teknologi yang tidak sesuai b. Akses sistem yang tidak diotorisasi c. Penyadapan transmisi data
69 d. Hilangnya integritas data
e. Transaksi yang tidak lengkap f. Kegagalan system
g. Sistem yang tidak kompatibel
Resiko lain yang memungkinkan terjadi sesuatu yang tidak diharapkan misalnya :
a. Perubahan keinginan konsumen b. Ancaman pesaing
c. Perubahan peraturan d. Perubahan faktor ekonomi e. Pelanggaran karyawan 4. Informasi dan komunikasi
Informasi dan komunikasi merupakan elemen-elemen yang penting dari pengendalian intern perusahaan. Informasi tentang lingkungan pengendalian, penilaian risiko, prosedur pengendalian dan monitoring diperlukan oleh manajemen dan menjamin ketaatan dengan pelaporan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku pada perusahaan. Informasi juga diperlukan dari pihak luar perusahaan. Manajemen dapat menggunakan informasi jenis ini untuk menilai standar eksternal. Hukum, peristiwa dan kondisi yang berpengaruh pada pengambilan keputusan dan pelaporan eksternal.
Akuntan harus memahami berikut ini:
a. Bagaimana transaksi diawali
b. Bagaimana data didapat dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin datau data diubah dari dokumen sumber ke bentuk yang dapat dibaca oleh mesin.
c. Bagaimana file komputer diakses dan diperbaharui
d. Bagaimana data diproses untuk mempersiapkan sebuah informasi e. Bagaimana informasi dilaporkan
5. Monitoring
Pemantauan terhadap system pengendalian akan mengidentifikasi dimana letak kelemahannya dan memperbaiki efektivitas pengendalian tersebut.
70
a. Menentukan tempat kelemahan dan memperbaiki efektivitas pengendalian
b. On going monitoring
c. Mengamati perilaku karyawan dan tanda peringatan dari sistem akuntansi.