BAB VI PENGEMBANGAN SISTEM
6.2 Perlunya Pengembangan Sistem
Sistem lama yang perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal:
1. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul dalam sistem lama,dimana permasalahan yang timbul dapat berupa:
PEMBAHASAN MATERI
93
a. Ketidakberesan sistem yang lama, menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan
b. Pertumbuhan organisasi, Kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, perubahan prinsip akuntansi yang baru menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru, karena sistem yang lama tidak efektif lagi dan tidak dapat memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manajemen
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan
Dalam keadaan persaingan pasar yang ketat, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan dan peluang-peluang pasar, sehingga teknologi informasi perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi agar dapat mendukung proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen.
3. Adanya instruksi
Penyusunan sistem baru karena adanya instrusi-instruksi dari atasan atau luar organisasi misalnya aturan pemerintah. Dengan adanya pengembangan sistem dari yang lama ke baru diharapkan terjadi peningkatan-peningkatan sistem yang baru antara lain :
• Performance (kinerja), Kinerja sistem harus lebih efektif. Kinerja dapat diukur dari jumlah pekerjaan yang dapat dilakukan suatu saat tertentu. Respond time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut.
• Information (informasi), peningkatan kualitas informasi yang disajikan.
• Economy (ekonomi), peningkatan terhadap manfaat-manfaat atau keuntungan-keuntungan atau penurunan biaya yang terjadi.
• Control (pengendalian), peningkatan terhadap pengendalian untuk mendeteksi dan memperbaiki kesalahan-kesalahan serta kecurangan yang akan terjadi.
• Efficiency, peningkatan terhadap efisiensi operasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis, ekonomis berhubungan dengan jumlah sumber daya yang digunakan, efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumberdaya tersebut digunakan dengan pemborosan yang minimum.
• Service (pelayanan), peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem.
94
Alasan diperlukan Pengembangan Sistem Informasi:
1. Adanya masalah yang timbul dari sistem yang lama
2. Untuk meraih kesempatan – kesempatan dalam berbagai hal
3. Adanya instuksi dari pimpinan atau adanya peraturan dari pemerintah 6.3 Desain dan Pengembangan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) Suatu sistem apapun namanya, bagaimana bentuknya memerlukan lebih lanjut untuk peningkatan kualitasnya. Demikian pula dengan sistem akuntansi, suatu sistem akuntansi akan melalui tahapan – tahapan pengembangan tertentu dan akan terus berputar selama perusahaan yang bersangkutan masih going concern.
Tujuan dari pengembangan sistem akuntansi secara umum adalah :
1. Untuk meningkatkan informasi yang dihasilkan oleh sistem yaitu kualitas, dari waktu ke waktu atau struktur informasi
2. Untuk meningkatkan pengendalian akuntansi dan pemeriksaan internal yaitu untuk meningkatkan ketergantungan informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan akuntansi yang lengkap untuk perlindungan aset bisnis
3. Untuk menurunkan biaya administrasi dalam menyimpan catatan Bentuk dan pendekatan pengembangan sistem akuntansi
1. Pengembangan atau perancangan suatu sistem akuntansi dapat berbentuk :
a. Baru dan lengkap
b. Pengembangan karena perluasan usaha c. Perbaikan sebagian sistem
2. Jenis pendekatan pengembangan sistem akuntansi
a. Bottom up, dalam pendekatan ini yang pertama kali dirancang adalah cara – cara untuk memproses transaksi kemudian merancang cara penyediaan informasi dan terakhir merancang bentuk informasi yang dibutuhkan
b. Top Down, dalam pendekatan ini yang pertama kali dirancang adalah bentuk informasi yang dibutuhkan pengguna sistem,
95
kemudian merancang cara penyediaan informasi dan terakhir merancang cara – cara untuk memproses transaksinya.
Dalam merancang sebuah sistem informasi akuntansi, melalui tahapan – tahapan pengembangan sistem yaitu perencanaan, analisis, perancangan, implementasi, dan pasca implementasi.
1. Perencanaan
Dalam tahap ini pengembang sistem melakukan perencanaan mengenai SIA yang akan dibuat. Rencana keseluruhan perlu mendapat kepastian untuk mencapai tujuan berikut:
c. Sumber daya yang dimiliki akan ditujukan untuk subsistem yang paling membutuhkan sumber daya tersebut.
d. Proses publikasi dan upaya yang sia – sia akan diminimalkan.
e. Pengembangan strategi dalam organisasi akan konsisten dengan keseluruhan rencana strategi organisasi.
Perencanaan sistem meliputi beberapa tahap yaitu:
a. Mendiskusikan dan merencanakan bersama – sama dengan manajemen puncak
b. Menetapkan sebuah dewan penasihat bagi perencanaan sistem c. Menetapkan keseluruhan tujuan dan kendala informasi startegis d. Mengembangkan sebuah rencana sistem informasi yang strategis e. Mengindentifikasi dan menetapkan prioritas bagian – bagian
wilayah tertentu dalam organisasi untuk menjadi fokus pengembangan sistem
f. Membuat proposal sistem yang akan berperan sebagai landasan dan desain awal bagi subsistem tertentu yang akan dikembangkan
g. Membentuk sebuah tim yang terdiri dari berbagai individu yang akan bekerja dalam proses dan desain awal
2. Analisis Sistem
Analisa sistem adalah sebuah istilah yang secara umum menjelaskan tentang tahapan awal pengembangan sistem. Analisa sistem menjadi faktor penting keberhasilan dalam pengembangan perangkat lunak.
Definisi analisa sistem menurut para ahli sebagai berikut:
96
¬ Aji Supriyanto bahwa analisa sistem adalah tahapan penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem yang baru atau diperbaharui (Supriyanto, 2007)
¬ James dan Tommie, mendefinisikan analisa sistem adalah proses intelektual yang berbaur dengan pengumpulan fakta (Hall &
Singleton, 2007)
¬ Menurut Gunadi dan Al Fattah, bahwa analisa sistem merupakan teknik pemecahan masalah yang membagi komponen dengan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan (Gunadi & Al Fatta, 2012) Tujuan dari melakukan analisis terhadap sistem antara lain:
a. Mendefinisikan masalah secara tepat b. Menyusun beberapa alternatif solusi
c. Memilih dan mempertimbangkan satu dari beberapa alternatif solusi d. Menyusun spesifikasi logis
e. Menyusun persyaratan fisik
f. Menyusun anggaran untuk dua fase penyusunan sistem selanjutnya yaitu desain dan implementasi sistem
Menurut Mei Prabowo (2020), tahapan – tahapan dalam melakukan analisa sistem sebagai berikut:
d. Identifikasi masalah
Untuk mengindentifikasi masalah yang paling tepat adalah dengan melakukan penelitian atau mengumumkan hasil penelitian yang dilakukan pada tahap perencanaan sistem. Rincian hasilnya berupa identifikasi penyebab masalah, identifikasi titik keputusan, dan identifikasi personel – personel yang terlibat.
e. Mengorganisasi tim proyek
Menyusun tim proyek yang terlibat termasuk pemakai sistem yang nantinya digunakan pada kegiatannya.
f. Mendefinisikan kebutuhan informasi
Analisa sistem mempelajari kebutuhan informasi pemakai dengan terlibat dalam berbagai pengumuman informasi. Caranya yaitu melakukan wawancara, pengamatan, pencarian data dan survei.
97
Survey adalah kegiatan mengumpulkan data – data dan informasi seputar operasional perusahaan yang berkaitan dengan pengembangan sistem akuntansi. Kemudian data dipelajari dan diolah sebagai dasar untuk merancang sistem baru. Dalam tahap ini juga dilakukan analisa terhadap kelemahan dan kebaikan sistem yang lama atau sedang berjalan, mengindentifikasi kebutuhan dan diakhiri dengan pembuatan laporan analisa sistem.
Teknik survey yang dilakukan antara lain:
- Observasi/pengamatan langsung pada obyek - Wawancara dengan yang kompeten
- Membagi kuesioner
- Mengumpulkan bahan – bahan yang diperlukan
Sedangkan tahap analisa sistem menurut Jogiyanto Hartono terdapat langkah – langkah dasar yang harus dilakukan oleh analisa sistem yaitu:
a. Identify yaitu mengidentifikasi masalah
b. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada c. Analyze yaitu menganalisis sistem
d. Report yaitu membuat laporan hasil analisis
Dan menurut Sutabri (2012) hasil dari analisa sistem meliputi pengertian yang jelas atas kebutuhan dan masalah – masalah yang dihadapi, jawaban pemecahan masalah dan pemenuhan kebutuhan diatas serta usul penyelesaian yang jelas.
Dalam analisa sistem dilakukan analisis data – data apa saja yang harus dikelola, informasi apa saja yang harus dihasilkan. Hasil dari tahap ini adalah ER-diagram.
Gambar 13 tahap – tahap analisis sistem
Tahap 1 Survey terhadap sistem saat
ini
Tahap 2 Mengidentifikasi
kebutuhan informasi
Tahap 3 Mengindentifi
kasi persyaratan
sistem
Tahap 4 Laporan analisis sistem
98
Tahap – tahap dalam analisis sistem antara lain:
a. Memperoleh pemahaman mendasar mengenai aspek operasi dari sistem
b. Menetapkan sebuah hubungan kerja dengan pengguna sistem c. Mengumpulkan data – data penting yang berguna untuk
pengembangan desain sistem
d. Mengidentifikasi permasalahan – permasalahan khusus yang membutuhkan lebih banyak perhatian dalam upaya desain subsekuen
Langkah – langkah dalam analisis sistem:
a. Mengembangkan diagram alur data logika b. Menentukan kamus data
c. Menentukan metode akses d. Menentukan metode proses e. Menentukan logika proses 3. Perancangan
Berdasarkan data – data yang sudah dikumpulkan kemudian dilakukan perancangan sistem. Dalam tahap ini melakukan perancangan sistem baru dan mendiskusikannya dengan pihak perusahaan. Perancangan dapat berupa perancangan sistem dan prosedur pendukung atau dapat juga perancangan bukti, catatan akuntansi, jurnal serta laporan – laporan yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
ER-Diagram dan pengendalian atas risiko yang mungkin muncul diterapkan dalam rancangan aplikasi menggunakan DBMS sehingga akan menghasilkan aplikasi SIA. Manfaat utama dari perkembangan Sistem Informasi Akuntansi (SIA) bagi sistem efektifitas dan efisiensi manajemen adalah:
a. Penghematan waktu b. Penghematan biaya c. Peningkatan efektifitas d. Pengembangan teknologi
e. Pengembangan personal akuntansi
99
Mengevaluasi desain sistem dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 14 Mengevaluasi desain sistem
Pelaksanaan sistem akuntansi komputer membutuhkan adanya validasi dan verifikasi data yang baik sebelum data – data tersebut dimasukkan ke dalam komputer. Beberapa perusahaan yang yang menerapkan internal control tinggi, data atau dokumen mentah akan diverifikasi terlebih dahulu secara manual oleh banyak bagian dalam sistem seperti bagian jurnal, internal auditor, manajer keuangan sampai general manajer baru data dimasukkan ke dalam komputer oleh bagian EDP. Pada saat itu terjadi penumpukkan data yang terkadang sulit dikendalikan kuantitasnya sebelum data diinput ke dalam komputer. Oleh karena itu dilakukan pengembangan SIA dengan menggunakan pendekatan teknik pengolahan data batch processing.
Teknik – teknik desain sistem antara lain:
a. Desain formulir b. Desain database c. Paket desain sistem
d. Memilih perangkat lunak dan perangkat keras
Analisis dan perencanaan
sistem
Mengevaluasi beragam
desain
Menyiapkan spesifikasi
desain
Spesifikas i desain
sistem
Implementasi sistem
Pengendalian dan pengkajian ulang
sistem
100 Perancangan Bukti Transaksi
Untuk melaksanakan atau menjalankan sistem akuntansi, bukti transaksi merupakan pemicu. Setiap pencatatan dalam catatan akuntansi dimulai dari bukti transaksi atau dokumen. Bukti transaksi adalah dasar untuk melakukan pencatatan, oleh karena itu pengawasan atau penggunaan bukti transaksi sangat perlu dilakukan.
Perancangan bukti transaksi harus memperhatikan kebutuhan informasi, rekening buku besar dan buku pembantu serta jurnal. Untuk mendapatkan bukti transaksi yang sesuai dengan kaidah pengendalian intern, ada baiknya merancang bukti transaksi dengan memperhatikan prinsip – prinsip penyusunan bukti transaksi.
Prinsip dalam penyusunan bukti transaksi adalah:
a. Pencantuman identitas bukti transaksi b. Pencantuman identitas perusahaan c. Rancangan sesuai kebutuhan d. Ada tembusan/copy
e. Pencantuman unsur internal check f. Pencantuman nomor urut tercetak
Untuk merancang format jurnal khusus hal – hal berikut ini harus dipertimbangkan:
a. Pelajari karakteristik transaksi perusahaan b. Pencatatan ayat jurnal standarnya
c. Pembuatan format jurnal khusus mengikuti ayat jurnal standarnya Contoh format jurnal khusus:
101 4. Implementasi
Setelah disetujui hasil rancangan sistem, tahap berikutnya adalah menjalankan rancangan sistem tersebut dengan bimbingan dan pengawasan team perancang sistem. Tetapi harus dibuat buku pedoman sistem dan prosedurnya terlebih dahulu guna memudahkan dalam pelaksanaannya.
Implementasi sistem adalah proses pemasangan hardware dan software serta membuat SIA berjalan. Proses ini terdiri dari pengembangan rencana, pengembangan dan pengujian software, mempersiapkan lokasi, memasang dan menguji hardware, memilih dan melatih personal, mengembangkan dokumentasi serta menguji sistem. Permasalahan yang biasa terjadi adalah penolakan karyawan atas sistem baru.
Implementasi sistem:
a. Membuat rencana dan pengendalian untuk implementasi 4) Menguraikan proyek keberbagai tahapan
5) Anggaran khusus yang dapat diaplikasi disetiap tahap
102
6) Waktu pelaksanaan tertentu yang dapat diaplikasi disetiap tahap proyek
b. Melakukan aktivitas implementasi 5) Pelatihan karyawan
6) Mendapatkan dan memasang kommputer baru 7) Rincian desain sistem
8) Konversi file 9) Operasi pengujian c. Mengevaluasi sistem baru
Memastikan bahwa sistem baru beroperasi sesuia dengan yang direncanakan.
Perencanaan implementasi sistem digambarkan sebagai berikut:
Gambar 15 Perencanaan implementasi sistem
Analisis dan perencanaan
sistem
Analisis dan perencanaan
sistem
Analisis dan perencanaan
sistem
Analisis dan perencanaan
sistem
Analisis dan perencanaan
sistem
Analisis dan perencanaan
sistem
Analisis dan perencanaan
sistem
Analisis dan perencanaan
sistem Analisis dan
perencanaan sistem
Analisis dan perencanaan
sistem
103
Tujuan dari pengembangan sistem informasi akuntansi:
a. Menambah nilai bagi perusahaan. Sistem informasi akuntansi dapat memberi nilai tambah dengan memberikan informasi yang akurat dan tepat waktu.
b. Penerapan sistem informasi akuntansi meningkatkan efektifitas dan efisiensi biaya dalam mengumpulkan informasi ekonomi.
c. Membantu serta meningkatkan kualitas keputusan yang akan diambil oleh pihak manajemen
d. Meningkatkan pembagian pengetahuan.
5. Pasca Implementasi
Pasca implementasi, sistem yang sudah diterapkan diperiksa secara berkala.
Bugs – bugs yang muncul dibenahi, pemutakhiran field dalam tabel dilakukan jika terdapat transaksi atau data baru atau pengelolaan konsistensi data.
Jika dalam tahap ini masih terdapat kelemahan atau kekurangan pada sistem baru yang diimplementasikan, kembali lagi dilakukan analisa, perbaikan atau revisi sistem yang masih lemah sampai pelaksanaan sistem yang sudah direvisi dalam beberapa waktu. Apabila pelaksanaan sistem baru tersebut sudah tidak ada kendala,maka sudah tidak diperlukan lagi bimbingan dari perancang sistem.
Tahap pengembang sistem melakukan perencanaan mengenai SIA yang akan dibuat. Hasil akhir perencanaan adalah proposal proyek atau dokumen perencanaan proyek. Untuk memenuhi kualitatif informasi SIA harus digunakan sebagai bagian dari SPI.
Dalam merancang sebuah sistem informasi akuntansi, melalui tahapan – tahapan pengembangan sistem yaitu perencanaan, analisis, perancangan, implementasi, dan pasca implementasi.
RANGKUMAN
104
Bentuk dan pendekatan pengembangan sistem akuntansi
1. Pengembangan atau perancangan suatu sistem akuntansi dapat berbentuk :
a. Baru dan lengkap
b. Pengembangan karena perluasan usaha c. Perbaikan sebagian sistem
2. Jenis pendekatan pengembangan sistem akuntansi
a. Bottom up, dalam pendekatan ini yang pertama kali dirancang adalah cara – cara untuk memproses transaksi kemudian merancang cara penyediaan informasi dan terakhir merancang bentuk informasi yang dibutuhkan
b. Top Down, dalam pendekatan ini yang pertama kali dirancang adalah bentuk informasi yang dibutuhkan pengguna sistem, kemudian merancang cara penyediaan informasi dan terakhir merancang cara – cara untuk memproses transaksinya.
1. Mengapa sistem akuntansi tetap perlu pengembangan lebih lanjut?
2. Sebutkan sumber informasi yang dijadikan sebagai acuan dalam kegiatan analisis sistem
3. Apa tujuan dari kegiatan survey!
4. Jelaskan dan uraikan analisis perencanaaan dan implementasi sistem informasi akuntansi
5. Jelaskan tujuan pengembangan sistem informasi akuntansi untuk perusahaan yang sudah mempunyai sistem tersebut.
6. Sebutkan dan jelaskan pengembangan sistem.
7. Sebutkan dan jelaskan tiga siklus transaksi yang ada dalam semua bisnis!
8. Jelaskan yang dimaksud dengan perencanaan, analisis, desain dan implementasi sistem.
9. Mana yang lebih baik dalam merancang sistem, secara top down atau bottom up?
10. Uraikan prosedur penjualan tunai secara sederhana pada sebuah toko buku
SOAL – SOAL LATIHAN
105
Hadibroto, S., Sukadam,Sudardjat, Akuntansi Intermediate, PT.Ichtiar Baru Van Hoeve, Jakarta, 1982
Hall, A James (2004), Accounting Information System, 4th ed., South Western Publising Co.
Krismiaji, 2005. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Penerbit Unit Penerbit dan Percetakan AMP YKPN.
Mahatmyo, Atyanto, 2014, Sistem Informasi Akuntansi, Yogyakarta:Deepublish
Mei Prabowo, 2020, Metodologi Pengembangan Sistem Informasi, Salatiga:Lembaga Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat (LP2M) IAIN Salatiga
Soemarso. 2004. Akuntansi Suatu Pengantar Buku 1 Edisi 5. Jakarta:
Salemba Empat