SISTEM INFORM
AKUNTANSI
Eni Endaryati, S.Kom, M.Si
1
SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI
Eni Endaryati, S.Kom, M.Si
ISBN 978-623-6141-22-9
PENERBIT :
YAYASAN PRIMA AGUS TEKNIK Jl. Majapahit No. 605 Semarang Telp. (024) 6723456. Fax. 024 Email : [email protected]
Eni Endaryati, S.Kom, M.Si
SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI
2
PENERBIT :
YAYASAN PRIMA AGUS TEKNIK Jl. Majapahit No. 605 Semarang Telp. (024) 6723456. Fax. 024-6710144 Email : [email protected]
Eni Endaryati, S.Kom, M.Si
SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI
PENERBIT :
YAYASAN PRIMA AGUS TEKNIK Jl. Majapahit No. 605 Semarang Telp. (024) 6723456. Fax. 024 Email : [email protected]
Eni Endaryati, S.Kom, M.Si
SISTEM INFORMAS
AKUNTANSI
iii
PENERBIT :
YAYASAN PRIMA AGUS TEKNIK Jl. Majapahit No. 605 Semarang Telp. (024) 6723456. Fax. 024-6710144 Email : [email protected]
Eni Endaryati, S.Kom, M.Si
SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI
iv
SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Penulis:
Eni Endaryati, S.Kom, M.Si
ISBN :
978-623-6141-22-9
Editor:
Indra Ava Dianta, S.Kom., M.T
Penyunting :
Zaenal Mustofa, S.Kom.,M. Kom Desain Sampul dan Tata Letak : Hendri Rasminto, S.Kom.,M.Si Penerbit :
Yayasan Prima Agus Teknik Redaksi:
Jln Majapahit No 605 Semarang Tlpn. (024) 6723456
Fax . 024-6710144
Email: [email protected]
Distributor Tunggal:
UNIVERSITAS STEKOM Jln Majapahit No 605 Semarang Tlpn. (024) 6723456
Fax . 024-6710144 Email: [email protected]
Hak Cipta dilindungi Undang undang
Dilarang memperbanyak karya Tulis ini dalam bentuk dan dengan cara apapun tanpa ijin tertulis dan penerbit.
v
KATA PENGANTAR
Perkembangan teknologi pada zaman sekarang telah berkembang pesat, begitu pula dengan Sistem Informasi Akuntansi yang dapat dilakukan menggunakan teknologi. Dengan menggunakan sistem informasi tersebut, pihak accounting dan finance dapat kemudahan dalam pengendalian atas pencatatan, pengolahan, serta penyediaan informasi secara cepat dan tepat sebagai dasar pengambilan keputusan.
Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan kegiatan-kegiatan dari organisasi yang bertanggungjawab untuk menyediakan informasi keuangan dan informasi yang didapat daritransaksi data untuk tujuan pelaporan internal kepada manajer untuk digunakan dalam pengendalian dan perencanaan sekarang dan operasi masa depan serta pelaporan eksternal kepada pemegang saham, pemerintah dan pihak-pihak luar lainnya.
Buku ini akan dapat membantu anda untuk mempelajari dan memahami bagaimana menentukan konsep dan desain sistem informasi akuntansi, sehingga pengetahuan anda dalam penguasaan SIA dalam perusahaan akan bertambah. Dengan pembahasan pada tiap-tiap bab yang dibuat dengan jelas dan dilengkapi dengan latihan-latihan soal yang dapat memberikan kemudahan dan pemahaman untuk belajar bagi mahasiswa untuk jurusan Komputer Akuntansi khususnya dan mahasiswa STEKOM pada umumnya. Mudah-mudahan buku ini dapat bermanfaat dan menjadikan sukses bagi anda.
Penyusun
Penulis
vi DAFTAR ISI
Kata Pengantar ... v
Daftar Isi ... vi
BAB I KONSEP DASAR SIA ... 8
1.1 Sistem informasi akuntansi dan Lingkungan Bisnis ... 9
1.2 Pengertian sistem informasi akuntansi ... 10
1.3 Tujuan sistem informasi akuntansi ... 14
1.4 Karakteristik sistem infornasi akuntansi ... 16
1.5 Akuntansi dan teknologi informasi ... 19
Rangkuman ... 21
Soal – soal latihan ... 21
Daftar Pustaka ... 22
BAB II SIKLUS AKUNTANSI ... 23
2.1 Transaksi ... 24
2.2 Siklus Transaksi Manual ... 28
2.3 Siklus Transaksi Berbasis Komputer ... 34
Rangkuman ... 37
Soal – soal Latihan ... 38
Daftar Pustaka ... 39
BAB III PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ... 40
3.1 Teknik sistem dokumentasi ... 41
3.2 Pemodelan sistem berbasis data ... 44
3.3 Permodelan sistem berbasis dokumen ... 47
Rangkuman ... 58
Soal – soal latihan ... 58
Daftar Pustaka ... 59
BAB IV PENGENDALIAN INTERNAL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ... 60
4.1 Klasifikasi pengendalian ... 66
4.2 Pengendalian aplikasi ... 70
vii
4.3 SPI dalam Lingkungan Data Elektronik ... 73
Rangkuman ... 74
Soal – soal Latihan ... 74
Daftar Pustaka ... 75
BAB V AUDIT TEKNOLOGI INFORMASI ... 76
5.1 Konsep Auditing System Informasi ... 77
5.2 Teknologi Auditing Sistem Informasi ... 78
5.3 Berbagai Jenis Audit Sistem Infornasi ... 84
5.4 Tahap – tahap dalam Audit Teknologi Informasi ... 86
5.5 SIA dan Sistem Aplikasi Komputer ... 88
Rangkuman ... 89
Soal – soal latihan ... 89
Daftar Pustaka ... 90
BAB VI PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI ... 91
6.1 Pengembangan Sistem ... 92
6.2 Perlunya Pengembangan Sistem ... 92
6.3 Desain dan Pengembangan SIA ... 94
Rangkuman ... 103
Soal – soal latihan ... 104
Daftar Pustaka ... 105
BAB VII APLIKASI SIKLUS PENDAPATAN DAN PENGELUARAN ... 106
7.1 Aplikasi Siklus Pendapatan ... 107
7.2 Aplikasi Siklus Pemgeluaran ... 111
Rangkuman ... 116
Soal – soal latihan ... 116
Daftar Pustaka ... 117
BAB VIII APLIKASI SIKLUS PRODUKSI... 118
8.1 Proses Produksi ... 119
8.2 Pengendalian Intern Produksi ... 125
Rangkuman ... 129
Soal – soal latihan ... 130
Daftar Pustaka ... 120
8
BAB I
KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah sistem informasi. Fungsi penting yang dibentuk SIA pada sebuah organisasi antara lain : Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas dan transaksi, memproses data menjadi into informasi yang dapat digunakan dalam proses pengambilan keputusan, Melakukan kontrol secara tepat terhadap aset organisasi. Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam mempelajari SIA adalah bagaimana membuat sistem informasi akuntansi yang efektif dan efisien sehingga informasi berguna bagi pengambilan keputusan dan menjamin kebenaran, keakuratan dan ketepatan informasi yang disajikan.
Tujuan Instruksional Umum
Mahasiswa mampu berpikir dan mengetahui mengenai istilah umum, tujuan, ruang lingkup dan konsep – konsep dari landasan sistem informasi akuntansi.
Tujuan Instruksional Khusus
Setelah mempelajari bab ini mahasiswa diharapkan dapat menjelaskan antara lain : SIA dan lingkungan bisnis, definisi sistem, pengertian sistem informasi akuntansi, landasan dasar sistem informasi akuntansi, tujuan pengembangan sistem informasi akuntansi, karakteristik sistem informasi akuntansi, penerapan teknologi dalam akuntansi.
PENGANTAR MATERI
TUJUAN PEMBELAJARAN
9
1.1 SISTEM INFORMASI AKUNTANSI DAN LINGKUNGAN BISNIS
Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu rerangka pengkordinasian sumber daya (data, materials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupadata ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Transaksi memungkinkan perusahaan melakukan operasi, menyelenggarakan arsip dan catatan yang up to date, dan mencerminkan aktivitas organisasi.
Transaksi akuntansi merupakan transaksi pertukaran yang mempunyai nilai ekonomis. Tipe transaksi dasar adalah: (1) Penjualan produk atau jasa, (2) Pembelian bahan baku, barangdagangan, jasa, dan aset tetap dari suplier, (3) Penerimaan kas, (4) Pengeluaran kas kepada suplier, (5) Pengeluaran kas gaji karyawan. Sebagai pengolah transaksi, sistem informasiakuntansi berperan mengatur dan mengoperasionalkan semua aktivitas transaksi perusahaan.
Informasi akuntansi dan keuangan sangat dibutuhkan oleh berbagai pihak khususnya untuk manajemen sebagai dasar pengambilan keputusan bisnis.
Selain pihak manajemen informasi keuangan sangat dibutuhkan oleh pihak – pihak luar perusahaan seperti kreditor, investor, kantor pajak maupun masyarakat umum. Untuk menyajikan informasi yang baik maka diperlukan sistem yang mampu mengolah data akuntansi menjadi sebuah laporan keuangan. Oleh karena itu konsep perancangan sistem seharusnya mencerminkan prinsip-prinsip perusahaan.
Berikutini dasar-dasar yang perlu diperhatikan dalam prioritas perancangan sistem menurut Wilkinson(1993):
1. Tujuan dalam perencanaan sistem dan usulan proyek seharusnya dicapai untuk menghasilkan kemajuan dan kemampuan sistem yang lebih besar.
PEMBAHASAN MATERI
10
2. Mempertimbangkan trade-off yang memadai antara manfaat dari tujuan perancangan sistem dengan biaya yang dikeluarkan.
3. Berfokus pada permintaan fungsional dari sistem.
4. Melayani berbagai macam tujuan.
5. Perancangan sistem memperhatikan keberadaan dari pengguna sistem (user).
Sedangkan Barry E. Cushing (1983) mengemukakan bahwa:
1. Kesesuaian desain sistem dengan tujuan sistem informasi dan organisasi.
2. Berdasarkan kelayakan ekonomis, berarti sistem memiliki net present value positif.
3. Kelayakan operasional, input dikumpulkan ke sistem dan output-nya dapat digunakan.
4. Kelayakan perilaku, berarti sistem berdampak pada kehidupan kualitas kerja users.
5. Kelayakan teknis, ketersediaan teknologi untuk mendukung sistem serta teknologi mudah diperoleh atau dikembangkan.
6. Disesuaikan dengan kebutuhan informasi users.
Tiga fungsi penting sistem informasi akuntansi dalam organisasi
1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas – aktivitas yang dilaksanakan organisasi agar pihak manajemen, pegawai dan pihak – pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang hal – hal yang telah terjadi.
2. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan.
3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset – aset organisasi termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat dan handal.
1.2 PENGERTIAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Informasi akuntansi dan keuangan sangat dibutuhkan oleh berbagai pihak antara lain manajemen, calon investor, kreditur, kantor pajak maupun
11
msayarakat umum. Untuk itu informasi keuangan harus dapat disajikan dengan informative, akurat dan cepat. Oleh karena itu untuk memenuhinya diperlukan sebuah sistem yang mampu mengolah data akuntansi menjadi sebuah laporan keuangan. Dasar dari sistem informasi akuntansi berasal dari rangkaian sistem yang terintegrasi dengan software dan akuntansi sehingga membentuk rangkaian dalam suatu program atau software.
1. Pengertian Sistem
Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh dan sistematis. Dan menurut Kristanto Andri (2008), suatu sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.Konsep dasar sistem merupakan elemen-elemen yang saling terkait dan bekerja sama untuk memproses masukan (input) yang ditujukan kepada sistem tersebut dan mengolah masukan tersebut sampai menghasilkan keluaran (output) yang diinginkan.”
System terdiri dari unsur – unsur seperti masukan (input), pengolahan (processing), serta keluaran (output). Dan berikut gambar model system :
Gambar 1. Model Sistem 2. Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang sudah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini saat mendatang.Data belum memiliki nilai sedangkan informasi sudah memiliki nilai.Informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar dibanding biaya untuk mendapatkannya. (Fatta Al Hanif, 2007).
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna Masukan
(input)
Pengolahan (Processing)
Keluaran (Output)
12
dan lebih berarti bagi yang menerimanya (Jogiyanto HM, 2011). Suatu informasi yang berkualitas mempunyai ciri-ciri sebagai berikut :
a. Akurat
Informasi harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya, artinya informasi bebas dari kesalahan tidak bisa ataupun menyesatkan, akurat dapat diartikan bahwa informasi itu dapat dengan jelas mencerminkan maksudnya.
b. Tepat Waktu
Informasi harus tersedia pada saat informasi tersebut diperlukan.Informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.Di dalam pengambilan keputusan, informasi yang sudah usang tidak lagi ada nilainya, apabila informasi terlambat datang sehingga pengambilan keputusan terlambat dilakukan hal tersebut dapat berakibat fatal bagi perusahaan.
c. Relevan
Informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan.
Informsi yang disampaikan harus mempunyai keterkaitan dengan masalah yang akan dibahas dengan informasi tersebut. Informasi yang disampaikan harus dapat bermanfaat bagi pemakainya.
d. Lengkap
Informasi yang diberikan harus lengkap secara keseluruhan dalam arti tidak ada hal-hal yang dikurangi dalam menyampaikan informasi tersebut.Di dalam menghasilkan informasi yang berkualitas peran manusia tetap paling dominan, karena hanya sebagian kecil yang dapat dilakukan oleh alat untuk menghasilkan informasi yang berkualitas.
3. Pengertian Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan sebuah susunan dari orang, aktivitas, data, jaringan dan teknologi yang terintegrasi yang berfungsi untuk mendukung dan meningkatkan operasi sehari-hari sebuah bisnis, juga menyediakan kebutuhan informasi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan oleh manajer. Ada dua tipe sistem informasi, personal dan multiuser. Sistem informasi personal adalah sistem informasi yang didesain untuk memenuhi kebutuhaninformasi personal dari seorang pengguna tunggal (single user).
13
Sedangkan sistem informasi multiuser didesain untuk memenuhi kebutuhan informasi dari kelompok kerja (departemen, kantor, divisi, bagian) atau keseluruhan organisasi. Untuk membangun sistem informasi, baik personal maupun multiuser, haruslah mengkombinasikan secara efektif komponen- komponen sistem informasi, yaitu: prosedur kerja, informasi (data), orang dan teknologi informasi (hardware dan software).
Gambar 2. Komponen Sistem Informasi Manfaat adanya sistem informasi dalam suatu instansi yaitu:
a. Menyajikan informasi guna mendukung pengambilan suatu keputusan.
b. Menyajikan informasi guna mendukung operasi harian.
c. Menyajikan informasi yang berkenaan dengan kepengurusan.
Beberapa komponen sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai :
a. Perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) yang berfungsi sebagai mesin.
b. Manusia (people) dan prosedur (procedures) yang merupakan manusia dan tata cara menggunakan mesin.
14
c. Data merupakan jembatan penghubung antara manusia dan mesin agar terjadi suatu proses pengolahan data.(Fatta Al Hanif, 2007)
4. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem yang berfungsi untuk mengorganisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi untuk menghasilkan informasi keuangan yang dibutuhkan dalam pembuatan keputusan manajemen dan pimpinan perusahaan dan dapat memudahkan pengelolaan perusahaan. Sistem informasi akuntansi juga terdiri dari unsur-unsur yang tidak terpisahkan dan masing-masing unsur harus bekerja sama secara harmonis untuk dapat menghasilkan suatu laporan.
Beberapa definisi sistem informasi akuntansi menurut pakar :
1. Menurut Krismiaji (2010), sistem informasi akuntansi adalah suatu sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis. Sistem informasi akuntansi berbasis komputer adalah sistem informasi yang menggunakan teknologi komputer dalam mengelola data atau transaksi perusahaan menjadi suatu informasi yang tepat, akurat, dan relevan dalam pengambilan keputusan.
2. Menurut Kieso (2005), sistem informasi akuntansi adalah sistem yang mengumpulkan, memproses data transaksi serta menyajikan informasi keuangan kepada pihak – pihak berkepentingan. Sistem informasi berkembang sepanjang waktu dan menjadi semakin kompleks seiring dengan perkembangan organisasi.
1.3 TUJUAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Informasi yang dihasilkan oleh SIA adalah informasi akuntansi yang dapat berupa informasi operasi (IO), informasi akuntansi manajemen (IAM), dan informasi akuntansi keuangan (IAK). IO disiapkan hampir mirip dengan IAM. Bedanya adalah IO dikhususkan untuk membuat laporan yang memuat kegiatan operasi perusahaan. Kegiatan operasi yang dimaksud
15
adalah aktivitas utamadan aktivitas lain yang timbul dalam peusahaan tersebut. Aktivitas utama biasanya berasal dariaktivitas pembelian bahan mentah, pengolahan atau pemrosesan, dan penjualan produk hasil daripemrosesan sebelumnya. Aktivitas lain dapat berupa aktivitas akuntansi, administrasi dan umumdan lain-lainnya
Informasi akuntansi keuangan adalah informasi bertujuan umum (general purposes) yang disajikan sesuai dengan Prinsip Akuntansi Berterima Umum (PABU). Informasi ini bertujuan umum sebab disiapkan untuk pihak internal dan eksternal. IAK disajikan dengan asumsi bahwa informasiyang dibutuhkan investor, kreditor, calon investor dan kreditor, manajemen, pemerintah, dansebagainya dapat mewakili kebutuhan informasi pihak lain selain investor dan kreditor. Dengan demikian dibutuhkan satu informasi seragam untuk semua pihak yang berkepentingan dengan bisnis perusahaan.
Umumnya, IAK disusun dan dilaporkan secara periodik, sehingga tidak dapat memenuhi kebutuhan manajemen terhadap informasi yang tepat waktu. Selain itu, IAK disajikan dengan format yang terlalu kaku, sehingga kurang mampu memenuhi informasi yang dibutuhkan manajemen.
Tujuan sistem informasi akuntansi adalah untuk menyediakan informasi yang diperlukan dalam pengambilan keputusan yang dilaksanakan oleh aktivitas yang disebut pemrosesan informasi. Sebagian dari keluaran yang diperlukan oleh pemroses informasi disediakan oleh sistem pemrosesan transaksi, seperti laporan keuangan dari sistem pemrosesan transaksi.
Namun sebagian besar diperoleh dari sumber lain, baik dari dalam maupun dari luar perusahaan. Pengguna utama pemrosesan transaksi adalah manajer perusahaan. Mereka mempunyai tanggung jawab pokok untuk mengambil keputusan yang berkenaan dengan perencanaan dan pengendalian operasi perusahaan. Pengguna output lainnya adalah para karyawan penting seperti akuntan, insinyur serta pihak luar seperti investor dan kreditor.
Menurut James (2004) dan Marshall Romney Steinbart (2005) tujuan dari pengembangan sistem informasi akuntansi antara lain adalah sebagai berikut:
16
1. Untuk mendukung dan memudahkan kegiatan operasi sehari – hari misalnya dalam memproses setiap transaksi yang terjadi sehingga pemberian jasa/pelayanan dapat berjalan secara efektif dan efisien.
2. Untuk menyediakan informasi dan data – data yang akurat, relevan dan tepat waktu yang diperlukan untuk mendukung proses pengambilan keputusan.
3. Untuk mengumpulkan infornasi yang dapat digunakan untuk membantu dalam proses pengambilan keputusan.
4. Data yang diperlukan tidak perlu berlebihan akan tetapi relevansi dan reliabilitas data lebih diutamakan dalam pengumpulannya.
5. Untuk meningkatkan kualitas perusahaan dan meningkatkan akuntabilitas dalam pengelolaan keuangan perusahaan.
6. Menjamin bahwa implementasi sistem dan prosedur dapat berjalan secara akuntanbel khususnya dalam pengadministrasian transaksi yang berkaitan dengan keuangan.
7. Membantu kelancaran proses akuntansi yang memungkinkan agar laporan keuangan yang disusun oleh perusahaan lebih auditable.
8. Menjamin terciptanya pengendalian dan meminimalisasi kemungkinan terjadinya berbagai kecurangan dalam pengelolaan keuangan perusahaan.
1.4 KARAKTERISTIK SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Model umum sebuah sistem adalah input, proses, dan output. Hal ini merupakan konsep sebuah sistem yang sangat sederhana sebab sebuah sistem dapat mempunyai beberapa masukan dan keluaran. Selain itu, sebuah sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang mencirikan bahwa hal tersebut bias dikatakan sebagai suatu sistem.
Sistem mempunyai beberapa karakteristik atau sifat-sifat tertentu, antara lain :
a. Komponen Sistem (Component), suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang saling bekerja sama membentuk suatu komponen sistem atau bagian-bagian dari sistem.
b. Batasan Sistem (Boundary), merupakan daerah yang membatasi suatu sistem dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan kerjanya.
17
c. Subsistem, bagian-bagian dari sistem yang beraktifitas dan berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan dengan sasarannya masing-masing.
d. Lingkungan Luar Sistem (Environment), suatu sistem yang ada di luar dari batas sistem yang dipengaruhi oleh operasi sistem.
e. Penghubung Sistem (Interface), media penghubung antara suatu subsistem dengan subsistem lain.Adanya penghubung ini memungkinkan berbagai sumber daya mengalir dari suatu subsistem ke subsistem lainnya.
f. Masukan Sistem (Input), energi yang masuk ke dalam sistem, berupa perawatan dan sinyal. Masukan perawatan adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat berinteraksi.
g. Keluaran Sistem (Output), hasil energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan.
h. Pengolahan Sistem (Process), suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.
i. Sasaran Sistem (Object), tujuan yang ingin dicapai oleh sistem, akan dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuan. (Hanif Al Fatta, 2007)
Karakteristik SIA yang membedakannya dengan subsistem lainnya adalah : 1. SIA melaksanakan tugas yang diperlukan
2. Berpegang pada prosedur yang relatif standar 3. Menangani data rinci
4. Berfokus historis
5. Menyediakan informasi pemecahan minimal
18
Gambar 3. Karakteristik sistem System yang buruk
Untuk menghindari pengembangan suatu system yang buruk, perlu diketahui beberapa ciri – ciri dari system yang buruk:
a. Tidak memenuhi kebutuhan pengguna b. Performance buruk
c. Reliabilitas rendah d. Kegunaan rendah
e. Contoh – contoh kesulitan : tidak terjadwal, tidak ada rencana anggaran, bias jalan = 100% over budget atau jadwal. (Hanif Al Fatta, 2007)
Klasifikasi Sistem
Suatu sistem dapat diklasifikasikan menjadi beberapa sudut pandang, antara lain :
a. Sistem abstrak dan sistem fisik
Sistem abstrak adalah suatu sistem yang berupa pemikiran atau ide- ide yang tidak tampak secara fisik, sedangkan sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik.
b. Sistem alamiah dan sistem buatan manusia
19
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia.
c. Sistem tertentu dan sistem tak tentu
Sistem tertentu adalah suatu sistem yang operasinya dapat diprediksi secara tepat sedangkan sistem tak tertentu adalah sistem dengan perilaku ke depan yang tidak dapat diprediksi.
d. Sistem tertutup dan sistem terbuka
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terpengaruh oleh lingkungan luar atau otomatis, sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh oleh lingkungan luar.
(Hanif Al Fatta, 2007)
1.5 AKUNTANSI DAN TEKNOLOGI INFORMASI
Perkembangan teknologi informasi memberikan banyak kemudahan pada kegiatan bisnis dimana dapat memenuhi kebutuhan informasi dunia bisnis dengan sangat cepat, tepat, relevan dan akurat. Teknologi informasi yang meliputi komputer dan telekomunikasi memampukan (enable)suatu entitas mengumpulkan data, menyimpan, mengolah, dan melaporkan sertamendistribusikan informasi kepada para pemakai dengan kos yang relatif rendah. Teknologi informasi juga memampukan suatu entitas menangkap dan menangapi informasi eksternal secaraefektif (effective sensing radar). Dan perkembangan teknologi informasi berdampak signifikan terhadap sistem informasi akuntansi dalam perusahaan. Hal ini tampak pada perubahan pemrosesan data dari sistem manual ke sistem komputer.
Teknologi informasi (TI) digunakan untuk melaksanakan bisnis perusahaan (Wilkinson, 1991) dan menjadi mata rantai yang menghubungkan bisnis perusahaandengan pemasok, bisnis perusahaan dengan pelanggan, dan antara pemasok dan pelanggan. Pihak-pihak yang terkait tersebut berhubungan karena adanya value chain. Dengan demikian, TI merupakan penghubung value chain antara bisnis perusahaan, pemasok, dan pelanggan.
TI memicu adanya value system. Oleh karena itu, sistem informasi suatu
20
entitas dapat menjadisistem informasi entitas lain, maka akan menimbulkan share interest secara efisien.
Manajemen membutuhkan sistem informasi yang bersifat strategik sampai yang bersifat operasional. Penerapan teknologi informasi (seperti EDI) dalam SIA akan menjadikan SIA sebagai sistem informasi strategik (SIS) untuk menciptakan information-dual. Information-dual akan dapat mempengaruhi semua organisasi yang menghasilkan output secara virtual.
Informasi ini dapat digunakan dalam pengukuran pertanggungjawaban internal dan eksternal. Information-dual menyebabkan perubahan besar lingkungan manajemen dan pertanggungjawaban. Sistem informasi ini dapat dianalogikan dengan sistem sensor pemanas, kebakaran dan banjir yang ditempatkan di setiap rumah. Untuk merealisasi information dual, alat sensor akanmemonitor dan menangkap sinyal suatu kejadian dan memrosesnya secara real-time. Dengan demikian, manajemen dapat mencegah suatu proses menjadi semakin buruk dan mengubah tindakannya secara cepat dengan memonitor proses-proses secara real-time. Sistem informasi strategik akan didukung dengan terbentuknya sistem informasi operasi, sistem informasi akuntansi manajemen, dan sistem informasi akuntansi keuangan, bahkan sistem informasi tersebut menjadi sistem informasi strategik itu sendiri.
Manfaat teknologi informasi dalam akuntansi adalah :
1. Menjadikan pekerjaan lebih mudah (makes job easier)
2. Bermanfaat untuk mengolah data transaksi ekonomi perusahaan yang telah diinput oleh pemakai dari otomatisasi pemrosesan komputer menjadi laporan keuangan perusahaan.
3. Menambah produktifitas 4. Mempertinggi efektifitas
5. Mengembangkan kinerja pekerjaan
21
Informasi akuntansi dan keuangan sangat dibutuhkan oleh berbagai pihak antara lain manajemen, calon investor, kreditur, kantor pajak maupun msayarakat umum. Untuk itu informasi keuangan harus dapat disajikan dengan informative, akurat dan cepat. Oleh karena itu untuk memenuhinya diperlukan sebuah sistem yang mampu mengolah data akuntansi menjadi sebuah laporan keuangan.
Sistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu rerangka pengkordinasian sumber daya (data, materials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-pihak yang berkepentingan. Transaksi memungkinkan perusahaan melakukan operasi, menyelenggarakan arsip dan catatan yang up to date, dan mencerminkan aktivitas organisasi.
SOAL – SOAL LATIHAN
1. Jelaskan yang dimaksud dengan sistem akuntansi dan sistem informasi akuntansi?
2. Sebutkan tujuan dan manfaat sistem informasi akuntansi untuk perusahaan?
3. Jelaskan yang dimaksud dengan akuntansi komputer dan komputer akuntansi?
4. Jelaskan bagaimana solusi mengatasi dan perbaikan sistem informasi akuntansi apabila sistem mengalami kegagalan atau tidak maksimal?
5. Jelaskan manfaat teknologi informasi dalam akuntansi untuk perusahaan?
6. Sebutkan dan jelaskan karakteristik sistem akuntansi untuk perusahaan jasa, dagang dan manufaktur?
RANGKUMAN
SOAL – SOAL LATIHAN
22
Fatta, Al Hanif. 2007. Analisis & perancangan system informasi.
Yogyakarta: STMIK AMIKOM. Penerbit ANDI
Hall, A James (2004), Accounting Information System, 4th ed., South Western Publising Co.
Jogiyanto, 2011; “Sistem Teknologi Informasi, Pendekatan Terintegrasi : Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan”, Yogyakarta : Penerbit ANDI,.
Kristanto, A. (2008). Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya.
Yogyakarta: Gava Media.
Wilkinson, Joseph, 1993, Sistem Akuntansi & Informasi, Jakarta, Binarupa Aksara
DAFTAR PUSTAKA
23
BAB II
SIKLUS AKUNTANSI
Apakah itu siklus akuntansi? Mengetahui proses siklus akuntansi adalah hal yang penting jika ingin mempelajari akuntansi dan menjadi akuntan yang profesional. Siklus akuntansi adalah proses berjenjang untuk
mengidentifikasi, menganalisis, dan merekam
peristiwa akuntansi perusahaan. Rangkaian langkah dimulai ketika transaksi terjadi dan diakhiri dengan penyertaannya dalam laporan keuangan. Catatan akuntansi tambahan mungkin akan digunakan selama siklus akuntansi terjadi, termasuk input catatan di buku besar dan neraca saldo.
Siklus akuntansi merupakan suatu proses akuntansi sistematis dan bertahap yang dilakukan dengan tujuan untuk memproses berbagai bukti transaksi keuangan dan mengolahnya menjadi sebuah laporan atau informasi akuntansi pada sebuah entitas dalam suatu periode waktu tertentu.
Kapan Waktu Siklus Akuntansi Berlangsung? Siklus akuntansi dimulai dan selesai dalam periode akuntansi, waktu di mana laporan keuangan disusun.
Dalam konsep akuntansi, periode akuntansi bervariasi dan bergantung pada berbagai faktor. Namun, jenis periode akuntansi yang paling umum adalah periode tahunan. Selama siklus ini berlangsung, banyak transaksi terjadi dan dicatat. Pada akhir tahun, laporan keuangan umumnya disiapkan. Entitas publik wajib menyerahkan laporan keuangan pada tanggal tertentu.
Tujuan Instruksional Umum
Pada akhir kuliah mahasiswa mampu berfikir untuk mengetahui istilah umum, tujuan, ruang lingkup dan konsep dalam siklus akuntansi.
PENGANTAR MATERI
TUJUAN PEMBELAJARAN
24 Tujuan Instruksional Khusus
Tujuan dari bab ini mahasiswa mampu dan memahami cara berfikir dan pemecahan persoalan dalam silkus akuntansi. Mahasiswa harus mampu membuat penyelesaian masalah landasan konseptual sistem informasi akuntansi diberbagai instansi baik pemerintahan maupun swasta.
2.1 TRANSAKSI
Pengertian transaksi secara umum adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh pihak organisasi maupun individu yang mampu melahirkan perubahan atas harta atau finansial yang dimilikinya. Beberapa ahli berpendapat bahwa pengertian transaksi adalah suatu kegiatan perusahaan yang mampu menimbulkan perubahan pada kondisi harta atau finansial perusahaan.
Beberapa contoh kegiatan transaksi tersebut adalah menjual, membeli, membayar gaji, serta membayar beberapa jenis hal lainnya.
Dalam suatu perusahaan atau bisnis, setiap bentuk kegiatan transaksi akan selalu dikerjakan dalam administrasi transaksi. Administrasi transaksi adalah kegiatan mencatat perubahan finansial yang dilakukan secara teliti dengan memanfaat berbagai cara tertentu. Setiap aktivitas transaksi selalu dilakukan administrasi transaksi. Dalam hal ini, administrasi transaksi adalah aktivitas mencatat perubahan keuangan yang dilakukan secara teliti dengan menggunakan metode tertentu.
Pengertian Transaksi Berdasarkan Para Ahli
• Mursyidi
Mursyidi mengatakan bahwa pengertian transaksi adalah suatu bentuk kejadian dalam dunia bisnis dan tidak hanya mencakup proses jual-beli atau penerimaan dan pembayaran saja, tapi juga akan berimbas pada kehilangan, arus, kebakaran dan kejadian lainnya yang bisa diukur dengan uang.
• Sunarto Zulkifli
PEMBAHASAN MATERI
25
Sunarto Zulkifli berpendapat bahwa pengertian transaksi adalah suatu kegiatan finansial atau ekonomi yang melibatkan minimal 2 pihak yang akan melakukan pertukaran, pinjam-meminjam atas dasar kesengajaan, melibatkan diri dalam suatu perserikatan usaha, dll.
• Indra Bastian
Indra Bastian menjelaskan bahwa pengertian transaksi adalah suatu bentuk pertemuan yang terjadi antara pihak penjual dan pembeli yang saling menguntungkan dan disertai dengan adanya bukti, data, atau dokumen pendukung untuk diinput dalam jurnal melalui adanya pencatatan.
• Slamet Wiyono
Berdasarkan Slamet Wiyono, pengertian transaksi adalah suatu kejadian finansial atau ekonomi yang melibatkan minimal dua pihak yang mana keduanya akan saling melakukan kegiatan pertukaran, pinjam-meminjam, melibatkan diri dalam suatu perserikatan usaha, dan kegiatan lain dengan dasar keinginan masing-masing atau peraturan yang berlaku.
• Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)
Dilansir dari laman resmi KBBI, transaksi adalah bentuk persetujuan jual- beli dalam kegiatan perdagangan antar pihak pembeli dan juga pihak penjual.
Jadi, pada dasarnya pengertian transaksi adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang yang melahirkan perubahan atas harta atau finansialnya, baik itu berkurang ataupun bertambah. Transaksi harus bisa diukur secara wajar agar bisa terjadi. Berbagai bisnis apapun yang tidak bisa diukur tidak akan dianggap sebagai suatu transaksi karena di dalamnya tidak mampu merekam peristiwa berdasarkan perkiraan murninya. Untuk itu, dibutuhkan beberapa jenis pengukuran yang substansial untuk bisa dianggap sebagai transaksi. Contohnya adalah suatu bencana alam yang memporak- porandakan berbagai peralatan dalam nilai yang besar dan penyesuaian nilai wajar dalam beberapa aset akan tercatat sebagai transaksi. Hal tersebut bisa dihitung secara wajar dan akan mempengaruhi persamaan akuntansi kedepannya.
Jenis-Jenis Transaksi
Pada umumnya, kegiatan transaksi yang terjadi terbagi menjadi dua, yaitu:
26 1. Transaksi Internal
Transaksi internal adalah jenis transaksi ekonomi yang melibatkan divisi- divisi yang berada dalam suatu perusahaan yang akan melahirkan perubahan kondisi ekonomi perusahaan tersebut. Beberapa contohnya adalah memo dari atasan pada mereka yang diberi perintah, perubahan nilai finansial karena penyusutan, dan pemanfaatan perlengkapan kantor oleh berbagai divisi.
2. Transaksi Eksternal
Transaksi eksternal adalah suatu jenis transaksi yang melibatkan pihak luar perusahaan dan akan melahirkan perubahan kondisi finansial perusahaan.
Contohnya adalah kegiatan transaksi penjualan dengan pihak lain, transaksi pembelian dengan pihak lain, dan proses pembayaran utang piutang.
Alat Bukti Transaksi
Bukti transaksi memulai proses siklus akuntnsi. Bukti transaksi sendiri adalah seperangkat dokumen yang berisikan rincian transaksi keuangan.
Jika tidak ada transaksi keuangan, tidak akan ada bukti transaksi yang perlu dilacak. Transaksi dapat mencakup pembayaran utang, setiap pembelian atau akuisisi aset, pendapatan penjualan, atau biaya apa pun yang telah terjadi.
Kegiatan transaksi harus selalu dilengkapi dengan alat bukti untuk bisa dipertanggungjawabkan di kemudian hari. Alat bukti transaksi tersebut juga diperlukan jika sewaktu-waktu terjadi sengketa yang tidak diinginkan.
Berikut ini adalah bukti transaksi yang harus digunakan oleh perusahaan.
1. Bukti Transaksi Internal
Alat bukti transaksi internal ini berbentuk memo internal yang diberikan oleh atasan pada kolega atau bawahannya. Artinya, alat bukti internal ini merupakan bukti transaksi yang terjadi di lingkungan perusahaan.
2. Bukti Transaksi Eksternal
Alat bukti transaksi eksternal adalah alat bukti pencatatan atas setiap transaksi yang dilakukan dengan pihak luar. Beberapa alat bukti transaksi eksternal tersebut adalah sebagai berikut:
27
• Faktur, adalah suatu penilaian penjualan dengan penilaian pembayaran yang dilakukan secara kredit.
• Kuitansi, adalah bukti penerimaan uang yang sudah ditandatangani oleh pihak penerima untuk diberikan kepada yang membayar dan bisa dimanfaatkan sebagai bukti transaksi yang sah.
• Nota debit, adalah bukti transaksi pengembalian suatu barang yang sudah dibeli dan dibuat oleh pihak pembeli.
• Cek, adalah suatu surat atau dokumen yang berisi perintah tanpa syarat dari nasabah bank agar pihak bank melakukan pembayaran sejumlah uang yang tertulis dalam surat tersebut kepada pembawa surat cek.
• Rekening koran, adalah suatu rangkuman transaksi finansial yang telah dilakukan pada beberapa waktu tertentu pada rekening bank yang dimiliki oleh perusahaan atau seseorang.
• Bilyet giro, adalah suatu perintah pada pihak bank penyimpan dana untuk memindahkan dana dalam jumlah tertentu pada rekening lain yang sudah tertulis.
• Bukti setoran bank, adalah slip setoran yang yang sudah disediakan oleh pihak bank dan memiliki fungsi untuk alat bukti nasabah bahwa mereka sudah menyetorkan uangnya dalam rekening tujuan.
• Bukti kas masuk dan keluar, bukti kas masuk adalah suatu bukti penerimaan uang yang sudah disertai dengan dokumen tertentu, sedangkan bukti kas keluar adalah bukti transaksi keluar kas dengan disertai dokumen tertentu.
• Bukti memorandum, adalah bukti transaksi yang diterbitkan oleh pimpinan perusahaan untuk berbagai kejadian yang terjadi di dalam internal perusahaan dan biasanya berlangsung pada akhir periode, seperti memo untuk menulis gaji karyawan yang masih harus dibayar.
Untuk melaksanakan atau menjalankan sistem akuntansi, bukti transaksi merupakan pemicu. Setiap pencatatan dalam catatan akuntansi dimulai dari bukti transaksi atau dokumen. Bukti transaksi adalah dasar untuk melakukan pencatatan. Karena itu pengawasan atas penggunaan bukti transaksi mutlak dilakukan.
28 2.2 SIKLUS AKUNTANSI MANUAL
Siklus akuntansi manual merupakan suatu pencatatan informasi yang menggunakan sistem manual yang mengandalkan tenaga manusia tanpa adanya teknologikomputer.
Secara manual tujuan mencatat transaksi keuangan adalah agar nantinya perusahaan dapat mengetahui laba rugi usaha mereka. Fokus sistem akuntansi yang murni manual adalah pencatatan transaksi keuangan untuk menghasilkan laporan keuangan berupa laporan laba rugi dan neraca. Sistem akuntansi manual dapat dijalankan di perusahaan dengan lingkup usaha kecil dan transaksi masih belum banyak.
Sistem akuntansi manual prosesnya dilakukan berdasarkan siklus akuntansi keuangan, dimana dimulai dari identifikasi bukti transaksi, kemudian mencatat transaksi yang dimasukkan dalam jurnal dan dari jurnal diproses lanjut ke proses penggolongan yaitu ke dalam buku besar atau buku pembantu dan secara menyeluruh dengan membuat kertas kerja disesuaikan dengan jurnal penyesuaian apabila terdapat transaksi – transaksi yang membutuhkan penyesuaian dan proses akhir yaitu pembuatan laporan keuangan.
Proses dokumen dan pencatatan dilakukan secara periodik, bisa satu bulan sekali, satu semester atau satu tahun sekali yang disusun dalam neraca saldo.
Neraca saldo ini yang akan dipergunakan untuk menyusun laporan keuangan.
Semua proses sistem akuntansi meliputi beberapa hal:
a. Pengumpulan data. Langkah pertama jika mendapat data baru adalah memasukkan dalam jurnal, mengumpulkan dengan transaksi lain berdasarkan tanggal terjadinya. Setiap transaksi yang diinput memiliki kode transaksi masing – masing dengan tujuan untuk mempermudah proses akuntansi selanjutnya pada saat dikelompokkan.
b. Pengaturan data. Data merupakan fakta mentah untuk menghasilkan sebuah informasi. Aktivitas dalam pengaturan data adalah
29
pemeliharaan data, mendaftar data akuntansi, mengklasifikasikan data dan memberi kode.
c. Tata cara pelaksanaan. Untuk mengumpulkan dan menggunakan data dibutuhkan prosedur dan prosedur untuk mengolah data dibagi menjadi tiga yaitu penumpukan data, pemeliharaan data dan memperbarui informasi.
d. Pengendalian. Pengendalian dibutuhkan dalam pengolahan data menjadi informasi dimana dengan pengendalian baik maka sistem informasi dapat menghasilkan data yang akurat.
Berikut adalah gambaran mengenai siklus akuntansi manual :
Gambar 4 Alur siklus akuntansi
Berikut Adalah Penjelasan Siklus Akuntansi Berdasarkan Ilustrasi di Atas :
30 1. Bukti Transaksi
Bukti transaksi memulai proses siklus akuntnsi. Bukti transaksi sendiri adalah seperangkat dokumen yang berisikan rincian transaksi keuangan.
Jika tidak ada transaksi keuangan, tidak akan ada bukti transaksi yang perlu dilacak. Transaksi dapat mencakup pembayaran utang, setiap pembelian atau akuisisi aset, pendapatan penjualan, atau biaya apa pun yang telah terjadi.
2. Jurnal
Setelah transaksi sudah terjadi dan bukti transaksi sudah tersedia, langkah selanjutnya adalah mencatat transaksi tersebut ke dalam jurnal perusahaan dalam urutan kronologis. Perlu diperhatikan, dalam mendebit dan mengkredit akun harus selalu seimbang.
31 3. Buku Besar
Entri jurnal kemudian diposting ke dalam buku besar di mana ringkasan semua transaksi ke masing-masing akun dapat dilihat.
32 4. Neraca Saldo
Pada akhir periode akuntansi (biasanya triwulanan, bulanan, atau tahunan tergantung pada kebijakan perusahaan), Neraca saldo memuat ringkasan dari akun transaksi beserta saldonya yang berguna sebagai dasar untuk menyiapkan laporan keuangan atau sebagai bahan evaluasi.
5. Jurnal Penyesuaian
Pada akhir periode akuntansi perusahaan, jurnal penyesuaian harus diposting ke akun-akun tertentu pada akhir periode akuntansi agar sesuai dengan kondisi sebenarnya berdasarkan akuntansi akrual sehingga perusahaan dapat membuat laporan keuangan dengan tepat.
33 6. Laporan Keuangan
Laporan Keuangan terdiri dari neraca, laporan laba rugi dan laporan arus kas yang disusun menggunakan saldo yang sudah benar.
7. Jurnal Penutup
Pada saat jurnal penutupan tersebut di-posting, semua akun nominal saldonya menjadi nol dan sudah siap digunakan untuk mencatat transaksi berjalan pada awal periode berikutnya. Perlu diingat, dalam siklus ini tidak selalu sama alurnya. Misalnya siklus akuntansi dagang dan jasa, pasti sedikit berbeda. Namun secara keseluruhan alurnya hampir sama.
34
2.3 SIKLUS AKUNTANSI BERBASIS KOMPUTER
Komputerisasi akuntansi adalah sebuah sistem akuntansi dimana komputer sebagai teknologi untuk menjalankan aplikasi yang digunakan dalam mengolah transaksi akuntansi dan sekaligus untuk menghasilkan laporan keuangan dalam sebuah perusahaan.
Pertimbangan utama penggunaan komputer adalah pertimbangan cost and benefit. Penggunaan komputer merupakan sebuah investasi besar bagi sebuah organisasi. Bukan hanya dalam hal biaya investasi tetapi waktu, tenaga dan sumber daya yang dialokasikan untuk hal ini membutuhkan alokasi yang tidak sedikit. Cost bukan hanya berarti biaya yang dikeluarkan.
Waktu, tenaga, sumber daya yang lain haruslah diperhitungkan dalam penggunaan komputer. Permasalahan timbul ketika cost yang berbentuk selain biaya tersebut sukar untuk diukur dalam ukuran kuantitatif. Tentu hal ini membutuhkan alat untuk mengalokasikan dan menentukan ukuran yang tepat untuk mengkuantifikasikannnya. Kalau dibandingkan dengan sistem manual, sistem komputerisasian memang jelas mempunyai keunggulan (benefit) khususnya dalam hal kecepatan (speed), ketelitian (accuracy) dan kapasitas (capacity) pemrosesan. Kecepatan komputer dapat diandalkan karena komputer mengerjakan suatu perintah dalam hitungan mikrodetik (microsecond). Perkembangan chip terakhir telah memungkinkan kecepatan dalam seperbilliun detik (nanosecond) atau bahkan dalam sepertrilliun detik (picosecond). Dengan kecepatan ini suatu transaksi dapat diproses dalam seketika.
Program komputer untuk akuntansi biasanya dirancang dengan cermat sehingga operator yang melakukan pencatatan transaksi dapat melaksanakannya dengan mudah. Setiap langkah yang dikerjakan dalam siklus akuntansi (penjurnalan, pengakunan dan penyusunan daftar saldo) dapat dilakukannya dengan mengikuti instruksi yang langsung dapat dilihat pada layar monitor. Instruksi yang sudah disiapkan pada waktu merancang sistem biasanya ditampilkan di layar monitor dalam bentuk menu. Menu akan menyajikan daftar operasi yang dapat diminta oleh operator dan operator tinggal memilih operasi yang dikehendaki.
35
Walaupun dengan penggunaan komputer kegiatan-kegiatan dalam siklus akuntansi manjadi tidak ada lagi, konsep yang dipelajari dalam sistem akuntansi manual tetap diperlukan karena apa yang dikerjakan oleh komputer tetap mengikuti konsep yang digunakan dalam sistem akuntansi manual. Laporan seperti daftar piutang, daftar utang dan laporan interim dapat disusun dan dicetak setiap saat dengan segera. Kalau data penyesuaian telah dimasukkan dalam komputer maka laporan keuangan akhir dapat segera dicetak. Oleh karena itu, dalam sistem komputer tidak diperlukan lagi kertas kerja seperti pada sistem manual. Perlu dicatat bahwa konsep pelaporan keuangan tidak dapat diganti oleh komputer, yang dapat diganti dengan komputer adalah proses pengolahan datanya.
Gambar 5 : kegiatan operasional perusahaan
Dari gambar tersebut dapat kita ketahui bahwa (1) proses pengumpulan data-data transaksi, setelah data-data transaksi diperoleh maka (2) data transaksi tersebut diinput/dipindahkan/disimpan pada komputer. Selanjutnya setelah data dipindahkan pada komputer (3) data diposting sama halnya seperti kegiatan posting buku besar dalam sistem manual. Data yang telah diposting tersebut kemudian (4) dilakukan proses perhitungan secara komputerisasi untuk menghasilkan laporan keuangan. Setelah proses perhitungan selesai maka (5) kita bisa mengetahui informasi mengenai Laporan Posisi Keuangan, Laporan Laba Rugi dan yang lainnya. Dan yang
36
terakhir (6) informasi keuangan yang dihasilkan tersebut berguna untuk kegiatan operasional perusahaan.
Proses akuntansi bagi perusahaan bisnis sekarang ini menggunakan aplikasi akuntansi dan perangkat komputer dalam pemrosesan data transaksi hingga proses menghasilkan informasi akuntansi kepada pihak – pihak yang berkepentingan. Ada tiga aspek dasar dalam pemrosesan data secara komputer diantaranya:
a. Perangkat keras (Hardware)
Perangkat keras meliputi semua komponen elektronik dan mekanis dari sistem akuntansi terkomputerisasi. Perangkat ini memberikan kapabilitas fisik seperti komputasi dasar, pengiriman dan penerimaan sinyal elektronik, penampilan citra, percetakan keluaran, dan penginputan arsip dasar. Konfigurasi ini terdiri atas unit pemrosesan, sentral dan peripheral device.
b. Perangkat lunak (Software)
Perangkat lunak adalah seperangkat program yang menyebabkan komputer melakukan pekerjaan yang terkoordinasi perangkat lunak akuntansi yaitu program – program seperti penjurnalan, posting, proses penyelesaian pembukuan dan penyusunan neraca saldo.
c. Pelaksana (Brainware)
Peran pelaksana sangat penting dalam sistem akuntansi terkomputerisasi karena sumber daya manusialah yang melakukan input data, menganalisis kinerja sistem, memprogram kerja sistem, dan bertindak sebagai operator komputer.
Dalam sistem akuntansi yang terkomputerisasi ada beberapa pelaku sistem yaitu:
1) Analisis sistem adalah personalia yang merancang sistem berdasarkan kebutuhan – kebutuhan informasi.
2) Programmer adalah orang yang menulis instruksi untuk komputer
3) Operator adalah orang yang menjalankan komputer.
Dalam lingkup perusahaan besar, akuntansi bekerja sama dengan analis sistem untuk memastikan bahwa sistem pemrosesan data
37
akuntansi dirancang sesuai dengan kebutuhan spesifik para pengguna informasi keuangan. Sedangkan dalam lingkup perusahaan kecil biasanya tidak memiliki analis sehingga untuk memenuhi kebutuhan perusahaan maka manajemen bekerja sama dengan kantor akuntan publik.
Pengelolaan sistem akuntansi dengan menggunakan komputer perlu dilakukan secara mendalam dari keamanan data dan penyaringan orang – orang didalam organisasi yang mendapat akses ke dalam sistem akuntansi yang terkomputerisasi. Keamanan data dilakukan dengan penggunaan kata sandi sebagai ijin akses untuk bisa membuka catatan – catatan terkomputerisasi. Untuk pemrosesan data mengacu bagaimana data dimasukkan dan akan diproses dalam komputer.
Sistem akuntansi terkomputerisasi dibedakan menjadi dua jenis : 1) Sistem akuntansi terkomputerisasi tradisional. Dalam sistem
ini cirinya adalah masih ada buku besar piutang, persediaan, gaji dan upah, penyusutan dan lainnya yang harus dicatat dan diproses secara tepat untuk menyajikan laporan keuangan yang benar.
2) Sistem akuntansi terkomputerisasi berdasarkan database.
Sistem ini mengintegrasikan seluruh akun menjadi satu dan disimpan pada alat penyimpanan akses langsung. Database dirancang secara tepat dan memungkinkan pemakai yang berbeda dari informasi yang sama tidak perlu menyelenggarakan files yang terpisah dan mengulang kegiatan.
Siklus akuntansi merupakan suatu proses akuntansi sistematis dan bertahap yang dilakukan dengan tujuan untuk memproses berbagai bukti transaksi keuangan dan mengolahnya menjadi sebuah laporan atau informasi akuntansi pada sebuah entitas dalam suatu periode waktu tertentu.
RANGKUMAN
38
Sistem akuntansi manual prosesnya dilakukan berdasarkan siklus akuntansi keuangan, dimana dimulai dari identifikasi bukti transaksi, kemudian mencatat transaksi yang dimasukkan dalam jurnal dan dari jurnal diproses lanjut ke proses penggolongan yaitu ke dalam buku besar atau buku pembantu dan secara menyeluruh dengan membuat kertas kerja disesuaikan dengan jurnal penyesuaian apabila terdapat transaksi – transaksi yang membutuhkan penyesuaian dan proses akhir yaitu pembuatan laporan keuangan.
Komputerisasi akuntansi adalah sebuah sistem akuntansi dimana komputer sebagai teknologi untuk menjalankan aplikasi yang digunakan dalam mengolah transaksi akuntansi dan sekaligus untuk menghasilkan laporan keuangan dalam sebuah perusahaan.
Sistem akuntansi terkomputerisasi dibedakan menjadi dua jenis :
1) Sistem akuntansi terkomputerisasi tradisional. Dalam sistem ini cirinya adalah masih ada buku besar piutang, persediaan, gaji dan upah, penyusutan dan lainnya yang harus dicatat dan diproses secara tepat untuk menyajikan laporan keuangan yang benar.
2) Sistem akuntansi terkomputerisasi berdasarkan database. Sistem ini mengintegrasikan seluruh akun menjadi satu dan disimpan pada alat penyimpanan akses langsung. Database dirancang secara tepat dan memungkinkan pemakai yang berbeda dari informasi yang sama tidak perlu menyelenggarakan files yang terpisah dan mengulang kegiatan.
1. Jelaskan apa itu transaksi dan jenis – jenis transaksi
2. Jelaskan mengenai sistem akuntansi manual dan sistem akuntansi terkomputerisasi
3. Dalam sistem akuntansi terkomputerisasi ada tiga pelaku sistem, sebutkan dan jelaskan masing – masing pelaku sistem
4. Jelaskan mengenai bukti transaksi dan berikan contoh bukti transaksi 5. Jelaskan mengenai jurnal penyesuaian dan apa kegunaannya
SOAL – SOAL LATIHAN
39
6. Jelaskan mengenai alur sistem akuntansi manual dan sistem akuntansi terkomputerisasi
Fatta, Al Hanif. 2007. Analisis & perancangan system informasi.
Yogyakarta: STMIK AMIKOM. Penerbit ANDI
Hall, A James (2004), Accounting Information System, 4th ed., South Western Publising Co.
Ikatan Akuntan Indonesia. 2007. Standar Akuntansi Keuangan, Jakarta : Salemba Empat
Kristanto, A. (2008). Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya.
Yogyakarta: Gava Media.
Mirza Maulinarhadi Ranatarisza, 2013, Sistem Informasi Akuntansi:Aplikasi pada Administrasi Bisnis, Malang, Universitas BrawijayaPress
Wilkinson, Joseph, 1993, Sistem Akuntansi & Informasi, Jakarta, Binarupa Aksara
DAFTAR PUSTAKA
40
BAB III
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Tujuan sistem informasi dan kebutuhan informasi yang didefinisikan secara jelas adalah salah satu kunci untuk suksesnya sistem informasi. Kesuksesan suatu sistem membutuhkan tujuan-tujuan yang terdefinisikan. Suatu sistem dengan tujuan tertentu akan menyelesaikan lebih banyak untuk suatu organisasi, daripada sistem tanpa tujuan, sedikit tujuan, atau tujuan yang ambisius (Calliueot and Lapayre, 1992). Calliueot and Lapayre (1992) menyatakan bahwa penciptaan suatu informasi efektif membutuhkan suatu pengorganisasian untuk mengembangkan sejumlah sistem-sistem pendukung. Penarikan staf yang kompeten dan layak adalah suatu tindakan yang sangat penting. Investasi yang besar dalam perangkat keras, perangkat lunak danpendukung sistem yang lain adalah sesuatu yang penting, namun tanpa manusia bersumber daya yang kompeten untuk mengkoordinasikan sistem akan menghasilkan informasi yang tidak layak, tidak tepat waktu atau tidak akurat. Sebelum melaksanakan metodologi pengembangan sistem, maka perlu pemahaman terhadap kebijakan dan sekumpulan hal-hal mendasar yang menjadi keyakinan manajemen suatu organisasi terhadap sistem informasi. Kebijakan ini berkaitan dengan filosofi manajemen, dan sistem informasi yang proaktif. Secara umum ada dua filosofi yang dapat digunakan dalam pengembangan sistem informasi organisasi, yaitu dipandang sebagai senjata pertahanan taktik dan senjata ofensif strategik.
Pertama, sistem informasi dipandang sebagai senjata pertahanan taktik dan operasional untuk menentukan basic data, kebutuhan pemrosesan dan kewajiban pelaporan untuk membantu perusahaan tetap pada jalur yang harus dilalui dan bertahan hidup. Kedua, sistem informasi akuntansi dipandang sebagai senjata ofensif yang strategik untuk dapat memenangkan persaingan. Kebijakan sistem informasi yang proaktif akan menghilangkan pemisah antara departemen, personalia dan fungsi garis, serta menghilangkan batas wilayah negara. Kebijakan sistem informasi proaktif mengakui penerapan teknologi informasi, seperti telekomunikasi, komputer,
PENGANTAR MATERI
41
electronic mail, computer-integrated manufacturing, teleshopping, teleconference, multifunctional workstations secara terintegrasi.
Tujuan Instruksional Umum
Mahasiswa mampu berpikir dan mengetahui mengenai tahapan – tahapan dalam membangun sistem informasi akuntansi
Tujuan Instruksional Khusus
Setelah mempelajari bab ini mahasiswa diharapkan dapat menjelaskan antara lain : teknik dokumentasi, pemodelan sistem berbasis data dan pemodelan sistem berbasis dokumen.
3.1 TEKNIK SISTEM DOKUMENTANSI 3.1.1 Teknik Sistem
Perancangan sistem bertujuan untuk menyajikan data – data keuangan dan non keuangan menjadi informasi yang akurat guna pengambilan keputusan.
Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam teknik sistem dokumentasi dalam perancangan sistem informasi akuntansi dari berbagai aktivitas organisasi/perusahaan sehingga berguna bagi pengambilan keputusan dan menjamin keakuratan data serta kecepatan informasi yang disajikan. Teknik system adalah berbagai tool yang digunakan dalam analisa, rancangan dan dokumentasi SIA.
Teknik system akuntansi berawal dari siklus akuntansi sesuai dengan bidang dan unit kegiatan perusahaan. Siklus akuntansi terdiri dari dua bagian yaitu pencatatan dan pelaporan. Siklus akuntansi merupakan teknik system yang berurutan untuk menghasilkan informasi keuangan dan bertujuan agar proses pencatatan keuangan tertata dengan benar dan sempurna sehingga mengurangi kesalahan pencatatan nilai/angka dari aktivitas perusahaan.
TUJUAN PEMBELAJARAN
PEMBAHASAN MATERI
42
Siklus akuntansi perusahaan jasa berbeda dengan perusahaan dagang, pada perusahaan dagang melalui jurnal khusus dan buku besar pembantu.
Transaksi penjualan dan pembelian secara tunai maupun kredit dicatat melalui jurnal khusus, hasil pencatatan jurnal khusus akan menunjukkan jumlah hutang dan piutang. Pencatatan dengan jurnal khusus biasanya diterapkan pada perusahaan kecil sedangkan untuk perusahaan menengah dan besar Tahap pencatatan dan pelaporan memerlukan tahap dalam siklus akuntansi sebagai berikut:
Gambar 6. Siklus Akuntansi
1. Tahap pencatatan, dalam tahap ini yang dilakukan adalah :
a. Melakukan transaksi. Analisis atau dokumen aktivitas bisnis menjadi dasar untuk pencatatan awal setiap transaksi
b. Mencatat transaksi dalam jurnal. Berdasarkan dokumen pendukung, transaksi dicatat dengan menggunakan jurnal secara kronologis.
c. Memindah bukukan (posting) transaksi kedalam buku besar.
Transaksi yang telah dicatat pada jurnal diposting pada akun – akun yang sesuai dengan buku besar dan jika diperlukan buku tambahan atau buku pembantu.
43 2. Tahap pelaporan
a. Menyiapkan neraca saldo atas akun – akun dibuku besar.
Tahap ini memungkinkan pengecekan umum atas keakuratan pencatatan dan pemindahbukuan.
b. Mencatat jurnal penyesuaian. Semua informasi relevan yang belum tercatat harus diindentifikasi dan dibuatkan penyesuaian yang tepat. Jurnal penyesuaian harus dicatat dan diposting sehingga akun –akun berada pada saldo yang benar sebelum laporan keuangan disiapkan.
c. Menyiapkan laporan keuangan. Laporan ini berupa laporan hasil operasi dari aktivitas perusahaan dan posisi keuangan serta arus kas berdasarkan informasi yang terdiri dari akun yang telah disajikan.
d. Menutup akun nominal. Saldo – saldo akun nominal (sementara) ditutup ke akun laba ditahan.
e. Menyiapkan neraca saldo setelah penutupan untuk memastikan kesamaan atau keseimbangan debit dan kredit setelah jurnal penyesuaian dan jurnal penutup diposting.
3.1.2 Dokumentasi
Semua pencatatan harus ada bukti yang jelas sebagai sumber bukti pencatatan selama proses penyusunan laporan keuangan yang berasal dari pihak internal maupun eksternal perusahaan. Sebagian dokumen merupakan hasil dari pemrosesan transaksi.
3.1.3 Sumber bukti transaksi
Dokumen – dokumen yang digunakan sebagai pendukung menyusun informasi ekonomi perusahaan antara lain:
a. Bukti kas masuk b. Bukti kas keluar c. Memo
Sebuah dokumen menyediakan bukti dari peristiwa ekonomi dan dapat digunakan untuk memulai pemrosesan transaksi. Ada tiga jenis dokumen yaitu dokumen sumber, dokumen produk dan dokumen turn around.
44 3.1.4 Laporan keuangan
Laporan keuangan adalah laporan atas kejadian – kejadian masa lalu dari suatu proses pencatatan yang bersifat keuangan selama periode akuntansi sesuai dengan standar akuntansi keuangan (PSAK). Pencerminan posisi keuangan dan kondisi ekonomi perusahaan dapat kita simpulkan berdasarkan laporan keuangan. Sifat laporan keuangan terdiri dari :
1. Fakta yang telah dicatat
2. Prinsip – prinsip dan kebiasaan didalam akuntansi 3. Pendapat pribadi
Fungsi laporan keuangan adalah menyampaikan informasi dari aktivitas perusahaan antara lain:
1. Menyajikan informasi keuangan berupa aset, liabilitas dan ekuitas perusahaan.
2. Menyajikan informasi mengenai perubahan dalam harta bersih yang terjadi sebagai akibat kegiatan usaha dalam rangka memperoleh laba.
3. Menyajikan informasi keuangan untuk membantu para pengguna laporan keuangan dalam menaksir potensi perusahaan dalam menghasilkan laba.
4. Menyajikan informasi mengenai perubahan harta dan kewajiban perusahaan seperti informasi mengenai pembiayaan dan investasi.
Laporan keuangan dipersiapkan atau dibuat dengan maksud untuk memberikan gambaran kemajuan perusahaan. Laporan keuangan menurut PSAK No. 1 (revisi 2009) yang terdiri dari:
1. Posisi laporan keuangan / neraca 2. Laporan laba – rugi
3. Perubahan ekuitas 4. Laporan perputaran kas 5. Catatan atas laporan keuangan
3.2 PEMODELAN SISTEM BERBASIS DATA
Record akuntansi dalam sistem berbasis komputer disajikan dalam empat jenis file magnetis yang beredar yaitu :
1. File induk, secara umum berisi data – data akun. Buku besar dan buku pembantu adalah contoh file induk.
45
2. File transaksi, file sementara yang menyimpan record transaksi yang akan digunakan untuk mengubah atau memperbaharui data dalam file induk. Contoh pesanan penjualan, penerimaan persediaan dan penerimaan kas.
3. File referensi, menyimpan data yang digunakan sebagai standar untuk memproses transaksi. Misalnya program pembayaran gaji dapat merujuk ke tabel pajak.
4. File arsip, berisi record – record tentang transaksi masa lalu yang dipertahankan untuk referensi akan datang. File arsip meliputi jurnal – jurnal, informasi pembayaran gaji periode sebelumnya.
3.2.1 Diagram relasi entitas – REA
Diagram REA adalah suatu teknik dokumentasi yang digunakan untuk menyajikan relasi antara entitas (sumber daya, peristiwa, dan agen) dalam sebuah sistem. Sebuah entitas adalah sumber daya (mobil, kas atau persediaan), sebuah peristiwa (memilih mobil, pesanan barang, menerima kas atau memperbaharui record akuntansi) atau seorang agen (petugas penjualan, pelanggan atau pemasok).
Gambar 7 Relasi Antar Entitas
3.2.2 Flow map
Flowmap adalah paket perangkat lunak yang didedisikan untuk menganalisis dan menampilkan interaksi atau aliran data. Jenis data dalam arti khusus ada dua lokasi geografis yang berbeda terhubung ke masing –
46
masing item data. Sebuah lokasi tempat asal aliran dimulai dan lokasi tujuan dimana aliran berakhir. Aliran data itu sendiri dapat orang, barang, penggunaan layanan pertanian atau telekomunikasi. Flowmap merupakan campuran peta dan flow chart yang menunjukkan pergerakan benda dari satu lokasi ke lokasi lain seperti jumlah barang yang diperdagangkan atau jumlah paket dalam jaringan. Flowmap dapat menunjukkan hal – hal seperti berikut:
1. Data yang mengalir, bergerak atau berpindah 2. Arah aliran data bergerak dan tujuan tersebut
3. Jumlah data yang mengalir, yang ditransfer, diangkut 4. Informasi umum yang mengalir dan proses data mengalir
Berikut ini contoh penggambaran entitas – entitas yang berhubungan dengan penggajian yang terdiri dari tiga entitas yaitu pegawai, bendahara gaji dan pimpinan:
1. Pegawai : entitas yang menerima gaji dimana gaji diproses oleh bagian bendahara gaji berdasarkan daftar hadir, gaji pokok, tunjangan dan lain – lain.
2. Bendahara gaji : entitas bagian keuangan yang menghitung dan membayarkan gaji.
3. Pimpinan : entitas yang melakukan verifikasi, otorisasi dan persetujuan pembayaran gaji.
47
Gambar 8: Flow Map sistem informasi akuntansi penggajian
3.3 PEMODELAN SISTEM BERBASIS DOKUMEN 3.3.1 Simbol Flowchart
Flowchart merupakan diagram simbol yang menunjukkan arus data dan tahapan operasi dalam sebuah sistem.
48 1. Simbol Flowchart
Flowchart digunakan oleh auditor maupun bagian akuntansi dalam sistem informasi akuntansi. Versi simbol flowchart yang berlaku sekarang adalah ANSI x3,5 – 1970. ANSI mendefiniskan bentuk setiap simbol tersebut sebagai berikut:
a. Simbol dasar
Input / output
Membuat data tersedia untuk diproses dan mencatat hasil informasi hasil suatu pemrosesan catatan akuntansi
Proses Proses komputer
(program dijalankan)
Garis arus Arus data
b. Simbol Input / output
Punched card Dokumen
Penyimpanan
On-Line Input manual
Pita magnetik Tampilan/display
Pita punched
Link komunikasi
Disket magnetik
Penyimpanan off line
49
c. Simbol proses khusus dan simbol tambahan
Keputusan Proses
pendukung Proses
predefined Penggabung
Persiapan
Ekstrak
Operasi manual
Sortir
Perakitan collate
Flowchart sistem Informasi Akuntansi Penggajian
50
Gambar 9: Flowchart sistem informasi akuntansi penggajian
3.3.2 Diagram arus data (Data Flow Diagram – DFD)
Diagram ini menggunakan simbol – simbol untuk mencerminkan proses, sumber – sumber data, arus data dan entitas dalam sebuah sistem. DAD digunakan untuk menyajikan sistem pada tingkat rincian berbeda. Tujuan penggunaan DFD adalah untuk memisahkan secara jelas proses logika analisis sistem dengan proses desain sistem secara fisik.
