Arsip Menurut Bentuk dan Wujudnya

2.2. Jenis-jenis Arsip

2.2.2 Arsip Menurut Bentuk dan Wujudnya

Menurut bentuk dan wujudnya, ada beberapa macam arsip : 1. Surat.

2. Gambar, foto, peta.

3. Compact Disk (CD), DVD.

4. Pita rekaman.

5. Mikroflim.

6. Disket, dan lain-lain (Sugiarto dan Teguh , 2015: 13-14)

9 2.3. Peranan Kearsipan

Kersipan mempunyai peran sebagai “pusat ingatan”, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat di perlukan dalam organisasi dalam rangka kegiatan pencatatan, penganalisaan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. (Barthos, 1990 : 2)

Menurut Fathurrahman (2018) Setiap kegiatan tersebut (pengarsipan), baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.

Kenyataan bahwa bidang kearsipan belum mendapatkan perhatian yang wajar dalam jaringan informasi tersebut, maka dipandang perlu untuk segera memberikan petunjuk kerja yang praktis, bagaimana seharusnya arsip-arsip tersebut diterima dan dipergunakan kembali.Dalam pasal 3 Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, disebutkan bahwa tujuan dari kearsipan adalah sebagai berikut:

a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.

b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.

c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan

d. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya

e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu

f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara

g. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan

h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Berdasarkan pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan mempunyai cakupan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Usaha

penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan tertentu akan lebih mudah bilamana bahan-bahan kearsipan terkumpul, tersimpan baik, dan teratur.

Mengingat pengertian dan peranan kearsipan seperti dikemukakan di atas maka untuk melaksanakan tugas pemerintahan dan tugas pembangunan dengan baik maka perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara optimal agar dapat berfungsi dengan baik, berdaya guna, dan bertepat guna.

Menurut Pujiastuti dalam Fathurahman (2018) bahwa fungsi arsip dapat dikelompokkan dalam 4 kepentingan, yaitu:

1. Arsip merupakan kebutuhan hidup manusia. Kehidupan modern menuntut ketersediaan dokumen yang menyertai kehidupan seseorang. Karena keberadaan dokumen tersebut sebagai representasi pemiliknya. Missal:

akta kelahiran, ijazah, passport, KTP, SIM dll. Dalam hal ini arsip melekat pada individu yang bersangkutan. Bisa dikatakan jika arsip bertransformasi menjadi kebutuhan pokok setelah sandang, papan dan pangan.

2. Arsip merupakan urat nadi administrasi Organisasi sebagai suatu bentuk administrasi tidak mungkin mengabaikan keberadaan arsip. Oleh karena itu muncullah arsip sebagai produk organisasi. Dengan kata lain arsip merupakan sumber data informasi serta pusat ingatan dari seluruh aktivitas yang dilakukan oleh suatu organisasi.11 Tidak jarang dalam berbagai perselisihan antara organisasi yang bersangkutan dengan pihak lain terbela atau terpecahkan dengan ketersediaan arsip.

3. Arsip merupakan bukti dan sumber informasi otentik Kehidupan modern dapat dikatakan bertumpu pada ketersediaan arsip. Status, kewenangan, hak, kewajiban, identitas maupun hasil kegiatan dari suatu organisasi atau individu tertumpu pada arsip yang tersedia sebagai bukti otentik.

Dikatakan sebagai bukti otentik dan sumber informasi otentik karena arsip merupakan data yang tercipta paling dekat dengan kegiatan atau peristiwa yang mengiringi.

4. Rekaman kegiatan/peristiwa kehidupan modern yang memiliki kecanggihan teknologi yang cukup mengagumkan semakin memberi kemungkinan untuk menempatkan arsip sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa. Arsip tekstual cenderung memiliki nilai formalitas yang cukup tinggi sebagai bukti kegiatan atau peristiwa tetapi arsip dalam bentuk non tekstual lebih memberi kemungkinan untuk merekam berbagai kegiatan atau peristiwa. Apalagi ada kecenderungan terjadinya peristiwa yang tidak terencana misalnya bencana alam. Kecanggihan teknologi yang kepemilikannya tidak terbatas menjadikan semakin tersedianya bukti kegiatan ataupun bukti suatu peristiwa.

5. Catatan kinerja dalam pelaksana operasional organisasi, baik bisnis maupun publik, senantiasa bertumpu pada ketersediaan data. Demikian halnya dengan prestasi kerja yang telah dicapai. Setiap kegiatan dalam suatu organisasi didasarkan pada catatan. Demikian halnya hasil dari kegiatan tersebut akan dituangkan dalam bentuk catatan. Catatan inilah yang menjadi dasar penilaian prestasi kerja. Secara lebih terperinci fungsi

arsip dalam pelaksanaan manajemen meliputi beberapa hal, yaitu:

mendukung proses pengambilan keputusan, menunjang proses perencanaan, mendukung pelaksanaan pengawasan, sebagai alat bukti, sebagai pusat ingatan dan menunjang kegiatan ekonomi.

2.4. Arsip Sebagai Sumber Informasi

Perkembangan teknologi saat ini semakin menuntut pentingnya informasi bagi setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta. Karena pada dasarnya keseluruhan kegiatan organisasi membutuhkan informasi sebagai pendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi manajemen. Salah satu sumber informasi yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi adalah arsip. Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip bukan hanya sekedar hasil dari kegiatan organisasi, arsip diterima dan diciptakan oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dalam aktivitasnya. Harto Juwono dalam Fatthurahman (2018). Sejak SAA (Society American Arvhivists) muncul sebagai asosiasi profesional pada tahun 1936, arsiparis telah mencoba untuk mendefinisikan identitas serta misi profesional mereka. Dimulai oleh sejarawan, profesi arsip awal mulai menempa peran yang terpisah di dua wilayah penting yang berbeda: (1) melindungi hukum, administrasi, catatan dan sejarah organisasi; dan (2) menjaga bukti dokumenter dari swarisan budaya dan memori sosial.

(Randall C. Jimerson, Vol. 20 Iss 1,11 – 14) dalam Fatthurahman (2018).

Misi yang paling penting dari organisasi kearsipan adalah melindungi bahan-bahan arsip yang mereka mempertahankan. Tapi, selain misi penting tersebut, menyediakan dan meningkatkan kualitas layanan juga penting bagi lembaga kearsipan sebagai perusahaan pelayanan dan kepuasan pengguna adalah elemen strategis untuk meningkatkan kualitas layanan di lembaga kearsipan. (Burcak Senturk, 2011 : 66 – 72) dalam Fatthurahman (2018).

2.5. Pengertian Arsip Elektronik

mBerikut ini adalah pengertian arsip elektronik menurut beberapa ahli:

Menurut Rifaudin (2016 : 171) “Arsip elektronik merupakan catatan yang dibuat atau disimpan dalam bentuk elektronik, baik analaog atau digital”. Pratiwi (2017 : 83) menyatakan bahwa arsip elektronik merupakan arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format, di mana hanya komputer yang dapat memprosesnya. Menurut Robby (2016 : 24)

“Arsip elektronik merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik”.

Berdasarkan beberapa pendapat ahli di atas, maka dapat disimpulkan bahwa arsip elektronik adalah catatan yang disimpan secara digital yang berupa data dan dapat di unduh kapanpun di perlukan tanpa melihaat lagi arsip manual yang berupa kertas.

2.6. Pengalihmediaan Arsip Elektronik

Menurut Rifauddin (2016) arsip elektronik yang dibuat dari awal menggunakan teknologi komputer dapat secara langsung diintegrasikan

Gambar 2.6

Siklus Pengarsipan Elektronik

Sumber : Rifaudin (2016)

kedalam sistem pengelolaan arsip elektronik, namun untuk arsip yang merupakan hasil digitalisasi maka perlu dialihmediakan

Menurut Sukoco Badri dalam Saifudin (2015), metode yang digunakan dalam mengalih mediakan dokumen antara lain: Sistem penyimpanan yang dilakukan harus mempertimbangkan perubahan teknologi baik hardware maupun software. Selain itu media penyimpanan arsip elektronik harus support dengan sistem hardware maupun software, agar file dapat terus dibaca meskipun dipindah ke hadware dan software terbaru. Salah satu hal terpenting yang harus dipertimbangkan dalam menyimpan arsip elektonik adalah sistem back-up, karena arsip elektronik rentan akan hilang oleh karena virus ataupun kerusakan sistem hardware maupun software. Untuk menghindari ancaman kehilangan arsip elektronik dapat dilakukan dengan mengatur jadwal back-up secara rutin, membuat salinan (copy) kedalam berbagai media, atau bisa juga menyimpannya kedalam penyimpanan data online.

Menurut Wayan dan Ni Putu (2021) penyimpanan arsip merupakan kegiatan yang dilakukan dengan memulai kegiatan alih media arsip sampai pada penataan arsip ke media baru atau media digital. Pengalihan media arsip melakukan proses arsip dari bentuk media ke media lainnya dengan memanfaatkan alat pemindai (scanner) dalam menyelamatkan bentuk fisik dari arsip.

17 2.7. Penyimpanan Arsip Elektronik

Penyimpanan arsip elektronik dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu:

1. Online atau Terkoneksi. Penyimpanan online ini merupakan media terbaru dalam teknologi informasi yang berfungsi untuk menyimpan file-file digital. Media ini dapat dimanfaatkan untuk men-backup arsip elektronik yang sewaktu-waktu dapat di unduh ketika dibutuhkan. Sampai saat ini setidaknya ada lima penyimpanan data online yang dapat diakses secara gratis yaitu google drive, skydrive, dropbox, box, mediafire. Bahkan mediafire menyediakan 50 GB data penyimpanan secara gratis untuk satu akun.

2. Offline atau Terputus. Penyimpanan offline dapat dilakukan dengan memanfaatkan media penyimpanan magnetik dan optik seperti hard disk, digital audio tape, vidio tape, compact disc (CD), digital versatile disc utama penggunaan media mikrofilm tersebut adalah untuk menunjang kelancaran kegiatan operasional sehari- hari dan penyelamatan (pengawetan/ penyimpanan) dan nilai guna microfilm adalah sama dengan nilai arsip/dokumen asli. Pemilihan peralatan dalam pendistribusian dan penggunaan arsip elektronik sangat bergantung pada kebutuhan, kemampuan dan tujuan organisasi. Oleh karena itu, pemilihan peralatan dan perlengkapan yang tepat, akan memperlancar kegiatan kearsipan

organisasi tersebut Penggunaan arsip elektronik dapat melestarikan dan menjaga dokumen atau record yang dimiliki oleh perusahaan atau lembaga arsip. Arsip cetak disimpan untuk bukti administrasi sedangkan arsip elekronik selain disimpan sebagai arsip inaktif juga fisik arsip elektronik pun ikut rusak pula.

2.8. Kemudahan dalam Pengelolaan Arsip elektronik

Sistem Kearsipan Elektronik memiliki kelebihan utama yaitu memberikan kemudahan dalam pengelolaan dan manajemen arsip.

Beberapa kelebihan yang di berikan sistem kearsipan elektronik berbasis komputer tersebut antara lain :

1. Mudah dioperasikan

Di dalam pemrograman komputer di kenal istilah Human Computer Interactive. Konsep tersebut dalam immplementasinya akan menghasilkan program-program yang berorientasi visual sehinnga mudah di operasikan oleh penggunanya.

Komputer juga memberikan dukungan kemudahan untuk menyimpan file-file dalam beentuk gambar. Apalagi pekembangan teknologi yang ada memberikan dukungan untuk itu.

2. Tampilan yang Menarik

Dalam kelebihannya dalam melakukan visualisasi, maka komputer mampu memberikan tampilan yang menarik sehingga mampu

memberikan kenyamananbagi penggunanya. Bahkan komputer juga memungkinkan kostumisasi sehingga pengguna bisa mengatur sendiri deskop aplikasi seperti warna, font dan lain sebagainya sesuai keinginan masing-masing.

3. Fasilits Pencarian Dokumen

Salah satu kelebihan utama sistem berbasis komputer adalah kecepataaan proses pencarian dokumen. Komputer dapat memberikan kata-kata kunci pencarian yang flexibel sesuai keinginan sehingga dapat mengantisipasi jik pengguna lupa dengan atribut-atribut pokokk sebuah dokumen.

4. Pencatatan Lokasi Fisik Dokumen

Fasilitas pencariaan loksi fisik dokumen, berarti akan mempermudah pengguna dalam melakukan pencarian hard copy dari arsip yang diinginkannya. Komputer akan memberikan data lokasi penempatan dokumen secar lengkap.

5. Fasilitas Gambar dan Suara

Penggunaan scanner memberikan kemudahan dalam melakukan trasfer dalam bentuk dokumen fisik ke bentuk virtual. Kelebihan tersebut di tabah dengan kemampuan komputer untuk melakukan proses-proses imaging.

6. Keamanan data

Keamanan dokumen akan lebih terjamin dengan adaanya level keamanan bertingkat yang menggunakan ID pengguna dan password.

Demikian juga penggunaan komputer memungkinkan kita mengatur autenfikasinya pengguna dan blok proteksi sehingga lebih menjamin untuk dimasuki akses-akses yang ilegal.

Kemudahan dalam melakukan backup data ke dalam disket atau CD juga akan membuat data kita lebih aman karena jika terjadi kerusakan sistem komputer, data masih bisa di selamatkan melalui backup tersebut.

7. Retensi Otomatis

Penggunaan komputer juga akan memungkinkan pemeriksaan secara otomatis retensi dokumen. Jadi akan terjadi peringatan jika beberapa peringatan jika dokumen sudah kadaluarsa, sehingga kita dapa menidaklanjuti untuk memusnahkan atau mendokumentasi arsip tersebut ke dalam arsip pasif. Dokumen pasif yang dimaksud adalah bahwa kita me-nonaktifkan dokumen dan memback-upnya ke dalam media penyimpanan eksternal seperti CD atau Disket, tetapi kita juga dapat mengaktifkan kembali jika suatu saat diperlukan.

8. Laporan Kondisi Arsip

Kearsipan elektronik akan memberikan kemudahan dalam menyusun atau menampilkan laporan-laporan kearsipan yang di butuhkan pihak manajemen. Dengan menekankan hanya satu atau beberapa tombol, maka laporan akan di hasilkan dengan cepat. Laporan kondisi arsip dapat di buat dengan format dan isi yang di tetapkan oleh pengguna.

21 9. Bisa Terhubung Jaringan Komputer

Pengguna bisa menghubungkan kearsipn elektronik ke dalam sistem jaringan baik Lokal mupun Wide Area Network. Dengan terhubung kedalam jaringan, maka pengguna dapat menggunakan jaringan tersebut dengan Multiuser. Pengaturan terdistribusi akan bermanfaat misalnya jika dalam perusahaan membutuhkan arsip tertentu, maka cukup mengakses komputer yang ada di dekatnya dan tidak harus datang ke bagian administrasi.

10. Memungkinkan Fasilitas OCR (Optical Character Recognition) OCR adalah pengenalan pola tulisan dari gambar secara otomatis, yang di proses dengan pengenalan karakter tulisan untuk di rubah kedalam bahasa mesin untuk digunakan kembali (Sulistya dan Fajar : 2020). Fasilitas OCR akan memudahkan pengguna proses suatu dokumen tanpa harus mengetikkan kembali dokumen tersebut.

Komputer juga akan dengan mudah mengirimkan dokumen secara otomatis ke tujuan tertentu yang diinginkan, baik secara email maupun facsimile. (Sugiarto dan Teguh, 2015 : 118-120)

2.9. Perangkat Yang Digunakan Dalam Pengelolaan Arsip Elektronik Hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak) merupakan komponen utama yang digunakan dalam implementasi Outlet kearsipan elektronik berbasis komputer ini, sehingga dua hal yang cukup penting dalam merancang sistem adalah menentukan dan menganalisa terlebih dahulu hardware dan software yang akan digunakan dalam sistem.

1. Hardware

Kemampuan hardware yang di analisis menyangkut kecepatan proses, kapasitas penyimpanan (storage), mutu keluar (output), kemudahan melakukan input, dan lain-lain. Kapasitas yang di maksud, diukur berdasarkan jumlah transaksi yang dapat di proses dalam periode tertentu.

Keandalan hardware berkaitan dengan frekuensi kemungkinan terjadinya kegagalan proses secara teknis, termasuk kemungkinan kerusakan-kerusakan yang disebabkan oleh faktor-faktor eksternal seperti arus listrik yang tidak stabil, kebakaran, kebanjiran dan lain sebagainya biaya-biaya yang di perhitungkan mencakup harga beli, biaya pemasangan, biaya pemeliharaan dan biaya operasi yang mencakup biaya upah dan utilitas.

Fleksibilitas dan kompabilitas suatu perangkat dengan perangkat lain juga sangat penting untuk mempertimbangkan. Banyak komponen perangkat keras yang dapat dioperasikan semakin canggih namun tidak kompatibel jika di hubungkan dengan perangkat keras yang lain.

Hal itu akan membatasi ruang gerak pengembangan sistem nantinya dan mempersulit perawatan sistem itu sendiri.

Faktor perkembangan teknologi komputer yang terjadi sedemikian pesatnya membuat kita harus jeli menentukan perangkat keras yang dipakai.

Yang tidak kalah penting adalah produk-produk perangkat keras khusus yang memang dirancang untuk mendukung sistem kearsipan secara elektronik dan digital. Salah satu contoh adalah produk scanner atau pemindai. Saat ini tersedia berbagai jenis scanner berwarna dengan kecepatan tinggi yang dirancang untuk kebutuhan alih media dokumen di lingkungan yang volume pengarsipan dokumennya sedikit sampai volume banyak.

2. Software

Proyek perolehan arsip software meliputi kemudahan mendapat perangkat lunak, kesesuaian dengan sistem yang ada serta kemudahan mengoprasikannya. Tak lupa juga memperhitungkan aspek biaya pemakaian dan pengembangan perangkat lunak tersebut. Untuk mendapatkan suatu perangkat lunak, perusahaan satu dari tiga hal berikut :

a. Membeli paket perangkat lunak yang sudah di tulis oleh perusahaan software.

b. Menyewa program aplikasi menggunakan internet.

c. Membuat dan mengembangkan sendiri aplikasi baru yang di sesuaikan dengan kondisidi lapangan. (Sugiarto dan Teguh , 2015 : 120-124)

2.9.1 Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Tanggal

Menurut Sedarmayanti (2015 : 100) sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat, (akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya surat).

Gambar 2.9.1 Sistem pengarsipan tanggal

Sumber : Sedarmayanti (2015)

26 BAB III

27 BAB III

“TINJAUAN PENGELOLAAN ARSIP SECARA ELEKTRONIK PADA BAGIAN FINANCE PT. CHAMP RESTO INDONESIA”

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

PT. CHAMP RESTO INDONESIA (CRI) Didirikan pada tahun 1997 di Bandung, Jawa Barat, Indonesia, PT Champ Resto Indonesia (CRI) selalu didorong oleh visi untuk menjadi salah satu perusahaan restoran kelas dunia yang paling dihormati di industri ini. Misinya untuk memberikan nilai terbaik kepada pelanggan melalui produk & layanan terbaik telah memungkinkannya untuk tumbuh menjadi salah satu rantai restoran terbesar di Indonesia saat ini. Dengan mempertimbangkan pelanggan Indonesia, Champ Resto Indonesia memastikan orisinalitas dan kontrol kualitas yang sangat baik dengan memproduksi semua bahan makanan dan minumannya sendiri, mencapai kesegaran penuh selama proses berlangsung. Di bawah sayapnya, Champ Resto Indonesia telah mendirikan 4 rantai restoran besar yang mengusung indentitas khas mereka sendiri, yang semuanya merupakan restoran bersertifikat halal dengan harga terjangkau.

28 Gambar 3.1.

Lambang PT.CRI

Sumber : PT. Champ Resto Indonesia (2021)

3.1.1. Visi

“Be a world class restaurant group“

3.1.2. Misi

“Provide the best value to the customers through the best products &

services”

29 3.2 Struktur Organisasi

STRUKTUR ORGANISASI PT CRI

Gambar 3.2 Struktur organisasi

Sumber : PT. Champ Resto Indonesia (2021)

KOMISARIS

30 Keterangan :

1. Komisaris

Tugas dan tanggung jawab dewan komisaris yakni melakukan pengawasan terhadap pengelolaan perusahaan yang dilakukan oleh direksi.

Selain itu, tugas komisaris adalah memberikan nasihat terkait kebijakan direksi dalam menjalankan perusahaan.

2. Direktur Utama

Seorang direktur utama harus membuat serta menerbitkan beragam kebijakan perusahaan sekaligus mengawasi jalannya kebijakan tersebut. Ia juga harus memeriksa anggaran tahunan perusahaan sebelum dilaporkan kepada pemegang sah. Berikut adalah tugas dari direktur :

a) Implementasi Visi dan Misi Perusahaan b) Menyusun Strategi Bisnis Perusahaan c) Melakukan Evaluasi terhadap Perusahaan d) Melakukan Rapat

e) Menunjuk Orang yang Mampu Memimpin f) Mengawasi Situasi Bisnis

3. Direktur Operasional

Direktur operasional adalah seorang yang memiliki tanggung jawab terhadap semua kegiatan operasional perusahaan. Hal tersebut mencakup proses perencanaan hingga pelaksanaan operasional. Dalam melakukan tugasnya, direktur operasional sangat berkaitan pada bidang perusahaannya. Berikut adalah tugas-tugas direktur operasional :

a) Merencanakan, melaksanakan dan mengawasi seluruh pelaksanaan operasional perusahaan

b) Membuat standar perusahaan mengenai semua proses operasional, produksi, proyek dan kualitas hasil produksi

c) Membuat stategi dalam pemenuhan target perusahaan dan cara mencapai target tersebut

d) Membantu tugas-tugas direktur utama

e) Mengecek, mengawasi dan menentukan semua kebutuhan dalam proses operasional perusahaan

f) Merencanakan, menentukan, mengawasi, mengambil keputusan dan mengkoordinasi dalam hal keuangan untuk kebutuhan operasional perusahaan

g) Mengawasi seluruh karyawan apakah tugas yang dilakukan sesuai dengan standar operasional perusahaan

h) Bertanggung jawab pada pengembangan kualitas produk ataupun karyawan

i) Membuat laporan kegiatan untuk diberikan kepada direktur utama

j) Bertanggung jawab pada proses operasional, produksi, proyek dan kualitas hasil produksi

32 4. Direktur HRD

Berikut adalah tugas dari Direktur HRD :

a) Merencanakan, mengembangkan dan mengimplementasikan strategi di bidang pengelolaan dan pengembangan SDM (termasuk perekrutan dan pemilihan kebijakan / practices, disiplin, keluhan, konseling, upah dan peryaratannya, kontrak-kontrak, pelatihan dan pengembangan, perencanaan suksesi, moril dan motivasi, kultur dan pengembangan sikap dan moral kerja, manajemen penimbangan prestasi dan hal seputar manajemen mutu – dan lain-lain (ditambahakan selama masih relvan) b) Menetapkan dan memelihara sistem yang sesuai untuk mengukur aspek

penting dari pengembangan HR

c) Memonitor, mengukur dan melaporkan tentang permasalahan, peluang, rencana pengembangan yang berhubungan dengan SDM dan pencapaiannya dalam skala waktu dan bentuk / format yang sudah disepakati.

d) Mengatur dan mengembangkan staf langsung (yang melakukan direct report kepadanya).

e) Mengelola dan mengendalikan pembelanjaan SDM per departemen sesuai anggaran-anggaran yang disetujui.

f) Bertindak sebagai penghubung (liaison) dengan para manajer functional / manajer department yang lain agar memahami semua aspek-aspek penting dalam pengembangan SDM, dan untuk memastikan mereka telah

mendapatkan informasi yang tepat dan mencukupi tentang sasaran, tujuan / obyektif dan pencapaian-pencapaian dari pengembangan SDM.

g) Memelihara kesadaran dan pengetahuan tentang teori pengembangan HR yang sesuai zaman dan metoda-metoda dan menyediakan penafsiran yang pantas untuk para direktur, para manajer dan staf di dalam organisasi h) Berperan untuk evaluasi dan pengembangan strategi pengelolaan SDM

dan kinerja dalam pengimplementasian strategi tersebut, dengan bekerja sama dengan tim eksekutif.

i) Memastikan setiap aktivitas mempunyai benang merah serta terintegrasikan dengan persyaratan-persyaratan organisasi (organizational requirements) untuk bidang-bidang manajemen mutu, kesehatan dan keselamatan kerja, syarat-syarat hukum, kebijakan-kebijakan dan tugas umum kepedulian lingkungan.

j) Jika merupakan jabatan direktur formal, melaksanakan tanggung-jawab dari seorang direktur utama / Board of Director (BOD) menurut patokan-patokan etis dan hukum yang berlaku, seperti yang tuangkan di dalam kebijakan direktur atau dokumen standar (lain) yang biasa digunakan.

34 5. Direktur Keuangan

Direktur keuangan merupakan pimpinan yang menjalankan proses

Dalam dokumen TINJAUAN PENGELOLAAN ARSIP SECARA ELEKTRONIK DI BAGIAN FINANCE PT. CHAMP RESTO INDONESIA (Halaman 22-0)