i
No. Register : 33220/D3/2021
“TINJAUAN PENGELOLAAN ARSIP SECARA ELEKTRONIK DI BAGIAN FINANCE PT. CHAMP RESTO INDONESIA”
Oleh :
Berta Pratiwi Siswanto 1803028
LAPORAN KERJA PRAKTIK
Untuk memenuhi salah satu syarat ujian guna memperoleh gelar Diploma III Program Studi Sekertari
AKADEMI SEKERTARI DAN MANAJEMEN TARUNA BAKTI BANDUNG
2021
ii
LEMBAR PENGESAHAN
Nama : Berta Pratiwi Siswanto NPM : 1803028
Judul : “Tinjauan Pengelolaan Arsip Secara Elektronik Pada Bagian Finance PT. Champ Resto Indonesia”
Tugas Akhir ini telah disajikan pada tanggal. 9 Agustus 2021
Bandung, 9 Agustus 2021 Menyetujui :
Dosen Pembimbing Utama, Dosen Pembimbing Pendamping,
Fenny Damayanti, M,M. Hj. Sofiatiningsih, M.Si.
NIK.0404076906 NIP.131.228.3573
Mengesahkan, Mengetahui, Direktur Wakil direktur
Dr. Chandra Hendriyani, M.Si. CHCM. T. Sitti Rochmah, M.Si.
NIK.442.200.006 NIK.442.200.004
iii
Mengetahui dan Mengesahkan, Finance & Accounting Manager PT.CRI
Bambang Supriyadi S.E., M.M NIK.99070004
iv
LEMBAR PERNYATAAN Dengan ini saya menyatakan bahwa:
1. Karya tulis saya, Laporan Tugas Akhir ini, adalah asli dan belum pernah diajukan untuk mendapatkan gelar akademik (diploma), baik di Akademi Sekretari dan Manajemen Taruna Bakti (ASMTB) maupun di Perguruan Tinggi lain
2. Karya tulis ini adalah murni gagasan, rumusan, dan penelitian saya sendiri, tanpa bantuan pihak lain, kecuali arahan Tim Pembimbing
3. Dalam karya tulis ini tidak terdapat karya atau pendapat yang telah dituliskan atau dipublikasi orang lain, kecuali secara tertulis dengan jelas dicantumkan sebagai acuan dalam naskah dengan disebutkan nama pengarang dan dicantumkan dalam daftar pustaka
4. Pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya dan apabila di kemudian hari terdapat penyimpangan dan ketidakbenaran dalam pernyataan ini, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan gelar yang telah diperoleh karena karya ini, serta sanksi lainnya sesuai dengan norma yang berlaku di Perguruan Tinggi ini
Bandung, 9 Agustus 2021 Yang membuat pernyataan Materai Rp 10.000,00
Berta Pratiwi Siswanto NPM 18.03.028
v ABSTRAK
Pengelolaan arsip dari mulai penciptaan sampai dengan penyimpanan merupakan kegiatan yang selalu dilakukan di kantor. Arsip yang berisi informasi memiliki nilai yang sangat penting bagi sebuah perusahaan. Pengelolaan arsip yang baik mendukung kelancaran arus informasi didalam suatu perusahaan. Dengan perkembangan teknologi dan tuntutan kebutuhan dimana arsip setiap harinya semakin banyak, mendorong perusahaan untuk memanfaatkan pengelolaan arsip secara elektronik agar arsip dapat terdokumentasi dengan baik sehingga ketika suatu saat dibutuhkan dapat dengan segera ditemukan kembali. Tujuan penulisan laporan kerja praktik ini adalah untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip secara elektronik, peralatan yang harus disiapkan untuk dapat mengelola arsip secara elektronik, dan sistem penyimpanan arsip yang digunakan di bagian Finance PT Champ Resto Indonesia. Teknik pengumpulan data melalui observasi, studi pustaka, dan studi dokumentasi selama 300 jam dalam kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL). Hasil dari proses pengarsipan berbasis elektronik pada bagian Finance PT Champ Resto Indonesia baik dan sesuai teori. Sebaiknya PT Champ Resto Indonesia memperhatikkan dan memelihara peralatan pendukung seperti kabel agar pengelolaan arsip dapat berjalan dengan baik.
Kata kunci: pengelolaan arsip, pengarsipan elektronik
vi ABSTRACT
Filling management from creation to storage is an activity that is always carried out in the office. Files that contain information have a very important value for a company. Good filling management supports the smoothness of information flow within a company. With the development of technology and the demands of the need where files are increasing every day, it encourages companies to take advantage of electronic filling management so that files can be well documented so that when one day they are needed they can be immediately found it again. The purpose of writing this practical work report is to find out how to manage filling electronically, the equipment that must be prepared to be able to manage files electronically, and the filling storage Outlet used in the Finance department of PT Champ Resto Indonesia. Data collection techniques are through observation, literature study, and documentation study for 300 hours in Field Work Practice activity. The results of the electronic-based filling process at the Finance department of PT Champ Resto Indonesia good and in accordance with theory.
We recommend that PT Champ Resto Indonesia pays attention to and maintains supporting equipment such as cables so that filling management can run well.
Keywords: filling management, electronic-based filling process
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas rahmat dan karuniaNya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir (TA) yang berjudul “Tinjauan Pengelolaan Arsip Secara Elektronik Pada Bagian Finance PT. Champ Resto Indonesia” dengan tepat waktu.
Penulis mengucapkan terimakasih kepada Ibu Dr. Chandra Hendriyani, M.Si., CHCM Direktur Akademi Sekretari dan Manajemen Taruna Bakti (ASMTB), Ibu T. Sitti Rochmah, M.Si Wakil Direktur ASMTB, Ibu Fenny Damayanti, M.M. selaku pembimbing utama serta Ibu Hj. Sofiatiningsih, M.Si sebagai pembimbing pendamping yang telah membimbing penulis sehingga dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini.
Penulis juga mengucapkan terimakasih kepada Ibu Maryati dan Bapak Siswanto selaku orang tua serta seluruh pihak yang telah membimbing dan memberikan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir.
Adapun tujuan dari penulis yaitu memenuhi tugas untuk dapat lulus program Diploma III pada program studi Sekretari di ASMTB. Selain itu penulis menulis Laporan Tugas Akhir ini untuk menambah wawasan tetang pengarsipan bagi para pembaca dan juga bagi penulis.
viii
Penulis menyadari, bahwa Laporan Tugas Akhir yang penulis buat masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun akan penulis nantikan demi kesempurnaan Laporan Tugas Akhir ini.
Bandung, 9 Agustus 2021 Penulis,
Berta Pratiwi Siswanto
ix DAFTAR ISI
“TINJAUAN PENGELOLAAN ARSIP SECARA ELEKTRONIK DI
BAGIAN FINANCE PT. CHAMP RESTO INDONESIA” ... i
LEMBAR PENGESAHAN ... ii
LEMBAR PERNYATAAN ... iv
ABSTRAK ... v
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR GAMBAR ... xiii
BAB I ... 1
PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2. Rumusan Masalah ... 3
1.3. Tujuan dan Manfaat ... 3
1.3.1. Tujuan ... 3
1.3.2. Manfaat ... 3
1.4. Lokasi dan Waktu Kerja Praktik ... 4
BAB II ... 6
TINJAUAN PUSTAKA ... 6
x
2.1 Manajemen Arsip ... 6
2.1.1 Pengertian Arsip ... 6
2.2. Jenis-jenis Arsip ... 7
2.2.1 Arsip Menurut Subyek atau Isinya ... 8
2.2.2 Arsip Menurut Bentuk dan Wujudnya ... 8
2.3. Peranan Kearsipan ... 9
2.5. Pengertian Arsip Elektronik ... 14
2.6. Pengalihmediaan Arsip Elektronik ... 15
2.7. Penyimpanan Arsip Elektronik ... 17
2.8. Kemudahan dalam Pengelolaan Arsip elektronik ... 18
2.9. Perangkat Yang Digunakan Dalam Pengelolaan Arsip Elektronik ... 22
2.9.1 Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Tanggal ... 25
26 BAB III ... 27
“TINJAUAN PENGELOLAAN ARSIP SECARA ELEKTRONIK PADA BAGIAN FINANCE PT. CHAMP RESTO INDONESIA” ... 27
3.1 Gambaran Umum Perusahaan ... 27
3.1.1. Visi ... 28
3.1.2. Misi ... 28
3.2 Struktur Organisasi ... 29
xi
3.3 Unit Tempat Kerja Praktik ... 35
3.4 Teknik Pengumpulan Data ... 41
BAB IV ... 44
BAB IV ... 45
HASIL ANALISIS DAN PEMBAHASAN ... 45
4.1.1. Pengelolaan Arsip secara Elektronik ... 45
4.1.2 Peralatan yang Disiapkan dalam Mengelola Arsip Secara Elektronik ... 46
4.1.3 Sistem Penyimpanan Arsip ... 47
4.2. Analisis ... 47
4.2.1. Pengelolaan Arsip secara Elektronik ... 48
4.2.2. Peralatan Yang Disiapkan Dalam Mengelola Arsip Secara Elektronik . 49 4.2.3 . Sistem Penyimpanan Arsip ... 50
4.3. Pembahasan ... 52
4.3.1. Pengelolaan Arsip secara Manual dan Elektronik di PT.CRI ... 52
1.3.3. Peralatan yang Di Gunakan Dalam Pengelolaan Arsip Secara Elektronik 53 5.3.3. Sistem Penyimpanan Arsip di PT.CRI ... 54
BAB V ... 56
SIMPULAN DAN SARAN ... 56
5.1 Simpulan ... 56
xii
5.2 Saran ... 57 DAFTAR PUSTAKA ... 59 DAFTAR RIWAYAT HIDUP ... 61
xiii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.6 Siklus Pengarsipan Elektronik ...15
Gambar 2.9.1 Sistem Pengarsipan Tanggal...25
Gambar 3.1. Lambang PT.CRI...28
Gambar 3.2 Struktur organisasi...29
Gambar 3.3 Struktur organisasi departemen finance...35
Gambar 3.4 Contoh Form Tanda Terima Slip PT.CRI...43
i
BAB I
1
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Di tengah perkembangan teknologi yang semakin pesat, kebutuhan informasi yang cepat semakin menjadi tuntutan yang harus dipenuhi oleh baik perusahaan kecil, menengah, ataupun besar. Pengelolaan arsip mulai dari penciptaan sampai dengan penyimpanan merupakan kegiatan yang selalu dilakukan di kantor. Menurut Rifauddin (2016) arsip adalah dokumen yang dibuat, diterima, dan disimpan sebagai bukti dan informasi oleh sebuah badan organisasi, atau orang, untuk memenuhi kewajiban hukum atau dalam transaksi bisnis. Arsip mempunyai nilai yang sangat penting dalam merekam berbagai peristiwa, selain sebagai informasi, arsip juga merupakan bahan bukti yang dapat di pertanggungjawabkan kebenarannya. Pengelolaan arsip yang baik mendukung kelancaran arus informasi didalam suatu kantor. PT. CHAMP RESTO INDONESIA (CRI) yang memiliki kurang lebih 300 outlet (Bamiko, Bakso Malang Karapitan (BMK), Gokana, Suki RaaCha, Platinum, Kopilatinum, Chopstik dan Spoon) di seluruh wilayah Indonesia menghasilkan banyak arsip setiap harinya melalui transaksi dari berbagai outlet tersebut.
Banyaknya transaksi yang menghasilkan arsip kemudian mendorong perusahaan untuk memanfaatkan aplikasi yang dapat membantu mengelola arsip, agar arsip dapat terdokumentasi dengan baik sehingga ketika suatu
2
saat dibutuhkan dapat ditemukan kembali. Menurut Rifauddin (2016) arsip elektronik adalah arsip yang terdapat pada media penyimpanan elektronik, yang dihasilkan, dikomunikasikan, disimpan dan/atau diakses dengan menggunakan peralatan elektronik. Pada dasarnya arsip elektronik (electronic record) merupakan catatan yang dibuat atau disimpan dalam bentuk elektronik, baik analog atau digital. PT.CRI memiliki sistem pengarsipan yang bernama Outlet Transaction Controller (OTC). Arsip yang telah disimpan dapat di download kembali jika dibutuhkan.
Untuk lebih memahami apa yang sudah dipelajari di kampus dan juga kondisi nyata di lapangan, ASMTB mewajibkan mahasiswinya melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL) selama 300 jam. Penulis memilih sendiri perusahaan yang menjadi tempst pratik yaitu PT. CHAMP RESTO INDONESIA pada Finance Department. Berdasarkan pemaparan yang telah diuraikan di atas tersebut, penulis tertarik untuk meneliti dan menulis tentang “Tinjauan Pengelolaan Arsip Secara Elektronik di Bagian Finance PT Champ Resto Indonesia”
3
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas maka dapat dirumuskan beberapa permasalahan antara lain :
1. Bagaimana pengelolaan arsip secara elektronik di bagian Finance PT Champ Resto Indonesia ?
2. Apa saja peralatan yang harus disiapkan untuk dapat mengelola arsip secara elektronik di bagian Finance PT Champ Resto Indonesia ?
1.3. Tujuan dan Manfaat 1.3.1. Tujuan
Tujuan yang ingin penulis capai dalam penelitian ini adalah : 1. Agar dapat mengetahui pengelolaan arsip secara elektronik di
bagian Finance PT Champ Resto Indonesia
2. Agar dapat mengetahui peralatan yang harus disiapkan untuk dapat mengelola arsip secara elektronik di bagian Finance PT Champ Resto Indonesia
1.3.2. Manfaat
1. Bagi Mahasiswa
a) Mempraktikkan ilmu yang sudah didapatkan di bangku kuliah untuk diaplikasikan kedalam dunia kerja yang sesungguhnya.
b) Menambah wawasan penulis mengenai pengarsipan berbasis elektronik.
4 2. Bagi Perusahaan
Hasil penelitian yang di buat berdasarkan kondisi sebenarnya di perusahaan akan menjadi masukan bagi perusahaan, yang baik harus terus dipertahankan sedangkan yang masih perlu ditingkatkan agar ditingkatkan.
3. Bagi Ilmu Pengetahuan
Memberikan bahan masukan, sumbangan pemikiran dan pengetahuan di bidang kesekertarisan umumnya dan kearsipan khususnya yang dapat di jadikan bahan referensi bagi yang membutuhkan.
1.4. Lokasi dan Waktu Kerja Praktik
Lokasi tempat PKL : PT Champ Resto Indonesia (PT CRI) Jln. Cihanjuang Bandung
Waktu PKL : 1 Februari 2021 s/d 20 Mei 2021
Sebelum Ramadhan 08.00 WIB s/d 17.00 WIB Saat Ramadhan 08.00 WIB s/d 16.00 WIB
5 BAB II
6 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Manajemen Arsip 2.1.1 Pengertian Arsip
Menurut Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan yang terjadi teknologi informasi yang di buat dan di terima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat berbangsa, dan bernegara. (Sugiarto dan Teguh , 2015 : 5)
Pengertian arsip bukan hanya berarti kertas saja, tetapi dapat berarti naskah, buku, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, gambar bagan dan dokumen-dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya, asli atau salinan serta dengan segala macam penciptaannya, dan yang dihasilkan atau di terima oleh sesuatu organisasi atau badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi prosedur pekerjaan atau kegiatan pemerintah lainnyaatau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya (Sedarmayanti, 2015 : 32).
7
Menurut Rifauddin (2016) arsip merupakan suatu rekaman kegiatan atau peristiwa yang telah terjadi. Menurut Muhidin dalam Fatthurahman (2018) arsip adalah dalam konteks medianya. Dimana penyimpanan arsip dilakukan dalam bentuk digital, sehingga menjadi arsip digital/disebut sebagai arsip digital.
Berdasarkan pada beberapa pendapat di atas dapat di simpulkan arsip adalah rekaman peristiwa atau kegiatan dalam suatu perusahaan dalam berbagai bentuk media yang memuat suatu subjek tertentu atau pokok bahasan.
2.2. Jenis-jenis Arsip
1. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan seara langsung dalam kegitan penciptaann arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu.
2. Arsip vital adalah arsiip yang keberadaannanya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional penciptaan arsip, tidak dapat diperbaharui, dan tidak dapat tergantikan apabila rusak atau hilang.
3. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensinya penggunaannya dan/atau terus-menerus.
4. Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensinya penggunaannya telah menurun.
5. Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan di permanenkan yang telah di verifikasi baik secara
8
langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan (Sugiarto dan Teguh , 2015 : 5) 2.2.1 Arsip Menurut Subyek atau Isinya
Menurut subyek atau isinya, ada bermacam-macam arsip, yaitu : a. Arsip Keuangan, contohnya laporan keuangan, bukti pembayaran,
daftar gaji, bukti pembelian, surat perintah pembayaran, dan sebagainya.
b. Arsip Kepegawaian, contohnya data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai, rekaman presesi, dan sebagainya.
c. Arsip Pemasaran, contohnya ; surat penawaran. Surat pemesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar harga, dan sebagainya.
d. Arip Pendidikan, contohnya ; kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, rapor, transkrip mahasiswa, dan sebagainya.
2.2.2 Arsip Menurut Bentuk dan Wujudnya
Menurut bentuk dan wujudnya, ada beberapa macam arsip : 1. Surat.
2. Gambar, foto, peta.
3. Compact Disk (CD), DVD.
4. Pita rekaman.
5. Mikroflim.
6. Disket, dan lain-lain (Sugiarto dan Teguh , 2015: 13-14)
9 2.3. Peranan Kearsipan
Kersipan mempunyai peran sebagai “pusat ingatan”, sebagai sumber informasi dan sebagai alat pengawasan yang sangat di perlukan dalam organisasi dalam rangka kegiatan pencatatan, penganalisaan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan pertanggung jawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. (Barthos, 1990 : 2)
Menurut Fathurrahman (2018) Setiap kegiatan tersebut (pengarsipan), baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan, oleh sebab itu untuk dapat menyajikan informasi yang lengkap, cepat dan benar haruslah ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang kearsipan.
Kenyataan bahwa bidang kearsipan belum mendapatkan perhatian yang wajar dalam jaringan informasi tersebut, maka dipandang perlu untuk segera memberikan petunjuk kerja yang praktis, bagaimana seharusnya arsip-arsip tersebut diterima dan dipergunakan kembali.Dalam pasal 3 Undang-undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, disebutkan bahwa tujuan dari kearsipan adalah sebagai berikut:
a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.
10
b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.
c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan
d. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya
e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu
f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara
g. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan
h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.
Berdasarkan pengertian tersebut tampak bahwa arti pentingnya kearsipan mempunyai cakupan yang amat luas, yaitu baik sebagai alat untuk membantu daya ingatan manusia, maupun dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Selain itu kearsipan juga merupakan salah satu bahan untuk penelitian ilmiah. Usaha
11
penelitian untuk mempelajari persoalan-persoalan tertentu akan lebih mudah bilamana bahan-bahan kearsipan terkumpul, tersimpan baik, dan teratur.
Mengingat pengertian dan peranan kearsipan seperti dikemukakan di atas maka untuk melaksanakan tugas pemerintahan dan tugas pembangunan dengan baik maka perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara optimal agar dapat berfungsi dengan baik, berdaya guna, dan bertepat guna.
Menurut Pujiastuti dalam Fathurahman (2018) bahwa fungsi arsip dapat dikelompokkan dalam 4 kepentingan, yaitu:
1. Arsip merupakan kebutuhan hidup manusia. Kehidupan modern menuntut ketersediaan dokumen yang menyertai kehidupan seseorang. Karena keberadaan dokumen tersebut sebagai representasi pemiliknya. Missal:
akta kelahiran, ijazah, passport, KTP, SIM dll. Dalam hal ini arsip melekat pada individu yang bersangkutan. Bisa dikatakan jika arsip bertransformasi menjadi kebutuhan pokok setelah sandang, papan dan pangan.
2. Arsip merupakan urat nadi administrasi Organisasi sebagai suatu bentuk administrasi tidak mungkin mengabaikan keberadaan arsip. Oleh karena itu muncullah arsip sebagai produk organisasi. Dengan kata lain arsip merupakan sumber data informasi serta pusat ingatan dari seluruh aktivitas yang dilakukan oleh suatu organisasi.11 Tidak jarang dalam berbagai perselisihan antara organisasi yang bersangkutan dengan pihak lain terbela atau terpecahkan dengan ketersediaan arsip.
12
3. Arsip merupakan bukti dan sumber informasi otentik Kehidupan modern dapat dikatakan bertumpu pada ketersediaan arsip. Status, kewenangan, hak, kewajiban, identitas maupun hasil kegiatan dari suatu organisasi atau individu tertumpu pada arsip yang tersedia sebagai bukti otentik.
Dikatakan sebagai bukti otentik dan sumber informasi otentik karena arsip merupakan data yang tercipta paling dekat dengan kegiatan atau peristiwa yang mengiringi.
4. Rekaman kegiatan/peristiwa kehidupan modern yang memiliki kecanggihan teknologi yang cukup mengagumkan semakin memberi kemungkinan untuk menempatkan arsip sebagai rekaman kegiatan atau peristiwa. Arsip tekstual cenderung memiliki nilai formalitas yang cukup tinggi sebagai bukti kegiatan atau peristiwa tetapi arsip dalam bentuk non tekstual lebih memberi kemungkinan untuk merekam berbagai kegiatan atau peristiwa. Apalagi ada kecenderungan terjadinya peristiwa yang tidak terencana misalnya bencana alam. Kecanggihan teknologi yang kepemilikannya tidak terbatas menjadikan semakin tersedianya bukti kegiatan ataupun bukti suatu peristiwa.
5. Catatan kinerja dalam pelaksana operasional organisasi, baik bisnis maupun publik, senantiasa bertumpu pada ketersediaan data. Demikian halnya dengan prestasi kerja yang telah dicapai. Setiap kegiatan dalam suatu organisasi didasarkan pada catatan. Demikian halnya hasil dari kegiatan tersebut akan dituangkan dalam bentuk catatan. Catatan inilah yang menjadi dasar penilaian prestasi kerja. Secara lebih terperinci fungsi
13
arsip dalam pelaksanaan manajemen meliputi beberapa hal, yaitu:
mendukung proses pengambilan keputusan, menunjang proses perencanaan, mendukung pelaksanaan pengawasan, sebagai alat bukti, sebagai pusat ingatan dan menunjang kegiatan ekonomi.
2.4. Arsip Sebagai Sumber Informasi
Perkembangan teknologi saat ini semakin menuntut pentingnya informasi bagi setiap organisasi, baik pemerintah maupun swasta. Karena pada dasarnya keseluruhan kegiatan organisasi membutuhkan informasi sebagai pendukung proses kerja administrasi dan pelaksanaan fungsi manajemen. Salah satu sumber informasi yang dapat menunjang proses kegiatan administrasi adalah arsip. Sebagai rekaman informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip bukan hanya sekedar hasil dari kegiatan organisasi, arsip diterima dan diciptakan oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dalam aktivitasnya. Harto Juwono dalam Fatthurahman (2018). Sejak SAA (Society American Arvhivists) muncul sebagai asosiasi profesional pada tahun 1936, arsiparis telah mencoba untuk mendefinisikan identitas serta misi profesional mereka. Dimulai oleh sejarawan, profesi arsip awal mulai menempa peran yang terpisah di dua wilayah penting yang berbeda: (1) melindungi hukum, administrasi, catatan dan sejarah organisasi; dan (2) menjaga bukti dokumenter dari swarisan budaya dan memori sosial.
(Randall C. Jimerson, Vol. 20 Iss 1,11 – 14) dalam Fatthurahman (2018).
14
Misi yang paling penting dari organisasi kearsipan adalah melindungi bahan-bahan arsip yang mereka mempertahankan. Tapi, selain misi penting tersebut, menyediakan dan meningkatkan kualitas layanan juga penting bagi lembaga kearsipan sebagai perusahaan pelayanan dan kepuasan pengguna adalah elemen strategis untuk meningkatkan kualitas layanan di lembaga kearsipan. (Burcak Senturk, 2011 : 66 – 72) dalam Fatthurahman (2018).
2.5. Pengertian Arsip Elektronik
mBerikut ini adalah pengertian arsip elektronik menurut beberapa ahli:
Menurut Rifaudin (2016 : 171) “Arsip elektronik merupakan catatan yang dibuat atau disimpan dalam bentuk elektronik, baik analaog atau digital”. Pratiwi (2017 : 83) menyatakan bahwa arsip elektronik merupakan arsip yang disimpan dan diolah dalam suatu format, di mana hanya komputer yang dapat memprosesnya. Menurut Robby (2016 : 24)
“Arsip elektronik merupakan arsip yang sudah mengalami perubahan bentuk fisik dari lembaran kertas menjadi lembaran elektronik”.
Berdasarkan beberapa pendapat ahli di atas, maka dapat disimpulkan bahwa arsip elektronik adalah catatan yang disimpan secara digital yang berupa data dan dapat di unduh kapanpun di perlukan tanpa melihaat lagi arsip manual yang berupa kertas.
15
2.6. Pengalihmediaan Arsip Elektronik
Menurut Rifauddin (2016) arsip elektronik yang dibuat dari awal menggunakan teknologi komputer dapat secara langsung diintegrasikan
Gambar 2.6
Siklus Pengarsipan Elektronik
Sumber : Rifaudin (2016)
16
kedalam sistem pengelolaan arsip elektronik, namun untuk arsip yang merupakan hasil digitalisasi maka perlu dialihmediakan
.
Menurut Sukoco Badri dalam Saifudin (2015), metode yang digunakan dalam mengalih mediakan dokumen antara lain: Sistem penyimpanan yang dilakukan harus mempertimbangkan perubahan teknologi baik hardware maupun software. Selain itu media penyimpanan arsip elektronik harus support dengan sistem hardware maupun software, agar file dapat terus dibaca meskipun dipindah ke hadware dan software terbaru. Salah satu hal terpenting yang harus dipertimbangkan dalam menyimpan arsip elektonik adalah sistem back-up, karena arsip elektronik rentan akan hilang oleh karena virus ataupun kerusakan sistem hardware maupun software. Untuk menghindari ancaman kehilangan arsip elektronik dapat dilakukan dengan mengatur jadwal back-up secara rutin, membuat salinan (copy) kedalam berbagai media, atau bisa juga menyimpannya kedalam penyimpanan data online.
Menurut Wayan dan Ni Putu (2021) penyimpanan arsip merupakan kegiatan yang dilakukan dengan memulai kegiatan alih media arsip sampai pada penataan arsip ke media baru atau media digital. Pengalihan media arsip melakukan proses arsip dari bentuk media ke media lainnya dengan memanfaatkan alat pemindai (scanner) dalam menyelamatkan bentuk fisik dari arsip.
17 2.7. Penyimpanan Arsip Elektronik
Penyimpanan arsip elektronik dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu:
1. Online atau Terkoneksi. Penyimpanan online ini merupakan media terbaru dalam teknologi informasi yang berfungsi untuk menyimpan file-file digital. Media ini dapat dimanfaatkan untuk men-backup arsip elektronik yang sewaktu-waktu dapat di unduh ketika dibutuhkan. Sampai saat ini setidaknya ada lima penyimpanan data online yang dapat diakses secara gratis yaitu google drive, skydrive, dropbox, box, mediafire. Bahkan mediafire menyediakan 50 GB data penyimpanan secara gratis untuk satu akun.
2. Offline atau Terputus. Penyimpanan offline dapat dilakukan dengan memanfaatkan media penyimpanan magnetik dan optik seperti hard disk, digital audio tape, vidio tape, compact disc (CD), digital versatile disc utama penggunaan media mikrofilm tersebut adalah untuk menunjang kelancaran kegiatan operasional sehari- hari dan penyelamatan (pengawetan/ penyimpanan) dan nilai guna microfilm adalah sama dengan nilai arsip/dokumen asli. Pemilihan peralatan dalam pendistribusian dan penggunaan arsip elektronik sangat bergantung pada kebutuhan, kemampuan dan tujuan organisasi. Oleh karena itu, pemilihan peralatan dan perlengkapan yang tepat, akan memperlancar kegiatan kearsipan
18
organisasi tersebut Penggunaan arsip elektronik dapat melestarikan dan menjaga dokumen atau record yang dimiliki oleh perusahaan atau lembaga arsip. Arsip cetak disimpan untuk bukti administrasi sedangkan arsip elekronik selain disimpan sebagai arsip inaktif juga fisik arsip elektronik pun ikut rusak pula.
2.8. Kemudahan dalam Pengelolaan Arsip elektronik
Sistem Kearsipan Elektronik memiliki kelebihan utama yaitu memberikan kemudahan dalam pengelolaan dan manajemen arsip.
Beberapa kelebihan yang di berikan sistem kearsipan elektronik berbasis komputer tersebut antara lain :
1. Mudah dioperasikan
Di dalam pemrograman komputer di kenal istilah Human Computer Interactive. Konsep tersebut dalam immplementasinya akan menghasilkan program-program yang berorientasi visual sehinnga mudah di operasikan oleh penggunanya.
Komputer juga memberikan dukungan kemudahan untuk menyimpan file-file dalam beentuk gambar. Apalagi pekembangan teknologi yang ada memberikan dukungan untuk itu.
2. Tampilan yang Menarik
Dalam kelebihannya dalam melakukan visualisasi, maka komputer mampu memberikan tampilan yang menarik sehingga mampu
19
memberikan kenyamananbagi penggunanya. Bahkan komputer juga memungkinkan kostumisasi sehingga pengguna bisa mengatur sendiri deskop aplikasi seperti warna, font dan lain sebagainya sesuai keinginan masing-masing.
3. Fasilits Pencarian Dokumen
Salah satu kelebihan utama sistem berbasis komputer adalah kecepataaan proses pencarian dokumen. Komputer dapat memberikan kata-kata kunci pencarian yang flexibel sesuai keinginan sehingga dapat mengantisipasi jik pengguna lupa dengan atribut-atribut pokokk sebuah dokumen.
4. Pencatatan Lokasi Fisik Dokumen
Fasilitas pencariaan loksi fisik dokumen, berarti akan mempermudah pengguna dalam melakukan pencarian hard copy dari arsip yang diinginkannya. Komputer akan memberikan data lokasi penempatan dokumen secar lengkap.
5. Fasilitas Gambar dan Suara
Penggunaan scanner memberikan kemudahan dalam melakukan trasfer dalam bentuk dokumen fisik ke bentuk virtual. Kelebihan tersebut di tabah dengan kemampuan komputer untuk melakukan proses-proses imaging.
6. Keamanan data
Keamanan dokumen akan lebih terjamin dengan adaanya level keamanan bertingkat yang menggunakan ID pengguna dan password.
20
Demikian juga penggunaan komputer memungkinkan kita mengatur autenfikasinya pengguna dan blok proteksi sehingga lebih menjamin untuk dimasuki akses-akses yang ilegal.
Kemudahan dalam melakukan backup data ke dalam disket atau CD juga akan membuat data kita lebih aman karena jika terjadi kerusakan sistem komputer, data masih bisa di selamatkan melalui backup tersebut.
7. Retensi Otomatis
Penggunaan komputer juga akan memungkinkan pemeriksaan secara otomatis retensi dokumen. Jadi akan terjadi peringatan jika beberapa peringatan jika dokumen sudah kadaluarsa, sehingga kita dapa menidaklanjuti untuk memusnahkan atau mendokumentasi arsip tersebut ke dalam arsip pasif. Dokumen pasif yang dimaksud adalah bahwa kita me-nonaktifkan dokumen dan memback-upnya ke dalam media penyimpanan eksternal seperti CD atau Disket, tetapi kita juga dapat mengaktifkan kembali jika suatu saat diperlukan.
8. Laporan Kondisi Arsip
Kearsipan elektronik akan memberikan kemudahan dalam menyusun atau menampilkan laporan-laporan kearsipan yang di butuhkan pihak manajemen. Dengan menekankan hanya satu atau beberapa tombol, maka laporan akan di hasilkan dengan cepat. Laporan kondisi arsip dapat di buat dengan format dan isi yang di tetapkan oleh pengguna.
21 9. Bisa Terhubung Jaringan Komputer
Pengguna bisa menghubungkan kearsipn elektronik ke dalam sistem jaringan baik Lokal mupun Wide Area Network. Dengan terhubung kedalam jaringan, maka pengguna dapat menggunakan jaringan tersebut dengan Multiuser. Pengaturan terdistribusi akan bermanfaat misalnya jika dalam perusahaan membutuhkan arsip tertentu, maka cukup mengakses komputer yang ada di dekatnya dan tidak harus datang ke bagian administrasi.
10. Memungkinkan Fasilitas OCR (Optical Character Recognition) OCR adalah pengenalan pola tulisan dari gambar secara otomatis, yang di proses dengan pengenalan karakter tulisan untuk di rubah kedalam bahasa mesin untuk digunakan kembali (Sulistya dan Fajar : 2020). Fasilitas OCR akan memudahkan pengguna proses suatu dokumen tanpa harus mengetikkan kembali dokumen tersebut.
Komputer juga akan dengan mudah mengirimkan dokumen secara otomatis ke tujuan tertentu yang diinginkan, baik secara email maupun facsimile. (Sugiarto dan Teguh, 2015 : 118-120)
22
2.9. Perangkat Yang Digunakan Dalam Pengelolaan Arsip Elektronik Hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak) merupakan komponen utama yang digunakan dalam implementasi Outlet kearsipan elektronik berbasis komputer ini, sehingga dua hal yang cukup penting dalam merancang sistem adalah menentukan dan menganalisa terlebih dahulu hardware dan software yang akan digunakan dalam sistem.
1. Hardware
Kemampuan hardware yang di analisis menyangkut kecepatan proses, kapasitas penyimpanan (storage), mutu keluar (output), kemudahan melakukan input, dan lain-lain. Kapasitas yang di maksud, diukur berdasarkan jumlah transaksi yang dapat di proses dalam periode tertentu.
Keandalan hardware berkaitan dengan frekuensi kemungkinan terjadinya kegagalan proses secara teknis, termasuk kemungkinan kerusakan-kerusakan yang disebabkan oleh faktor-faktor eksternal seperti arus listrik yang tidak stabil, kebakaran, kebanjiran dan lain sebagainya biaya-biaya yang di perhitungkan mencakup harga beli, biaya pemasangan, biaya pemeliharaan dan biaya operasi yang mencakup biaya upah dan utilitas.
Fleksibilitas dan kompabilitas suatu perangkat dengan perangkat lain juga sangat penting untuk mempertimbangkan. Banyak komponen perangkat keras yang dapat dioperasikan semakin canggih namun tidak kompatibel jika di hubungkan dengan perangkat keras yang lain.
23
Hal itu akan membatasi ruang gerak pengembangan sistem nantinya dan mempersulit perawatan sistem itu sendiri.
Faktor perkembangan teknologi komputer yang terjadi sedemikian pesatnya membuat kita harus jeli menentukan perangkat keras yang dipakai.
Yang tidak kalah penting adalah produk-produk perangkat keras khusus yang memang dirancang untuk mendukung sistem kearsipan secara elektronik dan digital. Salah satu contoh adalah produk scanner atau pemindai. Saat ini tersedia berbagai jenis scanner berwarna dengan kecepatan tinggi yang dirancang untuk kebutuhan alih media dokumen di lingkungan yang volume pengarsipan dokumennya sedikit sampai volume banyak.
2. Software
Proyek perolehan arsip software meliputi kemudahan mendapat perangkat lunak, kesesuaian dengan sistem yang ada serta kemudahan mengoprasikannya. Tak lupa juga memperhitungkan aspek biaya pemakaian dan pengembangan perangkat lunak tersebut. Untuk mendapatkan suatu perangkat lunak, perusahaan satu dari tiga hal berikut :
a. Membeli paket perangkat lunak yang sudah di tulis oleh perusahaan software.
b. Menyewa program aplikasi menggunakan internet.
24
c. Membuat dan mengembangkan sendiri aplikasi baru yang di sesuaikan dengan kondisidi lapangan. (Sugiarto dan Teguh , 2015 : 120-124)
25
2.9.1 Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Tanggal
Menurut Sedarmayanti (2015 : 100) sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat, (akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya surat).
Gambar 2.9.1 Sistem pengarsipan tanggal
Sumber : Sedarmayanti (2015)
26 BAB III
27 BAB III
“TINJAUAN PENGELOLAAN ARSIP SECARA ELEKTRONIK PADA BAGIAN FINANCE PT. CHAMP RESTO INDONESIA”
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
PT. CHAMP RESTO INDONESIA (CRI) Didirikan pada tahun 1997 di Bandung, Jawa Barat, Indonesia, PT Champ Resto Indonesia (CRI) selalu didorong oleh visi untuk menjadi salah satu perusahaan restoran kelas dunia yang paling dihormati di industri ini. Misinya untuk memberikan nilai terbaik kepada pelanggan melalui produk & layanan terbaik telah memungkinkannya untuk tumbuh menjadi salah satu rantai restoran terbesar di Indonesia saat ini. Dengan mempertimbangkan pelanggan Indonesia, Champ Resto Indonesia memastikan orisinalitas dan kontrol kualitas yang sangat baik dengan memproduksi semua bahan makanan dan minumannya sendiri, mencapai kesegaran penuh selama proses berlangsung. Di bawah sayapnya, Champ Resto Indonesia telah mendirikan 4 rantai restoran besar yang mengusung indentitas khas mereka sendiri, yang semuanya merupakan restoran bersertifikat halal dengan harga terjangkau.
28 Gambar 3.1.
Lambang PT.CRI
Sumber : PT. Champ Resto Indonesia (2021)
3.1.1. Visi
“Be a world class restaurant group“
3.1.2. Misi
“Provide the best value to the customers through the best products &
services”
29 3.2 Struktur Organisasi
STRUKTUR ORGANISASI PT CRI
Gambar 3.2 Struktur organisasi
Sumber : PT. Champ Resto Indonesia (2021)
KOMISARIS
DIREKTUR UTAMA
DIREKTUR OPERASIONA
L
GM OPERASIONA
L
AREA MANAGER
RESTORAN MANAGER
SPV
CAPT SERVICE
SERVICE CREW
CAPT PRODUCT
PRODUCT CREW
GM MARKETING
MARKOM
MARCOM STAF
MARKETING TOOL
MARTOOL STAF
DIREKTUR HRD
RECRUITMEN T
REC STAF
PERSONALIA
PERS STAF
TC
TC STAF
GA
GA STAF
PCS, PPIC, PROD, QA, CCD
DIREKTUR KEUANGAN
GM
MGR
FIN ACC TAX
30 Keterangan :
1. Komisaris
Tugas dan tanggung jawab dewan komisaris yakni melakukan pengawasan terhadap pengelolaan perusahaan yang dilakukan oleh direksi.
Selain itu, tugas komisaris adalah memberikan nasihat terkait kebijakan direksi dalam menjalankan perusahaan.
2. Direktur Utama
Seorang direktur utama harus membuat serta menerbitkan beragam kebijakan perusahaan sekaligus mengawasi jalannya kebijakan tersebut. Ia juga harus memeriksa anggaran tahunan perusahaan sebelum dilaporkan kepada pemegang sah. Berikut adalah tugas dari direktur :
a) Implementasi Visi dan Misi Perusahaan b) Menyusun Strategi Bisnis Perusahaan c) Melakukan Evaluasi terhadap Perusahaan d) Melakukan Rapat
e) Menunjuk Orang yang Mampu Memimpin f) Mengawasi Situasi Bisnis
3. Direktur Operasional
Direktur operasional adalah seorang yang memiliki tanggung jawab terhadap semua kegiatan operasional perusahaan. Hal tersebut mencakup proses perencanaan hingga pelaksanaan operasional. Dalam melakukan tugasnya, direktur operasional sangat berkaitan pada bidang perusahaannya. Berikut adalah tugas-tugas direktur operasional :
31
a) Merencanakan, melaksanakan dan mengawasi seluruh pelaksanaan operasional perusahaan
b) Membuat standar perusahaan mengenai semua proses operasional, produksi, proyek dan kualitas hasil produksi
c) Membuat stategi dalam pemenuhan target perusahaan dan cara mencapai target tersebut
d) Membantu tugas-tugas direktur utama
e) Mengecek, mengawasi dan menentukan semua kebutuhan dalam proses operasional perusahaan
f) Merencanakan, menentukan, mengawasi, mengambil keputusan dan mengkoordinasi dalam hal keuangan untuk kebutuhan operasional perusahaan
g) Mengawasi seluruh karyawan apakah tugas yang dilakukan sesuai dengan standar operasional perusahaan
h) Bertanggung jawab pada pengembangan kualitas produk ataupun karyawan
i) Membuat laporan kegiatan untuk diberikan kepada direktur utama
j) Bertanggung jawab pada proses operasional, produksi, proyek dan kualitas hasil produksi
32 4. Direktur HRD
Berikut adalah tugas dari Direktur HRD :
a) Merencanakan, mengembangkan dan mengimplementasikan strategi di bidang pengelolaan dan pengembangan SDM (termasuk perekrutan dan pemilihan kebijakan / practices, disiplin, keluhan, konseling, upah dan peryaratannya, kontrak-kontrak, pelatihan dan pengembangan, perencanaan suksesi, moril dan motivasi, kultur dan pengembangan sikap dan moral kerja, manajemen penimbangan prestasi dan hal seputar manajemen mutu – dan lain-lain (ditambahakan selama masih relvan) b) Menetapkan dan memelihara sistem yang sesuai untuk mengukur aspek
penting dari pengembangan HR
c) Memonitor, mengukur dan melaporkan tentang permasalahan, peluang, rencana pengembangan yang berhubungan dengan SDM dan pencapaiannya dalam skala waktu dan bentuk / format yang sudah disepakati.
d) Mengatur dan mengembangkan staf langsung (yang melakukan direct report kepadanya).
e) Mengelola dan mengendalikan pembelanjaan SDM per departemen sesuai anggaran-anggaran yang disetujui.
f) Bertindak sebagai penghubung (liaison) dengan para manajer functional / manajer department yang lain agar memahami semua aspek-aspek penting dalam pengembangan SDM, dan untuk memastikan mereka telah
33
mendapatkan informasi yang tepat dan mencukupi tentang sasaran, tujuan / obyektif dan pencapaian-pencapaian dari pengembangan SDM.
g) Memelihara kesadaran dan pengetahuan tentang teori pengembangan HR yang sesuai zaman dan metoda-metoda dan menyediakan penafsiran yang pantas untuk para direktur, para manajer dan staf di dalam organisasi h) Berperan untuk evaluasi dan pengembangan strategi pengelolaan SDM
dan kinerja dalam pengimplementasian strategi tersebut, dengan bekerja sama dengan tim eksekutif.
i) Memastikan setiap aktivitas mempunyai benang merah serta terintegrasikan dengan persyaratan-persyaratan organisasi (organizational requirements) untuk bidang-bidang manajemen mutu, kesehatan dan keselamatan kerja, syarat-syarat hukum, kebijakan-kebijakan dan tugas umum kepedulian lingkungan.
j) Jika merupakan jabatan direktur formal, melaksanakan tanggung-jawab dari seorang direktur utama / Board of Director (BOD) menurut patokan- patokan etis dan hukum yang berlaku, seperti yang tuangkan di dalam kebijakan direktur atau dokumen standar (lain) yang biasa digunakan.
34 5. Direktur Keuangan
Direktur keuangan merupakan pimpinan yang menjalankan proses pemantauan dan pengambilan keputusan mengenai perihal yang berhubungan dengan keuangan di perusahaan. Manajer keuangan yang ada di perusahaan menjalankan tugasnya untuk bisa membantu kinerja yang dijalankan oleh seorang direktur keuangan di perusahaan. Berikut dalah tugas dari direktur keuangan :
a) Mampu menjadikan dirinya sebagai ahli keuangan b) Mampu menggeneralisasikan bidang keuangan
35 3.3 Unit Tempat Kerja Praktik
Departement Finance adalah salah satu departemen yang memegang keuangan perusahaan. selain itu di Departemen Finance juga yang memegang pembayaran pajak seluruh outlet PT. CRI di Indonesia. Selain itu departement Finance memantau uang yang keluar masuk ke perusahaan,menangani promo yang sedang berlangsung, diskon, dan lainnya. Apabila ada pelanggan atau mitra perusahaan yang complaint tentang keuangan, departemen Finance yang menangani hal tersbut. Jika terdapat kesalahan dalam pajak salah satu outlet departemen Finance berpegang kepada data dan bukti yang di simpan sesudah pembayaran terjadi.
Gambar 3.3
Struktur organisasi departemen finance
Sumber : PT.Champ Resto indonesia (2021)
DIREKTUR
GM
MANAGER
Finance Supervisor
Bank Staf
Rental Staf
Payment Staf
Promo Staf
Accounting Supervisor
General Ledger Staf
Adjustment Staf
OTC Staf Tax
36 Keterangan :
1. Tugas dari Direktur
a) Implementasi Visi dan Misi Perusahaan b) Menyusun Strategi Bisnis Perusahaan c) Melakukan Evaluasi terhadap Perusahaan d) Melakukan Rapat
e) Menunjuk Orang yang Mampu Memimpin f) Mengawasi Situasi Bisnis
2. Tugas GM
a) Hadir pada setiap pertemuan dan seminar yang diwajibkan perusahaan.
Termasuk untuk menghadiri berbagai kegiatan konferensi.
b) Membuat perencanaan tentang beberapa strategi perusahaan. Khususnya untuk jangka menengah dan panjang dibuat demi memajukan perusahaan tersebut.
c) Senantiasa harus mampu untuk membuat keputusan yang sangat penting bagi perusahaan. Beberapa keputusan meliputi investari, aliansi, integrasi, dan berbagai jenis keputusan lainnya.
d) Menciptakan SOP penting bagi perusahaan dan karyawan.
e) Bertugas untuk membuat kebijakan di perusahaan untuk meningkatkan reputasi dan kemajuan perusahaan.
37
f) Tugas general manager yang selanjutnya adalah memastikan bahwa setiap strategi telah diaplikasikan oleh setiap department.
g) Membuat perencanaan dan kontrol terhadap kebijakan yang diberlakukan secara maksimal.
h) Penyesuaian terhadap visi dan misi yang diberlakukan di suatu perusahaan.
i) Senantiasa mampu untuk mengkoordinasikan dan mengawasi juga melakukan Analisa terhadap aktivitas yang dilakukan perusahaan.
j) Pengelolaan operasional yang terjadi setiap hari.
k) GM harus mampu untuk memimpin perusahaan. Termasuk untuk menimbulkan suasana positif dan memotivasi siapapun di lingkungan kerja.
l) Membangun proses yang lebih efektif, efisien, dan menguntungkan bagi perusahaan. Berkaitan dengan praktek dari semua target yang ditetapkan.
m) Senantiasa harus mampu untuk membangun setiap citra perusahaan yang telah dicapai. Termasuk dari segi internal dan eksternal perusahaan.
n) Berusaha untuk mempertahankan setiap kualitas layanan yang dibentuk menggunakan standar organisasi atau perusahaan tersebut.
3. Tugas Manager
a) Perencanaan. Seorang manager bersama jajaran di organisasi merencanakan bagaimana setiap divisi akan bekerja untuk mengembangkan perusahaan dan mencapai tujuan. Perencanaan dapat
38
menyangkut banyak hal, dari soal rencana bisnis, kebutuhan tenaga kerja, target pertumbuhan, hingga penyusunan anggaran.
b) Pengaturan. Tugas manager selanjutnya adalah mengatur dan mengelola tim agar sejalan dengan tujuan organisasi. Tanggung jawab ini meliputi perencanaan pekerjaan, pembagian dan pendistribusian tugas ke setiap staf, penetapan target, penyusunan prosedur operasional dan standar kinerja, serta penerapan proses kerja yang efisien.
c) Pengawasan. Manager punya wewenang untuk mengawasi dan mengendalikan tim untuk memastikan agar proses berjalan sesuai rencana.
Manajer juga bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kendala dan hambatan tim serta membantu mereka mengatasinya.
d) Evaluasi. Tugas manager ini terkait dengan evaluasi dan penilaian terhadap proses dan hasil, apakah meleset atau melampaui target. Manajer bertanggung jawab mencari tahu di mana bottleneck dari keseluruhan proses dan apa yang harus diperbaiki. Mereka juga mengevaluasi bagaimana kinerja setiap karyawan dan memberikan penilaian individual.
e) Kepemimpinan. Ini merupakan tugas manajer yang tak kalah penting.
Manajer adalah pemimpin di setiap divisi, sehingga mereka harus mampu memotivasi seluruh anggota tim untuk bekerja mencapai tujuan bersama.
4. Tugas Finance Supervisor
a) Mengkoordinasikan, merencanakan dan mengendalikan arus kas masuk dari tagihan/AR maupun sumber lainnya agar keuangan perusahaan tetap stabil dan terkendali
39
b) Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan pembayaran kewajiban perusahaan agar efisien, akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan peraturan yang berlaku
c) Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran perusahaan terkait job maupun non job, serta mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan
d) Berkoordinasi dengan divisi lain dan anak perusahaan untuk membuat perencanaan umum keuangan terkait anggaran dan biaya operasional perusahaan
e) Berkomunikasi dengan pihak perbankan untuk proses pengajuan T/T, L/C dan proses pembayaran ke luar negeri atau keperluan import/export dan keperluan lainnya terkait operasional perusahaan.
f) Membantu tugas-tugas operasional di Finance terkait pemeriksaan pengajuan biaya dan pembayaran tagihan (AP) serta penagihan piutang (AR) agar seluruh pekerjaan terkendali dan berjalan lancar
g) Mengeluarkan referensi untuk pembukaan rekening karyawan h) Membuat laporan harian dalam e-laporan harian
i) Mengkoordinasikan laporan terkait mutasi dan saldo bank, rencana pengeluaran dan pemasukan perusahaan serta laporan lain terkait kinerja AP dan AR
j) Melakukan tugas lainnya yang diperintahkan atasan untuk mencapai target divisi dan perusahaan.
40 5. Tugas Accounting Supervisor
a) Bertanggung jawab untuk mengontrol pekerjaan yang berhubungan dengan akunting dan keuangan
b) Membuat laporan keuangan secara priodik (harian, mingguan, bulanan dan tahunan) menggunakan software Accurate
c) Menangani laporan keuangan, Bank, kas kecil, stock dan lain-lain
d) Melakukan pengecekan dan mengontrol data-data pendukung transaksi akuntansi dari department-department keuangan untuk memastikan data- data tersebut sudah disusun berdasarkan data dan fakta yang ada
e) Menganalisis anggaran yang ada pada seluruh department untuk keperluan estimasi anggaran perusahaan
f) Memberikan rekomendasi kepada manajemen berdasarkan laporan yang dimiliki
g) Membuat filling dokumen atau arsip perusahaan dan mengaturnya sesuai dengan masing-masing department
h) Membuat dan menyusun laporan perpajakan.
6. Tugas dari Tax
a) Menghitung pajak yang harus dibayar perusahaan dalam periode tertentu b) Membayar dan melaporkan pajak tepat waktu
c) Membuat perencanaan pajak
d) Membuat laporan keuangan fiskal dan komersial e) Mencatat data transaksi bisnis perusahaan
41 3.4 Teknik Pengumpulan Data
1. Observasi (Pengamatan)
Menurut Aulia (2020 : 2) kemampuan observasi merupakan seperangkat keterampilan untuk melakukan kegiatan pengamatan dengan menggunakan panca indera secara optimal dalam menggali dan mendapat data serta informasi dalam mengamati suatu objek secara langsung maupun secara tidak langsung. Observasi dapat diartikan sebagai melihat fenomena, sedangkan observasi ilmiah yakni memperluas pada penjelasan antara teori yang berkaitan dengan fenomena yang diamati, sehingga saat pelaksanaannya membutuhkan keterampilan menggali dan menafsirkan data yang terkumpul.
Observasi yang dilakukan penulis dengan cara terjun langsung mengamati ke dalam lapangan kerja yang sesungguhnya. Dari banyaknya brand di PT.CRI penulis menangani seluruh dokumen tanda bukti setor atau slip dan menginput hasil setoran brand Gokana di seluruh Indonesia.
Dokumen outlet gokana yang sudah di terima oleh penulis disusun berdasarkan tanggal lalu jika sudah lengkap seluruh dokumen dalam jangka waktu 1 bulan lalu diarsipkan di lemari arsip. Selain itu juga penulis membackup dari dokumen-dokumen tersebut. Penulis melakukan antisipasi dengan cara membackup file-file yang penting jikalau media penyimpanan terkena virus dan harus di instal ulang.
42 2. Studi Pustaka
Menurut Tahmidaten dan Wawan (2020 : 2) studi pustaka atau library research yaitu dengan menggunakan sumber data berupa buku- buku referensi dan artikel-artikel jurnal ilmiah. Studi pustaka adalah pengamatan yang dilakukan oleh peneliti dengan membaca buku atau jurnal yang dapat di akses di internet.
Penulis mempelajari materi yang terkait penulisan tugas akhir dengan cara membaca buku yang tersedia di perpustakaan ASMTB dan memcari jurnal yang sudah di publikasikan di internet.
43 3.Studi Dokumentasi
Menurut Astuti (2020 : 38) studi dokumentasi adalah dokumen yang telah ditulis kembali orang yang tidak langsung mengalami peristiwa.
Gambar 3.4
Contoh Form Tanda Terima Slip PT.CRI
Sumber : PT. Champ Resto Insonesia (2021) Gambar di atas adalah contoh form tanda terima slip yang di tulis dan di terima sebagai bentuk studi dokumentasi. Untuk slip yang belum diterima, diberi warna merah/hijau yang berarti itu adalah slip yang belum penulis terima untuk diarsipkan.
44 BAB IV
45 BAB IV
HASIL ANALISIS DAN PEMBAHASAN
4.1 Tinjauan Proses Pengarsip Secara Elektronik di Bagian Finance PT.
Champ Resto Indonesia
4.1.1. Pengelolaan Arsip secara Elektronik
Berdasarkan hasil observasi ana pa yang dikerjakan selama PKL bahwa pengarsipan di departement Finance sistem pengarsipan secara elektronik dilakukan dimulai dari penerimaan slip yang diberikan dari accounting lalu oleh penulis dilakukan pengecekan terlebih dahulu, lalu mempersiapkan untuk pengarsipan elektronik dengan menggunakan alih media yaitu dengan menscan tiap dokumen yang di terima penulis dari accounting lalu di scan menggunakan print scenner lalu dokumen/arsip cetak dan di dapat dokumen berupa file digital lalu diarsipkan ke komputer. Setelah pengarsipan elektronik selesai selanjutnya yaitu dokumen arsip cetak di filing sesuai dengan penanggalan lalu setelah itu dokumen dimasukan ke lemari arsip. Hal ini dapat mempermudah karyawan di PT.CRI untuk menyelesaikan pekerjaannya, dengan hasil yang maksimal,
46
4.1.2 Peralatan yang Disiapkan dalam Mengelola Arsip Secara Elektronik
Alat-alat yang digunakan dalam pengarsipan elektronik di bagian Finance PT.CRI yaitu :
a. Software
1. Aplikasi yang terhubung dengan internet yang bernama OTC (Outlet transaksion controller).
2. Jaringan Internet
3. Aplikasi pendukung lainnya.
b. Hardware 1. PC kompter 2. CPU
3. Keyboard 4. Mouse
5. Flash disk / hard disk 6. Printer scanner
47 4.1.3 Sistem Penyimpanan Arsip
Pengarsipan manual di PT.CRI menggunakan sistem tanggal atau urutan waktu (Chronological Filing Outlet) yang dalam kenyataanya memudahkan para karyawan yang bekerja di PT.CRI khususnya di Finance departement. Penulis sendiri melakukan filling tiap outlet gokana berdasarkan tanggal yang sudah berjalan dan sedang berjalan.
4.2. Analisis
Praktik kerja nyata yang dilakukan oleh penulis adalah melakukan pengarsipan secara manual yaitu dengan mengarsipkan dokumen pembayaran tiap outlet bersarkan kode yang sudah di tetapkan lalu penulis juga melakukan filling slip setoran sales tiap outlet jika sudah terkumpul lengkap dalam satu bulan dokumen terrsebut akan disatukan lalu diarsipkan sesudah di arsipkan dokumen tersebut akan dimasukan ke dalam cabinet filing. Hal tersebut sesuai dengan teori sistem penanggalan yang dikemukakan oleh Sedarmayanti (2015) Penulis juga mengarsipkan dokumen tersebut dengan cara elektronik, dengan memasukan data yang sudah di dapat dari mutasi bank lalu dicopy ke sistem, hal ini sesuai dengan teori yang di kemukakan oleh Rifaudin (2016) tentang pengarsipan online. Jikalau ada selisih lebih dari RP 1.000 penulis akan melakukan complain ke accounting supaya dapat direvisi kembali dan selisih dari outlet tersebut tidak melebihi dari RP.1000 bahkan tidak ada selisih.
48 4.2.1. Pengelolaan Arsip secara Elektronik
Pengelolaan arsip elektronik di PT.CRI sesuai dengan apa yang dikatakan Menurut Rifaudin (2016) sebagaimana arsip cetak, pengelolaan arsip elektonik juga membutuhkan berbagai macam peralatan. Peralatan yang digunakan untuk mengelola arsip elektronik berupa perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software).
Hardware merupakan peralatan fisik dari komputer yang dapat kita lihat dan rasakan, sedangkan software merupakan program-program komputer yang berguna untuk menjalankan suatu pekerjaan sesuai dengan yang dikehendaki. Sedangkan hardware yang digunakan dalam mengelola arsip elektronik antara lain:
a. Komputer/Laptop b. Print Scanner.
Salah satu hal terpenting yang harus dipertimbangkan dalam menyimpan arsip elektonik adalah sistem back-up, karena arsip elektronik rentan akan hilang oleh karena virus ataupun kerusakan sistem hardware maupun software. Untuk menghindari ancaman kehilangan arsip elektronik dapat dilakukan dengan mengatur jadwal back-up secara rutin, membuat salinan (copy) kedalam berbagai media, atau bisa juga menyimpannya kedalam penyimpanan data online.
49
4.2.2. Peralatan Yang Disiapkan Dalam Mengelola Arsip Secara Elektronik
Alat-alat yang di gunakan oleh PT.CRI dalam pengarsipan elektronik yaitu sesuai dengan teori Rifaudin (2016).
Alat-alat yang digunakan dalam pengarsipan elektronik di bagian Finance PT.CRI yaitu :
a. Software
1. Aplikasi yang terhubung dengan internet yang bernama OTC (Outlet transaksion controller).
2. Jaringan Internet
3. Aplikasi pendukung lainnya.
b. Hardware 1. PC kompter 2. .CPU
3. Keyboard 4. Mouse
5. Flash disk / hard disk 6. Printer scanner
50 4.2.3 . Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip di PT.CRI khususnya Finance departement dilakukan secara online dan offline. Sistem penyimpanan arsip manual yaitu dengan sitem tanggal/waktu, menurut Sedarmayanti (2015) mengatakan bahwa sistem tanggal adalah satu sistem penataan berkas berdasarkan tanngal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk di perhatikan datannya surat.
Sesuai dengan teori yang ada di bawah. PT CRI menggunakan juga menggunakan sistem pengarsipan elektronik yang di buat sendiri dan di kembangkan perusahaan.
Online (Terkoneksi). Penyimpanan online ini merupakan media terbaru dalam teknologi informasi yang berfungsi untuk menyimpan file- file digital. Media ini dapat dimanfaatkan untuk men-backup arsip elektronik yang sewaktu-waktu dapat di unduh ketika dibutuhkan. Sampai saat ini setidaknya ada lima penyimpanan data online yang dapat diakses secara gratis yaitu google drive, skydrive, dropbox, box, mediafire. Bahkan mediafire menyediakan 50 GB data penyimpanan secara gratis untuk satu akun.
51
Offline (Terputus). Penyimpanan offline dapat dilakukan dengan memanfaatkan media penyimpanan magnetik dan optik seperti hard disk, digital audio tape, vidio tape, compact disc (CD), digital versatile disc utama penggunaan media Mikrofilm tersebut adalah untuk menunjang kelancaran kegiatan operasional sehari- hari dan penyelamatan (pengawetan/ penyimpanan) dan nilai guna microfilm adalah sama dengan nilai arsip/dokumen asli. Pemilihan peralatan dalam pendistribusian dan penggunaan arsip elektronik sangat bergantung pada kebutuhan, kemampuan dan tujuan organisasi. Oleh karena itu, pemilihan peralatan dan perlengkapan yang tepat, akan memperlancar kegiatan kearsipan organisasi tersebut Penggunaan arsip elektronik dapat melestarikan dan menjaga dokumen atau record yang dimiliki oleh perusahaan atau lembaga arsip. Arsip cetak disimpan untuk bukti administrasi sedangkan arsip elekronik selain disimpan sebagai arsip inaktif juga fisik arsip elektronik pun ikut rusak pula.
52 4.3. Pembahasan
Pengarsipan di PT.CRI bagian Finance department sudah baik karena sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh para ahli dan berdampak mempermudah pekerjaan yang di kerjakan oleh karyawan yang bekerja di PT.CRI khususnya di Finance & Accounting departement.
4.3.1. Pengelolaan Arsip secara Manual dan Elektronik di PT.CRI
Pengelolaan arsip yang dilakukan di PT.CRI sudah baik karena dalam pengelolaannya (manual) PT.CRI menunggu arsip datang dari outlet sampai terkumpul lengkap dalam jangka waktu satu bulan lalu baru di arsipkan sedangkan asip yang sudah lama dimasukan ke gudang pengarsipan. Sedangkan pengelolaan pengarsipan secara elektronik haruslah mengambil dahulu mutasi yang ada di bank yang di gunakan oleh PT.CRI lalu dinamai sesuai dengan tanggal dan outlet yang ada barulah dapat mengarsipkan dan mengolah data yang di dapatkan dari bank ke dalam aplikasi OTC (Outlet transaktion controller) yang memudahkan para pekerja khususnya Finanan &
Accounting Departement dalam menyelesaikan pekerjaannya dengan data yang akurat.
53
1.3.3. Peralatan yang Di Gunakan Dalam Pengelolaan Arsip Secara Elektronik
Peralatan yang di gunakan dalam pengarsipan di bagaian Finance PT.CRI sudah baik dan memadai. Karena dengan alat yang sudah menunjang akan berpengaruh kepada hasil pekerjaan para karyawan, dan mendapatkan hasil yang maksimal. Peralatan dalam pengarsipan elektronik sudah tersedia di PT.CRI seperti :
2. Komputer 3. Mouse 4. Keyboard 5. Flash disk
Software di PT.CRI baik karena memunjang dalam pengarsipan elektronik di perusahaan yang memudahkan karyawan PT.CRI dalam proses pengarsipan.
