Pengalihmediaan Arsip Elektronik - TINJAUAN PENGELOLAAN ARSIP SECARA ELEKTRONIK DI BAGIAN FINAN

Menurut Rifauddin (2016) arsip elektronik yang dibuat dari awal menggunakan teknologi komputer dapat secara langsung diintegrasikan

Gambar 2.6

Siklus Pengarsipan Elektronik

Sumber : Rifaudin (2016)

kedalam sistem pengelolaan arsip elektronik, namun untuk arsip yang merupakan hasil digitalisasi maka perlu dialihmediakan

Menurut Sukoco Badri dalam Saifudin (2015), metode yang digunakan dalam mengalih mediakan dokumen antara lain: Sistem penyimpanan yang dilakukan harus mempertimbangkan perubahan teknologi baik hardware maupun software. Selain itu media penyimpanan arsip elektronik harus support dengan sistem hardware maupun software, agar file dapat terus dibaca meskipun dipindah ke hadware dan software terbaru. Salah satu hal terpenting yang harus dipertimbangkan dalam menyimpan arsip elektonik adalah sistem back-up, karena arsip elektronik rentan akan hilang oleh karena virus ataupun kerusakan sistem hardware maupun software. Untuk menghindari ancaman kehilangan arsip elektronik dapat dilakukan dengan mengatur jadwal back-up secara rutin, membuat salinan (copy) kedalam berbagai media, atau bisa juga menyimpannya kedalam penyimpanan data online.

Menurut Wayan dan Ni Putu (2021) penyimpanan arsip merupakan kegiatan yang dilakukan dengan memulai kegiatan alih media arsip sampai pada penataan arsip ke media baru atau media digital. Pengalihan media arsip melakukan proses arsip dari bentuk media ke media lainnya dengan memanfaatkan alat pemindai (scanner) dalam menyelamatkan bentuk fisik dari arsip.

17 2.7. Penyimpanan Arsip Elektronik

Penyimpanan arsip elektronik dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu:

1. Online atau Terkoneksi. Penyimpanan online ini merupakan media terbaru dalam teknologi informasi yang berfungsi untuk menyimpan file-file digital. Media ini dapat dimanfaatkan untuk men-backup arsip elektronik yang sewaktu-waktu dapat di unduh ketika dibutuhkan. Sampai saat ini setidaknya ada lima penyimpanan data online yang dapat diakses secara gratis yaitu google drive, skydrive, dropbox, box, mediafire. Bahkan mediafire menyediakan 50 GB data penyimpanan secara gratis untuk satu akun.

2. Offline atau Terputus. Penyimpanan offline dapat dilakukan dengan memanfaatkan media penyimpanan magnetik dan optik seperti hard disk, digital audio tape, vidio tape, compact disc (CD), digital versatile disc utama penggunaan media mikrofilm tersebut adalah untuk menunjang kelancaran kegiatan operasional sehari- hari dan penyelamatan (pengawetan/ penyimpanan) dan nilai guna microfilm adalah sama dengan nilai arsip/dokumen asli. Pemilihan peralatan dalam pendistribusian dan penggunaan arsip elektronik sangat bergantung pada kebutuhan, kemampuan dan tujuan organisasi. Oleh karena itu, pemilihan peralatan dan perlengkapan yang tepat, akan memperlancar kegiatan kearsipan

organisasi tersebut Penggunaan arsip elektronik dapat melestarikan dan menjaga dokumen atau record yang dimiliki oleh perusahaan atau lembaga arsip. Arsip cetak disimpan untuk bukti administrasi sedangkan arsip elekronik selain disimpan sebagai arsip inaktif juga fisik arsip elektronik pun ikut rusak pula.

2.8. Kemudahan dalam Pengelolaan Arsip elektronik

Sistem Kearsipan Elektronik memiliki kelebihan utama yaitu memberikan kemudahan dalam pengelolaan dan manajemen arsip.

Beberapa kelebihan yang di berikan sistem kearsipan elektronik berbasis komputer tersebut antara lain :

1. Mudah dioperasikan

Di dalam pemrograman komputer di kenal istilah Human Computer Interactive. Konsep tersebut dalam immplementasinya akan menghasilkan program-program yang berorientasi visual sehinnga mudah di operasikan oleh penggunanya.

Komputer juga memberikan dukungan kemudahan untuk menyimpan file-file dalam beentuk gambar. Apalagi pekembangan teknologi yang ada memberikan dukungan untuk itu.

2. Tampilan yang Menarik

Dalam kelebihannya dalam melakukan visualisasi, maka komputer mampu memberikan tampilan yang menarik sehingga mampu

memberikan kenyamananbagi penggunanya. Bahkan komputer juga memungkinkan kostumisasi sehingga pengguna bisa mengatur sendiri deskop aplikasi seperti warna, font dan lain sebagainya sesuai keinginan masing-masing.

3. Fasilits Pencarian Dokumen

Salah satu kelebihan utama sistem berbasis komputer adalah kecepataaan proses pencarian dokumen. Komputer dapat memberikan kata-kata kunci pencarian yang flexibel sesuai keinginan sehingga dapat mengantisipasi jik pengguna lupa dengan atribut-atribut pokokk sebuah dokumen.

4. Pencatatan Lokasi Fisik Dokumen

Fasilitas pencariaan loksi fisik dokumen, berarti akan mempermudah pengguna dalam melakukan pencarian hard copy dari arsip yang diinginkannya. Komputer akan memberikan data lokasi penempatan dokumen secar lengkap.

5. Fasilitas Gambar dan Suara

Penggunaan scanner memberikan kemudahan dalam melakukan trasfer dalam bentuk dokumen fisik ke bentuk virtual. Kelebihan tersebut di tabah dengan kemampuan komputer untuk melakukan proses-proses imaging.

6. Keamanan data

Keamanan dokumen akan lebih terjamin dengan adaanya level keamanan bertingkat yang menggunakan ID pengguna dan password.

Demikian juga penggunaan komputer memungkinkan kita mengatur autenfikasinya pengguna dan blok proteksi sehingga lebih menjamin untuk dimasuki akses-akses yang ilegal.

Kemudahan dalam melakukan backup data ke dalam disket atau CD juga akan membuat data kita lebih aman karena jika terjadi kerusakan sistem komputer, data masih bisa di selamatkan melalui backup tersebut.

7. Retensi Otomatis

Penggunaan komputer juga akan memungkinkan pemeriksaan secara otomatis retensi dokumen. Jadi akan terjadi peringatan jika beberapa peringatan jika dokumen sudah kadaluarsa, sehingga kita dapa menidaklanjuti untuk memusnahkan atau mendokumentasi arsip tersebut ke dalam arsip pasif. Dokumen pasif yang dimaksud adalah bahwa kita me-nonaktifkan dokumen dan memback-upnya ke dalam media penyimpanan eksternal seperti CD atau Disket, tetapi kita juga dapat mengaktifkan kembali jika suatu saat diperlukan.

8. Laporan Kondisi Arsip

Kearsipan elektronik akan memberikan kemudahan dalam menyusun atau menampilkan laporan-laporan kearsipan yang di butuhkan pihak manajemen. Dengan menekankan hanya satu atau beberapa tombol, maka laporan akan di hasilkan dengan cepat. Laporan kondisi arsip dapat di buat dengan format dan isi yang di tetapkan oleh pengguna.

21 9. Bisa Terhubung Jaringan Komputer

Pengguna bisa menghubungkan kearsipn elektronik ke dalam sistem jaringan baik Lokal mupun Wide Area Network. Dengan terhubung kedalam jaringan, maka pengguna dapat menggunakan jaringan tersebut dengan Multiuser. Pengaturan terdistribusi akan bermanfaat misalnya jika dalam perusahaan membutuhkan arsip tertentu, maka cukup mengakses komputer yang ada di dekatnya dan tidak harus datang ke bagian administrasi.

10. Memungkinkan Fasilitas OCR (Optical Character Recognition) OCR adalah pengenalan pola tulisan dari gambar secara otomatis, yang di proses dengan pengenalan karakter tulisan untuk di rubah kedalam bahasa mesin untuk digunakan kembali (Sulistya dan Fajar : 2020). Fasilitas OCR akan memudahkan pengguna proses suatu dokumen tanpa harus mengetikkan kembali dokumen tersebut.

Komputer juga akan dengan mudah mengirimkan dokumen secara otomatis ke tujuan tertentu yang diinginkan, baik secara email maupun facsimile. (Sugiarto dan Teguh, 2015 : 118-120)

2.9. Perangkat Yang Digunakan Dalam Pengelolaan Arsip Elektronik Hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak) merupakan komponen utama yang digunakan dalam implementasi Outlet kearsipan elektronik berbasis komputer ini, sehingga dua hal yang cukup penting dalam merancang sistem adalah menentukan dan menganalisa terlebih dahulu hardware dan software yang akan digunakan dalam sistem.

1. Hardware

Kemampuan hardware yang di analisis menyangkut kecepatan proses, kapasitas penyimpanan (storage), mutu keluar (output), kemudahan melakukan input, dan lain-lain. Kapasitas yang di maksud, diukur berdasarkan jumlah transaksi yang dapat di proses dalam periode tertentu.

Keandalan hardware berkaitan dengan frekuensi kemungkinan terjadinya kegagalan proses secara teknis, termasuk kemungkinan kerusakan-kerusakan yang disebabkan oleh faktor-faktor eksternal seperti arus listrik yang tidak stabil, kebakaran, kebanjiran dan lain sebagainya biaya-biaya yang di perhitungkan mencakup harga beli, biaya pemasangan, biaya pemeliharaan dan biaya operasi yang mencakup biaya upah dan utilitas.

Fleksibilitas dan kompabilitas suatu perangkat dengan perangkat lain juga sangat penting untuk mempertimbangkan. Banyak komponen perangkat keras yang dapat dioperasikan semakin canggih namun tidak kompatibel jika di hubungkan dengan perangkat keras yang lain.

Hal itu akan membatasi ruang gerak pengembangan sistem nantinya dan mempersulit perawatan sistem itu sendiri.

Faktor perkembangan teknologi komputer yang terjadi sedemikian pesatnya membuat kita harus jeli menentukan perangkat keras yang dipakai.

Yang tidak kalah penting adalah produk-produk perangkat keras khusus yang memang dirancang untuk mendukung sistem kearsipan secara elektronik dan digital. Salah satu contoh adalah produk scanner atau pemindai. Saat ini tersedia berbagai jenis scanner berwarna dengan kecepatan tinggi yang dirancang untuk kebutuhan alih media dokumen di lingkungan yang volume pengarsipan dokumennya sedikit sampai volume banyak.

2. Software

Proyek perolehan arsip software meliputi kemudahan mendapat perangkat lunak, kesesuaian dengan sistem yang ada serta kemudahan mengoprasikannya. Tak lupa juga memperhitungkan aspek biaya pemakaian dan pengembangan perangkat lunak tersebut. Untuk mendapatkan suatu perangkat lunak, perusahaan satu dari tiga hal berikut :

a. Membeli paket perangkat lunak yang sudah di tulis oleh perusahaan software.

b. Menyewa program aplikasi menggunakan internet.

c. Membuat dan mengembangkan sendiri aplikasi baru yang di sesuaikan dengan kondisidi lapangan. (Sugiarto dan Teguh , 2015 : 120-124)

2.9.1 Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Tanggal

Menurut Sedarmayanti (2015 : 100) sistem penyimpanan arsip berdasarkan tanggal adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan tahun yang mana dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat, (akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya surat).

Gambar 2.9.1 Sistem pengarsipan tanggal

Sumber : Sedarmayanti (2015)

26 BAB III

27 BAB III

“TINJAUAN PENGELOLAAN ARSIP SECARA ELEKTRONIK PADA BAGIAN FINANCE PT. CHAMP RESTO INDONESIA”

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

PT. CHAMP RESTO INDONESIA (CRI) Didirikan pada tahun 1997 di Bandung, Jawa Barat, Indonesia, PT Champ Resto Indonesia (CRI) selalu didorong oleh visi untuk menjadi salah satu perusahaan restoran kelas dunia yang paling dihormati di industri ini. Misinya untuk memberikan nilai terbaik kepada pelanggan melalui produk & layanan terbaik telah memungkinkannya untuk tumbuh menjadi salah satu rantai restoran terbesar di Indonesia saat ini. Dengan mempertimbangkan pelanggan Indonesia, Champ Resto Indonesia memastikan orisinalitas dan kontrol kualitas yang sangat baik dengan memproduksi semua bahan makanan dan minumannya sendiri, mencapai kesegaran penuh selama proses berlangsung. Di bawah sayapnya, Champ Resto Indonesia telah mendirikan 4 rantai restoran besar yang mengusung indentitas khas mereka sendiri, yang semuanya merupakan restoran bersertifikat halal dengan harga terjangkau.

28 Gambar 3.1.

Lambang PT.CRI

Sumber : PT. Champ Resto Indonesia (2021)

3.1.1. Visi

“Be a world class restaurant group“

3.1.2. Misi

“Provide the best value to the customers through the best products &

services”

29 3.2 Struktur Organisasi

STRUKTUR ORGANISASI PT CRI

Gambar 3.2 Struktur organisasi

Sumber : PT. Champ Resto Indonesia (2021)

KOMISARIS

30 Keterangan :

1. Komisaris

Tugas dan tanggung jawab dewan komisaris yakni melakukan pengawasan terhadap pengelolaan perusahaan yang dilakukan oleh direksi.

Selain itu, tugas komisaris adalah memberikan nasihat terkait kebijakan direksi dalam menjalankan perusahaan.

2. Direktur Utama

Seorang direktur utama harus membuat serta menerbitkan beragam kebijakan perusahaan sekaligus mengawasi jalannya kebijakan tersebut. Ia juga harus memeriksa anggaran tahunan perusahaan sebelum dilaporkan kepada pemegang sah. Berikut adalah tugas dari direktur :

a) Implementasi Visi dan Misi Perusahaan b) Menyusun Strategi Bisnis Perusahaan c) Melakukan Evaluasi terhadap Perusahaan d) Melakukan Rapat

e) Menunjuk Orang yang Mampu Memimpin f) Mengawasi Situasi Bisnis

3. Direktur Operasional

Direktur operasional adalah seorang yang memiliki tanggung jawab terhadap semua kegiatan operasional perusahaan. Hal tersebut mencakup proses perencanaan hingga pelaksanaan operasional. Dalam melakukan tugasnya, direktur operasional sangat berkaitan pada bidang perusahaannya. Berikut adalah tugas-tugas direktur operasional :

a) Merencanakan, melaksanakan dan mengawasi seluruh pelaksanaan operasional perusahaan

b) Membuat standar perusahaan mengenai semua proses operasional, produksi, proyek dan kualitas hasil produksi

c) Membuat stategi dalam pemenuhan target perusahaan dan cara mencapai target tersebut

d) Membantu tugas-tugas direktur utama

e) Mengecek, mengawasi dan menentukan semua kebutuhan dalam proses operasional perusahaan

f) Merencanakan, menentukan, mengawasi, mengambil keputusan dan mengkoordinasi dalam hal keuangan untuk kebutuhan operasional perusahaan

g) Mengawasi seluruh karyawan apakah tugas yang dilakukan sesuai dengan standar operasional perusahaan

h) Bertanggung jawab pada pengembangan kualitas produk ataupun karyawan

i) Membuat laporan kegiatan untuk diberikan kepada direktur utama

j) Bertanggung jawab pada proses operasional, produksi, proyek dan kualitas hasil produksi

32 4. Direktur HRD

Berikut adalah tugas dari Direktur HRD :

a) Merencanakan, mengembangkan dan mengimplementasikan strategi di bidang pengelolaan dan pengembangan SDM (termasuk perekrutan dan pemilihan kebijakan / practices, disiplin, keluhan, konseling, upah dan peryaratannya, kontrak-kontrak, pelatihan dan pengembangan, perencanaan suksesi, moril dan motivasi, kultur dan pengembangan sikap dan moral kerja, manajemen penimbangan prestasi dan hal seputar manajemen mutu – dan lain-lain (ditambahakan selama masih relvan) b) Menetapkan dan memelihara sistem yang sesuai untuk mengukur aspek

penting dari pengembangan HR

c) Memonitor, mengukur dan melaporkan tentang permasalahan, peluang, rencana pengembangan yang berhubungan dengan SDM dan pencapaiannya dalam skala waktu dan bentuk / format yang sudah disepakati.

d) Mengatur dan mengembangkan staf langsung (yang melakukan direct report kepadanya).

e) Mengelola dan mengendalikan pembelanjaan SDM per departemen sesuai anggaran-anggaran yang disetujui.

f) Bertindak sebagai penghubung (liaison) dengan para manajer functional / manajer department yang lain agar memahami semua aspek-aspek penting dalam pengembangan SDM, dan untuk memastikan mereka telah

mendapatkan informasi yang tepat dan mencukupi tentang sasaran, tujuan / obyektif dan pencapaian-pencapaian dari pengembangan SDM.

g) Memelihara kesadaran dan pengetahuan tentang teori pengembangan HR yang sesuai zaman dan metoda-metoda dan menyediakan penafsiran yang pantas untuk para direktur, para manajer dan staf di dalam organisasi h) Berperan untuk evaluasi dan pengembangan strategi pengelolaan SDM

dan kinerja dalam pengimplementasian strategi tersebut, dengan bekerja sama dengan tim eksekutif.

i) Memastikan setiap aktivitas mempunyai benang merah serta terintegrasikan dengan persyaratan-persyaratan organisasi (organizational requirements) untuk bidang-bidang manajemen mutu, kesehatan dan keselamatan kerja, syarat-syarat hukum, kebijakan-kebijakan dan tugas umum kepedulian lingkungan.

j) Jika merupakan jabatan direktur formal, melaksanakan tanggung-jawab dari seorang direktur utama / Board of Director (BOD) menurut patokan-patokan etis dan hukum yang berlaku, seperti yang tuangkan di dalam kebijakan direktur atau dokumen standar (lain) yang biasa digunakan.

34 5. Direktur Keuangan

Direktur keuangan merupakan pimpinan yang menjalankan proses pemantauan dan pengambilan keputusan mengenai perihal yang berhubungan dengan keuangan di perusahaan. Manajer keuangan yang ada di perusahaan menjalankan tugasnya untuk bisa membantu kinerja yang dijalankan oleh seorang direktur keuangan di perusahaan. Berikut dalah tugas dari direktur keuangan :

a) Mampu menjadikan dirinya sebagai ahli keuangan b) Mampu menggeneralisasikan bidang keuangan

35 3.3 Unit Tempat Kerja Praktik

Departement Finance adalah salah satu departemen yang memegang keuangan perusahaan. selain itu di Departemen Finance juga yang memegang pembayaran pajak seluruh outlet PT. CRI di Indonesia. Selain itu departement Finance memantau uang yang keluar masuk ke perusahaan,menangani promo yang sedang berlangsung, diskon, dan lainnya. Apabila ada pelanggan atau mitra perusahaan yang complaint tentang keuangan, departemen Finance yang menangani hal tersbut. Jika terdapat kesalahan dalam pajak salah satu outlet departemen Finance berpegang kepada data dan bukti yang di simpan sesudah pembayaran terjadi.

Gambar 3.3

Struktur organisasi departemen finance

Sumber : PT.Champ Resto indonesia (2021)

DIREKTUR

36 Keterangan :

1. Tugas dari Direktur

a) Implementasi Visi dan Misi Perusahaan b) Menyusun Strategi Bisnis Perusahaan c) Melakukan Evaluasi terhadap Perusahaan d) Melakukan Rapat

e) Menunjuk Orang yang Mampu Memimpin f) Mengawasi Situasi Bisnis

2. Tugas GM

a) Hadir pada setiap pertemuan dan seminar yang diwajibkan perusahaan.

Termasuk untuk menghadiri berbagai kegiatan konferensi.

b) Membuat perencanaan tentang beberapa strategi perusahaan. Khususnya untuk jangka menengah dan panjang dibuat demi memajukan perusahaan tersebut.

c) Senantiasa harus mampu untuk membuat keputusan yang sangat penting bagi perusahaan. Beberapa keputusan meliputi investari, aliansi, integrasi, dan berbagai jenis keputusan lainnya.

d) Menciptakan SOP penting bagi perusahaan dan karyawan.

e) Bertugas untuk membuat kebijakan di perusahaan untuk meningkatkan reputasi dan kemajuan perusahaan.

f) Tugas general manager yang selanjutnya adalah memastikan bahwa setiap strategi telah diaplikasikan oleh setiap department.

g) Membuat perencanaan dan kontrol terhadap kebijakan yang diberlakukan secara maksimal.

h) Penyesuaian terhadap visi dan misi yang diberlakukan di suatu perusahaan.

i) Senantiasa mampu untuk mengkoordinasikan dan mengawasi juga melakukan Analisa terhadap aktivitas yang dilakukan perusahaan.

j) Pengelolaan operasional yang terjadi setiap hari.

k) GM harus mampu untuk memimpin perusahaan. Termasuk untuk menimbulkan suasana positif dan memotivasi siapapun di lingkungan kerja.

l) Membangun proses yang lebih efektif, efisien, dan menguntungkan bagi perusahaan. Berkaitan dengan praktek dari semua target yang ditetapkan.

m) Senantiasa harus mampu untuk membangun setiap citra perusahaan yang telah dicapai. Termasuk dari segi internal dan eksternal perusahaan.

n) Berusaha untuk mempertahankan setiap kualitas layanan yang dibentuk menggunakan standar organisasi atau perusahaan tersebut.

3. Tugas Manager

a) Perencanaan. Seorang manager bersama jajaran di organisasi merencanakan bagaimana setiap divisi akan bekerja untuk mengembangkan perusahaan dan mencapai tujuan. Perencanaan dapat

menyangkut banyak hal, dari soal rencana bisnis, kebutuhan tenaga kerja, target pertumbuhan, hingga penyusunan anggaran.

b) Pengaturan. Tugas manager selanjutnya adalah mengatur dan mengelola tim agar sejalan dengan tujuan organisasi. Tanggung jawab ini meliputi perencanaan pekerjaan, pembagian dan pendistribusian tugas ke setiap staf, penetapan target, penyusunan prosedur operasional dan standar kinerja, serta penerapan proses kerja yang efisien.

c) Pengawasan. Manager punya wewenang untuk mengawasi dan mengendalikan tim untuk memastikan agar proses berjalan sesuai rencana.

Manajer juga bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kendala dan hambatan tim serta membantu mereka mengatasinya.

d) Evaluasi. Tugas manager ini terkait dengan evaluasi dan penilaian terhadap proses dan hasil, apakah meleset atau melampaui target. Manajer bertanggung jawab mencari tahu di mana bottleneck dari keseluruhan proses dan apa yang harus diperbaiki. Mereka juga mengevaluasi bagaimana kinerja setiap karyawan dan memberikan penilaian individual.

e) Kepemimpinan. Ini merupakan tugas manajer yang tak kalah penting.

Manajer adalah pemimpin di setiap divisi, sehingga mereka harus mampu memotivasi seluruh anggota tim untuk bekerja mencapai tujuan bersama.

4. Tugas Finance Supervisor

a) Mengkoordinasikan, merencanakan dan mengendalikan arus kas masuk dari tagihan/AR maupun sumber lainnya agar keuangan perusahaan tetap stabil dan terkendali

b) Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan pembayaran kewajiban perusahaan agar efisien, akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan peraturan yang berlaku

c) Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran perusahaan terkait job maupun non job, serta mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan

d) Berkoordinasi dengan divisi lain dan anak perusahaan untuk membuat perencanaan umum keuangan terkait anggaran dan biaya operasional perusahaan

e) Berkomunikasi dengan pihak perbankan untuk proses pengajuan T/T, L/C dan proses pembayaran ke luar negeri atau keperluan import/export dan keperluan lainnya terkait operasional perusahaan.

f) Membantu tugas-tugas operasional di Finance terkait pemeriksaan pengajuan biaya dan pembayaran tagihan (AP) serta penagihan piutang (AR) agar seluruh pekerjaan terkendali dan berjalan lancar

g) Mengeluarkan referensi untuk pembukaan rekening karyawan h) Membuat laporan harian dalam e-laporan harian

i) Mengkoordinasikan laporan terkait mutasi dan saldo bank, rencana pengeluaran dan pemasukan perusahaan serta laporan lain terkait kinerja AP dan AR

j) Melakukan tugas lainnya yang diperintahkan atasan untuk mencapai target divisi dan perusahaan.

40 5. Tugas Accounting Supervisor

a) Bertanggung jawab untuk mengontrol pekerjaan yang berhubungan dengan akunting dan keuangan

b) Membuat laporan keuangan secara priodik (harian, mingguan, bulanan dan tahunan) menggunakan software Accurate

c) Menangani laporan keuangan, Bank, kas kecil, stock dan lain-lain

d) Melakukan pengecekan dan mengontrol data-data pendukung transaksi akuntansi dari department-department keuangan untuk memastikan data-data tersebut sudah disusun berdasarkan data-data dan fakta yang ada

e) Menganalisis anggaran yang ada pada seluruh department untuk keperluan estimasi anggaran perusahaan

f) Memberikan rekomendasi kepada manajemen berdasarkan laporan yang dimiliki

g) Membuat filling dokumen atau arsip perusahaan dan mengaturnya sesuai dengan masing-masing department

h) Membuat dan menyusun laporan perpajakan.

6. Tugas dari Tax

a) Menghitung pajak yang harus dibayar perusahaan dalam periode tertentu b) Membayar dan melaporkan pajak tepat waktu

c) Membuat perencanaan pajak

d) Membuat laporan keuangan fiskal dan komersial e) Mencatat data transaksi bisnis perusahaan

41 3.4 Teknik Pengumpulan Data

1. Observasi (Pengamatan)

Menurut Aulia (2020 : 2) kemampuan observasi merupakan seperangkat keterampilan untuk melakukan kegiatan pengamatan dengan menggunakan panca indera secara optimal dalam menggali dan mendapat data serta informasi dalam mengamati suatu objek secara langsung maupun secara tidak langsung. Observasi dapat diartikan sebagai melihat fenomena, sedangkan observasi ilmiah yakni memperluas pada penjelasan antara teori yang berkaitan dengan fenomena yang diamati, sehingga saat pelaksanaannya membutuhkan keterampilan menggali dan menafsirkan data yang terkumpul.

Observasi yang dilakukan penulis dengan cara terjun langsung mengamati ke dalam lapangan kerja yang sesungguhnya. Dari banyaknya brand di PT.CRI penulis menangani seluruh dokumen tanda bukti setor atau slip dan menginput hasil setoran brand Gokana di seluruh Indonesia.

Dokumen outlet gokana yang sudah di terima oleh penulis disusun berdasarkan tanggal lalu jika sudah lengkap seluruh dokumen dalam jangka waktu 1 bulan lalu diarsipkan di lemari arsip. Selain itu juga penulis membackup dari dokumen-dokumen tersebut. Penulis melakukan antisipasi dengan cara membackup file-file yang penting jikalau media

Dalam dokumen TINJAUAN PENGELOLAAN ARSIP SECARA ELEKTRONIK DI BAGIAN FINANCE PT. CHAMP RESTO INDONESIA (Halaman 29-0)