Misi - Gambaran Umum Perusahaan - TINJAUAN PENGELOLAAN ARSIP SECARA ELEKTRONIK DI BAGIAN FINANC

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.2. Misi

“Provide the best value to the customers through the best products &

services”

29 3.2 Struktur Organisasi

STRUKTUR ORGANISASI PT CRI

Gambar 3.2 Struktur organisasi

Sumber : PT. Champ Resto Indonesia (2021)

KOMISARIS

30 Keterangan :

1. Komisaris

Tugas dan tanggung jawab dewan komisaris yakni melakukan pengawasan terhadap pengelolaan perusahaan yang dilakukan oleh direksi.

Selain itu, tugas komisaris adalah memberikan nasihat terkait kebijakan direksi dalam menjalankan perusahaan.

2. Direktur Utama

Seorang direktur utama harus membuat serta menerbitkan beragam kebijakan perusahaan sekaligus mengawasi jalannya kebijakan tersebut. Ia juga harus memeriksa anggaran tahunan perusahaan sebelum dilaporkan kepada pemegang sah. Berikut adalah tugas dari direktur :

a) Implementasi Visi dan Misi Perusahaan b) Menyusun Strategi Bisnis Perusahaan c) Melakukan Evaluasi terhadap Perusahaan d) Melakukan Rapat

e) Menunjuk Orang yang Mampu Memimpin f) Mengawasi Situasi Bisnis

3. Direktur Operasional

Direktur operasional adalah seorang yang memiliki tanggung jawab terhadap semua kegiatan operasional perusahaan. Hal tersebut mencakup proses perencanaan hingga pelaksanaan operasional. Dalam melakukan tugasnya, direktur operasional sangat berkaitan pada bidang perusahaannya. Berikut adalah tugas-tugas direktur operasional :

a) Merencanakan, melaksanakan dan mengawasi seluruh pelaksanaan operasional perusahaan

b) Membuat standar perusahaan mengenai semua proses operasional, produksi, proyek dan kualitas hasil produksi

c) Membuat stategi dalam pemenuhan target perusahaan dan cara mencapai target tersebut

d) Membantu tugas-tugas direktur utama

e) Mengecek, mengawasi dan menentukan semua kebutuhan dalam proses operasional perusahaan

f) Merencanakan, menentukan, mengawasi, mengambil keputusan dan mengkoordinasi dalam hal keuangan untuk kebutuhan operasional perusahaan

g) Mengawasi seluruh karyawan apakah tugas yang dilakukan sesuai dengan standar operasional perusahaan

h) Bertanggung jawab pada pengembangan kualitas produk ataupun karyawan

i) Membuat laporan kegiatan untuk diberikan kepada direktur utama

j) Bertanggung jawab pada proses operasional, produksi, proyek dan kualitas hasil produksi

32 4. Direktur HRD

Berikut adalah tugas dari Direktur HRD :

a) Merencanakan, mengembangkan dan mengimplementasikan strategi di bidang pengelolaan dan pengembangan SDM (termasuk perekrutan dan pemilihan kebijakan / practices, disiplin, keluhan, konseling, upah dan peryaratannya, kontrak-kontrak, pelatihan dan pengembangan, perencanaan suksesi, moril dan motivasi, kultur dan pengembangan sikap dan moral kerja, manajemen penimbangan prestasi dan hal seputar manajemen mutu – dan lain-lain (ditambahakan selama masih relvan) b) Menetapkan dan memelihara sistem yang sesuai untuk mengukur aspek

penting dari pengembangan HR

c) Memonitor, mengukur dan melaporkan tentang permasalahan, peluang, rencana pengembangan yang berhubungan dengan SDM dan pencapaiannya dalam skala waktu dan bentuk / format yang sudah disepakati.

d) Mengatur dan mengembangkan staf langsung (yang melakukan direct report kepadanya).

e) Mengelola dan mengendalikan pembelanjaan SDM per departemen sesuai anggaran-anggaran yang disetujui.

f) Bertindak sebagai penghubung (liaison) dengan para manajer functional / manajer department yang lain agar memahami semua aspek-aspek penting dalam pengembangan SDM, dan untuk memastikan mereka telah

mendapatkan informasi yang tepat dan mencukupi tentang sasaran, tujuan / obyektif dan pencapaian-pencapaian dari pengembangan SDM.

g) Memelihara kesadaran dan pengetahuan tentang teori pengembangan HR yang sesuai zaman dan metoda-metoda dan menyediakan penafsiran yang pantas untuk para direktur, para manajer dan staf di dalam organisasi h) Berperan untuk evaluasi dan pengembangan strategi pengelolaan SDM

dan kinerja dalam pengimplementasian strategi tersebut, dengan bekerja sama dengan tim eksekutif.

i) Memastikan setiap aktivitas mempunyai benang merah serta terintegrasikan dengan persyaratan-persyaratan organisasi (organizational requirements) untuk bidang-bidang manajemen mutu, kesehatan dan keselamatan kerja, syarat-syarat hukum, kebijakan-kebijakan dan tugas umum kepedulian lingkungan.

j) Jika merupakan jabatan direktur formal, melaksanakan tanggung-jawab dari seorang direktur utama / Board of Director (BOD) menurut patokan-patokan etis dan hukum yang berlaku, seperti yang tuangkan di dalam kebijakan direktur atau dokumen standar (lain) yang biasa digunakan.

34 5. Direktur Keuangan

Direktur keuangan merupakan pimpinan yang menjalankan proses pemantauan dan pengambilan keputusan mengenai perihal yang berhubungan dengan keuangan di perusahaan. Manajer keuangan yang ada di perusahaan menjalankan tugasnya untuk bisa membantu kinerja yang dijalankan oleh seorang direktur keuangan di perusahaan. Berikut dalah tugas dari direktur keuangan :

a) Mampu menjadikan dirinya sebagai ahli keuangan b) Mampu menggeneralisasikan bidang keuangan

35 3.3 Unit Tempat Kerja Praktik

Departement Finance adalah salah satu departemen yang memegang keuangan perusahaan. selain itu di Departemen Finance juga yang memegang pembayaran pajak seluruh outlet PT. CRI di Indonesia. Selain itu departement Finance memantau uang yang keluar masuk ke perusahaan,menangani promo yang sedang berlangsung, diskon, dan lainnya. Apabila ada pelanggan atau mitra perusahaan yang complaint tentang keuangan, departemen Finance yang menangani hal tersbut. Jika terdapat kesalahan dalam pajak salah satu outlet departemen Finance berpegang kepada data dan bukti yang di simpan sesudah pembayaran terjadi.

Gambar 3.3

Struktur organisasi departemen finance

Sumber : PT.Champ Resto indonesia (2021)

DIREKTUR

36 Keterangan :

1. Tugas dari Direktur

a) Implementasi Visi dan Misi Perusahaan b) Menyusun Strategi Bisnis Perusahaan c) Melakukan Evaluasi terhadap Perusahaan d) Melakukan Rapat

e) Menunjuk Orang yang Mampu Memimpin f) Mengawasi Situasi Bisnis

2. Tugas GM

a) Hadir pada setiap pertemuan dan seminar yang diwajibkan perusahaan.

Termasuk untuk menghadiri berbagai kegiatan konferensi.

b) Membuat perencanaan tentang beberapa strategi perusahaan. Khususnya untuk jangka menengah dan panjang dibuat demi memajukan perusahaan tersebut.

c) Senantiasa harus mampu untuk membuat keputusan yang sangat penting bagi perusahaan. Beberapa keputusan meliputi investari, aliansi, integrasi, dan berbagai jenis keputusan lainnya.

d) Menciptakan SOP penting bagi perusahaan dan karyawan.

e) Bertugas untuk membuat kebijakan di perusahaan untuk meningkatkan reputasi dan kemajuan perusahaan.

f) Tugas general manager yang selanjutnya adalah memastikan bahwa setiap strategi telah diaplikasikan oleh setiap department.

g) Membuat perencanaan dan kontrol terhadap kebijakan yang diberlakukan secara maksimal.

h) Penyesuaian terhadap visi dan misi yang diberlakukan di suatu perusahaan.

i) Senantiasa mampu untuk mengkoordinasikan dan mengawasi juga melakukan Analisa terhadap aktivitas yang dilakukan perusahaan.

j) Pengelolaan operasional yang terjadi setiap hari.

k) GM harus mampu untuk memimpin perusahaan. Termasuk untuk menimbulkan suasana positif dan memotivasi siapapun di lingkungan kerja.

l) Membangun proses yang lebih efektif, efisien, dan menguntungkan bagi perusahaan. Berkaitan dengan praktek dari semua target yang ditetapkan.

m) Senantiasa harus mampu untuk membangun setiap citra perusahaan yang telah dicapai. Termasuk dari segi internal dan eksternal perusahaan.

n) Berusaha untuk mempertahankan setiap kualitas layanan yang dibentuk menggunakan standar organisasi atau perusahaan tersebut.

3. Tugas Manager

a) Perencanaan. Seorang manager bersama jajaran di organisasi merencanakan bagaimana setiap divisi akan bekerja untuk mengembangkan perusahaan dan mencapai tujuan. Perencanaan dapat

menyangkut banyak hal, dari soal rencana bisnis, kebutuhan tenaga kerja, target pertumbuhan, hingga penyusunan anggaran.

b) Pengaturan. Tugas manager selanjutnya adalah mengatur dan mengelola tim agar sejalan dengan tujuan organisasi. Tanggung jawab ini meliputi perencanaan pekerjaan, pembagian dan pendistribusian tugas ke setiap staf, penetapan target, penyusunan prosedur operasional dan standar kinerja, serta penerapan proses kerja yang efisien.

c) Pengawasan. Manager punya wewenang untuk mengawasi dan mengendalikan tim untuk memastikan agar proses berjalan sesuai rencana.

Manajer juga bertanggung jawab untuk mengidentifikasi kendala dan hambatan tim serta membantu mereka mengatasinya.

d) Evaluasi. Tugas manager ini terkait dengan evaluasi dan penilaian terhadap proses dan hasil, apakah meleset atau melampaui target. Manajer bertanggung jawab mencari tahu di mana bottleneck dari keseluruhan proses dan apa yang harus diperbaiki. Mereka juga mengevaluasi bagaimana kinerja setiap karyawan dan memberikan penilaian individual.

e) Kepemimpinan. Ini merupakan tugas manajer yang tak kalah penting.

Manajer adalah pemimpin di setiap divisi, sehingga mereka harus mampu memotivasi seluruh anggota tim untuk bekerja mencapai tujuan bersama.

4. Tugas Finance Supervisor

a) Mengkoordinasikan, merencanakan dan mengendalikan arus kas masuk dari tagihan/AR maupun sumber lainnya agar keuangan perusahaan tetap stabil dan terkendali

b) Mengkoordinasikan dan mengontrol perencanaan pembayaran kewajiban perusahaan agar efisien, akurat, tepat waktu, dan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan peraturan yang berlaku

c) Merencanakan dan mengkoordinasikan penyusunan anggaran perusahaan terkait job maupun non job, serta mengontrol penggunaan anggaran tersebut untuk memastikan penggunaan dana secara efektif dan efisien dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan

d) Berkoordinasi dengan divisi lain dan anak perusahaan untuk membuat perencanaan umum keuangan terkait anggaran dan biaya operasional perusahaan

e) Berkomunikasi dengan pihak perbankan untuk proses pengajuan T/T, L/C dan proses pembayaran ke luar negeri atau keperluan import/export dan keperluan lainnya terkait operasional perusahaan.

f) Membantu tugas-tugas operasional di Finance terkait pemeriksaan pengajuan biaya dan pembayaran tagihan (AP) serta penagihan piutang (AR) agar seluruh pekerjaan terkendali dan berjalan lancar

g) Mengeluarkan referensi untuk pembukaan rekening karyawan h) Membuat laporan harian dalam e-laporan harian

i) Mengkoordinasikan laporan terkait mutasi dan saldo bank, rencana pengeluaran dan pemasukan perusahaan serta laporan lain terkait kinerja AP dan AR

j) Melakukan tugas lainnya yang diperintahkan atasan untuk mencapai target divisi dan perusahaan.

40 5. Tugas Accounting Supervisor

a) Bertanggung jawab untuk mengontrol pekerjaan yang berhubungan dengan akunting dan keuangan

b) Membuat laporan keuangan secara priodik (harian, mingguan, bulanan dan tahunan) menggunakan software Accurate

c) Menangani laporan keuangan, Bank, kas kecil, stock dan lain-lain

d) Melakukan pengecekan dan mengontrol data-data pendukung transaksi akuntansi dari department-department keuangan untuk memastikan data-data tersebut sudah disusun berdasarkan data-data dan fakta yang ada

e) Menganalisis anggaran yang ada pada seluruh department untuk keperluan estimasi anggaran perusahaan

f) Memberikan rekomendasi kepada manajemen berdasarkan laporan yang dimiliki

g) Membuat filling dokumen atau arsip perusahaan dan mengaturnya sesuai dengan masing-masing department

h) Membuat dan menyusun laporan perpajakan.

6. Tugas dari Tax

a) Menghitung pajak yang harus dibayar perusahaan dalam periode tertentu b) Membayar dan melaporkan pajak tepat waktu

c) Membuat perencanaan pajak

d) Membuat laporan keuangan fiskal dan komersial e) Mencatat data transaksi bisnis perusahaan

41 3.4 Teknik Pengumpulan Data

1. Observasi (Pengamatan)

Menurut Aulia (2020 : 2) kemampuan observasi merupakan seperangkat keterampilan untuk melakukan kegiatan pengamatan dengan menggunakan panca indera secara optimal dalam menggali dan mendapat data serta informasi dalam mengamati suatu objek secara langsung maupun secara tidak langsung. Observasi dapat diartikan sebagai melihat fenomena, sedangkan observasi ilmiah yakni memperluas pada penjelasan antara teori yang berkaitan dengan fenomena yang diamati, sehingga saat pelaksanaannya membutuhkan keterampilan menggali dan menafsirkan data yang terkumpul.

Observasi yang dilakukan penulis dengan cara terjun langsung mengamati ke dalam lapangan kerja yang sesungguhnya. Dari banyaknya brand di PT.CRI penulis menangani seluruh dokumen tanda bukti setor atau slip dan menginput hasil setoran brand Gokana di seluruh Indonesia.

Dokumen outlet gokana yang sudah di terima oleh penulis disusun berdasarkan tanggal lalu jika sudah lengkap seluruh dokumen dalam jangka waktu 1 bulan lalu diarsipkan di lemari arsip. Selain itu juga penulis membackup dari dokumen-dokumen tersebut. Penulis melakukan antisipasi dengan cara membackup file-file yang penting jikalau media penyimpanan terkena virus dan harus di instal ulang.

42 2. Studi Pustaka

Menurut Tahmidaten dan Wawan (2020 : 2) studi pustaka atau library research yaitu dengan menggunakan sumber data berupa buku-buku referensi dan artikel-artikel jurnal ilmiah. Studi pustaka adalah pengamatan yang dilakukan oleh peneliti dengan membaca buku atau jurnal yang dapat di akses di internet.

Penulis mempelajari materi yang terkait penulisan tugas akhir dengan cara membaca buku yang tersedia di perpustakaan ASMTB dan memcari jurnal yang sudah di publikasikan di internet.

43 3.Studi Dokumentasi

Menurut Astuti (2020 : 38) studi dokumentasi adalah dokumen yang telah ditulis kembali orang yang tidak langsung mengalami peristiwa.

Gambar 3.4

Contoh Form Tanda Terima Slip PT.CRI

Sumber : PT. Champ Resto Insonesia (2021) Gambar di atas adalah contoh form tanda terima slip yang di tulis dan di terima sebagai bentuk studi dokumentasi. Untuk slip yang belum diterima, diberi warna merah/hijau yang berarti itu adalah slip yang belum penulis terima untuk diarsipkan.

44 BAB IV

45 BAB IV

HASIL ANALISIS DAN PEMBAHASAN

4.1 Tinjauan Proses Pengarsip Secara Elektronik di Bagian Finance PT.

Champ Resto Indonesia

4.1.1. Pengelolaan Arsip secara Elektronik

Berdasarkan hasil observasi ana pa yang dikerjakan selama PKL bahwa pengarsipan di departement Finance sistem pengarsipan secara elektronik dilakukan dimulai dari penerimaan slip yang diberikan dari accounting lalu oleh penulis dilakukan pengecekan terlebih dahulu, lalu mempersiapkan untuk pengarsipan elektronik dengan menggunakan alih media yaitu dengan menscan tiap dokumen yang di terima penulis dari accounting lalu di scan menggunakan print scenner lalu dokumen/arsip cetak dan di dapat dokumen berupa file digital lalu diarsipkan ke komputer. Setelah pengarsipan elektronik selesai selanjutnya yaitu dokumen arsip cetak di filing sesuai dengan penanggalan lalu setelah itu dokumen dimasukan ke lemari arsip. Hal ini dapat mempermudah karyawan di PT.CRI untuk menyelesaikan pekerjaannya, dengan hasil yang maksimal,

4.1.2 Peralatan yang Disiapkan dalam Mengelola Arsip Secara Elektronik

Alat-alat yang digunakan dalam pengarsipan elektronik di bagian Finance PT.CRI yaitu :

a. Software

1. Aplikasi yang terhubung dengan internet yang bernama OTC (Outlet transaksion controller).

2. Jaringan Internet

3. Aplikasi pendukung lainnya.

b. Hardware 1. PC kompter 2. CPU

3. Keyboard 4. Mouse

5. Flash disk / hard disk 6. Printer scanner

47 4.1.3 Sistem Penyimpanan Arsip

Pengarsipan manual di PT.CRI menggunakan sistem tanggal atau urutan waktu (Chronological Filing Outlet) yang dalam kenyataanya memudahkan para karyawan yang bekerja di PT.CRI khususnya di Finance departement. Penulis sendiri melakukan filling tiap outlet gokana berdasarkan tanggal yang sudah berjalan dan sedang berjalan.

4.2. Analisis

Praktik kerja nyata yang dilakukan oleh penulis adalah melakukan pengarsipan secara manual yaitu dengan mengarsipkan dokumen pembayaran tiap outlet bersarkan kode yang sudah di tetapkan lalu penulis juga melakukan filling slip setoran sales tiap outlet jika sudah terkumpul lengkap dalam satu bulan dokumen terrsebut akan disatukan lalu diarsipkan sesudah di arsipkan dokumen tersebut akan dimasukan ke dalam cabinet filing. Hal tersebut sesuai dengan teori sistem penanggalan yang dikemukakan oleh Sedarmayanti (2015) Penulis juga mengarsipkan dokumen tersebut dengan cara elektronik, dengan memasukan data yang sudah di dapat dari mutasi bank lalu dicopy ke sistem, hal ini sesuai dengan teori yang di kemukakan oleh Rifaudin (2016) tentang pengarsipan online. Jikalau ada selisih lebih dari RP 1.000 penulis akan melakukan complain ke accounting supaya dapat direvisi kembali dan selisih dari outlet tersebut tidak melebihi dari RP.1000 bahkan tidak ada selisih.

48 4.2.1. Pengelolaan Arsip secara Elektronik

Pengelolaan arsip elektronik di PT.CRI sesuai dengan apa yang dikatakan Menurut Rifaudin (2016) sebagaimana arsip cetak, pengelolaan arsip elektonik juga membutuhkan berbagai macam peralatan. Peralatan yang digunakan untuk mengelola arsip elektronik berupa perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software).

Hardware merupakan peralatan fisik dari komputer yang dapat kita lihat dan rasakan, sedangkan software merupakan program-program komputer yang berguna untuk menjalankan suatu pekerjaan sesuai dengan yang dikehendaki. Sedangkan hardware yang digunakan dalam mengelola arsip elektronik antara lain:

a. Komputer/Laptop b. Print Scanner.

Salah satu hal terpenting yang harus dipertimbangkan dalam menyimpan arsip elektonik adalah sistem back-up, karena arsip elektronik rentan akan hilang oleh karena virus ataupun kerusakan sistem hardware maupun software. Untuk menghindari ancaman kehilangan arsip elektronik dapat dilakukan dengan mengatur jadwal back-up secara rutin, membuat salinan (copy) kedalam berbagai media, atau bisa juga menyimpannya kedalam penyimpanan data online.

4.2.2. Peralatan Yang Disiapkan Dalam Mengelola Arsip Secara Elektronik

Alat-alat yang di gunakan oleh PT.CRI dalam pengarsipan elektronik yaitu sesuai dengan teori Rifaudin (2016).

Alat-alat yang digunakan dalam pengarsipan elektronik di bagian Finance PT.CRI yaitu :

a. Software

1. Aplikasi yang terhubung dengan internet yang bernama OTC (Outlet transaksion controller).

2. Jaringan Internet

3. Aplikasi pendukung lainnya.

b. Hardware 1. PC kompter 2. .CPU

3. Keyboard 4. Mouse

5. Flash disk / hard disk 6. Printer scanner

50 4.2.3 . Sistem Penyimpanan Arsip

Sistem penyimpanan arsip di PT.CRI khususnya Finance departement dilakukan secara online dan offline. Sistem penyimpanan arsip manual yaitu dengan sitem tanggal/waktu, menurut Sedarmayanti (2015) mengatakan bahwa sistem tanggal adalah satu sistem penataan berkas berdasarkan tanngal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk di perhatikan datannya surat.

Sesuai dengan teori yang ada di bawah. PT CRI menggunakan juga menggunakan sistem pengarsipan elektronik yang di buat sendiri dan di kembangkan perusahaan.

Online (Terkoneksi). Penyimpanan online ini merupakan media terbaru dalam teknologi informasi yang berfungsi untuk menyimpan file-file digital. Media ini dapat dimanfaatkan untuk men-backup arsip elektronik yang sewaktu-waktu dapat di unduh ketika dibutuhkan. Sampai saat ini setidaknya ada lima penyimpanan data online yang dapat diakses secara gratis yaitu google drive, skydrive, dropbox, box, mediafire. Bahkan mediafire menyediakan 50 GB data penyimpanan secara gratis untuk satu akun.

Offline (Terputus). Penyimpanan offline dapat dilakukan dengan memanfaatkan media penyimpanan magnetik dan optik seperti hard disk, digital audio tape, vidio tape, compact disc (CD), digital versatile disc utama penggunaan media Mikrofilm tersebut adalah untuk menunjang kelancaran kegiatan operasional sehari- hari dan penyelamatan (pengawetan/ penyimpanan) dan nilai guna microfilm adalah sama dengan nilai arsip/dokumen asli. Pemilihan peralatan dalam pendistribusian dan penggunaan arsip elektronik sangat bergantung pada kebutuhan, kemampuan dan tujuan organisasi. Oleh karena itu, pemilihan peralatan dan perlengkapan yang tepat, akan memperlancar kegiatan kearsipan organisasi tersebut Penggunaan arsip elektronik dapat melestarikan dan menjaga dokumen atau record yang dimiliki oleh perusahaan atau lembaga arsip. Arsip cetak disimpan untuk bukti administrasi sedangkan arsip elekronik selain disimpan sebagai arsip inaktif juga fisik arsip elektronik pun ikut rusak pula.

52 4.3. Pembahasan

Pengarsipan di PT.CRI bagian Finance department sudah baik karena sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh para ahli dan berdampak mempermudah pekerjaan yang di kerjakan oleh karyawan yang bekerja di PT.CRI khususnya di Finance & Accounting departement.

4.3.1. Pengelolaan Arsip secara Manual dan Elektronik di PT.CRI

Pengelolaan arsip yang dilakukan di PT.CRI sudah baik karena dalam pengelolaannya (manual) PT.CRI menunggu arsip datang dari outlet sampai terkumpul lengkap dalam jangka waktu satu bulan lalu baru di arsipkan sedangkan asip yang sudah lama dimasukan ke gudang pengarsipan. Sedangkan pengelolaan pengarsipan secara elektronik haruslah mengambil dahulu mutasi yang ada di bank yang di gunakan oleh PT.CRI lalu dinamai sesuai dengan tanggal dan outlet yang ada barulah dapat mengarsipkan dan mengolah data yang di dapatkan dari bank ke dalam aplikasi OTC (Outlet transaktion controller) yang memudahkan para pekerja khususnya Finanan &

Accounting Departement dalam menyelesaikan pekerjaannya dengan data yang akurat.

1.3.3. Peralatan yang Di Gunakan Dalam Pengelolaan Arsip Secara Elektronik

Peralatan yang di gunakan dalam pengarsipan di bagaian Finance PT.CRI sudah baik dan memadai. Karena dengan alat yang sudah menunjang akan berpengaruh kepada hasil pekerjaan para karyawan, dan mendapatkan hasil yang maksimal. Peralatan dalam pengarsipan elektronik sudah tersedia di PT.CRI seperti :

2. Komputer 3. Mouse 4. Keyboard 5. Flash disk

Software di PT.CRI baik karena memunjang dalam pengarsipan elektronik di perusahaan yang memudahkan karyawan PT.CRI dalam proses pengarsipan.

5.3.3. Sistem Penyimpanan Arsip di PT.CRI

Sistem penyimpanan arsip elektronik PT.CRI yaitu dengan menggunakan sistem aplikasi yang di buat sendiri dan di kembangkan oleh perusahaan.

Sistem penyimpanan arsip secara elektronik PT.CRI juga melakukan pengarsipan manual di bagian Finance PT.CRI yaitu berdasarkan tanggal agar dapat memudahkan karyawan dalam mencari jika accounting membutuhkan untuk proses audit.

Berdasarkan pemaparan yang sudah di jelaskan di atas terdapat hambatan dalam proses pengarsipan secara elektronik yang dilakukan di bagian Finance PT.CRI yaitu kabel-kabel yang sudah mulai tidak kencang sehingga menimbulkan terganggunya pekerjaan. Gangguan tersebut berupa kabel yang tersambung ke PC komputer mulai tidak kecang yang mengakibatkan PC komputer yang tiba-tiba mati. Solusi dari permasalahan ini yaitu kabel-kabel di bagian Finance PT.CRI segera mengganti kabel-kabel yang mulai tidak kencang tersebut dengan yang baru, agar pekerjaan berjalan dengan baik dan dengan hasil yang baik. Penulis mengatasi masalah tersebut dengan cara mengencangkan kembali sementara sebelum kabel-kabel tersebut di ganti.

55 BAB V

56 BAB V

SIMPULAN DAN SARAN

5.1 Simpulan

1. Pengelolaan arsip elektronik di PT.CRI sudah sesuai dengan teori dan baik.

Memudahkan karywan dalam mencari arsip di bagian Finance jika di perlukan oleh accounting dalam proses audit.

2. Peralatan yang di gunakan di PT.CRI sudah menunjang pekerjaan yang harus dikerjakan oleh karyawan, karena yang diperlukan dalam pengarsipan elektronik maupun manual sudah tersedia di kantor. Sistem yang digunakan PT.CRI dalam pengarsipan yaitu dengan sistem tanggal (manual) dan sistem

Dalam dokumen TINJAUAN PENGELOLAAN ARSIP SECARA ELEKTRONIK DI BAGIAN FINANCE PT. CHAMP RESTO INDONESIA (Halaman 42-0)