3.4 Teknik Pengumpulan Data
4.1.2 Peralatan yang Disiapkan dalam Mengelola Arsip Secara Elektronik
Alat-alat yang digunakan dalam pengarsipan elektronik di bagian Finance PT.CRI yaitu :
a. Software
1. Aplikasi yang terhubung dengan internet yang bernama OTC (Outlet transaksion controller).
2. Jaringan Internet
3. Aplikasi pendukung lainnya.
b. Hardware 1. PC kompter 2. CPU
3. Keyboard 4. Mouse
5. Flash disk / hard disk 6. Printer scanner
47 4.1.3 Sistem Penyimpanan Arsip
Pengarsipan manual di PT.CRI menggunakan sistem tanggal atau urutan waktu (Chronological Filing Outlet) yang dalam kenyataanya memudahkan para karyawan yang bekerja di PT.CRI khususnya di Finance departement. Penulis sendiri melakukan filling tiap outlet gokana berdasarkan tanggal yang sudah berjalan dan sedang berjalan.
4.2. Analisis
Praktik kerja nyata yang dilakukan oleh penulis adalah melakukan pengarsipan secara manual yaitu dengan mengarsipkan dokumen pembayaran tiap outlet bersarkan kode yang sudah di tetapkan lalu penulis juga melakukan filling slip setoran sales tiap outlet jika sudah terkumpul lengkap dalam satu bulan dokumen terrsebut akan disatukan lalu diarsipkan sesudah di arsipkan dokumen tersebut akan dimasukan ke dalam cabinet filing. Hal tersebut sesuai dengan teori sistem penanggalan yang dikemukakan oleh Sedarmayanti (2015) Penulis juga mengarsipkan dokumen tersebut dengan cara elektronik, dengan memasukan data yang sudah di dapat dari mutasi bank lalu dicopy ke sistem, hal ini sesuai dengan teori yang di kemukakan oleh Rifaudin (2016) tentang pengarsipan online. Jikalau ada selisih lebih dari RP 1.000 penulis akan melakukan complain ke accounting supaya dapat direvisi kembali dan selisih dari outlet tersebut tidak melebihi dari RP.1000 bahkan tidak ada selisih.
48 4.2.1. Pengelolaan Arsip secara Elektronik
Pengelolaan arsip elektronik di PT.CRI sesuai dengan apa yang dikatakan Menurut Rifaudin (2016) sebagaimana arsip cetak, pengelolaan arsip elektonik juga membutuhkan berbagai macam peralatan. Peralatan yang digunakan untuk mengelola arsip elektronik berupa perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software).
Hardware merupakan peralatan fisik dari komputer yang dapat kita lihat dan rasakan, sedangkan software merupakan program-program komputer yang berguna untuk menjalankan suatu pekerjaan sesuai dengan yang dikehendaki. Sedangkan hardware yang digunakan dalam mengelola arsip elektronik antara lain:
a. Komputer/Laptop b. Print Scanner.
Salah satu hal terpenting yang harus dipertimbangkan dalam menyimpan arsip elektonik adalah sistem back-up, karena arsip elektronik rentan akan hilang oleh karena virus ataupun kerusakan sistem hardware maupun software. Untuk menghindari ancaman kehilangan arsip elektronik dapat dilakukan dengan mengatur jadwal back-up secara rutin, membuat salinan (copy) kedalam berbagai media, atau bisa juga menyimpannya kedalam penyimpanan data online.
49
4.2.2. Peralatan Yang Disiapkan Dalam Mengelola Arsip Secara Elektronik
Alat-alat yang di gunakan oleh PT.CRI dalam pengarsipan elektronik yaitu sesuai dengan teori Rifaudin (2016).
Alat-alat yang digunakan dalam pengarsipan elektronik di bagian Finance PT.CRI yaitu :
a. Software
1. Aplikasi yang terhubung dengan internet yang bernama OTC (Outlet transaksion controller).
2. Jaringan Internet
3. Aplikasi pendukung lainnya.
b. Hardware 1. PC kompter 2. .CPU
3. Keyboard 4. Mouse
5. Flash disk / hard disk 6. Printer scanner
50 4.2.3 . Sistem Penyimpanan Arsip
Sistem penyimpanan arsip di PT.CRI khususnya Finance departement dilakukan secara online dan offline. Sistem penyimpanan arsip manual yaitu dengan sitem tanggal/waktu, menurut Sedarmayanti (2015) mengatakan bahwa sistem tanggal adalah satu sistem penataan berkas berdasarkan tanngal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk di perhatikan datannya surat.
Sesuai dengan teori yang ada di bawah. PT CRI menggunakan juga menggunakan sistem pengarsipan elektronik yang di buat sendiri dan di kembangkan perusahaan.
Online (Terkoneksi). Penyimpanan online ini merupakan media terbaru dalam teknologi informasi yang berfungsi untuk menyimpan file-file digital. Media ini dapat dimanfaatkan untuk men-backup arsip elektronik yang sewaktu-waktu dapat di unduh ketika dibutuhkan. Sampai saat ini setidaknya ada lima penyimpanan data online yang dapat diakses secara gratis yaitu google drive, skydrive, dropbox, box, mediafire. Bahkan mediafire menyediakan 50 GB data penyimpanan secara gratis untuk satu akun.
51
Offline (Terputus). Penyimpanan offline dapat dilakukan dengan memanfaatkan media penyimpanan magnetik dan optik seperti hard disk, digital audio tape, vidio tape, compact disc (CD), digital versatile disc utama penggunaan media Mikrofilm tersebut adalah untuk menunjang kelancaran kegiatan operasional sehari- hari dan penyelamatan (pengawetan/ penyimpanan) dan nilai guna microfilm adalah sama dengan nilai arsip/dokumen asli. Pemilihan peralatan dalam pendistribusian dan penggunaan arsip elektronik sangat bergantung pada kebutuhan, kemampuan dan tujuan organisasi. Oleh karena itu, pemilihan peralatan dan perlengkapan yang tepat, akan memperlancar kegiatan kearsipan organisasi tersebut Penggunaan arsip elektronik dapat melestarikan dan menjaga dokumen atau record yang dimiliki oleh perusahaan atau lembaga arsip. Arsip cetak disimpan untuk bukti administrasi sedangkan arsip elekronik selain disimpan sebagai arsip inaktif juga fisik arsip elektronik pun ikut rusak pula.
52 4.3. Pembahasan
Pengarsipan di PT.CRI bagian Finance department sudah baik karena sesuai dengan teori yang dikemukakan oleh para ahli dan berdampak mempermudah pekerjaan yang di kerjakan oleh karyawan yang bekerja di PT.CRI khususnya di Finance & Accounting departement.
4.3.1. Pengelolaan Arsip secara Manual dan Elektronik di PT.CRI
Pengelolaan arsip yang dilakukan di PT.CRI sudah baik karena dalam pengelolaannya (manual) PT.CRI menunggu arsip datang dari outlet sampai terkumpul lengkap dalam jangka waktu satu bulan lalu baru di arsipkan sedangkan asip yang sudah lama dimasukan ke gudang pengarsipan. Sedangkan pengelolaan pengarsipan secara elektronik haruslah mengambil dahulu mutasi yang ada di bank yang di gunakan oleh PT.CRI lalu dinamai sesuai dengan tanggal dan outlet yang ada barulah dapat mengarsipkan dan mengolah data yang di dapatkan dari bank ke dalam aplikasi OTC (Outlet transaktion controller) yang memudahkan para pekerja khususnya Finanan &
Accounting Departement dalam menyelesaikan pekerjaannya dengan data yang akurat.
53
1.3.3. Peralatan yang Di Gunakan Dalam Pengelolaan Arsip Secara Elektronik
Peralatan yang di gunakan dalam pengarsipan di bagaian Finance PT.CRI sudah baik dan memadai. Karena dengan alat yang sudah menunjang akan berpengaruh kepada hasil pekerjaan para karyawan, dan mendapatkan hasil yang maksimal. Peralatan dalam pengarsipan elektronik sudah tersedia di PT.CRI seperti :
2. Komputer 3. Mouse 4. Keyboard 5. Flash disk
Software di PT.CRI baik karena memunjang dalam pengarsipan elektronik di perusahaan yang memudahkan karyawan PT.CRI dalam proses pengarsipan.
54
5.3.3. Sistem Penyimpanan Arsip di PT.CRI
Sistem penyimpanan arsip elektronik PT.CRI yaitu dengan menggunakan sistem aplikasi yang di buat sendiri dan di kembangkan oleh perusahaan.
Sistem penyimpanan arsip secara elektronik PT.CRI juga melakukan pengarsipan manual di bagian Finance PT.CRI yaitu berdasarkan tanggal agar dapat memudahkan karyawan dalam mencari jika accounting membutuhkan untuk proses audit.
Berdasarkan pemaparan yang sudah di jelaskan di atas terdapat hambatan dalam proses pengarsipan secara elektronik yang dilakukan di bagian Finance PT.CRI yaitu kabel-kabel yang sudah mulai tidak kencang sehingga menimbulkan terganggunya pekerjaan. Gangguan tersebut berupa kabel yang tersambung ke PC komputer mulai tidak kecang yang mengakibatkan PC komputer yang tiba-tiba mati. Solusi dari permasalahan ini yaitu kabel-kabel di bagian Finance PT.CRI segera mengganti kabel-kabel yang mulai tidak kencang tersebut dengan yang baru, agar pekerjaan berjalan dengan baik dan dengan hasil yang baik. Penulis mengatasi masalah tersebut dengan cara mengencangkan kembali sementara sebelum kabel-kabel tersebut di ganti.
55 BAB V
56 BAB V
SIMPULAN DAN SARAN
5.1 Simpulan
1. Pengelolaan arsip elektronik di PT.CRI sudah sesuai dengan teori dan baik.
Memudahkan karywan dalam mencari arsip di bagian Finance jika di perlukan oleh accounting dalam proses audit.
2. Peralatan yang di gunakan di PT.CRI sudah menunjang pekerjaan yang harus dikerjakan oleh karyawan, karena yang diperlukan dalam pengarsipan elektronik maupun manual sudah tersedia di kantor. Sistem yang digunakan PT.CRI dalam pengarsipan yaitu dengan sistem tanggal (manual) dan sistem elektronik yang menggunakan aplikasi di buat sendiri dan di kembangkan oleh perusahaan, yaitu sistem yang bernama OTC (Outlet transaktion controller).
57 5.2 Saran
1. PT.CRI sudah menggunakan sistem penyimpanan arsip elektronik yang baik dapat diunduh kapan saja karyawan membutuhkan, hanya saja terdapat sedikit permasalahan yang sering terjadi di departemen Finance PT.CRI Bandung yaitu pada peralatan yang digunakan untuk pengarsipan elektronik sudah harus di ganti karena sering terjadi kesalahan atau terganggunya pekerjaan karena kabel yang di pasangkan ke CPU komputer sudah tidak kencang lagi. Saran dari penulis yaitu Finance departement PT.CRI Bandung sebaiknya di ganti kabel yang sudah tidak kencang tersebut agar tidak terganggunya proses dari pekerjaan.
2. Sistem komputer yang menghubungkan antara lokasi fisik dokumen.
3. Tempat penyimpanan terpisah yang lebih besar dengan teknologi yang canggih (gudang arsip).
58
DAFTAR PUSTAKA
59
DAFTAR PUSTAKA
Astuti, Linda. 2020. “Studi dokumentasi Idolasi Sosial Pada Pasien Dengan Skizofrenia”. Yogyakarta : Yayasan Keperawatan Yogyakarta Akademi Keperawatan
Aulia, Nadia. 2020. “Pengaruh Model PJBL (Project Based Learnig) Berkawasan Lingkungan Terhadap Keterampilan Observasi Peserta Didik Kelas VII Reguler Pada Tema Pencemaran Lingkungan Di SMPN 1 Jenangan Ponorogo”. Ponorogo. : Fakulitas Tarbiyah Dan Ilmu keguruan Institud Agama islam Negeri Ponorogo.
Barthos, Basir. 1990. “Manajemen Kearsipan”. Jakarta : PT. Bumi Aksara.
Fathurraahma, Muslih. 2018. “Pentingnya Arsip Sebagai Sumber Informasi”.
Yogyakarta : UIN Sunan Kalijaga.
Machsun, R. (2016). Pengelolaan Arsip Elektronik Berbasis Teknologi. Khizanah Al-Hikmah Jurnal Ilmu Perpustakaan,Informasim dan Kearsipan, 171, Vol.4 No.2
Pratiwi, T. (2017). Konsep Pengelolaan Arsip Elektronik. Jurnal Al Maktabah, 83, Vol.2 .
Rifaudin, Machsun. 2016. “Pengelolaan Arsip Elektronik Berbasis Teknologi”.
Yogyakarta : UIN Sunan Kalijaga.
Robby Yuli Endra, U. R. (2016). E-Arsip Berbasis Image Arcvhives Management Process Model Untuk Meningkatkan Efektifitas Pengelolaan Arsip. Jurnal Sistem Informasi dan Telematika, 24, Vol.7 No.1.
Sahputra, Dedi. 2020. “Manajemen Komunikasi Suatu Pendekatan Komunikasi”.
Medan : Universitas Medan Area.
Sedarmayanti. 2015. “Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern”. Bandung : Madar Maju.
Sugiarto, dan Teguh. 2015. Yogyakarta. “Sugiarto dan Teguh ”. Yogyakarta : Gava Media Klitren.
Sulistya, dan Fajar. 2020.”Sistem Informasi Pengarsipan Surat Pada Satker Bid TIK Polda Jatim”. Surabaya : Universitas 17 Agustus 1945.
Tahmidaten, dan Wawan. 2020. “Permasalahan Budaya Membaca di Indonesia”.
Makassar : Kementrian Pendidikan & Kebudayaan RI, Universitas Negeri Makassar.
60
Wayan, dan Ni Putu. 2021.”Peran Arsip Digital Dalam Proses Pembelajara”.
Kota Palangka Raya : IAHN Tampung Penyang Palangka Raya.
61
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
BIODATA
Nama : Berta Pratiwi Siswanto Tempat/Tgl. Lahir : Bandung, 30 Januari 1999
Alamat : Jl. Sumarsana No.11 Bandung, Kota Bandung
Agama : Kristen
Status : Belum Menikah Kewarganegaraan : Indonesia
PENDIDIKAN
Tahun 2005 sd 2011 SDN 1 Paledang, Kab.Bandung Tahun 2011 sd 2014 SMPN 1 Katapang, Kab.Bandung Tahun 2014 sd 2017 SMAN 7 Bandung, Kota Bandung
Tahun 2018 sd 2021 Akademi Sekretari dan Manajemen Taruna Bakti (ASMTB), Kota Bandung