Arsip Terpusat derajat kedalaman • - Mt Kuliah Administrasi Perkantoran1

Semua/sebagian besar arsip tetap dikelola departemen, ttp arsip diawasi oleh dan

mempunyai staf dr sentral (pusat)

• Semua arsip u/ kepentingan umum disimpan terpusat, sdgkan yg murni

kepentingan depart disimpan o/ depart ybs.

• Semua arsip (tampa kecuali) disimpan dlm satu tepmat (pusat)

13:45:13

13:45:13 meirinawatimeirinawati 145145

 Ukuran bernilai/tidak suatu arsip Ukuran bernilai/tidak suatu arsip

dapat dinyatakan dgn patokan angka

pemakaian

Persentase =

Persentase = jumlah permintaan srtjumlah permintaan srt x 100 % x 100 % pemakaian jumlah srt dlm arsip

13:45:14

13:45:14 meirinawatimeirinawati 146146

 Apabila ratio < 5 %, maka arsip Apabila ratio < 5 %, maka arsip

termasuk dalam kategori arsip in-

aktif.

 Rasio arsip aktif sekitar 15 – 20 %. Rasio arsip aktif sekitar 15 – 20 %.

Dalam arti arsip dikatakan baik

apabila persentase angka pemakaian

arsip tinggi (minimum 15 %), masih

mempunyai nilai guna, masih

membantu jalannya instansi atau

perusahaan.

13:45:14

13:45:14 meirinawatimeirinawati 147147

Angka

Angka = = jml arsip yg tdk ditemukanjml arsip yg tdk ditemukan x 100 % x 100 % Kecermatan jml arsip yg dpt ditemukan

Kecermatan jml arsip yg dpt ditemukan

Semakin tinggi angka kecermatan, berarti Semakin tinggi angka kecermatan, berarti semakin buruk penyelenggaraan arsipnya. semakin buruk penyelenggaraan arsipnya.

13:45:14

13:45:14 meirinawatimeirinawati 148148

Untuk sistem penyimpanan yang

sempurna, rasio kecermatan tidak

lebih dari 0,5 %.

Angka 3 % merupakan patokan

umum untuk menentukan baik

tidaknya penyelenggaraan arsip

meirinawati

meirinawati 149149 13:45:14

13:45:14

Kegiatan memindahkan arsip dari Kegiatan memindahkan arsip dari

arsip aktif kepada arsip tak aktif

(inaktif) karena tdk atau jarang sekali

dipergunakan dlm kegt sehari-hari

Kegiatan memindahkan arsip yg telah Kegiatan memindahkan arsip yg telah

mencapai jangka waktu atau umur ttt

ke tempat lain (gudang arsip)

13:45:14 meirinawati 150

Surat, yaitu :

 Lembaran kertas yg memuat suatu Lembaran kertas yg memuat suatu

informasi yang hendak disampaikan o/

seseorg kepada orang lain

 Pernyataan tertulis dlm segala bentuk Pernyataan tertulis dlm segala bentuk

& corak yg digunakan sebagai sasaran

komunikasi untuk menyampaikan inf

kedinasan kpd pihak lain sesuai dgn

ketentuan yang berlaku

13:45:14

13:45:14 meirinawatimeirinawati 151151

1. Berdasarkan wujud :Berdasarkan wujud :

- Surat Bersampul : lembaran srt yang

dimasukkan amplop

- Kartu pos : sehelai kartu uk 15x10 cm

sifat

sifat terbuka & tdk formal, kdg dihiasi terbuka & tdk formal, kdg dihiasi gambar

gambar

- Warkat pos : lembaran srt yang dpt dilipt

sekaligus sbg amplop

- Memorandum/memo : srt pendek berisi

petunjuk,perintah u/ keperluan intern orgs

- Telegram

13:45:14

13:45:14 meirinawatimeirinawati 152152

2. Berdasarkan cara pengiriman :

- Surat kilat - Surat kilat - Surat tercatat - Surat tercatat - Surat elektronik - Surat elektronik

3. Berdasarkan tujuan penulisan :

- Surat pemberitahuan - Surat pemberitahuan - Surat perintah - Surat perintah - Surat permohonan - Surat permohonan - Surat panggilan - Surat panggilan - Surat keputusan - Surat keputusan - Surat laporan - Surat laporan - Surat perjanjian - Surat perjanjian - Surat penawaran. dll - Surat penawaran. dll

meirinawati 153

13:45:14

4. Berdasarkan sifat isi surat : - Surat dinas

- Surat pribadi - Surat niaga

5. Berdasarkan jumlah penerimaan surat : - Surat perorangan

- Surat edaran

- Surat pengumuman

6. Berdasarkan kemendesakannya : - Surat sangat segera

- Surat segera - Suratbiasa

13:45:15

13:45:15 meirinawatimeirinawati 154154 7. Berdasarkan segi keamanan :

7. Berdasarkan segi keamanan :

- Surat rahasia (kode RHS/) yi srt / dokumen Surat rahasia (kode RHS/) yi srt / dokumen yang isinya tdk boleh diketahui o/ org lain

yang isinya tdk boleh diketahui o/ org lain

selain yang dituju. Pengiriman dgn 2

amplop

- Surat sangat rahasia (SRHS/SR) yi srt yang _{Surat sangat rahasia (SRHS/SR) yi srt yang}

tingkat kerahasiannya sgt tinggi,biasanya

berhub. Erat dgn keamanan negara,politik,

stabilitas ekonomi. Pengiriman dgn 3

amplop

13:45:15 meirinawati 155 • Surat sebagai salah satu sarana

komunikasi dlm pemerintah baik

ditingkat pusat dan daerah, mempunyai fungsi yang penting untuk

menyampaikan pesan yang diperlukan dalam kegiatan pemerintah dan

13:45:15

13:45:15 meirinawatimeirinawati 156156

 Alat bukti tertulis, misal surat perjanjianAlat bukti tertulis, misal surat perjanjian  Alat pengingat,misal srt yang diarsipAlat pengingat,misal srt yang diarsip

 Dokumentasi historis,misal srt arsip Dokumentasi historis,misal srt arsip

lama digunakan kembali u/ penyelidikan

keadaan masa lalu

 Pedoman tindakan, misal srt perintahPedoman tindakan, misal srt perintah  Jaminan keamanan, misal srt ket jalanJaminan keamanan, misal srt ket jalan  Duta/wakil orgs, maksud jiwa orgsDuta/wakil orgs, maksud jiwa orgs

13:45:16

13:45:16 meirinawatimeirinawati 157157

 Azas Keamanan isi terjagaAzas Keamanan isi terjaga

 Azas Pembakuan tata cara & bentukAzas Pembakuan tata cara & bentuk  Azas Pertanggungjawaban Azas Pertanggungjawaban

dipertgngjwbkan isi, format & prosedur dipertgngjwbkan isi, format & prosedur

 Azas Keterkaitan terkait adm perktran Azas Keterkaitan terkait adm perktran

pd umumnya & adm kearsipan khususnya pd umumnya & adm kearsipan khususnya

 Azas Kecepatan diselesaikan tepat Azas Kecepatan diselesaikan tepat

waktu waktu

13:45:17

13:45:17 meirinawatimeirinawati 158158

Pendek kalimat singkat

Sopan bahasa yang sopan

Jujur tdk perlu byk tambahan

Positif tdk merugikan Positif tdk merugikan Bijaksana tdk menyinggung Bijaksana tdk menyinggung perasaan si penerima srt perasaan si penerima srt

13:45:17

13:45:17 meirinawatimeirinawati 159159

A. Susunan srt yang memiliki ruang lingkup ekstern, Susunan srt yang memiliki ruang lingkup ekstern, terdiri dr 3 bag :

terdiri dr 3 bag :

1. Kepala Surat, unsur : 1. Kepala Surat, unsur :

a. Lambang negara/logo a. Lambang negara/logo

b. nama & alamat instansi pengirim srt b. nama & alamat instansi pengirim srt c. tempat,tgl,bln, dan tahun

c. tempat,tgl,bln, dan tahun d. nomor srt

d. nomor srt

e. sifat srt (berdsrkan keamanan srt) e. sifat srt (berdsrkan keamanan srt) f. lampiran (apabila ada)

f. lampiran (apabila ada) g. hal

g. hal

h. alamat yang ditujukan kpd pejabat h. alamat yang ditujukan kpd pejabat

13:45:17

13:45:17 meirinawatimeirinawati 160160 2. Batang tubuh/isi srt, unsur :

2. Batang tubuh/isi srt, unsur :

a. pembuka, isi ltr blkg,maksud dan a. pembuka, isi ltr blkg,maksud dan

tujuan srt scr jelas & singkat tujuan srt scr jelas & singkat

b. isi pokok/uraian inti permslhn b. isi pokok/uraian inti permslhn

c. penutup c. penutup

3. Kaki surat, unsur : 3. Kaki surat, unsur :

a. jabatan penandatanganan srt a. jabatan penandatanganan srt

b. tanda tangan b. tanda tangan

c. nama penandatanganan srt & NIP c. nama penandatanganan srt & NIP

d. tembusan d. tembusan

e. cap (kalau dikehendaki) e. cap (kalau dikehendaki)

13:45:17

13:45:17 meirinawatimeirinawati 161161

B. Susunan srt yang memiliki ruang lingkup intern,

terdiri 3 bag, yaitu :

1. Kepala srt, unsur :

a. lambang negara/logo

b. nama & alamat instansi

c. tempat, tgl, bln dan tahun

d. nomor (bila diperlukan)

e. kepada e. kepada f. dari f. dari g. hal g. hal

h. kata memo/nota dinas

13:45:17 meirinawati 162 2. Batang tubuh/isi surat, unsur :

a. pembuka b. isi pokok C. penutup

3. Kaki surat, unsur : a. nama jabatan b. tanda tangan

c. nama penandatangan (NIP) d. cap (kalau dikehendaki)

13:45:17

13:45:17 meirinawatimeirinawati 163163

 tata persuratan aparatur tata persuratan aparatur

pemerintah bagi Presiden/Wakil pemerintah bagi Presiden/Wakil

Presiden, Ketua Lembaga Presiden, Ketua Lembaga

Tertinggi/Tinggi Negara, Menteri2, Tertinggi/Tinggi Negara, Menteri2,

pejabat lain sederajat “garuda pejabat lain sederajat “garuda

emas” emas”

13:45:17

13:45:17 meirinawatimeirinawati 164164

Adalah :

 _{Tanda pengenal/identitas dlm bentuk simbol}_{Tanda pengenal/identitas dlm bentuk simbol}

atau huruf yang biasa digunakan oleh

perusahaan

 _{Menurut Kep Men PAN No.71/1993 logo}_{Menurut Kep Men PAN No.71/1993 logo}

sebaiknya dihindarkan dlm tata persrtan

aparatur pemerintah kecuali tata persuratan

BUMN dan BUMD atau Kesekretariatan

Pemerintah Daerah

13:45:17 meirinawati 165

 Menurut Kep Men PAN No. 71/1993 Menurut Kep Men PAN No. 71/1993

sebaiknya berbentuk bulat dgn ukuran sebaiknya berbentuk bulat dgn ukuran

diameter 2 – 4 cm diameter 2 – 4 cm

 Cap dinas, terdiri 2 :Cap dinas, terdiri 2 :

1. Cap jabatan : cap yg bunyi tulisannya Cap jabatan : cap yg bunyi tulisannya menyebutkan jab pejbtnya & dignkan u/ menyebutkan jab pejbtnya & dignkan u/

menyertai td tgn pribadi pjbt ybs atau yang menyertai td tgn pribadi pjbt ybs atau yang

bertindak sbg pejabat (pj atau pjs) bertindak sbg pejabat (pj atau pjs)

2. Cap instansi/unir orgs : cap yang bunyi Cap instansi/unir orgs : cap yang bunyi tulisannya menyebut nama instansi/unit tulisannya menyebut nama instansi/unit

orgs, dignkan u/ menyertai td tgn pjbt yang orgs, dignkan u/ menyertai td tgn pjbt yang

memp wewenang menggunakannya memp wewenang menggunakannya

13:45:18

13:45:18 meirinawatimeirinawati 166166  Harus mengikuti jalur struktural dan paling Harus mengikuti jalur struktural dan paling

byk hanya dua rentang jabatan struktural byk hanya dua rentang jabatan struktural

dibawahnya dibawahnya

 Bentuk pelimpahan wewenang Bentuk pelimpahan wewenang penandatanganan srt sbb :

penandatanganan srt sbb : 1.

1. Atas Nama (a.n.)Atas Nama (a.n.) 2.

2. Untuk beliau (u.b.)_{Untuk beliau (u.b.)} 3.

3. Atas perintah (a.p.) atau atas perintah Atas perintah (a.p.) atau atas perintah beliau (apb.)

13:45:18

13:45:18 meirinawatimeirinawati 167167

 Dipergunakan jika yang berwenang Dipergunakan jika yang berwenang

menandatangani surat/dokumen

melimpahkan kpd pejabat dibwhnya

 Syaratnya :Syaratnya :

a. pelimpahan wewenang dlm bentuk pelimpahan wewenang dlm bentuk tertulis

tertulis

b. materi wewenang yg dilimpahkan materi wewenang yg dilimpahkan benar2 menjadi tgs & tg jwb pejabat

benar2 menjadi tgs & tg jwb pejabat

yg melimpahkan

c. t jwb sbg akibat penandatgn srt t jwb sbg akibat penandatgn srt berada

13:45:19

13:45:19 meirinawatimeirinawati 168168

 Dipergnkan jk yang diberi kuasa Dipergnkan jk yang diberi kuasa

memberi kuasa lagi kpd pejabat satu

tingkat dibawahnya.

 Untuk beliau (u.b) dipergnkan etelah Untuk beliau (u.b) dipergnkan etelah

ada atas nama (a.n.)

 Pelimpahan kewenangan penandatgn Pelimpahan kewenangan penandatgn

srt hanya sampai pd pejabat dua

tingkat eselon dibawahnya

13:45:20 meirinawati 169

• _{Syaratnya :}

a. pelimpahan sampai dua tingkat struktural dibawahnya

b. materi yang ditangani mrpk tgs

dan tanggung jawabnya

c. dpt pula dipergnkan o/ pejabat yang ditunjuk sbg pemangku jbtn sementara atau yang mewakili

d. tg jwb berada pd pejabat yang telah diberi kuasa

13:45:20

13:45:20 meirinawatimeirinawati 170170

 Dipergnkan jk pejabat yang sehrsnya Dipergnkan jk pejabat yang sehrsnya

bert.jwb atas penandatgnan srt

memerintahkan pjbt bawahannya u/

menandatgni srt sesuai dgn tgs dan

tanggung jawabnya

 Syaratnya :Syaratnya :

a. hanya dipergnkan bila benar2 hanya dipergnkan bila benar2 diperlukan diperlukan atau mendesak

atau mendesak

b. tdk menyangkut hal2 yang bersifat tdk menyangkut hal2 yang bersifat penetapan kebjs

penetapan kebjs

c. tanggung jwb berada pd pejabat yang tanggung jwb berada pd pejabat yang memerintahkan

13:45:22

13:45:22 meirinawatimeirinawati 171171

 Contoh : a.n.Contoh : a.n.

- a.n. Menteri ……….

Sekretaris JenderalSekretaris Jenderal

Nama PejabatNama Pejabat

NIPNIP

 Contoh : u.b._{Contoh : u.b.}

- a.n. Menteri …………

Direktur JenderalDirektur Jenderal

u.b.u.b.

DirekturDirektur

Nama PejabatNama Pejabat

13:45:22

13:45:22 meirinawatimeirinawati 172172

 Contoh : a.p./ apb.Contoh : a.p./ apb.

- Menteri ……….Menteri ……….

a.p.a.p.

Inspektur JenderalInspektur Jenderal Nama Pejabat Nama Pejabat NIPNIP - - Menteri ………..Menteri ……….. apb.apb.

Sekretaris JenderalSekretaris Jenderal

Nama PejabatNama Pejabat

meirinawati

meirinawati 173173 13:45:22

13:45:22

1. Surat yang memiliki ruang lingkup ekstern 1. Surat yang memiliki ruang lingkup ekstern

Kertas A4 (210 x 297 mm)/8,27x11,69 inci Kertas A4 (210 x 297 mm)/8,27x11,69 inci 2. Surat yang memiliki ruang lingkup inter 2. Surat yang memiliki ruang lingkup inter

- Srt panjang memakai kertas A4 - Srt panjang memakai kertas A4

- Srt pendek memakai kertas C5, uk - Srt pendek memakai kertas C5, uk 162x229 162x229 mm/6,38xx9,02 incimm/6,38xx9,02 inci 3. Laporan kertas A4 3. Laporan kertas A4 4. Produk hukum 4. Produk hukum Kertas C4 (220x324 mm)/9,02x12,76 inci Kertas C4 (220x324 mm)/9,02x12,76 inci

Dalam dokumen Mt Kuliah Administrasi Perkantoran1 (Halaman 144-173)