Manfaat Kartu Kendal - Mt Kuliah Administrasi Perkantoran1

Manfaat Kartu Kendali

 _{Krn dibuat rangkap 3 mk dpt mengurngi}_{Krn dibuat rangkap 3 mk dpt mengurngi} pencatatan berulang2x dan berbeda2

pencatatan berulang2x dan berbeda2

 _{Dpt membedakan srt biasa,srt penting dan srt}_{Dpt membedakan srt biasa,srt penting dan srt} rahasia

rahasia

 _{Mempermdh tt cara penyusutan arsip yang ada}_{Mempermdh tt cara penyusutan arsip yang ada} pd unit pengolah,mempermdh pelaks

pd unit pengolah,mempermdh pelaks

inventarisasi arsip,penataan arsip dan penilaian

arsip u/ keperluan pemusnahan

 _{Berbentuk lembaran mk lbh mdh diatur cra}_{Berbentuk lembaran mk lbh mdh diatur cra} penyimpanannya

13:45:09 meirinawati 131

1. Map, yaitu lipatan karton dengan helai-helai

penutup pada ketiga sisinya, biasanya digunakan untuk menyimpan arsip.

Macam map:

a. Map biasa disebut stopmap/stofmap dikenal

stopmap folio.

b. Stopmap tali disebut stopmap portapel yang memakai tali pengikat sebagai alat

merapatkannya

c. Map jepitan disebut snelhecter, adalah map

yang dilengkapi dengan penjepit arsip dari logam

d. Briefordner atau ordner map tebal dilengkapi penjepit logam melengkung shg bisa memuat byk arsip

meirinawati

meirinawati 132132 13:45:09

13:45:09

2. Folder (dgn tab) : lipatan karton u/

menyimpan arsip biasanya dilengkapi

tab

tab yaitu sisi folder yang menonjol u/ yaitu sisi folder yang menonjol u/ menempatkan kode

menempatkan kode

3. Guide : lembaran berfungsi pembatas folder

sekaligus pedoman klasifikasi arsip dlm laci

arsip

4. Lemari arsip :

4. Lemari arsip :lemari yang terbuat dari kayu lemari yang terbuat dari kayu atau dari baja/besi yang berfungsi untuk

atau dari baja/besi yang berfungsi untuk

menyimpan berbagai macam bentuk arsip.

meirinawati

meirinawati 133133 13:45:09

13:45:09

 Filing CabinetFiling Cabinet disebut disebut juga file juga file

cabinet

cabinet, adalah lemari arsip yang , adalah lemari arsip yang terdiri dari laci-laci besar untuk

terdiri dari laci-laci besar untuk

menyimpan arsip secara vertikal

 Berkas Kotak Berkas Kotak (Box File)(Box File), , adalah adalah

kotak yang dipergunakan untuk

menyimpan berbagai warkat, kartu

indeks, kartu peminjaman arsip dan

sebagainya

 Rak Arsip, Rak Arsip, adalah sejenis lemari adalah sejenis lemari

tetapi tidak berpintu, yang merupakan

rakitan dari berbagai keping papan,

meirinawati

meirinawati 134134 13:45:09

13:45:09

 Baki Surat Baki Surat (Letter tray), (Letter tray), adalah adalah

semacam baki yang terbuat dari

plastik atau metal yang berguna

untuk meletakkan atau menyimpan

surat yang biasanya disimpan di atas

meja

 Rotary Filing, Rotary Filing, adalah peralatan adalah peralatan

yang berbentuk bundar serta dapat

berputar yang dipergunakan untuk

menyimpan warkat-warkat atau arsip

(terutama berupa kartu)

meirinawati

meirinawati 135135

13:45:09

13:45:10 meirinawati 136

• Usaha penjagaan arsip agar kondisi fisiknya tdk rusak selama masih mempunyai nilai guna

• Penyebab kerusakan arsip :

- faktor intrinsik : penyebab kerusakan yg berasal dr benda arsip sendiri

- faktor ekstrinsik : penyebab kerusakan yg berasal dr luar benda arsip yakni :

* lingkungan fisik

* organisme perusak * kelalaian manusia

13:45:10 meirinawati 137 Usaha Pencegahan Kerusakan :

- Faktor intrinsik : bahan bermutu baik agar awet - Faktor ekstrinsik : ruangan penyimpanan arsip hrs dibangun dan diatur sebaik mungkin :

a. lokasi ruang/gedung arsip

b. konstruksi bangunan tdk menggunakan kayu yg langsung menyentuh tanah

c. ruangan dgn temperatur dan penerangan baik

d. ruangan hrs bersih dr debu, sisa makanan, puntung rokok, kertas bekas

13:45:11 meirinawati 138

• _{Ialah :}

usaha penjagaan agar benda arsip

yang telah mengalami kerusakan tidak bertambah parah

13:45:11 meirinawati 139

 Usaha penjagaan agar benda arsip tdk hilang dan agar

isi/informasinya tdk sampai diketahui oleh orang yg tdk berhak

 Usaha pengamanan dgn cara :

* petugas arsip betul2 org yg dpt meyimpan rahasia * hrs dilakukan pengendalian dalam

peminjaman arsip

* diberlakukan larangan bg semua org selain petugas arsip u/ mengambil arsip dr tempatnya

13:45:11 meirinawati 140

 Tindakan membuang arsip yang Tindakan membuang arsip yang

tidak berguna / penghapusan arsip

penentuan retensi (jadwal retensi)

yaitu suatu daftar yang memuat

kebijakan ttg seberapa

jauh/seberapa lama arsip dapat

disimpan/dimusnahkan

13:45:11 meirinawati 141

Penilaian arsip :

1. Arsip Vital (persentase nilai 90 – 100)Arsip Vital (persentase nilai 90 – 100) Arsip tergolong arsip statis sehingga

Arsip tergolong arsip statis sehingga

tidak bisa dimusnahkan dan disimpan

selamanya.

2. Arsip penting (persentase nilai 50 – 89)

Arsip ini disimpan pada arsip aktif

selama lima tahun dan pada arsip in-

aktif selama 25 tahun

13:45:11

13:45:11 meirinawatimeirinawati 142142

3. Arsip berguna (persentase nilai 10 – Arsip berguna (persentase nilai 10 – 49)

49)

Arsip ini disimpan pada arsip aktif

selama dua tahun dan pada arsip in-

aktif selama sepuluh tahun

4. Arsip tidak berguna (persentase nilai

0 – 9)

Arsip ini disimpan paling lama tiga

bulan pada arsip aktif.

13:45:11

13:45:11 meirinawatimeirinawati 143143  Metode HorisontalMetode Horisontal

suatu metode kearsipan dimana dokumen suatu metode kearsipan dimana dokumen ditaruh yg satu diatas yg lain dlm laci.

ditaruh yg satu diatas yg lain dlm laci.  Metode VertikalMetode Vertikal

suatu metode kearsipan dimana dokumen suatu metode kearsipan dimana dokumen

ditaruh yg satu dibelakang yg lain menurut ditaruh yg satu dibelakang yg lain menurut

urutan klasifikasi yg diambil urutan klasifikasi yg diambil

13:45:13 meirinawati 144

Arsip Terpusat derajat

Dalam dokumen Mt Kuliah Administrasi Perkantoran1 (Halaman 130-144)