Mt Kuliah Administrasi Perkantoran1

(1)

(2)

13:43:55

13:43:55 meirinawatimeirinawati 22  A. Segi OntologiA. Segi Ontologi

1.a. Pengertian Kantor 1.a. Pengertian Kantor

a. Komaruddin, kantor :a. Komaruddin, kantor : keseluruhan ruang yang keseluruhan ruang yang menj.tempat pelaks. Kegt.

menj.tempat pelaks. Kegt. tata tata ush/kegt manajemen

ush/kegt manajemen /tgs /tgs pimp.lainnya dlm

pimp.lainnya dlm sebuah sebuah orgs.

(3)

13:43:55

13:43:55 meirinawatimeirinawati 33 b. Moekijat, kantor :

b. Moekijat, kantor :

setiap tempat yang biasanya setiap tempat yang biasanya dipergunakan u/ melaks.pekerjaan tt

dipergunakan u/ melaks.pekerjaan tt ush (pekerj.kantor,pekerj.tulis

ush (pekerj.kantor,pekerj.tulis menulis)

menulis)

c. The Liang Gie, kantor : c. The Liang Gie, kantor :

tempat dlm suatu bdn ush dimana _{tempat dlm suatu bdn ush dimana} dilaks.pekerjaan administratif yang

dilaks.pekerjaan administratif yang dpt dilakukan dgn tangan/mesin

(4)

13:43:55 meirinawati 4 d. LAN, kantor :

* tempat diselenggarakannya kegt. mengenai infomasi

* proses mengenai inf mulai dr.

menerima,mengumpulkan, mengolah, menyimpan sampai

(5)

13:43:55

13:43:55 meirinawatimeirinawati 55  Sebuah ruangan atau bangunan Sebuah ruangan atau bangunan

tempat runtutan kegiatan tta usaha

terlaksana untuk memulai,

membenahi, mengembangkan dan

mengawasi kegiatan usaha.

(6)

13:43:56 meirinawati 6

• _{Kata sepadan u/ istilah kantor :} @ jasa

@ jabatan

@ gedung kantor @ ruang kerja

(7)

13:43:56 meirinawati 7 a. Menurut The Liang Gie :

segenap proses penyelenggaraan dlm setiap ush kerjasama sekelp orang u/ mencapai tujuan.

b. Menurut Soekarno :

(8)

13:43:56 meirinawati 8 Kesimpulan Administrasi :

(9)

• Administrasi dibedakan 2 :

1. Adm dlm arti sempit : tata usaha / office work.

2. Adm dlm arti luas, ditinjau 3 sudut: a. Sudut Proses :

(10)

13:43:56 meirinawati 10 b. Sudut fungsi/tugas

keseluruhan tindak (aktivitas) yang mau tidak mau harus

dilakukan dgn sadar oleh

(11)

13:43:57

13:43:57 meirinawatimeirinawati 1111

c. Sudut kepranataan/institution ada 4 gol :

c. Sudut kepranataan/institution ada 4 gol :  Orang yang menentukan/mempertahankan Orang yang menentukan/mempertahankan

tujuan/kebijaksanaan

tujuan/kebijaksanaan administratoradministrator

 Orang yang langsung memimpin kerja kearah Orang yang langsung memimpin kerja kearah

tercapainya tujuan/hasil nyata manajer

tercapainya tujuan/hasil nyata manajer  Orang yang membantu dministrator dan Orang yang membantu dministrator dan

manajemen para ahli

manajemen para ahli  Orang yang melaksanakan Orang yang melaksanakan

pekerjaan/pelaksana karyawan/pegawai

(12)

a. Moekijat :

penjurusan & pengawasan sebuah kantor u/ menc tujuannya yang khusus dgn cara yang sehemat-hematnya

b. LAN :

(13)

13:43:57

c. Komaruddin :

*

* perencanaan,pengorganisasian, _{perencanaan,pengorganisasian,}

pengarahan ,pengkoordinasian &

pengawasan pekerj ketataushaan u/

menc tujuan yang telah diperkirakan

*

* seluruh kegt penataan yang seluruh kegt penataan yang berhub

berhub dgn dgn pelaks tt ush sebuah pelaks tt ush sebuah orgs agar

orgs agar proses tsb mampu proses tsb mampu menyediakan inf

menyediakan inf yang bermakna yang bermakna bg proses pembuatan

(14)

d. Soeparjati :

proses kerjasama di dlm kantor u/

menc tujuan kantor yang telah

ditetapkan sebelumnya dgn melaks

fungsi manajemen

(15)

13:43:57 meirinawati 15 Keseluruhan kegiatan penataan yang berhubungan dengan pelaksanaan

(16)

meirinawati

meirinawati 1616 13:43:58

13:43:58

2. Ruang lingkup :

Berhubungan dgn pelaksanaan kegt.

suatu kantor, misal: mengarsip,

persuratan, dll.

3. Materi :

a. Adm Perkantoran sbg ilmu

pengetahuan

b. Kegiatan kantor

c. organisasi kantor dan prosedur kantor

(17)

13:43:58

d. Penataan ruang kantor

e. Tata usaha perlengkapan

f. Warkat dan Kearsipan

g. Sistem kearsipan

h. Penyusutan arsip

i. Membuat sistem kearsipan

j. Azas tata persuratan

k. Format surat

l. Membuat surat dinas

m. Membuat surat non dinas

n. Efisiensi pekerjaan kantor

(18)

13:43:58 meirinawati 18 1. Pendekatan/kerangka berpikir :

a. Pend. Multidisipliner :

ilmu adm, ilmu manajemen b. Pend. Multidimensi :

(19)

13:43:58

2. Metode :

a. Induksi :

mendasarkan hsl penelitian di dlm mendasarkan hsl penelitian di dlm masy baru diambil kesimpulan

masy baru diambil kesimpulan

b. Deduksi :

mendasarkan pada rumusan/ teori/ mendasarkan pada rumusan/ teori/ dalil lalu dibuktikan kebenarannya

(20)

13:43:58

13:43:58 meirinawatimeirinawati 2020  C. Segi aksiologi menyangkut C. Segi aksiologi menyangkut

tujuan

memahami kegiatatan yang

dilakukan

dilakukan di dlm perkantoran di dlm perkantoran sehingga dapat

sehingga dapat memberikan memberikan pengarahan dan

pengarahan dan pengawasan thd pengawasan thd suatu kantor agar

suatu kantor agar segala kegt segala kegt yang diperlukan dpt

yang diperlukan dpt mencapai tujuan _{mencapai tujuan}

dgn cara yang paling

(21)

13:43:58

 _{1. Geoffrey Whitehead, 5 bidang kegt}_{1. Geoffrey Whitehead, 5 bidang kegt}

utama : utama :

a. Kegt komunikasi memo, surat a. Kegt komunikasi memo, surat

b. Kegt kalkulasi b. Kegt kalkulasi

c. Kegt yang mengikuti prosedur rutin c. Kegt yang mengikuti prosedur rutin

d. Pengelolaan warkat d. Pengelolaan warkat

(22)

13:44:00

13:44:00 meirinawatimeirinawati 2222  Kegt tambahan :Kegt tambahan :

a.

a. Menulis (mengetik, steno dan Menulis (mengetik, steno dan cara

cara lain lain u/ mempercepat proses u/ mempercepat proses penulisan)

penulisan)

b. Mengcopy

c. Mengarsip (memilih, memberi

nomor)

d. Memeriksa

(23)

• 2. Geoge Terry, ada 7 kegiatan :

a. Mengetik 24,60 %

b. Menghitung 19,50 %

c. Memeriksa 12,30 %

d. Menyimpan arsip 10,30 % e. Menelepon 8,80 % f. Manggandakan 6,40 % g. Mengirim surat 5,50 %

(24)

13:44:01

 3. Charles O. Libbey :3. Charles O. Libbey :

a.

a. Office space (ruang perkantoran)Office space (ruang perkantoran) b.

b. Communication (komunikasi)Communication (komunikasi) c.

c. Office personnel (kepegawaian perkantoran)Office personnel (kepegawaian perkantoran) d.

d. Furniture & equipment (perabotan & Furniture & equipment (perabotan & perlengkapan)

perlengkapan)

e.

e. Appliences & machines (peralatan & mesin)Appliences & machines (peralatan & mesin) f.

f. Supplies & stationer (perbekalan & keperluan Supplies & stationer (perbekalan & keperluan tulis)

tulis)

g.

g. Methods (metode)Methods (metode) h.

h. Records (warkat)Records (warkat) i.

(25)

• _{Rangkaian kegiatan menghimpun,} mencatat, mengolah,

menggandakan, mengirim dan

(26)

_{Penyedia pelayanan komunikasi dan}

(27)

 Penerimaan infs surat, penggilan telepon  Pencatatan infs cat peg, harga, pesanan  Penyusunan infs nerasa, faktur

(28)

meirinawati

13:44:04

Bersifat sekunder (tambahan thd Bersifat sekunder (tambahan thd

tujuan pokok usaha

Kantor mrpk komplementer Kantor mrpk komplementer

(melengkapi) thd tujuan pokok usaha

Mengawasi faktor-faktor produksi Mengawasi faktor-faktor produksi

keuangan, pegawai

(29)

• _{Aspek efisiensi kantor :} 1. Tujuan

untuk menilai & menentukan keberhasilan, mengarahkan & mengkoordinasikan

2. Organisasi

(30)

13:44:05

3. Metode 3. Metode

urutan pelaks pekerjaan & bgmana urutan pelaks pekerjaan & bgmana

serta dimana pekerjaan dilaksanakan serta dimana pekerjaan dilaksanakan

4. Personalia/Kepegawaian 4. Personalia/Kepegawaian

perekrutan, latihan, penempatan, perekrutan, latihan, penempatan,

promosi,

promosi, penghentian pegawaipenghentian pegawai 5. Lingkungan

5. Lingkungan

gedung, perabot, kondisi fisik didlm ktr gedung, perabot, kondisi fisik didlm ktr

6. Mesin dan Perlengkapan 6. Mesin dan Perlengkapan

semua benda mati yang dignkan dlm ktr u/ semua benda mati yang dignkan dlm ktr u/

(31)

13:44:05

13:44:05 meirinawatimeirinawati 3131  1. Asas Perencanaan1. Asas Perencanaan

 2. Asas Penyederhanaan2. Asas Penyederhanaan  3. Asas Penghematan3. Asas Penghematan

(32)

13:44:05

Adalah : Adalah :

 _{Urutan langkah-langkah (pelaksanaan}_{Urutan langkah-langkah (pelaksanaan}

pekerjaan) di dlm mana pekerj dilakukan pekerjaan) di dlm mana pekerj dilakukan

& berhub. dgn apa yang dilakukan, bgmn & berhub. dgn apa yang dilakukan, bgmn melakukannya, bilamana melakukannya, melakukannya, bilamana melakukannya,

dimana melakukannya dan siapa yang dimana melakukannya dan siapa yang

(33)

13:44:05

 Mengakibatkan pekerj ktr lebih lancarMengakibatkan pekerj ktr lebih lancar

 Memberikan pengawasan lbh baikMemberikan pengawasan lbh baik

 Mengakibatkan penghematan biayaMengakibatkan penghematan biaya

 Mengakibatkan koorinasi lbh baik Mengakibatkan koorinasi lbh baik diantara bagian yang berlainan

diantara bagian yang berlainan

 Membantu dlm latihan pegawai baruMembantu dlm latihan pegawai baru

 Berhub degn formulir perkantoran, Berhub degn formulir perkantoran, alat pekerj tt ush yang penting

(34)

13:44:06

 Mengurangi biaya pekerjaan Mengurangi biaya pekerjaan

kantor tanpa merugikan kantor tanpa merugikan

efektivitas disamping membantu efektivitas disamping membantu

manajemen mencapai manajemen mencapai

(35)

13:44:07

 1. Sederhana u/ mempermudah 1. Sederhana u/ mempermudah

pengawasan

 2. Spesialisasi digunakan sebaik2x nya2. Spesialisasi digunakan sebaik2x nya

 3. Pencegahan penulisan, 3. Pencegahan penulisan,

gerakan/kegt

gerakan/kegt yang tdk perluyang tdk perlu

 4. Arus pekerj sebaiknya mencegah 4. Arus pekerj sebaiknya mencegah

rintangan

(36)

13:44:08

meirinawati 36

 5. Mencegah kekembaran pekerjaan  6. Cegah pemeriksaan yang tdk perlu  7. Pengecualian seminimnya thd

peraturan

 8. Sistem fleksibel & dpt disesuaikan dgn kondisi yang berubah

 9. Pembagian tugas yang tepat

(37)

13:44:08



11. Penggunaan mesin ktr yang sebaik2x _{11. Penggunaan mesin ktr yang sebaik2x}

nya



12. Urutan pelaks pekerj yang sebaik2x ny_{12. Urutan pelaks pekerj yang sebaik2x ny}



13. Tiap pekerj yang diselesaikan hrs _{13. Tiap pekerj yang diselesaikan hrs}

memajukan pekerj dgn melihat tujuan



14. Pekerj tt ush diselenggrakan sampai _{14. Pekerj tt ush diselenggrakan sampai}

yang seminim-minimnya



_{15. Pergunakan sebaik2x nya prinsip}_{15. Pergunakan sebaik2x nya prinsip} pengecualian

(38)

13:44:08

 a. melayani pelaksanaan pekerj a. melayani pelaksanaan pekerj

operatif

operatif u/ mencapai tujuan dr u/ mencapai tujuan dr sesuatu orgs.

sesuatu orgs.

 b. menyediakan ket. bg pucuk pimp b. menyediakan ket. bg pucuk pimp

orgs

orgs u/ membuat u/ membuat

keputusan/melakukan

keputusan/melakukan tindakan yang tindakan yang tepat

tepat

 c. membantu kelancaran c. membantu kelancaran

perkembangan

perkembangan orgs sbg suatu orgs sbg suatu keseluruhan

(39)

13:44:09 meirinawati 39 • _{a. bersifat pelayanan}

George Terry : tt ush sbg service work (pekerj pelayanan) yang fungsinya

memudahkan/meringankan yang dilaks u/

menolong pekerj lain agar dpt berjalan scr lebih efektif

• _{b. Bersifat meresap kesegenap bagian dlm} _orgs

tt ush diperlukan dimana2x & dilaks dlm seluruh orgs

(40)

13:44:09

• Setiap catatan/setiap apa yang dicatat u/ disimpan

• Setiap bhn yang tertulis & dipergunakan

sbg bukti/ alat pembuktian, pertgjwbn & pd suatu peristiwa

• _{Register, daftar dimana sesuatu bukti}

(41)

• _{Suatu berita acara atau laporan}

resmi yang dibuat o/ seorang pejabat resmi

• Fakta/data yang dcapai scr ttt mengenai sesuati, misal : jasa, prestasi kerja, karier,kelakuan

(42)

13:44:10

 _{Penyusunan alat-alat kantor pd letak yang tepat}_{Penyusunan alat-alat kantor pd letak yang tepat} serta pengaturan tempat kerja yang

serta pengaturan tempat kerja yang

menimbulkan kepusan bekerja bagi para

pegawai

 _{Penentuan mengenai kebutuhan ruang &}_{Penentuan mengenai kebutuhan ruang &} penggunaan scr terperinci dr ruang ini u/

penggunaan scr terperinci dr ruang ini u/

menciptkan susunan yang praktis dr faktor fisik

yang dianggap perlu bg pelaksanaan kerja

perkantoran dgn biaya yang layak

(43)

13:44:10 meirinawati 43  _{Menghasilkan lbh byk pekerjaan pd biaya}

yang sama/lbh rendah

 _{Mengurangi waktu yang dipelukan u/}

mengerjakan dgn memperbaiki arus kerja

 _{Memperbaiki moral pekerja dgn cara}

(44)

meirinawati

13:44:10

Tata Ruang TerbukaTata Ruang Terbuka

Tata Ruang TerpisahTata Ruang Terpisah

(45)

13:44:12

Tata Ruang Terbuka

 _{Ruangan u/ pimpinan,staf dan para pegwai}_{Ruangan u/ pimpinan,staf dan para pegwai}

(46)

• _{Efektivitas & efisiensi penggunaan}

ruangan tercapai

• Mudah & praktis dlm penataan

• Komunikasi antara para pegawai,staf serta pimpinan lbh mdh terjalin

• Penghematan pemakaian alat-alat fasilitas kantor

• Adanya demokratisasi dlm bkj.

(47)

13:44:13

 Tinggi tingkat kebisingan dlm bkjTinggi tingkat kebisingan dlm bkj

 Batas status peg & pimpinan tdk Batas status peg & pimpinan tdk

tampak, shg wibawa pimpinan tdk

tampak

 Kerahasiaan pekerj sulit dilaksanakanKerahasiaan pekerj sulit dilaksanakan

 Peg tertekan krn merasa diawasiPeg tertekan krn merasa diawasi

 Scr psikologis muncul rasa enggan Scr psikologis muncul rasa enggan

saling membantu & mengoreksi

(48)

 Pgawai, staf pimpinan dan pemimpin

(49)

13:44:16



Wibawa pimpinan dihadapan _{Wibawa pimpinan dihadapan}

pegawai/tamu cukup tinggi



_{Konsentrasi kerja tiap bagian lbh terjamin}_{Konsentrasi kerja tiap bagian lbh terjamin}



_{Kerahasiaan kerja masing-masing orang}_{Kerahasiaan kerja masing-masing orang}

terjaga

(50)

13:44:18

meirinawati 50

 Hub antar bagian dapat terhambat

 Biaya pemelihraan gedung lebih tinggi

 Lebih sulit melakukan perubahan tata ruang  Biaya penggunaan peralatan tinggi krn tiap

(51)

 Campuran antara tata ruang terbuka Campuran antara tata ruang terbuka

dn tata ruang terpisah

 Pengertian :Pengertian :

Para peg ditempatkan bersama dlm

satu ruangan shg kerja mereka tetap

dpt diawasi, sementara pimpinan

berada dlm ruangan tersendiri shg

wibawa tetap ada

(52)

 Azas jarak terpendek

memungkinkan proses penyelesaian pekerjaan dlm jarak yang sependek-pendeknya

 Azas rangkaian kerja

menempatkan pr peg & alat kntor

(53)

13:44:19

 Azas penggunaan seluruh ruanganAzas penggunaan seluruh ruangan

mempegunakan semua ruang mempegunakan semua ruang yang ada scr optimal, tdk ada yang ada scr optimal, tdk ada

ruang dibiarkan tdk berfungsi ruang dibiarkan tdk berfungsi

 Azas fleksibilitsAzas fleksibilits

tata ruang yang baik adl dpt tata ruang yang baik adl dpt

diubah/disusun kembali dgn tdk diubah/disusun kembali dgn tdk

terlampau sukar/tdk memakai terlampau sukar/tdk memakai

(54)

13:44:19

(55)

13:44:21 meirinawati 55 Kesehatan

Penyediaan Fasilitas

(56)

13:44:23

 Bangunan,perlengkapan & Bangunan,perlengkapan &

perabot terpelihata kebersihannya

 Ruang kantor tdk boleh berkesan Ruang kantor tdk boleh berkesan

sesak

 Temperatur layakTemperatur layak

 Peredaran udara bersihPeredaran udara bersih

 Penerangan dlm ruang kerja Penerangan dlm ruang kerja

memadai

(57)

• Disediakan kamar kecil/toilet

• Air bersih untuk minum pegawai

• Disediakan tempat u/

menggantungkan pakaian basah

• _{Pegawai disediakan tempat duduk u/}

(58)

 Lantai dijaga agar tdk mdh trgelincir

 Tangga diberi pegqngan & bag terbuka diberi pagar  Bag mesin yang berbahaya diberi pelindung

 Dihindarkan peletakan brg dgn posisi yang

mencelakakan peg

 Disediakan kotak/lemari obat

(59)

13:44:26

 _Cahaya_Cahaya

 _Warna_Warna

 _Udara_Udara

(60)

13:44:26

CAHAYA

 Cahaya penerangan cukup & memancar Cahaya penerangan cukup & memancar

tepat akan menambah semangat kerja tepat akan menambah semangat kerja

 Sumber cahaya tdk langsung mengarah Sumber cahaya tdk langsung mengarah

keatas kertas putih krn melelahkan mata, keatas kertas putih krn melelahkan mata,

lbh baik cahaya dipantulkan semacam lbh baik cahaya dipantulkan semacam

(61)

13:44:26

Pemilihan warna untuk ruangan

kantor dengan pertimbangan yang

cermat, disesuaikan situasi kerja di

dalam ruangan

(62)

13:44:27

 MerahMerah

merangsang panca indra & jiwa

semangat melaksanakan pekerjaan

 KuningKuning

merangsang mata dan saraf, pengaruh

mental yaitu gembira & hilang perasaan

tertekan

 BiruBiru

mengesankan keluasan dan ketentraman,

mengurangi otot tubuh dan tekanan

darah tepat yang butuh konsentrasi tinggi

(63)

13:44:27

13:44:27 meirinawatimeirinawati 6363  Pegawai senantiasa mendapat udara Pegawai senantiasa mendapat udara

segar

 Pertimbangkan :Pertimbangkan :

* pemasangan ventilasi

* pemasangan AC, kipas sangin

* perhatikan temperatur udara

(64)

13:44:29

 Ruangan kantr sejauh mungkin Ruangan kantr sejauh mungkin

dijauhkan dr sumber kebisingan dijauhkan dr sumber kebisingan

 Jika perlu digunakan bahan Jika perlu digunakan bahan

peredam suara pd langit atau peredam suara pd langit atau

(65)

13:44:30

 1. Bentuk Organisasi pembagian kerja, 1. Bentuk Organisasi pembagian kerja,

hub antar bag, jumlah

hub antar bag, jumlah pegawai, arus kerjapegawai, arus kerja a. penempatan Departemen

a. penempatan Departemen

- ruang ekskutif- ruang ekskutif

- departemen akunting- departemen akunting

- departemen pembelian- departemen pembelian

- departemen penjualan- departemen penjualan

- departemen kantor & personalia- departemen kantor & personalia

- ruang pengawas- ruang pengawas

(66)

13:44:30

b. Ruang Komputer Elektronik

c. Ruang Perpustakaan

d. Ruang Tamu

e. Ruang Pribadi

 2. Sistem dan Prosedur Kantor2. Sistem dan Prosedur Kantor

(67)

13:44:30

 Secara umum perlengkapan kantor Secara umum perlengkapan kantor

dibg :

a. Barang Habis Pakai

barang yang hanya bisa dipakai sekali/

yg segera hbs setelah beberapa kali

b. Barang yang Tak Habis Pakai

barang yang relatif awet,tahan

lama/dpt

lama/dpt dipakai berulangkali dlm dipakai berulangkali dlm jangka waktu

(68)

13:44:30

• _{Perlengkapan kantor digolongkan menjadi:}

a. Mesin kantor

segala macam mesin yang digunakan u/ menyelesaikan pekerjaan kantor

b. Perabot kantor

barag perabot yang digunakan u/ mendukung berjalanny fungsi

(69)