DAFTAR LAMPIRAN
VI. ANALISIS LINGKUNGAN PERUSAHAAN
6.1.1 Aspek Manaje men Organisasi
Dalam menganalisis manajemen organisasi UKM Diana Hermawati dilakukan pendekatan fungsi manajemen yaitu
1) Perencanaan
UKM Diana Hermawati telah memiliki perencanaan jangka panjang dan jangka pendek. Perencanaan jangka panjang telah disusun secara tertulis dan terwujud melalui visi dan misi perusahaan, yaitu menciptakan produk organik yang berbasiskan kepada agroekosistem dan sumberdaya lokal. Karena alasan tersebut UKM Diana Hermawati memproduksi produk-produk organik yang berbasiskan sumberdaya lokal Indonesia. Selain susu kuda Sumbawa organik, UKM Diana Hermawati juga memasarkan madu Sumbawa organik dan kosmetika berbahan dasar VCO dan susu kuda. Perencanaan jangka pendek dari UKM Diana Hermawati adalah meningkatkan penjualan dan memiliki order tetap setiap bulannya.
2) Pengorganisasian
Sebagai langkah untuk mewujudkan visi dan misi perusahaan, UKM Diana Hermawati melakukan pengorganisasian. Pengorganisasian produksi dilakukan dengan bermitra dengan kelompok tani “Hidup Bersama” di pulau Sumbawa. Kelompok tani ini memiliki struktur organisasi tersendiri dimana Dr. Diana merupakan salah satu pembinanya. Kelompok tani ini menjual seluruh hasil
perahan susu Sumbawa yang dimilikinya kepada Dr. Diana. Pengorganisasian pengemasan dan distribusi dilakukan oleh Dr. Diana beserta empat orang stafnya. 3) Pemberian Motivasi dan Pengelolaan Staf
Dr. Diana merupakan pemimpin yang cukup kooperatif dengan para stafnya. Staf sering kali dilibatkan dalam pengambilan keputusan perusahaan. komando yang dilaksanakan Dr. Diana bersifat top down, namun beliau terbuka dengan masukan dari staf.
4) Pengendalian
Proses pengendalian dilakukan Dr. Diana pada setiap lini fungsional perusahaannya, baik produksi, pengemasan, pemasaran, dan keuangan. Pengendalian produksi dilakukan Dr. Diana dengan berkomunikasi secara intens dengan ketua kelompok tani. Beliau senantiasa mengingatkan ketua kelompok tani untuk menjaga komitmen sistem peternakan organik yang telah dilaksanakan dan mensosialisasikannya kepada para peternak. Beliau juga mengunjungi kelompok tani tersebut minimal satu tahun sekali.
Pengendalian produksi juga dilakukan dengan melaksanakan audit sertfikasi organik setiap tahun berupa serangkaian tes mulai dari laboratorium hingga survey lapang oleh badan sertifikasi organik Inofice. Pengendalian pengemasan dilaksanakan Dr. Diana dengan cara memantau sendiri proses pengemasan agar kualitas susu tetap terjamin. Pengendalian pemasaran dilaksanakan Dr. Diana dengan sesekali terjun langsung ke lokas i pemasaran. 6.1.2 Aspek Keuangan
Aspek keuangan merupakan salah satu indikator keberhasilan perusahaan. keadaan keuangan perusahaan dapat dilihat dari neraca perusahaan yang terdiri atas aset (aktiva) tetap dan lancar, serta kewajiban dan modal. UKM Dia na Hermawati memiliki aset tetap berupa bangunan dan alat-alat produksi. Selain itu juga terdapat aset lancar berupa kas dari keuntungan penjualan bulan sebelumnya dan piutang. UKM Diana Hermawati memiliki kewajiban jangka menengah yaitu kredit yang didapatkan dari PT. Telkom dan Bank Syariah Mandiri. Selain itu, UKM Diana Hermawati juga memiliki harta tak berwujud berupa hubungan baik
dengan kelompok tani sehingga dapat menjadi pemasok tetap bagi perusahaan dan tidak menjualnya kepada perusahaan lain.
Modal awal yang digunakan untuk memulai usaha ini berasal dari modal sendiri. Hal ini dikarenakan pada awal berdiri pangsa pasar masih sedikit dan belum ada sertifikasi organik. UKM Diana Hermawati pernah meminjam dana secara syariah kepada Bank Syariah Mandiri untuk biaya sertifikasi organik. Beliau juga mendapat kredit dari PT. Telkom yang digunakan untuk perluasan pasar. Selain itu beliau tertarik mengajukan kredit ke PT Telkom karena PT. Telkom memberikan insentif kepada setiap UKM yang menjadi binaannya untuk ikut dalam setiap pameran yang diselenggarakan PT Telkom.
Perusahaan mengalami kekurangan modal untuk kegiatan pengembangan produk, pengembangan pasar, dan investasi sumberdaya manusia. Kurangnya modal menjadi kelemahan yang membuat pemasaran produk menjadi tidak optimal. Walaupun sudah ada pinjaman kredit dari bank, namun belum mencukupi kebutuhan modal UKM Diana Hermawati. UKM ini mengharapkan adanya bantuan dari pemerintah terutama bantuan modal dan pemasaran.
Pengeleloaan keuangan perusahaan dipegang langsung oleh Dr. Diana karena UKM ini belum memiliki staf khusus keuangan. Arus kas masuk dan keluar dicatat dengan rapi oleh Dr. Diana dengan menggunakan metode akuntansi sederhana. Laporan keuangan bulanan terarsip dengan baik dan terpisah antara keuangan perusahaan dengan keuangan rumah tangga.
6.1.3 Aspek Sumberdaya Manusia
Seperti yang disebutkan di atas, UKM Diana Hermawati memiliki struktur organisasi yang masih sangat sederhana. Orang kunci perusahaan hanya perjumlah dua orang, yaitu Dr. Diana sebagai pemilik, dan Pak Jahid sebagai sekretaris yang juga merangkap sebagai bagian pemasaran dan pengawasan mutu. Namun UKM Diana Hermawati memiliki tiga orang staf yaitu Pak Made yang sering membantu proses produksi, satu orang staf khusus untuk menjaga stockist dan satu orang staf pembantu umum. Namun UKM Diana Hermawati terkadang membayar orang sebagai tenaga tambahan untuk menjaga stand ketika mengikuti pameran.
UKM Diana Hermawati belum menerapkan manajemen sumberdaya manusia yang formal dan terstruktur. Perekrutan karyawan dilaksanakan secara closed recruitmen berdasarkan kedekatan kekerabatan dan pertemanan. Tidak ada kualifikasi khusus dalam perekrutan karyawan. Aspek komitmen dan kerja keras lebih diutamakan daripada tingkat pendidikan. Hal ini terlihat pada staf UKM Diana Hermawati yang rata-rata berpendidikan terakhir SMA.
Walaupun sudah ada pembagian divisi, tetapi belum ada pembagian kerja yang jelas pada UKM Diana Hermawati. Tumpang tindih pekerjaan dan pembagian kerja ganda kerap terjadi. Dr. Diana sebagai pemilik sering terjun langsung dalam berbagai kegiatan mulai dari produksi, pemasaran, keuangan, promosi, dan sebagainya. Orang kepercayaan Dr. Diana adalah Pak Jahid, beliau adalah sekretaris yang juga membantu Dr. Diana mengatur se luruh kegiatan perusahaan. Pak Jahid juga kerap turun langsung dalam berbagai kegiatan perusahaan terutama produksi dan pemasaran.
Karyawan UKM Diana Hermawati memiliki beban kerja yang berbeda-beda. Pak Jahid dan staf penjaga stockist memiliki jam kerja masing- masing 18 dan 12 jam, sedangkan Pak Made dan pembantu umum hanya bekerja pada proses pengemasan ketika stok susu kuda datang dari Sumbawa. Beban kerja yang tidak sama menyebabkan insentif yang diberikan perusahaan juga berbeda kepada setiap karyawan. Pak Jahid mendapatkan gaji Rp 1.000.000 perbulan, dengan tambahan insentif uang bensin, makan, dan rokok ditanggung perusahaan. Pak Jahid juga sering mendapatkan komisi setiap mengikuti pameran. Staf penjaga stockist mendapatkan gaji Rp 1.000.000 perbulan dengan uang transportasi dan makan ditanggung perusahaan. Dua staf lainnya mendapatkan gaji Rp 200.000 perbulan dengan transportasi ditanggung perusahaan. Hal tersebut dikarenakan mereka hanya membantu ketika proses produksi berlangsung.
6.1.4 Aspek Produksi dan Operasi
Proses produksi sangat terkait dengan ketersediaan bahan baku. Bahan baku untuk produk ini adalah susu kuda organik segar dan kemasan. Proses produksi dimulai dengan proses pemerahan susu. Kuda Sumbawa mempunyai keunikan diantara kuda yang lain. Sistem pemeliharaannya yang ekstensif
membuat kuda Sumbawa liar dengan orang lain, tetapi jinak dengan pemiliknya. Karena itu terkadang proses penangkapan atau pemerahannya dibantu oleh pawang atau dukun. Setelah jinak untuk ditangkap, selanjutnya dapat dilakukan pemerahan. Caranya yaitu dengan mengikat salah satu kaki belakangnya atau mengikat bagian pinggang tepat di belakang ambing didepan kaki belakang (antara ambing dan kaki belakang). Banyak cara - cara lain yang diterapkan oleh peternak. Sebelum diperah kuda dimandikan terlebih dahulu untuk menjaga kebersihan dan kesterilan susunya.
Setelah diperah susu disimpan dalam jerigen khusus untuk dikirim ke Bogor. Susu dikirim dengan menggunakan bis lewat jasa pengiriman barang. Susu tidak dapat dikirim dengan menggunakan pesawat dikarenakan pesawat tidak menerima pengiriman barang cair. Susu kuda Sumbawa memiliki kelebihan dibandingkan susu mamalia lain yaitu kandungan anti mikrobanya yang tinggi sehingga susu tidak cepat rusak. Susu dapat bertahan hingga lima bulan dalam suhu kamar, sehingga proses pengiriman yang memakan waktu dua hari tidak mempengaruhi kualitas susu.
Setelah susu sampai di Bogor, proses selanjutnya adalah pengemasan. Proses pengemasan dilaksanakan di kediaman Dr. Diana. Proses Pengemasan berlangsung dengan beberapa tahap yaitu :
1. Penyaringan
Susu disaring sebanyak tiga kali sebelum ditakar dalam gelas ukur untuk dimasukkan ke dalam botol. Saringan pertama susu yang dikeluarkan dari jerigen ditaruh di dalam baskom besar. Saringan kedua susu dituang ke dalam teko 1, dan saringan ke tiga susu dituang lagi ke dalam teko yang lain (teko 2). Tujun penyaringan adalah untuk memastikan susu dalam keadaan bersih dan higienis. Tempat dan alat yang digunakan untuk menyaring susu sangat dijaga kebersihannya. Sebelum proses pengemasan, meja dan lantai tempat proses pengemasan berlangsung harus bersih. Alat-alat yang digunakan juga harus bersih, alat-alat tersebut dicuci dan direndam dalam air hangat. Para pekerja juga diwajibkan untuk cuci tangan dan dalam keadaan tubuh yang bersih. Untuk mencegah kontaminasi, lap digunakan secara per bagian proses
pengemasan. Lap untuk lantai berbeda dengan lap untuk baskom, berbeda pula dengan lap untuk botol, untuk tutup, dan lap tangan.
2. Penakaran
Susu ditakar dalam gelas ukur 250 ml dan 500 ml sesuai dengan ukuran botol yang digunakan. Botol yang digunakan untuk mengemas susu kuda organik ini adalah botol yang bersifat food grade, karena tidak menimbulkan reaksi kontaminasi dengan produk sehingga aman dan membuat kualitas susu terjaga. Setelah ditakar, botol lalu ditutup. Terdapat dua tipe tutup botol yang digunakan yaitu tutup dalam dan tutup luar
3. Pelabelan
Label merek ditempel sesuai dengan ukuran botol. Dalam label terdapat merek dagang, keterangan cara mengkonsumsi, khasiat produk, kode produksi, kode sertifikasi Depkes, Badan POM, dan produk organik, serta keterangan tanggal kadaluarsa.
Setelah dikemas, proses selanjutnya adalah penyimpanan dalam lemari es dengan suhu 5oC. Proses pengemasan ini telah terjamin keamanan pangannya dan telah mendapatkan sertifikat dari kontrol veteriner Jawa Barat. Gambar 8 menunjukkan alur produksi susu kuda organik “Asambugar” UKM Diana Hermawati.
Gambar 8. Alur Produksi Susu Kuda Organik Pemerahan Penyimpanan I Pengiriman Pengemasan : 1. Penyaringan 2. Penakaran 3. Pelabellan Penyimpanan II