Ada dua tipe audit yang dibutuhkan dalam meregistrasi standar, yaitu audit oleh suatu badan sertifikasi eksternal yang biasa disebut sebagai audit eksternal, dan audit oleh staf internal yang telah di training untuk mengaudit yang disebut sebagai audit internal. Tujuannya adalah untuk meninjau perbaikan proses, menguji bahwa sistem berjalan dengan semestinya, mencari perbaikan dan memperbaiki atau mencegah masalah-masalah yang teridentifikasi (Anonim, 2007c).
Teknik audit dapat dilakukan dengan beberapa tahapan, yaitu rapat pembukaan audit, mengidentifikasi proses, mengaudit, mengumpulkan dan memverifikasi informasi, temuan audit, pertemuan tim audit, rapat penutupan, pelaporan audit, mendokumentasikan ketidaksesuaian dan tindakan perbaikan.
Audit internal akan diaudit oleh auditor yang merupakan staf/karyawan PT. NI-PF yang telah melaksanakan training audit internal dari kantor pusat. Audit internal di PT. NI–PF dijadwalkan dimulai tanggal 15 Mei 2007. Namun pelaksanaannya harus diundur satu hari, yaitu pada tanggal 16 Mei 2007. Keputusan ini diambil pada saat opening meeting internal audit, para HOD menginginkan penjelasan rinci mengenai penilaian audit serta hasil dari
benchmarking para IMS champion ke PT. Great Giant Pineapple. Oleh karena
itu, jadwal internal audit pun sedikit mengalami perubahan, yaitu pelaksanaannya dimulai tanggal 16 Mei 2007 hingga 25 Mei 2007, dimana departemen yang seharusnya diaudit pada tanggal 15 Mei kemudian dipindahkan ke tanggal 25 Mei.
Pada saat pelaksanaan audit internal, penilaian terhadap pemenuhan dokumen adalah 100%, observasi 75%, dan interview 75%. Temuan atau
finding terdiri dari mayor, minor, dan improvement, dengan kategori temuan miss, hit, serta not applicable (NA). Temuan mayor adalah ketika ada
menyebabkan auditee tidak lolos sertifikasi, sebab apabila ditemukan satu saja
major finding, maka auditor tidak dapat meloloskan auditee.
Suatu temuan dikatakan minor apabila pasal-pasal dari ISO sudah diterapkan, namun pada kenyataannya tidak diterapkan secara maksimal.
Reoccurent minor atau temuan minor pada saat audit yang selanjutnya dapat
berubah menjadi temuan mayor. Temuan improvement berupa temuan yang dapat langsung dilakukan continual improvement, misalnya ditemukan dokumen dengan nomor dokumen yang mengalami kesalahan pengetikan atau ada dokumen yang belum diberi stempel. Temuan minor dan improvement ini tidak menyebabkan kegagalan dalam sertifikasi, hanya saja semua temuan tersebut harus dilaporkan dalam dokumen CAPA (Corrective and Preventive
Action), begitu pula dengan temuan mayor, yang kemudian harus dilakukan continual improvement. Dapat dikatakan bahwa yang mampu menghambat
bahkan menggagalkan sertifikasi bukan disebabkan oleh banyaknya temuan tetapi jenis temuannya. Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki setiap temuan berbeda-beda, disesuaikan dengan jenis temuan dan tingkat keparahan temuan.Berikut ini adalah hasil temuan dari audit internal.
Tabel 6 menunjukkan temuan-temuan di departemen QA. Prosedur pengendalian dokumen eksternal tidak tersedia. Document controller merupakan penanggung jawab dari temuan ini. Tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilakukan adalah segera mencetak dan mendistribusikan prosedur pengendalian dokumen eksternal ke departemen yang bersangkutan. Temuan lain yang berkaitan dengan dokumen adalah dokumen lama belum distempel ”obsolete” dan beberapa form belum diregistrasi. Tindakan perbaikan dan pencegahan yang harus dilakukan adalah memberi stempel lalu menarik semua dokumen lama dari line. Tidak hanya itu, champions harus meregister dan memberi nomor semua form yang ada di areanya. Temuan-temuan ini mengacu pada klausul IMS, yang terdiri dari ISO 9001, ISO 14001 dan OHSAS 18001, yaitu klausul 4.2.3 untuk ISO 9001 dan 4.4.5 untuk ISO 14001 dan OHSAS 18001.
Hingga pada saat audit internal, departemen ini belum membuat jadwal untuk meninjau Key Performance Indicator (KPI). Temuan ini mengacu pada
ISO 9001 klausul 6.2.2 dan merupakan tanggung jawab dari HOD QA. Tindakan perbaikan dan pencegahan yang harus dilakukan adalah segera membuat jadwal peninjauan KPI agar pelaksanaannya terjadwal. Temuan di departemen QA yang cukup kritis adalah belum adanya surat pengangkatan MR. Sampai dengan tahap audit internal, surat pengangkatan MR ini sedang dalam proses pembuatan. Persyaratan yang berkaitan dengan temuan ini adalah ISO 9001 klausul 5.5.2 mengenai wakil manajemen. Tindakan perbaikan dan pencegahannya adalah membuat surat pengangkatan lalu mensosialisasikannya.
Tabel 6. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen QA
No. Temuan
Persyaratan Referensi Tindakan Perbaikan dan Pencegahan ISO 9001 ISO 14001 OHSAS 18001 1 Prosedur pengendalian dokumen eksternal tidak tersedia.
4.2.3 4.4.5 4.4.5
Prosedur pengendalian dokumen eksternal segera dicetak dan didistribusikan.
2 Dokumen lama belum
distempel ”obsolete”. 4.2.3 4.4.5 4.4.5
Semua dokumen lama diberi tanda ”obsolete” dan ditarik dari line. 3 Form belum diregistrasi. 4.2.3 4.4.5 4.4.5
Champions harus
meregister dan memberi nomor semua form yang ada di areanya.
4
Tidak terdapat jadwal peninjauan Key
Performance Indicator
(KPI).
6.2.2 - - Buat jadwal tinjauan
KPI.
5 Tidak ada surat
pengangkatan MR. 5.5.2 - - Buat surat pengangkatan MR dan sosialisasikan. 6 Prosedur komunikasi internal belum mencantumkan aspek mutu. 5.5.3 4.4.3 4.4.3
Cantumkan aspek mutu pada revisi prosedur komunikasi internal.
7
ICP tidak dikalibrasi sesuai dengan jadwal dan tidak diberi label.
7.6 - -
Kalibrasi sesuai dengan jadwal dan beri label pada alat yang telah dikalibrasi.
8
Konsep dan laporan tidak mengikuti persyaratan ISO. 8.5.2 4.5.3 4.5.2 Gunakan persyaratan ISO dalam melaksanakan
perbaikan dan gunakan
form yang sesuai
Prosedur komunikasi internal yang terdapat di departemen QA tidak mencantumkan aspek mutu. Hal ini mengacu pada klausul IMS mengenai komunikasi internal, yaitu klausul 5.5.3 untuk ISO 9001 dan 4.4.3 untuk ISO 14001 dan OHSAS 18001. Temuan ini merupakan tanggung jawab dari
document controller. Selain itu, ditemukan pula ICP (Internal Control Plan)
yang tidak dikalibrasi sesuai dengan jadwal dan tidak diberi label. ICP berfungsi untuk memonitor peralatan yang ada, khususnya alat-alat di departemen QA. Tindakan perbaikan dan pencegahan yang harus dilakukan adalah melakukan kalibrasi sesuai dengan jadwal lalu memberi label pada alat yang telah dikalibrasi. Temuan ini berkaitan dengan klausul 7.6 ISO 9001 mengenai pengendalian sarana pemantauan dan pengukuran.
Pada dasarnya, departemen QA telah melaksanakan continual
improvement, hanya saja konsep dan laporannya tidak mengikuti persyaratan
ISO, sehingga hal ini juga menjadi suatu temuan. Temuan ini mengacu pada klausul IMS mengenai komunikasi internal, yaitu klausul 8.5.2 ISO 9001 mengenai tindakan perbaikan serta klausul 4.4.3 ISO 14001 dan OHSAS 18001 mengenai ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan pencegahan.
Tabel 7 merupakan temuan hasil audit internal departemen Production (Filling/Packing) dan Application Group. Pada saat observasi, tidak terdapat dokumen yang menjelaskan peraturan pengoperasian alat angkat-angkut. Tidak tersedianya dokumen yang menjelaskan peraturan forklift menyebabkan operator forklift tidak mengetahui bahaya-bahaya yang dapat terjadi akibat mengoperasikan alat tersebut. Champion yang bertanggung jawab pada temuan ini harus membuat dokumen pengoperasian alat angkat-angkut beserta dokumen pelatihannya. Selain itu, prosedur keadaan darurat tidak pernah diuji coba secara teratur, tidak ada checklist atau record yang menyatakan bahwa prosedur tersebut telah dilaksanakan dengan semestinya.. Kedua temuan ini berhubungan dengan ISO 14001 dan OHSAS 18001, yaitu klausul 4.4.6 mengenai pengendalian operasional.
Tabel 7. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen F/P dan AG
No. Temuan
Persyaratan Referensi Tindakan Perbaikan dan Pencegahan ISO 9001 ISO 14001 OHSAS 18001 1
Tidak ada dokumen yang menjelaskan peraturan pengoperasian alat angkat-angkut. - 4.4.6 4.4.6 Buat dokumen pengoperasian alat angkat-angkut beserta pelatihannya. 2 Prosedur keadaan darurat tidak pernah diuji coba secara teratur (tidak ada checklist atau
record).
- 4.4.6 4.4.6
Perbarui checklist dan
report serta selalu
jalankan prosedur secara rutin.
3
Prosedur pengendalian dokumen eksternal tidak tersedia.
4.2.3 4.4.5 4.4.5
Prosedur pengendalian dokumen eksternal segera dicetak dan didistribusikan.
4 Dokumen lama belum
distempel ”obsolete”. 4.2.3 4.4.5 4.4.5
Semua dokumen lama diberi tanda ”obsolete” dan ditarik dari line.
5 Dokumen / WI masih
berada di meja SO FP. 4.2.3 4.4.5 4.4.5
Segera distribusikan dokumen ke area yang bersangkutan.
6
Tidak ada CAPA untuk setiap target objektif dan program yang tidak tercapai. 5.4.1 8.3 4.3.3 4.5.3 4.3.3 4.5.2
Buat CAPA untuk setiap target objektif dan program yang tidak tercapai.
7
Tidak ada prosedur pengendalian sisa limbah (tinta) mesin coding.
- 4.4.6 4.4.6
Buat prosedur pengendalian sisa limbah (tinta) mesin
coding.
8 Beberapa form belum
diregistrasi. 4.2.3 4.4.5 4.4.5
Champions harus
meregister dan memberi nomor semua form yang ada di areanya.
9
Belum ada tagging / label pada alat /
instrumen ukur dan tidak ada record hasil
kalibrasi.
7.6 - -
Buat label pada semua alat ukur dan
konsistensi dalam membuat record. 10 Quality Monitoring Scheme (QMS) belum ditandatangani dan belum didistribusikan ke line. 8.2.4 - - Perbarui QMS dan distribusikan. 11
Catatan mutu hasil pemantauan dan pengukuran belum ditandatangani oleh operator, SO, FLM. 8.2.4 - - Selalu ingatkan operator, SO, dan FLM untuk menandatangani catatan mutu.
Seperti departemen QA, di departemen ini juga tidak terdapat prosedur pengendalian dokumen eksternal, masih terdapat dokumen lama yang belum distempel ”obsolete”, serta terdapat form yang belum diregistrasi. Temuan-temuan ini mengacu pada klausul IMS, yang terdiri dari ISO 9001, ISO 14001 dan OHSAS 18001, yaitu klausul 4.2.3 untuk ISO 9001 dan 4.4.5 untuk ISO 14001 dan OHSAS 18001. Dokumen baru yang telah didistribusi pun masih berada di meja Shift Operator (SO) Filling Packing. Letak dokumen-dokumen baru tersebut kurang dapat diakses oleh karyawan lain. Champion yang bertugas harus segera mendistribusikan dokumen tersebut ke area yang bersangkutan. Klausul yang berkaitan dengan temuan ini tidak berbeda dengan klausul pada temuan prosedur pengendalian dokumen eksternal di atas.
Selain itu, objektif, target dan program sudah ditetapkan baik secara
corporate dan departemental serta telah dipantau pencapaiannya secara
teratur. Hanya saja tindakan perbaikan dan pencegahan untuk objektif, target dan program yang tidak tercapai belum dibuatkan. Klausul yang berkenaan dengan temuan ini adalah ISO 9001 klausul 5.4.1 dan 8.3, ISO 14001 klausul 4.3.3 dan 4.3.5, serta OHSAS 18001 klausul 4.3.3 dan 4.5.2. Temuan juga mengarah pada aktivitas yang memiliki aspek lingkungan penting namun tidak diidentifikasikan. Hal ini ditemukan pada mesin coding S4 yang tidak memiliki prosedur pengendalian sisa limbah (tinta). Temuan mengacu pada ISO 14001 dan OHSAS 18001 klausul 4.4.6. Tindakan perbaikan dan pencegahan yang harus dilakukan adalah membuat prosedur pengendalian sisa limbah (tinta) mesin coding.
Sebagian besar peralatan/instrumen ukur tidak diberi label kalibrasi. Tidak hanya itu, hasil kalibrasi pun tidak dicatat dalam suatu record. Persyaratan yang digunakan adalah ISO 9001 klausul 7.6. Tindakan yang harus dilakukan adalah membuat label pada semua alat ukur dan selalu konsisten dalam membuat record. Quality Monitoring Scheme (QMS) yang dibuat oleh QA belum ditandatangani dan didistribusikan ke line. Temuan ini disebabkan pada saat distribusi dokumen seluruh QMS belum selesai
di-update oleh QA. Temuan lainnya adalah catatan mutu hasil pemantauan dan
Manager). Catatan mutu adalah record berbentuk berbentuk form yang
kemudian ditandatangani oleh operator, SO atau FLM. Tindakan perbaikan dan pencegahan yang dapat dilakukan yaitu dengan selalu mengingatkan operator, SO, dan FLM untuk menandatangani catatan mutu. Temuan QMS maupun catatan mutu mengacu pada klausul 8.2.4 di dalam ISO 9001.
Tabel 8. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen FICO
No. Temuan
Persyaratan Referensi Tindakan Perbaikan dan Pencegahan ISO 9001 ISO 14001 OHSAS 18001 1 Sebanyak 50% responden yang
diwawancara tidak dapat menjelaskan kebijakan QSHE.
5.3 4.2 4.2
Sosialisasikan kebijakan QSHE kepada seluruh anggota FICO.
2 Training matrix belum
diperbarui. - 4.4.1 4.4.1
Training matrix harus
segera diperbarui dan dikomunikasikan pada seluruh karyawan. 3
Pengendalian dokumen belum sesuai prosedur pengendalian dokumen. 4.2.3 4.4.5 4.4.5 Pengendalian dokumen harus mengikuti prosedur pengendalian dokumen. 4
Tidak ada prosedur pengendalian dokumen eksternal. 4.2.3 4.4.5 4.4.5 Buat prosedur pengendalian dokumen eksternal. 5
Belum ada penentuan interval pelaksanaan tinjauan manajemen.
5.6 4.6 4.6
Tentukan interval waktu pelaksanaan tinjauan manajemen.
6 Belum ada pengujian
terhadap supplier. 7.4.3 - -
Buat jadwal dan lakukan pengujian terhadap supplier.
7 Job title belum
diperbarui. 5.0 4.4.1 4.4.1
Job title harus segera
diperbarui dan dikomunikasikan pada karyawan yang bersangkutan.
Temuan-temuan di departemen Finance and Control (FICO) dapat dilihat pada Tabel 8. Terdapat 50% responden tidak mampu menjelaskan kebijakan QSHE pada saat interview audit internal. Hal ini dikarenakan kurangnya sosialisasi kebijakan QSHE pada karyawan. Temuan ini menjadi tanggung jawab HOD FICO. Persyaratan mengenai kebijakan yang berkenaan dengan temuan ini adalah ISO 9001 klausul 5.3, ISO 14001 dan OHSAS 18001 klausul 4.2. Selain itu, ditemukan pula status training matrix yang
belum diperbarui. Tindakan yang harus dilakukan terutama oleh champions yang berwenang adalah memperbarui training matrix lalu mengkomunikasikannya pada seluruh karyawan. Temuan ini mengacu pada persyaratan ISO 14001 dan OHSAS 18001, yaitu klausul 4.1 mengenai tugas, tanggung jawab dan wewenang.
Pengendalian dokumen yang dilakukan oleh departemen ini belum sesuai dengan prosedur pengendalian dokumen. Temuan lainnya adalah prosedur pengendalian dokumen eksternal tidak terdapat di departemen FICO. Kedua temuan ini berkaitan dengan klausul IMS mengenai pengendalian dokumen, yaitu klausul 4.2.3 pada ISO 9001 serta klausul 4.4.5 di dalam ISO 14001 dan OHSAS 18001. Selain itu, departemen ini belum melakukan penentuan interval terhadap pelaksanaan tinjauan manajemen sehingga hal ini pun menjadi temuan. Dalam melaksanakan continual improvement, HOD FICO harus segera menentukan interval waktu pelaksanaan tinjauan manajemen.
Auditor juga mendapati tidak adanya dokumen audit terhadap supplier. Temuan ini berkaitan dengan klausul 7.4.3 di dalam ISO 9001, yaitu mengenai verifikasi terhadap produk. Karyawan yang bertanggung jawab terhadap temuan ini harus segera membuat jadwal dan melakukan pengujian terhadap
supplier. Terdapat pula job title yang belum diperbarui. Pada saat audit
ditemukan karyawan dengan jenis pekerjaan yang tidak sesuai dengan job
title-nya. Job title yang ada menyatakan jenis pekerjaan lama. Persyaratan
yang berkaitan dengan temuan ini adalah ISO 9001 klausul 5.0 serta ISO 14001 dan OHSAS 18001 pada klausul 4.4.1. Tindakan perbaikan dan pencegahan yang harus dilaksanakan adalah segera memperbaiki job title dan mengkomunikasikannya pada karyawan yang bersangkutan.
Daftar temuan di departemen Engineering dapat dilihat pada Tabel 9. Tidak jauh berbeda dengan departemen lain, pada departemen ini juga terdapat dokumen lama yang belum distempel “obsolete”. Sebagian dokumen lama tersebar dibeberapa bagian departemen ini sehingga tidak terbawa pada saat penyerahan dokumen lama kepada document controller. Tindakan perbaikan dan pencegahan yang harus dilakukan adalah semua dokumen lama di area
engineering dikumpulkan dan diserahkan kepada document controller untuk
distempel dan disimpan.
Tabel 9. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen Engineering
No. Temuan
Persyaratan Referensi Tindakan Perbaikan dan Pencegahan ISO 9001 ISO 14001 OHSAS 18001 1 Terdapat dokumen lama yang belum distempel ”obsolete”.
4.2.3 4.4.5 4.4.5
Semua dokumen lama di area engineering dikumpulkan dan diserahkan kepada
document controller
untuk distempel dan disimpan.
2
Beberapa checklist, log
book, dan log sheet
belum diberi nomor.
4.2.3 4.4.5 4.4.5
Champion harus
meregister dan memberi nomor semua form yang ada di areanya. 3 Dokumen elektronik belum diregistrasi. 4.2.3 4.4.5 4.4.5 Penanggung jawab pengendalian dokumen di engineering harus melaporkan setiap
technical drawing untuk
diberi stempel terkendali dan melakukan record penyebaran dokumen tersebut.
Selain itu, beberapa checklist, log book, dan log sheet juga belum diberi nomor. Agar continual improvement terlaksana dengan efektif maka champion harus meregister dan memberi nomor semua form yang ada di areanya. Tidak hanya itu, dokumen elektronik juga belum diregistrasi. Dokumen elektronik ini berupa program di dalam komputer, biasanya merupakan dokumen level 4. Penanggung jawab pengendalian dokumen di engineering harus melaporkan setiap technical drawing untuk diberi stempel terkendali dan melakukan
record penyebaran dokumen tersebut. Ketiga temuan tersebut mengacu pada
klausul pengendalian dokumen, yaitu 4.2.3 di dalam ISO 9001 serta 4.4.5 di dalam ISO 14001 dan OHSAS 18001.
Temuan-temuan di departemen Resources Planning Unit (RPU) dapat dilihat pada Tabel 10. Temuan pada departemen ini hampir sama dengan departemen Engineering, yaitu berupa temuan pada dokumen. Masih terdapat dokumen lama yang belum distempel ”obsolete”. Selain itu, WI P3K masih
berupa dokumen lama. Champions harus segera mengganti WI yang lama dengan yang baru sesuai dengan persyaratan IMS serta memberi tanda ”obsolete” pada semua dokumen lama dan menariknya dari line. Kedua temuan ini berkaitan dengan persyaratan ISO 9001 klausul 4.2.3 serta ISO 14001 dan OHSAS 18001 pada klausul 4.4.5.
Auditor juga menemukan QMS dalam format lama di line. QMS yang ditemukan ini masih dalam keadaan update hanya saja formatnya tidak sesuai dengan format IMS. Temuan ini menjadi tanggung jawab document
controller. Oleh sebab itu, document controller harus segera memperbaiki
QMS lalu mendistribusikannya kepada area-area yang bersangkutan. Persyaratan yang mengacu pada temuan ini adalah persyaratan ISO 9001 pada klausul 8.2.4, yaitu mengenai pemantauan dan pengukuran produk.
Tabel 10. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen RPU
No. Temuan
Persyaratan Referensi Tindakan Perbaikan dan Pencegahan ISO 9001 ISO 14001 OHSAS 18001 1 Terdapat dokumen lama yang belum distempel ”obsolete”.
4.2.3 4.4.5 4.4.5
Semua dokumen lama diberi tanda ”obsolete” dan ditarik dari line. 2
WI untuk P3K masih dalam bentuk format lama.
4.2.3 4.4.5 4.4.5
Ganti WI yang lama dengan yang baru sesuai dengan persyaratan IMS. 3
Ditemukan QMS dalam format lama di
line.
8.2.4 - - Perbaiki QMS yang baru
dan distribusikan
Daftar temuan di departemen Production (Manufacturing) dapat dilihat pada Tabel 11.Seperti temuan di departemen QA, di departemen ini tidak ada prosedur pengendalian dokumen eksternal. Selain itu, terdapat beberapa form belum diregistrasi. Kedua temuan ini berkenaan dengan persyaratan ISO 9001 klausul 4.2.3 serta ISO 14001 dan OHSAS 18001 pada klausul 4.4.5.
Terdapat log book yang tidak diisi secara teratur. Champions harus mengingatkan PIC/penanggung jawab untuk mengisi log book secara konsisten. Tidak hanya itu, terdapat pula log book yang tidak ditandatangani. Temuan-temuan ini mengacu pada persyaratan ISO 9001 klausul 7.5.3, yaitu mengenai identifikasi dan mampu telusur.
Tabel 11. Daftar Ringkasan Temuan di Departemen Production (Manufacturing)
No. Temuan
Persyaratan Referensi Tindakan Perbaikan dan Pencegahan ISO 9001 ISO 14001 OHSAS 18001 1
Tidak ada prosedur pengendalian dokumen eksternal. 4.2.3 4.4.5 4.4.5 Buat prosedur pengendalian dokumen eksternal.
2 Log book tidak diisi
secara teratur. 7.5.3 - -
Ingatkan
PIC/penanggung jawab untuk mengisi log book secara konsisten.
3 Beberapa form belum
diregistrasi. 4.2.3 4.4.5 4.4.5
Champions harus
meregister dan memberi nomor semua form yang ada di areanya.
4 Terdapat log book yang
tidak ditandatangani. 7.5.3 - -
Ingatkan PIC untuk menandatangani log book. 5 Perlu menambah persyaratan pemerintah dan konsumen. 7.2.1 - - Tambahkan persyaratan dari pemerintah dan konsumen.
6
Job description
masing-masing karyawan baru mencapai 70%.
5.0 4.4.1 4.4.1
Segera lengkapi job
description yang belum
dicetak.
7 Belum ada sosialisasi
QMR. 5.5.2 4.3.1 4.3.1
Buat surat resmi
pengangkatan QMR dan sosialisasikan. 8 Prosedur komunikasi internal belum mencantumkan aspek mutu. 5.5.3 4.4.3 4.4.3
Cantumkan aspek mutu pada revisi prosedur komunikasi internal.
9
Tidak terdapat rencana peninjauan Key
Performance Indicator
(KPI).
6.2.2 - - Buat rencana tinjauan
KPI. 10 QMS belum ditandatangani dan belum didistribusikan ke line. 8.2.4 - - Perbarui QMS dan distribusikan. 11
Belum ada tagging / label pada alat /
instrumen ukur dan tidak ada record hasil
kalibrasi.
7.6 - -
Buat label pada semua alat ukur dan
konsistensi dalam membuat record. 12 Daily tipping log book
tidak diisi secara teratur. 7.5.3 - -
Ingatkan PIC untuk memeriksa log book secara teratur.
Berdasarkan temuan yang dilakukan oleh auditor, perusahaan ada baiknya perlu menambah persyaratan pemerintah dan konsumen. Hal ini berkaitan dengan persyaratan ISO 9001 klausul 7.2.1 mengenai penentuan
persyaratan produk. Selain itu, job description masing-masing karyawan di departemen ini baru mencapai 70%. Hal ini disebabkan job description tersebut hanya sebagian yang sempat tercetak. Persyaratan yang berkaitan dengan temuan ini adalah persyaratan mengenai tanggung jawab manajemen. Tindakan perbaikan yang dilakukan adalah segera melengkapi job description yang belum dicetak.
Beberapa temuan di departemen ini tidak berbeda dengan departemen lain. Temuan yang serupa dengan departemen Production Filling Packing adalah belum adanya sosialisasi Quality Management Representative (QMR). Tindakan utama yang harus dilaksanakan oleh champions adalah membuat surat resmi pengangkatan QMR dan melakukan sosialisasi.
Selain itu, terdapat pula temuan yang serupa dengan temuan di departemen QA, yaitu prosedur komunikasi internal belum mencantumkan aspek mutu serta tidak adanya rencana peninjauan Key Performance Indicator (KPI). Persyaratan yang berkaitan dengan temuan komunikasi internal ada pada klausul IMS mengenai komunikasi internal, yaitu klausul 5.5.3 untuk ISO 9001 dan 4.4.3 untuk ISO 14001 dan OHSAS 18001. Temuan ini merupakan tanggung jawab dari document controller untuk segera mencantumkan aspek mutu pada revisi prosedur komunikasi internal.
Tidak hanya itu, departemen ini juga belum membuat jadwal untuk meninjau Key Performance Indicator (KPI). Temuan ini mengacu pada ISO 9001 klausul 6.2.2 dan merupakan tanggung jawab dari HOD QA. Tindakan perbaikan dan pencegahan yang harus dilakukan adalah segera membuat jadwal peninjauan KPI agar pelaksanaannya terjadwal.
Temuan lainnya adalah QMS belum ditandatangani dan belum didistribusikan ke line, tidak terdapat tagging/label pada alat/instrumen ukur dan tidak ada record hasil kalibrasi serta daily tipping log book yang tidak diisi secara teratur. Ketiga tmuan ini berkenaan dengan persyaratan ISO 9001 berturut-turut, yaitu klausul 8.2.4, 7.6 dan 7.5.3. Tindakan perbaikan dan pencegahan yang harus dilaksanakan adalah memperbarui QMS dan mendistribusikannya, membuat label pada semua alat ukur dan konsistensi
dalam membuat record serta selalu mengingatkan PIC untuk memeriksa log
VI. KESIMPULAN DAN SARAN