PT. NI-PF mempunyai kebijakan untuk mendokumentasikan IMS yang diterapkan dengan tujuan :
1. Untuk memastikan seluruh dokumen (internal atau eksternal) yang digunakan di PT. Nestlé Indonesia - Panjang Factory dalam keadaan terkendali.
2. Sebagai prasarana untuk pelatihan karyawan. 3. Sebagai pembuktian penerapan sistem.
4. Sebagai sumber informasi yang dapat digunakan pada saat akan melakukan perbaikan atau peningkatan proses maupun produk.
Dokumentasi IMS terdiri dari beberapa tingkatan dokumen, yaitu level 1, 2, 3, dan 4. Dokumen level 1 adalah Kebijakan dan Manual Nestlé, dokumen level 2 adalah prosedur yang menjabarkan proses-proses dan aktivitas-aktivitas utama yang ada di pabrik Panjang dengan ruang lingkup antar departemen. Dokumen level 3 adalah instruksi kerja yang merupakan dokumen praktis dan operasional di tiap-tiap line atau mesin dengan ruang
lingkup di departemen tertentu, sedangkan dokumen level 4 berupa form-form dan standar yang digunakan baik dalam proses produksi maupun dalam proses-proses pendukungnya.
Gambar 9. Struktur dokumentasi PT. NI-PF
Selain itu, terdapat juga dokumen-dokumen pendukung, yaitu dokumen EA/HIRA (Environmental Aspects/Hazard and Risk Assessment) atau aspek lingkungan dan bahaya kerja, Objective Factory dan departemen di bidang QSHE (mutu, K3, dan lingkungan), dan dokumen Job Description dari tiap-tiap fungsi. Struktur dokumentasi PT. NI-PF dapat dilihat pada Gambar 9.
MR PT. NI-PF akan melakukan kontrol terhadap semua dokumen yang dijadikan pedoman bagi karyawan dan dokumen yang terkait dengan IMS diatur sesuai dengan prosedur pengendalian dokumen dan persyaratan ISO 9001:2000, OHSAS 18001:1999 dan ISO 14001:2004. Penyusunan, perubahan, penarikan dan pengendalian dokumen dilakukan sesuai dengan prosedur pengendalian dokumen.
Dokumen harus dipastikan: a. Ditetapkan lokasinya.
b. Ditinjau secara teratur minimal 1 kali setahun, diubah atau direvisi jika perlu dan hanya boleh disetujui oleh personil yang berwenang.
c. Versi yang berlaku tersedia di tempat kerja yang relevan untuk memastikan pelaksanaan pengendalian operasional yang efektif.
Level IV
Kebijakan dan Manual
Instruksi Kerja/WI Prosedur
Form, Standar, Job Description, QMS, dsb
d. Versi yang tidak berlaku segera ditarik dari lokasi dan dimusnahkan dan dipastikan tidak digunakan sebagai referensi operasional, atau jika untuk disimpan jika perlu dengan identitas tertentu.
e. Dokumen di lapangan dan terkendali harus bisa dibaca dan dimengerti oleh personil terkait, dipelihara dan dipastikan penyimpanannya sehingga dapat diperoleh segera jika diperlukan.
f. Semua dokumen yang ditujukan pada pihak eksternal harus melalui persetujuan MR atau jika perlu manajemen puncak dan statusnya adalah tidak terkendali.
Dokumen-dokumen tersebut terdiri dari soft copy dan hard copy. Dokumen soft copy terdapat di dalam master list intranet yang hanya dapat diakses oleh user tertentu saja. Dokumen yang berbentuk hard copy akan diberi nomor sesuai dengan master list lalu distempel sesuai dengan status dokumen. Dokumen yang digunakan akan diberi stempel “dokumen terkendali” lalu pada stempel tersebut dituliskan nomor salinan dokumen. Dokumen lama yang tidak digunakan lagi akan diberi stempel “obsolete”.
Document controller membuat daftar penarikan dokumen lama dan
penyerahan dokumen baru sesuai dengan dokumen yang diterima dan yang diberikan, lalu ditandatangani sebagai tanda terima. Seluruh dokumen asli baik dokumen lama maupun yang baru kemudian disimpan oleh document
controller. Document controller PT. NI-PF akan menyimpan dan memelihara
catatan yang ada di PT. Nestlé Indonesia Panjang Factory dengan cara:
1. Menyimpannya pada tempat tertentu yang dapat menghindari catatan hilang atau rusak.
2. Menyimpan catatan sesuai masa penyimpanannya. Lama penyimpanan catatan ditulis pada master list catatan pada masing-masing departemen. Dasar penentuan masa simpan catatan adalah persyaratan pemerintah, persyaratan pelanggan, dan pertimbangan internal. Diagram alir pembuatan maupun revisi dokumen dapat dilihat pada Gambar 10.
Gambar 10. Diagram alir dalam membuat / revisi prosedur / instruksi kerja/ form /
checklist
1. Kebijakan dan Manual
Kebijakan dan manual merupakan dokumen level satu. Kebijakan adalah pernyataan mengenai komitmen manajemen puncak PT. Nestlé Indonesia terhadap mutu, lingkungan, dan K3. Kebijakan disahkan oleh
President Director Nestlé Indonesia. Kebijakan yang dibuat harus sesuai
dengan sifat dan tujuan organisasi serta sesuai dengan sifat, skala, dan dampak dari aktifitas dan produknya terhadap lingkungan.
Kebijakan berisi komitmen perusahaan dalam memenuhi persyaratan pelanggan, komitmen dalam mencegah pencemaran, serta komitmen
OK
tidak
ya
Susun / modifikasi dokumen baru /
Terima dokumen eksternal
Review Dokumen Baru
Pendaftaran Dokumen
Penggandaan & Distribusi Dokumen
Penggunaan Dokumen Mulai
dalam menjalankan peraturan, meliputi produk, proses, K3, dan lingkungan, dan persyaratan lainnya. Kebijakan merupakan kerangka kerja perusahaan dalam membuat sasaran, kemudian harus dilakukan tinjauan terhadap kesesuaiannya.
Manual adalah penjelasan dari kebijakan, yaitu pedoman yang menjelaskan mengenai penerapan IMS di lingkungan pabrik. Manual berisi administrasi, status revisi dan penjelasan revisi, pengendalian dokumen, prosedur permintaan, profil perusahaan, riwayat singkat, produk/jasa yang dihasilkan, dan struktur organisasi. Manual dengan jelas memaparkan pendekatan proses dan obyektif proses, identifikasi aspek penting lingkungan, identifikasi bahaya kerja resiko tinggi, serta kebijakan pengendalian mutu, K3, dan lingkungan, dengan menyertakan persyaratan dari acuan standar ISO 9001, ISO 14001, dan OHSAS 18001.
Manual di PT. NI-PF dibuat oleh MR yang kemudian disahkan oleh
Factory Manager (Chief Executief IMS). Manual bersifat rahasia dan
hanya didistribusikan pada level Head of Department dalam bentuk salinan dan harus telah bernomor serta distempel “dokumen terkendali” setelah melalui persetujuan document controller. Manual boleh didistribusikan pada pelanggan bila secara komersial dipandang perlu atau apabila dituntut dalam persyaratan kontrak. Semua distribusi eksternal harus mendapat persetujuan dari MR. Salinan yang didistribusikan kepada pelanggan termasuk ke dalam salinan tidak terkendali sehingga tidak dapat diperbarui.
2. Prosedur
Prosedur merupakan dokumen level tiga yang berlaku umum dan mengatur suatu aktivitas yang melibatkan lebih dari satu departemen. Prosedur menjabarkan proses-proses/aktivitas-aktivitas utama yang ada di pabrik Panjang dengan ruang lingkup antar departemen. Prosedur yang dibuat harus memuat prosedur operasional secara rinci yang mendukung pernyataan kebijakan dan ringkasan prosedur yang termuat dalam manual.
Prosedur dibuat oleh HOD, diperiksa oleh MR, dan disetujui oleh FM. Dokumen ini bersifat rahasia khusus internal Nestlé dan salinan dokumennya hanya dibagikan kepada HOD dan pihak-pihak yang terkait prosedur tersebut. Format prosedur berupa narasi, diagram alir, dan semi diagram alir. Format prosedur PT. NI-PF dapat dilihat pada Tabel 3. Contoh prosedur yang belum terisi dapat dilihat pada Lampiran 6.
Tabel 3. Format Prosedur PT. NI-PF
ISI FUNGSI
Title Menginformasikan tema aktivitas yang dilakukan.
Terdiri dari klasifikasi dokumen, nomor dokumen, tanggal pengeluaran dan efektif dari dokumen. Terdapat pula kolom tanda tangan yang terdiri dari
issued by, checked by, dan approved by.
Applicable to Menginformasikan departemen yang terkait dalam
penerapan prosedur.
Aim Menjelaskan mengenai tujuan dari penerapan prosedur.
Scope Memberikan informasi mengenai tugas dan tanggung
jawab bagi pihak yang terkait terhadap pelaksanaan prosedur.
Reference Menginformasikan referensi yang digunakan dalam
penerapan prosedur.
Content Terdiri dari definisi/istilah yang digunakan dalam
prosedur, rincian/langkah-langkah dalam pelaksanaan prosedur, dan catatan yang berhubungan dengan pelaksanaan prosedur.
Safety aspects Menginformasikan mengenai aspek-aspek kesehatan
dan keselamatan yang dapat terjadi sebagai akibat dari pelaksanaan prosedur.
Environmental aspects Menginformasikan mengenai aspek-aspek lingkungan
yang dapat terjadi akibat dari pelaksanaan prosedur.
Related documents Menginformasikan mengenai dokumen-dokumen
yang berkaitan dengan prosedur, dapat berupa
working instruction, standar, SAP, dll.
3. Instruksi Kerja/Working instruction (WI)
WI adalah dokumen level tiga yang merupakan penjelasan rinci dari pelaksanaan suatu aktivitas dalam prosedur yang pada umumnya dilakukan oleh satu jabatan atau posisi dengan mempertimabangkan kecakapan personel dan pengaruh aktivitas terhadap mutu. Format yang
digunakan berupa narasi dan gambar/foto/video. Contoh instruksi kerja yang belum terisi dapat dilihat pada Lampiran 7.
Tabel 4. Perbandingan Prosedur dengan Instruksi Kerja
Prosedur Instruksi Kerja
Memberikan gambaran umum suatu proses.
Secara rinci menjelaskan tugas yang harus dikerjakan.
Biasanya membutuhkan dokumen
penunjang dalam pelaksanaannya. Biasanya dapat berdiri sendiri. Digunakan oleh banyak personel dari
berbagai bagian / posisi.
Digunakan oleh satu posisi di bagian tertentu.
4. Records / Catatan
Catatan adalah dokumen pendukung berjenis khusus, di PT. NI-PF disebut sebagai dokumen level 4. Pada pelaksanaannya, dokumen level 4 ini tidak hanya terdiri dari catatan (form dan checklist), tetapi juga terdiri dari standar, Quality Monitoring Scheme (QMS), EA/HIRA, job
description, MSDS, dll. Catatan merupakan bukti implementasi sistem
yang sesuai dengan persyaratan standar dan juga merupakan bentuk komunikasi antar departemen.
Tabel 5. Perbandingan Jumlah Dokumen di PT. NI-PF
No. Fungsi / Departemen Prosedur WI Form
1 Secretary 3 - 6
2 Safety Health Environment 13 18 22
3 Quality Assurance 9 93 165
5 Production 1 160 136
6 Resource Planning Unit 5 28 18
7 Application Group 1 13 8
8 Finance and Control 3 31 37
9 Human Resources - 9 94
10 Industrial Performance - 3 11
11 Engineering - 78 53
Jumlah 35 433 552
Note : Jumlah dapat berubah sewaktu-waktu.
Aspek pengendalian catatan adalah identitas, penyimpanan, pemeliharaan, dan pemusnahan. Identitas terdiri dari siapa yang membuat catatan dan kapan dibuatnya. Aspek penyimpanan terdiri dari masa simpan, metode simpan, metode indeks, lokasi penyimpanan,dan tanggung jawab. Aspek pemeliharaan yaitu dapat dibaca, dapat ditelusuri, dapat
diperoleh dengan mudah, sedangkan aspek pemusnahan terdiri atas metode pemusnahan dan status kerahasiaan. Contoh form dapat dilihat pada Lampiran 8, sedangkan perbandingan jumlah dokumen PT. NI-PF dapat dilihat pada Tabel 5.