Menurut Whitelaw (2004), integrated management system adalah suatu sistem manajemen yang terdiri dari ISO 14001 ditambah paling tidak satu sistem manajemen lain. Baik kedua (atau lebih) sistem manajemen tersebut harus berjalan bersamaan dengan sistem manajemen lain dan dapat diaudit oleh suatu badan eksternal.
IMS merupakan gabungan dari tiga sistem manajemen yang diterapkan secara bersamaan, yaitu ISO 9001 (sistem manajemen mutu), ISO 14001 (sistem manajemen lingkungan), dan OHSAS 18001 (sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja). Sistem manajemen tersebut dibuat oleh suatu organisasi independen, yaitu ISO (International Organization for
Standardization) untuk ISO 9001 & 14001, dan BSI (British Standards Intitution) untuk OHSAS 18001. Ketiga sistem manajemen ini diakui secara
internasional dan telah diadopsi, baik oleh institusi pemerintah, swasta, dll. PT. NI-PF hingga saat ini memiliki sistem manajemen internal mengenai mutu, lingkungan, dan K3. Sistem manajemen internal tersebut adalah Nestlé
Quality System (NQS) yang ekuivalen dengan ISO 9001, Nestlé Environmental Management System (NEMS) yang ekuivalen dengan ISO
14001, serta Operational Safety, Health, and Risk Management System (OSHRMS) yang ekuivalen dengan OHSAS 18001.
Hingga saat ini NQS adalah panduan mutu bagi Nestlé yang menunjukkan cara pencapaian mutu dari sudut pandang Nestlé. Nestlé selalu menganggap bahwa sukses dibangun dari mutu. Lebih lanjut, mutu adalah keuntungan kompetitif dalam pemuasan kebutuhan konsumen. Mutu tersebut
melingkupi perencanaan hingga pelaksanaan yang dilaksanakan oleh semua pihak dengan usaha bersama.
NQS juga menggambarkan organisasi dan tanggung jawabnya dalam seluruh jajaran Nestlé, mulai dari pusat, daerah, divisi bisnis hingga pabrik, serta dalam hubungannya dengan pemasok. NQS digunakan untuk semua produk yang dijual menggunakan nama grup Nestlé. Tidak hanya itu, NQS juga digunakan oleh seluruh partner bisnis yang terlibat dalam produk-produk Nestlé. Sistem ini terdiri dari 36 elemen yang setaraf dengan klausul-klausul yang terdapat di dalam ISO 9001. Elemen-elemen NQS dapat dilihat pada Lampiran 3.
Panduan dalam implementasi NQS terbagi menjadi dua, yaitu tingkat prioritas utama (First Priority Level), yaitu keamanan pangan, dan Advanced
Level, yaitu konsistensi produk dan preferensi konsumen. Prioritas utama
berupa persyaratan minimum absolut untuk menjamin kemanan pangan. Elemen-elemen dalam sistem mutu yang harus diimplementasikan secara menyeluruh, dipertahankan secara konstan, dan tidak dapat ditawar lagi, yaitu GMP, HACCP, pengawasan terhadap patogen pada lingkungan produksi,
Quality Monitoring Scheme (QMS), kalibrasi instrumen, identifikasi lot,
pengkodean, recall, dsb.
Sebagai salah satu produsen makanan terkemuka, PT. Nestlé Indonesia memberikan perhatian yang sangat serius terhadap masalah keamanan dari produk yang dihasilkan. Keamanan pangan adalah aspek mutu yang tidak bisa ditawar. PT. Nestlé Indonesia memberikan jaminan bahwa semua produk yang dihasilkan tidak akan menimbulkan bahaya kesehatan bagi konsumen. Jaminan tersebut diberikan dalam bentuk penerapan sistem HACCP (Hazard
Analysis Critical Control Point) dalam seluruh proses produksi dari seluruh
produk yang dihasilkan.
Penerapan HACCP merupakan elemen yang tidak terpisahkan dari penerapan NQS. Sistem HACCP adalah suatu sistem yang mengidentifikasikan bahaya spesifik yang mungkin timbul dalam mata rantai produksi makanan dan tindakan pencegahan untuk mengendalikan bahaya tersebut dengan tujuan untuk menjamin keamanan pangan. HACCP
merupakan alat yang paling efektif untuk mencegah terjadinya penyakit atau luka akibat mengkonsumsi produk.
Pihak manajemen Nestlé sangat berkomitmen untuk menggunakan prinsip-prinsip HACCP Codex Alimentarius. Implementasi Nestlé GMP (NGMP) merupakan prasyarat yang sangat penting di dalam HACCP. HACCP juga merupakan pertimbangan utama dalam rantai suplai produk pangan, dimulai dari desain produk dan sumber bahan baku, termasuk aplikasi proses pada supplier, proses produksi, dan distribusi hingga persiapan dan konsumsi oleh konsumen akhir. Hal ini diistilahkan dengan “From Farm To Table”. Tanggung jawab manajemen adalah untuk menjamin bahwa tiap-tiap pabrik yang beroperasi benar-benar menjalankan HACCP.
Sistem HACCP harus diterapkan oleh seluruh unit Nestlé di seluruh dunia. Dalam penerapannya, PT. Nestlé yang berkedudukan di Swiss telah menyusun panduan untuk menerapkan atau melakukan studi HACCP. Dengan demikian penerapan HACCP dilakukan seragam sesuai dengan standar Nestlé. Hal ini akan sangat berguna untuk mengembangkan sistem HACCP.
Studi terhadap HACCP bertujuan mengevaluasi kemungkinan bahaya keamanan pangan, menghilangkan bahaya tersebut jika memungkinkan atau untuk menemukan cara dalam mengendalikan bahaya sampai pada tingkat yang aman. Studi tersebut merupakan cara untuk menemukan tahap kritis dalam rantai produksi dan distribusi yang harus dikendalikan untuk menjamin produk yang dihasilkan aman untuk dikonsumsi.
Meskipun terjadi transfer sistem manajemen, yaitu dari sistem manajemen internal menjadi IMS (NQS, NEMS, dan OSHRMS), namun ketiga sistem manajemen internal Nestlé masih tetap berlaku dan menunjang sistem yang baru. Hal ini dikarenakan sistem manajemen internal Nestlé lebih bersifat spesifik, yaitu sesuai dengan ciri khas operasional Nestlé sebagai perusahaan makanan, dibandingkan dengan IMS yang merupakan sistem manajemen yang lebih bersifat umum dan dapat diterapkan di berbagai jenis perusahaan.
Perubahan sistem manajemen dari internal Nestlé menjadi IMS ini disebabkan oleh faktor dari luar dan dari dalam Nestlé sendiri. Faktor dari luar
adalah adanya tuntutan konsumen agar sistem manajemen internal Nestlé diubah menjadi sistem manajemen yang berlaku secara internasional, baik terhadap mutu, keselamatan dan kesehatan kerja, serta lingkungan. Faktor utama dari dalam diantaranya adalah adanya beragam sistem yang berjalan bersamaan, berbeda area implementasi dan tanggung jawab, serta konflik implementasi, pengendalian, dan pemeliharaan. Dengan demikian IMS diharapkan dapat menjadi pendekatan yang sinergis, menghemat waktu, usaha, dan biaya, mencegah konflik, pengulangan, dan duplikasi, serta memudahkan pemeliharaan dokumen, sehingga akan terbentuk sistem yang terstruktur dan terkendali.
Menurut Whitelaw (2004), alasan pengintegrasian sistem manajemen adalah untuk:
1. Mengurangi biaya dalam bisnis dan memberikan nilai tambah pada proses. Biaya yang dimaksudkan di sini adalah yang berkaitan dengan efisiensi waktu manajemen. Hal ini meliputi waktu oleh auditor (internal auditor dan auditor dari badan sertifikasi). Pengurangan dalam waktu manajemen sangat mempengaruhi keuntungan biaya internal. Pengurangan waktu manajemen ini dapat dikurangi jika elemen dari sistem manajemen dapat dilaksanakan pada waktu yang sama dengan elemen sistem manajemen yang lain.
Alasan lainnya adalah adanya nilai tambah. IMS diharapkan dapat menjamin bahwa aktivitas dan proses-proses operasi suatu manajemen sistem memiliki pengaruh positif dan dapat diukur terhadap keuntungan dan loss account dari suatu bisnis.
2. Mengurangi resiko demi kelangsungan bisnis.
Manajemen dari suatu organisasi harus melakukan analisis resiko dengan baik. Berikut ini tiga komponen utama dalam analisis resiko:
a. Mutu: apa saja resiko dari suplai produk dan jasa yang tidak memenuhi persyaratan konsumen dan yang paling penting adalah tidak
up to date dengan perubahan (konsep dari perbaikan berkelanjutan).
b. Lingkungan : apa saja resiko akibat tidak memenuhi perundangan, jika organisasi tidak dapat up to date pada praktek-praktek terbaik terhadap manajemen lingkungan, dan resiko akibat aktivitas yang dapat merugikan publik terhadap nama perusahaan. ISO 14001 adalah alat untuk mengurangi resiko-resiko ini.
c. Kesehatan dan Keselamatan Kerja : apa saja resiko dari aktivitas yang menyebabkan luka yang diakibatkan oleh kelalaian dan praktek-praktek yang out of date. Resiko-resiko ini paling tidak meliputi hilangnya waktu kerja yang mengakibatkan turunnya produktivitas hingga beralih kepada kriminalitas atau berkaitan dengan hukum akibat karyawan yang terluka. OHSAS 18001 adalah alat untuk mengatur resiko-resiko ini.
Siklus implementasi terintegrasi untuk perbaikan berkelanjutan dapat dilihat pada Gambar 7, sedangkan perbandingan dari klausul-klausul ISO, OHSAS dan NQS yang menunjukkan pendekatan standar dan kesamaan struktur dapat dilihat pada Lampiran 4.
Pada dasarnya ketiga sistem manajemen dalam IMS ini sangat berbeda, namun ada persyaratan-persyaratan/klausul-klausul yang penerapannya dapat diintegrasikan, yaitu kebijakan; obyektif dan target; tugas dan tanggung jawab; pelatihan dan kompetensi; pengendalian dokumen; pengendalian catatan; tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan; audit; dan tinjauan manajemen.
Proses manajemen di PT. NI-PF dalam pelaksanaan IMS terdiri dari komitmen manajemen, pembuatan kebijakan perusahaan, pengangkatan
management representative, melakukan management review, dan audit
internal. Manajemen puncak PT. NI-PF telah menyatakan komitmennya untuk menjalankan sistem manajemen mutu sesuai persyaratan ISO 9001:2000, sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja OHSAS 18001:1999, dan sistem manajemen lingkungan ISO 14001:2004. Selanjutnya sebagai dasar dari IMS perusahaan maka manajemen menentukan kebijakan PT. NI-PF.
OHSAS 18001 Clause 4.4 Implementation and
Operation
Gambar 7. Siklus implementasi terintegrasi untuk perbaikan berkelanjutan (Whitelaw, 2004)
Dalam menjalankan, memelihara, dan meningkatkan sistem manajemen QSHE, manajemen PT. NI-PF juga telah menunjuk perwakilan manajemen sebagai penanggung jawab utama, yang dalam pelaksanaan kerja sehari-hari harus didukung oleh semua karyawan. Pembahasan kinerja IMS PT. NI-PF akan dilakukan di dalam meeting tinjauan manajemen (management review) secara rutin, yang dihadiri oleh Factory Manager dan Head of Department tiap departemen. Tinjauan manajemen ini akan dilaksanakan minimal setiap enam bulan sekali.
OHSAS 18001 Clause 4.6 Management Review ISO 9001 Clause 5.6 Management Review ISO 14001 Clause 4.6 Management Review ISO 9001 Clause 8.0 Measuring Analysis and Improvement ISO 14001 Clause 4.5 Checking and Corrective Action ISO 14001 Clause 4.4 Implementation and Operation ISO 9001 Clause 7.0 Product Realization ISO 14001 Clause 4.1 General Requirements ISO 9001 Clause 4.1 General Requirements OHSAS 18001 Clause 4.1 General Requirements ISO 14001 Clause 4.2 Environmental Policy ISO 9001 Clause 5.1 Management Committment OHSAS 18001 Clause 4.2 OHSAS Policy OHSAS 18001 Clause 4.3 Planning ISO 9001 Clause 5.4 Planning ISO 14001 Clause 4.3 Planning OHSAS 18001 Clause 4.5 Checking and Corrective Action
Pelaksanaan internal audit dilakukan sesuai dengan waktu yang telah direncanakan, untuk mengetahui apakah pelaksanaan IMS, proses, dan produk telah:
1. Sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan,
2. Sesuai persyaratan ISO 9001:2000, OHSAS 18001:1999 dan ISO 14001:2004
3. Sesuai terhadap persyaratan IMS yang telah ditentukan oleh PT. Nestlé Indonesia Panjang Factory.
4. Sesuai terhadap persyaratan pelanggan dan perundang-undangan yang berlaku
5. Secara efektif diterapkan dan diimplementasikan.
Pelaksanaan IMS, khususnya pada tahap persiapan IMS bukanlah hal yang mudah sehingga dibutuhkan SDM khusus yang mampu menanganinya sehingga IMS dapat berjalan dengan baik. Dalam hal ini, penanggung jawab tertinggi IMS adalah Chief Executief IMS, yaitu Factory Manager (FM), yang bertanggung jawab secara keseluruhan untuk memastikan bahwa IMS berjalan efektif. Secara operasional, penerapan IMS di seluruh area pabrik dikoordinir oleh Management Representative (MR), yaitu Head of Department (HOD) QA, dengan dibantu oleh Deputi IMS, yaitu SHE officer, dan seluruh HOD dan Direct Report untuk penerapan di seluruh departemen. Penerapan IMS di masing-masing departemen oleh para HOD akan dibantu oleh koordinator IMS/IMS champions masing-masing departemen. Pengendalian dokumen yang meliputi pengeluaran, pendaftaran, pengesahan, pendistribusian, dan penarikan dokumen dikoordinir oleh Central Document Controller. Pada pelaksanaannya, PT. NI-PF dibantu oleh konsultan dari perusahaan InQuest Consulting.
Tahapan-tahapan dalam penerapan IMS adalah penyusunan dokumen
Process Mapping beserta Environmental Aspects (EA) dan Hazard Identification and Risk Assessment (HIRA); pemenuhan persyaratan
undang-undang dan persyaratan lainnya; penyusunan dokumen dari level 1 hingga level 4; sosialisasi dan penerapan IMS; internal audit; management review
meeting; serta continual improvement. Siklus plan, do, check, action dari ISO
9001, ISO 14001, dan OHSAS 18001 dapat dilihat pada Gambar 8.
Gambar 8. Siklus PDCA IMS
Pelaksanaan IMS pada akhirnya berguna untuk memastikan hal-hal yang berkaitan mutu, lingkungan, serta keselamatan dan kesehatan kerja.
a. Mutu
Mutu merupakan suatu karakteristik / sifat yang harus dimiliki suatu produk. Karakteristik tersebut harus sesuai dengan keinginan pelanggan, keamanan pangan, serta peraturan dan persyaratan yang berlaku yang dapat dipenuhi pada proses produksi dan penyerahan produk pada pelanggan. Pemastian akan mutu ini dilakukan oleh Nestlé melalui tiga tahapan, yaitu uraian mengenai definisi produk, penyesuaian terhadap regulasi internal maupun eksternal yang berlaku, dan penyesuaian dengan
Quality Monitoring Scheme (QMS). Oleh sebab itu, hal-hal yang harus
dilakukan terhadap mutu adalah mengetahui QMS yang berlaku di setiap tahapan proses, hanya meneruskan dan melakukan proses atas bahan baku atau Work In Process (WIP) dan atau produk yang memenuhi ketentuan dalam QMS, serta memisahkan WIP atau produk yang tidak memenuhi ketentuan QMS dan melakukan investigasi sebagai tindak lanjut.
b. Lingkungan
Lingkungan merupakan sekeliling dimana PT. NI-PF beroperasi. Nestlé memastikan lingkungan ini dengan beberapa tahap, yaitu pertama-tama mengidentifikasi aspek penting lingkungan, lalu menyesuaikannya dengan peraturan, persyaratan serta norma-norma yang berlaku, dan pada akhirnya dilaksanakan sesuai dengan prosedur pengelolaan dan pengendalian yang bersesuaian.
Aspek penting lingkungan adalah aspek lingkungan yang dapat mengakibatkan dampak penting bagi lingkungan. Aspek penting lingkungan diantaranya adalah konsumsi sumber daya (air, listrik, material) yang tinggi, limbah (tidak berbahaya) dalam jumlah yang besar, limbah yang termasuk limbah bahan beracun dan berbahaya, pencemaran lingkungan akibat aktivitas (kebisingan, getaran, bau, asap, dll), serta pencemar spesifik seperti freon dan gas rumah kaca. Identifikasi terhadap aspek penting lingkungan di tiap proses dilakukan terhadap aspek-aspek yang berpotensi menimbulkan pencemaran, pemborosan sumber daya alam, serta yang dapat mengakibatkan bencana lingkungan.
c. Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3)
Pengelolaan keselamatan harus sesuai dengan peraturan dan persyaratan yang berlaku serta senantiasa mencegah terjadinya kecelakaan. Nestlé melakukannya dengan cara melaksanakan identifikasi terhadap bahaya-bahaya yang beresiko tinggi, kemudian menyesuaikannya dengan peraturan, persyaratan serta norma-norma yang berlaku, lalu dilaksanakan dengan dibantu oleh prosedur pengelolaan yang ada.
Bahaya dengan resiko tinggi adalah bahaya yang frekuensi terjadinya cukup tinggi (hampir setiap hari) dan atau frekuensinya rendah, namun tingkat keparahannya tinggi. Bahaya yang termasuk beresiko tinggi adalah bekerja di ketinggian, pekerjaan dengan alat bergerak bermotor (forklift, truk, dll), pengoperasian boiler, power generator, kompresor,
pengoperasian mesin egron, pekerjaan khusus, serta pekerjaan dengan
high/low pressure, high/low temperature, dan chemical explosure. Hal
tinggi di tiap tahap proses, yaitu yang dapat mengakibatkan orang cedera, berpotensi menyebabkan kerusakan bangunan, fasilitas dan sarana kerja, yang dapat mengakibatkan orang menjadi sakit/penyakit akibat kerja, dan yang dapat mengakibatkan bencana lingkungan. Baik lingkungan maupun K3 harus dilakukan berdasarkan prosedur pengendalian yang bersesuaian.
Beberapa kegiatan utama, selain kegiatan rutin dokumentasi dan
meeting yang dilakukan oleh IMS champions PT. NI-PF adalah IMS Kick Off, external meeting, dan benchmarking ke PT. Great Giant Pineapple
(PT. GGP). Pada tanggal 16 Maret 2007, IMS champions melaksanakan
Integrated Management Systems Kick Off. Kegiatan ini merupakan
pembuktian bahwa IMS siap untuk diterapkan di PT. NI-PF. Kegiatan ini dihadiri oleh karyawan, para HOD, serta Factory Manager. Acara dibuka dengan sambutan dari Factory Manager, dilanjutkan dengan presentasi mengenai Integrated Management Systems oleh MR dan DMR, lalu diakhiri dengan hand over folder dokumen IMS dari Factory Manager kepada IMS champions.
External meeting yang dilakukan pada tanggal 10 April 2007
merupakan salah satu rencana dari IMS Kick Off yang telah dilaksanakan pada tanggal 16 Maret 2007 yang lalu. Program ini bertempat di Hotel Sahid Bandar Lampung, dimulai pada pukul 08.00 dan diakhiri pada pukul 17.00 WIB. Tujuan dilaksanakannya external meeting ini adalah agar para IMS champions lebih berkonsentrasi ketika membedah klausul-klausul ISO 9001, 14001, dan OHSAS 18001 yang ada dalam ceklis audit. Konsentrasi cukup sulit dicapai apabila meeting dilakukan di lingkungan pabrik, hal ini disebabkan konsentrasi para champions akan terpecah antara pekerjaan dan meeting proyek IMS.
Berdasarkan hasil dari external meeting ditetapkan bahwa distribusi dokumen ke departemen-departemen dan line-nya dimulai pada 30 April 2007, sedangkan penarikan dokumen lama yaitu dimulai pada tanggal 2 Mei 2007. Target distribusi dokumen dan penarikan dokumen lama dapat tercapai dengan baik, meskipun masih terdapat beberapa departemen yang belum menarik dokumen lama mereka dari line. Tidak hanya itu, masih
terdapat departemen yang masih mendaftarkan dokumen level 4 mereka, seharusnya seluruh dokumen baik level 2, 3, maupun 4 sudah didaftarkan seluruhnya jauh sebelum target distribusi dokumen. Hal ini dapat dimaklumi, sebab PT. NI-PF hanya memiliki waktu 6 bulan dalam menyelesaikan proyek ini hingga tahap sertifikasi. Tentunya hal ini tidaklah mudah, terutama pada tahap dokumentasi, banyaknya dokumen yang sebelumnya tidak begitu terkontrol menyebabkan sulitnya para IMS
champion dalam mendaftarkan seluruh dokumen mereka.
Salah satu action plan dalam proyek IMS ini adalah benchmarking
ke perusahaan pangan yang sudah lebih dulu menerapkan integrated
management system. Berdasarkan beberapa pertimbangan maka ditetapkan
bahwa perusahaan yang dikunjungi adalah PT. Great Giant Pineapple. Jarak lokasi benchmarking merupakan salah satu pertimbangan bagi PT. NI-PF dalam memilih perusahaan untuk dilaksanakannya benchmarking. Lokasi PT. GGP dapat ditempuh dalam waktu ± 2 jam dari PT. NI-PF.
PT. GGP merupakan perusahaan pangan yang memproduksi serta mengekspor buah nanas dalam kemasan kaleng. Perusahaan ini sudah menerapkan ISO 9001 sejak tahun 1996, kemudian pada tahun-tahun berikutnya perusahaan tersebut melengkapi sistem manajemennya dengan ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 22000, serta Social Accountability (SA).
PT. GGP banyak membagikan pengalamannya dalam hal proses sertifikasi kepada PT. NI-PF. Salah satu hal yang dapat dipelajari adalah bagaimana karyawan PT. GGP menyusun serta mengatur dokumen-dokumen yang mereka miliki. Pada awal sertifikasi, yaitu pada tahun 1996, PT. GGP menggunakan jasa konsultan dalam hal penyusunan dokumen dan hal-hal lain yang terkait proses sertifikasi ISO 9001. Saat itu, mereka menyusun dokumen dengan cara menulis kembali semua dokumen lama ke dalam format ISO, hal ini tentunya memakan waktu yang cukup lama. Namun hal ini justru membuat mereka cukup berpengalaman dalam hal dokumentasi, sehingga pada sertifikasi-sertifikasi selanjutnya mereka tidak lagi menggunakan tenaga konsultan, pengalaman pada saat ISO 9001 membuat mereka yakin dapat
menyelesaikan sertifikasi yang selanjutnya tanpa bantuan konsultan. Hal tersebut memang terbukti, persiapan dokumentasi untuk empat sertifikasi berikutnya memang mereka persiapkan sendiri.
IMS champions dari PT. NI-PF diberi kesempatan untuk melihat kondisi perusahaan PT. GGP. IMS champions berkeliling khususnya ke bagian produksi, warehouse, engineering, QC, serta QA yang menyimpan dokumen-dokumen milik PT. GGP. Sosialisasi mengenai kebijakan perusahaan di PT. GGP dapat dikatakan cukup berhasil. Hal ini dibuktikan pada saat Factory Manager PT. NI-PF bertanya kepada salah seorang karyawan yang sedang bekerja di line produksi, karyawan tersebut mampu menjelaskan kebijakan dari perusahaan tempat dia bekerja. Benchmarking ini sangat bermanfaat khususnya bagi PT. NI-PF, sebab dari program inilah PT. NI-PF mendapat masukan-masukan mengenai apa saja yang belum dilakukan, belum diketahui, bahkan mungkin sebelumnya tidak disadari manfaat dan kepentingannya.