TERIMA KASIH BANYAK ATAS KERJASAMA YANG BPK/IBU/SDR BERIKAN
12. Bagaimana cara ACT dalam mensukseskan program ini?
Edukatif, campaign, mungkin media melalui website berita-berita majalah benefit 2 bulan sekali, twitter, mercendise dengan tema program tersebut.
Narasumber Pewawancara
Jabatan : Direktur Komunikasi ACT Tempat dan waktu : Menara 165, 20 Desember 2013
1. Bagaimana komunikasi yang terjalin dalam organisasi ACT antara atasan kepada bawahan atau sebaliknya dan sesama karyawan?
Komunikasi antara Atasan-Bawahan dan Bawahan-Atasan
ACT menjalankan komunikasi formal berjenjang melalui rapat-rapat manajemen. Rapat setiap hari Senin rutin, diikuti Manager ke atas. Rapat hari Kamis khusus Departemen. Rapat hari Jumat, khusus BOD Holding. Di luar hari-hari itu secara fleksibel bisa dilakukan rapat direktorat. Komunikasi lainnya berupa:
1. Evaluasi SDM: Tahap Pertama, Self Assesment pertahun dari bawahan disampaikan ke atasan berupa form isian standar, memuat sejumlah: (a) item evaluasi kinerja yang skornya versi bawahan dicek atasan langsung; (b) pendapat karyawan tentang diriya dalam konstalasi organisasi; (c) rencana kerja dan harapannya dalam organisasi; (d) pembekalan/pelatihan/arahan yang masih diperlukannya untuk meningkatkan kapasitas dan kapabilitasnya dalam organisasi; (e) rekomendasi atasan langsung serta pendapat atasan dari atasan langsung. Tahap Kedua, Evaluasi SDM di tingkat Bord of Director yang hasil akhirnya berupa pengumuman promosi/demosi/mutasi karyawan pada pertemuan pleno karyawan di akhir Renstra Tahunan. Pada kesempatan ini semua karyawan saling mengenal dan mendengarkan orasi top leader (dari Presiden ACT).
2.Evaluasi Kelembagaan. Pertama, Berlangsung Per Catur Wulan. Per Direktorat dan per Departemen melakukan evaluasi sendiri dan hasilnya Diplenokan (semua Departemen). Di sini menjadi ajang eksplorasi kapasitas SDM lintas departemen, saat pimpinan departemen memberi kesempatan para direkturnya
Direktur dan SDM yang dipandang strategis untuk hadir dalam Event Tahunan). Ini ajang mengedukasi level leader dari Pimpinan Departemen hingga para Manager. Top Leader (Presiden ACT) menyampaikan inspiring speech di awal Renstra, mengikuti dan mengkritisi seluruh rangkaian presentasi departemen dan direktorat, meliputi aspek: Evaluasi Tahun Berjalan (SWOT), Perencanaan Strategis memuat Program dan Budgeting.
3. Pembinaan Karyawan. Ada pembinaan spiritual/kajian keagamaan karyawan dua pekan sekali (Rabu) bergantian dengan in house training seputar peningkatan kemampuan manajerial level manager ke bawah.
Komunikasi Atasan dan Bawahan Virtual
ACT mewajibkan level Manager ke atas hingga Board of Directors menggunakan Blackberry. Dengan Blacberry ini dibuat sejumlah group – berlapis/berjenjang: group BOD Holding, group BOD Jejaring, group Management dan group ACT (representasi). Selain itu ada group Direktorat, Group Departemen, Group Antar-Departemen. Melalui Blackberry Messenger, pembahasan isu-isu kelembagaan berlangsung setiap hari: arahan manajemen yang terkait dengan pengambilan keputusan; pencerahan leader (baik top leader maupun di bawahnya); informasi ringan untuk relaksasi (hiburan), foto-foto aktivitas lapangan. Melalui BBM Group, Top leader mengetahui dan mengarahkan Tim Leaders; memantau potensi dan sikap serta narasi manejerial para bawahan. Melalui BBM, anak buah bisa melaporkan kinerjanya, progress report harian dan pekanan, mempersiapkan kompilasi untuk penyusunan final report, dll.
2. Menurut saudara/i, apakah komunikasi itu sangat diperlukan dalam sebuah organisasi?
Sangat! Organisasi tanpa komunikasi, lumpuh; komunikasi tanpa organisasi hanya obrolan yang tak akan menghasilkan sesuatu yang bernilai strategis. Komunikasi mengaktivasi gagasan, mengontrol proses dan mengakselerasi program yang
yang sehat, mengedukasi semua SDM di dalamnya.
3. Bagaimana pola komunikasi yang digunakan ACT?
Jawaban soal Nomor (1), untuk menjelaskan pola komunikasi internal ACT. Selain hal ini, dari Pihak HRL (Human Resources and Legal) ada group email di mana arahan, informasi kekaryawanan disampaikan. Dari urusan absensi, rekruitmen lintasbagian, pengumuman pembinaan (inhouse training), hingga ucapan selamat untuk karyawan yang menikah, melahirkan dan berulangtahun serta kabar dukacita diinformasikan di group ini.
Sedangkan penjelasan mengenai Komunikasi Eksternal ACT, sebagai berikut: Pertama, ACT memiliki Departemen Global Partnership & Communications (GPC), membawahi Direktorat: 1. Creative Strategic Comunications; 2. Global Philanthropy Media, 3. Integrated Public Relations; 4. Global Partnership Network. Keempat direktorat ini sesuai mandatnya, merancang bagaimana ACT berkomunikasi keluar. Penjelasan singkat empat direktorat di GPC:
Creative Strategic Communications: merancang substansi kreasi mengarahkan gagasan kreatif yang akan dieksekusi diremtorat lainnya di dalam Departemen GPC; produk-produk komunikasi. Global Philanthropy Media: memproduksi piranti komunikasi (communications tools) berupa: cetakan (majalah, flyer, poster, spanduk, tabloid, buku dll), audio visual (campaign video), on line media, media sosial, visual design for email blasting, internet tv. Integrated Public Relations: menangani media relations (placement iklan berbayar maupun barter di media cetak, elektronik maupun media on line), events (baik untuk awarenes maupun public fundraising), out door campaign (spanduk publik, flyering/sebar brosur). Global Partnership Network: merancang kerjasama internasional untuk awarenes, kemitraan operasional maupun fundraising, diplomasi kemanusiaan dalam rangka advokasi dan mendorong kepedulian global untuk kemanusiaan.
agenda eksternal.
4. Apa pola komunikasi yang digunakan sudah efektif?
Sangat efektif. Strategi, metode, kebijakan komunikasi internal ACT meningkatkan kapasitas Tim karena demikian intensifnya komujnikasi dalam organisasi ACT. Proses menakar kapasitas SDM, bisa dimulai dengan assesment komunikasi. Memberi pertanyaan-pertanyaan strategis, mengungkap stimulan-stimulan inspiratif, melakukan evaluasi dan pendalamannya melalui cara-cara komunikasi yang sudah dijelaskan di atas, menggerakkan organ-organ organisasi dengan baik.
5. Bagaimana komunikasi yang terjalin sesama karyawan di dalam organisasi ACT?
Imbas dari pola komunikasi intensif, budaya komunikasi di semua level organisasi ACT, membuat setiap karyawan sadar peran dan fungsi masing-masing (perna formal). Sikap keteladanan yang ditunjukkan para leaders, juga mendorong setiap karyawan berperilaku baik. Hormat-menghormati, saling menghargai, saling mendukung dalam urusan formal organisasi, diikuti dengan kepedulian antarkaryawan. Hubungan karyawan satu sama lain relatif baik.
Apalagi secara regular Direktorat HRL (Human Resources & Legal) di bawah Departemen Operasional, mengumumkan informasi karyawan yang menikah, melahirkan, atau berulang-tahun. Setiap informasi personal ini disampaikan, seluruh karyawan akan merespon dengan tulus. Sadar lembaga ini mengelola isu kemanusiaan, setiap karyawan pantang tidak berkepedulian, termasuk peduli dengan sesama karyawan.
6. Bagaimana komunikasi antara anda dengan bawahan?
Sangat baik. Komunikasi formal dan informal berjalan seimbang. Berjalannya peran dan fungsi seluruh bawahan, berkat komunikasi yang baik, sebagaimana
BBM di mana diskusi informal sampai urusan izin dan progres program dikemukakan di dalamnya. Dalam situasi tertentu saya lakukan pembinaan personal, pembinaan kolektif berupa briefing (maksimal satu jam), dan meeting manajemen direktorat, maupun pembinaan kolektif terkat dengan pembangunan kapasitas (bidang komunikasi, sesuai mandat terhadap direktorat yang saya pimpin).
7. Apa saja yang dikomunikasikan antara anda dengan bawahan?
Pertama, seputar pekerjaan. Komunikasi memuat upaya mengoptimalkan keseharian karyawan dengan tupoksi (tugas pokok dan fungsi) nya.
Kedua, pembinaan mental-spiritual karyawan mengingat sebagian kekuatan tim disumbang oleh kekuatan mental-spiritual tim (bawahan).
Ketiga, motivasi. Menguatkan bawahan (meski saya tidak menempatkan sumberdaya dalam direktorat saya dengan logika “atasan” dan “bawahan”) terhadap visi direktorat maupun visi lembaga.
Keempat, meletakkan dasar-dasar perencanaan karir, bagaimana prestasi dan penguasaan keahlian profesional, keahlian manajerial dan leadership tim terus diasah dan terproyeksi karirnya. Di posisi ini atasan menjadi pelatih bagi tim-nya. Kelima, dalam situasi tertentu, juga diperbincangkan empati, simpati dan kehangatan atas kondisi tim, menanyakan keluarganya, mendoakan dan memberi naishat seperlunya.
Secara umum atasan mengambil peran: pimpinan, saudara, sahabat dalam suka dna duka, pelatih dan motivator. Dengan itu, komunikasi personal maupun kolektif, terus memperkuat tim.
8. Bagaimana komunikasi antara anda dengan pimpinan?
Intensif sekali. Dalam komunikasi verbal dan tatap muka. Kerap mendiskusikan hal-hal strategis di luar forum resmi. Kadang tak ada urusan dengan forum resmi, semata-mata melepas ketegangan berpikir dengan bertemu rileks di ruang kerja
9. Apa saja yang dikomunikasikan antara anda kepada pemimpin?
Pertama, perkembangan penting dan strategis instansi yang saya kelola. Kedua, pada kesempatan lain, mengeksplorasi masukan selayaknya binaan terhadap mentornya. Ketiga, sesekali tentang hal-hal yang personal, selayaknya saudara dan sahabat. Saling membuka diri tentang hal-hal yang bisa menguatkan satu sama lain di luar urusan dinas.
10.Bagaimana komunikasi antara anda dengan sesama karyawan?
Sangat baik. Diskusi formal dan informal berjalan baik, tertulis (via group BBM, maupun lisan. Saling salam dan mendoakan di berbagai kesempatan. Hubungan intens dan hangat, yang tumbuh alamiah. Selain yang alamiah, juga dibangun secara sistem, didekatkan dengan berbagai kesempatan yang distimulasi pihak manajemen (peringatan milad, in house training dan informasi kekaryawanan, gathering karyawan dan gathering keluarga).
11.Apa saja yang di komunikasikan anda kepada sesama karyawan?
Apa saja. Dari hal-hal ringan dna menghibur, hingga eksplorasi situasi kondisi yang berkaitan dengan visi-misi lembaga, isu-isu moral. Apresiasi atas capaian personal maupun tim.
12.Adakah hambatan yang terjadi dalam berkomunikasi?. Tidak ada.
13.Hambatan apa saja yang terjadi? Tidak ada
untuk lembaga.
15.Adakah konflik yang terjadi di ACT?
Ada. Orang-orang di ACT manusia biasa yang kadang lemah dan lalai. Bukan ada-tidaknya konflik yang menarik dikaji, melainkan bagaimana mengatasinya dan menjadikannya sebagai kesempatan menjadi lebih baik.
16.Konflik apa saja yang terjadi?
Pertama, konflik sebagai mekanisme alami memulihkan dari kelalaian pada visi misi dan koridor kelembagaan. Kedua, konflik karena stimulasi ritme tugas yang kadang memuncak dihadapkan pula dengan sempitnya waktu. Ketiga, konflik yang terjadi karena soal-soal manusiawi.
17.Bagaimana cara mengatasi konflik tersebut?
Penanggulangan konflik, berjenjang. Jika terjadi di pimpinan, mekanisme dialog dan mediasi antar pimpinan, menjadi cara mengembalikan konflik menuju harmoni. Konflik di tengah kedewasaan mental dan kedewasaan organisasi, meningkatkan pemahaman antar pimpinan dan seluruh sumberdaya manusia yang terlibat didalamnya, makin faham kapasitas, kekurangan dan kelebihan satu sama lain. Jika konflik terjadi di luar para pimpinan dan memerlukan pengambilan keputusan, HRL (Human Resources and Legal) melakukan eksplorasi akar konflik, dan akhirnya harus ada pengambilan keputusan. Penyelasaian dengan musyawarah dan saling pengertian lebih dikedepankan sebelum penyelesaian administratif dan legal.
18.Apa harapan Anda kedepannya?
Institusi yang sehat, dibangun di atas landasan kepercayaan. Sikap saling percaya mendorong setiap personal organisasi bekerja dengan hati dan pikiran. Dengan hati karena sadar visi dan menuntun diri bekerja di atas landasan nilai;
mengembangkan kemaslahatan lembaga seluas-luasnya. Dengan hati dan pikiran terbaik, institusi temoat kita bekerja, bukan hanya menjadi media perolehan pendapatan melainkan penebar manfaat yang luar biasa bagi sebanyak-banyaknya orang di dunia ini, dan pantas menjadi rujukan.
19.Bagaimana cara anda mempertanggung jawabkan tugas yang anda terima? Bekerja dengan visi, taat azas pada prinsip organisasi, kreatif dan produktif, menjaga komitmen untuk berkarya yang terbaik serta menjaga kualitas kerja tim, saling mengingatkan dan membangun satu sama lain dengan koridor yang disepakati secara kelembagaan serta menjaga nama baik lembaga.
20.Bagaimana cara anda dalam berpartisipasi dalam memberikan keputusan dalam memajukan ACT?
Pertama, Disiplin dalam perencanaan (kreativitas, inovatif, akseleratif) hal-hal penting dalam organisasi (sesuai bagian yang saya tangani: direktorat komunikasi). Kedua, mengontrol prosesnya, mengevalusi person-person di dalamnya, membangun motivasi, memberi reward dan punishment sewajarnya. Ketiga, kreatif mendisiplinkan diri mengontrol visi dan menakar kesesuaiannya secara periodik (tahunan). Keempat, mengembangkan diri untuk terus-menerus bisa mentransformasi nilai (keteladanan) dan kreativitas (gagasan).
21.ACT itu organisasi seperti apa?
ACT organisasi kemanusiaan yang menggerakkan humanity (kemanusiaan), philanthropy (kedermawanan), dan volunteerism (kerelawanan). Humanity - wujudnya desain program kemanusiaan, kedermawanan menjadi salah satu sumber pembiayaannya yg digalang dg mekanisme kampanye berbagai media komunikasi, dan kerelawanan menjadi sumberdaya pelaksanaan/implementasi program kemanusiaan di dalam maupun luar negeri.
menjadi rusak.
23.Siapa penggagas terbentuknya ACT? Bapak Ahyudin dan kawan-kawannya
24.Kenapa orang lain perlu tahu soal ACT?
ACT lahir mengedukasi publik, bukan yayasan keluarga atau bertopang pada perusahaan tertentu. Keberadaannya tidak lepas dari upaya edukasi berkesinambungan. Tanpa diketahui, dikenal dan difahami orang lain, ACT tidak mungkin berkarya kemanusiaan, dan dengan berbagi pengetahuan dan visinya ACT juga menjalan perannya sebagai agen penyadaran kemanusiaan.
25.Siapa saja mitra ACT? -
26.Apakah donator atau mitra-mitra itu ikut memperngaruhi pengambilan keputusan di act?
Ia, tapy dalam hal diskusi, kita menawarkan,, mereka setuju jalan, bila mereka tidak setuju maka, diskusi apa yang bisa disesuaikan dan dicocokan dengan program, jadi kita bukan di perintahkan yang punya duit, tapi kita yang menyiapkan orang, karena kita yang aktif datang komunikasi, melalui media, untuk melibatkan diri, orang lain terlibat.
27. Apakah ACT memiliki kepentingan lain di luar mengirimkan bantuan ke yang lainnya?
menjadi kuat, dimna-mana yang memberi itu kuat, mmberipun dengan cara mengajak, jadi kita memberi itu dengn pikiran dan tenaga, ada orang lain memberi dengan hartanya, keahliannya, kita semua mengumpulkn ke kompakkan itu, kita yg mikir, kita yang turun, kita mengajak orang sehingga orang lain terlibat,
Narasumber pewawancara
Iqbal Setyarso Muhammad
Nama : Yhogi S Gunawan
Jabatan : Manager HRL
Tempat dan waktu : Menara 165, Lt 11 dan 20 Nov 2013
1. Bagaimana komunikasi yang terjalin dalam organisasi ACT antara atasan kepada bawahan atau sebaliknya dan sesama karyawan?
J: Komunikasi terjalin dengan lancar, semua lini bisa membicarakan apa saja ide, saran dan masukannya, jika tidak langsung menghadap bisa menggunakan media seperti email, telp, WA dll.
2. Menurut saudara/i, apakah komunikasi itu sangat diperlukan dalam sebuah organisasi?
J: sangat diperlukan, karena tanpa adanya komunikasi organisasi tidak akan berjalan.
3. Bagaimana pola komunikasi yang digunakan ACT? J: pola komunikasi dua arah.
4. Apa pola komunikasi yang digunakan sudah efektif? J: ya.
5. Bagaimana komunikasi yang terjalin sesama karyawan didalam organisasi ACT? J: komunkasi sesama terbuka, semua karyawan dapat secara bebas dalam berkomunikasi dalam penyelesaian tugas.
6. Apa saja yang di komunikasikan antara anda dengan bawahan?
J: seputar koordinasi seputar penyelesaian tugas, serta motivasi dan konseling.
8. Apa saja yang di komunikasikan anda kepada sesama karyawan?
J: komunikasi personal sehari-hari, koordinasi penyelesaian tugas, motivasi.
9. Adakah hambatan yang terjadi dalam berkomunikasi? J: ada, karena tidak selalu komunikasi berjalan mulus.
10.Hambatan apa saja yang terjadi?
J: adanya perbedaan pemahaman dan keterbatasan waktu.
11.Media apa yang digunakan dalam menyampaikan informasi?
J: Email, Telephone, membuat group WhatsUp dan group mailing list.
12.Adakah konflik yang terjadi di ACT? J: tidak ada.
13.Konflik apa saja yang terjadi? J: tidak ada
14.Bagaimana cara mengatasi konflik tersebut?
J: Jika ada konflik dikomunikasi secara baik dengan pihak-pihak yang terkait sehingga terselesaikan masalahnya.
15.Apa harapan anda kedepannya?
J: komunikasi seluruh karyawan dapat terlaksana dengan baik.
16.Bagaimana cara anda mempertanggung jawabkan tugas yang anda terima?
J: melaksanakan dengan penuh tanggung jawab dan berbuat yang terbaik untuk lembaga ini.
memajukan ACT?
J: mengkomunikasikan secara terbuka, memberikan pemahaman melalui orang lain, memberikan saran atau ide-ide yang membangun.
18.Kapan pertama kali ACT memberikan bantuan kemanusian ke Negara luar? J: sejak 2008 kami sudah memberikan bantuan ke Palestina.
19.Apa saja hambatan yang di alami dalam menyalurkan bantuan kemanusiaan ke Negara tersebut?
J: perizinan dan keamanan.
20.Bagaimana hubungan ACT dengan Negara tersebut saat ini?
J: Baik, sampai sekarang masih terjalin kerjasama untuk merelasisasikan program-program lanjutan yang sudah berjalan.
Narasumber Pewawancara
Yhogi S Gunawan Muhammad
Foto bersama relawan ACT
Foto ini diambil setelah peneliti selesai wawancara pada tanggal 23 Febuari 2014 pukul 11.29 WIB bertempat Posko Logistik ACT.
Foto bersama Direktur Komunikasi ACT
Foto ini diambil setelah peneliti selesai wawancara pada tanggal 20 Desember 2013 pukul 11.29 WIB bertempat Menara 165 lantai 14.
Foto-fotokegiatanpararelawan ACT di gunungKeludKabupaten Kediri, JawaTimur.