112
113
114 LAMPIRAN 10
JOB DESCRIPTION DUTY MANAGER Job Title : Duty Manager / Manager On Duty Department : General Administration
Direct Report to : GM (General Manager)
Uraian tugas dan tanggung jawab
1. Supervisi semua staff dan bertanggung jawab langsung atas jalan nya operasional hotel setiap hari.
2. Membantu management dalam hal staffing, scheduling, training/pelatihan pada semua karyawan di department yang ada.
3. Menjaga citra perusahaan dan membangun hubungan baik dengan public, pelanggan, calon pelanggan, staff dan karyawan.
4. Inspeksi/mengontrol kebersihan seluruh area baik didalam maupun luar hotel pastikan bahwa semua peralatan dan asset perusahaan dalam keadaan terawat baik.
5. Mengontrol dan supervisi setiap hari atas jalan nya event, banquet, meeting dan kegiatan – kegiatan event lainya yang ada di hotel.
6. Menjalin komunikasi dan hubungan kerjasama yang baik dengan departemen lain. Pastikan semua staff/karyawan bekerja sesuai yang diharapkan perusahaan.
7. Bertanggung jawab atas semua keluhan tamu baik langsung maupun melalui tulisan dan menyelesaikan nya dengan tepat dan benar. Laporkan langsung ke atasan apabila terjadi hal – hal yang bersifat darurat atau diluar otoritas dan kewenangan.
8. Rutin melakukan inspeksi status dan kebersihan kamar, pastikan perabotan serta perlengkapan nya dalam kondisi dan terawat baik.
Laporkan apabila ada hal – hal yang tidak sesuai, kurang dan atau perlu perbaikan.
9. Mengontrol semua kegiatan Front Office,persiapan tamu yang akan datang, check – out, VIP, Group, cashiering dan laporan statistic.
115
10. Menjaga dan memastikan terhadap semua karyawan bahwa mereka berpakaian bersih, berpenampilan rapi, sopan dan menarik pada saat bekerja.
11. Membantu management mengontrol budget dan pengeluaran perusahaan secara berkala.
12. Mewakili GM dan menjalankan operasional hotel ketika GM berhalangan karena sakit, cuti atau sedang menjalankan tugas lainya dari perusahaan.
JOB DESCRIPTION DUTY MANAGER Job Title : Duty Manager / Manager On Duty Department : General Administration
Direct Report to : GM (General Manager)
13. Supervisi, bertindak dan melakukan tugas kesekuritian apabila terjadi sesuatu hal yang bersangkutan dengan keamanan.
14. Melakukan tugas - tugas pekerjaan lain yang di tentukan/perintahkan oleh management.
116 LAMPIRAN 11
JOB DESCRIPTION RECEPTIONIST Job Title : RECEPTIONIST
Department : Front Office Direct Report to : FO Coordinator
Uraian tugas dan tanggung jawab:
15. Melayani tamu secara efisien, ramah tamah dan professional, selalu meningkatkan dan mempertahankan standard service & keramah tamahan dari waktu ke waktu.
16. Menguasai dan memahami Check - in dan check - out prosedur.
17. Bertanggung jawab terhadap efisiensi check - in, check - out posting semua transaksi dan laporan.
18. Membantu tamu dalam pengisian Registration Card, memeriksa kelengkapan dan ketepatan pengisian.
19. Meminta meng-copy kartu pengenal/Passport tamu pada saat process check – in.
20. Memberikan kunci kamar sesuai dengan tipe kamar yang diminta.
21. Melayani pemesanan kamar baik melalui telephone fax maupun email.
22. Mengontrol dan meng update persedian kamar dan status kamar dari waktu ke waktu.
23. Menata penampilan yang terbaik dan selalu menjaga kerapihan seragam.
24. Memiliki pengetahuan yang luas tentang hotel, baik kegiatan, produk, tatagraha,tugas dan prosedur prosedur di front office.
25. Memiliki pengetahuan yang baik tentang keadaan pesanan kamar, masa hunian tinggi atau keadaan hotel penuh.
26. Memberi perhatian terhadap permintaan tamu, khususnya saat menangani keluhan dan selalu mencoba untuk menempatkan dirinya dalam posisi tamu. Jika tidak dapat memecahkan masalah tamu, langsung melaporkannya kepada atasan.
27. Memberikan bantuan kepada tamu yang mempunyai masalah kesehatan denagn menawarkan obat pertolongan pertama atau layanan dokter.
117
28. Mengatur penjemputan dan pengantaran tamu dari dan atau ke airport.
29. Menerima permintaan wake up call.
30. Menyiapkan dan mengatur penanganan kedatangan dan keberangkatan tamu rombongan.
118 LAMPIRAN 12
JOB DESCRIPTION RECEPTIONIST Job Title : RECEPTIONIST
Department : Front Office
Direct Report to : FO Coordinator
31. Memberitahu atasan mengenai tamu yang berpotensi untuk skipper.
32. Segera menyerahkan kepada bell boy mengenai pesan untuk tamu dan lainnya untuk segera disampaikan dan dicatat.
33. Merespon dan memenuhi dengan segera apabila ada permintaan tamu seperti; minta kamar connecting, pindah kamar atau minta status kamarnya jangan diganggu (DND).
34. Memberitahu atasan mengenai tagihan tamu yang melebihi batas untuk ditindaklanjuti.
35. Memastikan semua tamu mengerti dan diberitahu mengenai peraturan permintaan perpanjangan waktu keberangkatan (late check – out).
36. Selalu menggunakan buku kegiatan sebagai salah satu media komunikasi dan menindaklanjutinya. Jangan pernah berasumsi bahwa staff lain telah melakukannya.
37. Mengingatkan tamu mengenai peraturan tentang durian dan hewan peliharaan.
38. Menyerahkan formulir A kepada security.
39. Mencatat permintaan khusus tamu keesokan hari.
40. Hadir dalam setiap pelatihan yang diadakan oleh atasan atau bagian pelatihan.
41. Hadir dalam briefing atau meeting bulanan.
42. Mengerjakan pekerjaan lain yang ditugaskan oleh atasan.
119 LAMPIRAN 13
Job Description
Job Title : Room attendant Department : Housekeeping
Direct Report to : House Keeping Supervisor Tugas Umum
- Bertanggung jawab atas kebersihan, kerapihan dan pemeliharaan kamar tamu.
- Menjalankan pelayanan housekeeping yang nyaman dan menyenangkan terhadap tamu, sesuai dengan standard dan procedure yang ditentukan.
Uraian tugas dan tanggung jawab
1. Menerima penugasan dan araahan terhadap tugas tugas yang harus di jalankan dari floor supervisor, menerima lembar penugasan, room attendant report dan kunci kamar.
2. Menerima arahan atau bimbingan dari floor supervisor terhadap cara kerja yang sistematis dan efisien.
3. Melakukan handling over dengan room attendant shift berikutnya pada saat akan memulai kerja, dan pada saat akan menyelesaikan tugas.
4. Selalu menyiapkan trolley dengan peralatan kerja, guest supplies dan cleaning supplies dan equipment untuk menjalankan tugas.
5. Memeriksa seluruh kamar di area yang ditugaskan, kondisi kamar dan melaporkan status kamar sesuai dengan hasil pemeriksaan yang ada.
6. Memeriksa secara teliti atas kamar kamar yang digunakan hari itu berdasarkan expected arrival.
7. Melaporkan kepada floor supervisor atas perbedaaan status kamar yang terjadi dari data actual di kamar dengan data front office.
120
8. Membersihkan kamar sesuai standard dan procedure, perhatikan kebersihan, kerapian dan kelengkapan fungsi serta meyakinkan kualitas pemeliharaan kebersihan kamar tamu terjaga baik sesuai dengan standard yang telah ditentukan.
9. Melengkapi lapaoran data ststus kamar dalam formulir room attendant report dan dilaporkan kepada floor supervisor dua kali pada siang hari dan sore.
10. Melaporkan kepada floor supervisor atas kerusakan yang terjadi di kamar atau koridor lantai.
11. Berkomunikasi secara terus menerus dengan floor supervisor terhadap kamar yang telah siap jual , terutama pada saat rush hours.
12. Menjaga kebersihan keraihan dan kelengkapan peralatan keperluan floor section, seperti trolley, linen, amenities/guest supplies, cleaning supplies, cleaning gents dan cleaning equipment baik di floor section atau pantry maupun trolley yang disediakan di setiap lantai.
13. Melaporkan hasil pekerjaan dan mengembalikan lembar penugasan, room attendant report serta kunci yang digunakan pada saat mengakhiri tugas.
14. Menjaga penggunaan dan pemakaian atas biaya yang dikeluarkan seperti guest supplies, cleaning supplies dan peralatan lainnya.
15. Melaporkan kepada floor supervisor atau order taker terhadap barang tamu yang tertinggal di kamar untuk disimpan di lost and found secara procedural sesuai yang telah ditentukan dan disimpan di housekeeping office.
16. Mengikuti program pelatihan secara rutin
17. Mengikuti briefing rutin setiap hari, baik pagi hari atau handling over sore hari, dan pertemuan berkala, baik mingguan atau bulanan oleh supervisor atau housekeeper.
18. Menjalankan procedure keamanan, keselamatan higienis dan sanitasi baik untuk kepentingan tamu, orang lain da diri sendiri.
Menjalankan tugas yang dibeikan oleh supervisor atau housekeeper.
121 LAMPIRAN 14
Job Description
Job Title : Public Area Department : Housekeeping
Direct Report to : House Keeping Supervisor Tugas Umum:
- Bertanggung jawab terhadap kebersihan dan pemeliharaan public area.
Menjalankan pelayanan housekeeping yang nyaman dan menyenangkan terhadap tamu sesuai dengan standard dan procedure yang di tentukan.
Uraian tugas dan tanggung jawab:
1. Melakukan handling over setiap akan memuali kerja pada shif sebelumnya.
2. Membersihkan standing ashtray di area lobby dan area umum lainya.
3. Melakukan dusting ditangga tangga, furniture, pigura, perhiasan area umum.
4. Membersihkan lantai dengan sweeping dan mopping dan bila perlu dengan menggunakan breffing machine.
5. Memeriksa tempat tempat sampah di area umum dan mengosongkan nya bilamana perlu.
6. Membersihkan back office, executive office atau manajemen office bila ruangan sudah tidak digunakan, akan digunakan, usai digunakan, 7. Menjaga seluruh area umumm bersih dan rapi
8. Melaporkan kepada pimpinan apabila terjadi kerusakan di area.
122
9. Memeriksa kebersihan, kerapihan dan kelengkapan perlatan keperluan public area sectionn seperti, trolley cleaning supplies cleaning agents dan cleaning equipment.
10. Menghadiri program pelatihan yang diadakan secara rutin maupun secara berkala.
11. Mengahdiri briefing yang dilakukan baik pagi dan sore oleh pimpinan 12. Menjalankan procedure keamanan, keselamatan, higienis dan sanitasi baik
untuk kepentingan tamu orang lain dan diri sendiri
13. Melakukan pekerjaan lain yang ditugaskan oleh pimpinan.
123 LAMPIRAN 15
Job Description
HRD ( Human Resources of Development ) Manager
HRD (Human Resources of Development) Manager ini mempunyai fungsi dan lingkup pekerjaan yaitu :
1. Bertanggung jawab di dalam pengelolaan dan pengembangan Sumber Daya Manusia, yaitu dalam hal perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan kegiatan sumber daya manusia, termasuk pengembangan kualitasnya dengan berpedoman pada kebijaksanaan dan prosedur yang berlaku di perusahaan.
2. Bertanggung jawab terhadap hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan pembinaan government & industrial serta mempunyai kewajiban memelihara dan menjaga citra perusahaan.
Sedangkan uraian tugas dari HRD (Human Resources of Development) Manager adalah sebagai berikut:
1. Menyusun, merencanakan, mengawasi dan mengevaluasi anggaran biaya kegiatan secara efektif dan efisien serta bertanggung jawab terhadap setiap pengeluaran hasil kegiatan
2. Bertanggung jawab terhadap perencanaan, pengawasan dan melaksanakan evaluasi terhadap jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan oleh perusahaan.
3. Melaksanakan seleksi, promosi, transfering, demosi terhadap karyawan yang dianggap perlu.
4. Melaksanakan kegiatan-kegiatan pembinaan, pelatihan dan kegiatan lain yang berhubungan dengan pengembangan mental, keterampilan dan pengetahuan karyawan sesuain dengan standard perusahaan.
5. Bertanggung jawab terhadap kegiatan yang berhubungan dengan rekapitulasi absensi karyawan,perhitungan gaji, tunjangan dan bonus.
124
HRD ( Human Resources of Development ) Recruitment
Tugas Pokok dan Tanggung Jawab:
1. Bertanggung jawab dalam membantu dan melaporkan kepada HRD (Human Resources Of Development) Managerdalam bidang hiring &
firing tenaga kerja.
2. Menyusun prosedur seleksi recruitment karyawan baru.
3. Melakukan koordinasi ke departemen lain untuk mengumpulkan rencana permintaan karyawan setiap tahun dan membuat status data karyawan dan turnover setiap bulan dari masing-masing divisi.
4. Memasang iklan lowongan kerja, melakukan sortir lamaran, melakukan tes psikologi dan interview awal untuk mendapatkan calon karyawan yang sesuai.
5. Merekomendasikan kandidat berdasarkan hasil tes psikologi dan interview awal, serta mengatur jadwal interview lanjutan (user, hrd, presdir), agar proses rekrutmen dapat berjalan dengan baik sesuai rencana.
6. Menyiapkan perjanjian kerja dan kontrak kerja karyawan serta mengupdate masa berlakunya kontrak kerja.
7. Menginput data karyawan dan ke sistem agar semua terdata dengan baik 8. Membuat laporan rekapitulasi mutasi, promosi dan status karyawan
(tambahan anak, menikah, berhenti).