To Be The Leading Leisure Group ~ Exceeding Customer Expectations
BIDANG TUGAS YANG DILAKUKAN
BIDANG TUGAS YANG DILAKUKAN
Saya telah ditempatkan di Bahagian Sumber Manusia selama 10 minggu bermula dari 18 Mac 2002 hingga 24 Mei 2002. Sepanjang tempoh latihan industri ini, saya telah diberi dedahan yang mencukupi terutamanya di dalam Unit Latihan (Training Department).
Saya telah difahamkan bahawa sesebuah Bahagian Sumber Manusia dalam organnisasi mengandungi unit-unit kecil seperti berikut:
Manpower Planning Compensation and Benefits Employee Relations
Human Resource Development Industrial Relations
Quality Work Life
Di The Legend Hotel, Bahagian Sumber Manusianya hanya terdiri daripada 5 unit pertama sahaja, di mana ia tidak merangkumi Quality Work Life. Kebanyakan masa saya terlibat dalam Employee Relations dan Human Resource Development.
I. Employee Relations
Terdapat pelbagai aktiviti yang diadakan sepanjang tahun bagi memupuk jalinan yang erat di kalangan kakitangan dalam hotel. Contohnya pada 4 April 2002 (Sabtu), satu aktiviti gotong royong telah diadakan yang melibatkan semua Bahagian-Bahagian dalam hotel. Sebelum aktiviti ini bermula, saya telah ditugaskan di bawah pengurus OSHA untuk membuat persediaan bagi aktiviti ini. Antara tugas yang dilakukan oleh saya termasuklah:
Mengeluarkan memo dalaman mengenai aktiviti ini kepada semua Bahagian daalam hotel. Memo ini mengandungi maklumat seperti tarikh dan masa aktiviti serta berapa wakil yang akan terlibat bagi setiap Bahagian hotel.
Mengumpul kembali senarai nama wakil bagi setiap Bahagian dan merumuskannya dalam sebuah carta.
Tempat/lokasi dalam hotel yang perlu dibersihkan akan dikenalpasti dan diagihkan mengikut kumpulan yang telah ditentukan.
Membuat tempahan air minuman, berdasarkan kepada jumlah peserta dalam aktiviti ini.
Memaklumkan kepada Bahagian Engineering mengenai alat-alat elektronik yang diperlukan seperti pembesar suara, radio dan sebagainya. Juga memaklumkan kepada Bahagian Housekeeping mengenai perkakas yang diperlukan untuk pembersihan seperti penyapu, mop, bahan pencuci, kain buruk dan sebagainya.
Apabila segala perkara telah dipastikan, satu memo dalaman akan dihantar kepada Pengurus Besar untuk memaklumkan aktiviti ini, serta menjemput beliau untuk memberi sepatah dua kata sebagai tanda pemulaan aktiviti gotong-royong.
Setelah selesai aktiviti ini, setiap peserta akan diberi satu surat penghargaan dari pihak pengurusan. Surat penghargaan ini ditaip mengikut nama dan nombor pekerja yang telah diberi.
Surat penghargaan ini kemudiannya akan diedarkan kepada wakil yang terlibat dari Bahagian yang berlainan.
Satu salinan dari setiap surat penghargaan ini akan difailkan dalam fail personal kakitangan yang terlibat.
II. Human Resource Development
Unit ini merangkumi Unit Latihan di mana unit ini berfungsi untuk memberi latihan kepada semua kakitangan dalam The Legend Hotel. Sepanjang penglibatan saya dalam Unit ini, saya mendapati bahawa hampir setiap hari dalam satu bulan tertentu akan berlangsungnya latihan yang berlainan.
Pada pertengahan setiap bulan, suatu kalendar latihan bagi bulan seterusnya akan dijana19. Kalendar ini dikenali sebagai Generic Training Calendar di mana ia merupakan latihan umum dikendalikan bagi semua kakitangan hotel mengikut peringkat. Kemudian, kalendar
ini akan dihantar kepada setiap Bahagian dalam hotel, bersama-sama training nomination form20 yang akan difotostat bagi pengwakilan setiap latihan. Ini bermakna setiap latihan
yang ingin dihantar wakilnya akan mempunyai borang pencalonan yang berbeza. Biasanya, satu tarikh penutup untuk menghantar borang akan dinyatakan dalam memo ini, agar setiap Ketua Bahagian akan menghantar borang ini tepat pada masanya.
Apabila semua borang pencalonan ini telah dikumpulkan pada akhir bulan, biasanya saya akan membuat satu rekod pencalonan keseluruhan dalam komputer, di mana rekod pencalonan ini akan merangkumi nama calon, nombor pekerja, jawatan dan Bahagian. Rekod ini adalah penting untuk mengetahui bilangan peserta bagi sesuatu latihan yang bakal dijalankan pada bulan tersebut.
Setelah selesai perekodan pencalonan ini, saya akan menghantar borang permohonan geran latihan21 kepada Perbadanan Sumber Manusia Berhad (PSMB). Borang ini harus dihantar sebelum latihan bermula bersama-sama dokumen-dokumen lain seperti senarai pencalonan latihan,sebut harga tempahan makanan, profail trainer dan isi kandungan latihan.
Pada masa yang sama, tempahan makanan dan minuman bagi latihan yang melebihi 8 jam akan dilakukan, di mana memo tempahan22 akan dihantar kepada Bahagian Catering Sales. Sebagai balasan daripada memo ini, satu sebut harga akan dihantar semula kepada Unit
Latihan dan akan digunakan sebagai dokumen sokongan semasa penghantaran borang permohonan latihan kepada PSMB.
Apabila latihan selesai dikendalikan, setiap peserta akan diberi satu borang penilaian23. Borang ini akan akan digunakan sebagai penilaian ke atas prestasi trainer, dengan menyatakan kekuatan dan kelemahannya.
Biasanya kelulusan geran latihan akan diterima semasa latihan berlangsung. Sebaik sahaja latihan ini tamat, satu borang tuntutan24 pula akan dihantar bersama-sama dengan senarai kehadiran latihan dan bukti pembayaran tempahan makanan dan minuman. Dokumen-dokumen seperti ini kemudiannya akan dihantar semula kepada PSMB dan jika diluluskan pada kali kedua ini, satu cek pembayaran akan diterima.
Bagi departmental training pula, setiap Ketua Bahagian akan diwajibkan untuk mengutarakan latihan yang bakal dijalankan pada bulan akan datang. Unit Latihan ada menyediakan suatu borang khusus bagi pengutaraan latihan ini25.
Setelah borang ini selesai dikumpul, satu kalendar departmental26 akan dijana dan ditampal di papan notis utama Bahagian Sumber Manusia. Tujuannya adalah untuk makluman semua Bahagian yang terlibat dan agar setiap kakitangan adalah peka terhadap latihan yang dijalankan pada setiap hari.
23 Sila rujuk Lampiran 15
24 Sila rujuk Lampiran 20
25 Sila rujuk Lampiran 12
Seperti latihan generic, borang kedatangan juga harus diisi dan dihantar satu salinan kepada Unit Latihan sebagai panduan untuk menjana laporan.
Pada setiap awal bulan seterusnya, saya akan membuat satu laporan penuh mengenai setiap latihan yang telah dijalankan pada bulan lepas. Laporan ini merangkumi data-data seperti berikut:
Jumlah sesi latihan
Jangkawaktu latihan per sesi Jumlah peserta dalam satu latihan Jumlah kakitangan
Jumlah masa latihan
Jumlah masa latihan per kakitangan per bulan Jumlah masa latihan per kakitangan per hari
Setiap proses bagi penjanaan latihan generic dan departmental telah dirangka dalam 2 buah carta alir yang berasingan. Sila rujuk Lampiran 17 dan 18 bagi carta alir ini.
4.1 KESESUAIAN LATIHAN DENGAN BIDANG PENGAJIAN
Saya telah mengikuti program Ekonomi Kewangan Antarabangsa selama 6 semester di Kampus Antarabangsa Labuan. Dalam jangka masa 6 semester ini, saya juga berpeluang untuk mengikuti beberapa subjek aliran sains seperti perdagangan elektronik (e-commerce), pemprograman C (C-Programming), Management Information System (MIS) dan beberapa subjek sains yang lain lagi.
Sepanjang tempoh latihan industri saya di The Legend Hotel, Kuala Lumpur, saya telah ditempatkan di satu bahagian yang lebih berorientasikan manusia (people-oriented), iaitu Bahagian Sumber Manusia. Kebanyakan kerja yang dilakukan oleh saya tidak mengandungi hubungan terus terhadap bidang pengajian saya, tetapi secara tidak langsung telah membantu saya dalam kerja-kerja yang memerlukan kepakaran/skil pengkomputeran.
Semasa mengaji di dalam kampus, saya telah dibiasakan dengan kerja-kerja kursus dan projek-projek yang perlu dihantar tepat pada masanya. Aktiviti seperti ini telah membantu saya dalam menyelesaikan tugas saya semasa tempoh latihan industri, di mana kebanyakan tugas perlu disiapkan dalam tempoh yang terpendek.
Walaupun saya mengikuti program Ekonomi Kewangan, namun adalah tidak membazirkan masa jika saya berada dalam bidang sumber manusia. Kemungkinan besar ilmu yang dipelajari secara teori kurang diimplementasikan dalam tempoh latihan industri saya ini, tetapi saya masih dapat mengimplementasikan ilmu ekonomi semasa dalam perbincangan seharian kerja saya.
Contohnya, isu-isu ekonomi dunia yang berlaku dari semasa ke semasa serta pihak apakah yang terlibat dalam pergolakan isu-isu ekonomi ini.
Pada minggu ke-8 latihan industri, saya telah diberi peluang untuk mengendalikan satu sesi latihan bagi kakitangan-kakitangan baru yang memasuki The Legend Hotel. Latihan ini merupakan satu sesi perbualan yang bertujuan untuk mengeratkan hubungan di antara kakitangan-kakitangan baru tersebut. Dalam sesi ini, kami berpeluang untuk membincangkan hal ehwal negara, sebagai selingan waktu semasa sesi latihan ini. Sesungguhnya sesi latihan ini dapat membantu saya pada masa kelak.
Oleh kerana kebanyakan dokumen yang dikeluarkan melibatkan penggunaan komputer, adalah tidak menyukarkan saya kerana kebanyakan masa projek dan kerja kursus di kampus adalah menggunakan komputer. Skil komputer yang diimplementasikan ialah Microsoft Office dan sistem pemprograman yang lain. Maka dapat dirumuskan di sini bahawa pemngambilan subjek minor sains telah memanfaatkan diri saya.
4.3 KEKUATAN / KELEMAHAN MENGENAI TUGAS YANG DIBERIKAN
Kekuatan:
Walaupun saya bukan pelajar yang berlatarbelakang Pengajian Sumber Manusia, namun saya tetap diberi layanan dan kerja yang sama dengan pelajar dari Universiti lain yang mempunyai pengetahuan ini. Malah saya telah diberi dedahan yang mencukupi untuk memahami hampir keseluruhan operasi pengurusan sumber manusia ini.
Oleh kerana Unit Latihan The Legend Hotel hanya menerima seorang pegawai tadbir sepanjang operasinya, maka boleh dikatakan pegawai tersebut perlulah mengetahui pengalaman serta pengetahuan yang mencukupi dalam bidang latihan ini. Akan tetapi, pada minggu keenam latihan industri saya, pegawai tadbir tersebut telah meletak jawatan kerana akan melanjutkan pelajaran ke sebuah universiti tempatan. Maka, jawatan ini telah diganti oleh saya pada sementara waktu.
Sepanjang minggu ke-7 hinggalah minggu ke-10, saya telah mempelajari begitu banyak perkara baru yang tidak dipelajari pada masa-masa sebelumnya. Saya telah diberi peluang untuk berunding dengan pegawai tadbir dari Bahagian yang berlainan mengenai latihan yang akan dikendalikan pada bulan tersebut serta pegawai dari PSMB. Peluang ini secara langsung telah mempertingkatkan skil komunikasi saya dengan pelbagai tahap pengurusan.
Kelemahan:
Oleh kerana saya merupakan seorang pelajar yang sedang menjalani latihan industri, maka saya tidak seharusnya mengetahui dengan sepenuhnya data-data yang terdapat dalam Bahagian Sumber Manusia, di mana data-data ini dikategori sebagai sulit dan tidak didedahkan kepada pihak-pihak pengurusan lain dalam The Legend Hotel. Jika saya ingin mendapatkan sesuatu data yang melibatkan maklumat peribadi kakitangan dalam hotel, maka saya perlu meminta bantuan dari pegawai-pegawai Sumber Manusia yang lain, dan kadang-kadang maklumat tersebut hanya diperolehi beberapa jam kemudian. Fenomena ini akan menjejaskan keefisienan prestasi kerja.
Latihan yang dikendalikan adalah untuk semua kakitangan Metroplex, di mana ia melibatkan Grand Seasons Hotel, The Mall dan pelbagai cawangan lain, maka adalah menyukarkan untuk saya mendapatkan data-data peribadi kakitangan ini. Kebanyakan masa saya akan menelefon ke Bahagian Sumber Manusia cawangan-cawangan tersebut bagi memperolehi maklumat ini, misalnya nombor kad pengenalan. Proses ini adalah memakan masa dan adalah kurang efisien.
4.4 MASALAH YANG DIHADAPI
Satu masalah yang dihadapi saya ketika menjalankan latihan industri ialah kurangnya kerjasama di antara kakitangan hotel dengan trainee. Terdapat segelintir kakitangan pengurusan terutamanya yang memandang rendah dan kurang memberi semangat kerjasama apabila berurusan dengan trainee. Ini telah memberi pandangan yang kurang baik terhadap kakitangan tersebut, dan seterusnya akan menimbulkan sikap pesimis terhadap kakitangan yang memberi layanan sedemikian.
4.5 KESIMPULAN
Setelah menghabiskan latihan perindustrian selama 10 minggu di The Legend Hotel, Kuala Lumpur, saya mendapati bahawa The Legend Hotel merupakan sebuah hotel bertaraf 5 bintang yang beroperasi bukan sahaja di Malaysia, malah juga di negara-negara di luar sempadan Malaysia.
Alam pekerjaan sebenar adalah amat berbeza berbanding dengan alam persekolahan yang lepas. Ilmu pengetahuan yang diperolehi daripada institusi pengajian hanyalah asas kepada pembelajaran dan penyesuaian teknologi yang digunakan dalam bidang tugas seseorang. Latihan industri ini telah mempertingkatkan keyakinan saya untuk berkomunikasi dengan masyarakat serta membolehkan saya untuk melengkapkan diri dengan segala pengetahuan asas yang diperlukan dan sesungguhnya ini merupakan pencapaian besar dalam latihan industri ini.
Sepanjang 10 minggu saya di The Legend Hotel, saya juga diberi pelbagai tugas yang telah benyak membantu saya dalam mengenali dengan lebih mendalam operasi hotel. Daripada tugas-tugas yang dilakukan, saya telah mengetahui pelbagai cara untuk menyelesaikan masalah, cara menganalisa sesuatu data, serta teknik komunikasi dengan pelbagai pihak.
Secara keseluruhannya, saya mendapati bahawa latihan industri di The Legend Hotel amatlah baik dan sungguh memanfaatkan kerana dapat mempelajari sesuatu yang baru dalam bidang perhubungan sesama manusia.