2.3 PENERANGAN TERPERINCI BAHAGIAN PELAJAR DITEMPATKAN
Sepanjang tempoh 20 minggu latihan industri, saya telah ditempatkan di Bahagian Sumber Manusia. Bahagian ini boleh dibahagikan kepada dua unit utama iaitu Personnel dan Training.
CARTA ORGANISASI BAHAGIAN SUMBER MANUSIA
Assistant Director Of Human Resource
Training Manager Occupational, Safety and Health Manager
Human Resource Human Resource Executive Executive
Human Resource Officer
Rajah 4
2.3.1 Personnel
Kebanyakan kerja dalam unit Personnel adalah berorientasikan pentadbiran (administration). Oleh kerana indusri perhotelan adalah berintensifkan buruh, maka terdapat diperhatikan bahawa terdapat pergerakan/mobiliti yang tinggi di antara buruh ini. Buruh oleh terbahagi kepada berskil, tidak berskil, kerja sementara (part time), kerja sepenuh masa dan secara kontrak.
Elemen kemanusiaan memainkan peranan penting dan utama dalam keseluruhan kejayaan bagi setiap organisasi, terutamanya industri yang berorientasikan perkhidmatan dan hospitaliti. Kebanyakan kakitangan akan berinteraksi secara langsung dengan pelanggan dan ia merupakan penentu kejayaan misi dan visi yang diwujudkan. Kualiti kakitangan bukan sahaja bergantung kepada skil kakitangan ini, malah juga bergantung kepada sikap kakitangan.
Pengurusan Personnel amat mengambil berat dalam mekanisme pengambilan calon kakitangan hotel, pemilihan calon, pengenalan calon terhadap struktur dan organisasi hotel serta memotivasi mereka dalam deskripsi kerja yang diberikan. Ini adalah kerana mekanisme-mekanisme ini akan secara langsung berkait dengan kenaikan pangkat (promotion) dan perancangan tenaga manusia dalam The Legend Hotel.
Semua hal berkaitan pengambilan pekerja, pemecatan, kenaikan jawatan dan penurunan jawatan akan direkod dalam Personnel Action Form (PAF). PAF merupakan borang yang
Apabila terdapat kenaikan jawatan bagi seseorang kakitangan dalam salah satu Bahagian dalam hotel, maka Ketua Bahagian ini akan mengisikan PAF ini dan menghantarnya ke Bahagian Sunber Manusia. Di sini, Bahagian Sumber Manusia akan memriksa sama ada data-data yang diisi, contohnya nama penuh, nombor staf, jawatan sekarang dan sebagainya adalah betul dan benar. Apabila Ketua Bahagian Sumber Manusia telah menandatangani PAF ini, ia akan dihantar ke Bahagian Kewangan dan Pengarah The Legend Hotel sebagai tujuan pemberitahuan. Kemudian ia akan dihantar semula ke Bahagian Sumber Manusia untuk diasingkan helaiannya daripada helaian asal. Akhirnya, helaian asal ini akan dihantar kepada paymaster9 dan helaian yang satu lagi akan difailkan dalam fail peribadi kakitangan.
Satu aspek lain yang dirangkumi sebagai peranan Bahagian Sumber Manusia ialah penyediaan laporan seperti berikut:
Pengiraan jumlah kakitangan dalam hotel pada setiap mula dan akhir bulan Kadar/ nisbah kakitangan (labour turnover)
Analisis kaum (racial breakdown) Disiplin
Produktiviti pekerja
Oleh kerana kebanyakan maklumat kakitangan adalah sulit, maka adalah agak sensitif untuk menganalisis data bagi semua kakitangan. Untuk menghindari daripada sebarang masalah,
maka Bahagian Sumber Manusia hanya dibenarkan untuk memproses maklumat kakitangan peringkat C, D dan Rank and File sahaja.
Bagi hari-hari biasa, kakitangan dalam Bahagian Sumber Manusia akan menyelaras dalam pengambilan cuti bagi semua kakitangan hotel. Semua maklumat ini dapat dimasukkan dalam satu sistem pemprograman iaitu Karensoft. Sistem ini akan merekod segala maklumat peribadi kakitangan dan hanya dapat dimasuki dengan menaip kata kunci masing-masing.
2.3.2 Training
Secara umumnya, unit Training tergolong sebagai bidang pembangunan sumber manusia. Di The Legend Hotel, unit ini terdiri daripada 2 orang sahaja, iaitu Training Consultant dan Human Resource Executive. Kedua-dua orang yang ini akan bertanggungjawab ke atas semua hal latihan di dalam hotel.
Latihan yang dikendalikan di The Legend Hotel terbahagi kepada 2 iaitu Generic dan Departmental. Latihan Generic dikendalikan oleh Unit Latihan sendiri manakala latihan Departmental dikendalikan oleh Bahagian-bahagian lain. Latihan Generic adalah bersifat lebih umum dan sesuai untuk semua peringkat kakitangan dalam hotel. Contoh latihan Generic yang pernah dikendalikan sepanjang tempoh latihan industri saya adalah seperti berikut:
Service With The Heart Legendary Customer Service
Re-Visiting The Legend
Performance Appraisal
Train The Trainer Orientation
Basic Food Handling First Aid and CPR
Bagi Latihan Departmental pula, ia terdiri daripada pelbagai jenis latihan yang dibentuk khas dan disampaikan kepada kakitangan agar kakitangan tersebut mendapat manfaat daripada latihan ini. Antara Bahagian yang aktif dalam Latihan Departmental ialah Housekeeping, di mana Bahagian ini akan menjalankan latihan setiap hari dalam satu bulan. Selain Bahagian Housekeeping, Bahagian Front Office dan F&B juga agak aktif dalam melibatkan diri untuk mengadakan latihan.
Sila rujuk Lampiran 10.
Oleh kerana saya ditugaskan di Unit Latihan, maka saya akan menerangkan dengan teliti prosedur yang dijalankan pada setiap bulan bagi Latihan Generic. Carta alir di Lampiran 17 menunjukkan aliran bagi prosedur tersebut.
Satu kalendar10 bagi Latihan Generic akan disediakan oleh Unit Latihan bagi setiap 20 haribulan. Kemudian, kalendar ini akan diedarkan kepada semua Bahagian di dalam hotel.
Apabila Ketua Bahagian menerima kalendar ini, mereka akan mula untuk mencalonkan kakitangan bagi
menghadiri latihan yang berkaitan. Borang pencalonan11 yang telah selesai diisikan akan dihantar balik kepada Unit Latihan. Apabila semua borang telah dikumpulkan, maka pegawai di Unit
Latihan akan mengira jumlah calon yang akan hadir. Sekiranya jumlah adalah mencukupi, maka latihan akan diadakan seperti yang dijadualkan. Seterusnya, pegawai akan menempah kopi dan kuih/kek sebagai minum pagi dan petang12. Sekiranya jumlah calon yang dikehendaki untuk latihan tidak mencukupi, maka latihan ini tidak akan dikendalikan dan pegawai akan memaklumkan pembatalan latihan berkaitan kepada semua Bahagian hotel.
Semasa latihan dijalankan, borang kehadiran13 akan diedarkan kepada semua yang hadir. Borang ini amatlah penting memandangkan ia akan dihantar kepada Perbadanan Sumber Manusia untuk tujuan tuntutan geran latihan. Pada akhir sesi latihan pula, borang penilaian14 akan diedarkan kepada setiap orang yang menghadiri latihan. Borang ini akan dikutip semula untuk dijadikan analisis kelak.
Setiap kakitangan yang pernah menghadiri latihan akan direkodkan namanya dalam sistem komputer. Ini adalah penting bagi mengelakkan seseorang kakitangan tersebut daripada menghadiri latihan yang sama kelak. Akhir sekali, satu laporan penuh15 akan dijana oleh pegawai dan akan dihantar kepada Ketua Bahagian Sumber Manusia untuk dianalisis.
11 Sila rujuk Lampiran 13
12 Sila rujuk Lampiran 11
Kebanyakan latihan yang dikendalikan dapat dituntut semula melalui permohonan geran latihan di Perbadanan Sumber Manusia. Tuntutan ini dikenali sebagai Skim Bantuan Latihan, dan permohonan mestilah dilakukan sekurang-kurangnya sehari sebelum latihan berjalan.
Bagi Latihan Departmental pula, prosesnya adalah berlainan dengan Latihan Generic. Kekerapan latihan ini diadakan adalah bergantung kepada Bahagian masing-masing. Ia boleh diadakan sebulan sekali ataupun setiap hari dalam satu bulan.
Pada setiap akhir bulan, setiap Bahagian akan menghantar jadual latihan bagi bulan seterusnya kepada Unit Latihan. Kemudian, Unit Latihan akan menjana satu kalendar16 yang merangkumi semua Latihan Departmental dalam hotel. Setiap latihan yang dikendalikan haruslah mengisi borang kehadiran dan seterusnya menghantar satu salinan borang kehadiran tersebut kepada Unit Latihan. Seperti Latihan Generic, laporan17 juga akan dihantar kepada Ketua Bahagian Sumber Manusia untuk dianalisis.
16 Sila rujuk Lampiran 10