FLOW CHART PROSES KEGIATAN UTAMA

Revised Schedule Akibat Perpanjangan Waktu

FLOW CHART PROSES KEGIATAN UTAMA

PROVISIONAL HAND OVER

NO OK OK NO Kontraktor mengajukan permohonan PHO Engineer melakukan pemeriksaan awal thd permohonan PHO Memenuhi syaratPHO? Engineer's Reprs. Menyampaikan : Actual Progress &

prediksi tgl PHO Pembentukan Panitia PHO Pemberitahuan tertulis kepada kontraktor tentang pembentukan Panitia PHO Panitia PHO menyelenggarakan First Meeting Membentuk 3 Tim : Visual, Administrasi, dan Quantity Melakukan pemeriksaan : Visual, Administrasi, dan Quantity Membuat laporan hasil pemeriksaan : Visual, Administrasi, dan Quantity Panitia PHO menyelenggarakan Second Meeting Kontraktor memperbaiki hasil pekerjaan sesuai saran

Tim Visual, Administrasi, dan Quantity Penilaian atas hasil perbaikan ? Panitia PHO mengadakan pemeriksaan ulang

pada akhir grace period Membuat Berita Acara PHO Field Supervision Team memeriksa rincian akhir perhitungan seluruh pekerjaan yang dibuat oleh Panitia

PHO

Mengesahkan Berita Acara PHO dan perhitungan seluruh pekerjaan yang telah selesai dikerjakan

pekerjaan sebelum dikeluarkannya Berita Acara Serah Terima Akhir Pekerjaan. Dengan dikeluarkannya Berita Acara Serah Terima Akhir Pekerjaan maka kewajiban kontraktor telah selesai.

Penyelenggaraan FHO berpedoman pada Condition of Contract (Syarat-syarat Kontrak) dan pedoman-pedoman lain yang dikeluarkan oleh instansi terkait, dilaksanakan oleh Panitia FHO yang dibentuk oleh instansi yang berwenang. Adapun ruang lingkup kegiatan Panitia FHO adalah sebagai berikut :

– Melakukan penelitian terhadap realisasi pemeliharaan selama “warranty period” atas hasil pekerjaan konstruksi yang telah dilakukan oleh kontraktor.

– Menetapkan tanggal definitif FHO.

– Membuat Berita Acara hasil penelitian penyerahan pekerjaan.

Untuk memberikan gambaran umum penyelenggaraan FHO berikut adalah rangkaian proses FHO yang harus dilakukan oleh para pihak terkait :

 Surat permohonan dari kontraktor

Kontraktor harus sudah mengajukan permohonan Serah Terima Akhir Pekerjaan kepada Pinpro/Satker/Pengguna Jasa paling lambat 21 (dua puluh satu) hari sebelum berakhirnya masa pemeliharaan. Dalam surat permohonan dimaksud harus disebutkan bahwa pemeliharaan telah dilaksanakan sesuai dengan Dokumen Kontrak dan menyebutkan wakil-wakil kontraktor yang ditunjuk untuk mewakili kontraktor dalam proses Serah Terima Akhir Pekerjaan.

 Rekomendasi dari Engineer

Berdasarkan permohonan Serah Terima Akhir Pekerjaan, Engineer mengadakan penilaian sementara terhadap hasil pelaksanaan pemeliharaan yang telah dilakukan oleh kontraktor. Kemudian Engineer menyampaikan rekomendasi kepada Employer, bahwa kontraktor sudah / belum melaksanakan pekerjaan tersebut. Di dalam rekomendasi tersebut dilampirkan Hasil dan Daftar Perbaikan Cacat dan Kekurangan yang telah dikerjakan sesuai dengan rencana kerja pemeliharaan yang telah disetujui.

 Pemberitahuan Pinbagpro / Pinpro kepada Ketua Panitia FHO

Apabila kontraktor telah selesai atau telah melaksanakan pekerjaan pemeliharaan dengan baik menurut Engineer, kemudian Engineer (dalam hal ini Pinpro/Satker/Pengguna Jasa) memberitahukan hal tersebut kepada Ketua

Panitia FHO dan meminta kepada Panitia FHO untuk melakukan kunjungan ke lapangan. Panitia FHO harus sudah mulai melaksanakan pemeriksaan ke lapangan paling lambat 14 (empat belas) hari sebelum masa pemeliharaan berakhir.

 Pelaksanaan Serah Terima Akhir Pekerjaan

– Rapat Pertama

Uraian kronologi pelaksanaan proyek oleh Pinpro/Satker/Pengguna Jasa  Nama Proyek

 Lokasi Proyek

 Panjang efektif dan fungsional proyek  Total biaya proyek

 Proses Adendum Kontrak yang pernah dilakukan o Alasan diadakannya Adendum Kontrak

o Prosedur yang sudah dilewati dalam penyiapan proses Adendum Kontrak  Technical justification dan atau negosiasi harga pada pay item yang belum

ada dalam kontrak

 Berita Acara Adendum Kontrak oleh Panitia Peneliti Kontrak yang dibentuk oleh Pinpro/Satker/Pengguna Jasa

 Persetujuan Adendum Kontrak atau NOL (No Objection Letter) dari Instansi yang berwenang dan Lending Agency bagi proyek-proyek yang sumber dananya berasal dari Pinjaman Luar Negeri.

 Revisi DIP (Daftar Isian Proyek) dan PO (Petunjuk Operasional)

 Hasil pelaksanaan pemeliharaan yang telah dilakukan oleh kontraktor selama masa pemeliharaan.

Penjelasan dari Ketua Panitia FHO

 Mencari kesepakatan tentang prosedur FHO yang akan dilaksanakan.

 Mencari kesepakatan sementara apakah proyek yang bersangkutan dapat dimulai proses FHO-nya berdasarkan laporan dari Pinpro/Satker/Pengguna Jasa serta berkas laporan dari konsultan.

 Mencari kesepakatan jadual pelaksanaan FHO.  Menentukan tentative tanggal FHO.

– Kunjungan Lapangan

Berdasarkan laporan Pinpro/Satuan Kerja/Pengguna Jasa tentang rencana kerja dan daftar cacat / kerusakan maka Panitia FHO bersama-sama kontraktor dan unsur-unsur proyek melakukan penilaian terhadap hasil pelaksanaan pemeliharaan yang dilakukan oleh kontrakor selama masa pemeliharaan (warranty period). Selain itu panitia juga mencatat cacat dan kerusakan yang terjadi selain yang telah dilaporkan tersebut jika ada.

– Rapat kedua

 Identifikasi kegiatan yang belum dilaksanakan oleh kontraktor pada masa pemeliharaan.

 Evaluasi terhadap hasil kunjungan lapangan.

 Dalam evaluasi terhadap hasil kunjungan lapangan tersebut, apabila Panitia FHO berkesimpulan bahwa kontraktor telah menyelesaikan semua “defects and deficiencies” – cacat dan kerusakan, maka :

o Panitia FHO membuat Berita Acara yang menyatakan bahwa kontraktor telah menyelesaikan pemeliharaan atas hasil pekerjaan konstruksi (yang telah di PHO-kan) pada masa pemeliharaan (warranty period) dengan baik sesuai dengan Dokumen Kontrak.

o Menyatakan bahwa telah dapat dilakukan Serah Terima Pekerjaan yang terakhir kalinya (FHO).

o Menetapkan tanggal FHO.

o Ketua Panitia FHO membuat surat pemberitahuan tentang hasil pemeriksaan yang telah dilakukan kepada Pinpro/Satuan Kerja/Pengguna Jasa.

– Berita Acara Serah Terima Akhir Pekerjaan

Berdasarkan surat dari Ketua Panitia FHO, Pinpro/Satker/Pengguna Jasa membuat Berita Acara Serah Terima Akhir Pekerjaan dengan kontraktor.

Pada halaman selanjutnya digambarkan diagram pelaksanaan Serah Terima Akhir Pekerjaan :

BAB V

PELAKSANAAN PROYEK

Proses manajemen proyek diawali dari informasi adanya proyek, diikuti tahapan pra-kualifikasi, tender proyek dan pelaksanaan fisik proyek, sampai penyerahan akhir proyek kepada pemilik proyek. Di sini hanya akan dibahas peran serta manajemen proyek sejak kontrak pekerjaan ditandatangani (atau sejak kontraktor ditunjuk sebagai pemenang tender) sampai dengan penyerahan akhir proyek kepada pemilik proyek

Adapun 3 tahap pelaksanaan itu adalah : - Tahap persiapan pelaksanaan proyek - Tahap operasional pelaksanaan proyek - Tahap penyelesaian dan penyerahan proyek

5.1 TAHAP PERSIAPAN PELAKSANAAN PROYEK

Aktivitas yang dilakukan pada tahap ini terutama adalah melakukan pengadaan sarana dan prasarana pelaksanaan fisik proyek dan kegiatan administrasi yang diperlukan selama operasional pelaksanaan proyek

Persiapan sarana dan prasarana meliputi pembuatan dokumen (administrasi) keperluan operasional pelaksanaan proyek seperti pembuatan jalan masuk, jalan kerja, bangunan fasilitas dan kantor proyek (lapangan) dan lain-lain. Pekerjaan fisik tersebut ada yang non pay items works maupun pay items works atau yang bisa ditagihkan pembayaran atau progress fisiknya. Yang non pay items works walaupun tidak bisa ditagihkan namun sebenarnya sudah diperhitungkan dalam biaya item pekerjaan tertentu.

5.1.1 SURAT PERINTAH MULAI KERJA (SPMK)

SPMK atau Commencement of Work (COW) diterbitkan oleh Pinpro/Satker/Pengguna Jasa selambat-lambatnya 60 hari sejak penandatangan kontrak pekerjaan konstruksi, didahului dengan penandatangan Berita Acara Site Hand Over (serah terima lapangan) dari Pihak proyek (Pinpro/Satuan Kerja/Pengguna Jasa) kepada kontraktor sebagai pelaksana pekerjaan konstruksi. Serah terima lapangan tersebut diselenggarakan setelah seluruh permasalahan yang terkait dengan pemerintah atau masyarakat setempat (misalnya

awal periode konstruksi (construction period) atau dapat juga disebut sebagai awal dari pelaksanaan kontrak (contraction period). Jika construction period dimulai sejak COW dan berakhir pada PHO (provisional hand Over) maka contract period dimulai sejak COW dan berakhir pada FHO (Final Hand Over)

Setelah penerimaan SPMK, kontraktor memanfaatkan waktu sebelum dimulainya awal pelaksanaan kontrak, mulai mempersiapkan Rencana Pelaksanaan Proyek tugas cost controller mempersiapkan Rencana Anggaran Pelaksanaan Proyek dan rencana cash flow.

5.1.2 PRE CONSTRUCTION MEETING (METODE KONSTRUKSI)

Pre Construction Meeting atau Rapat Persiapan Pelaksanaan adalah pertemuan antara Pihak Proyek (Pinpro/Satker/Pengguna Jasa, Kepala Dinas), Kontraktor dan Konsultan yang dilakukan selambat-lambatnya 14 hari setelah diterbitkannya SPMK (Surat Perintah Mulai Kerja) oleh Pinbagpro, guna membahas dan kemudian menyepakati bersama berbagai hal yang secara umum adalah sebagai berikut :

 Organisasi kerja pelaksanaan konstruksi.  Tata cara pengaturan pelaksanaan pekerjaan.

 Review dan penyempurnaan terhadap construction schedule yang harus sesuai dengan target volume, mutu dan waktu.

 Jadwal mobilisasi personel dan peralatan.

 Jadwal pengadaan bahan dan penggunaan peralatan.

 Menyusun rencana pemeriksan lapangan (mutual check) dan review terhadap design yang ada.

 Menentukan lokasi sumber quarry (sumber bahan/material), estimate kuantitas bahan serta rencana pemeriksaan mutu bahan yang akan digunakan.

 Pendekatan kepada masyarakat dan Pemerintah Daerah setempat berkaitan dengan pelaksanaan proyek (misalnya masalah jalan akses ke lokasi quarry).  Lain-lain yang dianggap perlu diperjelas atas hal-hal yang penafsirannya

masih belum jelas bagi kedua belah pihak.

Jadi dengan demikian tujuan penyelenggaraan Pre Construction Meeting adalah menyatukan pengertian terhadap seluruh isi Dokumen Kontrak dan membuat kesepakatan-kesepakatan terhadap hal-hal penting yang belum terdapat di dalam

Dokumen Kontrak serta membahas jalan keluar terhadap kendala-kendala yang mungkin terjadi selama pelaksanaan konstruksi. Adapun substansi pokok yang dibahas dalam Pre Construction Meeting adalah sebagai berikut :

a.

Aplikasi pasal-pasal penting dalam dokumen kontrak tentang : o Pekerjaan tambah kurang

o Termination atau forfeiture o Mobilisasi

o Insurance of works o Organisasi kerja

b.

Prosedur administrasi penyelenggaraan pekerjaan, antara lain : o Request and Approval dalam rangka Examination of Works o Extension time for completion of works

o Gambar kerja dan kelengkapannya. o Pengajuan MC (Monthly Certificate) o PHO dan FHO

o Pembuatan Addendum Kontrak

o Jadual pengadaan bahan, penggunaan peralatan dan personel

o Review dan penyempurnaan terhadap jadual kerja yang harus sesuai dengan target volume, mutu dan waktu.

o Menyusun rencana dan pelaksanaan pemeriksaan lapangan (mutual check) sehubungan dengan Review design terhadap design yang ada dalam dokumen kontrak

c.

Tata cara dan prosedur teknis pelaksanaan pekerjaan, antara lain : o Pelaksanaan konsruksi SDA misalnya saluran, bendung dll. o Pelaksanaan produksi agregat untuk beton.

o Menentukan lokasi sumber bahan material (quarry), estimate kuantitas bahan beserta rencana pemeriksaan mutu bahan yang akan digunakan. o Pendekatan terhadap masyarakaat dan Pemerintah Daerah setempat

mengenai rencana kerja yang ada kaitannya dengan musim tanam atau masalah jalan akses ke quarry / angkutan bahan.

 Survei lapangan

– Rencana Kerja dan Review Design :

o Melaksanakan survei untuk pembuatan gambar kerja.

o Membuat gambar kerja (standard survei dan gambar kerja mengacu pada standard yang berlaku)

– Menjelaskan metode / cara pelaksanaan konstruksi.

– Menjelaskan struktur organisasi serta tugas dan tanggungjawabnya. – Menjelaskan kualifikasi personel kontraktor yang akan dimobilisasi. – Menjelaskan rencana mobilisasi personel.

– Menjelaskan bagian pekerjaan yang akan di-sub-kontrakkan serta calon sub kontraktornya.

– Menjelaskan rencana penggunaan peralatan, termasuk : o Jumlah dan jenis peralatan

o Rencana kedatangan peralatan

– Menjelaskan rencana kerja berdasarkan S – Curve.

e.

Peran Konsultan

– Mencatat seluruh kesepakatan dalam Pre Construction Meeting dan dituangkan dalam Berita Acara tersendiri sebagai dokumen proyek.

– Mempersiapkan formulir-formulir isian antara lain : o Laporan Harian.

o Laporan Mingguan

o Laporan Bulanan (Monthly Progress Report) o Executive Summary Report

o Survei Lapangan Untuk Review Design.

o Perhitungan Volume / Back Up Data serta Monthly Certificate (MC) o Quality Control

o Contractor’s Request untuk :  Memulai pekerjaan  Test material

 Penerimaan pekerjaan

– Menjelaskan struktur organisasi konsultan dan tugas dari pada masing-masing personel konsultan

– Menjelaskan personel konsultan yang sudah dimobilisasi dan rencana personel lainnya yang akan dimobilisasi.

 Waktu yang diperlukan untuk survei lapangan.  Personel yang dilibatkan di dalam survei lapangan.  Kelengkapan yang diperlukan untuk survei lapangan.  Ruang lingkup pekerjaan yang akan disurvei.

 Alternatif penanganan dari hasil survei lapangan.  Rencana dan gambar kerja yang harus dibuat.

- Menegaskan pengambilan lokasi foto dokumentasi : dimana, kapan, berapa kali yang harus dilaksanakan oleh kontraktor.

5.1.3 Rencana Pelaksanaan proyek

Pada tahap persiapan pelaksanaan proyek maka harus disiapkan sarana dan prasarana yang meliputi pembuatan dokumen rencana pelaksanaan proyek dan pekerjaan fisik yang mendukung dimulainya pelaksanaan proyek menjadi lebih lancar demi tercapainya pengendalian biaya, mutu dan waktu sesuai dengan target

Rencana pelaksanaan proyek menjadi sangat penting dan menjadi standar untuk tercapainya kesuksesan pelaksanaan dilapangan.

Rencana pelaksanaan proyek terdiri dari : 1. Organisasi proyek dan job description

2. Jadwal pelaksanaan proyek dan jadwal pengadaan sumber daya 3. Rencana mutu proyek

4. Metode pelaksanaan (Construction Method) 5. Survey lapangan

6. Mobilisasi

7. Rencana anggaran pelaksanaan dan cash flow 8. Rencana K3 proyek

9. RKL dan RPL

Pada tahap operasional pelaksanaan proyek, rencana pelaksanaan proyek tersebut menjadi standar untuk pelaksanaan pengendalian/kontrol disemua lini pekerjaan baik segi biaya, mutu dan waktu. Pada modul manajemen proyek, segi pengendalian tidak dibahas secara rinci. Baru pada modul pengendalian biaya, mutu dan waktu, proses controlling akan secara rinci dibahas.

5.1.3.1 Rencana mutu proyek

Penerapan sisitem jaminan mutu (Quality assurance) bidang sumber daya air adalah untuk menyakinkan bahwa apa yang dikerjakan baik berupa pembangunan prasarana dan sarana dasar bidang pengairan maupun pelayanan jasa penyediaan air bagi masyarakat benar telah sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan dan di sepakati.

Tujuan penerapan sistem jaminan mutu adalah mengupayakan peningkatan mutu pekejaan pembangunan bidang SDA dapat terpenuhi kebutuhan sesuai dengan yang diisyaratkan dan dijanjikan. Sistem manajemen mutu mewajibkan manajemen untuk menetapkan standar dan prosedur operasional yang diberlakukan diseluruh perusahaan untuk dipergunakan dan diikuti serta didokumentasikan. Salah satu dokumen mutu yang terpenting untuk dibuat pada rencana pelaksanaan proyek adalah Rencana Mutu (Quality plan) Dokumen Rencana Mutu berisi strategi perusahaan untuk mencapai mutu hasil kerja sesuai persyaratan dalam spesifikasi teknis dan menyajikan gambaran ringkas yang informatif mengenai pelaksanaan pekerjaan

Rencana mutu proyek merupakan salah satu alat kontrol dalam melakukan pengendalian pelaksanaan proyek

 Rencana daftar isi rencana mutu tersebut sebagi berikut: a. Struktur organisasi

b. Uraian tugas jabatan c. Informasi pemilik proyek d. Lingkup pekerjaan

e. Ringkasan spesifikasi teknis atau kerangka acuan f. Daftar gambar teknik atau dokumen pendukung g. Daftar alat kerja

h. Jadwal pelaksanaan pekerjaan i. Bagan alir pelaksanaan pekerjaan j. Daftar SP,SD, dan TK

k. Kriteria penerimaan dan rencana inspeksi dan tes l. Jadwal inspeksi dan tes

m. Daftar simak

 Bahan baku untuk pembuatan atau penyusunan rencana mutu pekerjaan masing-masing adalah sebagai berikut rencana mutu pekerjaan konstruksi

b. Gambar teknik tiap-tiap pekerjaan c. Jadwal pelaksanaan pekerjaan

d. Daftar peralatan yang digunakan dan yang dipasang e. Standar prosedur, standar produk, dan instruksi kerja f. Organisasi pelaksanaan pekerjaan

g. Uraian tugas jabatan setiap pejabat pelaksana pekerjaan

5.1.3.2 Organisasi Proyek dan Job description

Pertimbangan dalam memilih bentuk organisasi proyek

Tipe atau bentuk organisasi proyek dari kontraktor sebagai pelaksana proyek sangat bervariasi adapun alasan dan pertimbangan adalah:

1. Besarnya nilai proyek

2. Tingkat teknologi dan kompleksitas proyek 3. Luas area dan jangkauan proyek

4. Macam dan jenis pekerjaan proyek

5. Besar dan banyaknya ragam sumber daya yang harus dikelola untuk kepentingan proyek.

Project organization chart atau bagan organisasi proyek adalah bagan koordinasi yang menunjukkan hubungan, fungsi dan peran masing-masing anggota dari struktur organisasi proyek tersebut. Untuk menegaskan dan memberikan tanggung jawab yang jelas, manajer proyek harus membuat atau memberikan uraian tugas (job description) kepada masing-masing stafnya.

Contoh untuk Job Description Kepala Lapangan :

a. Memahami gambar desain dan spesifikasi teknik dan dokumen lain yang terkait dengan pedoman dalam memimpin pelaksanaan kerja dilapangan b. Bersama kepala bagian teknik dan administrasi kontrak mengenai metode

konstruksi dan jadwal pelaksanaan pekerjaan

c. Membuat program kerja mingguan dan mengadakan pengerahan kegiatan harian pada pelaksanaan dilapangan

d. Memimpin pelaksanaan pekerjaan dilapangan dengan berpedoman pada batasan-batasan biaya, mutu, dan waktu pelaksanaan

e. Menjalin hubungan baik dengan pengawas pekerjaan untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan

g. Melakukan pengawasan pekerjaan dan membuat evaluasi hasil pelaksanaan serta menyusun dan melaksanakan program aksi bila terjadi penyimpangan h. Mengadakan evaluasi dan membuat laporan hasil pelaksanaan pekerjaan

dilapangan secara berkala

i. Bersama dengan kepala bagian teknik dan administrasi kontrak melakukan pemeriksaan dan memproses Berita Acara kemajuan pekerjaan dilapangan. j. Melaksanakan sistem manajemen mutu ISO 9001-2000

k. Melaksanakan sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja (K3) sesuai OHSAS 18001.

Organisasi proyek adalah struktur organisasi ’formal’ untuk memudahkan dan memberikan kejelasan komunikasi internal proyek kepada yang berkepentingan langsung. hal ini disesuaikan dengan tingkat jabatan dan keperluannya, selain itu juga untuk kepentingan komunikasi/hubungan kerja dengan kerja dengan pemilik proyek dan konsultan. Adapun contoh dari tipikal organisasi poyek adalah sebagai berikut :

5.1.3.3 Jadwal Pelaksanaan proyek dan jadwal pengadaan sumber daya

Jadwal pelaksanaan dimaksudkan sebagai dasar bagi Pemilik Proyek (dalam hal proyek dibiayai dengan dana APBN, APBD I, APBD II termasuk dana Pinjaman Luar Negeri, maka yang dimaksud dengan Pemilik Proyek adalah Pemerintah Pusat atau Pemerintah Provinsi atau Pemerintah Kabupaten, diwakili oleh Pinbagpro, Pinpro atau Para Pejabat terkait di atasnya), kontraktor dan konsultan untuk :

 Memantau kemajuan pekerjaan kontraktor di lapangan

 Menjadi rujukan bagi pembayaran eskalasi / de-eskalasi harga  Mendukung pengalokasian anggaran biaya

 Mempertimbangkan permintaan tambahan biaya sebagai akibat dari perubahan pekerjaan

 Mendukung permintaan perpanjangan waktu pelaksanaan konstruksi

Dalam garis besar jadwal pelaksanaan dipersiapkan oleh kontraktor sebagai bagian dari pengajuan penawaran pada waktu pelelangan dengan mempertimbangkan 3 aspek yaitu aspek perencanaan, aspek analisa dan aspek pemilihan jenis / cara penjadwalan.

Aspek perencanaan menyangkut penentuan dari : – APA yang harus dikerjakan ?

– KAPAN harus dikerjakan ?

– BAGAIMANA cara mengerjakannya ? – SIAPA yang harus mengerjakan ?

– BERAPA biaya yang harus dikeluarkan ?

Semua pertanyaan di atas dianalisa, hasil analisis terhadap “APA” akan menunjukkan bahwa proyek terdiri dari sejumlah kegiatan yang berurutan yang mudah dikenali sebagai sejumlah item pekerjaan, yang mengandung kesulitan dan risiko dalam menyelesaikannya. Kemudian terhadap pertanyaan “KAPAN”, setiap item pekerjaan harus ditentukan posisinya sebagai bagian dari jadual yang telah ditentukan untuk penyelesaian proyek. “BAGAIMANA” dan “SIAPA” perlu ditentukan dengan cara perencanaan pemanfaatan tenaga kerja, peralatan dan bahan secara optimal. Dari sini baru dapat diperhitungkan “BERAPA” biaya yang harus dikeluarkan.

Untuk dapat menyiapkan construction schedule, maka ditinjau dari aspek perencanaan perlu dilakukan penyiapan tatacara kerja yang meliputi langkah-langkah sebagai berikut :

– Melakukan penelaahan awal dokumen kontrak

– Melakukan penelitian lapangan secara rinci untuk menguji lokasi,sumber daya yang tersedia dan menentukan tingkat kesulitan yang terkait pada pekerjaan yang akan dilaksanakan

– Melakukan pengkajian Daftar Kuantitas secara rinci – Melakukan pengkajian Gambar Rencana secara rinci – Menguji Spesifikasi

– Menguji Syarat-syarat Kontrak

– Menganalisa pekerjaan yang diperlukan untuk setiap kegiatan – Menentukan urutan pekerjaan

– Menentukan biaya proyek

Langkah-langkah di atas kemudian ditindaklanjuti dengan membuat analisa terhadap hal-hal berikut :

– Waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap kegiatan – Waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan seluruh kegiatan – Urutan setiap kegiatan

– Metoda kerja yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap kegiatan – Sumber daya yang diperlukan

– Resiko yang terkait

– Biaya sebenarnya untuk menyelesaikan setiap kegiatan – Nilai pekerjaan yang diselesaikan.

Setelah menyelesaikan analisa di atas, kontraktor perlu membuat beberapa jadual dasar sebagai jadual perencanaan kerja, yang nantinya di dalam pelaksanaan konstruksi biasanya memerlukan perubahan-perubahan diseuaikan dengan kondisi lapangan :

– Jadwal kegiatan, yang menentukan secara jelas kerangka waktu untuk setiap jenis pekerjaan.

– Jadwal Sumber Daya, yang menentukan secara jelas rencana ketersediaan tenaga kerja, peralatan dan bahan.

– Jadwal cash flow keuangan, yang menentukan keadaan pemasukan dan pengeluaran uang.

Ada beberapa jenis jadual yang dapat dipergunakan, tergantung kepada kebutuhan proyek antara lain sebagai berikut :

– Critical Path Method (Metoda Lintasan Kritis)

– Bar Charts – basic and linked (Diagram Balok – asli dan terkait)

– Financial Progress Schedule – S Curve (Jadwal Kemajuan Keuangan – Kurva S)

– Jadwal pengadaan sumber daya (termasuk jenis bar)

 Critical Path Method

Critical Path Method adalah suatu jenis jadual atau network planning yang dapat digunakan untuk menyajikan construction schedule dalam urutan-urutan kegiatan maupun ketergantungan satu kegiatan dengan kegiatan lain, yang dilengkapi dengan rencana “durasi” kapan suatu kegiatan paling awal dapat dikerjakan dan kapan waktu paling akhir dari kegiatan tersebut harus dikerjakan, agar seluruh kegiatan yang merupakan komponen dari suatu pekerjaan dapat dikendalikan dari awal sampai akhir.

Di dalam network planning yang merupakan jaringan lintasan kegiatan yang saling tergantung satu sama lain tersebut bisa terdapat satu atau lebih lintasan kritis yang menggambarkan bahwa kegiatan pada lintasan kritis tersebut harus diawali dan diakhiri tepat waktu, sebab apabila meleset pelaksanaannya akan menunda penyelesaian proyek.

Berikut adalah penjelasan lebih rinci tentang penggunaan Critical Path Method untuk keperluan menyiapkan suatu Network Planning :

A (14) = Kegiatan dengan kode A memerlukan durasi 14 hari untuk menyelesaikannya

= Event

NE = No. of Event EET = Earliest Event Time LET = Latest Event Time

Kegiatan yang penyelesainnya memerlukan waktu (duration) tertentu Kegiatan di lintasan kritis (critical path)

Kegiatan semu, dummy, bukan kegiatan tapi dianggap sbg kegiatan yang tidak membutuhkan waktu

Contoh sederhana Network Planning di atas menggambarkan ada 6 kegiatan yaitu kegiatan A, B, C, D, E, dan F dengan durasi masing-masing kegiatan serta saling ketergantungannya sebagai tersebut dalam tabel di bawah. Dalam tabel di bawah

0 1 0 15 3 15 50 5 50 33 4 33 14 2 17 EET LET LET

B(15)

A(14)

D(16)

E(18)

F(17)

C(0)

S

TAR T

F

INISH

NE

Network Planning digambarkan sebagai kegiatan yang menghubungkan antar event yang mempunyai EET = LET, yaitu kegiatan B, E dn F.

Dari lintasan kritis B, E, dan F di atas dapat dijelaskan lebih lanjut sebagai berikut :

– Waktu yang disediakan untuk menyelesaikan kegiatan-kegiatan di lintasan kritis tidak boleh dilampaui sebab apabila dilampaui akan mengakibatkan