Revised Schedule Akibat Perpanjangan Waktu
5.3 TAHAP PEYELESAIAN DAN PENYERAHAN PROYEK .1 Program penyelesaian pekerjaan
5.3.2 Provisional Hand Over (PHO)
Setiap pelaksanaan proyek, pekerjaan konstruksinya dibatasi dengan waktu yang disebut construction period. Pada akhir construction period, harus dilakukan Serah Terima Sementara Pekerjaan, disebut sebagai Provisional Hand Over (PHO). Secara umum keharusan menyelenggarakan PHO ini ada di dalam Conditions of Contract (Syarat-syarat Kontrak), namun biasanya secara rinci proses PHO tersebut diatur dengan petunjuk praktis pengendalian proyek yang diterbitkan oleh Instansi yang berwenang. PHO diselenggarakan oleh Panitia PHO yang dibentuk oleh Instansi yang berwenang. Adapun ruang lingkup tugas Panitia PHO adalah sebagai berikut :
– Membentuk tiga tim guna melakukan penelitian yaitu Tim Visual, Tim Teknis / Quality Control dan Tim Administrasi.
– Menetapkan tanggal definitif pelaksanaan PHO.
– Sekaligus menetapkan tanggal FHO sesuai dengan persyaratan yang telah digariskan di dalam Dokumen Kontrak.
Proses Serah Terima Sementara Pekerjaan
Ada 3 agenda yang harus dicermati di dalam proses PHO yaitu : Agenda First Meeting
Agenda Second Meeting
Agenda setelah berakhirnya Grace Period. Agenda First Meeting
– Uraian Kronologis Proyek, disiapkan oleh Pinpro/Satker/Pengguna Jasa : Nama Proyek
Lokasi Proyek
Panjang efektif dan fungsional proyek Total biaya proyek
Proses Adendum Kontrak yang pernah dilakukan : o Alasan diadakannya Adendum Kontrak
o Prosedur yang sudah dilewati dalam penyiapan proses Adendum Kontrak
Technical justification dan atau negosiasi harga pada pay item yang belum ada dalam kontrak
Berita Acara Adendum Kontrak oleh Panitia Peneliti Kontrak yang dibentuk oleh Pinbagpro.
Persetujuan Adendum Kontrak atau NOL (No Objection Letter) dari Instansi yang berwenang dan Lending Agency bagi proyek-proyek yang sumber dananya berasal dari Pinjaman Luar Negeri.
Revisi DIP (Daftar Isian Proyek) dan PO (Petunjuk Operasional) Lingkup proyek yang paling dominan disertai volume dan biaya.
Progres fisik saat First meeting, dilengkapi dengan data pendukung : o Komulatif final quantity yang sudah dapat diproses MC-nya, atau yang
belum dapat diproses MC-nya untuk diperbandingkan dengan total kuantitas yang ada di dalam kontrak.
o Identifikasi jenis item pekerjaan dan volumenya yang sudah diperintahkan kepada konraktor untuk dilaksanakan namun belum dilaksanakan.
o Identifikasi work item yang belum ditangani
o Identifikasi sisa dana yg. mungkin dapat digunakan untuk item pekerjaan lain yang diperlukan.
– Penjelasan dari Ketua Panitia PHO
Mencari kesepakatan tentang prosedur PHO yang akan dilaksanakan. Mencari kesepakatan sementara apakah proyek yang bersangkutan dapat
dimulai proses PHOnya berdasarkan laporan dari Pinpro/Satker/Pengguna Jasa serta berkas laporan dari konsultan.
– Pembentukan 3 Tim dan persiapannya Tim Visual
o Penyiapan foto tustel untuk me-reccord hasil site visit. o Penyiapan list of defect and deficiencies.
o Penyiapan list of deviatioan and omissions (unauthorized chang in work)
o List of errors and ommission in drawing Tim Teknis / Quality Control
o Penyiapan list of quality control sebagaimana yang ada pada spesifikasi untuk pengecekan terhadap back up data yang disusun oleh proyek / konsultan.
o Pengecekan terhadap back up data untuk mengetahui item pekerjaan yang belum memenuhi spesifikasi, baik cara mengambil sample (frekuensi dan cara) maupun quality-nya.
o Pengecekan terhadap quality report yang dibuat oleh konsultan supervisi.
Tim Administrasi o Dokumen lelang. o Dokumen Kontrak
o Dokumen dan atau Amandemen : Perpanjangan waktu
Penambahan atau pengurangan biaya Pengaturan pajak
Berita Acara Dokumen Adendum / Amandemen oleh Panitia Peneliti Pelaksanaan kontrak
Surat Keputusan Panitia Peneliti Pelaksanaan Kontrak yang dibentuk oleh Pinpro/Satker/Pengguna Jasa
o NOL (No Objection Letter) dari Lending Agency o Dokumen Technical Justification.
– Membuat Rencana Kerja Tim
Menyiapkan schedule kegiatan masing-masing tim Menentukan tanggal Second Meeting
– Menetapkan tanggal (tentative) PHO
Agenda Second Meeting
– Penyiapan laporan dari masing-masing Tim – Evaluasi terhadap laporan masing-masing Tim
Identifikasi kegiatan yang belum dilaksanakan oleh kontraktor dan konsultan
Kegiatan yang termasuk dalam lingkup kontrak namun belum dilaksanakan oleh kontraktor / konsultan.
Kegiatan yang termasuk belum lingkup kontrak namun perlu dilaksanakan oleh kontraktor / konsultan.
Identifikasi jenis kegiatan dan volume kegiatan tersebut di atas untuk mengetahui pembiayaan yang diperlukan dan waktu yang dibutuhkan untuk penyelesaiannya
Dalam hal item pekerjaan tersebut sudah termasuk dalam lingkup kontrak dan belum dilaksanakan oleh kontraktor, maka pembiayaan masih menjadi tanggung jawab kontraktor dalam batasan quantity yang disebutkan dalam kontrak.
Dalam hal kegiatan item pekerjaan tersebut quantity-nya sangat diperlukan namun tidak mencukupi atau belum termasuk dalam lingkup kontrak, maka dapat segera diambil tindakan sebagai berikut :
Jika dalam batasan jumlah biaya kontrak masih dimungkinkan untuk mengurangi item pekerjaan lain yang kurang diperlukan, maka dapat dibuatkan amandemen kontrak dengan Berita Acara yang ditandatangani oleh Panitia PHO
Jika dalam batasan jumlah biaya kontrak sudah tidak dimungkinkan lagi mengurangi item pekerjaan yang lain maka Panitia PHO dapat memberikan saran kepada Pinpro/Satker/Pengguna Jasa untuk :
Mengusulkan kekurangan pembiayaan tersebut sebagai bahan usulan DIP yang akan datang atau revisi DIP dalam tahun anggaran yang sedang berjalan jika memungkinkan.
Merupakan bagian final report dari konsultan supervisi ybs. Dokumen progres fisik untuk masing-masing item pekerjaan untuk dikontrol
terhadap volume kontrak.
Back up data untuk perhitungan quantity dan MC. Monthly Certificate.
Price Escalation Certificate.
Method of measurement for payment of major item. Monthly progress report.
Quarterly Report. Final Report.
Foto-foto sebelum, selama dan sesudah proyek.
Masalah hutang kontraktor kepada sub kontraktor, paling tidak sebulan sebelum PHO Pinpro/Satker/Pengguna Jasa membuat pengumuman tentang hal ini di lokasi-lokasi yang memungkinkan diketahui oleh sub kontraktor.
As built drawing.
Masalah retribusi kepada Pemerintah Daerah setempat.
Identifikasi peringatan Pinpro/Satker/Pengguna Jasa dan konsultan yang belum ditanggapi oleh kontraktor.
Penyelesaian permasalahan-permasalahan alat berat.
Identifikasi alat berat yang mendapat keringanan bea masuk, agar dibuatkan Berita Acara Penerimaan oleh Pinpro/Satker/Pengguna Jasa yang bersangkutan, dalam hal ini :
o Jenis alat yang diterima
o Tanggal kedatangan alat di proyek. o Tanggal kontrak pembelian alat berat.
Sisa DIP yang mungkin masih ada,agar bisa segera diadakan revisi untuk dapat dimanfaatkan oleh proyek lain yang memerlukannya.
Maksimum 30 hari, mengingat penempatan konsultan berakhir 1 (satu) bulan setelah tanggal PHO definitif.
Ditetapkan berdasarkan perkiraan oleh panitia PHO yang disetujui oleh semua unsur terkait, termasuk kontraktor dan konsultan.
– Memperbaharui tanggal tentative PHO
Dalam hal hasil evaluasi Panitia PHO menghasilkan keputusan bahwa kontraktor belum mmelaksanakan 100% quantity sebagaimana disebutkan dalam Dokumen Kontrak, maka tanggal tentative PHO ditetapkan oleh Panitia PHO berdasarkan evaluasi dan analisa terhadap sisa item pekerjaan yang belum dilaksanakan oleh kontraktor dan kemampuan kontraktor yang bersangkutan.
Dalam hal penundaan tanggal tentative PHO melebihi tanggal akhir konstruksi, maka kontraktor dapat dikenakan denda sebagaimana disebutkan di dalam General Condition of Contract.
Agenda setelah berakhirnya Maintenance Period
Membuat Berita Acara Hasil Penelitihan untuk penyerahan pekerjaan. Menetapkan tanggal definitif pelaksanaan PHO.
Menetapkan tanggal FHO sesuai dengan Dokumen Kontrak. Berikut adalah Flow Chart Proses Kegiatan Utama PHO dan Diagram Pelaksanaan Serah Terima Sementara Pekerjaan (PHO) :