KAJIAN TEORI, KERANGKA PEMIKIRAN DAN ASUMSI DASAR PENELITIAN
2.1. Landasan Teori
2.1.2. Pengertian Transformasi
2.1.2.1. Ciri-ciri Transformasi Organisasi
Dari apa yang sudah dijelaskan diatas, kiranya sudah jelas bahwa strategi pelaksanaan transformasi organisasi berlaku pada saat organisasi menghadapi krisis sebagai akibat perubahan yang terjadi dengan cepat pada lingkungan eksternal organisasi. Berangkat dari kondisi yang demikian, ciri-ciri transformasi organisasi yang perlu dikenali adalah sebagai berikut:
1) Diskontinuitas Lingkungan
Berbagai penelitian yang telah dilakukan oleh para ahli menunjukkan bahwa penggunaan transformasi organisasi tepat dilakukan bila kondisi suatu organisasi tidak cocok lagi dengan lingkungan yang bersifat kompetitif karena perubahan yang cepat berlangsung secara dramatik dalam lingkungan tersebut atau apabila organisasi menghadapi krisis yang apabila tidak diatasi akan berakibat pada kehancuran organisasi yang bersangkutan. Artinya, transformasi organisasi diperlukan apabila perubahan yang terjadi pada lingkungan telah sedemikian rupa sehingga cara mengemudikan dan menjalankan roda organisasi berdasarkan strategi dan praktek-praktek manajerial yang lama idak dapat digunakan lagi. Tegasnya berbagai perubahan besar dalam lingkungan
mengharuskan suatu organisasi untuk melakukan penyesuaian dalam bidang strategi, struktur dan proses pengelolaan organisasi tersebut.
2) Perubahan yang Bersifat Revolusioner
Pelaksanaan transformasi organisasi dapat dikatakan bersifat revolusioner karena yang terjadi ialah berlangsungnya pergeseran yang cepat dan mendadak dalam cara organisasi berfungsi, misalnya mengambil tindakan memperkecil besaran organisasi atau melakukan restrukturisasi yang sifatnya mendasar. Artinya, transformasi organisasi dilaksanakan karena para manajer dalam organisasi menghadapi berbagai faktor yang di luar kemampuannya untuk mengendalikan seperti dalam hal fluktuasi perekonomian, perubahan dalam bidang politik, restrukturisasi industri pada umumnya, terjadi pergeseran pada situasi pasar dan harga serta perkembangan teknologi yang mengubah situasi pasar secara mendasar.
3) Perubaan Pendekatan Mewujudkan Perubahan
Dalam pembahasan tentang penyelenggaraan pengembangan organisasi telah ditekanan bahwa pendekatan yang digunakan oleh manajemen mewujudkan perubahan adalah pendekatan yang partisipatif. Tidak demikian halnya dengan transfomasi organisasi. Menyelenggarakan transformasi organisasi biasanya menggunakan pendekatan direktif. Artinya pendekatan transformasi organisasi adalah pendekatan “dari atas ke bawah” karena:
a) Manajemenlah yang memprakarsai perubahan.
c) Manajemen yang memutuskan bentuk, sifat dan jenis perubahan yang akan dibuat.
d) Manajemen yang menetapkan waktu pelaksanaan perubahan.
e) Manajemen pulalah yang menunjuk siapa yang akan diserahi. Tanggung jawab untuk melaksanakan keputusan yang menyangkut perubahan dimaksud.
Terlihat dari pembahasan diatas bahwa dinamika transformasi organisasi cenderung dibentuk oleh pendekatan penggunaan kekuasaan oleh manajemen puncak, bahkan kalau perlu dengan paksaan dan bukan karena pendekatan kolaboratif atau partisipatif. Dikalangan para konsultan pengembangan organisasi tampaknya disepakati bahwa pendekatan kekuasaan itulah satu-satunya cara yang cocok apabila perubahan yang diinginkan diarahkan pada kemampuan organisasi untuk dengan cepat dan segera melakukan penyesuaian yang dituntut oleh lingkungannya.
4) Strategi Perubahan
Agar perubahan yang dilakukan membuahkan hasil yang diharapkan, tiga dimensi strategi yang harus diperhatikan adalah: (a) kerangka waktu perubahan, apakah jangka panjang atau jangka pendek, (b) tingkat dukungan dari kultur organisas, dan (c) bentuk, jenis dan tingkat ketidakpastian pada lingkungan. Dengan memperhatikan tiga dimensi tersebut, akan dikenali empat tipologi strategi perubahan yang dapat digunakan.
Pertama, Strategi Berdasarkan Pendekatan Evolusi Partisipatif. Strategi ini dikenal pula dengan istilah “strategi incremental”. Strategi ini digunakan apabila yang menjadi sasaran adalah memelihara kondisi yang sudah ada tentang kesesuaian organisasi dengan lingkungannya sambil mengantisipasi terjadinya perubahan. Artinya strategi ini dapat dan tepat digunakan apabila perubahan yang perlu dilakukan tidak bersifat mendasar dan tersedia waktu untuk melakukannya. Dalam kondisi demikian, pendekatan evolusi partisipatif tepat digunakan dengan dukungan dan partisipasi para anggota organiasi. Kedua, Transformasi yang Bersifat “Kharismatik”. Strategi ini digunakan apabila sasarannya adalah melakukan perubahan yang sifatnya radikal dalam waktu yang singkat dan kultur organisasi mendukungnya. Ketiga, Evolusi yang Dipaksakan. Strategi ini digunakan dalam hal perubahan yang diperlukan tidak bersifat mendasar dan berlaku untuk jangka panjang, akan tetapi kultur organisasi tidak mendukungnya. Keempat, Transformasi Diktatorial. Strategi ini tepat digunakan mewujudkan perubahan dalam hal organisasi menghadapi krisis, restrukturisasi diperlukan meskipun diketahui bahwa restruktursasi dimaksud bertentangan dengan kepentingan kultur organisasi yang sudah mapan.
Yang menjadi tantangan bagi manajemen dan konsultan pengembangan organisasi adalah mengetahui dengan tepat strategi perubahan mana yang cocok digunakan. Pemahaman yang tepat itu sangat tergantung pada kemahiran manajemen, dengan bantuan konsultan, melakukan analisis tentang siuasi
perubahan yang dihadapinya. Peranan konsultan menjadi sangat penting dan oleh karena itu, ia harus mampu memilih proses dan strategi perubahan yang paling efektif. Seorang konsultan yang bona fide tidak akan mengandalkan strategi tertentu hanya karena strategi tersebut sesuai dengan nilai-nilai organisasional yang dianutnya.
2.1.3. Pengertian Pengembangan Organisasi
Pengembangan organisasi adalah suatu proses sadar dan terencanakan. Pengembangan organisasi merupakan suatu kegiatan keorganisasian dengan pola tertentu dalam hubungan tertentu di antara berbagai prosesnya. Baik para peserta maupun para anggota organisasi lainnya mengetahui dalam hal apa mereka terlibat, dan mengapa mereka terlibat (Rochmulyati, 1993:4). Pengembangan organisasi juga merupakan suatu proses sadar dan terencana untuk mengembangkan kemampuan suatu organisasi sehingga mencapai dan mempertahankan suatu tingkat optimum prestasi yang diukur berdasarkan efisiensi dan kesehatan. Unsur-unsur definisi ini menggambarkan maksud dan tujuan pengembangan organisasi. Unsur-unsur ini penting dan pantas dikembangkan dan digarisbawahi. (Rochmulyati, 1993:6).
Pengembangan organisasi adalah suatu normative untuk memperhatikan pertanyaan: “Dimana nyatanya kita berada??”, “Dimana kita seharusnya berada?”, “Bagaimana dari tempat kita nyatanya berada dapat mencapai tempat dimana
seharusnya kita berada?” proses ini dilaksanakan oleh para anggota organisasi dengan mempergunakan aneka ragam teknik, sering dengan kerja sama seorang konsultan ilmu perilaku (Rochmulyati, 1993:11). Pengembangan organisasi merupakan upaya untuk memperbaiki efektivitas menyeluruh sesuatu organisasi. Konsep yang disajikan bersifat luas. Ada macam-macam definisi tentang konsep tersebut dalam literatur teori organisasi dan pengembangan organisasi (Winardi, 2009:205). French dalam (Winardi, 2009:206) mengemukakan pengembangan organisasi merupakan sebuah upaya jangkan panjang. Guna memperbaiki proses-proses pemecahan masalah dan pembaharuan sesuatu organisasi, terutama melalui manajemen kultur organisasi yang lebih efektif, serta lebih kolaboratif, terhadap tim-tim kerja formal. Hal itu dengan bantuan seorang agen perubahan atau katalis , dan penggunaan teori dan teknologi ilmu behavioral terpakai, termasuk di dalamnya apa yang dinamakan action research. Apabila kita ingin memahami persoalan pengembangan organisasi, perlu mempersoalkan istilah-istilah inti berikut (Winardi, 2009:206):
1. Upaya Jangka Panjang
Mengingat bahwa seluruh organisasi merupakan fokus perhatian bagi perubahan, maka perbaikan-perbaikan tidak mungkin kita ekspektasi terjadi dalam waktu semalam. Dalam kondisi tertentu, tidak mungkin menyelenggarakan perubahan dalam jangka pendek. Akan tetapi, supaya perubahan demikian terjadi, maka diperlukan hal-hal berikut:
a. Upaya perubahan tersebut perlu diarahkan terhadap sebagian kecil dari organisasi yang bersangkutan.
b. Pengaruh faktor eksternal harus demikian besar, hingga ia dapat mengatasi setiap penolakan normal terhadap perubahan. (Contoh : dalam kondisi krisis moneter, banyak PHK terjadi, dan gaji sebagian dari karyawan diturunkan).
2. Pemecahan Problem dan Proses-proses Pembaharuan
Proses-proses dengan apa organisasi-organisasi mengadaptasi diri dan memanfaatkan perubahan-perubahan internal dan eksternal, dapat berupa proses pemecahan masalah atau proses pembaharuan. Pada proses pemecahan masalah, keputusan-keputusan diambil guna memecahkan problem-problem spesifik yang dihadapi oleh organiasi yang bersangkutan. Pada proses kedua juga diambil keputusan-keputusan khusus. Akan tetapi, titik berat di sini adalah pada tindakan menciptakan bauran tepat dari unsur-unsur personil, uang, dan bahan-bahan untuk ketahanan organisasi yang bersangkutan. Maka dapat dikatakan bahwa proses-proses pembaharuan merupakan cara-cara dengan apa, “kehidupan” diinjeksi ke dalam organisasi yang bersangkutan.
3. Manajemen Kolaboratif
Sebaliknya, dibandingkan dengan struktur manajemen tradisional, berupa perintah-perintah dikeluarkan pada tingkat-tingkat tinggi dan
dilaksanakan oleh tingkat lebih rendah, pengembangan organisasi menekankan usaha kerja sama (kolaborasi) antara berbagai tingkat sebelum keputusan diambil. Organisasi-organisasi dipandang dari sudut konteks sistem yang mengakui adalanya kausalitas berganda, dan antarhubungan antara subsistem-subsistem keorganisasian.
4. Kultur Organisasi
Kultur sesuatu organisasi mencakup hal-hal berikut: a. Pola-pola perilaku yang diterima dan diakui
b. Norma-norma
c. Sasaran-sasaran keorganisasian d. Sistem-sistem nilai
e. Teknologi yang digunakan untuk memproduksi barang-barang dan jasa-jasa.
Singkatnya, semua faktor yang memungkinkan kita untuk mendiferensiasi organisasi yang satu dengan organisasi yang lain. Kultur sesuatu organisasi perlu dipahami oleh pihak manajemen dan bawahan sehingga dapat dikembangkan pemecahan-pemecahan atau solusi-solusi yang konsisten dengan kultur tersebut.
5. Tim-tim Kerja Formal
Pengembangan organisasi menekankan pengembangan tim. Dalam hal ini ditekankan kelompok kerja kecil, dan diupayakan untuk memanfaatkan energi yang inharen dengan kelompok-kelompok tersebut. Andai kata kita ingin
memperbaiki sebuah organisasi secara total, kita harus mengupayakan agar mengawalinya dengan skala yang lebih kecil.
6. Agen Perubahan (Change Agent)
Sebuah aspek penting dari banyak program-program pengembangan organisasi adalah dimanfaatkannya seorang konsultan internal atau eksernal. Konsultan itu kita namakan agen perubahan. Hal itu guna membantu dan menunjang kagiatan organisasi yang bersangkutan.
Pengembangan organisasi bukan hanya perubahan keorganisasian yang direncanakan saja. Mungkin definisi pengembangan organisasi yang paling umum ialah “perubahan keorganisasian yang direncanakan”. Perspektif ini diterima secara luas oleh para manajer, oleh karena kedengarannya mendasar, dan karena membatasi lingkupnya dengan dinamika yang dikenal oleh para manajer yaitu perencanaan dan perubahan. Pengembangan organisasi mengukur prestasi optimum suatu organisasi dari segi efisiensi, efektivitas, dan kesehatan. Para manajer sudah lama menyadari bahwa walaupun laba dan produksi penting sekali, hal itu saja tidak cukup untuk mengukur prestasi keorganisasian. Gairah kerja, kreativitas, dan iklim atau suasana organisasi semuanya merupakan unsur kategori ketiga yang dipergunakan oleh para manajer untuk mengukur baik prestasi mereka sendiri maupun prestasi organisasi mereka. Secara luas, ukuran ketiga ini adalah kesehatan
keorganisasian, bidang yang dipikirkan untuk memaksimumkan potensi manusia dan mendorong pertumbuhan pribadi oleh manajemen maupun karyawan.
Untuk dapat mengembangkan organisasi, tentunya melibatkan budaya organisasi yang ada di dalamnya, budaya organisasi menurut Robbins (1996:289), adalah suatu persepsi bersama yang dianut oleh anggota-anggota organisasi itu. Robbins (1996:294) mengemukakan fungsi budaya dalam organisasi adalah sebagai berikut:
a. Budaya menciptakan pembedaan yang jelas antara satu organisasi dan yang lain.
b. Budaya membawa suatu rasa identitas bagi anggota-anggota organisasi. c. Budaya mempermudah timbulnya komitmen pada sesuatu yang lebih
luas dari pada kepentingan diri individual seseorang.
d. Budaya merupakan perekat sosial yang membantu mempersatukan organisasi itu dengan memberikan standar-standar yang tepat utuk dilakukan oleh karyawan.
e. Budaya sebagai mekanisme pembuat makna dan kendali yang memandu dan membentuk sikap serta perilaku karyawan.
Ciri-ciri budaya organisasi menurut Robbins (1996:289), ada 7 (tujuh) yaitu: 1) Inovasi dan pengambilan resiko. Sejauh mana karyawan didukung untuk
menjadi inovatif dan mengambil resiko.
2) Perhatian terhadap detail. Sejauh mana karyawan diharapkan menunjukkan kecermatan, analisis dan perhatian terhadap detail.
3) Orientasi hasil. Sejauh mana manajemen memfokus pada hasil bukannnya pada teknik dan proses yang digunakan untuk mencapai hasil tersebut.
4) Orientasi orang. Sejauh mana keputusan manajemen memperhitungkan efek pada orang-orang didalam organisasi itu.
5) Orientasi tim. Sejauh mana kegiatan kerja diorganisasikan sekitar tim-tim, bukannya individu.
6) Keagresifan. Berkaitan dengan agresivitas karyawan.
7) Kemantapan. Organisasi menekankan dipertahankannya budaya organisasi yang sudah baik.