TIP kad “happening”!
CONTOH TENTATIF #2 12.25 tghri Pertukaran hantaran dan cenderamata
(oleh ibu pengantin perempuan dan ibu pengantin lelaki) Pelaksanaan:
“10 orang anak gadis berpakaian sedondon, berdiri menghadap para tetamu di ruang hadapan dewan sambil memegang hantaran daripada pihak
perempuan. Manakala ibu pengantin perempuan bersiap sedia berdiri di bahagian akhir barisan. Pengacara majlis akan menjemput ibu pengantin lelaki untuk menerima hantaran pertama yang akan disampaikan oleh ibu pengantin perempuan. Kemudian barulah diikuti dengan jemputan kepada 10 orang wakil dari pihak lelaki untuk menerima hantaran yang diberikan oleh pihak perempuan, dan disampaikan oleh 10 orang anak gadis tadi”. Pelaksanaan ini tidak perlu dituliskan sepenuhnya seperti di atas. Apa yang anda perlu catatkan dalam Panduan Penyelaras Majlis dan Pengacara Majlis ialah, pergerakan setiap orang yang terlibat sewaktu setiap acara berlangsung (dalam bentuk point). Apa yang lebih penting, ia MESTI diceritakan kepada
semua orang terlibat dalam acara tersebut (tulisan bold di atas) termasuk pengacara majlis dan penyelaras majlis.
Selain daripada perkara di atas, anda juga perlu memikirkan bagaimana
acara ini dapat diteruskan ke acara berikutnya dengan lancar
(maksudnya, acara ini tidak akan mengganggu pelaksanaan acara
selepasnya). Contohnya: Ke mana 10 orang wakil dari pihak lelaki yang telah mengambil hantaran hendak pergi? dan bila 10 orang wakil pihak perempuan hendak melangkah pergi, adakah mereka akan keluar bersama-sama atau secara berasingan?
Di sinilah pentingnya KETUA bagi setiap kumpulan yang terlibat. Anda hanya perlu ceritakan secara terperinci kepada ketua kumpulan, dan mereka akan sampaikan perkara ini kepada anak buah masing-masing. Kami akan terangkan perkara ini secara lebih terperinci dalam langkah 7.
2. Pengacara majlis
Untuk majlis resepsi yang berprotokol, anda perlukan satu atau dua orang pengacara majlis. Peranan pengacara majlis dalam majlis seumpama ini sangat penting kerana beliau akan memberikan pandu arah kepada para tetamu mengenai halatuju aturcara majlis tersebut. Tanpa pengacara majlis, tentu majlis anda akan kelihatan kucar-kacir. Dengan melantik seorang pengacara majlis, majlis yang pada asalnya biasa sahaja - boleh
bertukar menjadi lebih “happening”! Percayalah cakap kami..Kami telah melaluinya.
Siapakah yang boleh menjadi pengacara majlis kami?
Sesiapa sahaja (adik beradik, saudara mara, rakan-rakan), asalkan dia
berbakat menjadi pengacara majlis. Sekiranya anda atau ibubapa ada
mengenali dengan rapat pengacara majlis yang profesional (seperti Mahathir Lokman), mungkin anda boleh meminta bantuan daripadanya.
Kadang-kadang, DJ yang telah anda tugaskan untuk menjaga audio juga boleh menjadi pengacara majlis. Namun untuk slot yang agak formal, DJ tersebut seharusnya memakai pakaian yang formal dan berdiri di tempat yang dapat dilihat oleh para tetamu (bukan duduk di tempat DJ).
Apakah keperluan pengacara majlis?
Seorang pengacara majlis perlu diberikan skrip ucapan selewat-lewatnya sebulan sebelum majlis. Ini memberikan masa kepadanya untuk berlatih dan membetulkan skrip tersebut mengikut keselesaaan beliau. Kami akan berikan satu contoh skrip ucapan di dalam Buku Gerak Kerja.
Selain itu, pengacara majlis juga perlu diberikan taklimat aturcara majlis secara terperinci dan beliau harus mengikuti raptai penuh upacara majlis selewat-lewatnya sehari sebelum majlis berlangsung.
3. Penyelaras majlis
Bagi anda yang belum pernah berpengalaman merancang majlis, anda perlu tahu bahawa di sebalik semua acara yang berlaku dalam sesuatu majlis, terdapat seorang ko-ordinator yang berperanan menjaga dan mengawasi
semua perubahan pergerakan yang berlaku pada setiap acara. Dia adalah penyelaras majlis. Atau lebih dikenali sebagai Event Manager.
Penyelaras majlis akan bekerjasama dengan pengacara majlis untuk memberi isyarat kepadanya bilakah dia boleh memulakan acara berikutnya (jika perlu), dan apakah yang perlu diberitahu kepada tetamu sekiranya berlaku sesuatu yang tidak tertulis dalam skrip ucapan.
Penyelaras majlis juga akan memastikan bahawa semua orang yang terlibat dalam acara seterusnya telah bersedia di tempat mereka sebelum acara mereka berlangsung. Sebagai contoh:
TENTATIF
11.40 pagi Ucapan aluan daripada pengacara majlis 11.45 pagi Ucapan daripada bapa pengantin perempuan 11.48 pagi Bacaan doa
Pelaksanaan:
“Sewaktu pengacara majlis sedang memberikan ucapan alu-aluan, bapa pengantin perempuan telah bersedia di bahagian hadapan dewan, untuk memberikan ucapan pada slot seterusnya. Manakala sewaktu bapa pengantin perempuan sedang memberikan ucapan, pembaca doa pula akan bersedia menunggu gilirannya”.
Dengan adanya orang yang ditugaskan sebagai penyelaras majlis, majlis anda akan berjalan dengan lebih lancar dan tidak akan berlaku adegan-adegan seperti “mana bapa pengantin perempuan ni?....sepatutnya dia kena bagi ucapan sekarang…”
Apakah keperluan penyelaras majlis?
Penyelaras majlis memerlukan salinan panduan lengkap yang
menceritakan seluruh perjalanan aturcara majlis. Berdasarkan panduan tersebut, anda perlu menerangkannya satu persatu sehingga penyelaras majlis anda faham kesemuanya.
Penyelaras majlis perlu mengetahui semua perkara yang akan berlaku di majlis itu kerana beliau akan memberikan taklimat kepada semua
pembantu-pembantu pengantin yang terlibat dalam majlis tersebut.
Taklimat ini perlu diberikan sewaktu raptai atau selewat-lewatnya 2 jam sebelum majlis bermula.
Kerja penyelaras majlis akan menjadi lebih mudah jika anda sediakan walkie-talkie. Namun, jika tiada pun tidak mengapa.
Walaupun nampak tugas sebagai penyelaras majlis ini agak mencabar, namun begitu ia hanya bertugas sewaktu slot majlis yang formal sahaja (antara 1 hingga 2 jam). Sebab itu, untuk memilih orang yang boleh menjadi
penyelaras majlis, beliau mestilah bertenaga (energetic), mempunyai
ciri-ciri kepimpinan, boleh memberi arahan dan dihormati oleh
Mmm..mungkin timbul di fikiran anda sekarang, siapakah yang boleh anda minta bantuan untuk menjadi penyelaras majlis? Kami pasti, tentu ada adik beradik, bapa saudara, ibu saudara, sepupu anda yang berbakat dalam bidang ini. Lebih mudah jika dia adalah ahli keluarga sendiri.
Jika anda tidak dapat mencarinya, mungkin anda memerlukan bantuan orang luar. Atau sebagaimana yang dilakukan oleh sesetengah orang ialah dengan mengupah perunding perkahwinan. Namun, jangan cepat berputus asa! Teruskan mencari..
Untuk mendapatkan gambaran sebenar, satu contoh Panduan Penyelaras Majlis, boleh didapati dalam Buku Gerak Kerja.
4. Penyambut tetamu
Pada kebiasaanya, penyambut tetamu adalah wakil daripada tuan rumah sendiri atau dengan kata lain, ibubapa pengantin. Namun jika ibu bapa atau salah seorang daripadanya telah tiada, tempatnya mesti digantikan dengan orang lain yang juga merupakan ahli keluarga. Seorang penyambut tetamu
lelaki, dan seorang lagi penyambut tetamu perempuan.
Secara amnya, tugas penyambut tetamu adalah berdiri di pintu masuk sambil mengalu-alukan kedatangan tetamu, menjemput tetamu makan dan mengucapkan terima kasih kepada tetamu sewaktu mereka
hendak pulang.
Tugas ini juga agak meletihkan, oleh itu jangan lupa sediakan kerusi supaya mereka boleh berehat sebentar. Pastikan juga mereka telah bersarapan pagi dengan hidangan yang agak berat, kerana ada kemungkinan mereka tidak sempat untuk makan sepanjang majlis sedang berlangsung.
5. Pengiring tetamu kehormat
Pengiring tetamu berperanan untuk menunjukkan dan membawa tetamu
ke tempat duduk mereka. Tetamu kehormat di sini adalah tetamu-tetamu VVIP seperti perdana menteri, menteri besar dsb. Selain itu, mereka yang
dikategorikan sebagai tetamu kehormat juga adalah ibu bapa pengantin
(yang datang) dan rombongannya. Untuk orang-orang seperti ini, anda
perlu menugaskan pengiring-pengiring khas yang sesuai dengan mereka. Sebagai contoh, perdana menteri, tentulah orang yang paling sesuai
mengiring mereka adalah menteri atau orang yang berpangkat datuk. Namun jika tiada, ibu bapa pengantin lah merupakan orang yang paling sesuai
mengiringi mereka.
Bagi ibu bapa pengantin (yang datang) dan rombongannya, orang yang paling sesuai mengiringi mereka tentulah ibubapa pengantin (tuan rumah).
Namun, jika ibu bapa telah ditugaskan menjadi penyambut tetamu, dan tetamu anda dijangka akan terus datang tidak putus-putus (bagi majlis resepsi yang memberi kebebasan kepada tetamu untuk datang pada bila-bila masa), anda perlu menugaskan orang lain yang akan membawa dan menemani ibubapa pengantin di meja makan. Selain itu, beberapa pengiring lain akan membawa tetamu kehormat yang lain (rombongan pengantin) ke meja yang telah dikhaskan untuk mereka.
Pastikan tiada seorang pun tetamu kehormat yang tidak diiringi sehingga mereka terpinga-pinga dan tercari-cari di manakah mereka harus pergi. Jika hal ini berlaku, ia sungguh memalukan tuan rumah! Seolah-olah tuan rumah tidak menghormati tetamu yang bersusah payah menghadiri majlis tersebut. Isy! Jauhkanlah ye…
6. Pemberi ucapan
Untuk menyerikan lagi majlis, beberapa orang akan dijemput untuk memberikan ucapan. Pada kebiasaannya, seorang wakil daripada
pengantin lelaki, dan seorang lagi wakil pengantin perempuan.
Terdapat juga majlis yang memberi ruang kepada pasangan mempelai untuk membuat ucapan. Wow! Mesti happening!! Inilah acara yang ditunggu-tunggu oleh para tetamu yang hadir. Semua orang pasti gembira. Silap-silap pasangan yang sudah lama berkahwin pun turut bersemangat untuk
menyegarkan kembali hubungan mereka. Dapatlah anda pahala juga..(kerana membantu orang lain hidup bahagia).
7. Pembaca doa
Dalam majlis perkahwinan orang Islam, seringkali diselitkan dengan bacaan doa bagi memberkati lagi majlis. Jika anda mahukannya, beritahu seawal
mungkin kepada pembaca doa tersebut yang anda perlukan bantuannya
pada majlis anda nanti. Doa yang telah dikarang dengan baik akan
menjadikan majlis berjalan dengan lebih lancar dan anda juga mendapat doa khusus daripada semua tetamu.
Jangan seperti sesetengah orang yang melantik “bidan terjun” untuk membacakan doa. Sekali lagi kami tekankan bahawa perbuatan ini seolah-olah tidak menghormati si pembaca doa tersebut (yang biasanya merupakan tokoh dalam bidang agama). Kesimpulannya, hormatilah kesemua individu yang terlibat dalam majlis perkahwinan anda.
8. Perunding majlis perkahwinan (wedding planner)
Bagi majlis yang dilangsungkan di hotel atau majlis yang dihadiri oleh
ramai tetamu VIP, kami nasihatkan anda untuk mendapatkan khidmat
daripada pakar perunding acara majlis perkahwinan. Walaupun anda telah mempunyai perunding sendiri, buku ini tetap akan memberikan anda panduan
tambahan untuk membuat beberapa keputusan penting. Namun jika anda berminat untuk menjadi perunding perkahwinan sendiri, buku ini sedia membantu anda.
Untuk mengupah perunding majlis perkahwinan, mengikut pasaran di
Malaysia, harga puratanya ialah RM2,500 sehingga RM5,000. Bergantung kepada perkhidmatan yang ditawarkan dan jenis-jenis perunding
perkahwinan. Namun kami pernah terbaca sebuah artikel yang menulis bahawa, untuk majlis yang ekslusif bagi “orang-orang biasa”, bajetnya ialah RM65,000 untuk jemputan 800 orang. Jumlah ini mungkin merangkumi keseluruhan perbelanjaan dan upah perunding majlis perkahwinan. Waktu yang paling ideal untuk menempah perunding perkahwinan ialah antara 9 hingga 12 bulan sebelum tarikh majlis perkahwinan.
Berikut adalah ringkasan kepada keperluan-keperluan anda untuk bahagian majlis berprotokol:
Aturcara majlis
Tempah pengacara majlis Skrip pengacara majlis Tempah penyelaras majlis Panduan penyelaras majlis Penyambut tetamu
Pengiring tetamu kehormat
Panduan tempat duduk majlis resepsi
Pemberi ucapan Pembaca doa
Perunding majlis perkahwinan (wedding planner)
5. CENDERAHATI
Satu lagi perkara yang mungkin akan memeningkan anda adalah apakah cenderahati yang harus diberikan kepada tetamu. Pelbagai bentuk rekaan cenderahati yang biasanya diberikan kepada tetamu. Contohnya seperti telur, kek, gula-gula atau
manisan, sapu tangan, potpuri, dan lain-lain.
Cenderahati ini akan diletakkan dalam bekas yang menarik seperti bunga pahar,
bekas seramik atau kaca, beg kertas, beg organza, bekas yang dianyam, kotak cenderahati yang dihiasi riben dan macam-macam lagi. Anda boleh
mendapatkan pelbagai idea daripada sumber-sumber yang telah kami sebutkan sebelum ini seperti kedai-kedai pengantin, majalah-majalah pengantin dan internet. Sesetengah keluarga memberikan cenderahati yang berbeza kepada orang-orang yang tertentu. Seperti keluarga terdekat, rakan-rakan pengantin, rombongan pengantin, orang-orang yang bergotong-royong untuk kenduri, orang kenamaan dan sebagainya.
Sekiranya anda bercadang untuk memberikan cenderahati lebih daripada satu kepada orang-orang tertentu, pastikan cenderahati anda senang dibawa. Sediakan satu beg atau bekas yang dapat memuatkan semua cenderahati.
Penentuan cenderahati ini juga kadang kala bergantung kepada adat resam keluarga kita. Sebagai contoh, orang jawa akan menyediakan “berkat” (bungkusan makanan) sebagai cenderahati kepada tetamu mereka. Oleh sebab itu, berbincanglah dahulu
dengan kedua ibubapa sebelum menetapkan cenderahati.
Sebenarnya, cenderahati ini masih bergantung kepada bajet dan keikhlasan anda. Janganlah kerana hendak “menunjuk” kepada tetamu, poket anda kosong dibuatnya. Walaupun anda mahukan bajet yang sederhana, tetapi perlu diingat
bahawa, cenderahati untuk para tetamu ini adalah satu-satunya kenangan perkahwinan anda yang dibawa pulang ke rumah. Seperkara lagi, dalam Islam pun digalakkan kita memberi barang yang baik kepada orang. Oleh itu, sudah tentu anda mahu berikan barang yang terbaik, bukan ?
Malangnya, fenomena biasa yang dapat kita lihat dalam masyarakat kita. Terdapat sesetengah tetamu membuang sahaja cenderahati yang diberikan oleh pihak pengantin (terutama sekali bekas gula-gula dan bunga pahar). Sedangkan anda telah belanjakan RM 10 untuk 1 bunga pahar !! Kalau ada 100 orang yang membuangnya, tidakkah anda rugi RM 1000 ? Oleh itu, fikirkanlah cara bagaimana untuk mengelakkan perkara ini terjadi. Berikut adalah beberapa tips cenderahati yang baik.