Anda boleh memberikan lebih daripada satu perkhidmatan kepada seorang
pembantu, kerana secara amnya tugas pembantu khas ini hanya memantau petugas
perkhidmatan tersebut (seperti katerer, penanggah dan kek). Namun, ada orang profesional yang memerlukan pembantu khas setiap masa (seperti juruvideo) . Jadi untuk orang seperti ini, seorang pembantu untuk setiap perkhidmatan.
[Peringatan!]
Pastikan anda sentiasa menjalinkan hubungan yang baik dengan semua pihak yang membantu anda. Mereka inilah tulang belakang majlis anda. Tanpa mereka, mungkin majlis impian anda hanya tinggal dalam angan-angan. Lebih bermakna sekiranya anda dapat memberikan hadiah yang istimewa kepada mereka sebagai tanda penghargaan, sejurus selepas majlis berakhir. Tentu mereka akan pulang dengan senang hati.
Kita rehat sebentar..Lakukan TINDAKAN 7:
Sediakan senarai tugasan pembantu Majlis Perkahwinan Impian anda dalam Buku Gerak Kerja.
Langkah 8
“Periksa, semak.. lagi & lagi”
Fuhh..! lega rasanya apabila semua kerja telah dibereskan. Alhamdulillah! Tinggal tunggu beberapa hari sahaja sebelum majlis perkahwinan. Hmm..tak sabar rasanya,kan?
Namun, dalam saat-saat terakhir (sebelum melangkah ke majlis perkahwinan), masih ada perkara penting yang tidak boleh ditinggalkan. Antaranya ialah, anda perlu
membuat follow-up. Tujuannya adalah untuk mengetahui perkembangan terkini
kesemua syarikat perkhidmatan perkahwinan dan para pembantu yang telah ditempah.
Selain itu, anda juga boleh mengingatkan mereka tentang perkara-perkara yang penting. Maklumlah, tempahan sudah dibuat 4 – 5 bulan sebelum majlis. Tak mustahil kalau ada yang terlupa..Betul tak?
Tapi..siapa yang harus anda follow-up dan apakah yang perlu ditanyakan kepada mereka? Untuk mempercepatkan lagi urusan anda, kami telah senaraikan segala maklumat yang anda perlukan. Dapatkan salinan anda dalam Buku Gerak Kerja.
Pihak yang perlu
dihubungi Perkara-perkara penting yang perlu dipastikan
Penolong Pendaftar Nikah
(jurunikah) - Sahkan kembali tarikh, masa dan tempat pernikahan - Sahkan jumlah bayaran yang perlu disediakan untuk kadhi& saksi
- Pastikan dia boleh hadir pada tarikh tersebut
2 orang saksi - Sahkan kembali tarikh, masa dan tempat pernikahan - Pastikan dia boleh hadir pada tarikh tersebut
Wali - Sahkan kembali tarikh, masa dan tempat pernikahan - Pastikan dia boleh hadir pada tarikh tersebut
Pereka busana - Sahkan tarikh untuk ambil pakaian - Sahkan jumlah baki bayaran
Juruandam - Sahkan tarikh berinai
- Pastikan aksesori apa yang disediakan untuk mengetahui apa yang masih diperlukan - Tetapkan tarikh percubaan solekan - Sahkan jumlah deposit / bayaran baki
Pemilik spa - Sahkan tarikh dan masa temujanji untuk membuat rawatan muka dan badan
- Sahkan jumlah deposit / bayaran baki Penghias pelamin - Sahkan tarikh dan masa pasang pelamin
- Sahkan jumlah deposit / bayaran baki
Penghias bilik pengantin - Sahkan tarikh dan masa menghias bilik pengantin - Sahkan jumlah deposit / bayaran baki
Pengapit - Sahkan kembali tarikh, masa dan lokasi majlis - Pastikan dia boleh hadir pada tarikh tersebut Jemputan - Semak jemputan yang masih belum dijemput
- Sahkan kehadiran (jika perlu)
Pengiring tetamu - Pastikan dia telah tahu siapa yang harus diiringi - Sahkan kembali tarikh, masa dan lokasi majlis - Pastikan dia boleh hadir pada tarikh tersebut Pengacara majlis / DJ - Tanya jika ada sebarang masalah dengan skrip
- Sahkan tarikh, masa dan lokasi raptai majlis - Sahkan kembali tarikh, masa dan lokasi majlis Penyelaras majlis - Tanya jika ada sebarang masalah dengan panduan
yang disediakan
- Bincangkan tarikh dan masa yang sesuai untuk membuat taklimat kepada tenaga kerja
- Sahkan tarikh, masa dan lokasi raptai majlis - Sahkan kembali tarikh, masa dan lokasi majlis Katerer - Sahkan jumlah tetamu yang terkini dan menu yang
telah dipersetujui
- Sahkan tarikh dan masa caterer akan membawa barang-barang keperluan ke lokasi majlis
- Sahkan kembali tarikh, masa dan lokasi majlis - Sahkan jumlah deposit / bayaran baki
- Tetapkan masa berkumpul untuk taklimat sebelum memulakan tugas
- Sahkan kembali tarikh, masa dan lokasi majlis - Sahkan jumlah deposit / bayaran baki
Jurufoto - Sahkan kembali pakej yang diambil
- Tanya jika ada sebarang masalah dengan panduan yang disediakan
- Sahkan hari,masa dan tarikh pengambaran - Sahkan jumlah deposit / bayaran baki Juruvideo - Sahkan kembali pakej yang diambil
- Tanya jika ada sebarang masalah dengan panduan yang disediakan
- Sahkan hari,masa dan tarikh rakaman - Sahkan jumlah deposit / bayaran baki Kedai bunga / penghias
lokasi - Sahkan kembali tarikh, masa dan lokasi majlis - Sahkan kembali pakej yang diambil - Sahkan tarikh dan masa menghias bermula - Sahkan jumlah deposit / bayaran baki Kedai kek - Sahkan nama pengantin
- Sahkan tarikh kek akan diambil/dihantar - Sahkan jumlah deposit / bayaran baki Kumpulan persembahan - Tanya persediaan setakat ini
- Sahkan kembali tarikh, masa dan lokasi majlis - Sahkan jumlah deposit / bayaran baki
Penghias hantaran - Sahkan tarikh hantaran yang siap dihias boleh diambil - Sahkan jumlah deposit / bayaran baki
Pembuat cenderahati - Sahkan tarikh cenderahati yang siap dihias boleh diambil
- Sahkan jumlah deposit / bayaran baki Lokasi majlis
(khemah/dewan/hotel) - Sahkan tarikh dan masa pasang khemah / mula persiapan dewan - Sahkan kelengkapan yang disediakan
- Sahkan jumlah deposit / bayaran baki Pemandu kenderaan
pengantin
- Sahkan kembali tarikh, masa dan lokasi majlis - Tetapkan tempat dan waktu bertemu
- Sahkan jumlah deposit / bayaran baki
penginapan tetamu
- Sahkan jumlah deposit / bayaran baki Percutian bulan madu - Sahkan tempahan yang dibuat sebelum ini
- Sahkan jumlah deposit / bayaran baki Perunding majlis
perkahwinan - Sahkan pakej yang diambil - Tanya jika ada sebarang masalah dengan persetujuan sebelum ini
- Sahkan jumlah deposit / bayaran baki Semua pembantu semasa
majlis
- Sahkan kembali tarikh, masa dan lokasi majlis - Pastikan dia boleh hadir pada tarikh tersebut - Sahkan tarikh, masa dan lokasi raptai majlis - Sahkan kembali tarikh, masa dan lokasi taklimat
TIP! Jika sewaktu anda hubungi mereka..
1. ~mereka tidak jawab panggilan telefon. Cuba hubungi lagi pada masa yanglain. Jika dalam masa 2 hari anda terus hubungi mereka dan masih tiada jawapan, pergi segera ke kedai mereka.
2. ~mereka sibuk. Minta dia hubungi anda secepat mungkin apabila dia free. Jika dalam hari yang sama dia tidak hubungi anda, hubunginya pada keesokan hari. 3. ~seseorang menyatakan yang dia tidak dapat hadir ke majlis anda. Tolong
sediakan penggantinya secepat mungkin (jika perlu).
4. ~mereka kata, ada masalah laa..Minta mereka ceritakan, kalau boleh
diselesaikan - selesaikan terus. Jika tidak, tetapkan temujanji secepat mungkin untuk menyelesaikan masalah tersebut.
5. ~mereka kata, OK! Tiada sebarang masalah. Pesan kepada mereka, jika terdapat sebarang perubahan atau masalah, sila maklumkan secepat mungkin kepada anda atau ibubapa anda.
6. ~mereka kata, OK, jumpa di sana! Pesan pada mereka, jaga diri baik-baik!
Selain daripada follow-up, anda juga mestilah mempunyai back-up plan sekiranya sesuatu perkara yang tiada dalam perancangan terjadi. (Perkara ini telah kami sebutkan di bahagian awal buku ini). Bukan sahaja untuk acara, malah orang pun perlu kan back-up. Lebih-lebih lagi untuk mereka yang memainkan peranan yang besar di dalam majlis, seperti: pengerusi majlis & penyelaras majlis.
Kenapa kami selalu ingatkan perkara ini? Sebab kejadian ini telah berlaku dalam majlis perkahwinan kami sendiri! Penyelaras majlis kami tidak dapat hadir di saat-saat
akhir kerana ada kecemasan. Nasib kami baik kerana kami tergerak hati untuk siap sediakan penyelaras majlis (simpanan). Alhamdulillah, akhirnya semua acara berjalan dengan lancar.
Habis cerita tentang back-up. Kita cerita pula tentang one-man’s-head….
Sekiranya kebanyakan maklumat penting berada dalam kepala anda sahaja (seperti maklumat berkaitan jurunikah, jurufoto, katerer dsb.), toloooonglah ceritakan
kepada orang lain. Individu tersebut adalah orang yang akan menjadi penyelaras majlis atau ibu bapa dan adik beradik atau sesiapa sahaja yang anda percayai
boleh bertanggungjawab ke atasnya. Dengan perkongsian maklumat ini, sedikit sebanyak akan memudahkan mereka untuk menyelesaikan sebarang masalah yang mungkin akan timbul semasa majlis berlangsung (memandangkan anda tidak boleh diganggu pada masa tersebut).
Antara perkara terpenting yang perlu dilakukan di saat-saat akhir ini ialah, raptai
majlis resepsi. Dengan adanya raptai, anda akan mendapat gambaran
masalah-masalah yang mungkin akan timbul sewaktu majlis berlangsung.
Selain itu, ia juga penting kerana penyelaras majlis akan memberikan taklimat
berkenaan keseluruhan aturcara majlis perkahwinan kepada semua pihak yang
terlibat. Sebab itulah kami minta anda untuk ceritakan maklumat-maklumat penting kepada penyelaras majlis mengikut apa yang perlu diketahuinya. Kerana bermula sahaja raptai, anda telah pun menyerahkan tugas menguruskan majlis kepada dia (penyelaras majlis).
Sebaik sahaja selesai raptai, semua individu akan mengetahui tugas mereka
secara lebih spesifik. Minta mereka menanyakan apa jua soalan jika terdapat
sebarang permasalahan. Kebaikannya ialah, jawapan kepada soalan tersebut mungkin akan meleraikan tanda tanya orang-orang lain yang turut berada di situ. Jadi, anda tidak perlu menjawab soalan yang sama berulang kali.
Antara individu yang patut berada sewaktu raptai majlis ialah.. 1. Pengerusi majlis
2. Penyelaras majlis 3. Tuan rumah / ibubapa 4. Pengantin
5. Pengapit
6. Juruvideo / jurufoto
7. Pengurus bahagian teknikal spt sistem PA 8. Semua ketua kumpulan pembantu
9. dan sesiapa sahaja yang dirasakan perlu…
Setiap ketua kumpulan pembantu juga berperanan untuk menceritakan aturcara majlis dan setiap tugasan secara spesifik kepada ahli kumpulan mereka. Anda perlu membekalkan salinan bertulis - panduan penyelaras majlis dan tugasan
Untuk memastikan semua acara berjalan dengan lancar, penyelaras majlis mungkin perlu memberikan taklimat ringkas sekali lagi kepada semua pembantu majlis 2-3 jam sebelum majlis bermula.