Penunjukkan Sekretaris Perusahaan di Perseroan merupakan salah satu wujud kepatuhan Perseroan terhadap perundang-undangan yang berlaku serta dalam rangka perwujudan prinsip transparansi dalam penerapan tata kelola perusahan. Bertanggung jawab langsung kepada Direktur Utama, Sekretaris Perusahaan ditunjuk berdasarkan SK Direksi No. 725/DIR-PJS/VII/2012.
Sekretaris Perusahaan di Perseroan mengemban tugas dan tanggung jawab sebagaimana berikut:
• Mengikuti perkembangan pasar modal, terutama peraturan
perundang-undangan yang berlaku di bidang Pasar Modal;
• Memberikan masukan kepada Direksi dan Dewan Komisaris
terkait kepatuhan terhadap ketentuan perundang-undangan yang berlaku di Pasar Modal;
• Melaksanakan aspek tata kelola perusahaan dalam hal keterbukaan informasi kepada publik dan pemangku kepentingan lainnya melalui penyediaan informasi pada situs perusahaan, serta menyampaikan laporan kepada Otoritas Jasa Keuangan secara tepat waktu;
• Memastikan terlaksananya rapat Direksi, Dewan Komisaris
dan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) serta bertanggung jawab terhadap ketersediaan materi rapat, bahan laporan dan presentasi untuk acara formal maupun informasi Perseroan;
• Menyelenggarakan dokumentasi rapat Direksi dan/atau
Dewan Komisaris;
• Melaksanakan program orientasi terhadap Perseroan bagi
Direksi dan/atau Dewan Komisaris;
• Memastikan terselenggaranya implementasi dan evaluasi
rencana strategis;
• Sebagai penghubung antara Perseroan dan pemegang saham,
Otoritas Jasa Keuangan dan pemangku kepentingan lainnya;
• Mengembangkan citra Perseroan;
• Mengoordinasi dan melaksanakan fungsi Tanggung Jawab
Sosial Perseroan;
• Menyampaikan laporan BUMD kepada pihak legislatif; • Menyebarkan siaran media kepada media massa.
Sekretaris Perusahaan wajib menjaga kerahasiaan dokumen data dan informasi Perseroan kecuali dalam rangka memenuhi kewajiban sesuai peraturan perundangan atau ditentukan lain dalam peraturan perundangan.
Pada tahun 2014, Sekretaris Perusahaan telah melaksanakan sejumlah kegiatan dengan rincian sebagai berikut:
• Menyelenggarakan Rapat, baik RUPS, Rapat Dewan
Komisaris dan Rapat Direksi.
• Mengoordinasikan hubungan di dalam internal Perseroan
dengan instansi Pemerintah dan institusi terkait lainnya serta dengan para pemangku kepentingan dari eksternal Perseroan.
The appointment of the Corporate Secretary of the Company relects the Company’s compliance against the prevailing regulations and the implementation of principles of transparency as part of the GCG implementation. Reporting directly to the President Director, Corporate Secretary was appointed based on Decision Letter of Board of Directors No. 725/DIR-PJS/VII/2012. The Company’s Corporate Secretary carries out the following duties and responsibilities:
• To closely monitor the capital market development,
particularly prevailing regulations at Capital Market;
• To provide input to Board of Directors and Board of
Commissioners relating to compliance against Capital Market regulations;
• To conduct the aspect of good corporate governance in term
of information disclosure to the public and other stakeholders through provision of information on corporate website and present report to the Financial Service Authority punctually;
• To ensure the implementation of meetings of Board of
Directors, Board of Commissioners, and General Meeting of Shareholder (GMS) and to be responsible for ensuring available material of the meeting, report and presentation for formal occasion and corporate information;
• To prepare documentation for the meetings of Board of
Directors and/or Board of Commissioners;
• To conduct the Company’s orientation program for members
of Board of Directors and/or Board of Commissioners;
• To ensure the implementation and evaluation against
strategic plans;
• To mediate the Company and the shareholders, Financial
Service Authority and other stakeholders;
• To develop corporate image;
• To coordinate and perform the Corporate Social
Responsibilities;
• To present report of locally-owned Company to the
legislative members;
• To distribute press releases to mass media.
Corporate Secretary must secure the conidentiality of the corporate document, data and information if only to fulill the responsibilities as required by law or stated different by the law.
In 2014, Corporate Secretary took a number of activities with details as follows:
• To hold meetings, including GMS, meetings of Board of
Commissioners and Board of Directors.
• To coordinate relation in the internal organization as well as
with the Government institutions and other related institution as well as with the stakeholders from external organization.
Laporan Tahunan 2014 Annual Report PT Pembangunan Jaya Ancol Tbk • Menjaga citra positif Perseroan dengan menyelenggarakan
berbagai aktivitas komunikasi dan promosi.
• Menyusun laporan Manajemen (bulanan, triwulan, semester
dan tahunan).
• Memastikan penerapan GCG terlaksana dengan baik. • Menyusun program dan merealisasikan program Tanggung
Jawab Sosial Perseroan.
• Menyelenggarakan setiap rapat termasuk membuat dan
mengelola dokumentasinya.
Laporan penyelenggaraan rapat oleh Sekretaris perusahaan
no. Jenis rapat Types of Meetings Frekuensi rapat Meeting Frequency
2014 2013
1 Rapat Umum Pemegang Saham
General Meetings of Shareholders
1 2
2 Rapat Gabungan Dewan Komisaris dan Direksi Joint Meetings of Board of Commissioners and Board of Directors
4 9
3 Rapat Direksi Board of Directors’ Meetings 47 49
Laporan Kegiatan Internal perseroan
no. Tanggal Date acara event Tempat Venue
1 20 Januari January 2014 "President Letter 2014" Underwater Theater, Ocean Dream Samudra 2 20 Maret March 2014 "Sosialisasi Asuransi Kesehatan" Underwater Theater, Ocean Dream Samudra 3 05 Juni June 2014 "Coffee Morning : Strategic Plan" Underwater Theater, Ocean Dream Samudra 4 10 Juli July 2014 "Santunan Anak Yatim" Underwater Theater, Ocean Dream Samudra 5 28 Juli July 2014 "Penyelenggaraan Sholat Idul Fitri" Masjid Baiturahman Ancol
6 18 Agustus August 2014 "Halal Bihalal Karyawan & Direksi Ancol"
Candi Bentar Hall, Putri Duyung Ancol 7 05 Oktober October 2014 "Penyelenggaraan Sholat Idul Adha &
Penyembelihan Hewan Qurban"
Masjid Baiturahman Ancol
8 22 Oktober October 2014 "POR Ancol 2014" Gedung Ecovention & Ecopark Ancol 9 29 – 30 Oktober October 2014 "Seminar Good Corporate Governance
(GCG)"
Underwater Theater, Ocean Dream Samudra 10 20 Desember December 2014 "Khitanan Masal" Masjid Baiturahman Ancol
Laporan Kegiatan paparan publik
no. Tanggal Date Instansi Institutions Keterangan Description 1 20 Januari January 2014 DPRD DKI Jakarta
House of Representatives of Jakarta Special Province
Rapat Kerja dengan Komisi C DPRD DKI Jakarta
Working Meeting with C Commission of House of Representatives of Jakarta Special Province
2 5 Februari February 2014 DPRD DKI Jakarta
House of Representatives of Jakarta Special Province
Rapat Kerja dengan Komisi B DPRD DKI Jakarta
Working Meeting with B Commission of House of Representatives of Jakarta Special Province
3 14 Mei May 2015 DPRD DKI Jakarta
House of Representatives of Jakarta Special Province
Rapat Kerja dengan Komisi D DPRD DKI Jakarta
Working Meeting with D Commission of House of Representatives of Jakarta Special Province
• To ensure positive image of the Company through the
implementation of any communication and promotional activities.
• To prepare management reports (on monthly, quarterly, mid-
year, and annual basis).
• To ensure GCG implementation has been well in place. • To prepare and realize Corporate Social Responsibility
programs.
• To hold every meeting including preparing and managing the
meeting documentation.
report on the Implementation of Meetings by Corporate Secretary
report on Corporate Internal activities
PT Pembangunan Jaya Ancol Tbk Laporan Tahunan 2014 Annual Report
no. Tanggal Date Instansi Institutions Keterangan Description 4 5 November 2014 DPRD DKI Jakarta & Dewan Kota
Seoul
House of Representatives of Jakarta Special Province & Seoul City Board
Kunjungan Dewan Kota Seoul bersama DPRD DKI Jakarta
A visit by Seoul City Board and with House of Representatives of Jakarta Special Province
5 11 Desember December 2014 DPRD DKI Jakarta
House of Representatives of Jakarta Special Province
Rapat pembahasan APBD Pemerintah Provinsi DKI Jakarta dengan Komisi C
Meeting to discuss Regional Budget with C Commission of House of Representatives of Jakarta Special Province
6 16 Desember December 2014 DPRD Sumatera Barat
House of Representatives of West Sumatera Province
Kunjungan evaluasi kerja oleh anggota Komisi III DPRD Sumatera Barat
A visit by Commission III of House of
Representatives of West Sumatera Province as part of working assessment
Komunikasi perusahaan
Dalam rangka membangun citra positif Perseroan melalui penciptaan hubungan baik dengan para pemangku kepentingan, Sekretaris Perusahaan telah mengelola sejumlah kegiatan komunikasi perusahaan, media relation dan sponsorship. Terkait kegiatan sponsorship, pada tahun 2014 Perseroan telah mengalokasikan dana yang digunakan untuk mendanai berbagai aktivitas, seperti olah raga, pemasangan iklan di media massa (media placement), mengikuti pameran dan aktivitas lain yang merupakan hasil kerja sama dengan stakeholder guna lebih mempromosikan produk maupun layanan yang ada.
pelaporan Manajemen
Sebagai bagian dari tugas untuk memastikan pelaksanaan pelaporan manajemen, baik bulanan, triwulan, semesteran maupun tahunan, Sekretaris Perusahaan telah melaksanakan kegiatan yang bersifat rutin sebagaimana berikut:
- Penyediaan dan pengelolaan laporan bulanan, berupa laporan registrasi efek, laporan keuangan triwulan (Maret 2014 dan September 2014, dan laporan keuangan per semester (Juni 2014 dan Desember 2014) serta Laporan Tahunan.
- Penyediaan Laporan Tahunan dan Laporan Keuangan (teraudit) 2014 dilakukan dengan menunjuk konsultan eksternal PT Rancang Bangun Visual untuk melaksanakan tugas penyusunan buku Laporan Tahunan dengan memperhatikan ketentuan yang berlaku di Pasar Modal. Laporan Tahunan 2014 disiapkan untuk kemudian disampaikan pada saat RUPS Tahunan.
Corporate Communication programs
In order to promote positive image of the Company through the development of the stakeholders, the Corporate Secretary managed a number of corporate communication activities, media relation and sponsorship programs. For sponsorship programs in 2014, the Company had allocated certain budget to fund some activities, such as sport activities, media placement, participating in exhibition and other activities in cooperation with the stakeholders in a way to promote the existing products and services.
Management report
As part of the responsibility for the implementation of management reports, on monthly, quarterly, mid-year and annual basis, Corporate Secretary carries out some routine activities, i.e.:
- Preparing and managing monthly reports, in the forms of stock registration, quarterly inancial statements (March 2014 and September 2014 and mid-year inancial report (June 2014 and December 2014) as well as Annual Report. - Preparing Annual Report and Financial Report (Audited) 2014
which was accomplished by appointing external consultant, PT Rancang Bangun Visual, to help us prepare the Annual Report with respect to prevailing Capital Market regulation. Annual Report of 2014 was prepared and presented at Annual GMS.
Laporan Tahunan 2014 Annual Report PT Pembangunan Jaya Ancol Tbk pemetaan, Tingkat Kepentingan dan hubungan dengan
pemangku Kepentingan
Perseroan senantiasa berkomitmen untuk menjaga hubungan yang harmonis dengan para pemangku kepentingan. Oleh karenanya, Perseroan melalui pelaksanaan fungsi Sekretaris Perusahaan bertekad untuk menerapkan GCG sebagai wujud etika perusahaan dalam rangka memberikan kejelasan fungsi, kedudukan, hak dan kewajiban, tanggung jawab serta wewenang antara pemangku kepentingan.