F. Staf Customer Service
1. Identitas Jabatan
Unit kerja : Bagian Operasional
Posisi dalam organisasi : di bawah Kabag Operasional
2. Fungsional Utama jabatan
a. Memberikan pelayanan prima kepada anggota sehubungan dengan produk penghimpunan dana (funding) yang dimiliki oleh Koperasi, dalam hal ini Simpanan Bunga Harian (Sibuhar), Simpanan Biaya Siswa (Sibisa), Simpanan Masa Depan (Simapan), Simpanan Hari Raya (Siraya) dan Simpanan Sukarela Berjangka/ deposito(Sisuka);
b. Memberikan informasi hak dan kewajiban anggota dan informasi lain yang diperlukan calon anggota/ anggota mengenai produk-produk simpanan dan pinjaman.
3. Tanggung Jawab
a. Pelayanan terhadap pembukaan dan penutupan rekening simpanan; b. Mengarsipkan semua jenis simpanan;
c. Registrasi awal pengajuan pinjaman.
4. Tugas-Tugas Pokok
a. Pelayanan terhadap pembukaan, penutupan dan mutasi rekening simpanan: 1) Meminta anggota untuk melengkapi persyaratan menjadi anggota, yaitu
mengisi formulir pendaftaran anggota, menyerahkan fotokopi tanda pengenal (KTP/ SIM) dan fotokopi Kartu Keluarga (KK), mengisi slip setoran;
2) Menerima persyaratan keanggotaan dan memberikan penjelasan mengenai produk-produk simpanan Koperasi.
3) Menandatangani slip uang masuk pendaftaran keanggotaan;
4) Menyerahkan kembali berKas persyaratan dan slip-slip kepada bagian staf pembukuan;
5) Membuatkan buku dan memberi nomor rekening kepada anggota baru; 6) Membuatkan Sertifikat Simpanan Berjangka dan memberikan nomor
rekening simpanan berjangka;
7) Melakukan atau membuat registrasi simpanan baik di komputer maupun di buku registrasi;
8) Melakukan pemindahbukuan simpanan atas persetujuan yang berwenang (Kabag Operasional);
9) Menyerahkan buku anggota dan buku-buku simpanan;
10) Menyimpan arsip simpanan anggota ke tempat yang disediakan. b. Pengarsipan berKas-berKas simpanan anggota:
1) Melakukan pengarsipan untuk lembar, buku dan berKas simpanan anggota sesuai nomor urut rekening berdasarkan tanggal dan bulan; 2) Register awal pengajuan pinjaman/ pembiayaan/ ilustrasi dan wawancara
seperlunya. 5. Wewenang
a. Memotong biaya administrasi bagi anggota yang menutup rekeningnya; b. Menutup rekening secara otomatis untuk rekening-rekening yang saldonya di
bawah saldo minimum;
c. Melakukan pemindahbukuan untuk Kasus-Kasus tertentu yang telah ada kebijakannya.
6. Hubungan Kerja
PIHAK JABATAN YANG
DIHUBUNGI TUJUAN
Kabag Operasional
a. Memberikan laporan deposito yang akan jatuh tempo.
b. Menerbitkan laporan perkembangan
penabung dan deposan serta dana yang dihimpun.
c. Menerbitkan laporan pencapaian target Funding.
d. Otorisasi pembukuan Simpanan
Bunga Harian dan Simpanan Berjangka.
e. Otorisasi limit pencairan Simpanan Berjangka.
Staf Teller
a. Memberikan contoh spesimen. b. Membuat slip setoran pada
pembukuan simpanan.
c. Membuat nota debet/nota kredit untuk ditransfer ke bank.
d. Pencairan simpanan berjangka secara tunai (tidak masuk ke rekening).
INTERNAL
Staf Keuangan
a. Menyerahkan berKas persyaratan pembukaan simpanan.
b. Menyerahkan bukti slip rekapitulasi transaksi simpanan.
EKSTERNAL Penabung
a. Melayani pembukaan rekening simpanan dan meminta persyaratan. b. Memberikan informasi tentang
produk simpanan dan pinjaman secara garis besar.
c. Distribusi bunga simpanan berjangka.
d. Memutasi pencairan simpanan berjangka ke simpanan lain.
G. Staf Keuangan (Akuntansi/ Pembukuan) 1. Identitas Jabatan
Unit Kerja : Bagian Operasional
Posisi dalam Organisasi : di bawah Kabag Operasional 2. Fungsi Utama Jabatan :
Mengelola administrasi keuangan hingga ke pelaporan keuangan. 3. Tanggung Jawab
a. Pembuatan laporan keuangan;
b. Pengarsipan laporan keuangan dan berKas-berKas yang berkaitan secara langsung dengan keuangan;
c. Menyiapkan laporan-laporan untuk keperluan analisis keuangan Lembaga; d. Pengeluaran dan penyimpanan uang dari/ dan ke brankas.
4. Tugas-Tugas Pokok
a. Pembuatan Laporan Keuangan
1) Membuat laporan keuangan harian meliputi neraca dan laba rugi;
2) Membuat laporan keuangan akhir bulan(LKSB), buku Kas dan buku besar dan PERMATA;
3) Menyediakan data-data yang dibutuhkan untuk kebutuhan analisis Lembaga.
b. Pengarsipan laporan keuangan dan berKas-berKas yang berkaitan secara langsung dengan keuangan:
1) Mengaarsipkan seluruh berKas keuangan sesuai dengan kebijakan pengarsipan yang digunakan;
2) Menjaga keamanan arsip dan memastikan bahwa seluruh arsip terjaga keamanannya dengan baik.
c. Menyediakan data-data yang dibutuhkan untuk kebutuhan analisis Lembaga: 1) Membuat rincian biaya dan pendapatan bulanan;
2) Melakukan analisis khususnya untuk biaya operasional menyangkut dengan tingkat efisiensi.
d. Pengeluaran dan penyimpanan uang dari dan ke brankas (sebagai petugas alternatif/ petugas pengganti):
1) Serah terima brankas dari Kabag Operasional; Peminjam
Membuat registrasi pengajuan pinjaman atas dasar wawancara singkat, selanjutnya diteruskan ke Kabag Operasional untuk mendapatkan keputusan bahwa pengajuan akan diproses atau tidak.
2) Pengeluaran uang pada pagi hari, pada saat jam kerja;
3) Penyimpanan uang pada saat jam kerja dan pada saat jam kerja selesai. 5. Wewenang:
a. Mengarsipkan dan mengamankan bukti-bukti pembukuan/ transaksi; b. Meminta kelengkapan administrasi pada pertanggungjawaban keuangan; c. Tidak memberikan berKas/ arsip kepada pihak-pihak yang tidak
berkepentingan;
d. Menerbitkan laporan keuangan atas persetujuan Manajer Koperasi untuk keperluan publiKasi. 6. Hubungan Kerja
H. Kepala Bagian Pemasaran 1. Identitas jabatan
Unit kerja : Bagian Pemasaran
Posisi dalam Organisasi : di bawah Manajer, sejajar Kabag Operasional, membawahi Staf Promosi, Staf Kredit/ Pinjaman dan Staf Debt Collector/ Penagihan
2. Fungsi Utama
Merencanakan, mengarahkan serta mengevaluasi target financing dan
funding serta memastikan strategi yang digunakaan sudah tepat dalam upaya
mencapai sasaran termasuk dalam menyelesaikan pinjaman/ pembiayaan bermasalah.
3. Tanggung Jawab
a. Tercapainya target pemasaran baik funding, financing maupun collecting; PIHAK JABATAN YANG
DIHUBUNGI TUJUAN
Teller Cross check keseluruhan Kas fisik
dengan neraca. INTERNAL
Kabag Operasional
a. Pemeriksaan laporan keuangan b. Pemeriksaan atas bukti non Kas
dalam wewenang pimpinan.
Akuntan Publik Pelaksanaan Audit
EKSTERNAL
Puskopdit/ Lembaga lain
Konfirmasi Saldo simpanan/silang pinjam.
b. Terselenggaranya rapat pemasaran dan terselesaikannya permasalahan di tingkat pemasaran;
c. Menilai dan mengevaluasi kinerja para staf di bagian pemasaran;
d. Bertangung jawab dalam proses pengajuan pembiayaan dan melakukan penilaian terhadap potensi pasar dan pengembangan pasar serta proses penyelesaian pembiayaan bermasalah;
e. Pengarsipan bukti Nota Debet (ND) dan Nota Kredit (NK). 4. Tugas-Tugas Pokok
a. Tercapainya target pemasaran baik funding maupun financing:
1) Membuat target-target yang ingin dicapai dengan melihat kapasitas AO (Agency Outlet)/ FO (Factory Outlet) atau Cabang/ Unit usaha; 2) Melakukan pemantauan terhadap hasil yang dicapai Cabang/ Unit-Unit
usaha sesuai dengan target yang diberikan;
3) Melakukan evaluasi terhadap hasil yang dicapai Cabang/ Unit usaha yang ditargetkan;
4) Memberikan masukan dan perbaikan jika diperlukan.
b. Terselenggaranya rapat bagian pemasaran dan terselesaikannya permasalahan di tingkat pemasaran:
1) Membuat jadual rutin rapat pemasaran dan memastikan
agenda-agenda yang penting untuk dibahas;
2) Memastikan seluruh bahan rapat sudah tersedia dan lengkap dengan data, daftar masalah dan lain-lain;
3) Memimpin rapat;
4) Memastikan diperoleh jalan keluar dalam membahas masalah pada akhir rapat;
5) Memastikan notulansi rapat dibuat dan terdokumentasi dengan baik; c. Menilai dan mengevaluasi kinerja bagian pemasaran:
1) Menciptakan alat kontrol untuk memudahkan penilaian kinerja bagian pemasaran;
2) Melakukan penilaian pada periode tertentu atas kinerja pemasaran antara lain meliputi pencapaian target per Cabang/ Unit usaha serta mencatat pelanggaran-pelanggaran dari sisi pemasaran yang dilakukan oleh Cabang/ Unit usaha;
3) Bertanggung jawab dalam proses pengajuan pinjaman atau pembiayaan;
4) Melakukan penilaian terhadap potensi pasar dan pengembangan pasar;
5) Menerima dari Cabang/ Unit usaha berKas pengajuan pinjaman/ pembiayaan (daftar pengajuan pinjaman, analisis pinjaman dan kelengkapan syarat administrasi yang diperlukan seperti: KTP, KK, Surat ijin suami/ isteri, Surat jaminan, dll);
6) Memeriksa kelengkapan dan kebenaran berKas pengajuan pinjaman anggota dan mendiskusikan dengan baik;
7) Secara berkala dan terencana melakukan kunjungan kepada anggota, pasar dan daerah-daerah bisnis untuk melihat potensi-potensi yang perlu dikembangkan;
8) Bersama dengan Manajer Koperasi membicarakan peluang-peluang pasar yang ada dan kemungkinan pengembangannya;
9) Menerima daftar pinjaman anggota yang bermasalah (kurang lancar, diragukan dan macet) dari Cabang/ Unit usaha Koperasi;
10) Memeriksa daftar pinjaman bermasalah apakah benar telah memenuhi kriteria pinjaman dan menandatangani sebagai tanda persetujuan.
d. Pengarsipan bukti Nota Debet dan Nota Kredit:
1) Menerima data dari Staf Kredit (Nota Debet/ Nota Kredit), pemasangan plafond pinjaman, Perpanjangan plafond pinjaman, pelunasan, order dari bagian staf pinjaman untuk perubahan jatuh tempo/ perubahan plafond;
2) Mendata komputer;
3) Menyimpan bukti Nota Debet/ Nota Kredit;
5. Wewenang
a. Memberi usulan untuk mengembangkan pasar, potensi bisnis dan strategi-strategi lainnya yang berhubungan dengan bisnis existing, peluang bisnis dan penyelesaian pinjaman bermasalah Koperasi;
b. Menentukan target funding, financing dan penyelesaian pinjaman bermasalah bersama dengan Manajer Koperasi;
c. Memimpin dan menetukan agenda rapat pemasaran;
d. Melakukan penilaian terhadap Staf Kredit dan Staf Debt Collector Cabang/ Unit usaha Koperasi.
6. Hubungan Kerja PIHAK JABATAN