5. Hubungan Kerja
C. Kepala Bagian Operasional (Kabag OP) 1. Identitas Jabatan
Unit Kerja : Bagian operasional
Posisi dalam Organisasi : di Bawah Manajer, sejajar Kepala Unit yang
membawahi para staf yang ada di Koperasi Bahtera Sejahtera.
2. Fungsi Utama jabatan
Merencanakan, mengarahkan, mengontrol serta mengevaluasi seluruh aktivitas di bidang operasional baik yang berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal yang dapat meningkatkan profesionalisme koperasi khususnya dalam pelayanan terhadap anggota.
3. Tanggung jawab
a. Terselenggaranya pelayanan yang memuaskan (excellence service) kepada anggota;
b. Terevakuasi dan terselesaikannya seluruh permasalahan yang ada dalam operasional Koperasi;
PIHAK JABATAN YANG
DIHUBUNGI TUJUAN
Manajer
a. Pemberian laporan hasil pengawasan internal. b. Persetujuan penerbitan
laporan keuangan. INTERNAL
Bagian operasional dan Bagian Pemasaran
a. Pengumpulan data atas transaksi operasional.
b. Pengumpulan data
atas proses pinjaman.
EKSTERNAL Akuntan Publik
a. Pemberian data untuk kebutuhan laporan akuntan publik. b. Pelaksanaan Audit.
c. Terbitnya laporan keuangan (financial), laporan pinjaman dan laporan mengenai penghimpunan dana (funding) secara lengkap, akurat dan sah baik harian, bulanan, ataupun sesuai dengan periode yang dibutuhkan;
d. Terarsipkannya seluruh dokumen-dokumen keuangan, dokumen lembaga, dokumen pinjaman, serta dokumen-dokumen penting lainnya;
e. Terarsipkannya surat masuk dan keluar serta notulansi rapat manajemen dan rapat opersional;
f. Terselenggaranya seluruh aktivitas rumah tangga Koperasi;
g. Terselenggaranya presensi kehadiran karyawan dan dokumentasi hasil. 4. Tugas-Tugas Pokok
a. Terselenggaranya Pelayanan yang memuaskan (excellence service) kepada anggota Koperasi:
1) Melakukan pengawasan terhadap pekerjaan pelayanan anggota;
2) Memberikan masukan dan arahan pada hal-hal yang berkenaan dengan pelayanan untuk meningkatkan kualitas pelayanan anggota;
3) Memperhatikan masukan serta keluhan anggota dan membahasnya pada tingkat rapat operasional untuk mendapatkan penyelesaian masalah; 4) Menyelesaikan sesegera mungkin apabila ada Kasus yang berkaitan
dengan anggota.
b. Terevaluasi dan terselesaikannya seluruh permasalahan yang ada dalam operasional Koperasi:
1) Mengagendakan dan memimpin rapat operasional bulanan untuk membahas rencana kerja operasional, target kerja dan evaluasi secara keseluruhan serta permasalahan-permasalahan yang terjadi pada bagian operasional;
2) Mendokumentasikan hasil rapat bulanan sebagai bahan rujukan atas aktivitas selanjutnya;
3) Melakukan kontrol terhadap kesepakatan dan keputusan yang diambil dalam rapat.
c. Terbitnya laporan keuangan, laporan perkembangan pinjaman dan laporan mengenai penghimpunan dana atau simpanan secara lengkap, akurat dan sah baik harian, bulanan maupun sesuai dengan periode yang dibutuhkan: 1) Memeriksa laporan harian, bulanan dan mengesahkannya (otorisasi);
2) Memeriksa laporan mengenai perkembangan pinjaman, tingkat
kelancaran pinjaman (kolektibilitas) dan laporan mengenai
pinjaman-pinjaman yang bermasalah;
3) Membuat dan mengirimkan laporan keuangan Koperasi atas persetujuan Manajer Pusat, kepada pihak-pihak yang berkepentingan;
4) Terarsipkannya seluruh dokumen-dokumen keuangan, dokumen lembaga, dokumen pinjaman serta dokumen penting lainnya;
5) Mengatur dan mengawasi sistem pengarsipan seluruh bagian operasional; 6) Menyimpan dokumen lembaga serta menjaga keamanannya seperti: akte
memorandum, surat edaran, berita acara, surat-surat perjanjian kerjasama dan lain-lain;
7) Membuat mekanisme/ sistem peminjaman untuk dokumen-dokumen berharga bila dibutuhkan;
8) Mengkaji sistem pengarsipan yang telah ada dalam upaya
penyempurnaan.
d. Terarsipkannya surat masuk dan keluar serta notulansi rapat manajemen dan rapat operasional:
1) Memberikan nomor surat keluar serta mengarsipkannya;
2) Menerima surat masuk dan memberikan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai perihal surat;
3) Menunjuk salah satu staf operasional untuk menjadi notulis dalam rapat manajemen ataupun operasional;
4) Mendistribusikan hasil rapat kepada pihak-pihak terkait; 5) Mengarsipkan hasil notulen rapat sesuai dengan tempatnya. e. Terselenggaranya seluruh aktivitas rumah tangga Koperasi:
1) Melakukan perencanaan Anggaran Rumah Tangga Koperasi Bahtera Sejahtera;
2) Melakukan evaluasi, kontrol dan upaya-upaya penghematan apabila terjadi hal-hal yang di luar dugaan seperti pembengkakan biaya operasional;
3) Melakukan pengawasan atas pembayaran kewajiban setiap akhir bulan seperti pembayaran rekening pajak, listrik, air, telpon/ internet dan lain-lain.
f. Terselenggaranya presensi kehadiran karyawan dan dokumentasi hasil penilaian seluruh karyawan serta pengajuan gaji:
1) Membuat presensi setiap pergantian bulan; 2) Melakukan kontrol atas presensi karyawan;
3) Membuat rekapitulasi kehadiran karyawan berkenaan dengan pengajuan gaji;
4) Membuat daftar gaji dan mengajukan pada Manajer Pusat untuk dibahas bersama Pengurus;
5) Mendokumentasi seluruh arsip yang berkenaan dengan prestasi dan kondisi kerja karyawan ke dalam masing-masing map file karyawan; 6) Melakukan rekapitulasi kondite karyawan pada setiap akhir semester
dengan arsip pendukung yang ada sebagai bahan evaluasi. 5. Wewenang
a. Mengeluarkan biaya operasional rutin dalam batas kewenangannya;
b. Mengajukan biaya operasional dan kebutuhan lain yang dibutuhkan untuk mendukung pekerjaan di bidang operasional kepada Manajer Pusat guna pertimbangan;
c. Menyetujui pengeluaran Kas untuk penarikan tabungan dalam batas kewenangan;
d. Melakukan kontrol terhadap kehadiran karyawan; e. Memeriksa seluruh laporan dalam bidang operasional;
f. Menegur karyawan bidang operasional apabila bekerja tidak sesuai dengan prosedur yang berlaku;
g. Menyetujui pemotongan biaya administrasi tabungan untuk simpanan yang tidak aktif selama 6 bulan dan tutup rekening;
h. Meminta pihak-pihak tertentu yang memegang tangung jawab dana atau uang muka biaya, dan menyelesaikannya apabila waktu yang disepakati sudah tiba;
i. Memberikan masukan dan membantu bagian operasional lainnya yang memerlukan bantuan dalam kapasitasnya sebagai Manajer Cabang/ Kabag Operasional/ Kepala Unit.
6. Hubungan Kerja
D. Teller
1. Identitas Jabatan
Unit kerja : Bagian Operasional
Posisi dalam Organisasi : di bawah Manajer Cabang/ Kabag/ Kepala Unit
PIHAK JABATAN YANG
DIHUBUNGI TUJUAN
Manajer
a. Pengajuan biaya
b. Menyetujui laporan pengajuan gaji, dll.
c. Laporan keuangan,
perkembangan simpanan dan pinjaman, permasalahan operasional dll. INTERNAL Semua Bagian Operasional a. Pemeriksaan pekerjaan b. Pemeriksaan laporan
c. Mengawasi dan memberikan
masukan untuk peningkatan kualitas kerja operasional.
Anggota Penjelasan atas produk simpanan dan pinjaman bila dibutuhkan. EKSTERNAL
Lembaga jaringan kopdit (Puskopdit/
Inkopdit)
Koordinasi mengenai silang pinjam, LKSB, dll.
2. Fungsi utama jabatan
Melaksanakan seluruh transaksi yang bersifat tunai. 3. Tanggung jawab
a. Mengelola fisik Kas menjaga keamanan Kas; b. Terselesaikannya laporan Kas harian;
c. Tersedianya laporan arus Kas pada akhir bulan untuk keperluan evaluasi; d. Menerima setoran dan penarikan simpanan harian serta simpanan berjangka. 4. Tugas-Tugas Pokok
a. Mengelola fisik Kas dan menjaga keamanan Kas:
1) Melakukan penghitungan Kas pada pagi dan sore hari saat akan dimulainya hari kerja dan akhir hari kerja yang harus disaksikan oleh petugas yang berwenang;
2) Meneliti setiap keaslian uang masuk agar terhindar dari uang palsu; 3) Menjaga ruang dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan;
4) Mengarsipkan laporan mutasi vault pada tempat yang aman;
5) Melakukan cross chek antara vault dengan neraca dan rekapitulasi Kas. b. Terselesaikannya laporan Kas harian:
1) Menerima dan mengeluarkan transaksi tunai sesuai dengan batas wewenangnya;
2) Melakukan pengesahan pada bukti transaksi baik paraf maupun validasi; 3) Menyusun bukti-bukti transaksi keluar dan masuk serta memberikan
nomor bukti;
4) Membuat rekapitulasi transaksi masuk dan keluar serta meminta validasi dari pihak yang berwenang;
5) Melakukan cross check antara rekapitulasi Kas dengan mutasi vault dan neraca.
c. Tersedianya laporan arus Kas pada akhir bulan untuk keperluan evaluasi: 1) Membuat laporan Kas masuk dan keluar pada setiap akhir bulan untuk
setiap akun-akun yang penting;
2) Meminta pengesahan laporan arus Kas dari yang berwenang sebagai laporan yang sah.
d. Menerima setoran dan penarikan tabungan:
1) Memeriksa kelengkapan dan kebenaran pengisian slip setoran (dalam slip setoran harus tertera nilai uang dalam bentuk angka dan huruf dengan nilai yang sama; pengisian slip harus ditulis dengan jelas);
2) Mencocokan saldo tabungan pada buku tabungan anggota dengan data yang ada di komputer, bila ada kesalahan atau selisih harus segera dibenahi secara langsung;
3) Membubuhkan stempel pada slip setelah dimasukkan ke dalam komputer; 4) Menyerahkan semua slip setoran kepada bagian administrasi setelah
5) Menyerahkan kopi slip setoran kepada anggota sebagai bukti penerimaan setoran;
6) Menerima dan memeriksa slip penarikan, kartu atau buku simpanan anggota;
7) Memeriksa dan membubuhkan tanda tangan/ paraf sebagai tanda persetujuan pada slip penarikan kemudian menyerahkan kembali kepada bagian pembukuan;
8) Untuk pengambilan di atas batas wewenang harus meminta persetujuan pimpinan (paraf pada slip pengambilan) atas pengambilan tabungan tersebut (perhatikan: saldo yang tersisa harus memenuhi ketentuan yang ada);
9) Mencatat jumlah pengambilan tabungan/ simpanan pada buku simpanan. 5. Wewenang
a. Menerima transaksi tunai transaksi-transaksi yang terjadi di Koperasi; b. Memegang Kas tunai sesuai dengan kebijakan yang ada;
c. Mengeluarkan transaksi tunai pada batas nominal yang diberikan atau atas persetujuan yang berwenang;
d. Menolak pengeluaran Kas apabila tidak ada bukti-bukti pendukung yang kuat; e. Mengetahui kode brankas tetapi tidak memegang kuncinya ataupun
sebaliknya;
f. Meminta pertanggungjawaban keuangan Kas kecil jika batas waktu pertanggungjawaban telah tiba.
6. Hubungan kerja