KAJIAN TEORITIS 2.1 Pengertian Arsip
2.3 Defenisi Sistem Informasi Kearsipan
teknologi informasi yang ada saat ini tentunya sistem pengelolaan arsip tersebut dapat di implementasikan ke dalam sebuah sistem informasi kearsipan.
2.3 Defenisi Sistem Informasi Kearsipan
Sebuah sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat dan perangkat lunak tersebut (Kristanto 2003, 11). Informasi merupakan alat penunjang untuk mempermudah dalam pengambilan keputusan, maka untuk mempersiapkan dan mengolah data, diperlukan sebuah sistem informasi (Sedarmayanti 2003,16).
Sistem informasi yang menggunakan komputerisasi pada khususnya dapat melakukan integrasi atau memilih elemen informasi sesuai keinginan, melakukan up-date, atau melakukan perubahan terhadap arsip (hal ini telah dapat dilakukan dalam Sistem Pengelolaan Arsip Berbasis Teknologi yang diperkenalkan oleh ANRI sejak tahun 2004) (Naina, 90).
Kristanto (2003, 12) menyebutkan bahwa yang termasuk kedalam kelompok komponen-komponen sistem informasi adalah sebagai berikut:
1. Input
Input disini adalah semua data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi. Dalam hal ini yang termasuk dalam input adalah dokumen-dokumen, formulir-formulir dan file-file.
2. Proses
Proses merupakan kumpulan prosedur yang akan memanipulasi input yang kemudian akan disimpan dalam bagian basis data dan seterusnya akan diolah menjadi suatu output yang akan digunakan oleh sipenerima.
3. Output
Output merupakan semua keluaran atau hasil dari semua model yang sudah diolah menjadi suatu informasi yang berguna dan dapat dipakai penerima.
21 4. Teknologi
Teknologi disini merupakan bagian yang berfungsi untuk memasukkan input, mengolah input, dan menghasilkan keluaran. Ada 3 bagian dalam teknologi ini yang meliputi perangkat keras, perangkat lunak, dan perangkat manusia.
5. Basis data
Basis data merupakan kumpulan data-data yang saling berhubungan dengan yang lain yang disimpan dalam perangkat kerass komputer dan akan diolah menggunakan perangkat lunak. Basis data sendiri merupakan kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file yang lain sehingga membentuk satu bangunan data.
6. Kendali
Kendali dalam hal ini merupakan semua tindakan yang diambil untuk menjaga sistem informasi tersebut agar bisa berjalan dengan lancar dan tidak mengalami gangguan.
Seiring dengan membengkaknya jumlah arsip yang harus dikelola dan perkembangan teknologi informasi yang ada saat ini, maka diperlukan sebuah sistem informasi kearsipan. Sistem informasi kearsipan adalah suatu sistem informasi yang mengelola data yang menyangkut pengumpulan, pengelolaan, pemusnahan, pencetakan, dan pencarian kembali arsip yang berbasis komputer sehingga mampu mengelola arsip dengan lebih efektif dan efesien (Sitorus 2012).
Mirmani (2011, 4.3) juga mengatakan bahwa komponen utama dalam sistem informasi kearsipan adalah “(1) Informasi tentang rekod/arsip dan organisasi pencipta, (2) Alat yang dapat menyajikan informasi tersebut, dan (3) Standar dan peraturan yang digunakan dalam meciptakan alatnya”.
Dalam melakukan sebuah perancangan maupun pengembangan sistem, masih ada satu hal lagi yang perlu dilakukan yaitu evaluasi terhadap sistem yang baru. Evaluasi sistem secara umum bertujuan untuk melakukan pengukuran dalam mengevaluasi keandalan sebuah sistem yang digunakan.
22 Ada beberapa kriteria evaluasi yang dapat ditetapkan (Kristanto 2003, 44): 1. Pencapaian tujuan
Sudahkah sistem mengerjakan apa yang seharusnya dikerjakan dan memenuhi tujuan utama yang ditetapkan, maupun tujuan tambahan lainnya.
2. Sudah tepat pada waktunya
Tepat pada waktunya bisa dalam bentuk waktu transaksi, waktu pengolahan secara keseluruhan, waktu jawaban atau operasional lainnya. 3. Biaya yang diperlukan
Biaya yang diperlukan dapat meliputi biaya tahunan sistem, biaya pemeliharaan, atau biaya lainnya.
4. Kualitas yang diperoleh
Kriteria dalam hal kualitas adalah dapat dihasilkan produk/pelayanan yang lebih baik dari sebelumnya dan sudahkah informasi diperbaiki.
5. Kapasitas produk
Yang termasuk dalam kapasitas sistem adalah penanganan beban kerja, kapasitas jangka panjang yang mungkin dicapai oleh suatu organisasi dalam beberapa dekade mendatang.
6. Efesiensi dan produktivitas
Kriterianya adalah apakah sistem lebih efesien dari sebelumnya. 7. Kriteria/validitas
Yang termasuk dalam kriteria ketelitian adalah sudahkah kesalahan-kesalahan yang sebelumnya terjaddi dapat diatasi atau ditangani atau berkurangg volumenya.
8. Keandalan/ reabilitas
Apakah sistem yang baru dipakai lebih sedikit terdapat kemacetan dibanding dengan sistem sebelumnya.
Dengan demikian dapat dibuat kesimpulan bahwa untuk membangun sebuah sistem informasi arsip diperlukan sebuah standar yang dapat dijadikan tolak ukur untuk perancangannya. Sehingga sistem yang baru dibangun dapat berfungsi dengan baik ketika telah siap untuk digunakan. Kemudian juga perlu dilakukannya evaluasi terhadap sistem yang baru agar fungsionalitas dari sebuah sistem yang baru dapat maksimal dan juga mendukung dalam hal pengembangan sistem kedepannya.
23 2.3.1 Alih Media Arsip
Perkembangan Teknologi Informasi seperti komputer saat ini, telah memberikan dampak yang cukup baik dalam membantu seorang arsiparis dalam melakukan pengelolaan terhadap arsip-arsip yang dikelolanya. Arsip tercipta dari waktu ke waktu dengan jumlah yang terus meningkat, sehingga dibutuhkannya alat yang dapat membantu untuk mengatasi hal tersebut. Komputer merupakan contoh media yang dapat membantu seorang arsiparis dalam mengatasi jumlah arsip yang semakin meningkat dengan cara melakukan alih media arsip.
Menurut Kusrianto (2010) bahwa semakin bertumbuh dan berkembangnya organisasi akan semakin bertambah dokumen yang dikelola, untuk mencari informasi dibutuhkan kecepatan dan ketepatan penemuan kembali, sehingga menjadi penting dokumen yang dikelola organisasi dialih mediakan kedalam bentuk digital database, dan bukan hanya sistem penyimpanan dan penemuan kembali saja yang menjadi mudah, namun dengan komputerisasi penyimpanan dokumen akan memudahkan organisasi untuk melakukan penyusutan dokumen.
Pemanfaatan teknologi komputer hanyalah sebagai alat bantu kecepatan penemuan kembali, tanpa perlu membongkar informasi kertas yang disimpan, sebagai gambaran ilustrasinya adalah sebagai berikut:
24 Gambar 2.2 Ilustrasi komputer sebagai media temu kembali
Sumber:(Kusrianto 2010)
Dari ilustrasi gambar komputer sebagai media temu kembali tersebut dapat disimpulkan bahwa ketika arsip yang dalam bentuk media kertas semakin meningkat jumlahnya dan memerlukan banyak tempat untuk menyimpanannya, media komputer dapat dijadikan sebagai media penyimpanan yang mampu menyimpan informasi dari arsip-arsip tersebut dalam jumlah yang besar.
Kusrianto (2010) juga menyebutkan bahwa banyak manfaat yang diperoleh terutama bagi dokumen yang terbarukan akan dapat terhindar dari in-efisiensi kerja, seperti:
1. Waktu untuk mencari dokumen
2. Tenaga yang terpakai untuk mengelola dokumen 3. Ruang yang dipergunakan untuk penyimpanan 4. Kertas, tinta dan peralatan arsip yang dibeli 5. Kesempatan peluang bisnis
Dapat disimpulkan bahwa dengan melakukan pengelolaan dokumen atau arsip secara terpadu dan terinregrasi dengan perangkat komputer akan memberikan banyak kemudahan terutama efektivitas dan efesiensi kerja arsiparis.
25 2.3.2 Sistem Temu Kembali Arsip
Amsyah (2003, 222) mengatakan “untuk mempercepat penemuan kembali arsip yang berada dalam kumpulan jumlah arsip yang besar, baik yang baru tersimpan maupun yang sudah tersimpan lama, penggunaan komputer sangat membantu”. Komputer dapat dijadikan sebagai sebuah sistem temu balik informasi atau arsip yang efektif dan efesien. Sistem temu balik adalah suatu proses kegiatan di dalam manajemen kearsipan untuk mencari dan menemukan kembali fisik dan informasi arsip melalui suatu sistem dengan cara-cara tertentu. Menurut Mirmani (2011, 6.32) ada 4 komponen yang perlu diperhatikan dalam sistem temu balik informasi yaitu:
1. Kebutuhan informasi dari pengguuna 2. Dokumen atau informasi yang tersedia
3. Kata indeks yang berasal dari kebutuhan pemakai atau pengguna yang tersedia,
4. Mediatory atau intermediatory, yaitu mekanisme kerja penelusuran dan penemuan informasi.
Mirmani (2011, 6.32) juga menyebutkan bahwa pada hakikatnya dalam proses penelusuran informasi ada beberapa kegiatan:
1. Pendekatan pemakai dalam penggunaan kata indeks/ query. 2. Klasifikasi kata indeks dan cakupannya.
3. Pemilihan database yang tepat (berkas atau seri arsip) yang tepat 4. Perumusan kata indeks yang tepat
5. Pemilihan sarana operator.
6. Penyajian hasil openelusuran yang terseleksi
7. Penyerahan hasil penelusuran (hasil tersebut dalam bentuk informasi dan fisik arsip).
Kemudian dikatakan juga oleh Abubakar (1997, 32) bahwa saat ini penggunaan komputer sebagai media otomatisasi untuk penemuan kembali surat dengan cepat dan tepat semakin meningkat, akan tetapi sistem komputer tidak dapat berfungsi dengan baik jika file/record yang secara manual tidak tertata
26 dengan baik juga. Dengan kesimpulan bahwa sistem penataan yang manual telah terbentuk maka penemuan kembali dengan sistem komputerisasi juga akan menjadi baik.
Berdasarkan uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa, sistem temu kembali arsip berbasis komputer yang dirancang oleh seseorang juga harus dikondisikan dengan sistem manual. Dengan kata lain, sistem penemuan secara manual menjadi pedoman ketika sebuah sistem temu kembali berbasis komputer dirancang. Mulai dari sistem penataan, pengklasifikasian, sampai ke sistem penyimpanan yang manual harus disesuaikan kedalam sistem yang dirancang ke dalam media komputer.
2.3.3 Standar Elemen Data Sistem Informasi Kearsipan oleh ANRI
Dalam membuat sebuah sistem informasi kearsipan yang bertujuan untuk membantu mempermudah dalam suatu pekerjaan seorang arsiparis, tentu harus ada standar yang digunakan. Berikut ini adalah standar elemen data sebuah sistem informasi kearsipan yang dikeluarkan oleh ANRI dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 21 Tahun 2011 tentang Standar Elemen Data Arsip Dinamis dan Statis Untuk Penyelenggaraan Sistem Informasi Kearsipan Nasional yaitu:
1. Elemen data yang bersifat keharusan meliputi nomor arsip, kode klasifikasi, pencipta arsip, uraian informasi, kurun waktu, jumlah, keterangan, nama pengelola, jenis naskah, tingkat perkembangan, judul, klasifikasi akses, klasifikasi keamanan, kategori arsip, media arsip, bahasa dan tulisan, fungsi, nama berkas, judul berkas, status, status berkas dan tanggal berkas.
2. Elemen data yang bersifat opsional untuk kebutuhan aplikasi yang digunakan meliputi nama aplikasi, retensi aktif, dan retensi inaktif.
27 3. Elemen data yang bersifat opsional untuk pengembangan aplikasi
pengelolaan arsip dinamis atau statis meliputi nama petugas registrasi, tingkat urgensi, penerima/pengirim, jabatan unit pengolah, dan nama pimpinan unit pengolah.
4. Elemen data untuk pengelolaan arsip statis meliputi riwayat administratif, riwayat kearsipan, sumber akuisisi atau penyerahan langsung, informasi jadwal retensi, penambahan, sistem penataan, ketentuan akses, ketentuan reproduksi, karakteristik fisik, sarana temu balik, keberadaan lokasi arsip asli, keberadaan lokasi arsip salinan, arsip terkait, publikasi, catatan arsiparis, peraturan-peraturan, dan waktu deskripsi.
5. Elemen data untuk membangun basis data pencipta arsip meliputi tipe pencipta, nama resmi pencipta, nama resmi lain pencipta, format nama baku, nama lain, kode organisasi pencipta, tanggal keberadaan pencipta, riwayat pencipta, wilayah yuridiksi, status hukum, fungsi, mandat (sumber wewenang), struktur internal, konteks umum, kode unik pencipta, kategori keterkaitan, deskripsi keterkaitan, tanggal keterkaitan, kode unik deskripsi nama pencipta arsip, nama institusi penerbit daftar nama pencipta arsip, peraturan atau konvensi, status, tingkat kerincian, tanggal pembuatan, revisi, penghapusan, bahasa dan tulisan, sumber, penjelasan mengenai pemeliharaan.
6. Elemen data deskripsi fungsi meliputi tipe fungsi, peristilahan resmi fungsi, klasifikasi, tanggal fungsi, deskripsi fungsi, riwayat fungsi, dasar fungsi.
7. Elemen data deskripsi lembaga kearsipan meliputi kode unik lembaga kearsipan, nama lembaga kearsipan, nama lain resminya, alamat, nomor telepon, faks, email, petugas yang dapat dihubungi, informasi mengenai khasanah, sarana temu balik, waktu layanan, ketentuan berkaitan dengan akses dan penggunaan arsip, aksesibilitas, layanan reproduksi, dan area publik.
Dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No 21 Tahun 2011 tentang Standar Elemen Data Arsip Dinamis dan Statis untuk Penyelenggaraan Sistem Informasi Kearsipan Nasional ini juga disebutkan bahwa beberapa referensi yang menjadi rujukan penyusunan standar ini selain UU No 43 Tahun 2009 tentang kearsipan adalah standar yang dikeluarkan oleh the International Council on Archieves (ICA), meliputi:
1. ISAD (G) (General International Standart Archieval Description), Second Edition, 1999
2. ISAAR (CPF) (International Standart Archival Authority Record For Corporate Bodies, Person, and Families), Second Edition, 2003