KAJIAN TEORITIS 2.1 Pengertian Arsip
2.4 Pengertian Aplikasi Open Source
2.4.2 Fitur dan Standar Deskripsi Aplikasi ICA AtoM
ada pada demo online.
2.4.2 Fitur dan Standar Deskripsi Aplikasi ICA AtoM
ICA-AtoM dikembangkan dengan standar deskripsi yang disusun oleh ICA dan beberapa standar penting yang mendukungfungsionalitas aplikasi ini. Dalam masa pengembangannya aplikasi ini dapat diunduh dan diinstal pada perangkat komputer untuk kemudian dilakukan tes akan aplikasi ini. Pengelola dengan log-in khusus sebagai administrator dapat melakukan penambahan dan perubahan data deskripsi arsip. Dalam pembuatannya ICA-AtoM dibuat dengan memperhatikan standar deskripsi yang dibuat oleh ICA. Lembaga ICA menyebutkan dalam situs resmi ica-atom.org dijelaskan bahwaICA-AtoM is built ar
33 1. General International Standard Archival Descripti
edition, 1999
This standard provides general guidance for the preparation of archival descriptions. It is to be used in conjunction with existing national standards or as the basis for the development of national standards.
2. International Standard Archival Authority Record (Corporate bodies, Persons, Families)
This standard provides guidance for preparing archival authority records which provide descriptions of entities (corporate bodies, persons and families) associated with the creation and maintenance of archives.
3. International Standard For Describing Institutions with Archival Holdings
This standard provides general rules for the standardisation of descriptions of institutions.
4. International Standard For Describing Functions May 2007
This standard provides guidance for preparing descriptions of functions/activities of corporate bodies associated with the creation and maintenance of archives.
4 poin di atas dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. International Standard Archival Description (ISAD(G))
Standar untuk deskripsi arsip yang dibuat oleh ICA dengan rekan jaringannya yang tersebar diseluruh dunia. Standar ini menyediakan panduan umum untuk membuat sebuah deskripsi tentang arsip. Standar ini dibuat untuk menjadi pelengkap akan standar nasional yang dipakai oleh sebuah instansi atau negara. Sehingga masih sangat mungkin untuk dikembangkan oleh masing-masing penggunanya.
2. International Standard Archival Authority Record (Corporate bodies, Persons, Families) (ISAAR(CPF))
Menyediakan panduan untuk ArchivalAuthority Record Standar yang memberikan deskripsi sebagai sebuah entitas (badan hukum, orang-orang dan keluarga) yang terkait dengan penciptaan dan pemeliharaan arsip.
3. International Standard for Describing Institution with Archival Holdings (ISDIAH)
Standar ini memberikan aturan umum untuk standarisasi deskripsi lembaga yang mengelola atau menyimpan arsip. Memberikan panduan praktis untuk mengidentifikasi dan menghubungi lembaga-lembaga yang memiliki arsip memberikan akses dan layanan yang tersedia, membuat direktori lembaga dengan kepemilikan arsip dan/ atau daftar inventori arsip, pembuatan hubungan antar lembaga (link) dengan perpustakaan dan museum dan/ atau mengembangkan direktori umum dari lembaga warisan budaya di regional,
34 nasional dan tingkat internasional dan produksi statistik pada lembaga dengan kepemilikan arsip, di sebuah daerah, nasional atau tingkat internasional.
4. International Standard For Describing Function (ISDF)
ICA-AtoM juga dilengkapi dengan data-entry template untuk DublinCore dan The Canadian Rules for Archival Description. Semua data arsip pada setiap sectionnya langsung berdasarkan pada standar yang digunakan. Sebagaimana dalam aplikasi ini terdapat titik akses (aksespoint) yang bisa digunakan dalam penelusuran deskripsi arsip, objek fisik arsip juga dapat dihubungkan dengan aplikasi ini untuk menyatakan dimana material arsip tersebut disimpan.
Pada aplikasi ICA-AtoM terdapa menu pencarian yang terdiri dari 7 kategori kata kunci pencarian deskripsi arsip yang telah di-inputkan ke dalam database aplikasi ICA-AtoM . Adapun 7 kategori pencarian yang ada pada menu search box aplikasi ICA-AtoM yaitu pencarian berdasarkan archieval description, authority record, archieval institution, functions, subjects, places, dan digital object. Adapun bentuk model data dari aplikasi ICA-AtoM adalah sebagai berikut:
Gambar 2.4 Desain Model Data ICA-AtoM
Sumber:
ICA-AtoM memiliki fitur-fitur yang telah dirancang guna membantu dalam pengelolaan maupun penelusuran informasi arsip. Berikut adalah fungsi dari
35 beberapa fitur yang ada pada aplikasi open source ICA-AtoM (PeterVanGarderen, 2011):
1. Archival description provide contextual information about archieval materials; they are representations of the archival materials. Archival description are arranged into hierarchical levels (e.g. fonds, series, files, items). This is done in ICA-AtoM using a flexible and sophisticated nested set hierarchy model. Each archival description may be linked to a physical object or a digital object describing location, physical characteristic, structure and technical information about the archieval material or record itself.
2. Authority record provide description of the actors that interact with the archival materials represented by archival description. The primary actor in an ISAD (G) description is a creator. ICA-AtoM authority record include the data elements found in the ICA’s ISAAR (CPF) standar.
3. Archival institution entities provide description of repositories that preserve and provide access to archival materials. An archival institution is a type of actor. Like all actors, an archival institution has its own ISAAR authority record. But its characteristics as a repository (e.g its opening hours, research service, contact information) are described separately in an ISDIAH institution records. In other words, an archival institution record inherits all the applicable fields from the actor’s authority records (e.g authorized form of name, history, etc) and extends the repository-specific fields in an ISDIAH record.
4. Term entities organized into separate taxonomies provide controlled vocabularies used throughout the system (e.g as subjects points or as drop-down menu option for levels of descriptions or authority type, for example).
Pernyataan di atas dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Archival Description
Deskripsi arsip memberikan informasi tentang konteks dari material arsip; deskripsi ini adalah perwakilan dari material arsip. Arsip yang dideskripsikan pada ICA-Atom sudah disusun berdasarkan pada level hirarki (contoh, fonds, series, files, item). Data-data dari setiap element pada deskripsi arsip ICA-AtoM menggunakan ISAD(G) Standar. Setiap arsip yang sudah dideskripsikan mungkin memiliki data yang berhubungan dengan objek fisik arsip, digital objek, lokasi, karakter fisik, struktur, informasi teknis mengenai material/ rekod itu sendiri, semua ini dapat dideskripsi dan ditampilkan oleh ICA-AtoM.
2. Authority Record Description
Deskripsi tentang pembuat rekod/ arsip menyediakan informasi mengenai orang/ badan yang bertanggung jawab atas material yang dideskripsikan dalam deskripsi arsip. Dalam ISAD(G) orang/ badan yang bertanggung
36 jawab tersebut disebut sebagai Creator-pembuat rekod/ arsip. Pada ICA-AtoM data elemen yang mendeskripsi tentang hal ini menggunakan standar ICA ISAAR(CPF).
3. Archival Institution
Lembaga yang menyimpan, melestarikan, dan membuat akses informasi tentang material fisik dari arsip yang sedang dideskripsikan. Deskripsi untuk lembaga arsip ini diatur juga dalam ISAAR akan tetapi ciri khusus sebagai tempat penyimpanan arsip, dengan karakretistik seperti jam operasional, layanan peneliti, dan juga kontak informasi lembaga dideskripsikan dengan standar ISDIAH. Dengan begitu lembaga arsip untuk penyimpanan ini menggunakan standar ISAAR namun untuk beberapa hal diatur dalam standar ISDIAH.
4. Term
Istilah dalam proses input data di organisasikan kedalam taksonomi yang merupakan sebuah kontrol terhadap kosakata yang digunakan dalam sistem arsip (contoh akses point: subjek, creator, level deskripsi).
2.4.3 SIKD dan SIKS sebagai Aplikasi Open Source dikembangkan ANRI