HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN
4.4 Elemen Akses Arsip
Elemen akses arsip berkaitan dengan: a) bagian identitas (identity area), b) bagian donor (transferring body area), c) bagian administratif (administrative area), d) bagian hak tindakan (right record area), e) bagian deskripsi arsip (archieve description). Elemen akses arsip bertujuan untuk menyajikan ketersediaan arsip serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip.
Tabel 4.4 Evaluasi Aplikasi SIA Puskom UNP berdasarkan Akses Arsip sesuai Standar ICA-AtoM
No Elemen Indikator Jumlah yang
ada Jumlah yang tidak ada 1. Bagian identitas 4 1 3 2. Bagian donor 8 0 8 3. Bagian administratif 11 2 9
4. Bagian hak tindakan 6 1 5
5. Bagian deskripsi arsip 1 1 0
Jumlah 30 5/30 x 100%
= 17%
25/30 x 100% = 83%
53 Dari data yang ada pada tabel di atas dapat diketahui bahwa jumlah indikator dari elemen data yang ada pada aplikasi SIA Puskom berdasarkan akses arsip yaitu: a) Bagian identitas memiliki jumlah indikator 4, tetapi yang ada pada aplikasi SIA Puskom hanya 1, b) Bagian donor memiliki jumlah indikator 8, tetapi tidak ada satu pun elemen dari indikator ini pada aplikasi SIA Puskom, c) Bagian administratif memiliki jumlah indikator 11, tetapi yang ada pada aplikasi SIA Puskom hanya 2, d) Bagian hak tindakan memiliki jumlah indikator 6, tetapi yang ada pada aplikasi SIA Puskom hanya 1, e) Bagian deskripsi arsip memiliki jumlah indikator 1, dan indikator ini ada pada aplikasi SIA Puskom UNP.
Dari hasil daftar ceklis yang diperoleh dapat diinterpretasikan bahwa dari jumlah keseluruhan indikator pada elemen akses arsip sebanyak 30, jika dipersentasikan hanya 17% indikator dari ke lima elemen data berdasarkan elemen akses arsip yang ada pada aplikasi SIA Puskom UNP. Sehingga masih banyak terdapat kekurangan pada elemen data berdasarkan akses arsip. Diketahui 83% elemen data berdasarkan akses arsip tidak ada pada aplikasi SIA Puskom UNP. Hal tersebut menunjukkan bahwa sebagian besar dari elemen data pada aplikasi SIA berdasarkan elemen akses arsip sesuai standar ICA-AtoM tidak ada. Berdasarkan hasil tersebut, dapat menjadi pertimbangan bagi kantor Puskom UNP untuk melakukan pengembangan sistem terhadap elemen data arsip berdasarkan elemen akses arsip.
54 Berikut tampilan elemen akses arsip pada aplikasi SIA Puskom UNP
Gambar 4.3 Akses Arsip 4.5 Elemen Istilah (Term)
Elemen istilah (term) berkaitan dengan indikator: a) sistem klasifikasi yaitu tentang pengelompokan suatu arsip, b) nama yaitu judul dari arsip itu sendiri, c) digunakan untuk yaitu tentang untuk apa arsip itu dipakai, d) catatan lingkup yaitu tentang catatan dari lingkup arsip tersebut, e) catatan sumber yaitu berkaitan dengan catatan tentang asal dari arsip tersebut, f) istilah luas yaitu berkaitan dengan istilah untuk menemu balik arsip dalam kontek yang luas, g) istilah terkait yaitu berkaitan dengan istilah untuk menemu balik arsip berdasarkan istilah terkait, dan yang terakhir yaitu h) istilah sempit yaitu berkaitan dengan istilah sempit atau khusus dalam menemu balik arsip yang dibutuhkan.
Tabel 4.5 Evaluasi Aplikasi SIA Puskom UNP berdasarkan Istilah (term) sesuai Standar ICA-AtoM
No Elemen Indikator Jumlah yang ada Jumlah yang tidak ada istilah (term) Terdapat 8 indikator 1 7
55 Dari data yang ada pada tabel di atas dapat diketahui bahwa jumlah indikator dari elemen data yang ada pada aplikasi SIA Puskom berdasarkan istilah arsip ada 8 yaitu terdiri dari: a) sistem klasifikasi, b) nama, c) digunakan untuk, d) catatan lingkup, e) catatan sumber, f) istilah luas, g) istilah terkait, h) istilah sempit.
Dari hasil daftar ceklis yang diperoleh dapat diinterpretasikan bahwa dari jumlah keseluruhan indikator pada elemen istilah arsip sebanyak 8, jika dipersentasikan hanya 12% indikator dari elemen data berdasarkan elemen istilah arsip yang ada pada aplikasi SIA Puskom UNP. Sehingga masih banyak terdapat kekurangan pada elemen data berdasarkan istilah arsip. Diketahui 88% elemen data berdasarkan istilah arsip tidak ada pada aplikasi SIA Puskom UNP. Hal tersebut menunjukkan bahwa sebagian besar dari elemen data pada aplikasi SIA berdasarkan elemen istilah arsip sesuai standar ICA-AtoM tidak ada. Berdasarkan hasil tersebut, dapat menjadi pertimbangan bagi kantor Puskom UNP untuk melakukan pengembangan sistem terhadap elemen data arsip berdasarkan elemen istilah arsip.
Berikut tampilan elemen istilah (term) pada aplikasi SIA Puskom UNP
56 4.6 Elemen Fungsi (Function)
Elemen data deskripsi fungsi memberikan panduan dalam menyusun basisdata mengenai fungsi dari organisasi yang terkait dengan penciptaan dan pemeliharaan arsip. Deskripsi fungsi memiliki peran sangat penting dalam menjelaskan asal-usul arsip, karena dapat membantu menempatkan arsip dalam konteks penciptaan dan penggunaannya secara lebih aman. Elemen fungsi berkaitan dengan: a) bagian identitas (identity area), b) bagian konteks (context area), c) bagian kontrol (control area).
Tabel 4.6 Evaluasi Aplikasi SIA Puskom UNP berdasarkan Fungsi (function) sesuai Standar ICA-AtoM
No Elemen Indikator Jumlah yang ada Jumlah yang tidak ada 1. Bagian identitas 4 2 2 2. Bagian konteks 3 1 2 3. Bagian kontrol 10 1 9 Jumlah 17 4/17 x 100% = 25% 13/17 x 100% = 75%
Dari data yang ada pada tabel di atas dapat diketahui bahwa jumlah indikator dari elemen data yang ada pada aplikasi SIA Puskom berdasarkan fungsi yaitu: a) Bagian identitas memiliki jumlah indikator 4, tetapi yang ada pada aplikasi SIA Puskom hanya 2, b) Bagian konteks memiliki jumlah indikator 3, tetapi yang ada pada aplikasi SIA Puskom hanya 1, c) Bagian kontrol memiliki jumlah indikator 10, tetapi yang ada pada aplikasi SIA Puskom hanya 1.
57 Dari hasil daftar ceklis yang diperoleh dapat diinterpretasikan bahwa dari jumlah keseluruhan indikator pada elemen fungsi sebanyak 17, jika dipersentasikan hanya 25% indikator dari ke tiga elemen data berdasarkan elemen fungsi yang ada pada aplikasi SIA Puskom UNP. Sehingga masih banyak terdapat kekurangan pada elemen data berdasarkan fungsi. Diketahui 75% elemen data berdasarkan fungsi tidak ada pada aplikasi SIA Puskom UNP. Hal tersebut menunjukkan bahwa sebagian besar dari elemen data pada aplikasi SIA berdasarkan elemen fungsi sesuai standar ICA-AtoM tidak ada. Berdasarkan hasil tersebut, dapat menjadi pertimbangan bagi kantor Puskom UNP untuk melakukan pengembangan sistem terhadap elemen data arsip berdasarkan fungsi.