EVALUASI APLIKASI SISTEM INFORMASI ARSIP (SIA) PADA KANTOR PUSAT KOMPUTER UNIVERSITAS NEGERI PADANG
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam bidang Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi
AYU FEBRINA 130723014
DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI FAKULTAS ILMU BUDAYA
LEMBARAN PERSETUJUAN
Judul Skripsi : Evaluasi Aplikasi Sistem Informasi Arsip (SIA) pada Kantor Pusat Komputer Universitas Negeri Padang
Oleh : Ayu Febrina
NIM : 130723014
Pembimbing I : Ishak, SS.,M.Hum.
Tanda Tangan :
Tanggal :
Pembimbing II :Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd.
Tanda Tangan :
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Skripsi : Evaluasi Aplikasi Sistem Informasi Arsip (SIA) pada Kantor Pusat Komputer Universitas Negeri Padang
Oleh : Ayu Febrina
NIM : 130723014
DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
Ketua : Dr. Irawaty A. Kahar, M.Pd.
Tanda Tangan :
Tanggal :
FAKULTAS ILMU BUDAYA
Dekan : Dr. Syahron Lubis, M.A.
Tanda Tangan :
PERNYATAAN ORISINALITAS
Karya ini adalah karya orisinalitas dan belum pernah disajikan sebagai suatu tulisan untuk memperoleh suatu klasifikasi tertentu atau dimuat pada media publikasi lain.
i ABSTRAK
Ayu, Febrina. 2015. Evaluasi Aplikasi Sistem Informasi Arsip pada Kantor Pusat Komputer Universitas Negeri Padang. Medan: Departemen Studi Ilmu perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Penelitian ini dilakukan di Kantor Pusat Komputer Universitas Negeri Padang. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengevaluasi aplikasi Sistem Informasi Arsip (SIA) yang sedang berjalan pada Kantor Pusat Komputer Universitas Negeri Padang dan memberikan rekomendasi untuk perbaikan agar fungsi aplikasi ini bisa lebih baik.
Penelitian ini adalah jenis penelitian deskriptif, sedangkan metode penelitiannya menggunakan metode observasi. Pengumpulan data dilakukan dengan melakukasn pengamatan langsung dan mengisi form daftar ceklis yang telah dibuat berdasarkan standar aplikasi ICA-AtoM serta dengan melakukan kajian pustaka terhadap literatur yang terkait dengan evaluasi aplikasi sistem informasi arsip pada Kantor Pusat Komputer Universitas Negeri Padang.
Dari observasi awal diketahui bahwa Kantor Pusat Komputer Universitas Negeri Padang telah menggunakan Aplikasi Sistem Informasi Arsip (SIA) yang terdiri dari beberapa enam fitur yaitu fitur log-in, fitur home, fitur input deskripsi, fitur edit arsip (manage), fitur pencarian (searching), dan fitur management user. Akan tetapi dari hasil daftar ceklis diketahui bahwa elemen data yang ada pada aplikasi SIA Puskom UNP masih belum lengkap atau belum sesuai dengan standar sebuah aplikasi sistem informasi kearsipan seperti ICA-AtoM. Dari hasil penelitian diperoleh data bahwa jika dipersentasikan 36% elemen data ini telah ada pada aplikasi SIA Puskom UNP, akan tetapi masih banyak yang tidak ada yaitu sekitar 64% lagi. Sehingga dapat diketahui bahwa aplikasi SIA Puskom belum sesuai dengan standar aplikasi ICA-AtoM. Dari total keseluruhan persentasi elemen data berdasarkan standar aplikasi ICA-AtoM, yang dimiliki oleh aplikasi SIA Puskom UNP hanya 36%, yang ada 64% lagi elemen data yang aplikasi berdasarkan standar yang belum dimilikinya.
ii
KATA PENGANTAR
Syukur Alhamdulillah penulis ucapkan kehadirat Allah SWT karena berkat dan rahmat-Nya penulis dapat menyelesaikan skripsi yang berjudul “Evaluasi Aplikasi Sistem Informasi Arsip (SIA) pada Kantor Pusat Komputer Universitas Negeri Padang”. Skripsi ini disusun sebagai salah satu syarat kelengkapan studi untuk menyelesaikan Program Sarjana Departemen Studi Perpustakaan dan Informasi pada Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Dalam menyelesaikan skripsi ini, penulis mendapat bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak, oleh karena itu pada kesempatan ini pertama sekali penulis mengucapkan terima kasih yang sebenar-benarnya kepada Ayah dan Mama yang telah memberikan kasih sayang dan perhatian, doa, materil, motivasi dan dukungan sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulis juga mengucapkan terima kasih kepada Kakak saya Nimay, Nipit dan Abang saya Riko, Rusli dan adik-adik saya Irvan, Meri, dan Adam serta keponakan penulis Dimas, Alka, dan Rava yang juga telah ikut serta memberikan semangat kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
Penulisan skripsi ini dapat selesai berkat adanya bimbingan, arahan dan bantuan dari berbagai pihak, sebagai rasa hormat perkenankan penulis menyampaikan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya dengan ketulusan hati kepada:
iii
2. Ibu Dr. Irawaty, A. Kahar, M.Pd selaku Ketua Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi sekaligus Dosen Pembimbing II penulis yang telah memberikan arahan dalam penulisan skripsi ini.
3. Bapak Ishak, S.S., M.Hum., selaku Dosen Pembimbing I yang telah menyediakan waktu untuk memberikan bimbingan akademis kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
4. Ibu Himma Dewiyana S.T., M.Hum selaku Penguji I yang telah memberikan pertanyaan-pertanyaan serta masukan untuk penulisan skripsi ini agar lebih baik.
5. Ibu Hotlan Sihaan S.Sos., M.I.Kom selaku Dosen Penguji II yang telah memberikan pertanyaan-pertanyaan serta masukan untuk penulisan skripsi ini agar lebih baik.
6. Seluruh dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara yang telah tulus memberikan pengajaran kepada penulis selama penulis menyelesaikan pendidikan. 7. Bapak Yonrafdi, SE, M.Si selaku Kepala Kantor UPT. Puskom UNP,
Bapak Yosefrizal, M.Kom selaku Kasubag Tata Usaha, Ibu Ernawati selaku staf administrasi (arsiparis), Bapak Syukhri, S.T., M.CIO, Muhammad Rusdi, S.T, Mohamad Amin, S.Kom, Irving Nazmi, A.Md, Rahmat Hidayat, S.Kom, Yuki Ilham Yusef, A.Md, Ilham Trijaka Suyuti, S.Kom selaku staf teknis.
iv
dan masukan kepada penulis serta senior yang telah membagi pengalamannya seperti Kak Sri Terta, Kak Shinta, dan Kak Kristi dan Sahabat-sahabat saya D’ecsaa (Ezi, Cici, Shanty, Anandia), Roby, Adi, Havis, Tika, Firza, Nanda ndek, Laras, dan rekan seperjuangan Kak Ice, Kak Siti, Duo keles evi dan lusi, Kipo, Cimot, Omeh, astuni, sumi, dan rani,Ican, icim,dan mandan.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan skripsi ini belum sepenuhnya sempurna. Oleh karena itu, penulis mengharap kritik dan saran yang membangun dari pembaca demi kesempurnaan skripsi ini.
Semoga Allah SWT memberikan imbalan dan pahala yang berlipat ganda kepada pihak-pihak yang telah membantu dalam penyelesaian skripsi ini. Akhir kata penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi pihak-pihak yang membutuhkannya.
Medan, April 2015 Penulis
v DAFTAR ISI
ABSTRAK ... i
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... v
DAFTAR TABEL ... vii
DAFTAR GAMBAR ... viii
DAFTAR LAMPIRAN ... ix
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah... 1
1.2 Rumusan Masalah ... 5
1.3 Tujuan Penelitian ... 5
1.4 Manfaat Penelitian ... 6
1.5 Ruang Lingkup Penelitian ... 6
BAB II KAJIAN TEORITIS 2.1 Pengertian Arsip ... 7
2.1.1 Kegunaan dan Pembagian Arsip ... 8
2.1.2 Siklus Hidup Arsip ... 10
2.1.3 Penataan Arsip ... 11
2.1.4 Penyimpanan Arsip ... 12
2.1.5 Temu Kembali Arsip ... 14
2.2 Tata Kearsipan Perguruan Tinggi ... 16
2.2.1 Arsip Perguruan Tinggi ... 17
2.2.2 Peranan Kearsipan Perguruan Tinggi ... 18
2.3 Defenisi Sistem Informasi Kearsipan ... 20
2.3.1 Alih Media Arsip ... 23
2.3.2 Sistem Temu Kembali Arsip ... 25
2.3.3 Standar Elemen Data Sistem Informasi Kearsipan oleh ANRI ... 27
2.4 Aplikasi Open Source Sistem Temu Kembali Arsip ... 29
2.4.1 ICA AtoM sebagai Aplikasi Open Source Temu Kembali Arsip ... 30
2.4.2 Fitur dan Standar Deskripsi Aplikasi ICA AtoM ... 32
2.4.3 SIKD dan SIKS sebagai Aplikasi Open Source dikembangkan ANRI ... 35
BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Lokasi Penelitian ... 39
3.2 Unit Analisis ... 39
3.3 Jenis dan Sumber Data ... 40
3.4 Instrumen Penelitian ... 40
3.5 Teknik Pengumpulan Data ... 40
vi
BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN
4.1 Profil Kantor Puskom UNP ... 42
4.1.1 Sejarah Singkat Kantor Puskom UNP ... 42
4.2 Evaluasi Aplikasi SIA Puskom UNP berdasarkan Standar Aplikasi ICA-AtoM ... 44
4.2.1 Elemen Deskripsi Arsip ... 45
4.2.2 Elemen Pencipta Arsip ... 47
4.2.3 Elemen Lembaga Pemelihara Arsip ... 49
4.2.4 Elemen Akses Arsip ... 51
4.2.5 Elemen Istilah (term) ... 53
4.2.6 Elemen Fungsi (function) ... 54
4.2.7 Elemen Objek Digital ... 56
4.2.8 Elemen Objek Admin ... 57
4.2.9 Elemen Manage ... 59
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan ... 64
5.2 Saran ... 66
DAFTAR PUSTAKA ... 68
vii
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Kisi-kisi daftar ceklis untuk mengevaluasi aplikasi SIA Puskom
UNP berdasarkan standar aplikasi ICA-AtoM ... 32 Tabel 4.1 Evaluasi Aplikasi SIA Puskom UNP berdasarkan Deskripsi Arsip sesuai Standar Aplikasi ICA-AtoM ... 43 Tabel 4.2 Evaluasi Aplikasi SIA Puskom UNP berdasarkan Pencipta Arsip sesuai Standar ICA-AtoM ... 45 Tabel 4.3 Evaluasi Aplikasi SIA Puskom UNP berdasarkan Pemelihara Arsip sesuai Standar ICA-AtoM ... 48 Tabel 4.4 Evaluasi Aplikasi SIA Puskom UNP berdasarkan Akses Arsip sesuai Standar ICA-AtoM ... 50 Tabel 4.5 Evaluasi Aplikasi SIA Puskom UNP berdasarkan Istilah (term)
sesuai Standar ICA-AtoM ... 52 Tabel 4.6 Evaluasi Aplikasi SIA Puskom UNP berdasarkan Fungsi (function) sesuai Standar ICA-AtoM ... 54 Tabel 4.7 Evaluasi Aplikasi SIA Puskom UNP berdasarkan Fitur Manage
viii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Siklus Hidup Arsip ... 11
Gambar 2.2 Ilustrasi komputer sebagai media temu kembali ... 24
Gambar 2.3 Desain Arsitektur Aplikasi ICA-AtoM ... 32
Gambar 2.4 Desain Model Data ICA-AtoM ... 35
Gambar 4.1 Deskripsi Arsip ... 45
Gambar 4.2 Pencipta Arsip ... 47
Gambar 4.3 Akses Arsip ... 51
Gambar 4.4 elemen term ... 53
Gambar 4.5 Objek Digital ... 55
Gambar 4.6 Fitur Admin ... 56
ix
DAFTAR LAMPIRAN
i ABSTRAK
Ayu, Febrina. 2015. Evaluasi Aplikasi Sistem Informasi Arsip pada Kantor Pusat Komputer Universitas Negeri Padang. Medan: Departemen Studi Ilmu perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Penelitian ini dilakukan di Kantor Pusat Komputer Universitas Negeri Padang. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengevaluasi aplikasi Sistem Informasi Arsip (SIA) yang sedang berjalan pada Kantor Pusat Komputer Universitas Negeri Padang dan memberikan rekomendasi untuk perbaikan agar fungsi aplikasi ini bisa lebih baik.
Penelitian ini adalah jenis penelitian deskriptif, sedangkan metode penelitiannya menggunakan metode observasi. Pengumpulan data dilakukan dengan melakukasn pengamatan langsung dan mengisi form daftar ceklis yang telah dibuat berdasarkan standar aplikasi ICA-AtoM serta dengan melakukan kajian pustaka terhadap literatur yang terkait dengan evaluasi aplikasi sistem informasi arsip pada Kantor Pusat Komputer Universitas Negeri Padang.
Dari observasi awal diketahui bahwa Kantor Pusat Komputer Universitas Negeri Padang telah menggunakan Aplikasi Sistem Informasi Arsip (SIA) yang terdiri dari beberapa enam fitur yaitu fitur log-in, fitur home, fitur input deskripsi, fitur edit arsip (manage), fitur pencarian (searching), dan fitur management user. Akan tetapi dari hasil daftar ceklis diketahui bahwa elemen data yang ada pada aplikasi SIA Puskom UNP masih belum lengkap atau belum sesuai dengan standar sebuah aplikasi sistem informasi kearsipan seperti ICA-AtoM. Dari hasil penelitian diperoleh data bahwa jika dipersentasikan 36% elemen data ini telah ada pada aplikasi SIA Puskom UNP, akan tetapi masih banyak yang tidak ada yaitu sekitar 64% lagi. Sehingga dapat diketahui bahwa aplikasi SIA Puskom belum sesuai dengan standar aplikasi ICA-AtoM. Dari total keseluruhan persentasi elemen data berdasarkan standar aplikasi ICA-AtoM, yang dimiliki oleh aplikasi SIA Puskom UNP hanya 36%, yang ada 64% lagi elemen data yang aplikasi berdasarkan standar yang belum dimilikinya.
1 BAB I PENDAHULUAN 1.1Latar Belakang Masalah
Pada dasarnya keberadaan arsip tidak dapat dilepaskan dari pelaksanaan kegiatan yang dilakukan suatu organisasi. Dalam artian arsip tercipta sebagai akibat proses kegiatan yang dilaksanakan suatu organisasi. Amsyah (2003, 2) mengatakan “salah satu sumber data adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan (seperti loket dan tempat pembayaran) sampai kepada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan”.Arsip yang tercipta tentu akan semakin bertambah banyak di setiap kegiatan yang ada pada suatu organisasi, sehingga diperlukan alat untuk temu kembali arsip.
2 Selain itu ada juga alat temu balik yang berbasis komputer seperti database memiliki kelebihan dalam proses penemuan kembali arsip yang dibutuhkan dalam waktu yang cepat. Kelebihan dari database yaitu seorang arsiparis dapat dengan cepat mengetahui dimana letak penyusunan arsip yang dicari dengan melihat database yang telah dirancang dengan input data berdasarkan letak atau tempat penyimpanannya.
Kantor Pusat Komputer Universitas Negeri Padang (Puskom UNP) adalah salah satu unit pelayanan teknis yang ada di UNP. Puskom UNP pada awal berdirinya merupakan sebuah lembaga pengolahan data akademik. Pada tahun 1989, sebagai salah satu upaya untuk peningkatan kualitas dan layanan kepada civitas akademika UNP (d.h IKIP Padang) didirikan Komputer Akademik. Pada awal berdirinya, Komputer Akademik hanya melayani proses akademik seperti pengolahan mata kuliah, jadwal, dan pengolahan nilai. Sejalan dengan perkembangan, maka pada tahun 1995 dibentuk UPT. Pusat Komputer sebagai lembaga pengganti Kompak IKIP Padang.
3 petugasadministrasi yang ada di UNP terhadap layanan akses internet maupun akses informasi yang berkaitan dengan kampus UNP.
Salah satu bentuk sumber informasi yang sering dicari adalah informasi dari arsip-arsip yang ada di Puskom UNP. Puskom UNP sebagai salah satu organisasi yang berperan sebagai unit pelayanan teknis yang ada di Universitas Negeri Padang juga memiliki beberapa arsip yang perlu dikelola dengan baik, agar dalam pencarian informasi yang terdapat dalam arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Arsip yang dikelola oleh Puskom UNP sering dibutuhkan informasi dari arsip-arsipnya untuk keperluan perorangan maupun organisasi lain yang ada di lingkungan UNP.
Widodo (2009, 1.11) secara menyebutkan bahwa “berdasarkan fungsinya arsip dibedakan menjadi dua, yaitu arsip dinamis (records) dan arsip statis (archieves)”. Arsip yang sering digunakan atau dicari kembali di Puskom UNP adalah surat-surat yang dibagi kedalam dua jenis yaitu arsip yang bersifat umum (general) dan arsip yang bersifat rahasia (private) dengan total arsip yang ada di unit ini berjumlah 1014. Kedua jenis arsip tersebut terdiri dari surat izin pembukaan program studi, izin perpanjangan program studi, surat keputusan-keputusan (SK) rektor, dan berbagai macam nama arsip yang ada di unit ini. Dengan jumlah pegawai 11 orang pada unit ini, hanya 1 orang tenaga pengelola arsip yang bertugas mengelola arsip-arsip yang ada di unit ini.
4 komputer yang ada di unit ini dan mulai dioperasikan pada bulan februari tahun 2013. Dengan jumlah arsip yang ada sampai saat ini 1014 arsip, baru 842 arsip yang bersifat general maupun private, telah di entrikan ke dalam database aplikasi SIA. Aplikasi ini dirancang untuk membantu arsiparis dalam menemukan kembali arsip yang dibutuhkan dengan cepat.Pengelolaan arsip yang dilakukan di KantorPuskom UNP dilakukan kedalam bentuk alih media penyimpanan arsip. Arsip-arsip yang masuk ke unit Puskom disimpan ke dalam pangkalan data atau databaseaplikasi SIA dengan cara me-scan setiap arsip yang masuk maupun tercipta sebelum arsip yang asli dalam bentuk kertas disimpan dalam lemari penyimpanan arsip atau filling cabinet.
Perancanganaplikasi ini berawal dari ketidak efektifan sistem kerja arsiparis tersebut dalam menemukan arsip yang telah menumpuk dalam waktu yang cepat. Ketika sebuah arsip dipinjam atau diminta salinannya, arsiparis tersebut selalu meminta waktu untuk menemukan arsip itu terlebih dahulu. Dengan menggunakan sistem manualarsiparis tersebut mencarikan arsip yang diminta ke dalam lemari penyimpanan arsip yang telah menumpuk dengan membuka buku inventaris sebagai alat temu kembali untuk mengetahui dimana letak arsip yang telah disimpan.
5 arsip asli yang dibutuhkan tidak diketahui berada di folder maupun filling cabinet nomor berapa. Kemudian hak akses terhadap arsip-arsip yang telah disimpan dalam database aplikasi ini belum dibatasi dengan baik sebagai bentuk indikasinya yaitu seperti semua pegawai yang ada di unit Puskom dapat melakukan akses terhadap arsip yang telah disimpan dalam database aplikasi SIA ini dengan bebas, karena aplikasi SIA terhubung dengan jaringan lokal di setiap unit komputer pegawai yang ada di unit ini. Padahal beberapa arsip yang ada di unit ini ada yang bersifat private (rahasia) dan hanya orang tertentu saja yang bisa memperoleh salinannya atau mengetahui informasinya.
Untuk menyempurnakan fungsi dari aplikasi SIA, maka perlu dilakukan perbaikan terutama terhadap elemen-elemen data sistem informasi arsip yang ada pada aplikasi SIA yang sedang berjalan saat ini. Untuk mengatasi permasalahan pada aplikasi sistem temu kembali arsip Kantor Puskom maka perlu dilakukan evaluasi untuk menyempurnakan sistem ini. Kantor Puskom UNP belum pernah melakukan evaluasi terhadap sistem yang berjalan saat ini. Berdasarkan penjelasan tersebut, penulis perlu untuk melakukan penelitian tentang “Evaluasi Aplikasi Sistem Informasi Arsip (SIA) Pada Kantor Pusat Komputer Universitas Negeri Padang”.
1.2Rumusan Masalah
6 1.3Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengevaluasi aplikasi Sistem Informasi Arsip (SIA) yang sedang berjalan pada Kantor Pusat Komputer Universitas Negeri Padang dan memberikan rekomendasi untuk perbaikan agar fungsi aplikasi ini bisa lebih baik.
1.4Manfaat Penelitian
Hasil penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi beberapa pihak. 1. Bagi Kantor Pusat Komputer UNP sebagai bahan masukan untuk
melakukan pembaharuan untuk meningkatkan fungsi aplikasi Sistem Informasi Arsip (SIA).
2. Bagi peneliti sendiri sebagai bahan kajian akademik.
3. Bagi peneliti selanjutnya sebagai referensi untuk penelitian yang berkaitan dengan topik yang sama.
1.5Ruang Lingkup Penelitian
7 BAB II
KAJIAN TEORITIS 2.1 Pengertian Arsip
Arsip merupakan salah satu bentuk sumber informasi yang sangat penting yang dihasilkan dari kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi. Arsip kemudian dijadikan sebagai sumber data dan informasi yang diperlukan oleh suatu organisasi, sebagai bahan pertimbangan dalam melaksanakan kegiatan di masa yang akan datang. Amsyah (2003, 2) mengatakan “salah satu sumber data adalah arsip, karena arsip adalah bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan (seperti loket dan tempat pembayaran) sampai kepada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan”.
Menurut UU No.43 Tahun 2009 tentang kearsipan Pasal 1, “arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara”.
Selanjutnya dikatakan oleh Rustam (2009, 1.3) bahwa arsip adalah memori korporat bagi organisasi yang menciptakannya dan merupakan bukti bagi tindakan, keputusan, komunikasi serta bahan akuntabilitas dari instansi yang memilikinya karena arsip lebih dari sekedar berisi data. Arsip dapat dihasilkandari beberapa kegiatan yang dilakukan oleh organisasi pemerintahan maupun swasta,
8 Berdasarkan beberapa defenisi mengenai arsip tersebut dapat disimpulkan bahwa arsip merupakan suatu bukti otentik dari hasil kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi pemerintahan maupun swasta yang perlu dikelola dengan baik. Hal ini berkaitan dengan fungsi arsip di masa yang akan datang sebagai bukti maupun bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan.
2.1.1 Kegunaan dan Pembagian Arsip
Arsip tidak hanya sebagai sebatas bukti maupun bahan pertimbangan bagi suatu organisasi pemerintahan maupun swasta, akan tetapi arsip juga memiliki kegunaan lainnya bagi suatu organisasi seperti yang disebutkan oleh Taufik (2011) berikut ini:
1. Arsip sebagai darah kehidupan organisasi 2. Arsip sebagai tulang punggung organisasi
3. Arsip sebagai manajemen (perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan) 4. Arsip sebagai sumber utama untuk pengambilan keputusan, penelitian dan
lain-lain
5. Arsip sebagai bukti akuntabilitass kinerja organisasi dan aparatur 6. Arsip sebagai memori organisasi
7. Arsip sebagai aset penting organisasi 8. Arsip sebagai identitas organisasi 9. Dan arsip sebagai bukti sejarah.
Berdasarkan poin-poin yang telah dituliskan sebelumnya tentang kegunaan arsip, perlu diketahui bahwa kriteria suatu naskah/dokumen dinyatakan sebagai arsip apabila memiliki (Taufik 2011):
1. Isi
Merupakan suatu bagian dalam sebuah arsip yang berisi data, fakta atau pesan yang dikomunikasikan dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi organisasi.
2. Konteks
9 3. Struktur
Merupakan bagian dari sebuah arsip yang berupa lingkup media, format fisik, dan format intelektual.
Selanjutnya, berdasarkan kegunaan dari arsip yang telah disebutkan, arsip dapat dibagi ke dalam dua kelompok yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Menurut Barthos (2007, 4), arsip dinamis dan arsip statis adalah:
Arsip dinamis adalah arsip yang masih diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau arsip yang digunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara. Arsip dinamis dilihat dari kegunaannya dibedakan atas:
a. Arsip aktif
Adalah arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta masih dikelola oleh unit pengolah.
b. Arsip inaktif
Adalah arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus-menerus diperlukan dan digunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari serta dikelola oleh pusat arsip.
Sedangkan arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
Mustari (2009, 4) mengatakan bahwa defenisi dari arsip dinamis dan arsip statis yaitu:
Arsip dinamis adalah arsip yang dapat dipergunakan langsung di dalam perencanaan, pelaksanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan dan pemerintahan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung di dalam penyelenggaraan administrasi negara. Sementara arsip statis tidak lagi dipergunakan di dalam fungsi-fungsi manajemen organisasi pencipta tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian.
10 administratif, hukum, dan ilmu pengetahuan namun tidak lagi digunakan dalam kegiatan sehari-hari”.
Berdasarkan uraian sebelumnya tentang kegunaan arsip, kriteria arsip, dan pembagian arsip dapat disimpulkan bahwa sebuah dokumen dikatakan sebagai arsip apabila memiliki isi, konteks, dan struktur yang mana arsip tersebut nantinya memiliki nilai kegunaan tersendiri bagi suatu organisasi. Tidak hanya itu arsip juga dibagi kedalam dua jenis arsip yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Kedua jenis arsip tersebut merupakan arsip yang sama-sama perlu dikelola dengan baik. Kedua jenis arsip tersebut memiliki nilai yang berkelanjutandimasa yang akan datang, sehingga perlu dikelola dengan baik.
2.1.2 Siklus Hidup Arsip
Kegiatan yang terjadi dilingkungan kerja organisasi pemerintah maupun swasta dimemorikan kedalam sebuah dokumen atau arsip. Arsip yang dijadikan sebagai memori atau bukti kegiatan akan mengalami sebuah siklus kehidupan mulai dari terciptanya sampai pemusnahannya. Arsip sebagai bukti dari kegiatan yang dilakukan setiap organisasi, seiring dengan perjalanan waktu tentu jumlah arsipnya semakin meningkat. Sehingga arsip-arsip tersebut perlu ditindak lanjuti agar arsip tersebut dapat berfungsi secara efektif dan efesien ketika jumlahnya semkain meningkat.
11 Bentuk tindak lanjut terhadap arsip dapat dilihat dari siklus kehidupan arsip (life cycle of records) berikut ini:
Gambar 2.1 Siklus Hidup Arsip Sumber: (Mirmani 2011)
2.1.3 Penataan Arsip
Penataan arsip merupakan suatu bagian kegiatan penting dalam bidang kearsipan, karena dengan adanya penataan arsip yang baik, pendayagunaan terhadap arsip tersebut dapat dilakukan dengan cepat ketika dibutuhkan. Widodo (2009, 3.26) dalam bukunya mengatakan bahwa penataan arsip merupakan pengaturan informasi dan fisik arsip untuk membantu dalam penemuan kembali serta pengendalian fisik dan informasi arsip, apabila masih diperlukan oleh lembaga pencipta arsip dan dengan tujuan untuk menyelamatkan dan memanfaatkan informasi yang terkandung didalam arsip tersebut.
Dalam terminologi kearsipan nasional yang terdapat dalam buku Widodo (2009, 3.27) juga disebutkan bahwa penataan arsip adalah tindakan dan prosedur yang dilalui dalam pengaturan arsip dalam sebuah sarana kearsipan, yang diawali dengan pengelolaan aspek fisik yang dilakukan setelah arsip tersebut
Penciptaan
Surat menyurat, Formulir, Laporan, Gambar, Duplikat, Microforms, Pengolahan dari komputer
Penyusutan
Penyimpanan arsip inaktif, dan Archieves
Distribusi
Internal dan eksternal
Penggunaan
Pengambilan keputusan, Dokumentasi, Referensi, Persyaratan hukum
Pemeliharaan
12 dideskripsikan sesuai dengan ketentuan teknis yang berlaku, hal ini akan berkaitan langsung dengan kemudahan dalam proses temu kembali ketika melakukan identifikasi terhadap arsip yang telah melewati proses penataan.
Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa proses penataan arsip merupakan bagian dari proses pengarsipan yang memiliki hubungan dengan proses penemuan kembali arsip ketika diperlukan. Kesimpulan yang bisa disampaikan adalah dengan dilakukannya penataan arsip yang baik tentu secara tidak langsung akan memberikan kemudahan dalam proses temu kembali (reatrival) arsip ketika dibutuhkan.
2.1.4 Penyimpanan Arsip
Kegiatan penyimpanan arsip merupakan bagian dari kegiatan penataan arsip. Arsipyang akan ditata tentunya kemudian dimasukan ke dalam sebuah media penyimpanan arsip. Kegiatan penyimpanan arsip ini nantinya juga berkaitan dengan kegiatan temu kembali arsip ketika tiba-tiba dibutuhkan kembali. Dikatakan oleh Martono (2009, 94) bahwa menyimpan arsip berarti melakukan seleksi untuk menetapkan arsip mana yang layak untuk disimpan, dan sedangkan tujuan dari sistem penyimpanan yang dirancang adalah sebagai pengorganisasian informasi sedemikian rupa sehingga pengguna akan memperoleh jawaban setiap kali memerlukannya.
13 penyimpanan arsip, Sulistyo-Basuki (2003, 193) juga mengatakan bahwa pada sistem pencitraan, ruang penyimpanan merupakan hal yang perlu dipertimbangkan dengan baik karena memerlukan tempat yang luas karena citra memerlukan tempat yang lebih banyak dari pada dokumen yang diolah dengan pengolah kata, apabila citra disertai dengan gambar, maka ruang yang diperlukan 500 kali kali ruang biasa walaupun sudah dimampatkan (compressed) tetap saja membutuhkan ruang 50 kali dokumen biasa.
Uraian di atas telah menjelaskan secara tidak langsung bahwa penyimpanan arsip merupakan suatu hal yang harus di pikirkan baik-baik.Hal ini merujuk kepada tempat penyimpanan yang dibutuhkan apakah itu dari segi medianya maupun besar daya tampungnya. Salah satu manfaat dari berbagai alat penyimpanan informasi yang sarat teknologi ialah penghematan biaya penyimpanan, terutama karena tempat yang diperlukan tidak lagi merupakan ruangan yang besar (Siagian 2000, 18). Tempat penyimpanan juga mempengaruhi dalam kemudahan proses temu kembali ketika arsip tersebut berada dalam jumlah yang besar.
2.1.5 Temu Kembali Arsip
14 atau pengaturan arsip itu hendaknya mempergunakan suatu sistem (Wursanto 1991,20).
Penemuan kembali arsip berawal dari proses peminjaman arsip ketika dibutuhkan oleh organisasi atau perorangan yang membutuhkannya. Ketepatan dan kecepatan proses temu kembali arsip yang dibutuhkan tergantung dari sistem pengelolaan yang dilakukan baik dari segi sistem penataan, sistem penyimpanan, dan sistem temu kembali yang telah digunakan.
Martono (1994, 67)mengatakan, tentang ketepatan dan kecepatan menemukan atau mendapatkan arsip akan sangat bergantung dari beberapa hal sebagaimana berikut ini:
1. Kejelasan materi yang diminta oleh pengguna.
2. Ketepatan sistem pemberkasan yang digunakan dalam pemberkasan jenis-jenis arsip.
3. Ketepatan dan kemantapan sistem indeks (baik sistem manual maupun mekanik).
4. Ketepatan dan kemantapan sistem klassifikasi.
5. Tersedianya tenaga yang memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai.
15 Sedarmayanti (2003, 79) menyebutkan, beberapa faktor yang menunjang dan perlu diperhatikan atau dipenuhi dalam rangka memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip adalah:
1. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyusun, menyimpan dan memelihara arsip berdasarkan sistem yang berlaku, baik arsip yang bersifat kedinasan maupun arsip pribadi pimpinan.
2. Dalam menciptakan suatu sistem penataan arsip yang baik, hendaknya diperhatikan atau dipenuhi beberapa faktor penunjang, antara lain adalah:
• Kesederhanaan
• Ketepatan menyimpan arsip • Memenuhi persyaratan ekonomis • Menjamin keamanan
• Penempatan arsip
• Sistem yang digunakan harus fleksibel
• Petugas arsip yang perlu memahami bidang kearsipan.
3. Unit arsip perlu menyelenggarakan penggandaan dan melayani peminjaman arsip dengan sebaik-baiknya.
4. Mencatat dan menyimpan pidato serta peristiwa penting yang terjaddi setiap hari, lengkap dengan tanggal kejadiannya, agar dapat dijadikan alat bantu untuk menemukan atau mempertimbangkan kembali bila sewaktu-waktu diperlukan.
5. Mengadakan pengontrolan arsip secara periodik agar dapat memahami seluruh media informasi yang ada dan mengajukan saran untuk mengadakan penyusutan serta pemusnahan bila perlu.
16 2.2 Tata Kearsipan Perguruan Tinggi
Perguruan tinggi merupakan salah satu organisasi yang memiliki atau menghasilkan arsip disetiap kegiatannya. Dalam Undang-Undang No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 27 disebutkan bahwa:
1. Arsip perguruan tinggi adalah lembaga kearsipan perguruan tinggi. 2. Perguruan tinggi negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi.
3. Pembentukan arsip perguruan tinggi dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
4. Arsip perguruan tinggi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari:
• Satuan kerja dilingkungan perguruan tinggi; dan • Sivitas akademika dilingkungan perguruan tinggi.
Dan dalam Pasal 28, Undang-Undang No 43 Tahun 2009 juga disebutkan bahwa, selain kewajiban sebagaimana dimaksud dalam Pasal 27 ayat (4), arsip perguruan tinggi memiliki tugas melaksanakan:
a. Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas akademika lingkungan perguruan tinggi; dan
b. Pembinaan kearsipan dilingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan. Dari penjabaran Undang-Undang tentang Kearsipan bahwa perguruan tinggi wajib melakukan pengelolaan terhadap arsip-arsipnya dengan membentuk lembaga kearsipannya sendiri. Arsip perguruan tinggi memiliki nilai yang berkelanjutan bagi kelangsungan kegiatan organisasi perguruan tinggi, sampai pada waktu pelaksanaan jadwal retensi yang telah di atur oleh undang-undang yaitu sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun.
17 kearsipan ini harus terampil dalam teknis kearsipan, sehingga mampu menggerakkan instansinya untuk mencapai arah/tujuan yang telah direncanakan dan ditetapkan sebelumnya ( Abubakar 1997, 1).
2.2.1 Arsip Perguruan Tinggi
Universitas/perguruan tinggi merupakan lembaga pendidikan tinggi yang menjadi pusat pengajaran, penelitian, pengembangan iptek dan pengabdian masyarakat. Menurut UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 6 ayat 4 disebutkan bahwa “penyelenggara kearsipan perguruan tinggi menjadi tanggung jawab perguruan tinggi dan dilaksanakan oleh lembaga kearsipan perguruan tinggi”. Arsip yang dihasilkan perguruan tinggi merupakan informasi terekam atas pelaksanaan fungsi dan tugas perguruan tinggi sebagai lembaga pendidikan, riset, dan pengabdian mayarakat (Taufik 2011).
Sebagai salah satu bentuk organisasi yang juga menciptakan arsip disetiap kegiatannya, Perguruan Tinggi juga memiliki beberapa contoh arsip yang perlu dikelola dengan baik diantaranya yaitu (Barthos 2007, 159):
1) Surat Dinas 2) Nota Dinas 3) Memorandum 4) Surat Pengantar 5) Surat Kawat 6) Surat Edaran 7) Surat Undangan 8) Surat Keputusan 9) Instruksi
10)Surat Tugas 11)Pengumuman
18 kepemilikan dan sarana prasarana. Arsip-arsip tersebut merupakan peninggalan dokumentasi dari suatu institusi pendidikan tinggi yang dilestarikan dan diolah sehingga dapat diakses oleh penggunanya dengan mudah”.
Demikianlah beberapa contoh arsip-arsip Perguruan Tinggi yang perlu dikelola dengan baik untuk memudahkan dalam temu kembali ketika dibutuhkan demi membantu kegiatan organisasi kedepannya, apakah itu sebagai bahan pertimbangan maupun pedoman dalam mengambil keputusan. Masih banyak contoh-contoh arsip Perguruan Tinggi yang perlu dikelola dengan baik, dari beberapa contoh arsip Perguruan Tinggi yang telah disebutkan diatas cukup mewakili betapa perlunya dilakukan pengelolaan arsip dengan baik agar komunikasi maupun kegiatan organisasi berjalan secara efektif dan efisien.
2.2.2 Peranan Kearsipan Perguruan Tinggi
Begitu pentingnya keberadaan unit kearsipan di setiap lembaga menunjukkan bahwa informasi yang memiliki nilai berkelanjutan (continuing value) itu perlu diselamatkan dan dilestarikan untuk dapat dimanfaatkan bagi kepentingan masyarakat luas. Menurut TR.Schelenberg (dalam Widodo 2009, 5.8), secara garis besar ada beberapa alasan penting didirikannya lembaga kearsipan yaitu:
1. Kebutuhan praktis dari efesiensi kepemerintahan yang semakin maju, yang menuntut penyimpanan terhadap arsip.
2. Pertimbangan budaya, lembaga kearsipan merupakan salah satu di antara banyak jenis sumber-sumber informasi kebudayaan dan hal ini merupakan tanggung jawab pemerintah untuk melestarikan kebudayaan bangsanya. 3. Kesadaran pribadi, merasa prihatin akan kehancuran suatu masyarakat
19 4. Bersifat resmi kedinasan, setiap arsip yang diciptakan pemerintah
senantiasa dibutuhkan oleh pemerintah untuk pekerjaannya, baik untuk arrsip yang paling tua maupun yang baru, kesemuanya merupakan rekam jejak kegiatan pemerintah.
Taufik (2011) menyebutkan bahwa tujuan dari dibentuknya unit kearsipan perguruan tinggi adalah sebagai berikut:
1. Untuk menilai, menyimpan, mengolah, menyajikan dan merawat arsip yang bernilai guna tinggi untuk kepentingan internal perguruan tinggi dan untuk kepentingan publik
2. Untuk menyediakan fasilitas yang memadai bagi kegiatan retensi dan preservasi arsip
3. Menyediakan pelayanan informasi yang dapat membantu pelaksanaan kegiatan perguruan tinggi
4. Memberikan pelayanan penelitian dengan penyediaan bahan berupa khazanah arsip yang dibutuhkan
5. Menyebarluaskan pengetahuan dan pemahaman dari tujuan, program, dan sasaran perguruan tinggi serta kemungkinan pengembangannya
6. Memfasilitasi kegiatan kearsipan perguruan tinggi secara efisien
7. Menyediakan sumber informasi untuk memacu teknik pembelajaran dan pengajaran yang lebih kreatif.
Sedangkan Barthos (2007, 2) juga menerangkan bahwa “kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan, sebagai sumber informasi, dan sebagai alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, penilaian, dan pengendalian setepat-tepatnya”.
20 teknologi informasi yang ada saat ini tentunya sistem pengelolaan arsip tersebut dapat di implementasikan ke dalam sebuah sistem informasi kearsipan.
2.3 Defenisi Sistem Informasi Kearsipan
Sebuah sistem informasi merupakan kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak komputer serta perangkat manusia yang akan mengolah data menggunakan perangkat dan perangkat lunak tersebut (Kristanto 2003, 11). Informasi merupakan alat penunjang untuk mempermudah dalam pengambilan keputusan, maka untuk mempersiapkan dan mengolah data, diperlukan sebuah sistem informasi (Sedarmayanti 2003,16).
Sistem informasi yang menggunakan komputerisasi pada khususnya dapat melakukan integrasi atau memilih elemen informasi sesuai keinginan, melakukan up-date, atau melakukan perubahan terhadap arsip (hal ini telah dapat dilakukan dalam Sistem Pengelolaan Arsip Berbasis Teknologi yang diperkenalkan oleh ANRI sejak tahun 2004) (Naina, 90).
Kristanto (2003, 12) menyebutkan bahwa yang termasuk kedalam kelompok komponen-komponen sistem informasi adalah sebagai berikut:
1. Input
Input disini adalah semua data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi. Dalam hal ini yang termasuk dalam input adalah dokumen-dokumen, formulir-formulir dan file-file.
2. Proses
Proses merupakan kumpulan prosedur yang akan memanipulasi input yang kemudian akan disimpan dalam bagian basis data dan seterusnya akan diolah menjadi suatu output yang akan digunakan oleh sipenerima.
3. Output
21 4. Teknologi
Teknologi disini merupakan bagian yang berfungsi untuk memasukkan input, mengolah input, dan menghasilkan keluaran. Ada 3 bagian dalam teknologi ini yang meliputi perangkat keras, perangkat lunak, dan perangkat manusia.
5. Basis data
Basis data merupakan kumpulan data-data yang saling berhubungan dengan yang lain yang disimpan dalam perangkat kerass komputer dan akan diolah menggunakan perangkat lunak. Basis data sendiri merupakan kumpulan file-file yang mempunyai kaitan antara satu file dengan file yang lain sehingga membentuk satu bangunan data.
6. Kendali
Kendali dalam hal ini merupakan semua tindakan yang diambil untuk menjaga sistem informasi tersebut agar bisa berjalan dengan lancar dan tidak mengalami gangguan.
Seiring dengan membengkaknya jumlah arsip yang harus dikelola dan perkembangan teknologi informasi yang ada saat ini, maka diperlukan sebuah sistem informasi kearsipan. Sistem informasi kearsipan adalah suatu sistem informasi yang mengelola data yang menyangkut pengumpulan, pengelolaan, pemusnahan, pencetakan, dan pencarian kembali arsip yang berbasis komputer sehingga mampu mengelola arsip dengan lebih efektif dan efesien (Sitorus 2012).
Mirmani (2011, 4.3) juga mengatakan bahwa komponen utama dalam sistem informasi kearsipan adalah “(1) Informasi tentang rekod/arsip dan organisasi pencipta, (2) Alat yang dapat menyajikan informasi tersebut, dan (3) Standar dan peraturan yang digunakan dalam meciptakan alatnya”.
22 Ada beberapa kriteria evaluasi yang dapat ditetapkan (Kristanto 2003, 44): 1. Pencapaian tujuan
Sudahkah sistem mengerjakan apa yang seharusnya dikerjakan dan memenuhi tujuan utama yang ditetapkan, maupun tujuan tambahan lainnya.
2. Sudah tepat pada waktunya
Tepat pada waktunya bisa dalam bentuk waktu transaksi, waktu pengolahan secara keseluruhan, waktu jawaban atau operasional lainnya. 3. Biaya yang diperlukan
Biaya yang diperlukan dapat meliputi biaya tahunan sistem, biaya pemeliharaan, atau biaya lainnya.
4. Kualitas yang diperoleh
Kriteria dalam hal kualitas adalah dapat dihasilkan produk/pelayanan yang lebih baik dari sebelumnya dan sudahkah informasi diperbaiki.
5. Kapasitas produk
Yang termasuk dalam kapasitas sistem adalah penanganan beban kerja, kapasitas jangka panjang yang mungkin dicapai oleh suatu organisasi dalam beberapa dekade mendatang.
6. Efesiensi dan produktivitas
Kriterianya adalah apakah sistem lebih efesien dari sebelumnya. 7. Kriteria/validitas
Yang termasuk dalam kriteria ketelitian adalah sudahkah kesalahan-kesalahan yang sebelumnya terjaddi dapat diatasi atau ditangani atau berkurangg volumenya.
8. Keandalan/ reabilitas
Apakah sistem yang baru dipakai lebih sedikit terdapat kemacetan dibanding dengan sistem sebelumnya.
23 2.3.1 Alih Media Arsip
Perkembangan Teknologi Informasi seperti komputer saat ini, telah memberikan dampak yang cukup baik dalam membantu seorang arsiparis dalam melakukan pengelolaan terhadap arsip-arsip yang dikelolanya. Arsip tercipta dari waktu ke waktu dengan jumlah yang terus meningkat, sehingga dibutuhkannya alat yang dapat membantu untuk mengatasi hal tersebut. Komputer merupakan contoh media yang dapat membantu seorang arsiparis dalam mengatasi jumlah arsip yang semakin meningkat dengan cara melakukan alih media arsip.
Menurut Kusrianto (2010) bahwa semakin bertumbuh dan berkembangnya organisasi akan semakin bertambah dokumen yang dikelola, untuk mencari informasi dibutuhkan kecepatan dan ketepatan penemuan kembali, sehingga menjadi penting dokumen yang dikelola organisasi dialih mediakan kedalam bentuk digital database, dan bukan hanya sistem penyimpanan dan penemuan kembali saja yang menjadi mudah, namun dengan komputerisasi penyimpanan dokumen akan memudahkan organisasi untuk melakukan penyusutan dokumen.
24 Gambar 2.2 Ilustrasi komputer sebagai media temu kembali
Sumber:(Kusrianto 2010)
Dari ilustrasi gambar komputer sebagai media temu kembali tersebut dapat disimpulkan bahwa ketika arsip yang dalam bentuk media kertas semakin meningkat jumlahnya dan memerlukan banyak tempat untuk menyimpanannya, media komputer dapat dijadikan sebagai media penyimpanan yang mampu menyimpan informasi dari arsip-arsip tersebut dalam jumlah yang besar.
Kusrianto (2010) juga menyebutkan bahwa banyak manfaat yang diperoleh terutama bagi dokumen yang terbarukan akan dapat terhindar dari in-efisiensi kerja, seperti:
1. Waktu untuk mencari dokumen
2. Tenaga yang terpakai untuk mengelola dokumen 3. Ruang yang dipergunakan untuk penyimpanan 4. Kertas, tinta dan peralatan arsip yang dibeli 5. Kesempatan peluang bisnis
25 2.3.2 Sistem Temu Kembali Arsip
Amsyah (2003, 222) mengatakan “untuk mempercepat penemuan kembali arsip yang berada dalam kumpulan jumlah arsip yang besar, baik yang baru tersimpan maupun yang sudah tersimpan lama, penggunaan komputer sangat membantu”. Komputer dapat dijadikan sebagai sebuah sistem temu balik informasi atau arsip yang efektif dan efesien. Sistem temu balik adalah suatu proses kegiatan di dalam manajemen kearsipan untuk mencari dan menemukan kembali fisik dan informasi arsip melalui suatu sistem dengan cara-cara tertentu. Menurut Mirmani (2011, 6.32) ada 4 komponen yang perlu diperhatikan dalam sistem temu balik informasi yaitu:
1. Kebutuhan informasi dari pengguuna 2. Dokumen atau informasi yang tersedia
3. Kata indeks yang berasal dari kebutuhan pemakai atau pengguna yang tersedia,
4. Mediatory atau intermediatory, yaitu mekanisme kerja penelusuran dan penemuan informasi.
Mirmani (2011, 6.32) juga menyebutkan bahwa pada hakikatnya dalam proses penelusuran informasi ada beberapa kegiatan:
1. Pendekatan pemakai dalam penggunaan kata indeks/ query. 2. Klasifikasi kata indeks dan cakupannya.
3. Pemilihan database yang tepat (berkas atau seri arsip) yang tepat 4. Perumusan kata indeks yang tepat
5. Pemilihan sarana operator.
6. Penyajian hasil openelusuran yang terseleksi
7. Penyerahan hasil penelusuran (hasil tersebut dalam bentuk informasi dan fisik arsip).
26 dengan baik juga. Dengan kesimpulan bahwa sistem penataan yang manual telah terbentuk maka penemuan kembali dengan sistem komputerisasi juga akan menjadi baik.
Berdasarkan uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa, sistem temu kembali arsip berbasis komputer yang dirancang oleh seseorang juga harus dikondisikan dengan sistem manual. Dengan kata lain, sistem penemuan secara manual menjadi pedoman ketika sebuah sistem temu kembali berbasis komputer dirancang. Mulai dari sistem penataan, pengklasifikasian, sampai ke sistem penyimpanan yang manual harus disesuaikan kedalam sistem yang dirancang ke dalam media komputer.
2.3.3 Standar Elemen Data Sistem Informasi Kearsipan oleh ANRI
Dalam membuat sebuah sistem informasi kearsipan yang bertujuan untuk membantu mempermudah dalam suatu pekerjaan seorang arsiparis, tentu harus ada standar yang digunakan. Berikut ini adalah standar elemen data sebuah sistem informasi kearsipan yang dikeluarkan oleh ANRI dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 21 Tahun 2011 tentang Standar Elemen Data Arsip Dinamis dan Statis Untuk Penyelenggaraan Sistem Informasi Kearsipan Nasional yaitu:
1. Elemen data yang bersifat keharusan meliputi nomor arsip, kode klasifikasi, pencipta arsip, uraian informasi, kurun waktu, jumlah, keterangan, nama pengelola, jenis naskah, tingkat perkembangan, judul, klasifikasi akses, klasifikasi keamanan, kategori arsip, media arsip, bahasa dan tulisan, fungsi, nama berkas, judul berkas, status, status berkas dan tanggal berkas.
27 3. Elemen data yang bersifat opsional untuk pengembangan aplikasi
pengelolaan arsip dinamis atau statis meliputi nama petugas registrasi, tingkat urgensi, penerima/pengirim, jabatan unit pengolah, dan nama pimpinan unit pengolah.
4. Elemen data untuk pengelolaan arsip statis meliputi riwayat administratif, riwayat kearsipan, sumber akuisisi atau penyerahan langsung, informasi jadwal retensi, penambahan, sistem penataan, ketentuan akses, ketentuan reproduksi, karakteristik fisik, sarana temu balik, keberadaan lokasi arsip asli, keberadaan lokasi arsip salinan, arsip terkait, publikasi, catatan arsiparis, peraturan-peraturan, dan waktu deskripsi.
5. Elemen data untuk membangun basis data pencipta arsip meliputi tipe pencipta, nama resmi pencipta, nama resmi lain pencipta, format nama baku, nama lain, kode organisasi pencipta, tanggal keberadaan pencipta, riwayat pencipta, wilayah yuridiksi, status hukum, fungsi, mandat (sumber wewenang), struktur internal, konteks umum, kode unik pencipta, kategori keterkaitan, deskripsi keterkaitan, tanggal keterkaitan, kode unik deskripsi nama pencipta arsip, nama institusi penerbit daftar nama pencipta arsip, peraturan atau konvensi, status, tingkat kerincian, tanggal pembuatan, revisi, penghapusan, bahasa dan tulisan, sumber, penjelasan mengenai pemeliharaan.
6. Elemen data deskripsi fungsi meliputi tipe fungsi, peristilahan resmi fungsi, klasifikasi, tanggal fungsi, deskripsi fungsi, riwayat fungsi, dasar fungsi.
7. Elemen data deskripsi lembaga kearsipan meliputi kode unik lembaga kearsipan, nama lembaga kearsipan, nama lain resminya, alamat, nomor telepon, faks, email, petugas yang dapat dihubungi, informasi mengenai khasanah, sarana temu balik, waktu layanan, ketentuan berkaitan dengan akses dan penggunaan arsip, aksesibilitas, layanan reproduksi, dan area publik.
Dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No 21 Tahun 2011 tentang Standar Elemen Data Arsip Dinamis dan Statis untuk Penyelenggaraan Sistem Informasi Kearsipan Nasional ini juga disebutkan bahwa beberapa referensi yang menjadi rujukan penyusunan standar ini selain UU No 43 Tahun 2009 tentang kearsipan adalah standar yang dikeluarkan oleh the International Council on Archieves (ICA), meliputi:
1. ISAD (G) (General International Standart Archieval Description), Second Edition, 1999
28 3. ISDF (International Standart for Describing Functions), First Edition,
2007
4. ISDIAH (International Standart for Describing Institutions with Archival Holdings), First Edition, 2008
Dalam Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No 21 Tahun 2011 tentang Standar Elemen Data Arsip Dinamis dan Statis untuk Penyelenggaraan Sistem Informasi Kearsipan Nasional juga disebutkan bahwa, dengan adanya standar elemen data arsip ini diharapkan:
1. terjaminnya pendeskripsian arsip yang konsisten, sesuai dan jelas; 2. memudahkan temu balik dan pertukaran informasi tentang arsip; 3. memungkinkan penggunaan data bersama;
4. memungkinkan integrasi deskripsi dari berbagai lokasi ke dalam satu sistem informasi yang terpadu.
2.4 Pengertian Aplikasi Open Source
29 1. Free Redistribution.The license shall not restrict any party from selling or giving away the software as a component
2. Source Code. The program must include source code, and must allow distribution in source code as well as compiled form.
3. Derived Works. The license must allow modifications and derived works, and must allow them to be distributed under the same terms as the license of the original software.
4. Integrity of The Author's Source Code. The license may restrict source-code from being distributed in modified form only if the license allows the distribution of "patch files" with the source code for the purpose of modifying the program at build time..
5. No Discrimination Against Persons or Groups. The license must not discriminate against any person or group of persons.
6. No Discrimination Against Fields of Endeavor. The license must not restrict anyone from making use of the program in a specific field of endeavor.
7. Distribution of License. The rights attached to the program must apply to all to whom the program is redistributed without the need for execution of an additional license by those parties.
8. License Must Not Be Specific to a Product. The rights attached to the program must not depend on the program's being part of a particular software distribution. 9.License Must Not Restrict Other Software. The license must not place restrictions on other software that is distributed along with the licensed software. 10.License Must Be Technology-Neutral. No provision of the license may be predicated on any individual technology or style of interface.
Hal di atas dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Free Redistribution
Lisensi yang digunakan tidak boleh membatasi siapa pun untuk menjual atau mendistribusikan ulang. Baik distribusi ulang secara terpisah maupun digabungkan dengan program lain. Lisensi tidak boleh mesyaratkan royalti atau semacamnya bila program tersebut akan dijual.
2. Source Code
Distribusi program harus menyertakan source code, dan harus mengizinkan distribusi source code sebagaimana halnya bentuk yang sudah dikompilasi (bentuk binari/executable). Jika program tidak didistribusikan bersama source code, harus ada publikasi/penjelasan yang memadai bagaimana caranya mendapatkan sorce codenya. Biaya yang diperlukan untuk mendapatkan source code tida boleh lebih dari biaya reproduksinya atau tersedia untuk didownload (diunduh) melalui internet. 3. Derived Works
30 4. Integrity of The Author's Source Code
Lisensi dapat melarang source code untuk didistribusikan dalam bentuk yang sudah dimodifikasi bila mengijinkan distribusi patch beserta source codenya untuk memodifikasi program pada saatbuild time. Lisensi harus secara eksplisit mengijinkan distribusi program yang dibangun dari source code yang telah dimodifikasi. Lisensi dapat mensyaratkan program turunan agar menggunakan anma atau vesi yang berbeda dengan program yang asli.
5. No Discrimination Against Persons or Groups
Tidak ada diskriminasi terhadap orang atau kelompok. 6. No Discrimination Against Fields of Endeavor
Lisensi tidak boleh membatasi seseorang menggunakan program dalam bidang tertentu.
7. Distribution of License
Hak-hak yang ada dalam program harus berlaku pula bagi tiap pihak yang menerima program, tanpa memerlukan lisensi tambahan.
8. License Must Not Be Specific to a Product
Lisensi tidak boleh spesifik terhadap suatu produk. 9. License Must Not Restrict Other Software
Lisensi tidak boleh mempengaruhi software lain. 10.License Must Be Technology-Neutral
Lisensi tidak boleh membatasi software-software yang didistribusikan beserta software terlisensi open source, Open Source Initiative (The Open Source Definition).
31 internasional, guna membantu memudahkan pengelolaan arsip baik di dalam sebuah perusahaan maupun lembaga pemerintahan dan pendidikan.
2.4.1 ICA AtoM sebagai Aplikasi Open SourceKearsipan
ICA-AtoM adalah singkatan dari “International Council on Archives-Access to Memory” yang merupakanaplikasiopen source kearsipan berbasis webyang dirancang pembuatannya untuk mendeskripsikan arsip dengan menggunakan perangkat komputer. Aplikasi ini dibuat dalam bentuk multilingual atau lebih dari satu bahasa yang terdiri dari bahasa Arab, Belanda, Inggris, Persia, Perancis, Jerman, Yunani, Italia, Islandia, Korea, Jepang, Portugis, Slovenia, Spanyol, dan Polandia. Aplikasi ini juga bersifat multi repositoryatau lebih dari satu tempat penyimpanan.
Lembaga ICA menyebutkan bahwa dalam situs resmi ica-atom.org dijelaskan:
32 Gambar 2.3 Arsitektur Sistem Aplikasi ICA-AtoM
Sumber:
Aplikasi ICA-AtoM dapat diakses secara online melalui yang merupakan halaman awal dari projek ICA-AtoM. ICA-AtoM menyediakan online demo bagi praktisi ilmu kearsipan untuk mencoba langsung melalui ada pada demo online.
2.4.2 Fitur dan Standar Deskripsi Aplikasi ICA AtoM
33 1. General International Standard Archival Descripti
edition, 1999
This standard provides general guidance for the preparation of archival descriptions. It is to be used in conjunction with existing national standards or as the basis for the development of national standards.
2. International Standard Archival Authority Record (Corporate bodies, Persons, Families)
This standard provides guidance for preparing archival authority records which provide descriptions of entities (corporate bodies, persons and families) associated with the creation and maintenance of archives.
3. International Standard For Describing Institutions with Archival Holdings
This standard provides general rules for the standardisation of descriptions of institutions.
4. International Standard For Describing Functions May 2007
This standard provides guidance for preparing descriptions of functions/activities of corporate bodies associated with the creation and maintenance of archives.
4 poin di atas dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. International Standard Archival Description (ISAD(G))
Standar untuk deskripsi arsip yang dibuat oleh ICA dengan rekan jaringannya yang tersebar diseluruh dunia. Standar ini menyediakan panduan umum untuk membuat sebuah deskripsi tentang arsip. Standar ini dibuat untuk menjadi pelengkap akan standar nasional yang dipakai oleh sebuah instansi atau negara. Sehingga masih sangat mungkin untuk dikembangkan oleh masing-masing penggunanya.
2. International Standard Archival Authority Record (Corporate bodies, Persons, Families) (ISAAR(CPF))
Menyediakan panduan untuk ArchivalAuthority Record Standar yang memberikan deskripsi sebagai sebuah entitas (badan hukum, orang-orang dan keluarga) yang terkait dengan penciptaan dan pemeliharaan arsip.
3. International Standard for Describing Institution with Archival Holdings (ISDIAH)
34 nasional dan tingkat internasional dan produksi statistik pada lembaga dengan kepemilikan arsip, di sebuah daerah, nasional atau tingkat internasional.
4. International Standard For Describing Function (ISDF)
ICA-AtoM juga dilengkapi dengan data-entry template untuk DublinCore dan The Canadian Rules for Archival Description. Semua data arsip pada setiap sectionnya langsung berdasarkan pada standar yang digunakan. Sebagaimana dalam aplikasi ini terdapat titik akses (aksespoint) yang bisa digunakan dalam penelusuran deskripsi arsip, objek fisik arsip juga dapat dihubungkan dengan aplikasi ini untuk menyatakan dimana material arsip tersebut disimpan.
Pada aplikasi ICA-AtoM terdapa menu pencarian yang terdiri dari 7 kategori kata kunci pencarian deskripsi arsip yang telah di-inputkan ke dalam database aplikasi ICA-AtoM . Adapun 7 kategori pencarian yang ada pada menu search box aplikasi ICA-AtoM yaitu pencarian berdasarkan archieval description, authority record, archieval institution, functions, subjects, places, dan digital object. Adapun bentuk model data dari aplikasi ICA-AtoM adalah sebagai berikut:
[image:48.595.134.488.442.684.2]Gambar 2.4 Desain Model Data ICA-AtoM
Sumber:
35 beberapa fitur yang ada pada aplikasi open source ICA-AtoM (PeterVanGarderen, 2011):
1. Archival description provide contextual information about archieval materials; they are representations of the archival materials. Archival description are arranged into hierarchical levels (e.g. fonds, series, files, items). This is done in ICA-AtoM using a flexible and sophisticated nested set hierarchy model. Each archival description may be linked to a physical object or a digital object describing location, physical characteristic, structure and technical information about the archieval material or record itself.
2. Authority record provide description of the actors that interact with the archival materials represented by archival description. The primary actor in an ISAD (G) description is a creator. ICA-AtoM authority record include the data elements found in the ICA’s ISAAR (CPF) standar.
3. Archival institution entities provide description of repositories that preserve and provide access to archival materials. An archival institution is a type of actor. Like all actors, an archival institution has its own ISAAR authority record. But its characteristics as a repository (e.g its opening hours, research service, contact information) are described separately in an ISDIAH institution records. In other words, an archival institution record inherits all the applicable fields from the actor’s authority records (e.g authorized form of name, history, etc) and extends the repository-specific fields in an ISDIAH record.
4. Term entities organized into separate taxonomies provide controlled vocabularies used throughout the system (e.g as subjects points or as drop-down menu option for levels of descriptions or authority type, for example).
Pernyataan di atas dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Archival Description
Deskripsi arsip memberikan informasi tentang konteks dari material arsip; deskripsi ini adalah perwakilan dari material arsip. Arsip yang dideskripsikan pada ICA-Atom sudah disusun berdasarkan pada level hirarki (contoh, fonds, series, files, item). Data-data dari setiap element pada deskripsi arsip ICA-AtoM menggunakan ISAD(G) Standar. Setiap arsip yang sudah dideskripsikan mungkin memiliki data yang berhubungan dengan objek fisik arsip, digital objek, lokasi, karakter fisik, struktur, informasi teknis mengenai material/ rekod itu sendiri, semua ini dapat dideskripsi dan ditampilkan oleh ICA-AtoM.
2. Authority Record Description
36 jawab tersebut disebut sebagai Creator-pembuat rekod/ arsip. Pada ICA-AtoM data elemen yang mendeskripsi tentang hal ini menggunakan standar ICA ISAAR(CPF).
3. Archival Institution
Lembaga yang menyimpan, melestarikan, dan membuat akses informasi tentang material fisik dari arsip yang sedang dideskripsikan. Deskripsi untuk lembaga arsip ini diatur juga dalam ISAAR akan tetapi ciri khusus sebagai tempat penyimpanan arsip, dengan karakretistik seperti jam operasional, layanan peneliti, dan juga kontak informasi lembaga dideskripsikan dengan standar ISDIAH. Dengan begitu lembaga arsip untuk penyimpanan ini menggunakan standar ISAAR namun untuk beberapa hal diatur dalam standar ISDIAH.
4. Term
Istilah dalam proses input data di organisasikan kedalam taksonomi yang merupakan sebuah kontrol terhadap kosakata yang digunakan dalam sistem arsip (contoh akses point: subjek, creator, level deskripsi).
2.4.3 SIKD dan SIKS sebagai Aplikasi Open Source dikembangkan ANRI Perkembangan teknologi informasi saat ini sangatlah pesat, sehingga memberikan peran yang cukup baik dalam dunia pekerjaan khususnya. Dengan semakin meningkatnya tuntutan dunia kerja akan kecepatan dan ketepatan melaksanakan pekerjaan, peran teknologi informasi yang ada saat ini memberikan nilai yang cukup baik untuk hal itu. Seperti dalam dunia kerja kearsipan contohnya, peran kemajuan teknologi informasi telah sangat membantu arsiparis dalam mengelola arsip-arsip yang dikelolanya.
37 Perangkat keras yang digunakan seperti PC, CD-ROM, Floppy Disk, dan lain-lainnya, sedangkan perangkat lunak dapat berupa windows, server, aplikasi open source, dan lainnya. Berbicara mengenai aplikasi open source, aplikasi ini merupakan bentuk kemajuan teknologi dalam kategori perangkat lunak yang sedang banyak dikembangkan oleh para ahlinya. Dalam bidang kearsipan, seperti dalam bahasan sebelumnya telah disebutkan contoh aplikasi open source yang sedang berkembang dalam dunia internasional dan telah sesuai dengan standar internasional pengelolaan arsip berbasis teknologi informasi adalah ICA-AtoM. Sedangkan dibidang kearsipan di Indonesia, saat ini ada dua aplikasi open source yang sedang dikembangkan oleh ANRI adalah SIKD dan SIKS.
SIKD merupakan singkatan dari Sistem Informasi Kearsipan Dinamis. SIKD merupakan sistem pengolahan arsip berbasis teknologi informasi yang
dikembangkan oleh ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Aplikasi ini
dirancang untuk menangani pengelolaan arsip dinamis. Aplikasi ini adalah web
based application dan bersifat multi user. Bahasa pemrograman yang digunakan
dalam aplikasi ini adalah PHP dan menggunakan MySQL. Surtikanti (2014) menyebutkan bahwa “Aplikasi SIKD memiliki fungsi-fungsi seperti pengaturan struktur organisasi dan pengguna, pengaturan klasifikasi keamanan dan akses, pengaturan klasifikasi arsip, penetapan jadwal retensi arsip, pengaturan berkas, registrasi (pemberkasan) arsip, penggunaan seperti pencarian, in dan check-out, pembuatan versi, dan peminjaman (modul file tracker), dan penyusutan”.
38 terdapat pemberitahuan apabila ada naskah masuk yang baru diterima dan yang sudah dibaca atau belum. Namun, dalam SIKD belum ada riwayat peminjaman arsip. Sedangkan SIKS merupakan singkatan dari Sistem Informasi Kearsipan Statis.Aplikasi Pengolahan Arsip Statis berbasis Teknologi Informasi atau yang dikenal dengan nama SIKS ini adalah suatu aplikasi yang dirancang untuk menangani pengelolaan arsip Statis di lingkungan Instansi/Lembaga / Perguruan Tinggi.
Taufik (2013) menyebutkan bahwa proses-proses pengelolaan arsip berdasarkan ISO/TR 15849: Record Management adalah sebagai berikut:
1. Penentuan dokumen yang akan ‘dimasukkan’ ke dalam sistem 2. Penentuan berapa lama arsip harus disimpan
3. Registrasi
4. Klasifikasi (klasifikasi arsip (bussiness classification scheme) dan klasifikasi keamanan dan akses (security and access class scheme)
5. Pengaksesan 6. Pelacakan 7. Penyusutan
Taufik (2013) juga menyebutkan fungsionalitas dari aplikasi SIKD dan SIKS adalah sebagai berikut:
1. Fungsionalitas SIKD
a. Pengaturan Struktur Organisasi dan Pengguna b. Pengaturan Klasifikasi Arsip
c. Pengaturan Berkas dan Jadwal Retensi Arsip d. Registrasi Arsip
e. Penggunaan • Registrasi • Pemberkasan • Disposisi • Balas • Usulan • Relasi
• Tracking (jejak arsip) • Pencarian
39 2. Fungsionalitas SIKS
a. Pengolahan b. Penyimpanan c. Preservasi
d. Dan layanan publik
41 BAB III
METODE PENELITIAN
Jenis penelitian ini adalah penelitian deskriptif. Penelitian deskriptif adalah penelitian yang dilakukan untuk mengetahui nilai variabel mandiri, baik satu variabel atau lebih (independen) tanpa membuat perbandingan atau menghubungkan dengan variabel yang lain (Sugiyono 1999, 11). Penelitian deskriptif bertujuan untukmengumpulkan data atau informasi untuk disusun, dijelaskan dan dianalisis.
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode observasi. Dikatakan oleh Hadi (Hadi 2004, 151) “sebagai metode ilmiah, observasi biasa diartikan sebagai pengamatan dan pencatatan dengan sistematis atas fenomena-fenomena yang diteliti”. Pencatatan dilakukan dengan mengisi daftar ceklis yang telah dibuat. Daftar ceklis adalah suatu daftar yang berisi nama-nama subyek dan factor-faktor yang hendak diteliti (Hadi 2004, 170).
3.1 Lokasi Penelitian
Penelitian ini dilaksanakan di Kantor Puskom Universitas Negeri Padang yang berada di Jalan Prof. Dr. Hamka Air Tawar Barat Padang.
3.2 Unit Analisis
42 Unit yang dianalisis atau objek yang diteliti adalah fitur dari aplikasi Sistem Informasi Arsip (SIA). Jika dikaitkan dengan istilah populasi, maka populasi dalam penelitian ini adalah seluruh fitur yang ada dalam aplikasi Sistem Informasi Arsip (SIA) Kantor Puskom UNP.
3.3Jenis dan Sumber Data
Jenis dan sumber data penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Data Primer yaitu data yang diperoleh dari observasi berupa evaluasi dengan mengisi daftar ceklis yang telah dibuat.
2. Data Sekunder adalah data yang mendukung data primer yang bersumber dari jurnal, buku, dan dokumen lain yang berhubungan dengan masalah yang diteliti.
3.4 Instrumen Penelitian
Instrumen atau alat ukur yang digunakan dalam penelitian ini adalah daftar ceklis. Daftar ini berisikan hal-hal pokok atau standar yang harus dimiliki oleh sebuah sistem informasi arsip berdasarkan standar elemen data aplikasi ICA-AtoM dan Standar Elemen Sistem Informasi Kearsipan yang dikeluarkan oleh ANRI.
3.5 Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini melalui:
43 2. Studi kepustakaan, yaitu mengumpulkan data melalui berbagai literatur
dan dokumen lain yang berkaitan dengan masalah penelitian. 2.6Analisis Data
44 BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN
Pada bab ini akan dibahas tentang hasil penelitian, dimana data diperoleh dari hasil daftar ceklis yang telah diisi dengan melakukan pengamatan langsung pada aplikasi Sistem Informasi Arsip pada Kantor Pusat Komputer Universitas Negeri Padang yang beralamat pada Kantor Pusat Komputer Universitas Negeri Padang Jln. Air Tawar Barat Padang. Telp. 0751-7051421.
4.1 Profil dan Sejarah Singkat Kantor Pusat Komputer Universitas Negeri Padang
Kantor Pusat Komputer Universitas Negeri Padang (Puskom UNP) adalah salah satu unit pelayanan teknis yang ada di UNP. Puskom UNP pada awal berdirinya merupakan sebuah lembaga pengolahan data akademik. Pada tahun 1989, sebagai salah satu upaya untuk peningkatan kualitas dan layanan kepada civitas akademika UNP (d.h IKIP Padang) didirikan Komputer Akademik. Pada awal berdirinya, Komputer Akademik hanya melayani proses akademik seperti pengolahan mata kuliah, jadwal, dan pengolahan nilai. Sejalan dengan perkembangan, maka pada tahun 1995 dibentuk UPT. Pusat Komputer sebagai lembaga pengganti Kompak IKIP Padang.
45 dilatarbelakangi oleh peranan Puskom sebagai suatu unit pelayanan teknis mulai dari memberikan pelayanan kepada mahasiswa,dosen,serta jajaran petugas administrasi yang ada di UNP terhadap layanan akses internet maupun akses informasi yang berkaitan dengan kampus UNP. Pelayanan untuk memperoleh informasi dari arsip-arsip universitas yang dikelola di unit Puskom UNP dilakukan dengan menggunakan aplikasi SIA Puskom sebagai medianya.
4.2 Evaluasi Aplikasi SIA Puskom UNP berdasarkan Standar Aplikasi ICA-AtoM
Penelitian dilakukan untuk mengevaluasi aplikasi SIA Puskom UNP dengan menggunakan metode dokumentasi berupa daftar ceklis. Daftar ceklis dibuat berdasarkan standar elemen data sistem informasi kearsipan yang ada pada aplikasi ICA-AtoM. Standar elemen data sistem informasi kearsipan berdasarkan aplikasi ICA-AtoM terdiri dari 9 elemen utama yang menjadi tolak ukur dalam melakukan evaluasi terhadap aplikasi SIA Puskom UNP yang terdiri dari: elemen deskripsi arsip, elemen pencipta arsip, elemen lembaga pemelihara arsip, elemen akses arsip, elemenistilah (term), elemenfungsi (function), elemen fitur digital objek, elemen admin, dan elemen manage.
4.2.1 Elemen Deskripsi Arsip
46 akses (access point), h) bagian control deskripsi (description control area), i) bagian hak-hak (rights area), j) bagian administrasi (administration area).
Tabel 4.1 Evaluasi Aplikasi SIA Puskom UNP berdasarkan Deskripsi Arsip sesuai Standar Aplikasi ICA-AtoM
No. Elemen Indikator Jumlah yang
ada
Jumlah yang tidak ada
1. Bagian pernyataan identitas 6 5 1
2. Bagian konteks 4 2 2
3. Bagian struktur dan isi 4 1 3
4. Bagian yang mengatur akses dan penggunaan
5 1 4
5. Bagian yang menyangkut arsip secara keseluruhan
4 0 4
6. Bagian catatan 1 0 1
7. Bagian titik akses 3 2 1
8. Bagian kontrol d
