EVALUASI SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN PUSAT DAN CABANG DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS
MALIKUSSALEH
SKRIPSI
Diajukan Sebagai Salah Satu Persyaratan Dalam Menyelesaikan Studi Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Sosial (S.Sos) Dalam Program Studi Ilmu
Perpustakaan
ACHMAD DERRY NIM 140709139
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU BUDAYA
PROGRAM STUDI ILMU PERPUSTAKAAN MEDAN
2019
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
i ABSTRAK
Derry, Achmad. 2018. Evaluasi Sistem Informasi Perpustakaan Pusat dan Cabang di Lingkungan Universitas Malikussaleh. Medan:
Departemen Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Penelitian ini dilakukan pada Perpustakaan Universitas Malikusssaleh yang bertujuan untuk mengevaluasi sistem informasi perpustakaan pusat dan cabang di Lingkungan Universitas Malikussaleh dengan menggunakan tiga faktor yaitu manusoi, organisasi, dan teknologi.
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode kualitatif dengan metode penentuan sampel Purposive Sampling, informan daalam penelitian ini adalah pustakawan berjumlah 3 orang pada bagian pengolahan dan sistem informasi.
Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sistem yang digunakan pada Perpustakaan Universitas Malikusssaleh layak digunakan. Informan menyatakan bahwa Sistem Informasi Perpustakaan Universitas Malikusssaleh masih bisa di gunakan sampai sekarang, meskipun masih sering mengalami beberapa kendala.
Kata Kunci : Sistem Informasi, Evaluasi Sistem.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
KATA PENGANTAR
Syukur Alhamdulillah peneliti ucapkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga peneliti dapat menyelesaikan skripsi dengan judul “Evaluasi Sistem Informasi Perpustakaan Pusat dan Cabang Di Lingkungan Universitas Malikussaleh”.
Penelitian skripsi ini disusun sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk memperoleh gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi pada Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Peneliti menyadari dalam penyusunan proposal skripsi ini tidak akan selesai tanpa bantuan dari berbagai pihak. Karena itu pada kesempatan ini saya ingin mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Dr. Drs. Budi Agustono, M.S, selaku Dekan FIB USU.
2. Bapak Ishak, SS., M.Hum selaku Ketua Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi S1 Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara sekaligus sebagai dosen penguji II saya.
3. Ibu Laila Hadri Nasution, S. Sos, M.P selaku Sekretaris Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi S1 Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara sekaligus dosen pembimbing saya.
4. Bapak Dr. A. Ridwan Siregar, M.Lib selaku dosen penguji I saya.
5. Seluruh dosen dan staf pengajar di Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi S1 Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
iii 6. Terima Kasih kepada Bapak Dahlan Abdullah, ST.,M.Kom selaku Kepala UPT. Perpustakaan Universitas Malikussaleh yang telah Mengizinkan Penelitian di UPT. Perpustakaan Universitas Malikussaleh.
7. Terima Kasih kepada Kakak Sri Rezeki, S.Sos yang telah memberikan data ataupun informasi yang berkaitan tentang penelitian penulis.
8. Teruntuk kedua orang tua saya, Guntur dan Yuliana, terima kasih atas segala kasih dan penuh pengertian serta yang selalu memberikan semangat kepada saya sehingga saya dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik.
9. Teruntuk teman-teman saya yang telah mendukung, memberikan waktu, dan motivasi kepada saya. Terima kasih untuk kebersamaanya yang telah diberikan.
10. Keluarga besar Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi S1 Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.
Peneliti menyadari bahwa penelitian skripsi ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu peneliti mengharapkan kritik dan saran yang sifatnya membangun dari berbagai pihak.
Medan, Januari 2019
Achmad Derry
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
DAFTAR ISI
ABSTRAK ... i
KATA PENGANTAR ... ii
DAFTAR ISI ... iv
DAFTAR TABEL ... vi
DAFTAR GAMBAR ... vii
LAMPIRAN ... viii
BAB I PENDAHLUAN ... 1
1.1 Latar belakang masalah ... 1
1.2 Rumusan masalah ... 4
1.3 Tujuan penelitian... 4
1.4 Manfaat penelitian... 4
1.5 Ruang lingkup penelitian ... 5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 6
2.1 Sistem informasi ... 6
2.1.1 Perangkat sistem informasi ... 7
2.2 Sistem informasi perpustakaan ... 8
2.3 Analisis dan perancangan sistem ... 10
2.3.1 Analisis sistem ... 10
2.3.2 Tahapan analisis sistem ... 10
2.3.3 Perancangan sistem ... 11
2.4 Evaluasi ... 12
2.4.1 Pengertian evaluasi ... 12
2.4.2 Teknik evaluasi ... 14
2.4.3 Model evaluasi sistem informasi ... 15
2.5 Human Organization Technology (HOT) fit Model ... 19
2.5.1 Human (Manusia/SDM) ... 19
2.5.2 Organization (Organisasi) ... 20
2.5.3 Technology (Teknologi) ... 20
BAB III METODE PENELITIAN ... 22
3.1 Metode penelitian ... 22
3.2 Lokasi penelitian ... 22
3.3 Informan ... 23
3.4 Jenis dan sumber data ... 23
3.5 Teknik pengumpulan data ... 24
3.5.1 Wawancara ... 24
3.5.2 Observasi ... 25
3.5.3 Dokumentasi ... 25
3.6 Analisis dokumen ... 25
3.7 Teknik analisis data ... 25
3.7.1 Pengumpulan data ... 27
3.8 Penarikan kesimpulan ... 27
v
3.9 Keabsahan data ... 27
3.9.1 Triangulasi ... 28
BAB VI HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN ... 29
4.1 Karakteristik informan ... 29
4.2 Kategori ... 29
4.2.1 Penggunaan sistem ... 30
4.2.2 Kepuasan pengguna ... 35
4.2.3 Struktur organisasi ... 36
4.2.4 Kualitas sistem ... 39
4.2.5 Kualitas informasi ... 42
4.2.6 Kualitas Layanan... 44
4.3 Rangkuman hasil penelitian ... 48
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 51
5.1 Kesimpulan ... 51
5.2 Saran... 52
DAFTAR PUSTAKA ... 53
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
DAFTAR TABEL
Tabel 4.1 Karakteristik Informan ... 29 Tabel 4.2 Rangkuman Hasil Penelitian ... 48
vii DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Sistem TAM ... 16
Gambar 2.2 Sistem EUC Satisfaction ... 17
Gambar 2.3 Sistem TTF Analysis ... 18
Gambar 2.4 Sistem HOT Fit Model ... 21
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Pada era yang semakin modern ini kita sudah tidak asing lagi dengan teknologi informasi. Teknologi informasi adalah teknologi yang digunakan untuk menyimpan, menghasilkan, mengolah, serta menyebarkan informasi (Sulistyo- Basuki, 1991: 87). Dengan adanya teknologi informasi masyarakat dapat dengan mudah, cepat dan efisien melakukan pekerjaan atau kegiatan sehari-harinya.
Perkembangan teknologi informasi yang sangat pesat juga berdampak pada perpustakaan. Teknologi informasi dapat digunakan sebagai penunjang untuk meningkatkan kualitas layanan di perpustakaan. Contoh dari implementasi teknologi informasi dalam perpustakaan yaitu perpustakaan digital dan sistem automasi perpustakaan. Adanya perpustakaan digital memudahkan pengguna untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan tanpa harus datang ke gedung perpustakaan. Untuk saat ini masih sedikit perpustakaan yang membangun perpustakaan digital karena harus bersinggungan dengan hak cipta.
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen, batas sistem, lingkungan luar sistem, penghubung, masukan, keluaran, tujuan (Sasaran atau Tujuan Sistem), sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang dihasilkan sistem. Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran, kalau tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak ada gunanya. Sasaran dari sistem
2 sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.
Sistem informasi perpustakaan dimasukan ke dalam kajian sistem informasi manajemen berdasarkan bidang minat atau organisasi. Supriyanto (2008: 103) menjelaskan, sistem otomasi perpustakaan yang baik adalah terintegrasi, mulai dari sistem pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, sistem pencarian kembali bahan pustaka, sistem sirkulasi, membership, pengaturan denda keterlambatan pengembalian, dan sistem reporting aktivitas perpustakaan dengan berbagai parameter pilihan. Lebih sempurna lagi apabila sistem otomasi perpustakaan dilengkapi dengan barcoding, dan mekanisme pengaksesan data berbasis web dan internet.
Dalam sebuah sistem otomasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau syarat yan saling mendukung dan terkait satu dengan yang lainnya. Menurut Supriyanto (2008: 38) unsur atau syarat tersebut adalah Pengguna (user), Perangkat Keras (hardware), Perangkat Lunak (software), Jaringan (network), Data, dan Panduan Operasional.
Sistem automasi perpustakaan dibangun tuk menjalankan tugasnya. Di indonesia ada berbagai macam sistem automasi perpustakaan, seperti INLIS Lite, NCI BookMan, NewGenLib, SLiMS, dan SIPRUS (Sistem Informasi Perpustakaan).
Perpustakaan Universitas Malikussaleh menggunakan dua sistem automasi perpustakaan yaitu SIPRUS dan SLiMS. SIPRUS merupakan sistem informasi
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
perpustakaan yang diterapkan di Perpustakaan Universitas Malikussaleh dengan jumlah koleksi buku 30.334 judul. Sedangkan SLiMS diterapkan di perpustakaan cabang dengan jumlah koleksi buku antara lain Fakultas Ekonomi (5429 judul), Teknik (3652 judul), Hukum (2187 judul), Kedokteran (1240 judul), FISIP (3776 judul), Pertanian (1413 judul). Awal mula adanya SIPRUS ini pada awal tahun 2006. Perpustakaan mendapatkan SIPRUS dengan cara membeli aplikasi tersebut dari Gamatechno di Yogyakarta, padahal sekarang ini ada sistem informasi perpustakaan gratis yang dinilai cukup berkualitas tetapi pihak perpustakaan enggan menggunakannya. Jadi untuk saat ini SIPRUS diurus oleh pustakawan dan bagian teknologi informasi di Universitas Malikussaleh.
Pada awalnya pimpinan perpustakaan Universitas Malikussaleh sempat menginstruksikan kepada pengelola perpustakaan untuk mengganti SIPRUS menjadi SliMS, agar selaras dengan beberapa perpustakaan cabang yang sudah duluan menggunakan SLiMS. Tetapi setelah dilakukan percobaan memasang SLiMS, pustakawan mengalami kendala yaitu data buku harus di input dari awal sehingga pihak perpustakaan menolak untuk melakukan pergantian sistem informasi. Pengguna dari SIPRUS di Perpustakaan Universitas Malikussaleh yakni pustakawan menjelaskan bahwa kualitas dari sistem informasi ini baik.
Tetapi dalam hal mencetak barcode dan fitur laporan SIPRUS bermasalah. Hanya data laporan perhari yang ada seperti peminjaman, pengembalian, perpanjangan dan lain-lain.
Oleh karena itu, peneliti mengambil judul penelitan “ Evaluasi Sistem Informasi Perpustakaan Pusat dan Cabang Di Lingkungan Universitas Malikussaleh”.
4 1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan sebelumnya, maka rumusan masalah pada penelitian ini adalah Bagaimana Sistem Informasi Perpustakaan Pusat dan Cabang Di Lingkungan Universitas Malikussaleh.
1.3 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui Sistem Informasi Perpustakaan Pusat dan Cabang Di Lingkungan Universitas Malikussaleh.
1.4 Manfaat Penelitian
Berikut ini adalah manfaat penelitian yang diharapkan oleh peneliti:
1. Bagi Perputakaan Universitas Malikussaleh, sebagai bahan evaluasi dan masukan untuk meningkatkan kualitas sistem informasi Perpustakaan Universitas Malikussaleh.
2. Bagi peneliti selanjutnya, sebagai bahan rujukan atau referensi dalam melakukan penelitian tentang sistem informasi perpustakaan Universitas Malikussaleh.
3. Bagi peneliti, terpenuhi prasyarat meraih jenjang pendidikan sarjana di Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Sumatera Utara (USU).
1.5 Ruang Lingkup Penelitian
Berdasarkan latar belakang di atas, ruang lingkup penelitian ini difokuskan pada Evaluasi kesesuaian sistem informasi perpustakaan pusat dan cabang di
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Perpustakaan Universitas Malikussaleh dengan menggunakan HOT FIT Model yang meliputi: manusia (penggunaan sistem dan kepuasan pengguna), organisasi (struktur organisasi), dan teknologi (kualitas sistem, kualitas layanan dan kualitas informasi).
6 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Sistem Informasi
Menurut Kadir (2014, 9) “Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokkan, di proses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai.”
Menurut Yakub (2012, 12) mendefinisikan sistem informasi sebagai berikut :
Sistem informasi (information system) merupakan kombinasi teratur dari orang- orang, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Tergantung orang pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik, perintah dan prosedur pemrosesan informasi, saluran telekomunikasi atau jaringan, dan data yang disimpan atau sumber daya data.
Hal serupa juga disampaikan oleh Krismaji (2015, 15) yang mendefinisikan sistem informasi :
Cara-cara yang diorganisasi untuk mengumpulkan, memasukkan, dan mengolah serta menyimpan data, dan cara-cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan, dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Definisi menurut Diana dan Setiawati (2011, 4) :
Sistem informasi, yang kadang kala disebut sebagai sistem pemrosesan data, merupakan sistem buatan manusia yang biasanya terdiri dari sekumpulan komponen (baik manual maupun berbasis komputer) yang terintegrasi untuk mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi mengenai saldo persediaan.
Dari beberapa pengertian sistem informasi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi adalah kumpulan data yang terintegrasi dan saling melengkapi dengan
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
menghasilkan output yang baik guna untuk memecahkan masalah dan pengambilan keputusan.
2.1.1 Perangkat Sistem Informasi
Menurut Wahyono (2014, 19) mengelompokkan sistem informasi yang lengkap memiliki kelengkapan sistem sebagai berikut :
1. Hardware
Bagian ini merupakan bagian perangkat keras sistem informasi. Sistem informasi modern memiliki perangkat keras seperti komputer, printer dan teknologi jaringan komputer.
2. Software
Bagian ini merupakan bagian perangkat lunak sistem informasi. Sistem informasi modren memiliki perangkat lunak memerintahkan komputer melaksanakan tugas yang harus dilakukanya. Software dapat digolongkan menjadi beberapa kelompok yaitu :
Sistem Operasi, seperti misalnya program Microsoft Windows, LINUX, Novel Netware, dan lain sebagainya.
Aplikasi, seperti Microsoft Office, General Ledger, Corel Draw, dan lain sebagainya.
Utilitas, seperti anti virus, Norton Utilitas, Disk Doctor, dan lain-lain.
Bahasa Pemrograman, seperti Visua Foxpro, Bahasa C ++, Borland Delphi, dan lain-lain.
3. Data
Meruapakan komponen dasar dari informasi yang akan diproses lebih lanjut untuk menghasilkan informasi. Seperti contoh adalah dokumen bukti-bukti transaksi, nota, kuitansi, dan lain sebagainya.
4. Prosedur
Merupakan bagian yang berisikan dokumentasi prosedur atau proses-proses yang terjadi dalam sistem. Prosedur dapat berupa buku-buku penuntun operasional
8 seperti prosedur sistem pengendalian intern atau buku penuntun teknis seperti buku manual menjalankan program komputer dan sebagainya.
5. Manusia
Manusia merupakan bagian utama dalam suatu sistem informasi. Yang terlibat dalam komponen manusia antara lain :
Clerical personnel (untuk menangani transaksi dan pemrosesan data dan melakukan inquiry = operator).
First level manager untuk mengelola pemrosesan data didukung dengan perencanaan, penjadwalan, identifikasi situasi out-of-control dan pengambilan keputusan level menengah ke bawah.
Staff specialist digunakan untuk analisis untuk perencanaan dan pelaporan.
Management untuk pembuatan laporan berkala, permintaan khusus, analisis khusus, laporan khusus, pendukung, identifikasi masalah dan peluang, pendukung analisis pengambilan keputusan level atas.
2.2 Sistem Informasi Perpustakaan
Menurut Harmawan (2009, 1) “sistem informasi perpustakaan merupakan sistem automasi perpustakaan”.
Menurut Lutfian (2009, 1) yang mendefinisikan sistem informasi perpustakaan sebagai berikut :
Sistem informasi perpustakaan merupakan sistem yang keseluruhannya bekerja secara sistematis sehingga dapat memperbaiki administrasi dan operasional perpustakaan serta dapat menghasilkan bentuk-bentuk laporan yang efektif dan berguna bagi manajemen perpustakaan.
Pengertian menurut pratama (2014, 309) :
Sistem informasi perpustakaan merupakan sistem informasi yang digunakan untuk membantu pustakawan untuk mengelola data perpustakaan menjadi informasi secara digital. Data-data perpustakaan mencakup antara lain data buku dan koleksi
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
perpustakaan, data anggota perpustakaan, data peminjaman buku, data pengembalian buku, stok opname, dan lain-lain. Dengan adanya sistem informasi perpustakaan, petugas perpustakaan dapat dengan mudah mengelola data perpustakaan dan memberikan pelayanan yang lebih baik.
Sedangkan pengertian menurut Siregar (2007, 137) :
sistem informasi perpustakaan adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi pelayanan publik yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi peminjaman, pengembalian dan perpanjangan buku dan pembuatan laporan harian, bulanan ataupun tahunan guna mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Berdasarkan dari beberapa pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi perpustakaan merupakan suatu sistem di perpustakaan yang memudahkan kebutuhan pengolahan transaksi peminjaman, pengembalian dan perpanjangan buku maupun laporan-laporan yang diperlukan. Kebutuhan yang diperlukan berupa kemudahan pendataan koleksi perpustakaan, katalog buku, data anggota/ peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan.
Menurut Ishak (2008, 89) manfaat dari penerapan sistem informasi perpustakaan ada 4, yaitu :
1. Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan, 2. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan,
3. Meningkatkan citra perpustakaan,
4. Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global.
10 2.3 Analisis dan Perancangan Sistem
2.3.1 Analisis Sistem
Menurut Rosa dan Shalahuddin (2013: 18) “Analsisis sistem adalah kegiatan untuk melihat sistem yang sudah berjalan dan kemudian mendokumentasikan kebutuhan yang akan dipenuhi dalam sistem yang baru”.
Menurut Whitten (2004, 176) mendefinisikan analisis sistem sebagai berikut :
Analisis sistem adalah sebuah teknik pemecahan masalah yang menguraikan sebuah sistem menjadi bagian-bagian komponen dengan tujuan mempelajari seberapa bagus bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk meraih tujuan mereka.
Menurut Kendall (2011, 20) “analisis sistem adalah sebuah pendekatan sistematis untuk mengidentifikasi masalah, kesempatan dan tujuan, untuk menganalisa alur informasi yang terjadi antara orang dan komputer dalam perusahaan.
Berdasarkan dari beberapa pendapat di atas maka dapat disimpulkan bahwa analisis sistem adalah sebuah tahap dalam pengembangan sistem untuk mengidentifikasi masalah, kekuatan, kelemahan serta kesempatan dan untuk menganalisa alur informasi yang terjadi antara orang dan komputer dalam perusahaan.
2.3.2 Tahapan Analisis Sistem
Menurut Ralph Stair dan George Reynolds (2010, 514) sebuah organisasi besar yang akan mengevaluasi sistem informasinya harus mengikuti beberapa tahapan analisis yang formal. Adapun tahapan tersebut adalah :
a. Mengumpulkan partisipan yang akan berpartisipasi dalam analisis sistem tersebut,
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
b. Mengumpulkan data dan requirements, c. Menganalisa data dan requirements,
d. Persiapan laporan mengenai sistem berjalan, requirements system yang baru dan prioritas project.
2.3.3 Perancangan Sistem
Menurut McLeod (2007, 238) “Perancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem baru, jika sistem itu berbasis komputer, perancangan dapat dinyatakan spesifikasi peralatan yang digunakan”.
Menurut Jogianto (2005, 23) mendefinisikan perancangan sistem sebagai berikut : perancangan sistem adalah tahap yang dilakukan setelah melakukan analisis sistem, pendefinisian kebutuhan-kebutuhan sistem yang akan dibangun, dan persiapan untuk merancang bangun implementasi sistem dengan menggambarkan sistem yang akan dibangun.
Berdasarkan dua pendapat di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa perancangan sistem adalah proses penerjemahan kebutuhan pemakai informasi yang diperlukan oleh sistem yang ada serta untuk menunjang pengembangan sistem yang baru.
2.4 Evaluasi
2.4.1 Pengertian Evaluasi
Istilah evaluasi atau penilaian adalah sebagai terjemahan dari istilah asing
“evaluation”. Sebagaimana dikemukakan Husni (2010: 971), yang menyatakan bahwa “evaluasi adalah suatu proses untuk menyediakan informasi mengenai hasil penilaian atas permasalahan yang ditemukan”.
12 Dari pendapat di atas, evaluasi atau penilaian dapat di artikan sebagai suatu usaha untuk memberikan nilai terhadap hasil pengukuran untuk pencapaian tujuan.
Arikunto (2010:1). “Evaluasi sebagai sebuah proses menentukan hasil yang telah dicapai dari beberapa kegiatan yang direncanakan untuk mendukung tercapainya tujuan.
Sedangkan menurut Wirawan (2012:7) evaluasi adalah :
Riset untuk mengumpulkan, menganalisis, dan menyajikan informasi yang bermanfaat mengenai objek evaluasi, selanjutnya menilainya dan membandingkannya dengan indikator evaluasi dan hasilnya dipergunakan untuk mengambil keputusan mengenai objek evaluasi tersebut.
Roznovski (2001:4) juga memaparkan evaluasi sebagai “setiap usaha atau proses dalam menentukan nilai”. Secara khusus evaluasi atau penilaian juga diartikan sebagai proses pemberian nilai berdasarkan data kuantitatif hasil pengukuran untuk keperluan pengambilan keputusan.
Evaluasi adalah sebuah proses dimana keberhasilan yang dicapai dibandingkan dengan seperangkat keberhasilan yang diharapkan. Perbandingan ini kemudian dilanjutkan dengan pengidentifikasian faktor-faktor yang berpengaruh pada kegagalan dan keberhasilan. Evaluasi ini dapat dilakukan secara internal oleh mereka yang melakukan proses yang sedang dievaluasi ataupun oleh pihak lain, dan dapat dilakukan secara teratur maupun pada saat-saat yang tidak beraturan.
Proses evaluasi dilakukan setelah sebuah kegiatan selesai, dimana kegunaannya adalah untuk menilai/menganalisa apakah keluaran, hasil ataupun dampak dari kegiatan yang dilakukan sudah sesuai dengan yang diinginkan.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Karenanya, dalam keberhasilan ada dua konsep yang terdapat didalamnya yaitu efektifitas dan efisiensi. Efektifitas merupakan perbandingan antara output dan inputnya, sedangkan efisiensi adalah taraf pendayagunaan input untuk menghasilkan output lewat suatu proses. Kriteria untuk memilih efektifitas standar (Sulistina, 2009:7) adalah :
a. Tingkat yang sesuai dengan kebutuhan yang telah dirancang sebelumnya.
b. Kemudian penerapannya
c. Informasi standar yang tepat serta terpilih padanya d. Pemakai menerimanya
e. Apabila diterapkan pada masyarakat yang berbeda atau sesuai terkenal akan mempunyai hasil yang sesuai.
Penelitian evaluasi adalah pengumpulan informasi tentang hasil yang telah dicapai oleh sebuah program yang dilaksanakan secara sistematik dengan menggunakan metodologi ilmiah sehingga dapat dihasilkan data yang akurat dan obyektif.
Dari pengertian-pengertian tentang evaluasi yang telah di kemukakan beberapa ahli di atas, dapat diambil kesimpulan tentang evaluasi yakni, evaluasi merupakan suatu kegiatan yang dilakukan seseorang untuk mengukur dan memberi nilai secara obyektif dan valid, dimana seberapa besar manfaat pelayanan yang telah dicapai berdasarkan tujuan dari obyek yang seharusnya diberikan dan yang nyata apakah hasil-hasil dalam pelaksanaan telah efektif dan efisien.
2.4.2 Teknik Evaluasi
Secara garis besar alat penilaian dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu tes dan non-tes. Alat yang berupa non-tes dapat berupa (1) skala bertingkat untuk
14 mengukur sikap, pendapat, keyakinan, dan nilai, (2) wawancara, dan (3) pengamatan. Penggunaan alat-alat evaluasi tergantung pada apa yang akan di evaluasi (Umar, 2002 : 45).
Suatu sistem informasi bisa dievaluasi menurut tiga ukuran (Davis, 1988:3) yaitu : 1. Evaluasi Teknis
Evaluasi teknis atas aplikasi baru menyelidiki apakah secara teknis layak untuk menjalankan pengolahan informasi yang diusulkan. Banyak aplikasi adalah diluar jangkauan kemampuan teknis dari perangkat keras dan perangkat lunak yang tersedia untuk pemakaian.
2. Evaluasi Operasional
Pertimbangan kelayakan operasional bertalian dengan masalah apakah data masukan dapat disediakan dan keluaran dapat digunakan dan benar dipakai.
Misalnya, secara teknis adalah mungkin bagi penjual untuk mengadakan hubungan telepon dengan pembeli dalam setiap penjualan, tetapi secara operasional hal ini adalah tidak praktis.
3. Evaluasi Ekonomis
Bilamana suatu proyek diusulkan, proyek itu perlu mangalami pengujian kelayakan ekonomis. Setelah pemasangannya, proyek itu perlu ditelaah secara periodik menurut ukuran biaya/efektifitas. Dalam menilai kelayakan ekonomis dari proyek dan mengevaluasi manfaat ekonomis SIM.
2.4.3 Model Evaluasi Sistem Informasi
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Penerimaan terhadap sistem informasi dapat diukur dengan beberapa model evaluasi yang sudah dikembangkan saat ini. Banyak model evaluasi yang digunakan untuk mengukur penerimaan sebuah sistem informasi.
Ada beberapa model yang biasa digunakan dalam evaluasi sistem informasi, diantaranya adalah :
1. Technology Acceptance Model (TAM)
Technology Acceptance Model (TAM). Model (TAM) dikembangkan oleh Davis (1989) yang mengadaptasi model TRA (Theory of Reasoned Action). Perbedaan mendasar antara TRA dan TAM adalah penempatan sikap-sikap dari TRA, dimana TAM memperkenalkan dua variabel kunci, yaitu perceived ease of use (kemudahan) dan perceived usefulness (kebermanfaatan) yang memiliki relevancy pusat untuk memprediksi sikap penerimaan pengguna (Acceptance of IT) terhadap teknologi komputer. Davis (1989) dalam 2 penelitian yang melibatkan 152 pengguna dan 4 buah aplikasi program menemukan adanya dua variabel penting yang menentukan penerimaan terhadap teknologi informasi yakni kebermanfaatan dan kemudahan. Selain itu Davis (1989) menemukan bahwa faktor kebermanfaatan secara signifikan berhubungan dengan penggunaan sistem saat ini dan mampu memprediksi penggunaan yang akan datang. Faktor kebermanfaatan disini didefinisikan sebagai sejauh mana seseorang meyakini bahwa penggunaan teknologi/sistem tertentu akan meningkatkan kinerja. Sementara kemudahan diartikan sebagai tingkat dimana seseorang meyakini bahwa penggunaan sistem informasi adalah mudah dan tidak memerlukan usaha keras dari pemakainya untuk bisa menggunakannya. Oleh karena itu, berdasarkan studi yang sudah
16 dilakukan oleh Davis dapat dikatakan bahwa dalam mengembangkan sebuah sistem informasi (termasuk sistem informasi perpustakaan) perlu dipertimbangkan faktor kebermanfaatan dan kemudahan dari pengguna sistem informasi (Surachman, 2008:10).
Gambar 2.1: Technology Acceptance Model (TAM)
2. End-User Computing (EUC) Satisfaction
Merupakan satu metode yang menggunakan pengukuran kepuasan sebagai satu bentuk evaluasi sistem informasi. Model evaluasi ini dikembangkan oleh Doll &
Torkzadeh dimana menekankan pada kepuasan (satisfaction) pengguna akhir terhadap aspek teknologi. Penilaian kepuasan tersebut dilihat dari 5 buah perspektif yakni, isi (content), keakuratan (accuracy), format, kemudahan pengunaan (ease of use), dan waktu (timeliness). Model ini telah banyak diujicobakan oleh peneliti lain untuk menguji reliabilitasnya dan hasilnya
Perceived usefulness
Perceived Ease of Use
Actual System Use Behavioral
Intention to Use
Sumber : Davis et.al. (1989), Venkatesh et. al. (2003)
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
menunjukkan tidak ada perbedaan bermakna meskipun instrumen ini diterjemahkan dalam berbagai bahasa yang berbeda (Eris L. 2006:1)
Gambar 2.2: End-User Computing (EUC) Satisfaction
3. Task Technology Fit (TTF) Analysis
Dikembangkan oleh Goodhue dan Thompson pada tahun 1995. Inti dari model Task Technology Fit adalah sebuah konstruk formal yang dikenal sebagai Task- Technology Fit (TTF), yang merupakan kesesuaian dari kapabilitas teknologi untuk kebutuhan tugas dalam pekerjaan yaitu kemampuan teknologi informasi untuk memberikan dukungan terhadap pekerjaan (Dishaw et al., 2002). Model TTF memiliki 4 konstruk kunci yaitu Task Characteristics, Technology Characteristics, yang bersama-sama mempengaruhi konstruk ketiga TTF yang
18 balik mempengaruhi variabel outcome yaitu Performance atau Utilization. Model TTF menempatkan bahwa teknologi informasi hanya akan digunakan jika fungsi dan manfaatnya tersedia untuk mendukung aktivitas pengguna (Eris L. 2006:1).
Gambar 2.3: Task Technology Fit (TTF) Analysis
4. Human-Organization-Technology (HOT) Fit Model
Yusof et al. (2006) memberikan suatu kerangka baru yang dapat digunakan untuk melakukan evaluasi sistem informasi yang disebut Human-Organization- Technology (HOT) Fit Model. Model ini menempatkan 3 (tiga) komponen penting dalam sistem informasi yakni Manusia (Human), Organisasi (Organization) dan Teknologi (Technology) dan kesesuaian hubungan di antaranya.
Task Characteristics
Utilization Performance
Impacts Task-
Technology Fit Technology
Characteristics
Sumber : Goodhue and Thompson (1995) Dishaw et al., 2002
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
2.5 Human Organization Technology (HOT) Fit Model
Model Hot Fit yang dikembangkan oleh Yusof et al (2006) untuk menilai keberhasilan implementasi sistem informasi diantaranya : human (manusia/sdm), organization (oraganisasi), technology (teknologi)
2.5.1 Human (Manusia/SDM)
Komponen manusia menilai sistem informasi dari sisi penggunaan sistem (system use) pada frekwensi dan luasnya fungsi dan penyelidikan sistem informasi.
System use juga berhubungan dengan siapa yang menggunakan (who use it), tingkat penggunanya (level of user), pelatihan, pengetahuan, harapan dansikap menerima (acceptance) atau menolak (resistance) sistem. Komponen ini juga menilai sistem dari aspek kepuasan pengguna (user satisfaction).
Kepuasan pengguna adalah keseluruhan evaluasi dari pengalaman pengguna dalam menggunakan sistem informasi dan dampak potensial dari sistem informasi. User satisfaction dapat dihubungkan dengan persepsi manfaat (usefulness) dan sikap pengguna terhadap sistem informasi yang dipengaruhi oleh karakteristik personal.
2.5.2 Organization (Oraganisasi)
Kepemimpinan, dukungan dari top manajemen dan dukungan staf merupakan bagian yang penting dalam mengukur keberhasilan sistem. Sedangkan lingkungan organisasi terdiri dari sumber pembiayaan, pemerintahan, politik, kompetisi, hubungan interorganisasional dan komunikasi.
20 Menurut Kenneth and Jane Laudon (2005) mendefinisikan organisasi sebagai berikut :
Struktur sosial resmi yang memiliki sumber-sumber yang berasal dari lingkungan yang memiliki aturan-aturan dan prosedur internal yang harus diakui secara hukum dan memproses sumber-sumber itu agar menghasilkan output.
2.5.3 Technology (Teknologi)
Komponen teknologi terdiri dari kualitas sistem (system quality), kualitas informasi (information quality) dan kualitas layanan (service quality).Kualitas sistem dalam sistem informasi menyangkut keterkaitan fitur dalam sistem termasuk performa sistem dan user interface.Kemudahan penggunaan (ease of use), kemudahan untuk dipelajari (ease of learning), response time, usefulness, ketersediaan, fleksibilitas, dan sekuritas merupakan variabel atau faktor yang dapat dinilai dari kualitas sistem.
Kriteria yang dapat digunakan untuk menilai kualitas informasi antara lain adalah kelengkapan, keakuratan, ketepatan waktu, ketersediaan, relevansi, konsistensi, dan data entry. Sedangkan kualitas layanan berfokus pada keseluruhan dukungan yang diterima oleh service provider sistem atau teknologi. Service quality dapat dinilai dengan kecepatan respon, jaminan, empati dan tindak lanjut layanan.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Gambar 2.4: Human Organization Technology (HOT) Fit Model
22 BAB III
METODE PENELITIAN
3.1 Metode Penelitian
Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian kualitatif.
Menurut Sugiono (2009, 5) metode penelitian kualitatif adalah metode penelitian yang berlandaskan pada filsafat postpositivisme, digunakan untuk meneliti pada kondisi objek yang alamiah, (sebagai lawannya adalah eksperimen) dimana peneliti adalah instrumen kunci, teknik pengumpulan data dilakukan secara triangulasi (gabungan), analisis data bersifat induktif/kualitatif, dan hasil penelitian kualitatif lebih menekankan makna dari pada generalisasi.
Metode kualitatif digunakan untuk mendapatkan data yang mendalam, suatu data yang mengandung makna. Makna adalah data yang sebenarnya, data yang pasti yang merupakan suatu nilai dibalik data yang tampak.
3.2 Lokasi Penelitian
Sesuai dengan judul penelitian, maka lokasi penelitian ini dilakukan di Perpustakaan Universitas Malikussaleh, yang beralamat di Jl. Medan-Banda Aceh, Reuleut, Aceh Utara, Aceh. Alasan saya memilih lokasi ini sebagai lokasi awal karena lokasi tersebut tempat informan memanfaatkan perpustakaan dan tempat kerja informan yang akan diwawancarai.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
3.3 Informan
Informan adalah orang yang mengetahui dengan baik terhadap masalah yang diteliti dan bersedia untuk memberikan informasi kepada peneliti. Informan dalam penelitian ini adalah orang-orang yang terlibat dan memberikan informasi selengkap-lengkap nya mengenai latar belakang dan keadaan yang sebenarnya dari objek yang diteliti sehingga dapat diperoleh data yang akurat. Informan dalam penelitian ini berjumlah 3 orang yaitu pustakawan bagian sistem informasi.
Teknik pengambilan informan dilakukan secara purposive sampling yaitu teknik pengumpulan sampel dengan pertimbangan tertentu yang dianggap berkompetensi dibidang promosi atau penelitian mengumpulkan informasi dengan melakukan observasi dan wawancara terhadap pihak yang berhubungan langsung dengan kegiatan perpustakaan di Perpustakaan Universitas Malikussaleh.
3.4 Jenis dan Sumber Data
Jenis dan Sumber data yang digunakan penelitian ini adalah:
1. Data primer, yaitu data yang secara langsung diperoleh oleh penulis dari hasil wawancara dan observasi, pengamatan peneliti seperti sikap dan pemahaman dari subjek yang diteliti sebagai dasar utama melakukan interpretasi data,
2. Data sekunder, yaitu data yang bersumber dari buku jurnal, majalah, laporan tahunan dan dokumen lain yang berhubungan degan masalah penelitian .
24 3.5 Teknik Pengumpulan Data
Teknik dalam pengumpulan data dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan wawancara, observasi, dan dokumentasi.
3.5.1 Wawancara
Wawancara adalah suatu metode atau cara yang digunakan untuk mendapatkan jawaban dari responden dengan cara tanya-jawab sepihak. Arikunto (2012, 44). Wawancara yang digunakan dalam penelitian ini adalah wawancara mendalam dan tersetruktur dengan menggunakan pedoman wawancara.
Dalam penelitian ini yang menjadi informan adalah pustakawan yang bekerja di Perpustakaan Universitas Medan Area. Informan merupakan orang yang dapat memberikan keterangan mengenai permasalahan dalam penelitian ini. Teknik pengambilan informan dilakukan secara purposive. Menurut Sugiyono (2010, 216) purposive sampling adalah “teknik penentuan sampel dengan pertimbangan tertentu”. Pertimbangan tertentu artinya informan akan dipilih karena dianggap paling tahu tentang apa yang diharapkan. Saya memilih mereka sebagai informan berdasarkan kemampuannya dalam pemograman komputer dan sistem informasi.
Penelitian ini dilakukan dengan menentukan jumlah informan sebanyak 3 orang untuk diwawancarai, yang kemudian bisa saja bertambah, pemilihan informan lebih menekankan pada kualitas pemahaman pada permasalahan yang diteliti.
Pemilihan informan dilakukan dengan melihat karakteristik tentu sesuai dengan pengetahuan informan di dalam informasi yang dibutuhkan.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
3.5.2 Observasi
Selain wawancara, teknik pengumpulan data dapat dilakukan dengan observasi. Menurut Arikunto (2002, 146) mendefinisikan bahwa observasi adalah
“kegiatan yang meliputi pemusatan terhadap objek yang menggunakan seluruh aspek indra”. Dari pengertian di atas dapat dinyatakan bahwa, observasi merupakan suatu kegiatan yang dilakukan dengan cara peneliti terjun langsung ke lapangan atau ke lokasi tempat penelitian yaitu pada Perpustakan Universitas Medan Area .
3.5.3 Dokumentasi
Selain melakukan wawancara dan obserwasi penulis juga melakukan studi dokumentasi untuk menunjang kelengkapan data yaitu melalui pengumpulan berbagai sumber informasi dan melalui buku, artikel, dan jurnal ilmiah yang mendukung penelitian ini.
3.6 Analisis Dokumen
Teknik analisis dokumen yang dilakukan dalam penelitian ini adalah triangulasi, untuk memperoleh gambaran lengkap tentang isi dokumen, dan untuk mengumpulkan data sebagai informasi awal dan sekaligus sebagai acuan terhadap informasi-informasi yang diperoleh dari wawancara.
3.7 Teknik Analisis Data
Setelah data diperoleh dari wawancara, untuk memudahkan dalam analisis data maka jawaban dari informan di sortir, dihubungkan antara satu dengan yang lainnya. Analisis data dilakukan untuk menemukan makna dari setuap data yang terkumpul.
26 Menurut Sugiyono (2009, 338) “analisis data dalam penelitian kualitatif terdiri dari beberapa alur kegiatan yaitu reduksi data, penyajian data, verifikasi data dan penarikan kesimpulan “.
1. Reduksi Data
Reduksi data dapat diartikan sebagai merangkum, memilih hal-hal pokok, kompleks, memfokuskan pada hal-hal penting, dicari tema dan polanya dan membuang yang tidak perlu.
Pada reduksi data penulis mengelompokkan hasil wawancara sesuai dengan kategori yang telah penulis tentukan pada pedoman wawancara yang membahas tentang integrasi sistem informasi perpustakaan pada Perpustakaan Universitas Malikussaleh.
2. Penyajian Data
Penyajian data yang akan digunakan dalam penelitian ini berbentuk teks naratif.
Untuk mempermudah pemahaman terhadap informasi yang besar jumlahnya, maka dalam penyajian data akan dilakukan penyederhanaan informasi kompleks kedalam satuan bentuk yang disederhanakan dan selektif. Penulis melakukan penyajian data dengan bentuk teks naratif yang terdapat pada BAB IV hasil dari pembahasan dari peneliti.
3. Verifikasi Data dan Penarikan Kesimpulan
Tahap selanjutnya setelah reduksi data dan penyajian data, maka dilakukan verifikasi dari kegiantan sebelumnya dan dilanjutkan kepenarikan kesimpulan.
Pada tahap ini peneliti akan melakukan proses interpretasi data-data yang telah
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
dikumpulkan dengan metode wawancara dan dokumentasi sambil terus menerus melakukan pencocokan terhadap kesimpulan yang akan dibuat.
3.7.1 Pengumpulan Data
Pengumpulan data merupakan bagian kegiatan integral dari kegiatan analisis data. Kegiatan pengumpulan data pada penelitian ini adalah dengan menggunakan wawancara, observasi dan studi dokumentasi.
3.8 Penarikan Kesimpulan
Menarik kesimpulan verifikasi dari berbagai temuan data yang diperoleh selama proses berlangsung. Data akan diverifikasi setelah reduksi data dan penyajian data yang kemudian akan dilakukan penarikan kesimpulan.
Pada tahap ini peneliti akan melakukan proses menginterpretasikan data-data yang telah dikumpulkan melalui metode observasi, wawancara, dan studi dokumentasi sambil terus melakukan pencocokan terhadap kesimpulan yang akan dibuat.
3.9 Keabsahan Data
Untuk menghindari kesalahan dan kekeliruan data hasil wawancara dan dokumentasi yang telah terkumpul, perlu dilakukan pengecekan (pemeriksaan) keabsahan data.Pengecekan keabsahan data pada penelitian ini dilakukan dengan triangulasi dan ketekunan pengamatan.
3.9.1 Triangulasi
Triangulasi yaitu teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain diluar data itu untuk keperluan pengecekan atau sebagai
28 pembanding terhadap data itu. Metode triangulasi merupakan salah satu metode paling umum di pakai dalam uji validitas penelitian kualitatif, triangulasi dilakukan berdasarkan wawancara dengan informan dan studi dokumentasi oleh peneliti dalam mengamati kejadian fakta yang terdapat dilapangan. Adapun teknik triangulasi yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
1. Triangulasi Data
Menggunakan berbagai sumber data seperti dokumen, hasil wawancara dan hasil observasi yang peneliti lakukan pada Perpustakaan Universitas Malikussaleh.
2. Triangulasi Teori
Penggunaan teori yang berlainan untuk memastikan bahwa data yang dikumpulkan sudah memenuhi syarat. Pada peneliti ini berbagai teori telah dijelaskan pada bab II untuk dipergunakan dan menguji terkumpulnya data tersebut.
3. Triangulasi Metode
Penggunaan berbagai metode untuk penelitian suatu hal, seperti metode wawancara dan metode observasi. Dalam penelitian ini, peneliti melakukan metode wawancara yang ditunjang dengan metode observasi pada saat wawancara dilakukan.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN PENELITIAN
4.1 Karakteristik Informan
Informan dalam penelitian ini adalah administrator dan operator SIPRUS UNIMAL yaitu pustakawan. Berikut karakteristik informan :
Tabel 4.1 : Karakteristik Informan
No Kode Informan Informan Tingkat Pendidikan
1. I1 Pustakawan Strata 1 (S-1)
2. I2 Pustakawan Strata 1 (S-1)
3. I3 Pustakawan Strata 1 (S-1)
4.2 Kategori
Berdasarkan wawancara dan pedoman wawancara, penulis menyusun sebuah kerangka awal analisis sebagai acuan dan pedoman dalam melakukan pemilihan data yang relevan dengan pokok pembicaraan dan menunjukkan hubungan antara bagian-bagian yang diteliti sehingga menghasilkan beberapa kategori. Penulis dapat menurunkan beberapa kategori yang berkaitan dengan HOT. Adapun kategori tersebut adalah sebagai berikut :
30 4.2.1 Penggunaan Sistem
Penggunaan sistem dimaksudkan disini adalah bagaimana pengguna khususnya pustakawan menggunakan sistem informasi Perpustakaan Universitas Malikussaleh. Jumlah pustakawan yang menggunakan sistem berjumlah 3 orang.
Dari pernyataan ketiga pustakawan dalam penggunaan sistem, ada juga hal-hal yang bisa dinilai dari penggunaan sistem tersebut antara lain :
1. Frekuensi
Frekuensi disini adalah suatu ukuran yang dapat dilihat atau dinilai dalam penggunaan sistem. Dari pernyataan ketiga pustakawan mengenai tingkat penggunanaan dalam sistem informasi yang ada di perpustakaan di dapat hasil sebagai berikut:
I1 : Mempermudah dalam menelusur buku dan administrasinya.
I2 : Semakin bagus, tapi yang kurang bagi saya karena tenaga pustakawan kurang.
I3 : Sangat bagus, karena membantu pengguna dalam mencari kebutuhan informasinya.
Dari pernyataan di atas dapat diketahui bahwa penggunaan sistem dari frekuensinya dilakukan sangat bagus dan memperlancar pada kinerja pustakawan.
Artinya sistem informasi di Perpustakaan Universitas Malikussaleh sangat membantu dan memperlancar pustakawan meningkatkan kinerjanya.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
2. Luas fungsi sistem
Luas fungsi sistem yang dimaksud disini adalah bagaimana tingkat kemampuan sistem tersebut berjalan. Dari wawancara dengan ketiga pustakawan mengenai kompetensi atau kemampuan dalam sistem informasi maka hasilnya sebagai berikut :
I1 : Masing-masing sudah memiliki kemampuannya tersendiri per bagiannya dalam sistem informasi.
I2 : Bisa masuk kemana aja, yang di maksud disini karena saya basic ilmu perpustakaan, saya bisa saja masuk ke bagian-bagian yang ada di perpustakaan.
I3 : Kalau mengenai kemampuan, per bidangnya masing-masing memiliki kompetensinya.
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa penggunaan sistem dari luas fungsinya di lihat dari per bidangnya. Adapun kompetensinya dilihat dari kemampuan masing-masing, dan pelatihan tentang pengetahuan sistem informasi.
3. Penyelidikan
Penyelidikan disini yaitu menyelidiki atau menemukan suatu program dalam penggunaan sistem yang digunakan oleh pustakawan. Dalam wawancara dengan ketiga pustakawan mengenai pengetahuan dalam menggunakan sistem informasi di perpustakaan, maka hasilnya sebagai berikut :
I1 : Tidak, karena aplikasi sudah tinggal di gunakan. Kecuali SLiMS baru di rancang sendiri.
I2 : Tidak, karena bisa dari pengetahuan diluar dan bisa dari ilmu sendiri.
32 I3 : Tidak, tapi tinggal memakainya. Lihat-lihat dari kebutuhan perpustakaanya.
Contohnya: penambahan fitur.
Dari pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa, penyelidikan dari suatu program penggunaan sistem yaitu tidak di rancang sendiri, tetapi pihak perpustakaan tinggal memakai sesuai dengan kebutuhannya.
4. Pelatihan
Pelatihan yang dimaksud di sini yaitu menilai dari penggunaan sistem yang digunakan oleh pustakawan dalam pengoperasian sistem. Dari hasil wawancara mengenai kompetensi dalam menggunakan sistem informasi di perpustakaan di dapat hasil sebagai berikut :
I1 : Karena sebelumnya diterapkan ke pengguna dan kami mengadakan pelatihan bagi petugas di perpustakaan UNIMAL.
I2 : Sudah ada latihan, dan saya pun memiliki basic ilmu perpustakaan.
I3 : Sudah, tapi kan yang pustakawan ada beberapa orang, jadi ketika mereka ada pelatihan, maka mereka berbagi pengetahuan mereka kepada petugas lainnya.
Agar menambah wawasan tentang ilmu perpustakaan.
Dari penjelasan para informan di atas maka dapat diketahui bahwa dalam penggunaan sistem informasi pustakawan tidak ada mengalami kendala terhadap sistem informasi, karena juga ada menggelar suatu pelatihan agar menambah wawasan tentang ilmu perpustakaan. Jadi yang tidak memiliki bidang ilmu perpustakaan juga di latih dan di beri pengetahuan tentang ilmu perpustakaan.
5. Pengetahuan Penggunaan Sistem
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Pengetahuan penggunaan sistem disini yaitu menilai sistem dari segi pustakawan dalam menggunakan sistem perpustakaan yang sedang berjalan Apakah memperlancar dalam memenuhi kebutuhan informasi. Dari hasil wawancara ketiga pustakawan mengenai pengetahuan dalam menggunakan sistem informasi di perpustakaan sebagai berikut :
I1 : Iya, karena dalam pencarian informasi lebih mudah dan cepat serta menghemat waktu untuk pekerjaan.
I2 : Memperlancar dan sangat membantu.
I3 : Ya memperlancar. Namanya sudah memakai senayan. Ya tentunya sangat membantu pengguna dalam kinerjanya.
Dari penjelasan di atas maka dapat diketahui bahwa sistem informasi di perpustakaan memperlancar dan sangat membantu dalam pemenuhan kebutuhan informasi.
6. Harapan
Harapan disini yaitu menilai penggunaan sistem yang ada, menilai dari harapan dari pustakawan tentang perpustakaan tersebut. Dari hasil wawancara ketiga pustakawan mengenai harapan dalam menggunakan sistem informasi di perpustakaan sebagai berikut :
I1 : Mempermudah pekerjaan dalam mencari kebutuhan informasi.
I2 : Harapannya harus lebih bagus.
Contohnya : Mahasiswanya lebih aktif berkunjung ke perpustakaan.
34 I3 : Harapannya semakin berkembang. Terus dikembangkan sistem informasinya.
Dari penjelasan di atas maka dapat diketahui bahwa, harapan dari pustakawan tentang perpustakaan semakin bagus, berkembang, dan lebih di tingkatkan lagi penggunaan sistemnya agar dapat memperlancar kinerja yang dilakukan setiap hari.
7. Sikap menerima dan menolak sistem
Sikap menerima dan menolak sistem disini yaitu pendapat khususnya pustakawan dalam menggunakan sistem tersebut. Apakah mudah dan dapat dimengerti. Dari hasil wawancara ketiga pustakawan mengenai pengalaman dalam menggunakan sistem informasi di perpustakaan sebagai berikut :
I1 : Penggunaan sistem simple dan fleksibel jadi sangat mudah dalam menelusur informasi.
I2 : Ada juga yang bingung dengan sistem tersebut. Tapi karena adanya pustakawan akan membantu pengguna dalam mencari kebutuhan informasi.
I3 : Sangat mudah dan dimengerti.
Dari penjelasan di atas maka dapat diketahui bahwa sistem mudah digunakan dan dapat dipahami oleh pustakawan.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
4.2.2 Kepuasan Pengguna
Kepuasan pengguna disini menilai tanggapan yang dimiliki pustakawan dalam penggunaan sistem yang berjalan saat ini. Yang akan dibahas dalam kepuasan pengguna yaitu bagaimana pengalaman pengguna menggunakan sistem yang telah ada apakah pustakawan sudah merasa puas dalam menggunakan sistem tersebut.
Dalam menilai sistem dari segi kepuasan pengguna ada hal-hal yang harus diketahui yaitu sebagai berikut :
1. Persepsi pengguna
Persepsi pengguna disini yaitu tanggapan dari pengguna mengenai penggunaan terhadap sistem informasi yang selama ini digunakan. Hal tersebut dapat dilihat dari hasil wawancara mengenai pengalaman dalam menggunakan sistem informasi di perpustakaan sebagai berikut :
I1: Mempermudah dalam menelusur buku dan fitur/ menu sederhana.
I2: Semakin bagus, tapi yang kurang bagi saya karena tenaga pustakawan kurang.
I3 : Sangat bagus, karena membantu pengguna dalam mencari informasi.
Dari penjelasan para informan di atas maka dapat diketahui bahwa dalam penggunaan sistem informasi sangat bagus, karena sangat membantu dalam kinerja pustakawan.
36 2. Manfaat pengguna
Manfaat pengguna disini yaitu hasil yang didapat dari penggunaan sistem yang digunakan saat ini. Dari pernyataan ketiga pustakawan mengenai pengalaman dalam menggunakan sistem informasi di perpustakaan sebagai berikut :
I1 : Sangat bermanfaat bagi pengguna. Apalagi dalam memenuhi kebutuhan informasi.
I2 : Iya bermanfaat, membantu pengguna dalam pemenuhan kebutuhan informasi.
I3 : Sangat bermanfaat dalam memenuhi kebutuhan informasi bagi pengguna.
Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa manfaat dari pengguna perpustakaan yaitu sangat membantu pustakawan dalam memenuhi kebutuhan pengguna. Maka sistem yang dipakai para pustakawan sangat mebantu dalam kinerjanya. Dan juga sangat berguna bagi pustakawan dalam menggunakan sistem yang ada saat ini.
4.2.3 Struktur Organisasi
Struktur organisasi disini yaitu menilai sistem dari segi manajemen yang terdapat di dalam suatu organisasi yang berjalan di perpustakaan. Ada hal-hal yang perlu kita ketahui untuk menilai sistem dari struktur organisasinya yaitu sebagai berikut :
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
1. Perencanaan atau tujuan
Perencanaan atau tujuan disini adalah rencana (planning) dari dari penggunaan sistem informasi perpustakaan kedepannya. Hal tersebut dapat dilihat dari pernyataan ketiga informan mengenai tujuan dari penerapan sistem informasi di perpustakaan sebagai berikut :
I1: Tujuan dan perencanaan informasi yaitu memperlancar, membantu dan ketersediaan informasi, buku, lebih akurat.
I2 : Dapat diketahui oleh pihak lain tentang sistem yang sudah diterapkan di perpustakaan. Diharapkan mahasiswa berkunjung di perpustakaan. Dan diharapkan mahasiswa luar pun bisa berkunjung ke perpustakaan.
I3 : Tujuannya dalam sistem informasi itu terus berkembang dan memperlancar pengguna ataupun pustakawan dalam kinerja atau tugas mereka.
Dari penjelasan di atas maka dapat diketahui bahwa dalam perpustakaan terdapat planning yaitu tujuan yang akan dicapai selama periode tertentu dan apa yang harus dilakukan untuk mencapainya. Maka tujuannya adalah di kembangkan lagi dan terus di tingkatkan dari sistem informasi.
2. Manajemen
Manajemen disini yaitu yang berubungan dengan sistem informasi yang ada di perpustakaan. Hal tersebut dapat dilihat dari pernyataan ketiga informan mengenai sistem informasi perlu diterapkan di perpustakaan sebagai berikut :
I1 : Manajemen mempunyai per bagian dan mempunyai uraian tugas masing- masing dalam unit bagian di perpustakaan.
38 I2 : Di lihat dari manajemennya sistem informasi memiliki fitur-fitur sederhana di perpustakaan.
I3: Kalau mengenai manajemennya lebih jelas, di tanya aja sama kepala perpustakaannya. Karena manajemennya sesuai dengan fitur yang tersedia di sistem informasi.
Dari penjelasan di atas dalam sebuah sistem terdapat fitur-fitur yang berhubungan dengan perpustakaan seperti opac, judul buku, peminjaman, pengembalian.
Seperti kita ketahui bahwa fitur tersebut tidak cukup, pustakawan ingin menambah fitur lagi sesuai dengan fitur yang berlaku sekarang seperti sistem senayan yang memiliki fitur yang memadai.
3. Komunikasi atau kerja sama sistem
Komunikasi disini maksudnya adalah apakah ada kendala dari segi komunikasi dari sistem informasi di perpustakaan. Hal tersebut dapat dilihat dari pernyataan ketiga informan mengenai tujuan dari penerapan sistem informasi di perpustakaan sebagai berikut :
I1 : Kalau masalah kendala tidak ada, kecuali kendala teknis.
I2 : Tidak ada kendala.
I3 : Tidak ada kendala.
Dari penjelasan di atas maka, belum ada kendala dalam komunikasi sistem yang ada di perpustakaan. Maka dapat kita lihat bahwa komunikasi merupakan suatu penyampaian atau penerimaan informasi antara anggota organisasi untuk mencapai kesamaan pengertian mengenai tugas dan wewenang untuk mencapai tujuan.
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
4.2.4 Kualitas Sistem
Kualitas sistem dimaksud disini adalah bagaimana kualitas suatu sistem informasi perpustakaan yang berjalan saat ini. Pada hakikatnya seperti yang kita ketahui bahwa dalam menggunakan suatu sistem hendaklah pertama sekali kita melihat kualitas dari suatu sistem tersebut. Ada beberapa hal yang dapat dilihat untuk dapat menilai kualitas sistem tersebut yaitu :
1. Kemudahan pengguna kualitas sistem
Yaitu pengguna menilai kualitas sistem yang sedang berjalan saat ini. Hal tersebut dapat dilihat dari pernyataan informan mengenai kemudahan dalam memenuhi informasi yang dibutuhkan melalui teknologi informasi sebagai berikut:
I1 : pengguna mudah dalam memakai sistem informasi di perpustakaan.
I2 : sangat mudah, karena ketika pengguna tidak mengerti pustakawan membantu pengguna dalam mencari informasi yang dibutuhkan.
I3 : kalau masalah mudah dalam menggunakan sistem, pengguna sangat mudah, dan tidak ada kendala bagi pengguna terhadap sistem informasi.
Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa kualitas dari suatu sistem tersebut sangat mudah dan membantu dalam penggunaannya. Dapat kita ketahui juga bahwa dalam menggunakan suatu sistem pengguna hendaknya memperhatikan apakah sistem tersebut memudahkan atau menyulitkan.
40 2. Waktu dan Respon
Maksudnya disini adalah menilai kualitas sistem dari segi waktu dan respon dalam penggunaanya. Hal ini dapat dilihat dari pernyataan ketiga informan mengenai kecepatan dalam mengakses suatu informasi melalui teknologi informasi sebagai berikut:
I1 : Respon pengguna sangat baik dalam sistem di perpustakaan, kalau mengenai waktu, bisa dikatakan cepat.
I2 : Respon nya bagus, dan waktu dalam pencarian informasi cepat.
I3 : Respon pengguna sangat baik dan masalah waktu, sistem informasi cepat dan tidak menuggu lama dalam mengakses informasi.
Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa sistem yang digunakan masih memiliki respon time (waktu respon) yang cukup bagus dan cepat. Sistem informasi perpustakaan sudah cukup bagus oleh karena itu dalam penggunaan sistemnya sudah pasti tidak ada kendala. Sistem yang digunakan sudah cukup bagus hanya saja dalam prosesnya belum begitu sempurna sehingga pustakawan sedikit kewalahan.
3. Kegunaan
Disini maksudnya kegunaan dari suatu sistem informasi yang telah diterapkan.
Hal tersebut sesuai dengan pernyataan informan mengenai kemudahan dalam memenuhi informasi yang dibutuhkan melalui teknologi informasi sebagai berikut :
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
I1 : Sangat mempermudah untuk pengguna.
I2 : Mempermudah dalam kinerja perpustakaaan.
I3 : Sangat mempermudah kinerja perpustakaan.
Dari penjelasan di atas maka dapat diketahui yaitu kegunaan sistem untuk kualitas mempermudah kinerja perpustakaan dalam melayani. Sistem informasi yang dipakai adalah sistem yang sedang berjalan saat ini dan mampu digunakan oleh pustakawan dan sangat berguna demi memenuhi kebutuhan informasi.
4. Fleksibilits
Yaitu sistem sesuai dengan kebutuhan yang digunakan oleh pengguna. Hal tersebut dapat dilihat dari fleksibilitas dari kualitas sistem, sesuai pernyataan ketiga informan mengenai kemudahan dalam memenuhi informasi yang dibutuhkan melalui teknologi informasi sebagai berikut :
I1 : Mudah dan waktunya juga cepat.
I2 : Dapat mempermudah pengguna dalam menelusur informasi, menghemat waktu.
I3 : Fleksibel lah kalau sistem informasinya.
Dari penjelasan diatas maka dapat disimpulkan bahwa sistem informasi sudah fleksibel dan menghemat waktu dengan kebutuhan pengguna.
42 5. Sekuritas
Maksudnya disini adalah pengamanan yang dilakukan terhadap sistem yang ada.
Hal ini dapat dilihat dari pernyataan ketiga informan mengenai kenyamanan terhadap teknologi informasi sebagai berikut :
I1 : Yang mengetahuinya hanya pegawai di perpustakaan.
I2 : Iya memiliki pengaman, tetapi hanya pustakawan yang mengetahui password dari sistem informasi.
I3 : Kalau di bilang pengamanan tidak ada, tetapi yang mengetahui data, maupun password di perpustakaan hanya pihak pegawai saja yang mengetahuinya.
Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa demi menjaga keamanan maka sebaiknya sistem tersebut diberi password untuk bisa login untuk pustakawan saja.
4.2.5 Kualitas Informasi
Kualitas informasi disini maksudnya adalah hasil dari sistem yang digunakan selama ini. Hendaklah sebuah sistem informasi yang digunakan menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya. Hal tersebut dapat dikaji dengan hal- hal berikut ini :
1. Kelengkapan dalam kualitas informasi
Maksudnya disini adalah informasi yang dihasilkan sudah memenuhi keinginan pengguna atau tidak. Hal tersebut sesuai dengan pernyataan ketiga informan mengenai keakuratan suatu informasi yang di hasilkan melalui teknologi informasi sebagai berikut :
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
I1 : Sudah lengkap, dan menghasilkan informasi yang baik.
I2 : Sudah lengkap dan sistem sudah menghasilkan hasil yang baik bagi pustakawan.
I3 : Lengkap, masih memiliki kekurangan tapi dengan adanya sistem informasi di perpustakaan sangat membantu dalam kinerja.
Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa kelengkapan kualitasnya sudah lengkap dan memberikan hasil yang baik. Ketiga informan menyatakan sudah lengkap dalam menilai kualitas sistem tersebut. Informasi yang dihasilkan dapat berupa hal-hal yang berhubungan dengan perpustakaan.
2. Keakuratan Data
Yaitu hasil informasi yang didapat dinilai oleh pengguna dalam penggunaan sistem tersebut. Sesuatu yang dapat dinilai dari sini adalah data yang akurat dapat membantu kinerja dalam proses kegiatan perpustakaan serta menghasilkan informasi yang baik. Hal tersebut dapat dilihat dari pernyataan informan mengenai keakuratan suatu informasi yang di hasilkan melalui teknologi informasi sebagai berikut :
I1 : Sangat akurat dalam kebutuhan informasi.
I2 : Sangat berakurat hasil dari sistem informasi.
I3 : Hasil informasi sangat akurat.
Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa informasi yang dihasilkan sudah cukup cepat dan akurat dalam menghsilkan suatu informasi yang dibutuhkan oleh pustakawan.
44 3. Relevansi
Yaitu kesesuaian dari kualitas sistem dengan pengguna. Kesesuaian disini adalah pengguna pada dasarnya sudah mengenal suatu sistem yang digunakan tersebut dan bisa digunakan. Hal tersebut dapat dilihat dari pernyataan informan mengenai keakuratan suatu informasi yang di hasilkan melalui teknologi informasi sebagai berikut:
I1 : Sangat relevan dan berbobot.
I2 :Iiya, relevan, karena dapat menghemat waktu.
I3 : Sangat relevan dari sistem informasi di perpustakaan.
Dari pernyataan di atas maka dapat disimpulkan bahwa informasi yang dihasilkan sudah relevan dan berbobot. Dapat kita ketahui bahwa kesesuaian sistem dengan pengguna sudah relevan. Oleh sebab itu pengguna sudah dapat mengetahui bahwa dalam penggunaan sistem tersebut sudah dimengerti dan dapat digunakan.
4.2.6 Kualitas Layanan
Kualitas layanan disini yaitu suatu sistem yang berjalan dalam hal penggunaanya setiap hari dalam melayani pengguna. Pada bagian ini menjelaskan bahwa kemampuan suatu sistem dalam melayani pengguna sudah cukup baik atau tidak.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam menilai sistem dari segi layanan yaitu sebagai berikut :
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
