SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN
PADA SMA NEGERI 2 MRANGGEN DEMAK
BERBASIS WEBSITE
Gatot Setya Wibowo
Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Dian Nuswantoro Semarang Email : [email protected]
ABSTRACT
The information technology is always grow from year to year. In this case, the library of SMAN 2 Mranggen Demak members already show data processing, the book, as well as borrowing and payment transactions are computerized, but there are still double the data that appears. So, they make a library information system to be based websites that will be useful to minimize the errors that had been there. Library information system design using SDLC (System Development Life Cycle) as well as the tool used to design the flow of the system include Document, Context Diagram, DFD and ERD. Of this research is expected to produce a web-based library information system that can work optimally. In the last stage can be concluded that the system is very helpful and simplify data management by librarians and improve service to members. As well as to add value to the system you can add some features that have not been included in the system are reviewed at the end of the report.
Keywords : School, Library, Informatic System, Website
ABSTRAK
Ilmu teknologi informasi selalu berkembang pesat dari tahun ke tahun. Pada kasus ini, perpustakaan SMA Negeri 2 Mranggen Demak sudah melakukan pengolahan data anggota, buku, serta transaksi peminjaman dan pengembalian secara komputerisasi, akan tetapi masih ada data ganda yang muncul. Maka dibuatlah sistem informasi perpustakaan bebasis website yang akan berguna untuk meminimalisir kesalahan yang selama ini ada. Perancangan sistem informasi perpustakaan menggunakan metode SDLC (System Development Life Cycle), sertaalat yang digunakan untuk merancang sistem antara lain Flow of Document,Diagram Konteks, DFD dan ERD. Dari penelitian ini diharapkan dapatmenghasilkan sebuah sistem informasi perpustakaan berbasis website yang dapat bekerja secara maksimal. Pada tahap terakhir dapat disimpulkan bahwa sistem inisangat membantu dan mempermudah pengelolaan data oleh pustakawan serta meningkatkan pelayananterhadap anggota. Serta untuk menambahkan nilai guna pada sistem ini, dapat ditambahkan beberapa fitur yang belum terdapat dalam sistem yang diulas pada akhir laporan.
1. PENDAHULAN
Ilmu pengetahuan dan teknologi selalu berkembang dan mengalami kemajuan, sesuai dengan perkembangan zaman dan perkembangan cara berpikir manusia. Bangsa Indonesia sebagai salah satu negara berkembang tidak akan bisa maju selama belum memperbaiki kualitas sumber daya manusia bangsa kita. Kualitas hidup bangsa dapat meningkat jika ditunjang dengan sistem pendidikan yang mapan. Dengan sistem pendidikan yang mapan, memungkinkan kita berpikir kritis, kreatif, dan produktif.
Dalam dunia pendidikan, buku terbukti berdaya guna dan bertepat guna sebagai salah satu sarana pendidikan dan sarana komunikasi. Dalam kaitan inilah perpustakaan dan pelayanan perpustakaan harus dikembangkan sebagai salah satu instalasi untuk mewujudkan tujuan mencerdaskan kehidupan bangsa. Perpustakaan merupakan bagian yang utama dan besar pengaruhnya terhadap mutu pendidikan.
Perpustakaan sekolah merupakan salah satu jenis perpustakaan yang ada. Lembaga ini berada dibawah naungan sebuah institusi pendidigan sebagai salah satu fasilitas sarana penunjang pendidikan. Perpustakaan sekolah mempunyai tugas pokok membantu proses belajar mengajar siswa dan guru dengan menyediakan bahan-bahan pustaka yang sesuai dengan kurikulum serta ilmu tambahan / penjunjang lainnya. Sehingga proses belajar
mengajar di sekolah dapat berjalan dengan baik. Namun keberadaaan perpustakaan belum digunakan secara maksimal oleh siswa. Sehingga peran dan fungsi dari perpustakaan sekolah itu sendiri belum nampak secara nyata. Pendataan koleksi buku yang harus dilakukan secara akurat dan efisien merupakan faktor penting dalam pengelolaan buku yang dilakukan oleh pustakawan. Maka dari itu maka dibuatlah sistem informasi yang bertujuan memudahkan pustakawan dalam pengelolaan inventaris koleksi buku, peminjaman, pengembalian, pendataan anggota, serta laporan yang akan diserahkan kepada kepala perpustakaan.
Sistem komputerisasi merupakan suatu hal yang primer bagi memenuhi kebutuhan informasi. Banyak bidang yang telah memanfaatkan sistem informasi berbasis komputer sebagai sarana untuk mempermudah pekerjaan. Perpustakaan SMA Negeri 2 Mranggen Demak memiliki banyak koleksi untuk memenuhi segalakebutuhan informasi bagi para guru dan siswa. Sesuai dengan fungsi perpustakaan sekolah (edukatif, research, informatif, rekreatif, dan inovatif). Koleksi yang baik adalah koleksi yang memenuhi selera, keinginan, dan kebutuhan pembaca (Sutarno,2003:109).
Akan tetapi pengelolaan yang
dilakukan masih ada beberapa masalah. Misalnya pendataan anggota ganda, penyampaian laporan yang masih disusun secara manual.
2. LANDASAN TEORI 2.1. Sistem Informasi
Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information systems) atau disebut juga dengan processing systems atau information processing systems atau information-generating systems. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davissebagai berikut :
“Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan
pengolahan 12 transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”[1].
2.2. Pengertian Perpustakaan
Perpustakaan berasal dari kata dasar pustaka yang berarti wadah informasi, baik yang berupa buku maupun non-buku. Sedangkan perpustakaan itu sendiri menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah tempat, gedung, ruang yang disediakan untuk pemeliharaan dan penggunaan koleksi buku. Buku adalah hasil rekaman informasi yang tertulis atau tercantum seperti hasil rekaman yang tercetak misalnya buku teks atau monografi, majalah, brosur dan lain-lain. Sedangkan non-buku adalah hasil rekaman informasi berupa suara atau gambar pada pita film dan lain-lain. Perpustakaan sekolah adalah perpustakaan untuk warga sekolah dilingkungannya dengan tidak membedakan golongan-golongan atau lapisan warga sekolah [4].
2.3. Pengertian Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SDLC)
Siklus hidup pengembangan sistem merupakan suatu bentuk yang digunakan untuk menggambarkan tahapan utama dan langkah-langkah di dalam tahapan tersebut dalam proses pengembangannya. Di System Development Life Cycle, tiap-tiap bagian dari pengembangan dibagi menajdi beberapa tahapan kerja. Tiap-tiap tahapan mempunyai karakteristik tersendiri. Tahapan-tahapan utama siklus hidup pengembangan sistem dapat terdiri dari tahapan perencanaan sistem (systems planning), analisis sistem (systems analysis), desain sistem
(systems design), seleksi sistem
(systems selection), implementasi sistem (systems implementation), dan
perawatan sistem (systems
maintenance) [4].
3. METODE PENELITIAN
Metodologi penelitian yang digunakan dalam proses pembuatan sistem informasi perpustakaan berbasis website pada SMA Negeri 2 Mranggen Demak ini terdiri dari berbagai tahapan. Dimulai dari studi pustaka untuk mengumpulakan berbagai literatur terkait, lalu dilanjutkan dengan metode observasi dan wawancara. Observasi dilakukan di perpustakaan SMA Negeri 2 Mranggen Demak dan wawancara dilakukan pada pustakawan dan kepala perpustakaan di perpustakaan tersebut. Berikutnya adalah tahapan perancangan yang dilakukan dengan menggunakan metode SDLC (System Development
Life Cycle) serta perancangannya dibantu dengan berbagai alat antara lain
Flow of Document, Context Diagaram,
DFD, ERD dan sebagainya.
4. PERANCANGAN 4.1. Narasi Manual Kerja
a. Narasi Pendaftaran Anggota Perpustakaan
Setiap siswa yang mendaftar sebagai anggota perpustakaan harus melalui tahapan, antara lain :
1. Calon anggota datang ke perpustakaan dan mengisi formulir pendaftaran yang disediakan oleh pustakawan.
2. Setelah formulir diisi, calon anggota menyerahkan formulir kepada pustakawan, calon anggota akan diberikan NIS dan kata sandi yang nantinya akan digunakan oleh anggota untuk mengisi biodata melalui website perpustakaan. 3. Setelah biodata terisi lengkap,
calon anggota wajib melaporkan ke pustakawan agar nantinya kartu anggota perpustakaan dapat dicetak.
4. Pustakwan akan membuat laporan anggota perpustakaan rangkap 2 yang diajukan kepada kepala perpustakaan untuk disetujui.
5. Setelah disetujui oleh kepala perpustakaan, 1 lembar akan dilaporkan kepada kepala sekolah dan 1 lembar akan diberikan kepada pustakawan untuk disimpan sebagai arsip perpustakaan.
b. Narasi Pendataan Buku Buku 1. Baru yang masuk ke dalam
perpustakaan diterima oleh pustakawan lalu dibuatkan data identitas buku, kartu buku, dan label buku.
2. Setelah buku didata, maka kartu buku diletakkan dalam lembar terakhir buku dan label rak yang telah dibuat ditempelkan pada bagian bagian depan sampul buku. Laporan pendataan buku yang dibuat 2 rangkap diajukan ke kepala perpustakaan untuk disetujui.
3. Setelah disetujui oleh kepala perpustakaan, 1 lembar akan dilaporkan kepada kepala sekolah dan 1 lembar akan diberikan kepada pustakawan untuk disimpan sebagai arsip perpustakaan.
1.2. Analisa Kebutuhan
Dalam merancang Sistem Informasi Perpustakaan diperlukan 2 buah unit komputer, dimana komputer tersebut digunakan untuk mengelola proses data sistem atau disebut sebagai penyedia layanan (server). Sistem ini juga membutuhkan printer yang digunakan untuk mencetak berbagai laporan yang dhasilkan oleh sistem.
1.3. Analisa Sistem
Analisa sistem dilakukan untuk dapat mengidentifikasi data yang diperlukan serta informasi yang akan dihasilkan. Selain itu juga untuk mengidentifikasi sumber data dan sumber informasi yang akan digunakan.
1.4. Context Diagram
Gambar 1 : Context Diagram 1.5. Dekomposisi Diagram
Gambar 2 : Dekomposisi Diagram 1.6. DFD
1. DFD level 0
2. DFD Level 1 Pproses Pendataan
Gambar 4. DFD level 1 Pendataan 3. DFD level 1 Proses Transaksi
Gambar 5. DFD level 1 Transaksi
4. DFD level 1 proses laporan
Gambar 6. DFD level 1 Laporan
4.7. ERD
4.8. Relasi Tabel
Gambar 8. Relasi Tabel 5. IMPLEMENTASI
Pada sistem yang telah jadi, sehingga dapat diimplementasikan dengan tampilan sistem seperti di bawah ini :
Gambar 9 . Menu Admin
Gambar 10. Menu Input Buku
Gambar 11. Laporan 6. PENUTUP
Dengan selesainya Proyek Akhir ini, Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Perpustakaan ini adalah upaya peningkatan mutu salah satu fasilitas SMA Negeri 2 Mranggen Demak. Selain itu juga meingkatan kualitas SDM pustakawan. Dari hasil penelitian pada bab sebelumnya maka dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. Dengan adanya Sistem Informasi
Perpustakaan di Perpustakaan SMA Negeri 2 Mranggen Demak diharapkan dapat meningkatkan kualitas kerjapustakawan, dan peran aktif siswa dalam pengaksesan informasi.
2. Dengan adanya sistem informasi perpustakaan ini, pustakawan akan sangat terbantu dalam pengelolaan anggota, buku koleksi, peminjaman buku dan pengembalian buku serta penyampaian laporan dapat tersampaikan cepat dan akurat. Sistem informasi perpustakaan ini dapat
membantupustakawan dalam
menangani pelayanan kepada anggota secara cepatmengenai peminjaman, pengembalian, pembayaran denda sertapenggantian buku yang hilang.
7. DAFTAR PUSTAKA
[1] HM, Jogiyanto, MBA, Akt, Ph.D. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi
Publisher.
[2] Simarmata, Janner. 2005.
Pengenalan Teknologi Komputer dan Informasi. Yogyakarta: Andi Publisher.
[3] Fathansyah, Ir. 2004. Basis Data
Informatika, Bandung.
[4] Riyanto, Slamet. 2011. Kupas
Tuntas Web Responsif. Jakarta: Elex Media Komputindo, Jakarta. [5] Sibero, Alexander.2010. Web
Progamming Power Pack. Yogyakatya : Media Kom. [6] Suwatarno, Wiji.2010.
Pengetahuan Dasar Kepustakaan. Bandung: Ghalia Indonesia.
[7] Kadir, Abdul.2008. Dasar
Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP. Yogyakarta:
Andi Publisher.
[8] Nugroho, Bunafit. 2004. Database
Relasional Dengan MySQL. Yogyakarta: Andi Publisher. [9] Herman, Asep Suyanto. 2009. Step
by Step Web Design Theory dan Practices. Yogyakarta: Andi Publisher.
[10] Wahan Komputer. 2007. Menjadi
Seorang Desainer Grafis.
