BAB V : Analisis dan Pembahasan
ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
B. Deskripsi Data dan Dokumen Pendukung dari Sistem Penggajian pada
Credit Union Dharma Bhakti Yogyakarta
1. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian Credit Union
Dharma Bhakti
a. Daftar Hadir (absensi karyawan)
Daftar absensi harian ini dibuat setiap bulan secara manual oleh bagian
berisi nama, nomor induk karyawan, serta rekapitulasi megenai
keterangan hadir atau tidaknya karyawan tersebut. Daftar absensi harian
ini kemudian diotorisasi oleh pejabat yang berwenang dimana dokumen
ini berguna untuk pemrosesan dan pengolahan data penggajian serta salah
satu bukti yang mempengaruhi besar kecilnya gaji yang akan diterima
oleh karyawan.
b. Daftar Gaji
Daftar gaji dibuat oleh pengurus dalam hal ini adalah Manajer dan
Bendahara. Daftar gaji berisi gaji pokok serta tunjangan-tunjangan yang
menjadi hak setiap karyawan. Fungsi daftar gaji adalah agar terjadi
kesesuaian masing-masing kriteria ukuran atau patokan dalam
pembayaran gaji.
c. Rekap Daftar Gaji
Rekap gaji dibuat oleh kasir, Rekap gaji karyawan merupakan dokumen
ringkasan gaji yang dibuat berdasarkan daftar gaji. Fungsi rekap gaji
sebagai alat bukti jika suatu saat diperlukan dan sebagai bukti untuk
mengetahui besaran gaji seluruh karyawan yang keluar setiap bulannya.
d. Slip Gaji
Dokumen ini berguna untuk mengetahui besar gaji dan komponen gaji.
Dokumen ini juga berfungsi sebagai tanda terima gaji atau bukti
karyawan, jabatan, status, dan jumlah gaji yang diterima. Slip gaji tersebut
dicetak oleh pengolah data penggajian yang berisi nominal gaji setelah itu
diotorisasi oleh manajer.
e. Bukti Kas Keluar
Dokumen ini digunakan sebagai surat perintah pengeluaran uang yang
dipegang oleh Bendahara. Bukti kas keluar ini merupakan bukti bayar
yang dibuat berdasarkan nomor urut bukti keluar, tanggal pembuatan bukti
kas keluar, nominal yng diajukan kemudian ditunjukkan kepada kasir
untuk dicairkan menjadi gaji karyawan serta diotorisasi oleh manajer.
f. Amplop Gaji
Dokumen yang digunakan untuk memasukan uang gaji karyawan yang
berisi informasi nama karyawan, nomor identitas dan jumlah gaji bersih
yang diterima.
g. Daftar Nilai Kerja Karyawan
Daftar nilai kerja karyawan digunakan untuk memberikan penilaian atas
kerja masing-masing karyawan di Credit Union Dharma Bhakti. Formulir
ini selanjutnya digunakan sebagai pendukung dalam mempertimbangkan
pemberian insentif dan perpanjangan masa kerja bagi karyawan. Daftar
nilai kegiatan kerja didistribusikan oleh manajer kepada karyawan.
Dokumen ini berisikan keseluruhan total dari setiap gaji pokok, tunjangan,
kasbon/utang karyawan pada bulan tersebut, insentif dan bonus.
2. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian Credit
Union Dharma Bhakti
Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian
Credit Union Dharma Bhakti adalah:
a. Jurnal Umum
Jurnal Umum adalah catatan akuntansi yang dibuat oleh bagian kasir
Credit Union Dharma Bhakti untuk mencatat besarnya biaya yang
dikeluarkan atas pembayaran gaji karyawan yang ada di Credit Union
Dharma Bhakti.
b. Tabel Perhitungan Gaji
Tabel perhitungan ini merupakan catatan mengenai penghasilan yang
diterima karyawan, prestasi kerja dan jam kerja dan dimasukkan ke daftar
gaji karyawan. Potongan–potongan terdapat di daftar gaji dan ini termasuk bagian potongan gaji karyawan.
c. Database Penggajian
Dalam transaksi penggajian, software yang digunakan adalah Microsoft
excel yang digunakan untuk menghitung gaji karyawan yang di dalamnya
terdapat informasi nama karyawan, jabatan, gaji pokok dan tunjangan.
Slip gaji ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan
yang diterima oleh setiap pegawai. Slip ini digunakan sebagai tanda
terima gaji bersamaan dengan ditandatanganinya slip tersebut oleh
karyawan.
3. Bagian-bagian yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian Credit Union
Dharma Bhakti
a. Fungsi Kepegawaian
Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi
calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat tarif
gaji, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan dan membuat surat
pemberitahuan cuti karyawan. Fungsi ini ditangani oleh Manajer.
b. Fungsi Pencatatan Kehadiran
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat catatan kehadiran atau
absensi bagi semua karyawan. Fungsi ini ditangani oleh bagian
administrasi umum bertanggung jawab untuk menyelenggarakan waktu
hadir bagi semua karyawan di Credit Union Dharma Bhakti.
c. Fungsi Pembuatan Daftar Gaji
Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi gaji
pokok dan tunjangan-tunjangan yang menjadi hak karyawan. Daftar gaji
tersebut dikelola oleh manajer yang sudah diotorisasi oleh pengurus inti
d. Fungsi Akuntansi
Fungsi ini bertanggung jawab merekap dan mencocokkan kas keluar pada
program akuntansi yang digunakan di Credit Union Dharma Bhakti dan
membuat laporan manual untuk nantinya digunakan dalam penulisan
laporan Rapat Anggota.
e. Fungsi Keuangan
Fungsi ini bertanggung jawab dalam mencairkan gaji karyawan. Fungsi ini
juga bertanggung jawab atas pencatatan di jurnal umum dalam bentuk
program komputer. Fungsi ini berada ditangan kasir.
4.
Prosedur-prosedur yang membentuk sistem akuntansi penggajian Credit Union Dharma Bhaktia. Prosedur Pencatatan Kehadiran (absensi)
Prosedur pencatatan daftar hadir bertujuan untuk mencatat waktu hadir
karyawan. Daftar hadir juga sangat penting untuk menentukan
produktifitas serta kinerja karyawan yang nantinya akan digunakan
sebagai dasar kenaikan gaji. Pencatatan kehadiran dibuat langsung dan
ditandatangani setiap karyawan yang datang kerja dan pulang kerja
sebagai bukti hadir. Setelah aktivitas di koperasi selesai bagian
administrasi umum mencatat daftar hadir karyawan dan di kirim ke bagian
daftar gaji. Prosedur ini diselenggarakan oleh bagian administrasi umum.
Pembuatan daftar gaji dibuat berdasarkan rumusan kesepakatan bersama
pengurus yang sudah dibuat sebelumnya melalui sebuah keputusan rapat
pengurus yang beranggotakan 5 orang ( Kepala pengurus, wakil pengurus,
sekretaris, bendahara, anggota pengurus). Bagian pembuatan daftar gaji
yaitu bendahara Credit Union Dharma Bhakti bertanggung jawab
membuat daftar gaji setiap bulannya dan memperhitungkan prestasi
karyawan.
c. Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar
Pembuatan bukti kas keluar, sudah terbuat dalam sistem komputerisasi
akuntansi Credit Union Dharma Bhakti. Pada bagian ini prosedur
dilaksanakan oleh kasir berdasarkan dokumen daftar gaji. Bukti kas keluar
diotorisasi oleh manajer.
d. Prosedur Pembayaran Gaji
Dalam prosedur pembayaran gaji, gaji di Credit Union Dharma Bhakti
dilakukan setiap akhir bulan dan dibayar secara tunai kepada karyawan.
5. Unsur Sistem Pengendalian Intern dalam Sistem Akuntansi Penggajian
1. Organisasi
Fungsi pembuatan daftar gaji dilakukan oleh manajer dan fungsi
keuangan dilakukan oleh kasir dan fungsi akuntansi dilakukan oleh
Fungsi pencatatan waktu hadir dilakukan oleh administrasi umum dan
terpisah dari fungsi operasi.
2. Sistem Otorisasi
a. Dalam Credit Union Dharma Bhakti istilah jam hadir karyawan
diubah menjadi daftar hadir berupa lembaran yang digunakan secara
manual dengan menandatanganinnya dan setiap karyawan memilikinya.
Satu lembar daftar hadir berisikan satu nama karyawan. Daftar hadir ini
pada akhir bulan akan dikumpulkan oleh bagian administrasi umum
untuk dihitung total kehadiran karyawan selama satu bulan.
b. Perintah lembur harus diotorisasi oleh manajer CU Dharma Bhakti.
c. Daftar gaji karyawan diotorisasi oleh manajer CU Dharma Bhakti.
d. Slip uang keluar diotorisasi oleh kasir.
e. Bukti Kas Keluar untuk pembayaran gaji diotorisasi oleh manajer.
3. Prosedur Pencatatan
Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan
daftar gaji karyawan.
6. Praktik yang sehat
a. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatatan waktu harus
diawasi oleh fungsi pencatatan waktu. CU Dharma Bhakti tidak
menggunakan kartu jam hadir tetapi menggunakan lembaran presensi
b. Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian
perhitungannya oleh bendahara dan manajer sebelum dilakukan
pembayaran.
c. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh manajer.
d. Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan
catatan penghasilan karyawan. Tidak ada potongan pajak atas gaji
karyawan.
7. Bagan alir sistem akuntansi penggajian Credit Union Dharma Bhakti
Bagan alir sistem akuntansi penggajian Credit Union Dharma Bhakti
dapat dilihat pada gambar halaman 75 sampai dengan halaman 76.
Manajer Mulai Otorisasi kehadiran karyawan Menghitung prestasi kerja Ms. Excel Membuat Dafta Gaji Bendahara 2 Daftar Gaji Membuat Rekap Gaji, Slip Uang Keluar dan Slip Gaji 2 Slip Uang Keluar 1 Rekapulasi Gaji Daftar Gaji 2 Slip Gaji 1 N Dimasukkan ke dalam amplop bersama dengan gaji 3 Daftar Gaji 2
Menyerahkan uang ke bendahara Kasir 3 Slip Uang 2 Keluar mengecek kembali jumalh yang diminta Slip Uang 2 Keluar 4 Akuntansi 4 Slip Uang 2 Keluar Membuat Bukti Memorial
Slip Uang Keluar 2
Bukti Memorial Jurnal T Membuat Laporan Keuangan
Slip Uang Keluar 2
Bukti Memorial
Laporan Keuangan
T
Selesai