BAB III.................................................................................................................. 39
A. Deskripsi Implementasi Sistem Informasi Akuntansi pada Siklus
Pulsaka merupakan perdagangan elektronik Business to Consumer (B2C), yaitu perdagangan elektronik yang melibatkan ritel produk dan layanan untuk pembeli individu. Pendapatan pada website Pulsaka berasal dari fungsi penjualan produk yang antara lain penjualan pulsa, paket data, listrik PLN (token dan tagihan), voucher game dan e-money (OVO, TAP Cash BNI, saldo Tix.id dan saldo M-Tix). Penjualan belum mendukung transaksi secara kredit, melainkan secara tunai melalui uang elektronik atau e-money pada Incash.
Penerapan sistem informasi akuntansi pada siklus pendapatan memiliki beberapa komponen dan prosedur aktivitas pada Pulsaka.com, antara lain sebagai berikut:
1. Komponen Sistem Informasi Akuntansi pada Siklus Pendapatan
Komponen-komponen sistem informasi akuntansi pada siklus pendapatan yang ada pada Pulsaka adalah sebagai berikut:
a. Orang yang menggunakan sistem dalam menjalankan fungsi Orang yang berada di Pulsaka yang menjalankan fungsi serta berkaitan dengan Sistem Informasi Akuntansi pada Siklus Pendapatan, adalah sebagai berikut:
54
1) Direktur
Direktur dari Pulsaka bertugas mengkonfirmasi pada setiap transaksi yang telah terjadi dan melakukan pengawasan terhadap - kinerja seluruh divisi khususnya bagian penjualan.
2) Bagian Accounting
Memastikan setiap transaksi pembayaran dan pembelian berjalan dengan baik, menangani administrasi, input data penjualan, melakukan pelaporan terhadap transaksi dan pencatatan keuangan.
3) Bagian IT
Bagian IT bertugas dalam penanganan setiap transaksi pada sistem dan penambahan jumlah persediaan.
b. Prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi pada siklus pendapatan yang telah dilaksanakan oleh Pulsaka adalah sebagai berikut:
1) Prosedur Melakukan Top-Up pada Incash
Pelanggan melakukan pengisian saldo pada Incash atau sebagai dompet elektronik (e-wallet), pengisian saldo dilakukan melalui transfer via bank. Pelanggan akan diberikan waktu beberapa jam untuk mengisi saldo, lalu jika telah melakukan transfer maka pelanggan tinggal menunggu saldo pada Incash telah terisi. Bagian staf akuntansi akan menerima notifikasi terkait pemasukan saldo selanjutnya akan melakukan pengecekkan, setelah itu staf akuntansi
akan melanjutkan proses kepada staf IT. Bagian staf IT akan melakukan pengiriman saldo melalui software kepada pelanggan.
2) Permintaan pesanan pelanggan (Taking Customer Orders)
Setelah saldo terisi, pelanggan dapat melakukan pemesanan.
Pelanggan dapat memilih produk yang akan dibeli, lalu mengisi beberapa informasi penting yang akan mendukung proses transaksi.
Pemesanan dapat diterima jika jumlah saldo pelanggan mencukupi terhadap nominal yang akan dipesan. Akan muncul struk tagihan pemesanan dari web Pulsaka.com secara otomatis,
3) Prosedur Pemeriksaan Persediaan (Checking Inventory Availability)
Setelah pesanan diterima, maka sistem akan mengecek persediaan apakah mencukupi produk yang dipesan. Setelah itu, sistem akan melakukan pengecekan persediaan. Jika persediaan mencukupi, maka secara otomatis produk yang dipesan akan langsung terbeli. Tetapi, jika persediaan tidak mencukupi maka pelanggan akan gagal melakukan pemesanan dengan memberitahukan kepada pelanggan, bahwa produk yang dipesan sedang mengalami gangguan ataupun kesalahan.
4) Prosedur Penagihan (Billing)
Ketika prosedur pemeriksaan persediaan menyatakan bahwa persediaan mencukupi total pemesanan, maka akan ada penagihan.
Pulsaka akan mengirim faktur yang berisi jumlah tagihan yang harus dibayar untuk produk yang dipesan.
5) Prosedur Pembayaran
Setelah faktur tagihan telah diterima oleh pelanggan, maka pelanggan dapat melakukan pembayaran jika setuju terhadap informasi yang ada pada tagihan tersebut.
6) Prosedur Penerimaan Kas (Cash Collection)
Saat pelanggan telah menyetujui pembayaran, maka saldo Incash yang dimiliki pelanggan akan membayar total tagihan dan akan menjadi penerimaan kas untuk Pulsaka,
7) Prosedur Pengiriman produk (Shipping)
Jika pembayaran telah dilakukan, maka produk yang dibeli akan langsung dikirimkan kepada alamat yang telah diisi oleh pelanggan (No telepon, Id token listrik, atau sesuai dengan jenis produk yang akan dibeli). Jangka waktu pengiriman produk sangatlah cepat dimana hanya menunggu beberapa detik saja, hal ini dikarenakan transaksi dilakukan secara online.
8) Prosedur pencatatan pendapatan online pada Database Penjualan
Setelah proses transaksi pembelian berhasil dilakukan oleh pelanggan, maka kas akan masuk ke dalam rekening bank Pulsaka.com. Staf dari Akuntansi akan melakukan monitoring untuk transaksi yang telah terjadi. Meskipun transaksi telah berhasil dan kas telah mengalami pertambahan nominal, tetapi sistem masih mengakuinya sebagai transaksi yang tertunda menunggu informasi dimana adanya informasi secara elektronik bahwa saldo telah bertambah, maka bagian Accounting akan melakukan perubahan status tertunda menjadi berhasil. Lalu, Direktur akan memantau setiap transaksi pada monitoring di database penjualan. Berikut ini merupakan flowchart sistem informasi akuntansi pada siklus pendapatan yang digunakan oleh Pulsaka:
Pencatatan
Flowchart Sistem Informasi Akuntansi pada Siklus Pendapatan Pulsaka Sumber: Hasil wawancara dan Observasi
Database
2. Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi pada siklus pendapatan yang digunakan Pulsaka adalah:
a. Bukti Transfer Bank
Dokumen ini berisi data mengenai identitas penyetor, nomor rekening, nilai rupiah dalam jumlah setoran, tanggal setoran, yang berfungsi sebagai bukti pembayaran dalam pengisian saldi incash.
b. Struk/Bukti Penjualan
Dokumen ini berisi informasi mengenai produk yang telah dijual atau telah dibeli/dibayar oleh pelanggan. Dokumen ini memberi informasi mengenai tanggal dan waktu transaksi, ID TRX, No Tujuan, Produk dan Harga.
c. Historis Order
Dokumen ini merupakan rekaman transaksi yang berisi informasi penjualan yang telah terjadi dan memberi informasi mengenai Order ID, Layanan/Harga, Tujuan, SN/Token, Tanggal dan Status.
d. Saldo Supplier
Dokumen ini berfungsi untuk mengetahui jumlah ataupun sisa persediaan yang ada pada Pulsaka. Berdasarkan data persediaan, ada 969 data produk yang tersedia pada Pulsaka. Beberapa kategori ini disederhanakan kedalam pengelompokkan menjadi sebagai berikut:
1) Pulsa
Pulsa yaitu pulsa reguler yang terdiri dari Axis dan XL Promo, Axis dan XL Reguler, H2H Indosat MOBO, H2H Telkomsel Reguler, Indosat MOBO Mix Paypro, Indosat Promo, Indosat Reguler Promo, Smart Reguler, Telkomsel Bank, Telkomsel Reguler, TRI Promo Reguler, TRI Pulsa dan TRI Reguler Promo.
2) Paket Internet
Paket internet yaitu paket internet yang terdiri dari Internet BULK Tsel Zona 1-8, Paket Internet Axis BRONET, Paket Internet Axis OWSEM, Paket Internet Indosat, Paket Internet Indosat Freedom, Paket Internet Indosat Promo, Paket Internet Indosat Unlimit, Paket Internet Indosat Yellow, Paket Internet Khusus Loop, Paket Internet Khusus Simpati, Paket Internet SmartFren, Paket Internet Telkomsel 369, Paket Internet Telkomsel Bulk, Paket Internet Telkomsel FIX, Paket Internet Telkomsel Mini, Paket Internet TRI-RITA, Paket Internet XL Combo, Paket Internet XL Hotrod dan Voucher Internet SmartFren.
3) Token PLN
Token PLN yaitu pengisian token listrik PLN yang terdiri dari PLN Prabayar Token Full Reply dan PLN Prabayar Token Standar.
4) Pulsa transfer
Pulsa transfer yaitu penyediaan pulsa transfer pulsa yang terdiri dari Transfer Pulsa Indosat dan Transfer Pulsa Telkomsel.
5) Paket SMS/Telepon
Paket SMS/Telepon yaitu paket SMS/Telepon yang terdiri dari Paket SMS Indosat, Paket SMS Telkomsel, Paket Telepon Indosat, Paket Telepon Telkomsel, Paket Telepon TRI dan Paket Telepon XL.
6) E-Money dan Ojek Online
E-Money dan ojek online yaitu terdiri dari Saldo Dana, Saldo E-Cash Mandiri, Saldo E-money Mandiri, Saldo Gojek Driver, Saldo Gojek User (GoPay), Saldo GRAB, Saldo GRAB Driver, Saldo LINKAJA, Saldo OVO, Saldo TAP CASH BNI, Saldo TIX.ID dan Saldo M-TIX.
7) Game
Game yaitu pengisian vocher game yang terdiri dari Digi Game, GARENA, Gemscool, Lyto, Megaxus, Mobile Legend, Netmarbel. Onelife Online, Playon, PUBG Mobile dan Steam.
8) PPOB (Payment Point Online Bank)
PPOB (Payment Point Online Bank) yaitu terdiri dari penyediaan PPOB BPJS, Cek dan Bayar Listrik, Cek dan Bayar Postpaid, Cek dan Bayar Telkom, Multi Finance, PDAM dan TV Berlangganan.
3. Perangkat lunak atau Software yang dimanfaatkan dalam memproses data.
Perangkat lunak (software) yang terdapat pada Pulsaka berfungsi untuk membantu memaksimalkan keberhasilan setiap kegiatan operasional yang ada pada Pulsaka. Peragkat lunak yang digunakan pada Pulsaka, adalah sebagai berikut:
Tabel 6. Software pada Pulsaka
Operating Server : Ubuntu Server
VPS : Virtual Private Server
Programming Language : PHP, HTML/CSS dan Javascript
Database : MySQL
Sumber: Internal Perusahaan
Berdasarkan data yang diperoleh, berikut ini merupakan deskripsi perangkat lunak (software) yang terdapat pada Pulsaka:
a. Operating Server
Ubuntu server berfungsi untuk melakukan server operasi, dimana sistem operasi yang mengelola segala data dan informasi yang bersifat open source dengan menggunakan kode-kode program khusus agar dapat memberikan fitur-fitur yang dapat mendukung penggunaan website Pulsaka. Ubuntu server juga mengatur operasi dari perangkat keras pada server yang terdiri dari dua arsitektur yakni x86 dan x64 dengan versi 18.04.
b. Virtual Private Server
Virtual Private Server merupakan suatu layanan yang mendukung server terhadap pelayanan virtualisasi (sebuah teknik penggunaan program komputer dengan meniru serangkaian parameter atau perangkat lunak tertentu untuk menciptakan suatu sumber daya yang dapat merubah sumber daya dalam bentuk fisik).
c. Programming Language
Pada programming language, Pulsaka menggunakan PHP (Hypertext Preprocessor) dikarenakan PHP merupakan bahasa pemrograman yang popular dan sangat baik digunakan dalam dunia digital dan bersifat open source (kode-kode program khusus). HTML (Hypertext Markup Language) dan CSS (Cascading Style Sheets) akan mendukung tampilan pada browser mobile atau desktop, lalu Javascript akan mendukung interaksi interface pada Pulsaka.
d. Database
Database atau basis data yang digunakan Pulsaka adalah MySQL, dimana PHP (Hypertext Preprocessor) akan memiliki fungsi menampilkan basis data MySQL. Basis data MySQL akan menyimpan daya dari semua data yang dibutuhkan website Pulsaka. Lalu data dari MySQL akan diproses dengan keluaran (output) yang ditampilkan menggunakan PHP (Hypertext Preprocessor).
4. Infrastruktur Teknologi Informasi
Pulsaka melengkapi infrastruktur teknologi untuk mendukung pengoprasian software yang ada dalam usaha bisnisnya. Perangkat keras yang digunakan adalah laptop dan gawai. Laptop yang digunakan Pulsaka berjumlah dua laptop.
Gawai yang digunakan Pulsaka berjumlah dua gawai. Pulsaka juga menggunakan 1 buah ruter untuk melakukan pengaturan internet dan 2 buah switch untuk membagi akses internet. Adanya infrastruktur teknologi informasi dapat memudahkan operasional dan mengakses segala kegiatan yang ada pada Pulsaka.
5. Pengendalian Internal
Pulsaka telah mengimplementasikan beberapa pengendalian, antara lain sebagai berikut:
a. Pemantauan dan pembatasan akses
Pengendalian yang diimplementasikan adalah memantau kinerja setiap bagian atau fungsi telah benar-benar melakukan tugasnya dengan melihat transaksi berhasil pada website. Hal ini dilakukan agar setiap operasi yang berjalan pada website Pulsaka dioperasikan oleh orang dan divisi Pulsaka, bukan oleh orang lain atau Cracker.
b. Enskripsi dan Password
Pengendalian internal yang diimplementasikan juga ada pada setiap member atau pengguna Pulsaka, dimana memiliki username dan password mengenai informasi transaksi jual beli online. Lalu ada juga keamanan yang dilakukan oleh Pulsaka adalah menggunakan Hash MD5 untuk melakukan enskripsi password dan menggunakan SSL untuk enskripsi input.
B. Analisis Kesesuaian Komponen Sistem Informasi Akuntansi Penerimaan
