Uraian Hasil Assessment
4. Direksi berperan dalam pemenuhan target kinerja perusahaan
Setiap pelaksanaan program/kegiatan yang membutuhkan persetujuan Dewan Komisaris/Dewan Pengawas, telah melalui mekanisme yang sesuai dengan anggaran dasar Perusahaan atau sesuai dengan wewenang yang ditetapkan dalam Anggaran Dasar. Dalam praktiknya pelaksanaan aktivitas dan operasional Perseroan mengacu kepada Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) yang telah ditetapkan..
74 | P a g e Self Assessment GCG Tahun 2019 | PT. Yodya Karya (Persero)
Berdasarkan review dokumen, terlihat bahwa keputusan Direksi khususnya terkait dengan keputusan-keputusan strategis secara umum dilakukan setelah melalui analisa yang cukup memadai. Demikian juga proses pengambilan keputusan dilaksanakan melalui mekanisme yang telah ditetapkan.
Pedoman Tata Kelola Perusahaan Yang Baik (GCG Code) pada Bagian Sistem Penilaian Kinerja dan Remunerasi menjelaskan bahwa Direksi menyusun sistem penetapan dan penilaian kinerja baik secara kolegial maupun secara individu untuk Direksi, Unit Kerja dan Karyawan. Dalam pelaksanaannya, Perseroan telah menetapkan Peraturan Perusahan tentang Penilaian Prestasi Kerja Pegawai
berdasarkan Surat Keputusan Direksi Nomor: 1/062/KPTS/2016 tanggal 1 Agustus 2016. Indikator yang dinilai antara lain:
1. Aspek hasil kinerja
2. Aspek Kepribadian yang mencakup integritas, semangat kerja, cerdas dalam mengelola pekerjaan, disiplin, kerjasama dan kepemimpinan.
Direksi menetapkan target kinerja berdasarkan RKAP. RKAP telah menjelaskan rencana kerja yang menjadi target kinerja Perseroan. Selanjutnya RKAP yang ada diuraikan lebih lanjut menurut fungsi pada unit-unit kerja. Perusahaan telah membuat kontrak kinerja berdasarkan RKAP untuk setiap jabatan dalam organisasi. Pembuatan kontrak kinerja akan memudahkan dalam melihat tingkat pencapaian kinerja masing-masing jabatan dalam struktur organisasi.
Direksi mendapatkan Laporan berkala terkait Kinerja masing - masing unit kerja dan melakukan pengukuran dan informasi kinerja dari jabatan/unit-unit di bawah Direksi secara berkala dan tepat waktu dalam rapat - rapat manajemen, rapat koordinasi bulanan, Rapat Kerja Triwulanan.
Direksi menindaklanjuti hasil pembahasan bulanan atas kinerja jabatan/unit kerja dibawah Direksi yang tidak/belum mencapai target yang ditetapkan dengan memberikan arahan langsung terhadap hal tersebut. Hal ini terlihat dalam risalah rapat Direksi tanggal 23 April 2019 tentang pra rakernas TW II. Direksi telah melakukan analisis terhadap kesesuaian pelaksanaan program kerja dan anggaran yang telah ditetapkan dalam RKAP. Evaluasi dan monitoring dilakukan melalui laporan dan koordinasi yang diselenggarakan secara berkala setiap bulan.
75 | P a g e Self Assessment GCG Tahun 2019 | PT. Yodya Karya (Persero)
Direksi menyusun dan melaporkan pencapai kinerja Perusahaan kepada Dewan Komisaris, baik dalam bentuk laporan manajemen maupun dalam rapat-rapat yang diselenggarakan antara Direksi dan Dewan Komisaris (rapat gabungan) yang dilakukan secara berkala setiap bulannya. Di dalam laporan tersebut telah tergambar tingkat pencapaian target kinerja Direksi baik secara kolektif maupun individu. Dalam laporan dan pembahasan tersebut Direksi juga menyampaikan pencapaian kinerja masing-masing direktorat dan unit kerja seperti tercantum dalam kontrak manajemen dan RKAP.
Tingkat pencapaian target Direksi tertuang dalam kontrak manajemen-kolektif) dan RKAP. Direksi menyusun dan menyampaikan kepada Dewan Komisaris/Dewan Pengawas mengenai pencapaian kinerja masing-masing Unit Kerja berdasarkan target-target dalam Kontrak Manajemen dalam RKAP.
Direksi menyusun dan menyampaikan kepada RUPS terkait usulan insentif kinerja Direksi. Usulan terkait insentif kinerja Direksi telah disampaikan kepada Dewan Komisaris. Dalam praktiknya usulan insentif kinerja diajukan oleh Direksi kepada Dewan Komisaris dengan mempertimbangkan pencapaian kinerja dll. Dewan Komisaris melakukan pembahasan dan telaah terkait terkait usulan tersebut yang dilakukan di dalam Rapat Direksi dan Dewan Komisaris sebelum disampaikan kepada RUPS.
Direksi telah menyusun Information Technology Master Plan (ITMP) sebagai pedoman dalam pengembangan teknologi informasi dan information Technology Detail Plan (ITDP) sebagai pejabaran lebih lanjut dari ITMP, yang digunakan sebagai acuan pelaksanaan atas perencanaan tahunan sesuai ITMP tertuang dalam SK. Direksi No. 1/025/KPTS/2016 tanggal 4 Februari 2016. Perusahaan telah mendesain arsitektur sistem informasi sampai dengan sistem keamanan serta bekerjasama dengan PT. Telkom Sigma. Penerapan TI sudah sesuai dengan kebutuhan Perusahaan. Yang sudah diterapkan sesuai MPTI antara lain : pembuatan aplikasi database Tenaga Ahli dan database kontrak. Pembuatan aplikasi sistem informasi produksi. Dalam praktiknya pelaporan tersebut disampaikan secara umum oleh Direksi kepada Dewan Komisaris melalui pembahasan di dalam rapat bersama.
Direksi melaksanakan sistem peningkatan mutu produk dan layanan. Peningkatan mutu produk dan pelayanan serta kepedulian terhadap pelanggan
76 | P a g e Self Assessment GCG Tahun 2019 | PT. Yodya Karya (Persero)
telah menjadi komitmen Perseroan sebagaimana tertuang di dalam Panduan Perilaku (Code of Conduct) khususnya pada bagian Etika Usaha pada poin Etika Layanan.
Perusahaan menerapkan manajemen mutu berdasarkan standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 sebagai upaya berkelanjutan untuk memperbaiki pelayanan serta kinerja Perusahaan. Sistem manajemen mutu menggambarkan mekanisme, prosedur dan pelaksanaan dalam menangani apabila terdapat keluhan pelanggan.
Berdasarkan hasil analisa dan evaluasi (survei) kepuasan pelanggan tahun 2019 skor yang diperoleh sebesar 88,26% melebihi target RKAP tahun 2019 sebesar 88% dengan kategori tingkat kepuasan "Baik Sekali"
Perusahaan telah menetapkan prosedur pengadaan barang dan jasa melalui Surat Keputusan Direksi Nomor: 1/074/KPTS/1996 tanggal 15 Juli 1996 tentang Prosedur Pengadaan Barang/Jasa. Kebijakan tersebut telah menjelaskan ruang lingkup, tujuan, cara dan kewenangan dll. Salah satu tujuan pengadaan barang dan jasa adalah untuk mendapatkan barang/jasa yang dibutuhkan dalam jumlah, kualitas, waktu dan sumber yang tepat, secara efisien dan efektif, persyaratan kontrak yang jelas dan terinci serta dapat dipertanggungjawabkan. Selain itu pengaturan terkait dengan pengadaan barang dan jasa juga dijelaskan lebih detil dalam sistem manajemen mutu khususnya terkait dengan prosedur seleksi dan evaluasi supplier/pemberi jasa. Perusahaan sudah mencantumkan proses pengadaan barang dan jasa pada website.
Berdasarkan konfirmasi pengadaan barang dan jasa di Perusahaan terbuka kepada semua pihak yang telah memenuhi persyaratan. Akses informasi bisa diperoleh melalui informasi yang disediakan dalam website Perseroan atau langsung tersedia di tempat Perseroan. Perseroan juga memiliki Harga Perkiraan Sendiri (HPS) terhadap kebutuhan barang dan jasa. Proses pengadaan barang dan jasa telah berjalan sesuai dengan ketentuan. Berdasarkan kajian dokumen dan konfirmasi tidak ditemukan temuan terkait pengadaan barang dan jasa oleh auditor internal dan eksternal yang signifikan.
Terkait dengan pengelolaan SDM, Perusahaan telah memiliki program pendidikan dan pelatihan untuk meningkatkan knowledge, skill dan ability
77 | P a g e Self Assessment GCG Tahun 2019 | PT. Yodya Karya (Persero)
karyawan sebagaimana tercantum di dalam Dokumen Sistem Manajemen Mutu yang tertuang di dalam Kebijakan prosedur pelatihan nomor dokumen QHS-PK-HRD-04 tanggal 30 Agustus 2019. kebijakan tersebut bertujuan prosedur ini menjelaskan tanggungjawab, proses pengelolaan dan penyelenggaraan pelatihan serta evaluasi efektivitas pelatihan yang telah diberikan kepada karyawan. Setiap Unit Kerja diberikan kesempatan dalam merencanakan program pendidikan Karyawan nya
Dalam praktiknya, Perusahaan telah membuat rencana kerja pelatihan setiap tahunnya dan terhadap pelatihan yang diikuti, karyawan melaporkan hasil pelatihan dan dilakukan evaluasinya.
Terkait penerapan Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3), Perusahaan telah menjalankan program K3. Hal ini diketahui dengan tersedianya panduan pemberitahuan keadaan bahaya yang ditempel di setiap lokasi kerja, tersedianya alat keselamatan kerja, asuransi kesehatan bagi karyawan dll. Demikian juga dilakukan perawatan dan pemeriksaan secara berkala terhadap bangunan dan fasilitas kerja lainnya. Bentuk komitmen atas keselamatan K3 dan Lingkungan juga terlihat dalam kebijakan mutu dan K3 yang disebar/ditempel pada setiap tempat atau unit kerja di lingkungan Perusahaan. Perusahaan menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO ISO 9001:2015, 14001:2015 dan 45001:2018 sebagai bagian komitmen berkelanjutan dalam implementasi K3 dan lingkungan di Perusahaan.
Perusahaan telah memiliki sistem Manajemen Mutu Keselamatan dan kesehatan kerja Integrasi ISO 9001:2015 & OHSAS 18001:2007.
Terkait dengan penilaian kinerja, kebijakan terkait dengan sistem penilaian kinerja karyawan telah diatur di dalam Prosedur ISO No. QHS-PK-HRD-12 tanggal 30 Agustus 2019 tentang Penilaian Kinerja Karyawan.
Terkait dengan remunerasi dan kesejahteraan karyawan, Perusahaan memiliki kebijakan tentang remunerasi dan kesejahteraan karyawan yang diatur dalam Surat Keputusan Direksi Nomor: 1/077/KPTS/2017 tanggal 01 November 2017 tentang Perubahan sistem penggajian pegawai tetap dari sistem eselon ke grade. Untuk perhitungan kompensasi berakhirnya hubungan kerja, Perseroan telah megatur ketentuannya berdasarkan Surat Keputusan Direksi Nomor:
78 | P a g e Self Assessment GCG Tahun 2019 | PT. Yodya Karya (Persero)
1/005/KPTS/2010 tanggal 12 Maret 2010 tentang Perhitungan Kompensasi Berakhirnya Hubungan Kerja Pegawai Tetap PT Yodya Kerya (Persero). Dalam praktiknya Perseroan melakukan sosialisasi dan melaksanakan program penggajian (remunerasi) dan kesejahteraan sesuai dengan kebijakan yang ditetapkan Perusahaan.
Secara umum Perseroan juga menerapkan kebijakan reward and punishment yang diatur dan disepakati dalam PKB. Selain itu Perusahaan juga mengatur kebijakan seperti pedoman pemberian tanda jasa dan penghargaan atas jasa dan pengabdian karyawan sebagaimana telah dilakukan pada tahun 2019 terkait penetapan pegawai yang berhak menerima penghargaan masa bakti Tahun 2019 yang telah mengabdikan diri pada perusahaan selama 20 tahun, 25 tahun dan 30 tahun secara terus menerus melalui Surat Keputusan Direksi Nomor:1/010.1/KPTS/2019 tanggal 4 Maret 2019 tentang Penetapan Pegawai Yang Berhak Menerima Penghargaan Masa Bakti Tahun 2019.
Perusahaan memiliki kebijakan mengenai keterbukaan informasi tercantum dalam Board Manual pada bagian Media dan Pola Komunikasi telah dimuat pernyataan komitmen Perusahaan dalam hal mendorong partisipasi karyawan dalam berhubungan dengan Perusahaan antara lain dijelaskan bahwa Perusahaan membangun komunikasi antara atasan dan bawahan di lingkungan Perusahaan serta komunikasi dua arah dari atas ke bawah atau sebaliknya.
Perusahaan menyediakan media komunikasi berupa website (www.yodyakarya.com), penyebaran informasi yang ditempel didinding, intensif komunikasi dua arah antara pemimpin dan staf yang secara formal dilakukan dalam rapat-rapat maupun yang sifatnya informal yang dilakukan setiap saat.
5. Direksi telah melaksanakan pengendalian operasional dan keuangan