chAPTER III : DUTIES, RESPONSIBILITIES AND
R. B Permana Agung Dradjattun Komisaris Independen / Independent Commissioner Komisaris Independen / Independent Commissioner PT HM Sampoerna Tbk
Hendra Prasetya Komisaris / Commissioner - -
Anggota Dewan Komisaris harus selalu menghindari terjadinya potensi benturan kepentingan atau selalu menempatkan diri untuk tidak berada dalam potensi terjadinya benturan kepentingan dalam situasi apapun. Dalam hal terjadi benturan kepentingan, anggota Dewan Komisaris dilarang mengambil tindakan yang dapat merugikan atau mengurangi keuntungan Perseroan dan
wajib mengungkapkan potensi benturan kepentingan
dimaksud dalam setiap keputusan.
Untuk meminimalisir terjadinya benturan kepentingan yang disebabkan adanya rangkap jabatan, setiap anggota Dewan Komisaris diwajibkan untuk menandatangani Pakta Integritas yang berisikan keterangan bahwa dalam melaksanakan tugasnya, anggota Dewan Komisaris tidak akan melakukan hal-hal yang dapat menimbulkan konlik
kepentingan.
Selama periode tahun 2016, tidak terdapat transaksi yang memiliki benturan kepentingan baik kepada Pengurus, Pejabat Eksekutif dan Pejabat Operasional Perseroan.
Pelaksanaan Tugas Dewan Komisaris
Sepanjang 2016, dalam pelaksanaan tugas dan tanggung
jawabnya, Dewan Komisaris telah melaksanakan
pemantauan dan pengawasan terhadap pelaksanaan
pengurusan Perseroan oleh Direksi serta jalannya
usaha Perseroan. Tindakan-tindakan konkrit yang telah dilaksanakan oleh Dewan Komisaris antara lain adalah:
1. Memberikan review atas rencana atau strategi bisnis Perseroan;
2. Penelaahan/review atas kinerja Komite melalui rapat dan diskusi bersama komite-komite tersebut;
d. A Commissioner can have up to ive concurrent positions as committee member in a maximum of 5 (ive) committees in issuers or public companies where said Commissioner is also serving as commissioner or director, as long as it is in accordance with the prevailing regulations.
The Board of Commisioner has disclosed the concurrent positions with detail as follows:
Members of the BOC must avoid potential for conlict of interest and always place themselves away from the possibility of any conlict of interest in all types of situation. In the event that a conlict of interest takes place, members of the BOC are not allowed to take actions that may harm or reduce the proits of the Company and they must disclose any potential for conlict of interest in all their decision making.
To minimize potential for conlict of interest arising from having concurrent positions, each member of the BOC is obliged to sign an Integrity Pact which contains the statement that while carrying out their duties, members of the BOC will not take any actions that may result in situations with conlict of interest.
In 2016 there were no transactions with conlict of interest that involved the Management, Executive Oicers and Operational Oicers of the Company.
BOC Duties Execution
Throughout 2016 in carrying out its duties and responsibilities the BOC conducted monitoring and supervision of the Company’s management by the BOD and the course of business of the Company. Concrete measures taken by the BOC in this period are:
1. Reviewed the Company’s business plan or strategy; 2. Reviewed the committees’ performance via meetings
3. Pemantauan terhadap kinerja dan realisasi penyertaan modal di Anak Perusahaan;
4. Berpartisipasi aktif dalam pelaksanaan RUPS Tahunan;
5. Pemantauan atas penerapan prinsip-prinsip GCG;
6. Melakukan evaluasi terhadap kinerja keuangan dan hasil audit Perseroan;
7. Pemantauan atas terselenggaranya sistem pengendalian internal untuk pelaporan keuangan yang efektif; dan 8. Memberikan telaah atas kebijakan dan tindakan Direksi
dalam menjalankan roda bisnis Perseroan.
Program Orientasi Bagi Komisaris Baru
Setiap anggota Dewan Komisaris baru yang diangkat untuk pertama kalinya wajib diberikan program pengenalan mengenai Perseroan dan tanggung jawab untuk mengadakan program pengenalan tersebut berada pada
Sekretaris Perusahaan atau siapapun yang menjalankan fungsi sebagai Sekretaris Perusahaan. Program pengenalan meliputi:
a. Gambaran mengenai Perseroan berkaitan dengan tujuan, sifat, dan lingkup kegiatan, kinerja keuangan dan operasi, strategi, rencana usaha jangka pendek dan jangka panjang, posisi kompetitif, risiko dan masalah
strategis lainnya;
b. Keterangan berkaitan dengan kewenangan yang didelegasikan, audit internal dan eksternal, sistem dan kebijakan pengendalian internal, termasuk Komite Audit dan komite-komite lain di bawah Dewan Komisaris; dan c. Keterangan mengenai tugas dan tanggung jawab Dewan
Komisaris serta hal-hal yang tidak diperbolehkan; Program pengenalan dapat berupa presentasi, pertemuan, kunjungan ke unit-unit bisnis Perseroan dan proyek- proyeknya dan pengkajian dokumen atau program lainnya yang dianggap relevan dengan kebutuhan untuk mengenal Perseroan dan Anak Perusahaan. Pada 2016, tidak terdapat
perubahan komposisi Komisaris Perseroan sehingga
Perseroan tidak melaksanakan program orientasi bagi
anggota Dewan Komisaris Baru.
Rapat Dewan Komisaris
Rapat Dewan Komisaris diadakan secara berkala sesuai dengan Anggaran Dasar. Berdasarkan ketentuan pada
Piagam Dewan Komisaris, Rapat internal Dewan Komisaris
dilaksanakan minimal enam kali dalam setahun, sedangkan Rapat Gabungan dengan Direksi dilaksanakan minimal tiga kali dalam setahun.
Rapat Internal Dewan Komisaris selama 2016 dilaksanakan sebanyak 7 kali, sedangkan Rapat Gabungan Dewan Komisaris dan Direksi dilaksanakan sebanyak 3 kali. Tingkat Kehadiran masing-masing anggota Dewan Komisaris dalam Rapat Internal Dewan Komisaris tahun 2016, dijabarkan
sebagai berikut:
3. Monitored the performance of and actual investments/ capital placements in subsidiaries;
4. Actively participated in the Annual GMS;
5. Monitored the implementation of GCG principles; 6. Evaluated the Company’s inancial performance and
audit results;
7. Monitored the internal control system for efective inancial reporting; and
8. Reviewed the policies and actions of the BOD in managing the Company’s business.
Orientation Program for New Commissioners
Each new member of the BOC appointed for the irst time must participate in an induction or orientation program to learn more about the Company and the responsibility to conduct such a program falls on the Corporate Secretary or other individual holding the function of Corporate Secretary. The orientation program covers:
a. Description of the Company in relation to its objectives, nature and scope of activities, inancial and operations performance, strategy, short-term and long-term business plans, competitive position, risks, and other strategic issues;
b. Description on the delegated authority, internal and external audit division of the Company, internal control system and its policy, including the Audit Committees and other committees under the BOC; and
c. Description on the BOC duties and responsibilities and other prohibitions;
The orientation program can be in the form of presentation, meeting, visit to the Company’s business units and projects, and document review or other programs deemed relevant to familiarize with the Company and its Subsidiaries. In 2016, there were no changes to the composition of the BOC and therefore no orientation program for new commissioners was conducted that year.
BOC Meetings
BOC meetings are conducted regularly in accordance with the Articles of Association. Based on the provisions of the BOC Charter, the internal meetings of the BOC must be conducted at least six times in a year, while joint meetings with the BOD must be conducted at least three times in a year.
In 2016 the BOC conducted seven internal meetings and three joint meetings with the BOD. The attendance of all members of the BOC in the internal meetings of the BOC in 2016 is stated below:
Tabel Rapat Dewan Komisaris BOC Meetings Nama Name Jabatan Position Rapat Internal Dewan Komisaris Board of Commissioners Internal Meetings Rapat Gabungan Dewan Komisaris dengan Direksi Joint Meetings of Board of Commissioners – Board of Directors Total Kehadiran Anggota Dewan Komisaris pada Seluruh Rapat Total Attendance of Board of Commissioners in All Meetings Total Jumlah Rapat Total Meeting Kehadiran Attendance Total Jumlah Rapat Total Meeting Kehadiran Attendance Jumlah Total % Jumlah Total % Michael J. Sampoerna Komisaris Utama President Commissioner 7 7 100 3 3 100 10 R.B Permana Agung Dradjattun Komisaris Independen Independent Commissioner 7 7 100 3 3 100 10
Hendra Prasetya Komisaris
Commissioner 7 7 100 3 3 100 10
Agenda Rapat Dewan Komisaris
No Tanggal Rapat
Meeting Date
Agenda Peserta
Participants
1 15 Januari 2016 Pembahasan dan ulasan terkait hal-hal yang telah terjadi di
tahun 2016 sebagai berikut:
• Program kerja yang sudah dan/atau belum terlaksana • Laporan kepatuhan Direksi, komite-komite dan setiap departemen/unit pelaksana dalam struktur organisasi
perusahaan
• Laporan kepatuhan GCG
• Kendala-kendala yang dialami baik dari aspek operasional, inansial maupun sumber daya manusia
selama tahun 2016
Discussion and review on events taking place in 2016, as
follows:
• Work programs that have and have not yet been implemented
• Compliance report from the Board of Directors, committees, and each department/unit in the
Company’s organization structure
• GCG compliance report
• Issues faced in terms of operations, inances, and
human resources throughout 2016
• Michael J Sampoerna
• Hendra Prasetya
• R.B. Permana Agung Dradjattun
2 18 Maret 2016 • Pembahasan atas Laporan Komite Audit mengenai Laporan Keuangan Tahunan untuk tahun buku 2015
• Pembahasan dan persetujuan mengenai aksi-aksi korporasi Perseroan yaitu dengan memberikan arahan untuk Direksi dan persetujuan atas pembubaran anak
perusahaan Perseroan serta pemberian Jaminan
kepada anak perusahaan Perseroan
• Michael J Sampoerna
• Hendra Prasetya
• R.B. Permana Agung Dradjattun
• Discussion on the Audit Committee Report on the
Financial Statements for the year 2015
• Discussion of and approval for the Company’s corporate actions by giving guidance to the Board of Directors and approval for the liquidation of the Company’s subsidiary and provision of guarntee to the Company’s subsidiaries
3 20 Juni 2016 • Pembahasan atas Laporan Komite Audit mengenai Laporan Keuangan Triwulan 1 tahun buku 2016
• Pembahasan hasil pengawasan terhadap Direksi
Perseroan untuk setiap bulan berjalan
• Discussion on the Audit Committee Report on the
Quarterly Financial Statements for Q1 2016
• Discussion of the result of supervision on the Company’s Board of Directors for each month
• Michael J Sampoerna
• Hendra Prasetya
• R.B. Permana Agung Dradjattun
No Tanggal Rapat Meeting Date
Agenda Peserta
Participants
4 15 Agustus 2016 • Pembahasan dan evaluasi perencanaan anggaran Manajemen
• Discussion and evaluation of the Management’s budget
planning
• Michael J Sampoerna
• Hendra Prasetya
• R.B. Permana Agung Dradjattun
5 20 September 2016 • Evaluasi kinerja komite-komite dibawah naungan Dewan Komisaris
• Performance evaluation of the committees under the Board of Commissioners
• Michael J Sampoerna
• Hendra Prasetya
• R.B. Permana Agung Dradjattun
6 29 November 2016 • Pembahasan mengenai sistem nominasi dan remunerasi
• Discussion on the nomination and remuneration
system
• Michael J Sampoerna
• Hendra Prasetya
• R.B. Permana Agung Dradjattun 7 5 Desember 2016 • Membahas hasil pengawasan terhadap Direksi
Perseroan selama tahun 2016
• Pembahasan Kinerja Direksi dan Manajemen selama tahun 2016 sebagai indikator pertanggungjawaban
kinerja Direksi
• Pembahasan dan persetujuan Rencana Kerja dan Anggaran untuk Tahun Buku 2017.
• Discussion on the supervision of the Board of Directors
in 2016
• Discussion on the performance of the Board of Directors and the Management throughout 2016 as an indicator for the accountability of the Board of
Directors’ performance
• Discussion of and approval for the 2017 Work Plan and Budget
• Michael J Sampoerna
• Hendra Prasetya
• R.B. Permana Agung Dradjattun
Direksi
Direksi adalah organ perusahaan yang berwenang dan
bertanggung jawab penuh atas pengurusan perusahaan
serta bertindak untuk kepentingan dan tujuan perusahaan sesuai dengan maksud dan tujuan perusahaan serta strategi yang ditetapkan dalam RUPS dan Anggaran Dasar. Direksi bertugas dan bertanggung jawab secara kolektif dalam
mengelola perusahaan. Direksi wajib memastikan agar perusahaan memperhatikan kepentingan pihak pemegang
saham, pelanggan dan pemangku kepentingan lainnya. Masing-masing anggota Direksi melaksanakan tugas dan mengambil keputusan sesuai dengan pembagian tugas dan wewenang. Tugas, wewenang, dan hal-hal lain yang terkait dengan Direksi dilaksanakan sesuai dengan Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Pedoman Kerja Direksi
Dalam melaksanakan tugas kepengurusannya, Direksi
mengacu pada BOD Charter yang telah ditetapkan pada tanggal 30 Oktober 2015. BOD Charter berisi tentang petunjuk tata laksana kerja Direksi, serta menjelaskan
tahapan aktivitas secara terstruktur, sistematis, mudah dipahami dan dapat dijalankan dengan konsisten. BOD Charter menjadi acuan bagi Direksi dalam melaksanakan tugas masing-masing untuk mencapai Visi dan Misi Perseroan, serta standar kinerja yang tinggi selaras dengan
prinsip-prinsip GCG.
Adapun isi dari BOD Charter antara lain mengatur hal-hal sebagai berikut.
Board of Directors
The BOD is a governance instrument of the Company that is responsible for managing the Company in accordance with its objectives, goals, and strategies set out by the GMS and the Articles of Association. The BOD has a collective duty and responsibility in managing the Company. The BOD must ensure that the Company pays attention to the interests of its shareholders, customers and stakeholders.
Each member of the BOD carries out their duties and makes decisions in keeping with the distribution of duties and authority. The duties, authority and other aspects related to the BOD are carried out in line with the Articles of Association and the prevailing regulations.
Board Charter
In carrying out its managerial role, the BOD refers to the BOD Charter enacted on October 30, 2015. The BOD Charter contains guidelines for the BOD work procedures and details the activities in stages and in a structured, systematic, easily comprehensible, and consistently practicable manner. The BOC Charter serves as a reference for the BOD to conduct their speciic duties to achieve the Company’s Vision and Mission, and to attain a high standard of work performance across all levels in the Company.
BAB I : PENDAhULUAN
Memuat mengenai Latar Belakang serta Maksud dan Tujuan penyusunan Board of Directors Charter dan Nilai-nilai dari Grup Sampoerna
Strategic.
BAB II : PEMBENTUKAN, ORGANISASI DAN MASA KERJA
Memuat mengenai Landasan Hukum, Tujuan dan Kedudukan, Organisasi Direksi, Independensi Direksi, dan juga memuat aturan terkait Masa Jabatan dan Program Induction bagi anggota Direksi Baru.
BAB III : TUGAS, TANGGUNG JAWAB DAN KEWENANGAN
Memuat mengenai Tugas dan Tanggung jawab,
Kewenangan, aturan terkait Remunerasi, Organ
Pendukung Direksi, Pendidikan Berkelanjutan, Kehadiran dan Waktu Kerja, Rapat, Etika Kerja serta Pelaporan dan Pertanggungjawaban.
BAB IV : PENUTUP
Beberapa pokok Board of Directors Charter memuat hal-hal sebagai berikut.
Hak dan Wewenang Direksi
1. Dalam melaksanakan tugasnya Direksi berhak mewakili
Perseroan di dalam dan di luar Pengadilan tentang segala hal dan dalam segala kejadian, mengikat Perseroan dengan pihak lain dan pihak lain dengan Perseroan serta menjalankan segala tindakan, baik yang mengenai
kepengurusan maupun kepemilikan;
2. Direksi untuk perbuatan tertentu berhak pula mengangkat seorang karyawan Perseroan sebagai
wakil atau lebih atau kuasanya dengan memberikan kepadanya kekuasaan yang diatur dalam surat kuasa; 3. Direksi memiliki wewenang untuk membentuk Komite
Eksekutif lainnya sesuai dengan kebutuhan Perseroan; dan
4. Anggota Direksi setiap waktu dalam jam kerja kantor Perseroan berhak memasuki bangunan dan halaman atau tempat lain yang dipergunakan atau yang dikuasai oleh Perseroan dan berhak memeriksa semua pembukuan, surat dan alat bukti lainnya, memeriksa dan mencocokkan keadaan uang kas, persediaan barang, dan lain-lain serta berhak untuk mengetahui segala tindakan yang telah dijalankan oleh masing-masing Pejabat Eksekutif dibawah koordinasinya.
Tugas dan Tanggung Jawab Direksi
Direksi memiliki tugas dan bertanggung jawab untuk mengelola dan menjalankan pengurusan Perseroan untuk kepentingan Perseroan dan untuk mencapai maksud dan tujuan Perseroan. Dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya, setiap anggota Direksi harus berpedoman pada Anggaran Dasar, Keputusan RUPS, arahan Dewan Komisaris,
chAPTER I : INTRODUcTION
Containing the Background, Legal Basis, and Purpose of the Board of Directors Charter and the Values of the Sampoerna Strategic Group.
chAPTER II : ESTABLISHMENT, ORGANIZATION AND
WORK PERIOD
Containing the Legal Basis, Purpose and Position, Organization, Independence of the Board of Directors, and also regulations on Work Period, and Induction Program for New Directors.
chAPTER III : DUTIES, RESPONSIBILITIES AND
AUThORITY
Containing the Duties and Responsibilities Authority, regulations on Remuneration, Supporting Organs, Continuing Education, Attendance and Work Duration, Meetings, Work Ethic, as well as Reporting and Accountability.
chAPTER IV : cONcLUSION
Certain parts in the BOD Charter contains the following.
Board of Directors Rights and Authority
1. In performing the duties, Directors are entitled to represent the Company within and/or outside the Court for all matters and in any event, bind the Company with other parties and vice versa to execute all actions, both concerning the management and ownership;
2. BOD to a certain extend are also entitled to appoint a representative or company employee or as proxies by granting him authority stipulated in a power of attorney; 3. The BOD has the authority to establish other Executive
Committees in accordance with the needs of the Company; and
4. Members of the BOD, during working hours, are entitled to enter buildings and premises or other places used or controlled by the Company and are entitled to access all the books, letters and other documents, inspect and verify the state of cash, inventory, and others, as well as the right to know all the actions taken by each of the executive oicers under their coordination.
Duties and Responsibilities of the Board of Directors
The BOD has a duty and responsibility to perform management of the Company for the interest of the Company as well as to achieve its objectives and goals. In conducting their duties and responsibilities, each member of the BOD shall be guided by the Articles of Association, GMS Resolutions, direction provided by the BOC, meetings
hasil rapat Direksi, ketentuan peraturan perundang- undangan yang berlaku, serta nilai-nilai dan prinsip- prinsip tata kelola perusahaan yang baik dengan selalu mengedepankan kepentingan Perseroan.
Berdasarkan Anggaran Dasar dan BOD Charter, tugas dan
tanggung jawab Direksi Perseroan sebagai berikut.
1. Direksi bertugas menjalankan dan bertanggung jawab
penuh atas pengurusan Perseroan untuk kepentingan
Perseroan sesuai dengan maksud dan tujuan Perseroan yang ditetapkan dalam Anggaran Dasar;
2. Direksi wajib menjalankan pengurusan Perseroan sesuai
dengan tugas dan tanggung jawabnya sebagaimana diatur dalam Anggaran Dasar;
3. Setiap anggota Direksi wajib melaksanakan tugas dan tanggung jawab sebagaimana dimaksud pada butir 1 dan 2 di atas dengan itikad baik, penuh tanggung jawab, dan kehati-hatian;
4. Setiap anggota Direksi bertanggung jawab penuh secara pribadi atas kerugian Perseroan apabila yang
bersangkutan bersalah atau lalai menjalankan tugasnya
sebagaimana dimaksud dalam UUPT Pasal 97 ayat 3; 5. Direksi wajib melaksanakan prinsip-prinsip GCG dalam
setiap kegiatan usaha Perseroan pada seluruh tingkatan
atau jenjang organisasi;
6. Direksi wajib menindaklanjuti temuan audit dan rekomendasi dari internal audit Perseroan dan/atau auditor eksternal serta hasil pengawasan otoritas berwenang lainnya yang bersifat material terhadap
kelangsungan kegiatan usaha Perseroan;
7. Dalam rangka melaksanakan prinsip-prinsip GCG Direksi paling kurang wajib membentuk Unit Internal Audit dan Unit Kerja Kepatuhan;
8. Direksi bertanggungjawab atas setiap informasi yang
menyangkut Perseroan yang disampaikan kepada publik
oleh Perusahaan;
9. Direksi wajib menumbuhkan dan mewujudkan terlaksananya budaya kepatuhan pada semua tingkatan organisasi dan kegiatan usaha Perseroan; dan
10. Direksi wajib memastikan terlaksananya fungsi kepatuhan Perseroan.
Kriteria Anggota Direksi
Sesuai ketentuan Anggaran Dasar Perseroan, Perseroan
dipimpin dan dikelola oleh Direksi, yang terdiri sekurang- kurangnya 2 (dua) orang dengan seorang Direktur Utama di antaranya, serta dengan mempertimbangkan ketentuan yang berlaku di bidang Pasar Modal. Berdasarkan Peraturan OJK No.33/POJK.04/2014 tentang Direksi dan Dewan Komisaris Emiten atau Perusahaan Publik, orang perorangan yang memenuhi syarat untuk diangkat sebagai anggota
Direksi harus memenuhi kriteria sebagai berikut:
• Memiliki akhlak, moral, dan integritas yang baik; • Mampu melaksanakan tindakan hukum;
• Dalam waktu 5 tahun sebelum masa pengangkatan dan
selama masa jabatannya, antara lain:
of the BOD, provisions of the prevailing regulations, as well as values and principles of GCG by always promoting the interests of the Company before everything else.
Based on the Articles of Association and the BOD Charter, the duties and responsibilities of the BOD are:
1. The BOD shall run and are fully responsible for management of the Company for the interest of the Company in accordance with the objectives set forth in the Articles of Association;
2. The BOD performs management of the Company in accordance with the duties and responsibilities as stipulated in the Articles of Association
3. Each member of the BOD shall carry out the duties and responsibilities referred to in items 1 and 2 above in good faith, full of responsibility and prudence;