Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) merupakan
organ perusahaan yang mempunyai wewenang yang
tidak diberikan kepada Direksi atau Dewan Komisaris sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas dan/atau Anggaran Dasar Perseroan. RUPS juga merupakan organ tata kelola perusahaan yang menjadi wadah bagi seluruh pemegang saham Perseroan untuk mengambil keputusan berdasarkan kepentingan perusahaan secara wajar dan transparan serta tidak melakukan intervensi terhadap fungsi, tugas, dan wewenang Dewan Komisaris dan Direksi. Pengambilan keputusan tersebut juga senantiasa sejalan dengan Anggaran Dasar Perseroan dan peraturan perundang- undangan yang berlaku.
Pemegang Saham
Pemegang saham adalah individu atau badan hukum yang secara sah memiliki saham perusahaan. RUPS merupakan wadah bagi pemegang saham untuk mengambil keputusan secara wajar, transparan, dan untuk kepentingan perusahaan. Pemegang saham melalui RUPS memiliki kewenangan untuk menjalankan haknya sesuai dengan Anggaran Dasar dan peraturan perundang-undangan yang
berlaku.
Sampoerna Agro’s Corporate Governance Organs have their own policies/guidelines to support their respective duties and responsibilities. The following GCG policies are present within Sampoerna Agro:
• GCG Guideline as stipulated in the Company’s Code of Conduct ratiied by the BOD on November 9, 2015; • BOC Charter ratiied on October 30, 2015; • BOD Charter ratiied on October 30, 2015;
• Corporate Secretary Charter ratiied by the BOD on November 9, 2015;
• Audit Committee Charter ratiied by the BOC on October 28, 2013;
• Risk Management Committee Charter ratiied by the BOC on November 9, 2015;
• Nomination and Remuneration Committee Charter ratiied by the BOC on November 9, 2015;
• Capital Expenditure and Investment Committee Charter ratiied by the BOC on November 9, 2015;
• Internal Audit Charter ratiied by the BOD on November 17, 2009;
• Risk Management Policy ratiied by the BOD on November 9, 2015;
• Whistleblowing Policy ratiied by the BOD on September 27, 2013;
• Policies and Standard Operating Procedures (SOP).
General Meeting of Shareholders (GMS)
The General Meeting of Shareholders (GMS) is a company instrument whose authority is not given to the BOD nor BOC as stated by the Law No. 40/2007 on Limited Liability Companies and/or the Company’s Articles of Association. GMS is also an instrument of governance that serves as a medium for all company shareholders to make decisions for the interests of the Company in a fair and transparent manner, without any intervention in the functions, duties and authority of the BOC and BOD. This decision-making process is always in line with the Company’s Articles of Association and the prevailing rules and regulations.
Shareholders
A shareholder is an individual or legal entitiy who legally owns the shares of The Company. The GMS is a medium for all shareholders to make decisions in a fair, transparent manner and for the interest of the Company. Through the GMS, the shareholders have an authority to exercise their rights in accordance with the Company’s Articles of Association and prevailing rules and regulations.
Hak Pemegang Saham
Sesuai ketentuan Anggaran Dasar Perseroan dan sebagaimana yang dilindungi Undang-Undang, Pemegang
Saham Perseroan memiliki hak yang sama, yaitu:
1. Hak untuk menghadiri, menyampaikan pendapat, dan memberikan suara dalam RUPS berdasarkan satu saham, memberi hak kepada pemegangnya untuk
mengeluarkan satu suara;
2. Hak untuk memperoleh informasi mengenai perusahaan
secara tepat waktu, benar, dan teratur, kecuali hal-
hal yang bersifat rahasia, sehingga memungkinkan pemegang saham membuat keputusan mengenai
investasinya dalam Perusahaan berdasarkan informasi
yang akurat;
3. Hak untuk menerima bagian dari keuntungan Perseroan yang diperuntukkan bagi Pemegang Saham dalam bentuk dividen dan pembagian keuntungan lainnya, sebanding dengan jumlah saham yang dimiliki;
4. Hak untuk memperoleh penjelasan lengkap dan informasi yang akurat mengenai prosedur yang harus dipenuhi berkenaan dengan penyelenggaraan RUPS agar pemegang saham dapat berpartisipasi dalam
pengambilan keputusan, termasuk keputusan mengenai
hal-hal yang mempengaruhi eksistensi Perseroan dan
hak pemegang saham;
5. Dalam hal terdapat lebih dari satu jenis dan klasiikasi saham dalam Perseroan, maka setiap pemegang saham berhak mengeluarkan suara sesuai dengan jenis, klasiikasi dan jumlah saham yang dimiliki, dan setiap pemegang saham berhak untuk diperlakukan setara berdasarkan jenis dan klasiikasi saham yang dimilikinya; dan
6. Hak untuk menyetujui tindakan direksi untuk mengalihkan, melepaskan hak atau menjadikan jaminan utang atas harta kekayaan Perseroan lebih dari 50% (lima puluh persen) dari jumlah nilai kekayaan bersih Perseroan dalam satu tahun buku dalam satu transaksi atau beberapa transaksi yang berdiri sendiri ataupun
yang berkaitan satu sama lain. Akses Informasi Bagi Pemegang Saham
Perseroan telah menyediakan akses terhadap informasi
untuk memungkinkan pemegang saham melaksanakan haknya, yaitu:
1. RUPS, yang menjadi wadah bagi Perseroan untuk dapat berkomunikasi dengan pemegang saham, menyampaikan informasi mengenai Perseroan, dan
memungkinkan pemegang saham untuk berpartisipasi
dalam pengambilan keputusan yang memerlukan
persetujuan pemegang saham;
2. Divisi Hubungan Investor dengan fungsi utamanya untuk memfasilitasi komunikasi antara pemegang saham dan
Perseroan;
3. Media elektronik yang dikelola Perseroan seperti website dan email resmi Perseroan yaitu investor.relations@ sampoernaagro.com untuk menyampaikan dan mengetahui informasi terkini mengenai Perseroan;
Shareholders’ Rights
In accordance with the Company’s Articles of Association and the prevailing regulations, the Company’s shareholders possess equal rights to:
1. The right to attend, to convey an opinion, and to vote in the GMS, as well as to grant their proxy to cast a vote on their behalf;
2. The right to obtain information on the Company in a timely manner, properly and orderly, except matters that are conidential in nature, so that the shareholders may be able to make decisions on their investment in the Company based on accurate information;
3. The right to receive a part of the Company’s proits that are allocated for the Shareholders in the form of dividends and other proit-sharing, in proportion to their owned shares;
4. The right to obtain complete explanation and accurate information on the procedures that must be fulilled for the convening of GMS so that the shareholders may be able to participate in the decision-making process, including the decisions regarding issues that may inluence the Company’s existence and shareholders’ rights;
5. In the event of more than one type and classiication of shares in the Company existing, then each shareholder is entitled to vote according to the type, classiication and total owned shares; in addition, each shareholder is entitled to be treated equally despite the type and classiication of their shares; and
6. The right to approve the BOD’ action to transfer and dispose of rights or to guarantee as security of the assets of the Company of more than 50% (ifty percent) of the total net worth of the Company in a inancial year, either in one or several transactions that stand alone, or that is related to each other.
Information Access for the Shareholders
The Company has provided an access to information that enables the shareholders to perform their rights, namely: 1. GMS, in which the Company is able to communicate with
the shareholders, to convey information regarding the Company, and to enable the shareholders to participate in a decision-making process that need the approval from all shareholders;
2. The Investor Relations Division whose main function is to facilitate communication between the shareholders and the Company;
3. Electronic media managed by the Company, such as website and oicial email of the Company (investor. [email protected]), to send opinion and obtain the most recent information on the Company;
4. Media komunikasi lainnya melalui laporan tahunan, buletin berkala, pemaparan berkala kepada analis
(analyst brieing), site visit, public expose, dan lain-lain; 5. Dalam website Perseroan juga telah disediakan bagian
khusus informasi pemegang saham, berbagai laporan
dan publikasi yang dengan mudah dapat diunduh oleh
pemegang saham maupun publik.
Pelaksanaan RUPS Tahun 2016
Perseroan mengadakan RUPS Tahunan satu kali dalam setahun, sementara RUPS Luar Biasa dapat diadakan sewaktu-waktu apabila dianggap perlu, untuk meminta
persetujuan para pemegang saham atas keputusan penting
sesuai dengan ketentuan anggaran dasar Perseroan. Prosedur untuk melaksanakan RUPS Tahunan dan RUPS Luar Biasa mengacu kepada Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas dan Peraturan OJK No. 32/POJK.04/2014 tentang Rencana dan Pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham, serta ketentuan Anggaran
Dasar Perseroan.
Pada tahun 2016, Perseroan telah menyelenggarakan satu kali RUPS Tahunan dan tidak menyelenggarakan RUPS Luar Biasa. Tahapan pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan Sampoerna Agro di 2016 tergambar dalam tabel
berikut:
Pengumuman /
Announcement Undangan / Invitation
Pelaksanaan / Implementation
Hasil RUPS / GMS
Resolutions Diumumkan pada tanggal 03 Mei
2016, melalui iklan di surat kabar
harian Bisnis Indonesia dan Kontan.
Diumumkan pada tanggal 18 Mei 2016, melalui iklan di surat kabar
harian Bisnis Indonesia dan Kontan.
RUPS tahunan dilaksanakan pada
Kamis, 09 Juni 2016, pukul 10.00 WIB sampai dengan pukul 11.35
WIB. Bertempat di The Atrium, Sampoerna Strategic Square. Jalan Jendral Sudirman Kav.45, Jakarta 12930.
Diumumkan pada tanggal 13 Juni
2016, melalui iklan di surat kabar
harian Bisnis Indonesia dan Kontan serta situs resmi IDX dan OJK.
Announced on May 3, 2016 via
advertisement placed on Bisnis Indonesia and Kontan daily
newspapers.
Announced on May 18, 2016 via
advertisement placed on Bisnis Indonesia and Kontan daily
newspapers.
The Annual GMS was held on
Thursday, June 9, 2016 from 10.00am to 11.35am, at The Atrium, Sampoerna Strategic
Square. Jalan Jendral Sudirman Kav.45, Jakarta 12930.
Announced on June 13, 2016 via
advertisement placed on Bisnis Indonesia and Kontan daily newspapers, and the IDX’s and
OJK’s websites.
Agenda dan Keputusan RUPS Tahunan tanggal 09 Juni 2016 adalah sebagai berikut.
Agenda RUPS Tahunan 2016
1. Persetujuan atas Laporan Tahunan dan pengesahan
atas Laporan Keuangan Perseroan untuk Tahun Buku 2015;
2. Persetujuan atas penetapan penggunaan laba bersih
yang diperoleh Perseroan dalam Tahun Buku 2015; 3. Persetujuan atas penunjukan Kantor Akuntan Publik
terdaftar yang akan mengaudit Laporan Keuangan
Perseroan untuk Tahun Buku 2016;
4. Persetujuan atas penetapan paket remunerasi untuk anggota Direksi dan Dewan Komisaris Perseroan untuk Tahun Buku 2016; dan
5. Persetujuan atas perubahan susunan Dewan Komisaris Perseroan.
4. Other communication media such as the annual report, periodical newsletter, analyst brieing, site visit, public expose, etc.;
5. The Company’s website contains a special section that is intended for the shareholders, including all reports and publications that can be easily downloaded by shareholders as well as the general public.
2016 GMS Implementation
The Company convenes the Annual GMS once a year, while the Extraordinary GMS can take place at any time if deemed necessary, to seek approval from shareholders on important decisions in accordance with provision of the Company’s Articles of Association. The procedures for conducting the Annual and Extraordinary GMS refer to the Law Number 40 of 2007 on Limited Liability Companies and OJK Regulation No. 32/POJK.04/2014 on Plan and Implementation of the General Meeting of Shareholders, as well as Company’s Articles of Association.
In 2016 the Company conducted one Annual GMS but not Extraordinary GMS.
Stages of the 2016 Annual GMS implementation by Sampoerna Agro are described in the following table:
The June 9, 2016 Annual GMS had the following agendas and resulted in the following resolutions:
2016 Annual GMS Agendas
1. To approve the Company Annual Report and ratify Company Financial Statements for Financial Year 2015; 2. To approve the appropriation of net Proit earned by the
Company in Financial Year 2015;
3. To approve the appointment of Registered Public Accountant Firm which will audit the Company Financial Statements for FY2016;
4. To approve the remuneration package for BOD and BOC members of the Company for Financial Year 2016; and 5. To approve the changes to the composition of the
Keputusan RUPS Tahunan 2016
Agenda Keputusan RUPST 2016 2016 AGMS Resolutions
Pertama
First Menyetujui Laporan Tahunan untuk Tahun Buku 2015 dan mengesahkan Laporan Keuangan Perseroan untuk Tahun Buku
2015 yang telah diaudit oleh Kantor Akuntan Publik Purwantono, Sungkoro & Surja dan dengan demikian memberikan pembebasan dan pelunasan tanggung jawab sepenuhnya (acquit et decharge)
kepada para anggota Direksi dan Dewan Komisaris atas pengurusan dan pengawasan yang telah dilakukan oleh mereka pada Tahun Buku 2015 sepanjang tindakan-tindakan pengurusan dan pengawasan tersebut tercermin dalam Laporan Keuangan
Perseroan untuk Tahun Buku 2015.
Keputusan untuk Mata Acara Kesatu RUPST dilakukan secara musyawarah untuk mufakat
Approved the Annual Report and ratiied the Company’s Financial Statements for FY2015 which was audited by Public Accountant Purwantono, Sungkoro & Surja, thus granting full release and discharge (acquit et de charge) to BOD and BOC members with regards to their management and supervision conducted throughout 2015 as long as their actions had been relected in Company Financial Statements for FY2015.
Resolutions for the irst AGMS agenda were reached
unanimously via consensus
Kedua
Second
Menyetujui penggunaan laba yang dapat diatribusikan kepada pemilik entitas induk (selanjutnya disebut ”Laba Bersih”) yang diperoleh Perseroan dalam Tahun Buku 2015 sebesar Rp.247.569.071.000,-(Dua ratus empat puluh tujuh milyar lima
ratus enam puluh sembilan juta tujuh puluh satu ribu Rupiah)
dengan alokasi sebagai berikut:
1. Sebesar Rp5.000.000.000,-(Lima Milyar Rupiah) ditetapkan sebagai Cadangan untuk memenuhi ketentuan Pasal 70 Undang Undang No. 40 Tahun 2007 Tentang Perseroan Terbatas, yang penggunaannya sesuai dengan ketentuan
Anggaran Dasar Perseroan;
2. Sekitar 18% dari Laba Bersih Perseroan yaitu sebesar Rp45.465.550.000,(Empat Puluh Lima Milyar Empat Ratus Enam Puluh Lima Juta Lima Ratus Lima Puluh Ribu Rupiah) atau Rp25,-(Dua Puluh Lima Rupiah) per saham dibagikan dalam bentuk dividen tunai kepada seluruh pemegang saham Perseroan pada tanggal 12 Juli 2016 dengan jadwal dan tata cara pembayarannya ditentukan oleh Direksi Perseroan berdasarkan peraturan yang berlaku;
3. Sekitar 2% dari Laba Bersih Perseroan atau Rp5.000.000.000,- (lima miliar rupiah) akan didonasikan untuk meningkatkan akses dan kualitas pendidikan di Indonesia melalui Yayasan Putera Sampoerna (Putera Sampoerna Foundation); dan 4. Sisanya sebesar Rp192.103.521.000,(seratus sembilan puluh
dua miliar seratus tiga juta lima ratus dua puluh satu ribu rupiah) akan dibukukan sebagai saldo laba atau retained earning untuk mendukung pengembangan usaha Perseroan dan anak-anak perusahaan Perseroan.
Keputusan untuk Mata Acara Kedua RUPST dilakukan secara
musyawarah untuk mufakat
Approved the utilization of income attributable to equity holders of the parent company (“Net Income”) for FY2015 that amounted to Rp247,569,071,000,- (two hundred and forty seven billion ive hundred and sixty nine million and seventy one thousand Rupiah) with the following appropriation details:
1. A total of Rp5,000,000,000 (ive billion Rupiah) to be set aside for statutory reserve pursuant to Article 70 of Law No. 40 of 2007 on the Limited Liability Company, the use of which is in accordance with provisions stated in the Company’s Articles of
Association;
2. Approximately 18% of the Company’s Net Proit, amounting to Rp45,465,550,000 (forty ive billion four hundred sixty- ive million and ive hundred ifty thousand Rupiah) or Rp25,- (twenty ive Rupiah) per share to be distributed as cash dividends to all of the Company’s shareholders on July 12, 2016, with schedule and payment administration will be determined by BOD of the Company based on prevailing
regulations;
3. Approximately 2% of the Company’s Net Proit, amounting to Rp5,000,000,000 (ive billion Rupiah) will be donated for improving access and quality of education in Indonesia through the Putera Sampoerna Foundation; and
4. The remaining amount which totalled Rp192,103,521,000 (one hundred ninety two billion one hundred three million and ive hundred twenty-one thousand Rupiah) will be posted in the Company books as retained earnings for future business developments by the Company and its subsidiaries. Resolutions for the second AGMS agenda were reached
unanimously via consensus Ketiga
Third Menyetujui pemberian wewenang dan kuasa kepada Dewan Komisaris, dengan mempertimbangkan masukan dari Komite Audit, untuk menunjuk Kantor Akuntan Publik untuk melakukan audit atas Laporan Keuangan Perseroan untuk Tahun Buku 2016 dan menetapkan persyaratan-persyaratan penunjukkannya serta honorarium kantor akuntan publik yang ditunjuk tersebut yang besar dan cara pembayarannya akan dilakukan dengan
memperhatikan usulan Direksi Perseroan.
Keputusan untuk Mata Acara Ketiga RUPST dilakukan dengan pemungutan suara dengan hasil sebagai berikut:
• 1.435.016.895 suara atau 99,92% dari seluruh saham dengan hak suara yang hadir dalam rapat menyatakan “SETUJU”
• 0 suara atau 0% dari seluruh saham dengan hak suara yang hadir dalam rapat “ABSTAIN”
• 1.084.400 suara atau 0,08% dari seluruh saham dengan hak suara yang hadir dalam rapat menyatakan “TIDAK SETUJU”
Approved to grant authority and power to BOC to, by adhering to the suggestion of the Audit Committee, to appoint a public accounting irm to audit the Company’s Financial Statements for FY2016 and establish requirements and honorarium designation for the public accounting irm together with its designated amount and payment consideration made with regard to the BOD
proposal.
The resolutions for third AGMS agenda were resolved by way of voting, with details as follow:
1. 1,435,016,895 votes or 99.92% of all shares with valid voting rights present at the meeting decided to “AGREE”
2. 0 votes or 0% of all shares with valid voting rights present at the meeting decided to “ABSTAIN”
3. 1,084,400 votes or 0.08% of all shares with valid voting rights present at the meeting decided to “NOT AGREE”
Keempat
Fourth a) Menyetujui pelimpahan wewenang dan pemberian kuasa kepada Dewan Komisaris Perseroan untuk menetapkan paket
remunerasi untuk anggota Direksi Perseroan untuk Tahun
Buku 2016, dengan mempertimbangkan masukan dari Komite Nominasi dan Remunerasi Perseroan;
b) Menyetujui penetapan paket remunerasi bagi anggota Dewan
Komisaris Perseroan untuk Tahun Buku 2016 dengan jumlah
remunerasi setinggi-tingginya Rp500.000.000,- (lima ratus juta rupiah) per bulan gross untuk seluruh anggota Dewan
Komisaris dan memberikan kuasa dan wewenang kepada Dewan Komisaris untuk menetapkan pembagian diantara para anggota Dewan Komisaris dengan mempertimbangkan masukan dari Komite Nominasi dan Remunerasi Perseroan. Keputusan untuk Mata Acara Keempat RUPST dilakukan secara
musyawarah untuk mufakat
a) Approved the authority delegation and power of attorney to the BOC of the Company determine the remuneration package for the BOD of the Company for FY2016, with due considerations to the recommendation of the Nomination and
Remuneration Committee of the Company;
b) Approved the remuneration package for BOC and BOD members of the Company in FY2016 with a maximum amount of Rp500,000,000 (ive hundred million Rupiah) gross, monthly and collectively for all members of BOC and give the authority and power of attorney to the BOC to determine the distribution among its members with due consideration to the recommendation of the Nomination and Remuneration
Committee of the Company.
Resolutions for fourth AGMS agenda were reached unanimously
via consensus
Agenda Keputusan RUPST 2016 2016 AGMS Resolutions
Kelima
Fifth Menerima, menyetujui dan mengesahkan pengunduran diri Bapak Phang Cheow Hock dari kedudukannya sebagai Komisaris Independen Perseroan yang berlaku efektif sejak penutupan Rapat ini, disertai dengan pemberian pembebasan dan pelunasan
tanggung jawab sepenuhnya (acquit et decharge) kepada Bapak
Phang Cheow Hock atas tindakan pengawasaan yang telah dilakukannya sepanjang tindakan pengawasan tersebut tercermin dalam Laporan Keuangan Perseroan, sehingga selanjutnya susunan anggota Direksi dan Dewan Komisaris Perseroan menjadi
sebagai berikut: Dewan Komisaris
Komisaris Utama : Michael J. Sampoerna Komisaris : Hendra Prasetya Komisaris Independen : DR. RB Permana Agung
Dradjattun
Direksi
Direktur Utama : Ekadharmajanto Kasih Wakil Direktur Utama : Marc Stephan Louis Louette
Direktur : Hero Djajakusumah Direktur : Dwi Asmono Direktur : Lim King Hui
Direktur : Budi Setiawan Halim Keputusan untuk Mata Acara Kelima RUPST dilakukan dengan pemungutan suara dengan hasil sebagai berikut:
• 1.396.543.395 suara atau 97,25% dari seluruh saham dengan hak suara yang hadir dalam rapat menyatakan “SETUJU”
• 0 suara atau 0% dari seluruh saham dengan hak suara yang hadir dalam rapat “ABSTAIN”
• 39.557.900 suara atau 2,75%dari seluruh saham dengan hak suara yang hadir dalam rapat menyatakan “TIDAK SETUJU”
Accept, approve and ratify the resignation of Mr. Phang Cheow Hock from his position as Independent Commissioner of the Company efective from the date of the closing of the Meeting, by granting of full release and discharge (acquit et de charge) to Mr. Phang Cheow Hock with regards to his supervisory actions carried out throughout his term as long as these actions had been stated in the Company Financial Statements, and thus the composition of the BOD and BOC of the Company is as follows: