Efektif Komunikasi Internal Audit Peluang

SOX II : Indepensdensi Auditor

PELAPORAN HASIL AUDIT INTERNAL

4. Dokumentasi atas perencanaan dan klarifikasi atas pandangan auditee

17.4 Efektif Komunikasi Internal Audit Peluang

Komunikasi efektif baik secara orang-ke-orang dan dengan lebih besar kelompok, adalah komponen kunci sukses audit internal. Auditor internal harus memiliki pemahaman yang baik tentang masalah yang terkait dengan komunikasi efektif dan cara mengatasinya dengan mereka. Situasi terus

timbul dalam internal fungsi audit ketika individu perlu berkomunikasi satu sama lain. Ini termasuk memberikan instruksi lisan kepada staf auditor, membahas masalah operasional selama pertemuan keluar audit, konseling bawahan, mewawancarai calon karyawan, atau melakukan review kinerja staf. Semua situasi ini melibatkan hubungan pribadi yang berbeda tetapi terdiri dari aliran dua arah terus pesan. Auditor internal harus memahami proses ini untuk mengidentifikasi jenis masalah yang dapat mendistorsi atau benar-benar mencegah komunikasi yang efektif. Masalah ini mempengaruhi semua langkah dalam proses komunikasi dan mencakup:

 Tidak memberikan pertimbangan yang tepat untuk hubungan kekuatan pesan pengirim dan penerima. Komunikasi dengan supervisor garis sering berbeda dari yang dengan seorang senior.

 Mengabaikan stres emosional sementara oleh baik pengirim atau penerima. Pertemuan keluar audit sering berubah menjadi sebuah situasi yang penuh dengan konflik dan stres kecuali komunikator internal audit membutuhkan perawatan untuk mempertimbangkan potensi masalah emosional.

 Gagal untuk benar mengevaluasi kapasitas penerima untuk menerima dan memahami pesan. Jika audit internal bertemu dengan masalah kontrol parah di bidang teknis dalam proses pekerjaannya, isu-isu tersebut harus dikomunikasikan benar.

 Penggunaan kata-kata yang dapat memiliki beberapa arti atau dapat menyampaikan tidak disengaja makna. Kami telah membahas masalah ini ketika menyiapkan laporan audit, tetapi ini adalah semua yang lebih penting dalam komunikasi verbal.

 Tidak semestinya tergesa-gesa dalam transmisi pesan yang melemahkan kejelasan dan atau kredibilitas. Pesan sering harus dikomunikasikan secara perlahan sehingga semua pihak akan mengerti.

 Persepsi bahwa pengirim keinginan untuk memenuhi kebutuhan pribadi, dengan demikian menyebabkan emosional resistensi dan blok. Sering kali orang lain melihat auditor internal orang memiliki agenda pribadi. Lainnya cepat menyadari hal ini, dan komunikasi bisa menjadi tersumbat.

 Kegagalan untuk membangun fondasi yang dibutuhkan untuk pesan inti dan terkait buruk waktu. Keprihatinan audit internal tidak efektif dikomunikasikan ketika mereka hanya dibuang di pangkuan auditee.

 Kurangnya kejelasan atau keyakinan karena keengganan untuk menyebabkan penerima ketidakpuasan. Sedangkan auditor internal harus membangun sebuah kasus untuk menggambarkan kekhawatiran meyakinkan, auditor tidak boleh berbasa-basi untuk menghindari menggambarkan situasi masalah tetapi harus selalu jelas mengkomunikasikan keprihatinan kontrol.

 Dampak tindakan nonverbal, seperti nada suara, ekspresi wajah, dan cara komunikasi. Sebagai contoh, di beberapa bagian dunia, bersila dengan telapak kaki menunjuk ke pendengar dapat dilihat sebagai penghinaan ekstrim.

 Tidak memberikan pertimbangan kepada persepsi dan perasaan terkait dengan penerima. Auditor harus berusaha untuk memahami bagaimana pesan akan diterima dan diterjemahkan oleh penerima mereka.

Kedua belah pihak dalam komunikasi-terutama utama penggerak-belajar dari pertanyaan dan komentar yang dibuat oleh penerima dalam menanggapi serangkaian pesan. Ini disebut feedback. Bagian dari komunikasi dua arah yang efektif adalah untuk mendorong umpan balik sehingga auditor internal memiliki dasar yang terbaik untuk menentukan apakah manajerial tujuan tercapai. Pendekatan yang berbeda mungkin diperlukan untuk mendorong dan memanfaatkan umpan balik yang baik. Sebuah komponen mendengarkan terkait-adalah penting dalam rangka pemanfaatan umpan balik yang lebih baik dan untuk menunjukkan minat pada orang lain pandangan. Jika tidak, hasil seperti pesan bisa untuk menciptakan emosional respon yang secara signifikan penerimaan blok penerima dan pemahaman tentang dimaksudkan pengirim pesan.

Berbagai kebutuhan orang berhubungan alternatif untuk kompetisi, konflik, dan kerjasama. Secara tradisional, konflik telah dilihat sebagai merusak dan tidak diinginkan. Namun, bila dikelola dengan benar, konflik dapat berguna dalam mencapai organisasi kesejahteraan. Auditor internal perlu belajar untuk memanfaatkan konflik ke titik di mana itu konstruktif tetapi untuk mengontrol ketika itu mengancam untuk keluar dari tangan. Internal tanggung jawab audit tak terhindarkan menghasilkan situasi yang menciptakan kompetisi dan potensi konflik. Manajemen kemudian memiliki tantangan untuk mengeksploitasi manfaat kompetisi dan konflik yang sehat tapi untuk mengontrol proses untuk menghindari ekses. Selama review mereka, auditor sering menemukan diri mereka dalam konflik dengan berbagai elemen dari perusahaan. Auditor dapat menyebabkan auditee kehilangan tingkat berdiri kompetitif dalam usaha mereka, dan auditee mungkin tidak setuju dengan internal audit hanya pada dasar itu. Dalam jalannya review, konflik sering terjadi, dan auditor efektif harus menggunakan konflik ini untuk berkomunikasi dengan manajemen dan meyakinkan untuk mengambil tepat tindakan. Namun, auditor internal yang efektif perlu memahami bagaimana mengendalikan konflik.

Dalam perusahaan yang khas, ada kebutuhan terus benar keseimbangan stabilitas dan perubahan. Manajemen mencari stabilitas dengan mengembangkan kebijakan dan prosedur dimana operasi standar untuk meningkatkan kontrol internal dan untuk memastikan penanganan terbaik berulang sejenis peristiwa. Namun, kondisi yang berubah panggilan kebijakan diubah dan prosedur. Mencari keseimbangan yang tepat antara stabilitas dan perubahan diperlukan adalah sulit, karena faktor yang terlibat biasanya sulit untuk menganalisis dan mengukur. Salah satu kendala untuk mengubah adalah bahwa perusahaan sering membuat kebijakan dan prosedur, dan kebijakan tersebut cenderung menjadi bias yang menguntungkan mereka, sehingga membuat mereka tidak menyadari dan tidak

responsif terhadap kebutuhan untuk berubah. Audit internal merasa kesulitan ketika merekomendasikan kebijakan atau perubahan prosedural melalui audit laporan. Selain itu, orang biasanya tidak ingin menerima perubahan bahkan ketika kebutuhan untuk itu cukup jelas. Pada tingkat tertinggi, perlunya perubahan mungkin melibatkan strategi baru, bisnis baru usaha, perubahan produk, atau kebijakan pendukung baru. Perubahan terkait mungkin melibatkan struktur organisasi baru, relokasi tanaman, produksi baru proses, atau perubahan pada orang, tapi auditor internal sering tidak membuat rekomendasi untuk perubahan pada tingkat itu.

Ketika membuat rekomendasi mereka, auditor internal harus memahami bagaimana perusahaan akan menghadapi perubahan. Bagaimana audit internal mencapai diperlukan perubahan dengan cara yang terbaik akan melayani kesejahteraan yang lebih tinggi tingkat perusahaan? Dalam semua kasus, sifat dan ruang lingkup tindakan yang diperlukan tergantung pada pentingnya tertentu direkomendasikan berubah. Karena individu menempatkan prioritas tinggi pada mereka kebebasan bertindak, pertimbangan manusia yang sangat penting dalam desain dan pelaksanaan kontrol ini. Karena semua manajer bertanggung jawab untuk internal kontrol dan pada saat yang sama tunduk kepada mereka, dampak yang direkomendasikan kontrol perbaikan pada orang harus dipertimbangkan hati-hati. Mungkin tidak dalam tahap proses manajemen adalah pemahaman dan pertimbangan orang begitu kritis.