SOX II : Indepensdensi Auditor
INTERNAL AUDIT CHARTERS AND BUILDING THE INTERNAL AUDIT FUNCTION Piagam Internal Audit dan Membangun Fungsi Internal Audit
Menciptakan Fungsi Internal Audit
Tidak ada cara yang optimal dalam menciptakan Fungsi Internal Audit, karena masing masing perusahaan memiliki tipe bisnis, masa geografis, struktur organisasi serta kebutuhan internal audit yang berbeda satu sama lain dan harus berdasarkan atas Internasional Standard for the Professional Practisce of Internal Auditing.
Manajer puncak yang akan menjadi Chief Audit Executive ditantang untuk membangun fungsi internal audit baru dengan berbagai macam pilihan, sesuai dengan keseluruhan bisnis perusahaan, struktur logistic dan geografi, resiko pengendaliannya, dan keseluruhan budaya perusahaan
Kebutuhan utama dari seorang pemimpin yang kuat untuk organisasi yang efektif, untuk internal audit pemimpinnya adalah Chief Audit Executive yang mengerti seluruh kebutuhan perusahaan dan resiko pengendalian yang potensial sebaik dengan kontribusi potensial yang dapat dilakukan internal audit perusahaan
Piagam Audit : Komite Audit dan Kewenangan Manajemen
Audit charter (Piagam Audit) adalah dokumen formal, yang disetujui oleh komite audit, untuk menjelaskan misi, independensi, objektivitas, lingkup, tanggung jawab, kewenangan, akuntabilitas, dan standar internal audit perusahaan.
Internal audit memiliki bebas kendali untuk mengetahui luasnya kisaran pencatatan dan megajukan pertanyaan pada tingkat apapun, beberapa proses dalam memberikan wewenang juga perlu suatu kewenangan. Fungsi internal harus melapor kapda komite audit atas dewan didalam struktur perusahaan. Komite audit inimemiliki kewenangan dalam hak dan tanggung jawab yang berhubungan dengan kewenangan formal suatu dokumen atau resolusi ( internal audit charter).
Tidak ada kebutuhan pasti dalam kewenangan dokumen, namun piagam internal audit menguatkan internal audit dengan :
Independensi dan objektivitas
Lingkup atas tanggung jawab
Kewenangan dan akuntabilitas
Setiap fungsi internal audit memerlukan seseorang yang diberi tugas dan tanggung jawab internal audit, tersiri atas staf pendukung dan administrasi. Di dalam internal audit, terdapat bermacam-macam posisi untuk berbagai tingkat dan tipe internal audit sendir di dalam sebuah perusahaan.
a) Tugas CAE
Harus ada seseorang yang bertanggung jawab atas seluruh fungsi internal audit, penanggung jawab ini dulunya disebut dengan direktur namun sekarang telah berganti gelar menjadi CAE, kebanyakan dari senior manajemendalam perusahaan akan menjadi penanggung jawab terakhir atas keseluruhan fungsi audit.
Operasi Perusahaan dan Isu Risiko.
Sumber Daya Manusia dan Administrasi Internal Audit. Hubungan antara Komite Audit dan Manajemen,.
Tata Pemerintahan Perusahaan, Akuntansi, dan Isu Regulasi. Tim Pembangunan Internal Audit dan Administrasi.
Teknologi.
Risiko yang berdasarkan Perencanaan Audit dan Proses yang Unggul. Kemampuan Bernegosiasi dan Hubungan Manajemen.
Keyakinan Internal Audit dan Peran Konsultasi. Standar Praktik Profesional Internal Audit. b) Tanggung Jawab Manajemen Internal Audit
Tingkat supervisor atau manajemen yang mengelola fungsi internal audit bergantung pada ukuran keseluruhan perusaahan yang nantinya menciptakan fungsi secara efektifdengan perencanaan tertutup, pemantauan serta pengawasan. CAE harus menjadi generalis internal audit dengan pengetahuan baik mengenai isu pengendalian internal perusahaan, sedangkan manajer dan pengawas internal audit adalah orang yang ahli dalam beberapa bidang seperti IT isu internal audit, financial. Biasanya auditor tersebut bersertifikat seperti CPA, CIA, atau CISA yang merupakan syarat untuk menduduki posisi tertentu dalam internal audit komite. Sertifikasi merupakan suatu ukuran yang menunjukkan kemampuan, karena ketika CAE membangun internal audit yang efektif perlu untuk mempertimbangkan kemampuan dan bakat calon calon yang akan menduduki posisi manajer internal yang lebih baik dari hanya sekedar inisial setelah namanya.
Tanggung Jawab Pekerjaan
1) Melaksanakan audit bagian keuangan atau operasional atas departemen perencanaan audit tahunan.
2) Membantu direktur untuk mempersiapkan pembaharuan regular atas aktivitas internal audit untuk komite audit
3) Menyediaan saran dan nasihat system baru, inisiatif, dan layanan yang diberikan dibawah prespektif pengendalian internal
4) Membantu direktur untuk mengkoordinasi aktivitas keuangan internal audit, termasuk Sox 404 penilaian pengendalian internal, dengan registrai independen akunatan public. 5) Mengelola sumber daya keuangan fungsi internal audit secara efektif dan efisien
6) Mempekerjakan, Pelatihan, dan mengembangkan secara professional tim internal audit keuangan
7) Mengawasi kualitas pekerjaan yang dilaksanakan oleh tim internal audit keuangan dan memastikan pemenuhan terhadap standar yang berlaku
Kompetensi Kunci Manajer Internal Audit Keuangan
Pengetahuan mendalam atas prkatek internal audit dan prinsip yang tertera dalam standar IIA
Pengetahuan yang kuat atas prinsip akuntansi dan pemahaman atas laporan keuangan
Pengetahuan yang terpadu dan pengalaman dengan peraturan dan kebutuhan yang memperngaruhi proses internal audit serta profesi akuntansi
Orientasi secara terinci dengan analitis dan kemampuan penyelesaian masalah yang kuat
Kepemimpinan yang terpadu, manajemen dan kemampuan administasi
Dewan-dasar kemampuan bisnis termasuk keuangan atau praktek operasional dan prosedur dari prespektif operasi perusahaan.
Interpersonal yang kuat, komunikasi, dan kemampuan presentasi
Kebutuhan Kemampuan
Gelar sarajan muda atas ilmu pengetahuan dalam administrasi bisnis yang utama dalam akuntansi atau keuangan
Memiliki pengalaman minimal tujuh tahun dalam internal audit atau akuntan public
Harus bersetifikat Akuntan Publik (CPA) dan Bersertifikat Auditor Internal (CIA)
c) Tanggung Jawab Staf Internal Audit
Internal audit merupakan tempat yang baik untuk non ahli yang baru saja lulus. Perusahaan memiliki kebutuhan teknisi dan akan mempekerjakan teknisi baru yang bergelar sarjana muda atau membutuhkan orang dalam periklanan dan menambah calon dengan kemampuan periklanan maupun komunikasi yang tepat, namun tingkat awal calon staff internal audit dapat berasal dari tingkat area universitas
Tanggung Jawab Pekerjaan
Memiliki tanggung jawab dalam perencanaan, pengenbangan, pelaksanaan, pelaporan, dan mengikuti tugas internal audit secara spesifik sesuai yang diarahkan.
Spesifikasi Tugas dan Tanggung Jawab
Mempersiapkan atau merevisi program audit untuk mencapai tujuan, dan melaksanakan internal audit yang sesuai dengan program audit yang disetujui
Meriview dan menilai kebaikan pengendalian internal dan memastikan kecukupan pengendalian internal
Menentukan rivew secara periodik dan pengujian untuk memastikan kesesuaian dengan prosedur dan regulasi yang ada, kemudian membuat rekomendasi untuk memperbaiki prosedur saat ini dan yang diusulkan.
Mereview dan melaporkan kelemahan pengendalian internal yang memungkin terjadi dan pelanggaran praktek bisnis perusahaan, undang undang serta prosedur yang berlaku.
Melaksanakan pekerjaan lain yang berhubungan dengan tugas internal audit
Mengikuti pertemuan baik internal amupun eksternal untuk memperluas keahlian professional dan mempertahankan prjanjian professional yang mendukungfungsi penugasan.
Pengetahuan dan Kemampuan
Pendidikan: Gelar Sarjana Muda atau setara dalam pengalaman dan pendidikan
Kemampuan Interpersonal: suatu tingkat keyakinan dan diplomatic, kesopanan dan
kebijaksanaan. Pekerjaan menciptakan hubungan personal yang luas dengan orang lain yang biasanya merupakan personal atau sifat sensitive serta dapat memotivasi atau mempengaruhi masing masing personal.
Kemampuan lain
Pengetahuan umum akuntansi dan prosedur audit serta kemampuan untuk nekerja secara independen
Memiliki kemampuan bekerja dengan kertas kerja dan software pemrosesan kata data; yang dapat mengoperasikan laptop komputer dan peralatan kantor umum
Dapat bekerja secara independen
d) Sistem informasi Spesialis Audit
Ahli tekhnologi informasi internal auditor memerlukan pelatihan dan kemampuan special. Tidak seluruh fungsi internal audit memerlukan sedikitnya satu ahli dalam staff internal audit dengan teknologi informasi yang kuat dan berhubungan dengan kemampuan pengendalian internal seperti, system keamanan, aplikasi pengendalian internal, dan system operasi komputer manajemen.
Kemampuan yang dibutuhkan para ahli system informasi audit dalam internal audit bergantung pada jangka waktu teknis fungsi perusahaan. Perusahaan dengan aplikasi yang berbasis perencanaan sumberdaya perusahaan, diatur terkait dengan aplikasi yang terikat pada database kompleks yang memerlukan perangkat kemampuan ahli system audit informasi yang berdebeda dengan perusahaan yang memiliki sumberdaya teknologi informasi aplikasi berbasis web.
e) Spesialis Auditor Lainnya
Posisi dalam internal audit sebenarnya hanya CAE sebagai posisi tertinggi, manajer internal audit pendukung, staf internal audit, dan ahli system informasi audit. Posisi ahli dalam internal audit dapat saja bertambah untuk mendukung tugas yang ada, bergantung pada ukuran perusahaan, dan sifat keseluruhan dari aktivitas internal audit. Sehingga akan muncul cabang lain dari internal audit yang disebut dengan kualitas audit, yang lebih berorientasi pada produksi dan mengikuti standar yang ada. Banyak kemungkinan perusahaan menambah anggota untuk mendukung tim internal audit untuk beberapa tugas pemantauan dan dokumentasi pengendalian internal organisasi; tim internal audit yang besar biasanya memerlukan staf untuk mendukung laptop komputer dan sumberdaya lain yang diperlukan.
Pendekatan Organisasi Departemen Internal Audit
Logistik dan biaya sering menjadi factor kunci karena tidak ada cara yang optimal dalam menciptakan Fungsi Internal Audit, karena perbedaan tipe bisnis, masa geografis, struktur organisasi serta kebutuhan internal audit. Biasanya perusahaan yang menggunakan operasi worldwide memerlukan internal audit untuk melakukan review dalam situs perusahaan tersebut yang dapat diselenggarakan secara desentralisasi dengan team local yang lebih dekat dengan operasi actual. Risiko yang dihadapi adalah kesulitan bagi CAE untuk mengatur kekompakan fungsi internal audit, dan internal audit local akan lebih memisahkan diri dengan bagian inti fungsi internal audit. Namun, internal audit local dapat mengamati operasi local perusahaan dan dapat berada dalam situs dengan cepat, tanpa penundaan akibat waktu perjalanan.
Sedangkan apabila berdasarkan kantor pusat, auditor internal perusahaan induk, bertanggungjawab mendatangi situs mereka untuk melaksanakan audit. Pendekatan ini menghasilkan proses internal audit yang konsisten namun adanya kendala perjalanan dan biaya.
a) Sentralisasi vs Desentralisasi Struktur Organisasi Internal Audit
Sentralisasi
Sangat efisient untuk para idealis, namun bagi para sosialis hal tersebut tidak bekerja.
COSO dan Sox menyarankan penggunaan sentralisasi pada level yang beragam. Merupakan suatu posisi yang kuat untuk mengirim pesan management untuk unit yang ada di lapangan yang melakukan review.
Tim audit yang terpisah memungkikan mereka tidak mengetahui kebijakan dan pengambilan keputusan hal inilah yang menyebabkan lemahnya komunikasi dengan tim internal audit local. Menemukan dengan mudah untuk mempertahankan penyeragaman, standart perusahaan yang
dapat diciptakan melalui kebijakan internal audit yang kuat dan prosedur tertentu melalui pesan, e-mail, conference call, dan alat lainnya.
Desentralisasi
Anggota unit local sering memiliki pemahaman masalah dalam unit tersebut, daripada menyimpulkan situai permasalahan dan menyerahkannya ke level yang lebih tinggi untuk pengambilan keputusan, sehingga mereka sering kali menyelesaikan dengan cepat dan dan dengan cara yang lebih pintar.
Adanya penundaan apabila pengambilan keputusan dilakukan oleh level yang lebih tinggidapat sangat mengganggu. Anggota unit local sering kali lebih termotivasi untuk menyelesaikan masalah pada level dimana dia berada dalam suatu organisasi dan sering memiliki pilihan untuk mengembangkan keputusan yang lebih tepat
Memiliki kelemahan pada saat menjelaskan kebijakan pengambilan keputusan terpusat secara rasional atau terdapat kesalahan dalam ketepatan pengkomunikasian keputusan
b) Mengatur Fungsi Internal Audit
Banyak cara untuk mengatur fungsi internal audit melalui satu dari empat cara yang antara lain yaitu
i. Mengatur Internal Audit Berdasarkan Tipe Audit
Departemen audit terbagi atas tiga tim ahli ; (1) Sistem Informasi atai teknologi informasi auditor; (2) audit ahli keuangan; (3) operasional auditor. Hal ini membuat proses audit lebih efektif karena mereka memiliki tanggung jawab berdasarkan keahlian dan pengalaman yang dimiliki. Beberapa masalah dan risiko pengendalian yang terkait dengan wilayah yang sering terjadi adalah penanganan yang sangat baik dengan menugaskan auditor internal yang memiliki keahlian special yang penting.
ii. Parallel Internal Auidt untuk Keseluruhan Struktur Perusahaan
Adanya alternative persekutuan dengan organisasi yang sejenis menjadi suatu struktur organisasi perusahaan. Tim internal audit secra individual dapat menugaskan komponen organisasi yang spesifik seperti divisi orperasional atau afiliasinya. Apabila unit organisas ini memiliki keahlian sejenis dalam bisnis dan wilayah geografi, internal audit memperoleh keuntungan dengan memiliki pemahaman isu pengendalian internal untuk tipe aktivitas operasional tertentu yang mendukung perusahaan memiliki keahlian yang spesifik.
iii. Pendekatan Geografi untuk Organisasi Internal Audit
Dengan pendekatan ini perusahaan local menugaskan untuk merancang tim internal auditnya lagi. Menggunakan pendekatan geografi ini secara otomatis, menimbulkan perluasan, pendekatan tipe audit atau struktur perusahaan ketika tipe operasi tertentu
terkonsentrasi pada wilayah geografi terpisah; biasanya terdapat keanekaragaman tugas audit dalam wilayah individu.
Keuntungan dan kerugiannya hampi sama dengan dua pendekatan sebelumnya. Dalam suatu saldo, pendekatan ini sering kali tampak bagus dehingga banyak digunakan dalam praktik. Kantor audit terpisah jumlahnya tergantung pada lingkup operasi perusahaan. Perusahaan dengan keanekaragaman operasi internasional memiliki beberapa kantor internal audit internasional.
iv. Penggunaan Staf Internal Audit Kantor Pusat
Pendekatan ini didukung oleh CAE dan sebagian kecil staf administrasi pendukung, dengan berbagai ekspansi oleh fungsi internal audit pusat yang sanga bergantung pada pekerjaan yang didelegasikan kepada komponen tertentu dan tipe jasa audit internal dilaksanakan oleh unit pusat. Sehingga pelaporan seluruh audit direview dan disetujui oleh kantor pusat. Masalah yang terjadi adalah kebijakan dan prosedur internal audit umum, pengembangan, distribusi akhir, oleh fungsi internal audit kantor pusat. Perencanaan dan administrasi dilaksanakan di kantor pusat, sedangkan aktivitas lain, dilakukan CAE yang selalu membutuhkan tambahan asistem professional internal audit, dan dikembangkan oleh internal audit kantor pusat atau anggota perencanaan dan administrasi yang lain.
v. Nonaudit dan Tugas Informal Staf
Adanya audit keuangan atau operasional yang special atau memberikan konsultasi meskipun aktifitas tersebut terkadangng berupakan bagian dari aktivitas umum perusahaan yang tidak pernah ditemukan dalam internal audit. Aktivitas tersebut merupakan suatu proyek dengan durasi terbatas seperti penyelesaian pengendalian keseluruhaan inventory. Aktivitas inimenunda proses perencanaan audit dan menjadi penyabab masalah pengendalian perusahaan. CAE harus secara aktif mendorong tipe proyek ini secara periodek untuk memberikan pengalaman tambahan dan diharapkan dapat mendorong untuk posisi lain di dalam perusahaan.
Kebijakan dan Prosedur Internal Audit
Setiap internal audit mengembangkan kebjiakan dan prosedur yang memerintah fungsinya sebagai petunjuk untuk seluruh staf audit dan sebagai pegangan untuk pengguna jasa audit. Internal audit prosedur bergantung ukran fungsi dan kesluruhan perusahaan dan harus mengandung beberapa element yaitu :
Kode etik perusahaan yang didalamnya terkandung peraturan peraturan Prosedur dan aturan departemen internal audit yang lain
Standr Internal Audit
Internl audit harus mengikuti standard dalam mengisi kertas kerja, komunikasi terkaitm dan kebijakan retensi. Mereka harus memastikan bahwa kertas kerja telah dikelola dengan benar, diulis dengan jelas, dan telah mengalamatkan semua area dalam seluruh lingkup audit. Serta harus mengandung bukti yang mencukupi tatas tuga yang telah dilaksanakan dan mendukung kesimpulan yang didapatkan.
Pengembangan Profesional :Membangun Fungsi Internal Audit yang kuat
Internal audit mrupakan fungsi internal dan yang merupakan bagian dari gaya operasi perusahaan dan ketaan terhadap peraturan. Eskipun merupakan bagian dari perusahaan namun tetap bersifat independen, unik, dan special. Besifat unik karena dengan adanya perkecualian dengan ketua eksekutif officer dan terkadang pemberian nasihat, dan merupankan unit yang hanya melaporkan secara langsung kepada komite audit. Internal audit akan slalu unik di setiap perusahaan dengan hak dan kewajiabbnya untuk menilai risiko, menjadwalkan review dan mengajukan permintaan atas perbaikan apabila diperlukan. Hal ini merupakan peran yang menunjukkan perhatian perofesional dan kehormatan dari seluruh anggota internal audit.
Chapter 13