SOX II : Indepensdensi Auditor
BOARD AUDIT COMMITTEE COMMUNICATIONS
23.2 Organisasi Komite Audit dan Charter
Sebuah komite audit merupakan komponen operasional dari dewan direksi dengan tanggung jawab untuk kontrol internal dan pengawasan pelaporan keuangan. Karena itu tanggung jawab pengawasan, anggota komite audit harus direktur independen dengan tidak ada hubungannya dengan manajemen perusahaan. Komite audit dapat mengundang anggota pengurus atau orang lain untuk menghadiri pertemuan komite dan bahkan untuk bergabung dalam pada musyawarah. Namun, setiap tamu yang diundang tersebut di luar tidak dapat menjadi anggota suara penuh. Dewan direksi suatu perusahaan merupakan badan resmi yang diberikan tanggung jawab untuk keseluruhan pemerintahan bahwa perusahaan bagi investor pemiliknya atau pemberi pinjaman. Karena semua anggota dewan dapat dipegang secara hukum bertanggung jawab melalui tindakan mereka atas setiap isu, dan dewan dan komite yang membuat sebagian besar bisnis formal melalui resolusi, yang menjadi masalah catatan perusahaan. Perusahaan dari berbagai komite dewan, termasuk komite audit, didirikan melalui resolusi tersebut. Exhibit 23.1 adalah papan sampel resolusi untuk membentuk komite audit. Jenis resolusi didokumentasikan dalam catatan dari papan tulis dan umumnya tidak direvisi kecuali beberapa kondisi yang membutuhkan perubahan. Resolusi tersebut adalah contoh dari tata kelola perusahaan yang menetapkan aturan dimana beberapa perusahaan beroperasi. Meskipun tidak dipublikasikan dalam laporan tahunan dan sejenisnya, adanya resolusi dewan yang tepat menjadi masalah dalam hal regulasi dan litigasi hanya ketika sebuah papan perlu mengandalkan pada resolusi mengizinkan.
Meskipun tidak merupakan persyaratan yang diperlukan, kebanyakan perusahaan fungsi audit internal secara rutin beroperasi melalui sebuah piagam formal internal audit, dokumen (dibahas dalam Bab 12) yang disetujui oleh komite audit untuk menjelaskan peran audit internal dan tanggung jawab. Institute of Internal Auditor (IIA) telah memberikan beberapa panduan untuk menyusun piagam audit internal, tetapi charter tersebut tidak mengikuti standar tertentu atau format. Mereka harus secara formal negara, antara lain, bahwa audit internal memiliki akses penuh terhadap semua catatan dan fasilitas dalam perusahaan. Charter audit internal mencakup kegiatan fungsi audit internal tetapi bukan kegiatan komite audit dewan perusahaan. NYSE menyarankan diusulkan charter komite audit dewan pada bulan Desember 1999, tetapi dengan ada persyaratan bahwa komite audit harus memiliki seperti piagam. Sox, bagaimanapun, kini telah mengamanatkan bahwa setiap komite audit dewan harus mengembangkan piagam audit sendiri resminya akan diterbitkan sebagai bagian dari laporan tahunan proxy.
Tujuan dari sebuah piagam komite audit dewan adalah untuk menetapkan komite audit bertanggung jawab tentang:
Identifikasi, penilaian, dan pengelolaan risiko keuangan dan ketidakpastian
Terus menerus memperbaiki sistem keuangan
Integritas laporan keuangan dan pengungkapan keuangan
Kepatuhan terhadap persyaratan hukum dan peraturan
Kualifikasi, kemandirian, dan kinerja auditor independen di luar
Kemampuan, sumber daya, dan kinerja dari departemen audit internal
Penuh dan terbuka komunikasi dengan dan antara akuntan independen, manajemen, auditor internal, konsultan, karyawan, komite audit
Komite audit diperlukan sebelum jajaran direksi keluar dan mendapatkan otorisasi, melalui dokumen piagam, untuk kegiatan komite audit dewan hanya sebagai CAE, mewakili fungsi audit internal perusahaan itu, secara teratur pergi sebelum dewan komite audit. Sementara beberapa mungkin terlihat pada kebutuhan piagam komite audit sebagai halaman tambahan untuk menambahkan bulk ke pernyataan proxy sudah tebal, itu adalah komitmen formal oleh komite audit dewan untuk memastikan integritas laporan keuangan dan mengawasi fungsi audit internal dan eksternal. Tidak ada format yang diperlukan tunggal atau isi dokumen ini diamanatkan untuk piagam, namun NYSE telah menerbitkan sebuah piagam model yang telah diadopsi oleh banyak perusahaan publik saat ini. Format bervariasi dari satu perusahaan ke yang lain, tapi audit charter komite umumnya mencakup:
1. Tujuan dan kekuasaan komite audit 2. Komposisi komite audit
3. Jadwal pertemuan 4. Komite audit prosedur 5. Komite audit kegiatan utama
a. Tata kelola perusahaan b. Pelaporan Publik c. Akuntan independen d. Audit dan akuntansi e. Kegiatan Lainnya 6. Discretionary kegiatan
a. Akuntan independen b. Audit internal c. Akuntansi
d. Kontrol dan sistem e. Pelaporan Publik
f. Kepatuhan tanggung jawab pengawasan g. Penilaian risiko
h. Tanggung jawab pengawasan keuangan
i. imbalan kerja rencana investasi tanggung jawab fidusia 7. Komite audit keterbatasan
Banyak komite audit charter berisi deskripsi dari kategori yang tercantum. Beberapa tampaknya telah dikembangkan oleh perusahaan penasehat hukum dengan bahasa untuk menutupi setiap
kontingensi sehingga lebih jelas dan ringkas. Tidak setiap perusahaan seperti Microsoft dalam hal ukuran dan sumber daya, tetapi semua perusahaan dengan pendaftaran SEC harus sesuai dengan aturan Sox. Entitas yang lebih kecil tidak akan memiliki sumber daya atau perlu merilis piagam komite audit berbasis Web. Tapi mereka tetap harus memiliki komite audit direktur independen, sebagaimana diamanatkan oleh Sox, serta piagam komite audit. Ini adalah jenis dokumen resolusi dewan direksi yang akan menjadi bagian dari arsip perusahaan.
Apakah lebih besar atau kecil, perusahaan masih harus memiliki kontrol internal yang efektif dan fungsi audit internal. Ini terutama penting saat ini, sebagai sumber daya yang terbatas audit internal tidak bisa lagi mengandalkan auditor eksternal untuk melakukan tugas-tugas mereka mungkin telah dilakukan di masa lalu. CAE untuk itu perusahaan kecil harus meninjau ulang bahan-bahan yang dipublikasikan oleh IIA, AICPA, atau Sistem Informasi Audit dan Control Association, dan bekerja dengan auditor internal dari perusahaan-perusahaan kecil lain dalam masyarakat untuk mengembangkan ide-ide dan pendekatan.
EXHIBIT 23.2 Microsoft Corporation 2007 Piagam Komite Audit
Peran
Komite Audit Dewan Direksi membantu Dewan Direksi dalam memenuhi tanggung jawab untuk pengawasan kualitas dan integritas dari audit, akuntansi, dan pelaporan kegiatan Perseroan, dan tugas lain seperti diarahkan oleh Direksi. Tujuan komite adalah untuk mengawasi proses akuntansi dan pelaporan keuangan Perusahaan, audit laporan keuangan Perseroan, kualifikasi masyarakat kantor akuntan terlibat sebagai auditor independen Perseroan untuk mempersiapkan atau isu audit melaporkan laporan keuangan Perusahaan dan pengendalian internal atas keuangan pelaporan, dan kinerja fungsi audit internal dan independen Perusahaan auditor. Komite mereview dan menilai aspek-aspek kualitatif pelaporan keuangan untuk pemegang saham, proses Perusahaan untuk mengelola risiko bisnis dan keuangan, dan memenuhi persyaratan hukum yang signifikan, etika, dan peraturan yang berlaku. Komite ini bertanggung jawab langsung atas penunjukan (tunduk pada ratifikasi pemegang saham), kompensasi, retensi, dan pengawasan auditor independen
Keanggotaan
Keanggotaan Komite terdiri dari setidaknya tiga direktur, yang semuanya harus memenuhi persyaratan independensi yang dibentuk oleh Dewan dan hukum yang berlaku, peraturan, dan persyaratan daftar. Setiap anggota dalam penilaian Dewan Direksi memiliki kemampuan untuk membaca dan memahami laporan keuangan yang mendasar dan dinyatakan memenuhi kecanggihan keuangan standar yang ditetapkan oleh persyaratan dari Pasar Bursa NASDAQ, LLC. Setidaknya satu anggota Komite harus
dalam penilaian Dewan akan sebuah “komite audit ahli keuangan” seperti yang didefinisikan oleh aturan dan peraturan Komisi Sekuritas dan Bursa. Dewan menunjuk anggota Komite dan ketua. Dewan dapat menghapus setiap anggota dari Komite setiap saat dengan atau tanpa sebab.
Secara umum, tidak ada anggota Komite dapat melayani lebih dari tiga komite audit perusahaan publik (termasuk Komite Audit Perseroan) pada waktu yang sama. Untuk tujuan ini, layanan pada komite audit dan secara substansial anak perusahaan yang dimiliki dianggap sebagai layana pada komite audit tunggal.
Operasi
Komite bertemu sedikitnya enam kali dalam setahun. Pertemuan tambahan dapat terjadi sebagai Komite atau kursi yang dianggap dianjurkan. Panitia akan menyebabkan disimpan memadai risalah, dan akan melaporkan tindakan dan kegiatan pada triwulan berikutnya rapat Dewan. Anggota Komite akan dilengkapi dengan salinan setiap menit pertemuan dan setiap tindakan yang diambil dengan persetujuan bulat. Komite ini diatur oleh aturan yang sama tentang pertemuan (termasuk rapat melalui telepon konferensi atau mirip peralatan komunikasi), tindakan tanpa rapat, pemberitahuan, surat pernyataan pemberitahuan, dan kuorum dan persyaratan suara seperti yang berlaku kepada Dewan. Komite ini berwenang dan diberdayakan untuk mengadopsi aturan prosedurnya sendiri tidak konsisten dengan (a) ketentuan Piagam ini, (b) ada ketentuan dalam Anggaran Rumah Tangga Perusahaan, atau (c) undang-undang negara bagian Washington.
Komunikasi
Auditor independen yang melapor langsung kepada Komite. Komite ini diharapkan memelihara komunikasi bebas dan terbuka dengan auditor independen, auditor internal, dan manajemen. Komunikasi ini akan mencakup sesi periodik eksekutif swasta dengan masing-masing pihak.
Pendidikan
Perusahaan bertanggung jawab untuk memberikan anggota baru dengan orientasi yang sesuai briefing dan kesempatan pendidikan, dan Komite penuh dengan sumber daya pendidikan terkait dengan prinsip akuntansi dan prosedur, topik akuntansi saat ini penting berkaitan dengan Perusahaan, dan hal-hal lain yang mungkin diminta oleh Komite. Perusahaan akan membantu Komite dalam memelihara melek finansial sesuai.
Panitia akan memiliki sumber daya dan wewenang yang diperlukan untuk tugas debit dan
tanggung jawab. Komite memiliki wewenang tunggal untuk mempertahankan dan mengakhiri nasihat luar atau ahli lain atau konsultan, yang dianggap tepat, termasuk otoritas tunggal untuk menyetujui perusahaan ‘biaya dan persyaratan retensi lainnya. Perusahaan akan memberikan kepada Komite dengan pendanaan yang tepat, sebagai Komite menentukan, untuk pembayaran kompensasi kepada auditor independen Perseroan, di luar pengacara, dan penasehat lainnya yang dianggap biaya yang sesuai, dan administrasi dari Komite yang diperlukan atau sesuai dalam melaksanakan tugasnya. Dalam melaksanakan peran pengawasan, Komite diberdayakan untuk menyelidiki setiap masalah yang perlu mendapat perhatian. Panitia akan memiliki akses ke Perusahaan buku, catatan, fasilitas, dan personil. Setiap komunikasi antara Komite dan penasehat hukum dalam rangka mendapatkan nasihat hukum akan dipertimbangkan komunikasi istimewa Perusahaan, dan Komite akan mengambil semua langkah yang diperlukan untuk melestarikan sifat istimewa orang-orang komunikasi. Komite dapat membentuk dan mendelegasikan wewenang untuk subkomite dan dapat mendelegasikan kewenangan untuk satu atau lebih anggota yang ditunjuk komite.
Tanggung Jawab
Tanggung jawab khusus Komite dalam melaksanakan peran pengawasan yang dimaksud dalam Komite Audit Tanggung Jawab Kalender. Kalender akan Tanggung Jawab diperbaharui setiap tahun diperlukan untuk mencerminkan perubahan dalam persyaratan peraturan, berwibawa bimbingan, dan praktek pengawasan berkembang. Yang paling baru-baru ini diperbarui Tanggung Jawab Kalender akan dianggap sebagai addendum Piagam ini. Komite mengandalkan keahlian dan pengetahuan manajemen, auditor internal, dan auditor independen dalam melaksanakan tanggung jawab pengawasannya. Manajemen Perusahaan bertanggung jawab untuk menentukan laporan keuangan Perseroan adalah lengkap, akurat, dan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum dan membangun memuaskan pengendalian internal atas pelaporan keuangan. Auditor independen bertanggung jawab untuk mengaudit laporan keuangan Perusahaan dan efektivitas Perusahaan pengendalian internal atas pelaporan keuangan. Ini bukan tugas Komite untuk merencanakan atau melakukan audit, untuk menentukan bahwa laporan keuangan secara lengkap dan akurat dan dalam sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku umum, untuk melakukan investigasi, atau memastikan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan atau standar Perusahaan bisnis perilaku, kode etik, kebijakan internal, prosedur, dan kontrol.