SOX II : Indepensdensi Auditor
BOARD AUDIT COMMITTEE COMMUNICATIONS
A) Langkah Pertama Etika: Mengembangkan Pernyataan Misi
24.3 Whistleblower dan Fungsi Hotline
Fungsi whistleblower adalah fasilitas di mana seorang karyawan atau stakeholder yang melihat beberapa bentuk kesalahan dapat independen dan anonim melaporkan bahwa tindakan untuk perusahaan atau badan pengawas dengan tidak takut akan pembalasan. Whistleblower program sudah ada selama beberapa tahun untuk mendukung federal AS kontraktor hukum, peraturan kesehatan dan keselamatan, dan lain-lain. SOx, bagaimanapun, telah pindah aturan-aturan ini ke dalam kantor bisnis semua perusahaan publik Amerika Serikat. Audit komite menetapkan prosedur whistleblower ini, tetapi fungsi-fungsi lain, seperti departemen etika, HR, atau internal audit, benar-benar mengaturnya.
Banyak perusahaan yang telah membentuk fungsi etika juga memiliki hotline atau etika pertanyaan serupa saluran telepon. Etika hotline ini dapat memberikan awal titik untuk fungsi whistleblower SOx, tetapi mereka biasanya perlu penyesuaian atau finetuning. Terlalu sering, melaporkan insiden yang tidak diselidiki dengan benar atau kerahasiaan tidak sekuat yang diperlukan. Sebuah slip-up di sini dapat menyebabkan masalah utama untuk perusahaan jika stakeholder whistleblowing merasa hal belum terselesaikan atau kerahasiaan individu telah diganggu. audit internal seringkali dapat menjadi utama bantuan disini melalui review dari proses yang ada, rekomendasi yang sesuai kontrol, dan memberikan bimbingan kepada komite audit.
Program whistleblower SOx-mandat anggota komite audit hadir dengan tantangan lain. Dewan khas anggota direksi komite audit dapat sadar seperti fungsi perusahaan melalui presentasi masa lalu, tetapi hampir pasti tidak akan menyadari proses yang diperlukan untuk mendirikan whistleblower efektif program. kelompok audit internal dapat membantu wakil komite audit untuk menetapkan program whistleblower yang efektif yang akan sesuai dengan SOx. Bagian ini membahas cara untuk mendirikan program whistleblower yang efektif dan bagaimana audit internal dapat membantu untuk memulai atau refresh fungsi.
(A)Aturan Federal Whistleblower
Dalam banyak hal, ketentuan whistleblower dirancang terutama untuk melindungi karyawan yang berpikir bahwa mereka telah menemukan beberapa kesalahan daripada meningkatkan perusahaan internal kontrol. Hampir setiap tindakan yang diambil terhadap personil whistleblower karyawan, termasuk penurunan pangkat atau suspensi, secara potensial dapat dikenakan tindakan hukum berdasarkan ketentuan ini. Meskipun ada belum banyak whistleblower hal yang berkaitan dengan SOx pada saat ini, jika pengalaman dari yang lain undang-undang whistleblower diterapkan di sini, kita bisa melihat lebih banyak secara berkelanjutan. Karyawan atau stakeholder yang mendaftar keluhan whistleblower akan dilindungi sampai masalah teratasi. SOx tidak berusaha untuk menghindari keluhan sembrono oleh mensyaratkan bahwa pengungkap harus
memiliki "masuk akal" keyakinan bahwa praktek
melaporkan merupakan pelanggaran.
Berdasarkan aturan-aturan ini SOx, itu adalah kejahatan bagi siapa pun "sadar, dengan maksud untuk membalas, "untuk mengganggu kerja atau kehidupan setiap orang-a whistleblower-yang menyediakan seorang petugas penegak hukum apapun informasi yang benar yang berkaitan dengan komisi kemungkinan tindak pelanggaran SOx. Setiap whistleblower karyawan yang kemudian menghadapi tindakan kerja yang merugikan berpotensi menjadi "Dilindungi informan" saksi. Beberapa sumber hukum menekankan bahwa karyawan ini undang-undang perlindungan yang luar biasa dan menggarisbawahi keseriusan SOx aturan ini.
SOx mengharuskan komite audit untuk membentuk suatu proses penerimaan dan pengobatan pengaduan yang diterima mengenai akuntansi, kontrol akuntansi internal, atau audit hal-hal dan untuk "penyerahan, rahasia anonim oleh karyawan" tentang akuntansi dipertanyakan atau masalah audit. Stakeholders yang percaya mereka telah sah diberhentikan atau didiskriminasi, karena mereka whistleblower tindakan, dapat mencari bantuan dengan mengajukan pengaduan, dalam waktu 90 hari setelah tanggal pelanggaran, dengan DOL atau melalui melakukan tindakan distrik pengadilan federal. Yang dirugikan biasanya kebutuhan untuk mengamankan bantuan hukum untuk mencari bantuan, tetapi banyak hukum perusahaan akan bersemangat untuk terlibat. Proses ini bisa memakan waktu dan mahal untuk perusahaan terdakwa. Para prosedural aturan di sini, termasuk beban pembuktian bagi majikan dan karyawan, ikuti Udara 21 statute2 bagi karyawan maskapai penerbangan. Untuk misalnya, untuk menang pada keluhan sebelum DOL, karyawan harus menunjukkan bahwa alasan diskriminatif adalah "faktor" di personil yang tidak menguntungkan tindakan. Relief akan ditolak, namun, jika majikan menunjukkan dengan "jelas dan bukti meyakinkan "bahwa itu akan mengambil tindakan personil yang sama di tidak adanya aktivitas dilindungi.
Seorang karyawan yang berlaku sedemikian tindakan berhak untuk ganti rugi penuh termasuk pemulihan, kembali membayar dengan bunga, dan kompensasi untuk litigasi biaya dan biaya pengacara. Namun, jika DOL tidak mengeluarkan keputusan akhir dalam 180 hari pengajuan keluhan whistleblower itu, masalah ini mungkin akan dipindahkan ke pengadilan distrik federal. Masalah rumit, yang whistleblower dirugikan dapat mengambil tindakan terhadap berbagai bidang, mencari perlindungan di bawah undang-undang federal dan negara bagian serta setiap perjanjian perundingan bersama. Pengusaha yang terkena potensial "Ganda bahaya" untuk tindakan whistleblower dengan kewajiban di bawah kedua SOx dan negara atau federal undang-undang tentang debit salah dan penyebab serupa tindakan. Selain itu, whistleblower dirugikan dapat mencari ganti rugi melalui tindakan pengadilan terpisah.
Berdasarkan pengalaman administrasi dan peradilan pada energi nuklir dan industri penerbangan, undang-undang perlindungan whistleblower bisa menjadi perusahaan yang potensial ranjau. Jika seorang karyawan memunculkan semacam kekhawatiran akuntansi atau audit tentang suatu tindakan yang tidak benar atau ilegal, ia benar-benar dilindungi sampai masalah ini adalah diselidiki dan diselesaikan. Akan ada banyak pengacara bersemangat untuk membantu whistleblower dan ke file tindakan, terutama terhadap perusahaan-perusahaan besar dengan kantong dalam. Selain itu, tubuh besar DOL dan preseden pengadilan ada untuk mendukung sanksi peraturan dan pribadi obat.
Berdasarkan lebih dari 20 tahun pengalaman dengan undang-undang perlindungan whistleblower, sebuah dampak perusahaan harus berusaha untuk keseimbangan antara hak-hak karyawan untuk meningkatkan keprihatinan pengungkap dan kemampuan perusahaan untuk mengelola tenaga kerja. Sebuah lingkungan kerja yang positif sangat diperlukan di mana karyawan merasa bebas untuk menyuarakan keprihatinan kepada manajemen ditambah dengan mekanisme yang efektif untuk menangani keprihatinan apapun terangkat. Program etika terkait kuat dibahas sebelumnya dalam bab ini, termasuk pernyataan misi dan kode etik, akan mendukung strategi ini.
(B) Peraturan Sox Whistleblower dan Audit Internal
Tujuan dari audit internal adalah untuk meninjau dan menemukan jenis akuntansi, masalah pengendalian internal, dan audit ditentukan dalam SOx. Temuan audit internal ditinjau dengan manajemen dan disajikan dalam sebuah laporan audit formal dimana manajemen dapat menguraikan rencana untuk tindakan korektif. Namun, bagaimana jika audit internal Tim menemukan sebuah akuntansi, pengendalian internal, atau bahan audit yang berada di luar ruang lingkup audit saat ini dan tidak secara resmi dilaporkan dalam laporan audit? Bisa salah satu anggota tim audit secara independen melaporkan hal tersebut di bawah whistleblower SOx
prosedur? Dapatkah auditor internal yang bertemu dengan akuntansi SOx dan internal kontrol hal yang bukan merupakan bagian dari audit dijadwalkan pergi melalui pelapor rute perlindungan untuk melaporkan hal itu? Bagaimana jika anggota tim audit internal belum telah berkinerja baik dan pengakhiran ketakutan? Dapatkah yang menggali auditor berkinerja buruk ditulis beberapa temuan yang potensial, mungkin dari workpapers masa lalu, dan laporan mereka di luar departemen audit untuk memperoleh perlindungan whistleblower dan keamanan pekerjaan sampai Hal ini diselesaikan?.
Tim audit internal adalah jelas bagian dari pengelolaan, dan tanggung jawab pertama auditor internal adalah melaporkan setiap hal-hal yang tidak patut atau ilegal ditemukan selama pemeriksaan untuk manajemen audit internal untuk disposisi. anggota tim audit internal tidak boleh mencoba untuk bekerja sebagai whistleblower independen sebagai bagian dari internal mereka audit bekerja. audit internal harus mengembangkan kebijakan yang jelas menyatakan bahwa setiap akuntansi SOx, hal pengendalian internal, atau audit ditemui selama perjalanan dari audit dijadwalkan harus didokumentasikan dalam workpapers audit dan dikomunikasikan untuk manajemen
audit internal untuk resolusi. Kedua tim internal audit
dan pengelolaan fungsi diaudit harus memahami bahwa tujuan dari audit internal adalah untuk tidak membiarkan lepas tim pelapor potensial dalam suatu departemen buku dan catatan. Semua barang yang ilegal atau tidak layak harus diselidiki dan dilaporkan melalui proses audit internal yang normal.
(C)Meluncurkan Bantuan Perusahaan atau Fungsi Hotline
Banyak perusahaan memiliki fungsi membantu atau hotline, dikelola melalui etika departemen, HR, atau penyedia independen, yang memungkinkan setiap karyawan atau stakeholder untuk memanggil anonim dan baik mengajukan pertanyaan, melaporkan kekhawatiran, atau pukulan peluit pada beberapa hal. Idenya adalah untuk memberikan fasilitas yang independen mana semua pihak bisa bertanya atau melaporkan kesalahan yang mungkin di tingkat manapun. Hotline fungsi hukum tidak diperlukan, tetapi memungkinkan karyawan atau pemangku kepentingan lainnya untuk mengajukan pertanyaan, untuk melaporkan kesalahan yang mungkin, dan bahkan untuk mencari nasihat. Item dilaporkan dapat berkisar dari tuduhan pencurian harta perusahaan, HR keluhan, atau mengganggu pertanyaan. Dalam kebanyakan kasus, operator telepon akan mengambil semua informasi yang diperlukan, mengajukan pertanyaan bila diperlukan, dan kemudian lulus kejadian ke otoritas yang sesuai untuk penyelidikan dan resolusi. Operator hotline biasanya memberikan kejadian melaporkan sejumlah kasus sehingga pemanggil kemudian dapat memeriksa pada resolusi.
Keberadaan sebuah hotline etika dan fasilitas whistleblower adalah nilai yang kecil kecuali jika dikomunikasikan dan dijual kepada semua anggota perusahaan. Cara yang baik untuk memulai proses
ini adalah melalui kode etik pegawai, dibahas sebelumnya. Bahkan jika seperti hotline telah diluncurkan, fakta bahwa line dapat digunakan untuk setiap pelapor potensi SOx perlu dikomunikasikan. Tujuannya harus menyelidiki dan segera menyelesaikan semua panggilan-dan terutama panggilan whistleblower-internal untuk menghindari peneliti luar dan pengacara.